# Accord > Accord est un logiciel de planning en ligne, français, pour les structures où plusieurs personnes doivent se retrouver au même endroit à la même heure : associations de soutien scolaire, écoles de musique et de danse, clubs sportifs, associations de bénévoles, organismes de formation, cabinets paramédicaux. Chacun donne ses disponibilités par un lien personnel sans créer de compte, la structure écrit ses règles en français, et Accord compose automatiquement le planning de toute la semaine, noté sur 100 et expliqué séance par séance. Source : https://accord.enys.dev. Ce fichier rassemble la présentation du produit puis le texte intégral des 136 guides publiés sur https://accord.enys.dev/guides. ## Faits essentiels - Type : application web (SaaS) en français, utilisable sur ordinateur, tablette et téléphone, sans installation. Données hébergées dans l'Union européenne. - Public : coordinateurs et coordinatrices de structures de 10 à 150 personnes (bénévoles, vacataires, salariés à temps partiel, élèves et familles). - Tarifs : essai gratuit de 7 jours avec toutes les fonctions, sans carte bancaire, puis Association 12 € par mois (Plannings illimités, 80 personnes) ; Structure 39 € par mois (Tout Association, 150 personnes) ; Réseau sur devis (Plusieurs espaces liés, Personnes illimitées). Abonnement mensuel sans engagement, résiliable à tout moment. TVA non applicable (article 293 B du CGI). Sans abonnement à la fin de l'essai, l'espace passe en lecture seule et les données sont conservées. - Différence avec un sondage de dates (type Doodle) : un sondage trouve un créneau pour une réunion ; Accord place des dizaines de séances récurrentes qui doivent tenir ensemble (personnes, salles, compétences, charge). - Différence avec un logiciel d'emploi du temps scolaire : prise en main en une soirée, pas de service administratif nécessaire, disponibilités recueillies sans compte, règles écrites en phrases. - Technique : moteur d'optimisation sous contraintes (placement glouton par difficulté, puis recuit simulé sur des centaines de milliers de variantes) ; compréhension des règles et des disponibilités en français (analyseur intégré, modèle de langage si activé), toujours reformulées pour validation. - Origine et auteur : conçu à Villeurbanne (Rhône) par Enys, développeur full stack et intégrateur IA (https://enys.dev), à partir d'un agent de planning élèves et professeurs réalisé pour une association de soutien scolaire de l'est lyonnais. - Essai : https://accord.enys.dev/inscription ouvre un espace en 7 jours d'essai gratuit, avec une adresse e-mail et un mot de passe, ou un compte Google. ## Fonctions - Collecte des disponibilités sans compte, par lien personnel, au doigt sur une grille - Disponibilités et absences écrites en texte libre, comprises et converties - Règles écrites en français, reformulées pour validation (strictes ou préférences) - Composition automatique d'une semaine complète par un moteur de contraintes - Score sur 100 et explication « Pourquoi ici » pour chaque séance - Calendrier français intégré : jours fériés, vacances scolaires des zones A, B et C - Imprévus : remplaçants, autres créneaux ou annulation proposés et classés - Scénarios « Et si ? » : absence, salle fermée, activité en plus, avec réparation minimale - Échanges de créneaux entre intervenants validés par le coordinateur - Messages prêts à partir par WhatsApp, SMS ou e-mail - Suivi des heures et valorisation du bénévolat - Publication : lien public, calendriers iCal par personne, widget intégrable - Exports : affiche A3 ou A4, impression du planning, CSV des séances ## Fonctionnement 1. Disponibilités : chaque personne reçoit un lien personnel et peint ses créneaux sur une grille de la semaine, avec deux niveaux (disponible, si nécessaire), ou les écrit en texte libre. Un tableau suit les réponses et prépare un message de relance. 2. Règles en français : « Karim ne travaille pas le mercredi », « pas plus de 2 h de suite pour les élèves de primaire », « les cours de maths de préférence avant 18 h ». Chaque règle est reformulée pour validation ; « de préférence » en fait une préférence plutôt qu'une règle stricte. 3. Composition : les séances les plus difficiles sont placées d'abord, puis la semaine est améliorée par recherche locale pendant quelques secondes. Contraintes strictes : disponibilités, compétences, capacité et équipement des salles, pas de double réservation, charge maximale, règles strictes. Contraintes souples : créneaux « si nécessaire », préférences, équité de charge, temps morts, changements de salle. 4. Résultat : un score sur 100 avec le détail des points retirés, une explication « Pourquoi ici » pour chaque séance, et pour ce qui n'a pas pu être placé, la cause et une suggestion concrète. 5. Ajustements : glisser-déposer avec vérification des conflits en direct, séances verrouillées conservées, versions brouillon et publiée comparables. 6. Calendrier : jours fériés et vacances scolaires des zones A, B et C intégrés ; le calendrier daté et les flux iCal sautent les fermetures. 7. Imprévus et scénarios : déclarer une absence ou tester un scénario « Et si ? » (personne indisponible, salle fermée, activité en plus) ; Accord propose une réparation minimale et liste les personnes touchées. Les intervenants peuvent demander un échange, validé par le coordinateur. 8. Publication : lien public en lecture seule filtrable par personne, flux iCal par personne (Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook), widget intégrable, impression A4, affiche A3 ou A4, export CSV, messages prêts à partir par WhatsApp, SMS ou e-mail. ## Offres Essai gratuit de 7 jours, sans carte bancaire, avec toutes les fonctions de l'offre choisie (Association par défaut). Ensuite : - Association : 12 € par mois. Pour la plupart des associations, clubs et écoles. Comprend : Plannings illimités, 80 personnes, Règles écrites en français, Gestion des absences et remplacements, Calendriers par personne, 3 coordinateurs. - Structure : 39 € par mois. Pour les écoles et organismes plus importants. Comprend : Tout Association, 150 personnes, Coordinateurs illimités, Historique et comparaison des versions, Accompagnement à la mise en place. - Réseau : sur devis. Fédérations, réseaux et structures à plusieurs sites. Comprend : Plusieurs espaces liés, Personnes illimitées, Import depuis vos outils, Interlocuteur dédié. ## Questions fréquentes ### Comprendre Accord Q : Qu'est-ce qu'Accord ? R : Accord est un logiciel en ligne qui compose le planning d'une semaine entière pour des structures où plusieurs personnes doivent se retrouver : associations, écoles de musique, clubs, organismes de formation, cabinets. Chacun indique ses disponibilités par un lien, vous écrivez vos règles en français, et Accord produit un planning complet, noté sur 100 et expliqué séance par séance. Q : Quelle différence avec Doodle ou un sondage de dates ? R : Un sondage trouve une date pour une réunion. Accord trouve des dizaines de créneaux qui doivent tenir ensemble : un élève ne peut pas être à deux cours en même temps, un professeur a une charge maximale, une salle n'a qu'un piano. Accord est une alternative à Doodle quand il s'agit d'organiser une semaine entière plutôt qu'un rendez-vous. Q : Quelle différence avec un logiciel d'emploi du temps scolaire ? R : Les logiciels d'emploi du temps des collèges et lycées sont conçus pour des établissements de plusieurs centaines d'élèves, avec une équipe administrative formée. Accord s'adresse aux petites structures : il se prend en main en une soirée, les disponibilités se recueillent sans compte, et les règles s'écrivent en phrases. Q : Pour qui Accord est-il fait ? R : Pour les coordinateurs et coordinatrices de structures de 10 à 150 personnes : soutien scolaire, écoles de musique et de danse, clubs sportifs, associations de bénévoles, organismes de formation, cabinets paramédicaux, centres de loisirs, petites équipes en roulement. ### Disponibilités et règles Q : Comment recueillir les disponibilités de tout le monde sans créer de comptes ? R : Chaque personne reçoit un lien personnel. Elle ouvre la page sur son téléphone, peint au doigt les créneaux où elle est disponible et ceux où elle l'est « si nécessaire », puis enregistre. Un tableau de suivi vous montre qui a répondu, et Accord prépare un message de relance à copier. Q : Comment écrire une règle ? R : En français, comme vous la diriez à un collègue : « Karim ne travaille pas le mercredi », « pas plus de 2 h de suite pour les élèves de primaire », « les cours de maths de préférence avant 18 h ». Accord reformule la règle pour que vous vérifiiez qu'elle a bien été comprise, puis l'applique. Q : Quelle différence entre une règle stricte et une préférence ? R : Une règle stricte n'est jamais enfreinte : si elle rend un cours impossible, Accord le signale et propose une solution. Une préférence est respectée autant que possible et pèse dans le score. Les mots « de préférence », « plutôt » ou « si possible » transforment une règle en préférence. Q : Que se passe-t-il si quelqu'un ne répond pas ? R : Une personne qui n'a pas répondu est considérée comme disponible « si nécessaire » sur les horaires d'ouverture. Le planning signale qu'elle a été placée sans confirmation, et le score en tient compte. ### Le planning Q : Comment Accord compose-t-il le planning ? R : Accord place d'abord les séances les plus difficiles (celles qui ont le moins de créneaux possibles), puis améliore le planning pendant quelques secondes en essayant des centaines de milliers de variantes. Il vérifie à chaque étape les disponibilités, les compétences, la capacité des salles et l'absence de doubles réservations. Q : Que signifie le score sur 100 ? R : Le score part de 100 et retire des points pour chaque compromis : séance non placée, créneau posé sur un « si nécessaire », préférence non tenue, temps mort entre deux séances, écart de charge entre intervenants. Chaque retenue est détaillée, pour que vous sachiez exactement ce qui coince. Q : Peut-on modifier le planning à la main ? R : Oui. Glissez une séance vers un autre créneau : Accord vérifie instantanément les conflits et recalcule le score. Une séance déplacée à la main est verrouillée et sera conservée lors des compositions suivantes. Q : Que faire quand un intervenant est absent ? R : Déclarez l'absence (« Karim est malade jeudi »). Accord liste les séances touchées et propose, pour chacune, les remplacements possibles classés : un collègue compétent et disponible, un autre créneau dans la semaine, ou l'annulation. Un clic applique la solution. Q : Comment partager le planning ? R : Par un lien public en lecture seule, filtrable par personne, par un flux de calendrier par personne (compatible Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook), ou en imprimant une version A4. ### Tarifs, données et sécurité Q : Combien coûte Accord ? R : Accord s'essaie gratuitement pendant 7 jours, avec toutes les fonctions et sans carte bancaire. Ensuite, Association coûte 12 € par mois, Structure 39 € par mois, et l'offre Réseau, pour les fédérations et structures à plusieurs sites, se fait sur devis. Les prix sont volontairement associatifs, sans engagement. Q : Que se passe-t-il à la fin de l'essai ? R : Rien n'est prélevé : aucune carte n'est demandée pour l'essai. Si vous vous abonnez, vous continuez sans interruption. Sinon, l'espace passe en lecture seule : vos données sont conservées, vous pouvez les consulter et les exporter, et les liens déjà envoyés aux participants continuent de s'afficher. Q : Où sont hébergées les données ? R : Dans l'Union européenne. Accord applique le RGPD : les données servent uniquement à composer vos plannings, ne sont jamais revendues, et peuvent être exportées ou supprimées sur demande. Q : Faut-il installer quelque chose ? R : Non. Accord fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Q : Comment essayer Accord ? R : Créez un espace avec une adresse e-mail et un mot de passe, ou votre compte Google : vous avez 7 jours pour composer votre vraie semaine, avec toutes les fonctions. Pour vous faire une idée avant, le film de 50 secondes et le bac à sable de l'accueil montrent Accord à l'œuvre. ## Cas d'usage ### Planning de soutien scolaire (https://accord.enys.dev/cas-usage/soutien-scolaire) Définition : Un planning de soutien scolaire associe chaque groupe d'élèves à un professeur compétent dans la matière, dans une salle libre, sur un créneau où tout le monde est disponible après l'école. Accord est né ici. Une association de soutien scolaire de l'est lyonnais réunissait une trentaine d'élèves et une dizaine de professeurs, presque tous bénévoles ou étudiants. Chaque rentrée, la coordinatrice passait deux semaines à croiser les emplois du temps des collèges, les gardes alternées, les entraînements de foot et les partiels des professeurs. Le problème n'est pas de trouver une date. C'est de trouver quarante créneaux qui tiennent ensemble, puis de les réparer quand un professeur tombe malade un jeudi à 16 h. Règles typiques : « Pas plus de 2 h de suite pour les élèves de primaire », « Les cours de maths de préférence avant 19 h », « Lina et Noah Martin toujours le même jour ». Q : Les parents doivent-ils créer un compte ? R : Non. Chaque famille reçoit un lien personnel qui ouvre directement la grille de la semaine. Elle peut revenir modifier ses réponses avec le même lien. Q : Comment gérer les bénévoles qui ne viennent qu'une semaine sur deux ? R : Vous pouvez indiquer une charge maximale par semaine et déclarer des absences datées. Pour une alternance régulière, créez deux plannings (semaines paires et impaires) dans le même espace. Q : Peut-on imprimer le planning pour le tableau d'affichage ? R : Oui. La vue planning s'imprime en A4 paysage, avec un rendu sobre pensé pour le papier, filtrable par professeur ou par salle. ### Emploi du temps d'école de musique (https://accord.enys.dev/cas-usage/ecoles-de-musique-et-de-danse) Définition : L'emploi du temps d'une école de musique combine des cours individuels, des cours collectifs et des ensembles, chacun lié à un professeur, à un instrument et à une salle équipée. Une école de musique jongle avec des contraintes que les logiciels scolaires ignorent. Le piano est dans une seule salle. La batterie ne peut pas jouer pendant la formation musicale à côté. Un élève de violon suit aussi la chorale, et sa mère ne peut l'amener que le mercredi. Accord traite chaque équipement comme une contrainte : une activité qui demande un piano n'ira que dans une salle qui en a un, et un élève inscrit à trois cours ne sera jamais placé deux fois à la même heure. Règles typiques : « La chorale de préférence le mercredi », « Claire ne travaille jamais après 19 h 30 », « Jamais la batterie et la formation musicale en même temps ». Q : Accord gère-t-il les cours individuels de 30 minutes ? R : Oui. La durée se règle librement par activité, au quart d'heure près. Un cours individuel est simplement une activité avec un seul élève. Q : Un professeur intervient dans deux écoles. Comment faire ? R : Il déclare ses disponibilités dans chaque école. Les créneaux où il enseigne ailleurs restent simplement indisponibles. Q : Peut-on préparer la rentrée sans toucher au planning en cours ? R : Oui. Chaque composition est un brouillon tant que vous ne la publiez pas. Vous pouvez comparer le brouillon et le planning publié avant de basculer. ### Planning de club sportif (https://accord.enys.dev/cas-usage/clubs-sportifs) Définition : Le planning d'un club sportif attribue à chaque catégorie un terrain ou un gymnase et un éducateur, sur les créneaux que la commune met à disposition. Les créneaux de gymnase sont rares et attribués par la mairie. Les éducateurs sont souvent bénévoles et travaillent la journée. Les U11 ne peuvent pas s'entraîner à 21 h, et les seniors ne viennent pas à 17 h. Accord part de vos créneaux réels (déclarés comme disponibilités de la ressource) et répartit les catégories en respectant l'âge, la taille des terrains et la charge de chaque éducateur. Règles typiques : « Les U9 pas après 18 h 30 », « Pas plus de 4 h par semaine pour les éducateurs bénévoles », « Les seniors uniquement après 19 h 30 ». Q : Peut-on partager un terrain entre deux équipes ? R : Oui. Déclarez deux ressources (demi-terrain A et B) ou une ressource de grande capacité. Accord respecte la capacité indiquée. Q : Les matchs du week-end sont-ils gérés ? R : Accord compose la semaine type d'entraînement. Les matchs se déclarent comme absences datées ou comme indisponibilités ponctuelles des terrains. Q : Combien coûte Accord pour un club ? R : Le forfait Association, à 12 € par mois, couvre la plupart des clubs amateurs. Vous pouvez l'essayer 7 jours gratuitement, sans carte bancaire, avant de décider. ### Planning de bénévoles (https://accord.enys.dev/cas-usage/associations-et-benevoles) Définition : Un planning de bénévoles répartit des permanences (accueil, collecte, distribution) entre des personnes dont la disponibilité varie, en évitant d'épuiser toujours les mêmes. Dans une banque alimentaire ou une épicerie solidaire, le tableur partagé finit toujours de la même façon : les plus engagés se retrouvent sur toutes les permanences, les autres n'osent plus s'inscrire, et le vendredi soir reste vide. Accord demande à chacun ce qu'il peut donner, puis répartit les permanences avec un critère d'équité explicite : personne ne dépasse ce qu'il a proposé, et la charge est lissée entre tous. Règles typiques : « Pas plus de 4 h par semaine pour les bénévoles », « Bernard et Josiane toujours ensemble », « Jamais de permanence le dimanche ». Q : Nos bénévoles sont âgés et peu à l'aise avec le numérique. R : La page de disponibilités est pensée pour eux : gros caractères, une seule action, aucune inscription. Vous pouvez aussi saisir leurs disponibilités vous-même depuis l'espace coordinateur. Q : Combien coûte Accord pour une petite association ? R : Le forfait Association coûte 12 € par mois, sans engagement, après un essai gratuit de 7 jours sans carte bancaire. Les bénévoles, eux, n'ont rien à payer ni à installer : ils répondent depuis leur lien. Q : Les données des bénévoles sont-elles protégées ? R : Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Seuls les membres de votre espace y ont accès, et chaque personne peut demander la suppression de ses informations. ### Planning des intervenants en formation (https://accord.enys.dev/cas-usage/organismes-de-formation) Définition : Le planning d'un organisme de formation place des modules (volume horaire, formateur qualifié, promotion, salle équipée) sur des semaines où la promotion est en centre. Les formateurs vacataires interviennent dans plusieurs écoles et donnent leurs disponibilités au compte-gouttes. Les alternants sont en entreprise trois jours par semaine. Une salle informatique ne peut accueillir que vingt postes. Accord place chaque module en vérifiant la compétence de l'intervenant, la capacité de la salle et les jours de présence de la promotion. Les vacataires remplissent leurs créneaux par lien, sans accès à votre outil interne. Règles typiques : « Les Bachelor 1 uniquement le lundi et le mardi », « Pas plus de 7 h par jour pour les intervenants », « Les cours de bases de données de préférence le matin ». Q : Accord remplace-t-il notre logiciel de gestion de la formation ? R : Non. Accord s'occupe du planning hebdomadaire. Il ne gère ni la facturation, ni les émargements, ni les conventions. Q : Peut-on suivre un volume horaire annuel ? R : Accord raisonne en semaine type avec une charge maximale par intervenant. Le suivi du volume annuel se fait en multipliant la semaine type par le nombre de semaines en centre. Q : Les formateurs voient-ils le planning des autres ? R : Ils reçoivent leur propre calendrier. Le lien public peut être filtré par personne, et vous décidez de le partager ou non. ### Planning de cabinet paramédical (https://accord.enys.dev/cas-usage/cabinets-et-centres-de-soins) Définition : Le planning d'un cabinet pluridisciplinaire répartit les salles et les plages de consultation entre plusieurs praticiens aux jours de présence différents. Une maison de santé ou un cabinet de kinésithérapie partage des salles équipées entre praticiens à temps partiel. Les ateliers collectifs (rééducation, prévention des chutes, éducation thérapeutique) demandent une grande salle et un praticien qualifié. Accord n'est pas un agenda de prise de rendez-vous. Il compose la trame : qui occupe quelle salle, quels jours, et où placer les ateliers collectifs récurrents. Règles typiques : « Le docteur Morel uniquement le mardi et le jeudi », « Les ateliers collectifs de préférence le matin », « Pas plus de 6 h par jour pour les praticiens ». Q : Accord stocke-t-il des données de santé ? R : Accord ne doit pas contenir de données de santé. Il manipule des noms, des créneaux et des salles. Pour les dossiers patients, utilisez votre logiciel métier certifié. Q : Peut-on l'utiliser pour la prise de rendez-vous ? R : Non. Accord compose la trame hebdomadaire du cabinet. La prise de rendez-vous en ligne reste dans votre agenda habituel. Q : Combien de praticiens peut-on gérer ? R : Le forfait Structure couvre jusqu'à 150 personnes, ce qui suffit à une maison de santé de taille moyenne. ## Outils gratuits - Outils gratuits pour organiser un planning associatif (https://accord.enys.dev/outils) : Vacances scolaires par zone, jours fériés et ponts, générateur de planning de bénévoles, modèles Excel et CSV, calcul de la valorisation du bénévolat. Gratuit, sans compte. - Vacances scolaires 2025-2026, 2026-2027 et 2027-2028 par zone (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires) : Calendrier des vacances scolaires des zones A, B et C pour 2025-2026, 2026-2027 et 2027-2028, d'après les arrêtés officiels : dates, académies, ponts et export iCal. - Vacances scolaires 2025-2026 zone A : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2025-2026-zone-a) : Dates des vacances scolaires 2025-2026 en zone A (Besançon, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2025-2026 zone B : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2025-2026-zone-b) : Dates des vacances scolaires 2025-2026 en zone B (Aix-Marseille, Amiens, Lille, Nancy-Metz...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2025-2026 zone C : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2025-2026-zone-c) : Dates des vacances scolaires 2025-2026 en zone C (Créteil, Montpellier, Paris, Toulouse...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2026-2027 zone A : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2026-2027-zone-a) : Dates des vacances scolaires 2026-2027 en zone A (Besançon, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2026-2027 zone B : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2026-2027-zone-b) : Dates des vacances scolaires 2026-2027 en zone B (Aix-Marseille, Amiens, Lille, Nancy-Metz...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2026-2027 zone C : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2026-2027-zone-c) : Dates des vacances scolaires 2026-2027 en zone C (Créteil, Montpellier, Paris, Toulouse...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2027-2028 zone A : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2027-2028-zone-a) : Dates des vacances scolaires 2027-2028 en zone A (Besançon, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2027-2028 zone B : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2027-2028-zone-b) : Dates des vacances scolaires 2027-2028 en zone B (Aix-Marseille, Amiens, Lille, Nancy-Metz...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Vacances scolaires 2027-2028 zone C : dates officielles (https://accord.enys.dev/outils/vacances-scolaires/2027-2028-zone-c) : Dates des vacances scolaires 2027-2028 en zone C (Créteil, Montpellier, Paris, Toulouse...) : calendrier visuel, jours fériés, jours de classe par jour de la semaine et export iCal. - Jours fériés 2026 en France : dates, jours et ponts (https://accord.enys.dev/outils/jours-feries-2026) : Les 11 jours fériés de 2026 avec leur jour de la semaine, les ponts possibles, les règles utiles (1er mai, journée de solidarité, Alsace-Moselle) et un export iCal. - Jours fériés 2027 en France : dates, jours et ponts (https://accord.enys.dev/outils/jours-feries-2027) : Les 11 jours fériés de 2027 avec leur jour de la semaine, les ponts possibles, les règles utiles (1er mai, journée de solidarité, Alsace-Moselle) et un export iCal. - Générateur de planning de bénévoles gratuit, sans inscription (https://accord.enys.dev/outils/generateur-planning-benevoles) : Saisissez vos bénévoles, leurs disponibilités et les créneaux à couvrir : le moteur d'Accord compose le planning dans votre navigateur. Lien partageable, impression, export CSV. - Modèles de planning gratuits : Excel, CSV et version à imprimer (https://accord.enys.dev/outils/modeles-de-planning) : Quatre modèles prêts à remplir : planning de bénévoles, roulement de permanences, planning de cours hebdomadaire, tableau de disponibilités. Fichiers Excel et CSV, exemple rempli et mode d'emploi. - Calculateur de valorisation du bénévolat (heures et euros) (https://accord.enys.dev/outils/valorisation-benevolat) : Calculez la valorisation des heures de bénévolat de votre association : catégories, taux horaire paramétrable, total, texte de méthode pour l'annexe et rappel du règlement ANC n° 2018-06. - Trouver un créneau : sondage de disponibilités gratuit, sans compte (https://accord.enys.dev/outils/trouver-un-creneau) : Proposez des dates et des horaires, envoyez un lien : chacun répond oui, si besoin ou non avec son prénom, et le meilleur créneau ressort en direct. Une alternative simple à Doodle. - Générateur de roulement des tâches équitable (colocation, famille, permanences) (https://accord.enys.dev/outils/roulement-des-taches) : Des personnes, des tâches, une fréquence et une période : le roulement se calcule équitablement, s'imprime, se partage par un lien et s'exporte dans l'agenda de chacun. - Quel est le score de votre planning ? Le test en 8 questions (https://accord.enys.dev/outils/score-planning) : Huit questions sur la façon dont votre structure fait son planning, un score sur 100 et trois conseils concrets pour gagner du temps et ménager vos bénévoles. ## Auteur des guides Enys (https://accord.enys.dev/a-propos). Développeur full stack installé à Villeurbanne, titulaire du titre professionnel de concepteur développeur d'applications (CDA) et étudiant en intelligence artificielle et data science à l'EPSI Lyon. Freelance depuis 2023 comme intégrateur IA (enys.dev), il a conçu un agent de planning élèves et professeurs pour une association de soutien scolaire : c'est de ce projet qu'est né Accord. Site : https://enys.dev. YouTube : https://www.youtube.com/@Enyssss. --- # Association de parents : organiser la kermesse et les permanences URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-association-parents-eleves Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser la kermesse et les permanences d'une association de parents d'élèves : rétroplanning, postes, bénévoles, remplaçants et points à vérifier. L'essentiel : - Pour organiser une kermesse, on fixe la date avec la direction de l'école, on transforme chaque stand en postes, on calcule le besoin par tranche horaire et on ouvre les inscriptions environ six semaines avant. - Dans l'exemple du guide, une kermesse de 13 h à 18 h avec 8 postes par créneau, installation et rangement compris, demande 36 places, soit environ 18 parents inscrits sur deux créneaux chacun. - Les permanences de l'année suivent la même logique, avec un maximum de créneaux par parent et une liste de réservistes pour les désistements. Pour organiser la kermesse d'une association de parents d'élèves, fixez la date avec la direction de l'école, listez les stands et les postes (installation, caisse, buvette, rangement), calculez combien de bénévoles chaque poste demande par tranche d'une heure, puis ouvrez les inscriptions environ six semaines avant avec un lien simple que les parents peuvent remplir sans compte. Le même raisonnement vaut pour les permanences de l'année (vente de gâteaux, bourse aux jouets, bourse aux livres) : un besoin par créneau, une personne par place, un remplaçant prévu. ## Commencer par le calendrier, pas par les stands Une kermesse se joue en amont. Avant de parler de jeux et de gâteaux, verrouillez trois points. - **La date et le lieu**, en accord avec la direction de l'école et, selon le cas, la mairie (cour, gymnase, salle des fêtes). Vérifiez les contraintes de calendrier scolaire et de jours fériés : voyez [les jours fériés et ponts de 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) et [les vacances scolaires](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). - **Le cadre de l'événement** : assurance de l'association, autorisations de la mairie pour l'occupation d'espace ou la vente de boissons. Les règles sur la buvette (vente de boissons à consommer sur place) ne sont pas les mêmes selon le type d'alcool et le lieu : renseignez-vous directement auprès de la mairie. - **Le budget** et l'objectif : financer une sortie scolaire, du matériel, une classe verte. Un [rétroplanning](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre) évite l'effet « tout se décide la dernière semaine ». Voici un exemple pour une kermesse un samedi de juin. | Quand | Quoi | | --- | --- | | 3 mois avant | Date validée, premières idées de stands | | 2 mois avant | Demandes de la mairie, assurance vérifiée | | 6 semaines avant | Ouverture des inscriptions bénévoles | | 3 semaines avant | Relance des postes encore vides | | 1 semaine avant | Planning final diffusé, courses prévues | | Veille et jour J | Installation, accueil, rangement | ## Transformer les stands en postes Pour chaque stand, répondez à trois questions : de combien de personnes a-t-il besoin en continu, à quelles heures, et avec quelles compétences ? Une caisse est une responsabilité, un stand de pêche à la ligne se tient à deux parents peu expérimentés. ### Exemple chiffré Une kermesse se déroule de 13 h à 18 h, avec une installation le matin et un rangement en fin d'après-midi. Le besoin par créneau de deux heures est de 4 postes de jeux, 2 à la buvette, 1 à la caisse centrale et 1 à l'accueil, soit 8 personnes. Sur trois créneaux (13 h à 15 h, 15 h à 17 h, 17 h à 18 h), cela fait 8 + 8 + 8 = 24 places. Ajoutez 6 places pour l'installation et 6 pour le rangement : il faut 36 places à pourvoir. Si chaque parent s'inscrit sur deux créneaux en moyenne, il vous faut 18 parents mobilisés, sans compter les imprévus. ## Ouvrir les inscriptions sans perdre la moitié des parents Le taux de réponse chute dès que l'inscription demande trop d'effort. Quelques principes qui fonctionnent. 1. **Un lien unique**, sans compte à créer. Les listes papier et les fils WhatsApp perdent des gens et obligent un trésorier à ressaisir. 2. **Des créneaux courts** (une heure ou deux) : on dit plus facilement oui. 3. **Un poste décrit en une phrase** : « caisse centrale, 2 heures, avec la trésorière » rassure plus que « aide à la kermesse ». 4. **Des parents mélangés** : un parent expérimenté avec un nouveau, pour que la charge ne repose pas toujours sur les mêmes. Voyez [le roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). 5. **Un retour rapide** : confirmation d'inscription, rappel la veille. > Si peu de parents répondent, relancez par la classe : le délégué ou l'enseignant peut relayer, et le message « il manque deux personnes à la buvette de 15 h » fonctionne mieux qu'un appel général. ## Les permanences de l'année Hors kermesse, l'association tient des permanences : vente de goûters le vendredi, boîte à idées, bourse aux vêtements. Le principe est le même, avec une vigilance : **ne pas épuiser les mêmes volontaires**. Un tableau des permanences sur le trimestre, avec un maximum de créneaux par parent, répartit mieux la charge que la bonne volonté de septembre. Pour la collecte de disponibilités et les relances, reportez-vous à [la collecte de disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) ; pour un événement ponctuel, au guide du [planning des bénévoles d'un événement](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement). ## Prévoir les désistements Un parent malade le matin de la kermesse, ce n'est pas un drame si le planning prévoit des **réservistes**. Constituez une courte liste de personnes joignables le jour même, à qui l'on propose un créneau en cas de défection. Le guide sur [les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) détaille la procédure. Pour les familles qui viennent de loin, le [covoiturage entre parents](https://accord.enys.dev/guides/planning-covoiturage-parents) allège le stationnement. ## Quel outil pour tout suivre Un tableur partagé suffit pour dix parents et deux événements par an. Au-delà, les croisements de disponibilités deviennent pénibles. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire les règles en français (« un parent ne tient pas plus de deux créneaux », « jamais seul à la caisse »), de recueillir les disponibilités par un lien sans compte, de proposer des remplaçants en cas de désistement et de diffuser un flux iCal pour que chacun retrouve ses créneaux dans son agenda. Un [essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est possible, sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour une kermesse d'école ? Cela dépend du nombre de stands et de la durée. Une méthode fiable : listez les postes, comptez les personnes nécessaires par tranche de deux heures, ajoutez l'installation et le rangement, puis divisez par le nombre de créneaux que chaque parent peut tenir. Prévoyez un petit volant de réservistes. ### Faut-il une autorisation pour tenir une buvette à la kermesse ? La vente de boissons est encadrée, notamment pour l'alcool, et les règles dépendent du lieu et des boissons proposées. Renseignez-vous auprès de la mairie avant de prévoir une buvette, et demandez ce qui est autorisé dans l'enceinte de l'école. ### Quand faut-il ouvrir les inscriptions des bénévoles ? Environ six semaines avant la date est un bon repère : assez tôt pour que les parents s'organisent, assez tard pour qu'ils ne l'oublient pas. Relancez deux à trois semaines avant les postes encore vides. ### Comment répartir équitablement les créneaux entre les parents ? Fixez un nombre maximal de créneaux par famille, alternez les postes pénibles (rangement, caisse) et les postes agréables (jeux), et suivez la charge sur l'année. Un tableau visible évite les reproches. ### L'association est-elle assurée pendant la kermesse ? Vérifiez votre contrat d'assurance de l'association : couvre-t-il les événements, les bénévoles et les jeux proposés ? En cas de doute, demandez à votre assureur et à la direction de l'école avant l'événement. --- # Calendrier des réunions du bureau, du CA et de l'AG d'une association URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-reunions-bureau-association Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les réunions du bureau, du conseil d'administration et l'AG annuelle : ce que fixent les statuts, rétroplanning de l'AG, ordre du jour, déclarations. L'essentiel : - La loi de 1901 n'impose ni bureau, ni conseil d'administration, ni fréquence de réunion : ce sont les statuts et le règlement intérieur qui fixent la périodicité, la convocation, le quorum et le vote, selon service-public.gouv.fr. - Le plus simple est de fixer en septembre tout le calendrier de l'année, avec une règle fixe (par exemple le premier mardi du mois pour le bureau), puis de construire l'AG à rebours depuis sa date. - L'ordre du jour de l'AG doit être précis, car l'assemblée ne délibère que sur les points inscrits ; les changements de dirigeants ou de statuts votés se déclarent ensuite dans les trois mois. Pour organiser le **calendrier des réunions du bureau, du conseil d'administration et de l'assemblée générale** d'une association, partez de vos statuts : la loi de 1901 n'impose ni bureau, ni conseil d'administration, ni fréquence de réunion, et ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui fixent la périodicité, la convocation et le quorum. La méthode la plus efficace consiste à arrêter dès septembre toutes les dates de l'année selon une règle fixe, puis à construire l'AG à rebours, de la clôture des comptes jusqu'aux déclarations qui suivent. ## Ce que fixe la loi, et ce que fixent vos statuts Selon la fiche « Instances dirigeantes d'une association » de service-public.gouv.fr, la loi de 1901 ne précise pas les organes d'administration : l'association est libre de définir ses instances et leurs attributions. Une petite association peut n'avoir qu'une assemblée générale et un président. Le conseil d'administration et le bureau ne sont pas obligatoires. | Instance | Obligatoire ? | Rôle habituel | Fréquence | | --- | --- | --- | --- | | Assemblée générale | Prévue par les statuts (organe obligatoire en Alsace-Moselle) | Approuver les comptes et les rapports, élire les dirigeants, modifier les statuts | Fixée par les statuts, souvent annuelle | | Conseil d'administration | Non | Gestion courante, préparation du budget et de l'AG | Fixée par les statuts, souvent trimestrielle | | Bureau | Non | Gestion quotidienne, représentation | Libre, souvent mensuelle | Toujours selon service-public, la périodicité, la convocation, le vote et le quorum de l'AG sont fixés par les statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur ; si les statuts ne précisent pas sa composition, tous les membres doivent être convoqués. Relisez donc vos statuts avant de fixer la moindre date : ils indiquent souvent un délai de convocation (quinze jours est courant, mais seul votre texte fait foi) et le mode d'envoi. Pour la vue d'ensemble de l'année (rentrée, forum, subventions), voir notre [calendrier de l'année associative](https://accord.enys.dev/guides/calendrier-annee-associative). Ce guide-ci se concentre sur les réunions des instances. ## Étape 1 : fixer une règle plutôt que des dates La cause numéro un des réunions difficiles à caler est de chercher une date à chaque fois. Une règle fixe, décidée une fois par an, règle le problème : - **Bureau** : le premier mardi du mois à 19 h, sauf pendant les vacances scolaires. - **Conseil d'administration** : un jeudi par trimestre, en octobre, janvier, mars et juin. - **AG** : un samedi matin fixé un an à l'avance. Pour choisir la règle elle-même, un sondage unique en septembre suffit (Framadate ou Doodle, voir le [comparatif des outils](https://accord.enys.dev/guides/comparatif-outils-planning-benevoles)). Ensuite, plus de sondage à chaque réunion : la date est connue, chacun l'inscrit dans son agenda. Notre guide [Doodle ou vrai planning](https://accord.enys.dev/guides/doodle-ou-planning-association) explique pourquoi le sondage convient aux dates ponctuelles et pas au reste. ## Étape 2 : éviter les périodes creuses Pour une association lyonnaise ou villeurbannaise (zone A), le calendrier officiel du ministère de l'Éducation nationale fixe pour 2026-2027 les vacances de Noël du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027, les vacances d'hiver du 13 février au 1er mars 2027 et celles de printemps du 10 au 26 avril 2027 (dates de fin et de reprise des cours). Les parents bénévoles y sont souvent absents. Écartez aussi les ponts : voir les [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) et les [vacances scolaires par zone](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). ## Étape 3 : construire l'AG à rebours L'assemblée générale annuelle est la réunion qui demande le plus de préparation. Partez de sa date et remontez. Exemple pour une association dont l'exercice se clôt le 31 août 2026 et qui fixe son AG au samedi 21 novembre 2026, avec des statuts imposant une convocation quinze jours avant : | Quand | Quoi | | --- | --- | | Septembre 2026 | Clôture des comptes, le trésorier prépare le bilan | | Début octobre | Le bureau fixe la date de l'AG et la liste des points | | Mi-octobre | CA : arrêt des comptes, validation des rapports moral, d'activité et financier, ordre du jour définitif | | Au plus tard le 6 novembre | Envoi des convocations avec l'ordre du jour, les documents et le pouvoir de représentation | | 21 novembre | Assemblée générale | | Fin novembre | CA d'installation : élection du bureau si les statuts le prévoient ainsi | | Décembre | Procès-verbal signé et diffusé | | Au plus tard le 21 février 2027 | Déclaration des nouveaux dirigeants ou des statuts modifiés | Le délai de trois mois de la dernière ligne vient de la fiche service-public « Une association doit-elle faire une déclaration après chaque assemblée générale ? » : en principe aucune déclaration n'est due après une AG, mais la désignation de nouveaux dirigeants, la modification des statuts, le transfert du siège ou le changement de nom ou d'objet se déclarent dans les trois mois (article 5 de la loi du 1er juillet 1901). ## Étape 4 : soigner l'ordre du jour La fiche service-public consacrée à l'ordre du jour de l'AG rappelle plusieurs règles dégagées par les tribunaux : - chaque point doit être rédigé assez précisément pour que les membres puissent se préparer ; - l'assemblée ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour et figurant dans la convocation ; - les « questions diverses » ne doivent porter que sur des sujets mineurs ; - l'assemblée doit traiter tous les points inscrits. Une décision prise sur un point absent de l'ordre du jour peut être annulée en justice. Concrètement, écrivez « Élection de trois membres du conseil d'administration » plutôt que « Renouvellement des instances ». Les points récurrents (approbation des comptes, rapport d'activité, budget prévisionnel, élections) peuvent être listés dans les statuts ou le règlement intérieur. ## Cas particulier : les associations très subventionnées Selon justice.fr, une association qui reçoit des subventions publiques en numéraire dont le montant total dépasse 153 000 € doit établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, et publier ses comptes ainsi que le rapport du commissaire au Journal officiel des associations dans les trois mois suivant leur approbation. Le calendrier de l'AG doit alors laisser le temps au commissaire aux comptes de produire son rapport. ## Un exemple de calendrier annuel Une association de quartier de Villeurbanne de 60 adhérents et 25 bénévoles, exercice clos au 31 août : - **Bureau** (5 personnes) : premier mardi du mois, 19 h, sauf en juillet et en août (en janvier, le mardi 5 tombe juste après la reprise du 4 et reste donc possible). - **CA** (11 personnes) : jeudis 15 octobre 2026, 21 janvier, 25 mars et 17 juin 2027. - **AG** : samedi 21 novembre 2026, 10 h, convocations parties le 2 novembre. - **Bilan de mi-année** : le CA de mars examine le budget exécuté et prépare la rentrée suivante. Ces dates sont communiquées en une fois, en septembre, avec un fichier de calendrier à ajouter au téléphone (voir [ajouter un planning à Google Agenda](https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda)). Les réunions d'instances se fixent bien avec une règle et un agenda partagé ; elles ne demandent pas d'outil de composition. Si votre association utilise Accord pour ses permanences ou ses cours, vous pouvez y déclarer les soirs de bureau comme indisponibilités des membres concernés, pour que le planning hebdomadaire ne place personne sur une séance au même moment ([produit](https://accord.enys.dev/produit)). ## Les erreurs fréquentes - **Oublier de relire les statuts** avant de convoquer : délai, forme, quorum. - **Un ordre du jour vague**, qui fragilise les décisions. - **Chercher la date de chaque bureau par sondage**, ce qui épuise tout le monde. - **Oublier la déclaration** des nouveaux dirigeants dans les trois mois. - **Placer l'AG pendant les vacances** ou un week-end de pont. ## Questions fréquentes ### À quelle fréquence doit se réunir le bureau d'une association ? Aucune fréquence n'est imposée par la loi : ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui la fixent, quand ils en parlent. En pratique, beaucoup de bureaux se réunissent une fois par mois, et les conseils d'administration une fois par trimestre. ### Quel délai pour convoquer l'assemblée générale d'une association ? Celui prévu par vos statuts ou votre règlement intérieur : la loi de 1901 ne fixe pas de délai général. Si vos statuts sont muets, choisissez un délai raisonnable qui permet aux membres de se préparer, et inscrivez-le lors de la prochaine révision. ### Peut-on ajouter un point à l'ordre du jour pendant l'AG ? Non pour une décision importante : l'assemblée ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour et figurant dans la convocation. Les questions diverses ne doivent porter que sur des sujets mineurs. ### Faut-il déclarer quelque chose après l'assemblée générale ? Seulement si l'AG a modifié certains éléments : nouveaux dirigeants, statuts, siège, nom ou objet. La déclaration se fait alors dans les trois mois, en ligne, par courrier ou sur place. Sources : - [Service-public.gouv.fr : instances dirigeantes d'une association (F1121)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1121) - [Service-public.gouv.fr : ordre du jour de l'assemblée générale (F21573)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F21573) - [Service-public.gouv.fr : déclaration après une assemblée générale (F34728)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34728) - [Justice.fr : subventions versées aux associations](https://www.justice.fr/fiche/subventions-versees-associations) --- # Collecter les disponibilités de 40 bénévoles sans s'épuiser : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un seul lien, une question simple, des relances ciblées : méthode pour recueillir les disponibilités de 40 bénévoles en quelques jours sans courir après chacun. L'essentiel : - Pour recueillir les disponibilités de nombreux bénévoles, on envoie un seul lien personnel qui s'ouvre sur téléphone, sans compte, avec une question courte et une date limite de cinq à sept jours. - Les contraintes durables se demandent une fois à l'inscription, les disponibilités une fois par période (mois ou trimestre) et les absences ponctuelles au fil de l'eau. - Les relances se font individuellement auprès des seuls non-répondants, plutôt que par des messages collectifs répétés dans le groupe. Pour recueillir les disponibilités de 40 bénévoles sans y passer vos soirées, envoyez **un seul lien** qui s'ouvre sur téléphone, posez **une seule question claire** (quels créneaux pouvez-vous tenir sur la période ?), fixez une date limite et relancez uniquement ceux qui n'ont pas répondu. Les contraintes durables se collectent une fois à l'inscription, et les disponibilités ponctuelles se renouvellent à chaque période, jamais chaque semaine. ## Pourquoi la collecte épuise (et comment l'éviter) Dans beaucoup d'associations, la collecte ressemble à ceci : un message dans le groupe WhatsApp, vingt réponses éparpillées, trois messages privés, un e-mail, deux appels. Le responsable recopie tout dans un tableur et découvre que cinq personnes n'ont pas répondu. Le problème n'est pas le nombre de bénévoles : c'est l'**éclatement des canaux** et la **forme de la question**. Pour 40 personnes, la collecte doit tenir en trois gestes : envoyer, relancer, consolider. ## Étape 1 : clarifier ce que vous demandez Une collecte efficace distingue trois types d'information, souvent mélangées. | Information | Fréquence de mise à jour | Exemple | | --- | --- | --- | | Contraintes durables | À l'inscription, puis une fois par an | « Je ne peux jamais le mercredi » | | Disponibilités de la période | À chaque période (mois, trimestre) | « En novembre, je suis libre les jeudis et samedis matin » | | Indisponibilités ponctuelles | Au fil de l'eau | « Absent du 12 au 18, voyage » | Si chaque bénévole renseigne ses contraintes durables une fois, vous n'avez plus à les redemander. Seule la période change. ## Étape 2 : choisir un seul canal d'entrée Un lien unique, sans création de compte, qui s'ouvre sur téléphone, est le format qui obtient le plus de réponses. Chaque barrière supprimée (mot de passe, application, mise à jour) coûte des réponses. Quelques critères : - **Temps de réponse** inférieur à une minute. - **Format** : cases à cocher par créneau, pas de texte libre obligatoire. - **Lisible** sur petit écran. - **Alternative** pour ceux qui ne sont pas à l'aise (réponse par SMS ou appel du responsable). Avec Accord, chaque bénévole reçoit un lien personnel, sans compte, pour indiquer ses créneaux. L'outil sait aussi interpréter un message libre du type « je suis dispo les mardis et jeudis soir, sauf le 14 » et le transformer en disponibilités. ## Étape 3 : poser une question qui se répond vite Comparez ces deux formulations. > **Version lourde** : « Merci de nous faire parvenir vos disponibilités pour les prochains mois afin que nous puissions établir au mieux le planning. » > **Version légère** : « Quels créneaux pouvez-vous tenir en novembre ? Cochez ce qui vous convient (30 secondes). Réponse avant jeudi 20h. » La seconde donne la période, l'effort demandé et la date limite. Elle ne culpabilise pas et ne laisse pas de doute sur ce qu'on attend. Quelques ajouts utiles : - Une case « Je peux dépanner à la dernière minute » : elle alimente votre [liste de renfort](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). - Une case « Plafond souhaité » : combien de créneaux maximum par semaine ou par mois. - Un champ court pour les contraintes non prévues. ## Étape 4 : fixer une date limite réaliste Laissez cinq à sept jours. Moins, vous excluez ceux qui travaillent en horaires décalés. Plus, vous retardez tout et la majorité répond au dernier moment de toute façon. Annoncez aussi la **date de publication du planning**, pour que chacun comprenne l'enjeu : « le planning de novembre paraît le 28 ». ## Étape 5 : relancer sans harceler Sur 40 personnes, comptez que la majorité répond dans les premiers jours, puis qu'un petit groupe reste muet. Plan de relance : 1. **J+3** : message global « merci à ceux qui ont répondu, il reste quelques réponses à recevoir ». 2. **J+5** : message individuel court pour les non-répondants, par leur canal préféré. 3. **J+7** : appel ou SMS pour les rares restants, ou décision de les placer selon leurs contraintes durables connues. Évitez la relance collective répétée, qui agace ceux qui ont déjà répondu. Le message individuel est plus efficace et ne dérange personne d'autre. Un outil qui indique qui a répondu vous évite de tenir cette liste à la main. ## Étape 6 : consolider et vérifier Une fois les réponses reçues, vérifiez trois choses avant de composer le planning : - Chaque créneau a assez de personnes potentielles (par exemple, pour un créneau qui nécessite 3 personnes, au moins 5 ou 6 volontaires disponibles). - Aucun poste sensible ne dépend d'une seule personne. - Les bénévoles qui n'ont répondu à rien sont identifiés pour un contact spécifique. Si les disponibilités sont trop faibles sur un créneau, c'est un signal à traiter avant le planning : recrutement, ajustement d'horaire, ou fermeture du créneau. ## Prendre en compte le calendrier Les disponibilités dépendent fortement du calendrier. Les jours fériés, les ponts et les vacances scolaires modifient la présence de nombreux bénévoles. En zone A (Lyon, Villeurbanne), les vacances d'hiver et de printemps ne tombent pas aux mêmes dates qu'en zones B et C. Mentionnez dans la collecte les périodes de congés concernées : « la période comprend les vacances de Toussaint (du 17 octobre au 2 novembre 2026) ». Le calendrier officiel est sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). ## Les erreurs fréquentes - **Recueillir les disponibilités chaque semaine.** C'est le chemin le plus court vers la lassitude. - **Demander trop d'informations.** Chaque champ supplémentaire fait baisser le taux de réponse. - **Changer de canal à chaque fois.** Les bénévoles ne savent plus où répondre. - **Ne pas faire de retour.** Si les gens répondent et ne voient jamais le planning, ils arrêtent de répondre. - **Utiliser des données au-delà du nécessaire.** Les disponibilités sont des données personnelles : ne les partagez pas en dehors de l'équipe de coordination. ## Pour aller plus loin Une fois la collecte faite, il reste à composer le planning : voyez [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association) et [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). Si vous hésitez sur l'outil, [Doodle, sondage ou vrai planning](https://accord.enys.dev/guides/doodle-ou-planning-association) compare les options. Vous pouvez aussi essayer la collecte sans compte pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). ## Questions fréquentes ### Comment demander les disponibilités à des bénévoles qui ne répondent jamais ? Passez par un message individuel plutôt que collectif, avec une question très courte et un lien d'une seconde. Si le silence persiste, appelez : certains préfèrent le téléphone. Et gardez leurs contraintes durables pour les placer sans les solliciter à chaque période. ### À quelle fréquence faut-il redemander les disponibilités ? Une fois par période de planning (mois ou trimestre) est un bon rythme. Les contraintes durables se demandent une fois par an, et les absences ponctuelles se signalent au fil de l'eau. ### Faut-il utiliser un groupe WhatsApp pour collecter les disponibilités ? C'est pratique pour annoncer, mais mauvais pour collecter : les réponses se perdent dans la conversation et tout le monde voit les réponses de tous. Mieux vaut un lien individuel pour la collecte, et le groupe pour les annonces. ### Que faire si trop peu de bénévoles sont disponibles sur un créneau ? Regardez si le créneau peut être déplacé, réduit ou regroupé. Si le manque est récurrent, c'est le signe d'un besoin de recrutement ou d'un horaire peu adapté à votre vivier de bénévoles. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Comment faire le planning d'une ludothèque associative ? URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ludotheque Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning d'une ludothèque associative : permanences de prêt, animations, soirées jeux, vérification des jeux. Méthode, exemple de semaine et règles à écrire. L'essentiel : - Le planning d'une ludothèque associative sépare les créneaux publics (prêt, accueil, animations) du travail de l'ombre (vérification des jeux, nettoyage, rangement, achats). - Deux règles structurent la semaine : jamais un créneau public sans une personne formée au prêt, et jamais une animation sans un second bénévole. - On note pour chaque bénévole ses compétences (prêt, types de jeux, transport) et on forme les nouveaux en binôme avant de leur confier le prêt. Pour faire le planning d'une ludothèque associative, séparez les **créneaux publics** (prêt, accueil, animations) du **travail de l'ombre** (vérification des pièces, nettoyage, rangement, achats), puis composez chaque semaine avec une règle simple : jamais un créneau public sans une personne formée au prêt, et jamais une animation sans un second bénévole. Le reste se joue sur les disponibilités, qu'il faut collecter avant de construire quoi que ce soit. ## Ce qui rend une ludothèque différente d'une permanence classique Une ludothèque prête des jeux, mais elle ne se limite pas à un guichet. Selon les structures, on y trouve des temps de prêt, des après-midi de jeu sur place, des soirées pour adultes, des animations pour les écoles ou les centres de loisirs, et des événements hors les murs (fête de quartier, festival). Chaque activité réclame un profil différent. Trois contraintes reviennent presque partout : - **Le prêt demande de la rigueur.** Il faut enregistrer les emprunts, vérifier les retours, relancer les retards. Tout le monde n'est pas à l'aise avec l'outil de gestion. - **L'animation demande de la connaissance.** Expliquer les règles d'un jeu de plateau à des enfants de huit ans n'est pas la même chose que présenter un jeu de rôle à des adultes. - **Le travail invisible s'accumule.** Un jeu rendu avec une pièce manquante doit être contrôlé, une boîte abîmée réparée. Sans créneau dédié, ce travail retombe toujours sur les mêmes personnes. ## Étape 1 : lister les types de créneaux et les compétences Commencez par un tableau de ce que votre ludothèque fait réellement, avec le nombre de personnes à prévoir. | Activité | Fréquence type | Bénévoles | Compétence demandée | | --- | --- | --- | --- | | Permanence de prêt | 2 à 3 fois par semaine | 2 | Connaître l'outil de prêt | | Après-midi jeu sur place | 1 fois par semaine | 2 à 3 | Savoir expliquer des règles | | Soirée jeux adultes | 1 fois par mois | 2 | Animation, gestion du bruit | | Vérification et rangement | 1 fois par semaine | 1 à 2 | Méthode, patience | | Sortie événementielle | Ponctuelle | 3 à 4 | Transport, installation | Ces chiffres sont des ordres de grandeur à ajuster à votre fréquentation. L'important est que chaque ligne ait un **minimum** (en dessous, on n'ouvre pas ou on ouvre en mode réduit) et un **souhaitable**. ## Étape 2 : repérer qui sait faire quoi Dans une petite structure, tout le monde dit « je peux aider », mais seuls quelques-uns savent utiliser le logiciel de prêt ou connaissent les règles des gros jeux. Notez pour chaque bénévole : 1. s'il est **formé au prêt** ; 2. les **types de jeux** qu'il sait expliquer (jeux pour enfants, jeux d'ambiance, jeux experts, jeux de rôle) ; 3. s'il peut **porter des caisses** et conduire pour les sorties ; 4. ses **plages de disponibilité** habituelles et ses semaines d'absence. Un bénévole « en formation » peut occuper une place sur un créneau de prêt, à condition d'être en binôme avec une personne formée. C'est la meilleure façon de renouveler l'équipe sans improviser. ## Étape 3 : écrire les règles avant de remplir les cases Les plannings de ludothèque deviennent pénibles quand les règles restent dans la tête de la responsable. Mettez-les par écrit. Exemples réalistes : - « Chaque permanence de prêt compte au moins une personne formée à l'outil de gestion. » - « Pas plus de deux samedis par mois pour la même personne. » - « Une soirée jeux ne se tient jamais avec un seul animateur. » - « Le créneau de vérification n'est jamais placé juste après une grosse journée d'animation. » - « Les bénévoles étudiants sont dispensés pendant leurs semaines d'examens. » Ces phrases sont précisément ce que [l'écriture de règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) permet de formaliser. Une règle écrite se discute, se corrige et s'applique de la même façon pour tous. ## Étape 4 : collecter les disponibilités sur le mois Demander « qui est dispo samedi ? » au fil des messages donne un planning bancal. Mieux vaut envoyer à tous, une fois par mois ou par trimestre, une demande unique de disponibilités. [Collecter les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) sans compte à créer évite que les moins connectés soient oubliés. Prévoyez de croiser avec le calendrier : les ludothèques tournent souvent au rythme des vacances scolaires, avec des horaires d'ouverture élargis en période de congés et des semaines de fermeture annuelle. Consultez les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et les [jours fériés](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) avant de figer vos ouvertures. ## Exemple : une semaine type dans une ludothèque de quartier Imaginons une ludothèque de la Guillotière, à Lyon, avec quatorze bénévoles dont six formés au prêt. | Jour | Créneau | Activité | Équipe | | --- | --- | --- | --- | | Mercredi | 14h à 18h | Prêt et jeu sur place | 2 formés au prêt + 1 animateur | | Vendredi | 17h à 19h | Prêt | 1 formé + 1 en binôme | | Samedi | 10h à 12h | Prêt | 2 formés | | Samedi | 14h à 17h | Animation famille | 3 animateurs | | Lundi | 9h à 11h | Vérification, rangement | 2 bénévoles réguliers | Sur ce modèle, le mercredi est le point sensible : il combine deux rôles et demande trois personnes. Si deux bénévoles formés au prêt sont indisponibles, la règle « un formé minimum » peut conduire à fermer le prêt ce jour-là plutôt que de risquer des erreurs de saisie. Autant que ce soit une décision prise en amont plutôt qu'une panique le jour même. ## Étape 5 : prévoir les remplaçants et les échanges Une ludothèque ouverte au public ne peut pas laisser un créneau vide sans prévenir. Constituez une liste de **remplaçants par profil** : qui peut dépanner au prêt, qui peut animer à la dernière minute. Un bénévole qui annule doit voir immédiatement qui peut le remplacer, pas devoir appeler dix personnes. Les guides sur le [désistement d'un bénévole à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) et sur les [échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) détaillent cette mécanique. Un moteur comme celui d'Accord compose la semaine à partir de vos phrases (« au moins une personne formée au prêt », « jamais deux samedis de suite »), explique chaque choix et propose des remplaçants compatibles quand un bénévole se désiste. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Les erreurs fréquentes - **Oublier le travail invisible.** Sans créneau de vérification, les jeux incomplets s'accumulent et la qualité du prêt baisse. - **Charger les bénévoles les plus fiables.** Ce sont eux qui s'épuisent en premier. Un [roulement équitable](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) protège l'équipe. - **Ne pas distinguer prêt et animation.** Deux personnes disponibles ne sont pas forcément interchangeables. - **Planifier sans plancher.** Fixez à l'avance le nombre minimum de personnes sous lequel on n'ouvre pas. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour une permanence de prêt ? Deux personnes constituent un bon minimum : l'une gère les emprunts et les retours, l'autre accueille et conseille. En période calme, une seule personne formée peut suffire, mais elle ne peut alors ni expliquer un jeu ni ranger sans laisser le comptoir. ### Comment organiser le planning d'une soirée jeux ? Fixez la date plusieurs semaines à l'avance, prévoyez deux animateurs minimum et un responsable de la fermeture des locaux. Demandez les disponibilités tôt, car les soirées se remplissent plus difficilement que les après-midi. ### Faut-il un planning différent pendant les vacances scolaires ? Souvent, oui. Les horaires, la fréquentation et la disponibilité des bénévoles changent. Préparez une semaine type pour la période scolaire et une autre pour les congés, plutôt que de modifier la même grille chaque fois. ### Comment intégrer un nouveau bénévole sans le mettre en difficulté ? Placez-le en binôme avec une personne formée sur ses premiers créneaux, d'abord sur l'accueil et les jeux, puis sur le prêt une fois l'outil de gestion maîtrisé. Notez son niveau de formation dans votre tableau de compétences. --- # Comment faire le planning des bénévoles d'une association en 6 étapes URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Listez les besoins par créneau, collectez les disponibilités une fois, fixez des règles écrites, composez, diffusez, prévoyez les remplaçants. La méthode. L'essentiel : - Pour faire le planning des bénévoles d'une association, on part des besoins par créneau et par poste, puis on collecte les disponibilités une seule fois, par un canal unique. - Des règles écrites et connues à l'avance, comme un plafond de créneaux par semaine ou un binôme pour les nouveaux, évitent la plupart des conflits. - Le planning se diffuse par le canal que chacun utilise, avec un plan B prêt dès le départ : une liste de renfort et une décision prise pour le cas où le minimum vital n'est pas atteint. Pour faire le planning des bénévoles d'une association, partez des besoins (quels créneaux, combien de personnes, à quel poste), collectez les disponibilités une seule fois, appliquez des règles écrites que tout le monde connaît, puis diffusez le planning avec un plan B pour les absences. Séparer ces étapes évite le va-et-vient de messages qui épuise les responsables et décourage les bénévoles. ## Étape 1 : écrire les besoins avant de penser aux personnes Le réflexe courant est de partir de la liste des bénévoles et de chercher « qui est libre ». C'est l'inverse qu'il faut faire : décrivez d'abord ce que l'association doit couvrir, semaine type après semaine type. Un tableau de besoins tient sur une page : | Activité | Créneau | Personnes nécessaires | Compétence particulière | | --- | --- | --- | --- | | Accueil du public | Mardi 14h à 17h | 2 | Aucune | | Permanence téléphone | Jeudi 9h à 12h | 1 | Connaître les dossiers | | Atelier du samedi | Samedi 10h à 12h | 3 | 1 animateur référent | | Rangement du local | Samedi 12h à 12h30 | 2 | Clés du local | Distinguez le **minimum vital** (en dessous, l'activité ferme) du **confortable** (le nombre idéal). Cette nuance vous servira le jour où trois personnes se désistent en même temps. ## Étape 2 : collecter les disponibilités une seule fois Demandez des disponibilités, pas un engagement. Une personne répond plus volontiers à « quels créneaux pourriez-vous tenir en novembre ? » qu'à « pouvez-vous venir mardi prochain ? ». Quelques principes : - Un seul canal de collecte pour tous (un lien, pas cinq groupes de discussion). - Une réponse possible en moins d'une minute, sans compte à créer ni application à installer. - Un rythme régulier : par exemple une collecte par mois ou par période scolaire, pas par semaine. - Les contraintes durables (« je ne peux jamais le mercredi ») se disent une fois et se conservent. Pour aller plus loin sur ce point, le guide [collecter les disponibilités de 40 bénévoles sans s'épuiser](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) détaille la relance et les cas de réponses tardives. ## Étape 3 : poser des règles écrites C'est l'étape que les petites associations sautent, et celle qui évite le plus de conflits. Une règle écrite transforme une préférence implicite en cadre accepté. Quelques exemples utiles : - Pas plus de deux créneaux par semaine et par personne. - Pas deux week-ends de suite pour la même personne. - Un nouveau bénévole est toujours placé avec un ancien pendant ses trois premières venues. - Les personnes qui ont les clés ne sont jamais toutes absentes le même jour. - Karim ne travaille pas le mercredi. Ces règles doivent être **connues avant** la composition du planning, pas découvertes après coup. Un moteur comme celui d'Accord les lit telles que vous les écrivez en français (« Karim ne travaille pas le mercredi »), ce qui évite de les traduire dans un tableau de cases à cocher. Mais sur papier, une feuille partagée avec cinq ou six règles règle déjà la plupart des conflits. ## Étape 4 : composer le planning Selon la taille de votre équipe, trois approches coexistent : 1. **À la main, sur un tableur** : réaliste jusqu'à une quinzaine de bénévoles et un ou deux postes. 2. **Au tour de rôle** : on fait tourner une liste. Simple et perçu comme juste, mais il ignore les indisponibilités et casse dès qu'une personne manque. 3. **Avec un moteur de planification** : il croise besoins, disponibilités et règles, et propose la semaine entière. Quelle que soit la méthode, vérifiez trois choses avant de diffuser : tous les créneaux atteignent leur minimum, personne ne dépasse son plafond, et chaque nouveau est accompagné. Un bon planning s'accompagne d'une explication. Quand une personne se demande « pourquoi moi le samedi ? », la réponse « parce que vous n'avez pas fait de samedi ce mois-ci » désamorce la question. C'est ce que fait Accord en justifiant chaque placement, mais vous pouvez aussi noter vous-même la raison à côté de chaque nom. ## Étape 5 : diffuser sans noyer les gens Un planning n'a de valeur que s'il est lu. Envoyez-le : - Par le canal que chacun utilise réellement (WhatsApp pour les uns, e-mail pour les autres, SMS pour ceux qui n'ont pas de smartphone récent). - Avec un message court qui rappelle la date, l'heure, le lieu et le nom du ou des coéquipiers. - Quelques jours avant, puis un rappel la veille pour les activités sensibles. Ne publiez pas un tableau de quarante lignes en pièce jointe : chacun veut savoir ce qui le concerne, pas le reste. ## Étape 6 : prévoir le plan B dès le départ Il y aura des absences : maladie, enfant malade, train en retard. Plus vous préparez le remplacement à l'avance, moins il coûte. - Constituez une **liste de renfort** : des bénévoles qui ont dit « je peux dépanner à la dernière minute » et qu'on sollicite en priorité. - Pour chaque poste, sachez qui est capable de le tenir au pied levé. - Décidez à l'avance de ce qui se passe quand le minimum vital n'est plus atteint (fermeture, activité réduite, report). Le guide [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) développe cette étape. ## Les erreurs fréquentes - **Tout faire par messages individuels.** Le responsable devient un standard téléphonique. - **Reconduire toujours les mêmes volontaires.** Les plus disponibles s'épuisent et partent. Voyez [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). - **Ne pas tenir compte du calendrier.** Jours fériés et vacances scolaires modifient la disponibilité de tout le monde, en particulier des parents et des étudiants. - **Oublier de noter les heures.** Elles servent plus tard pour les rapports d'activité et la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Un outil quand le tableur ne suffit plus Si vous composez chaque semaine à la main et que la liste dépasse vingt personnes, un outil dédié fait gagner du temps. Accord permet à chacun de répondre par un lien sans créer de compte, applique les règles écrites en français, tient compte des jours fériés et des vacances scolaires des zones A, B et C, et propose des remplaçants en cas d'absence. Vous pouvez voir le principe sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit), puis [l'essayer 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription). ## Questions fréquentes ### Comment organiser le planning de 20 bénévoles ? Commencez par un tableau des besoins par créneau, puis collectez les disponibilités avec un lien unique. Posez cinq ou six règles écrites (plafond hebdomadaire, binôme pour les nouveaux), composez la semaine, et gardez une liste de renfort. À partir de vingt personnes, un tableur partagé reste possible mais demande une heure ou deux de composition par semaine. ### Quel outil gratuit pour faire un planning de bénévoles ? Un tableur partagé (Google Sheets, LibreOffice en ligne) suffit pour démarrer, associé à un sondage pour les disponibilités. Les limites apparaissent quand les règles se multiplient ou quand les absences deviennent fréquentes. Voir le comparatif [Doodle, sondage ou vrai planning](https://accord.enys.dev/guides/doodle-ou-planning-association). ### À quelle fréquence faut-il refaire le planning des bénévoles ? Pour une activité hebdomadaire, un planning mensuel ou par période scolaire donne de la visibilité aux bénévoles sans les enfermer. Rafraîchissez les disponibilités à chaque nouvelle période, et gardez un point hebdomadaire court pour traiter les absences. ### Que faire quand il n'y a pas assez de bénévoles sur un créneau ? Regardez d'abord si le créneau peut être regroupé ou réduit, puis sollicitez la liste de renfort. Si le manque se répète, c'est un signal : la plage horaire est peut-être mal choisie, ou la charge repose sur trop peu de personnes. Mieux vaut fermer proprement un créneau que d'épuiser l'équipe. --- # Fidéliser ses bénévoles grâce à un planning respectueux de leur temps URL : https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning prévisible, choisi et équitable retient les bénévoles : visibilité, flexibilité, charge raisonnable, reconnaissance. Pratiques concrètes pour durer. L'essentiel : - Un bénévole reste quand son engagement est prévisible, choisi, équitable et reconnu, et le planning agit directement sur ces quatre points. - Publier le planning deux à trois semaines à l'avance, respecter les contraintes exprimées et plafonner la charge des bénévoles les plus disponibles limite les départs. - Le compte d'engagement citoyen peut ouvrir des droits à la formation à certains bénévoles, sous des conditions d'heures à vérifier sur le site officiel. Un bénévole reste quand son engagement est **prévisible, choisi, équitable et reconnu**. Le planning joue un rôle direct sur ces quatre points : il annonce les créneaux à l'avance, tient compte des contraintes de chacun, répartit la charge sans épuiser les plus disponibles et laisse une trace du temps donné. Un planning respectueux n'est pas un confort : c'est souvent la raison pour laquelle une personne qui avait dit « oui » en septembre est toujours là en juin. ## Pourquoi les bénévoles partent Les départs ont rarement une cause unique, mais certains motifs reviennent dans la plupart des associations : - **Trop sollicités** : les plus fiables reçoivent toutes les demandes, jusqu'à saturation. - **Pas assez sollicités** : un nouveau qui n'est jamais appelé se sent inutile et s'éloigne. - **Imprévisibles** : un planning donné trois jours avant, modifié sans prévenir, rend impossible toute organisation personnelle. - **Peu écoutés** : leurs contraintes sont oubliées, demandées plusieurs fois, ou jugées secondaires. - **Invisibles** : leur temps n'est ni compté ni remercié. - **Mal accueillis** : un premier créneau sans accompagnement laisse un souvenir durable. Aucun de ces points ne relève de la motivation de la personne : tous relèvent de l'organisation. ## Principe 1 : donner de la visibilité Plus on connaît son planning tôt, plus on peut s'y engager sereinement. Quelques pratiques : - Publier le planning **au moins deux à trois semaines à l'avance**, un mois si possible pour les activités régulières. - Garder des créneaux fixes : « le deuxième samedi du mois » se retient mieux que « une date différente chaque fois ». - Annoncer à la rentrée les périodes de fermeture (vacances scolaires, jours fériés) pour que tout le monde puisse planifier. Le calendrier de référence est celui du ministère de l'Éducation nationale sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Dans la zone A (Lyon, Villeurbanne), les vacances de la Toussaint 2026 s'étendent, selon le calendrier national, du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre. Un planning qui en tient compte dès le départ montre aux bénévoles qu'on a pensé à leur vie. ## Principe 2 : demander, puis écouter Un bénévole supporte mieux une contrainte qu'il a exprimée et qui a été entendue qu'un créneau « parachuté ». Collectez : - les **contraintes durables** une fois (« jamais le mercredi », « pas le dimanche ») ; - les **disponibilités de la période** à chaque période, en un clic ; - les **préférences** (type de poste, collègues avec qui on aime travailler) ; - le **niveau d'engagement** souhaité : un créneau par mois, un par semaine. Et surtout, respectez ce qui a été dit. Si quelqu'un a précisé qu'il ne travaille pas le mercredi et qu'il est quand même placé un mercredi, la confiance s'érode vite. Voyez [collecter les disponibilités de 40 bénévoles sans s'épuiser](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) pour la méthode. ## Principe 3 : maintenir une charge raisonnable Le piège des associations est de compter sur les « piliers ». Ils disent toujours oui, donc on leur redemande. Quelques règles pour ne pas les user : - **Plafonds écrits** : par exemple, pas plus de deux créneaux par semaine, ou un week-end sur deux. - **Repos** : après une période chargée, une pause sans sollicitation. - **Équilibre du pénible** : soirs, week-ends et fériés partagés, pas toujours portés par les mêmes personnes. - **Droit de dire non** sans justification, sans que cela pèse sur la relation. La méthode est détaillée dans [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ## Principe 4 : accueillir les nouveaux Les premières semaines décident de la suite. Un nouveau bénévole a besoin de : 1. un **interlocuteur identifié**, qui répond à ses questions ; 2. un **premier créneau en binôme**, avec un ancien, sans pression de performance ; 3. un **retour** après la première venue : « comment ça s'est passé ? » ; 4. une **montée en charge progressive** : un créneau par mois d'abord, plus ensuite s'il le souhaite. Une règle écrite simple (« tout nouveau fait ses trois premiers créneaux avec un ancien ») s'intègre naturellement dans un planning composé selon des règles. ## Principe 5 : gérer les imprévus avec bienveillance Les bénévoles ont une vie : travail, famille, santé. Une association qui sanctionne les absences perd ceux qui s'engagent le plus. À l'inverse, une association qui prévoit des **remplaçants** donne la liberté de dire « aujourd'hui je ne peux pas » sans culpabilité. - Liste de renfort connue. - Message de remplacement prêt à envoyer. - Aucune justification exigée en cas de désistement. Voir [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Principe 6 : rendre le temps visible et le reconnaître On reste plus volontiers là où son temps compte. Pratiques simples : - Tenir un **décompte des heures** par personne, et le communiquer à l'intéressé. - Remercier **nominativement**, après un événement ou en fin d'année. - Organiser un moment collectif (repas, assemblée conviviale) pour présenter le bilan. - Valoriser le bénévolat dans les comptes de l'association : voir [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). Pour certains bénévoles, il existe aussi un dispositif public de reconnaissance : le compte d'engagement citoyen, qui peut ouvrir des droits à la formation sous conditions d'heures. Les conditions précises sont indiquées sur le site officiel jeveuxaider.gouv.fr, et il est utile de les vérifier avant d'en parler. ## Principe 7 : écouter la sortie Quand un bénévole part, demandez-lui, sans insister, ce qui aurait pu l'aider à rester. Trois questions simples suffisent : - Qu'est-ce qui vous a plu dans votre engagement ? - Qu'est-ce qui vous a pesé ? - Qu'est-ce qui aurait changé votre décision ? Les réponses, consignées sur un an, révèlent des tendances précieuses : horaires mal choisis, un poste trop lourd, un manque d'accueil. ## Et les outils dans tout ça ? Un outil de planification ne fidélise pas à lui seul, mais il facilite plusieurs pratiques ci-dessus : collecte rapide des disponibilités par un lien sans compte, application des plafonds et des contraintes écrites en français, explication de chaque placement, messages prêts à envoyer, calendrier français intégré. Accord le fait, et vous pouvez en juger sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit) ou pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). Mais la fidélité vient d'abord de ce que vous décidez : visibilité, écoute, charge raisonnable. Pour la méthode générale de composition, lisez [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). ## Un exemple de changement concret Imaginons une association de soutien scolaire qui perdait régulièrement ses étudiants bénévoles au deuxième trimestre. Le constat : les plannings arrivaient la veille pour le lendemain, les périodes d'examens n'étaient pas prises en compte, et les mêmes cinq personnes dépannaient à chaque absence. Trois changements simples : - planning publié trois semaines à l'avance ; - question sur les périodes d'examens posée à la rentrée, avec créneaux allégés en décembre-janvier et en mai ; - liste de renfort tournante, avec un plafond de dépannages par mois. Aucun ne coûte d'argent. Tous passent par l'organisation du planning. ## Questions fréquentes ### Comment garder ses bénévoles motivés dans une association ? Donnez-leur de la visibilité (planning publié tôt), respectez leurs contraintes, limitez leur charge, accueillez bien les nouveaux et reconnaissez leur temps. La motivation se maintient surtout par des conditions d'engagement agréables et un sentiment d'utilité. ### Pourquoi les bénévoles abandonnent-ils au bout de quelques mois ? Les causes fréquentes sont la surcharge, le manque d'accueil, l'imprévisibilité du planning, la méconnaissance de leurs contraintes et l'absence de reconnaissance. Un point d'étape à trois mois permet d'ajuster avant le départ. ### Comment éviter l'épuisement des bénévoles les plus engagés ? Fixez des plafonds écrits, imposez des périodes de repos, répartissez les créneaux pénibles et sollicitez d'abord les personnes qui en ont fait le moins. Dites-leur clairement qu'ils peuvent refuser. ### À quelle fréquence faut-il remercier les bénévoles ? Après chaque événement marquant et au moins une fois par an, de façon personnalisée. Un message sincère après un coup de main compte plus qu'une cérémonie annuelle. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [JeVeuxAider.gouv.fr : la plateforme publique du bénévolat](https://www.jeveuxaider.gouv.fr) --- # Gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute : 7 réflexes URL : https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un bénévole se désiste la veille ou le matin même : liste de renfort, règles de remplacement, message type et seuil de fermeture. Méthode pour rester serein. L'essentiel : - Face à un désistement de bénévole de dernière minute, la parade est d'avoir décidé à l'avance : une liste de renfort, un ordre de sollicitation, un message type et un seuil de fermeture. - Un message de remplacement efficace est nominatif et précise le créneau, le lieu, la tâche et une échéance de réponse courte. - Chaque activité a un minimum vital de personnes en dessous duquel on la réduit ou on la ferme, en prévenant tôt les bénéficiaires par le canal qu'ils utilisent. Face à un désistement de dernière minute, la meilleure parade est d'avoir **décidé à l'avance** : une liste de bénévoles de renfort, un ordre de sollicitation, un message prêt à envoyer et un seuil en dessous duquel on réduit ou on ferme l'activité. Le jour même, il ne reste qu'à appliquer. Sans préparation, le responsable passe la matinée au téléphone et finit par remplacer lui-même, ce qui ne tient qu'un temps. ## Accepter que les désistements fassent partie du système Un bénévole n'est pas un salarié : il n'a pas de contrat de travail qui l'oblige à venir, et sa vie (famille, emploi, santé) passe légitimement avant. Une association qui considère chaque absence comme une faute fabrique du ressentiment et perd des bénévoles. Un planning bien conçu intègre donc le taux d'absence normal. Cela ne veut pas dire « tout est permis », mais que la solidité du dispositif ne doit pas reposer sur la présence parfaite de chacun. ## Réflexe 1 : constituer une liste de renfort Demandez, lors de la collecte des disponibilités, une case supplémentaire : « Je peux dépanner à la dernière minute ». Les personnes qui cochent cette case forment votre liste de renfort. Quelques bonnes pratiques : - Ne sollicitez pas toujours les mêmes, sinon la liste devient une corvée. - Précisez leur délai de réaction (« préviens-moi avant 18h la veille », « je peux le matin même par SMS »). - Notez les compétences : un remplaçant en soutien scolaire doit avoir le bon niveau, un remplaçant en distribution alimentaire doit connaître les règles d'hygiène. ## Réflexe 2 : fixer un ordre de sollicitation Définissez, une fois pour toutes, dans quel ordre on appelle : 1. les bénévoles du même poste qui sont libres sur le créneau ; 2. les remplaçants de la liste de renfort ayant les bonnes compétences ; 3. les bénévoles qui ont fait le moins de créneaux ce mois-ci (pour garder l'équité, voir [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles)) ; 4. en dernier recours, un membre du bureau. Cet ordre doit être connu, sinon chacun se sent choisi arbitrairement. ## Réflexe 3 : préparer un message prêt à envoyer Un bon message de remplacement tient en quatre éléments : le créneau précis, le lieu, ce qu'il faut faire, et la date limite de réponse. Par exemple : > Bonjour Sonia, Karim est absent demain jeudi de 17h30 à 19h pour l'aide aux devoirs (salle du centre social). Peux-tu le remplacer ? Un « oui » ou un « non » avant 20h me suffit, merci ! Évitez les formulations qui culpabilisent (« personne ne répond », « on est encore dans le pétrin »). Une demande claire, avec une réponse facile, obtient plus de oui. Accord génère ce type de messages prêts à envoyer pour WhatsApp, SMS ou e-mail, avec les informations du créneau déjà remplies. Si vous le faites à la main, gardez un modèle dans vos notes. ## Réflexe 4 : demander un préavis, sans le transformer en règle punitive Fixez une attente raisonnable, par exemple « prévenir dès que possible, au plus tard 24 heures avant quand c'est possible ». L'objectif n'est pas de sanctionner mais d'aider chacun à se projeter. Précisez que l'absence imprévue (maladie, urgence familiale) est toujours comprise. ## Réflexe 5 : fixer un seuil de fermeture ou de réduction Pour chaque activité, définissez le **minimum vital**, c'est-à-dire le nombre de personnes sous lequel l'activité ne peut pas se tenir correctement ou en sécurité. Puis décidez à l'avance de la conséquence : | Activité | Minimum vital | Si le minimum n'est pas atteint | | --- | --- | --- | | Permanence d'accueil | 2 personnes | Fermeture avec message sur la porte et le site | | Aide aux devoirs | 1 bénévole pour 4 élèves | Regroupement de deux groupes | | Distribution alimentaire | 4 personnes | Distribution réduite ou décalée | Ce tableau évite les décisions hâtives. Il protège aussi les bénévoles présents : personne n'est mis en difficulté parce qu'il se retrouve seul à faire le travail de trois. ## Réflexe 6 : communiquer vite avec les bénéficiaires Quand une activité est réduite ou annulée, prévenez ceux qui comptent dessus : familles, usagers, partenaires. Un message court, envoyé tôt, par le canal qu'ils utilisent vraiment (SMS, WhatsApp, affichage). Évitez de les laisser découvrir la fermeture sur place. ## Réflexe 7 : tirer les leçons sans chercher de coupable Tenez un petit journal : date, créneau, cause du désistement, solution trouvée. Au bout de deux ou trois mois, des tendances apparaissent : - Certains créneaux sont systématiquement fragiles (le vendredi soir, la veille de vacances). - Certains postes reposent sur une seule personne. - Certains bénévoles accumulent trop de créneaux et finissent par craquer. Ces constats permettent de corriger la structure, pas de blâmer des personnes. ## Prévenir plutôt que guérir Une partie des désistements se prévient en amont : - **Un rappel la veille.** Un message court la veille évite l'oubli sincère. - **Un planning lisible à l'avance.** Plus les bénévoles voient leur calendrier tôt, moins ils s'engagent sur autre chose. - **Le respect du calendrier.** Un créneau placé un lundi de Pentecôte ou pendant les vacances d'une famille mène droit à l'absence. Le calendrier français (fériés, vacances des zones A, B et C) est un paramètre de planification, pas un détail. - **Une charge raisonnable.** Un bénévole qui s'est engagé sur trop de créneaux finit par en manquer. Pour tester l'effet d'une absence avant qu'elle arrive, Accord propose des scénarios « Et si ? » : on retire un bénévole du planning et le moteur montre qui peut le remplacer, avec les conséquences sur le reste de la semaine. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Que faire quand un bénévole ne vient pas sans prévenir ? Contactez-le sans reproche (il y a souvent une explication), puis déclenchez le plan de remplacement. Après coup, rappelez simplement l'importance de prévenir, et vérifiez si la charge ou l'horaire lui convient encore. Si cela se répète, une discussion franche et bienveillante s'impose. ### Comment trouver un remplaçant le jour même ? Sollicitez d'abord la liste de renfort par SMS ou WhatsApp, avec un message précis et une échéance courte. En parallèle, regardez si l'activité peut fonctionner en mode réduit. Un message à un groupe large fonctionne moins bien qu'une demande nominative. ### Faut-il sanctionner un bénévole qui se désiste souvent ? Non, mais il faut en parler. Un désistement répété est souvent le signe d'une charge trop lourde, d'un créneau inadapté ou d'une perte de motivation. Proposer un autre rythme vaut mieux qu'une sanction, qui ferait partir la personne. ### Combien de bénévoles de réserve faut-il prévoir ? Il n'y a pas de chiffre universel. Observez votre taux d'absence sur deux ou trois mois, puis prévoyez une réserve qui couvre vos absences habituelles sur les créneaux les plus fragiles. Mieux vaut quelques remplaçants fiables qu'une longue liste jamais sollicitée. --- # Organiser les créneaux d'un repair café ou d'un atelier vélo URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-repair-cafe Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning d'un repair café ou d'un atelier vélo : répartir réparateurs par spécialité, accueil, file d'attente, binômes et remplacements. Exemple de séance. L'essentiel : - Un repair café ou un atelier vélo se planifie par spécialité (électroménager, informatique, couture, vélo) et par rôle (accueil, réparation, convivialité, responsable de séance). - Chaque spécialité principale est couverte par au moins deux réparateurs, un nouveau est toujours en binôme avec un ancien et une personne polyvalente reste en réserve. - Des tickets numérotés, un temps maximal de réparation par objet et un rythme mensuel pour un repair café évitent l'engorgement et l'épuisement des bénévoles. Pour organiser les créneaux d'un repair café ou d'un atelier vélo, planifiez l'équipe **par spécialité** (électroménager, informatique, couture, vélo) et par **rôle** (accueil, diagnostic, réparation, convivialité), avec un nombre de réparateurs ajusté à l'affluence attendue. Une séance fonctionne quand l'accueil trie les demandes, que chaque spécialité est couverte par au moins deux personnes et que chaque réparateur peut s'appuyer sur un binôme. ## Le principe : des compétences rares, une affluence variable Un repair café (concept né aux Pays-Bas, puis repris par de nombreuses associations) propose à des habitants de venir réparer leurs objets avec l'aide de bénévoles. Un atelier vélo associatif fonctionne de façon voisine, avec un public qui répare lui-même son vélo en étant accompagné. Le planning y est délicat pour deux raisons : - **Les compétences ne sont pas interchangeables.** Un réparateur d'appareils électriques ne répare pas un ordinateur ni une machine à coudre. - **L'affluence varie.** On ne sait pas combien de personnes viendront, ni avec quels objets. Il faut donc planifier une équipe qui couvre les besoins probables, sans mobiliser trop de réparateurs pour un public qui ne vient pas. ## Étape 1 : cartographier les spécialités Dressez la liste des familles d'objets que vous acceptez, et pour chacune, les bénévoles qui savent les réparer. | Spécialité | Exemples d'objets | Réparateurs nécessaires | | --- | --- | --- | | Petit électroménager | Grille-pain, aspirateur, cafetière | 2 | | Informatique | Ordinateurs, imprimantes, téléphones | 2 | | Couture et textile | Fermetures éclair, ourlets, retouches | 1 à 2 | | Vélo | Freins, dérailleur, pneus, éclairage | 2 | | Objets divers | Jouets, lampes, petits meubles | 1 | Notez aussi qui est **polyvalent**, car ces bénévoles dépannent quand une spécialité est en sous-effectif. Ne refusez pas d'objets que vous ne pouvez pas réparer en toute sécurité : affichez clairement la liste des objets acceptés. ## Étape 2 : prévoir les rôles non techniques Un atelier de réparation ne fonctionne pas qu'avec des réparateurs. Prévoyez : - **Un accueil** : accueille les arrivants, note les objets, répartit par spécialité, explique le déroulement. Il évite l'engorgement. - **Un espace convivial** : café, thé, gâteaux. C'est ce qui fait un repair café plutôt qu'une simple permanence technique, et cela occupe les personnes en attente. - **Un responsable de séance** : prend les décisions, veille à la sécurité, gère les imprévus. - **Un rangement et une caisse** (si participation libre ou adhésion) : en fin de séance, il faut ranger le matériel et noter les résultats. Souvent, une personne cumule deux rôles, mais prévoyez que chaque rôle ait un titulaire identifié. ## Étape 3 : choisir la fréquence et la durée Un repair café fonctionne le plus souvent à rythme régulier : un samedi par mois, par exemple, ou un soir par quinzaine, de deux à quatre heures. Les ateliers vélo sont fréquemment hebdomadaires. - **Durée** : à partir de quatre heures, les réparateurs fatiguent et les files d'attente se découragent. Mieux vaut deux séances courtes qu'une journée entière. - **Régularité** : le « premier samedi du mois » se retient très bien. - **Évitez** les jours fériés et les ponts, qui font chuter l'affluence et la présence des bénévoles. ## Étape 4 : constituer l'équipe de chaque séance Pour chaque séance, visez : - **au moins deux réparateurs** par spécialité principale ; - **un nouveau en doublon** avec un ancien, pour la formation sur le terrain ; - **un accueil** et **un responsable de séance** ; - **une réserve** : une personne polyvalente qui peut basculer d'une spécialité à l'autre. Exemple fictif de séance du premier samedi du mois, de 14h à 17h30, dans un centre social de Villeurbanne : | Rôle | Nombre | | --- | --- | | Responsable de séance | 1 | | Accueil / tri des demandes | 2 | | Réparateurs électroménager | 2 | | Réparateurs informatique | 2 | | Couture | 1 | | Réparateurs vélo | 2 | | Convivialité et rangement | 2 | | Total | 12 | Douze bénévoles sur la séance ne veut pas dire douze personnes différentes chaque mois. Avec un vivier de vingt bénévoles, un roulement permet à chacun de venir un mois sur deux, ce qui limite l'usure. Voir [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ## Étape 5 : organiser la file d'attente La file d'attente fait ou défait un repair café. Quelques solutions : - **Un ticket numéroté** à l'accueil, avec la spécialité concernée. - **Un tableau** indiquant le temps d'attente estimé par spécialité. - **Un temps de réparation maximal** par objet (par exemple trente à quarante-cinq minutes), au-delà duquel on propose un diagnostic et une solution de suite (pièce à commander, retour à la séance suivante). - **Un rôle de coordination** qui équilibre la charge : si le vélo est saturé et l'informatique vide, des réparateurs polyvalents peuvent aider. ## Étape 6 : prévoir les absences Un atelier dépend de quelques personnes clés. L'absence d'un réparateur informatique ou du seul bénévole qui sait réparer un type d'appareil peut vider une spécialité. Anticipez : - Qui sont les réparateurs en réserve pour chaque spécialité ? - La séance peut-elle se tenir avec une spécialité en moins ? Si oui, comment prévenir le public à l'avance (annonce « pas d'informatique ce mois-ci ») ? - Un message prêt à envoyer aux bénévoles de réserve pour demander un renfort. Le guide [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) détaille ces réflexes. Accord permet, de son côté, de simuler une absence avec la fonction « Et si ? » et de proposer des remplaçants qui ont la bonne compétence : voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Les points de vigilance - **Assurance et responsabilité** : renseignez-vous sur la couverture de l'association pour les dommages causés aux objets réparés et sur les accidents des bénévoles et des participants. Une assurance adaptée et une décharge claire pour les réparations à risque relèvent du bon sens. Voyez votre assureur ou votre fédération. - **Sécurité** : certains objets (appareils branchés au secteur, batteries) exigent des précautions. Définissez ce que vous refusez de réparer. - **Outillage** : prévoyez qui apporte quoi, et qui range. - **Heures de bénévolat** : notez la durée de chaque séance, préparation et rangement compris, pour la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Questions fréquentes ### Combien de réparateurs faut-il pour un repair café ? Cela dépend de l'affluence. Une petite séance peut démarrer avec six à huit personnes (accueil, quatre réparateurs, convivialité), à ajuster en observant les files d'attente pendant les premières séances. ### À quelle fréquence organiser un atelier de réparation ? Une fois par mois est un bon rythme pour un repair café : assez fréquent pour que le public s'en souvienne, assez rare pour que les bénévoles ne s'épuisent pas. Un atelier vélo fonctionne souvent à rythme hebdomadaire. ### Comment gérer l'afflux d'objets à réparer ? Limitez le nombre d'objets par personne, utilisez des tickets numérotés, fixez un temps maximal par objet et affichez une estimation du temps d'attente. Une réserve de réparateurs polyvalents équilibre les spécialités saturées. ### Comment former de nouveaux réparateurs ? Placez-les en binôme avec un ancien pendant leurs premières séances, en commençant par des objets simples. Un cahier de bonnes pratiques par spécialité transmet les savoir-faire. --- # Permanences d'accès au droit tenues par des bénévoles : le planning URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-permanences-acces-au-droit Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser des permanences juridiques bénévoles : professionnels et bénévoles, créneaux fixes, rendez-vous, confidentialité, remplacements et lien avec le CDAD. L'essentiel : - Pour planifier des permanences d'accès au droit, on distingue ce que font les professionnels du droit (information, consultation) et ce que font les bénévoles formés (accueil, orientation, aide aux démarches). - Les créneaux sont réguliers, avec ou sans rendez-vous, et la capacité se calcule en divisant les heures du professionnel par la durée d'un rendez-vous, souvent 20 à 30 minutes. - Les conseils départementaux d'accès au droit (CDAD), issus de la loi du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, coordonnent localement les points d'accès au droit et proposent des formations. Pour planifier des permanences d'accès au droit, distinguez ce que font les **professionnels du droit** (avocats, notaires, juristes, conciliateurs) et ce que font les **bénévoles** (accueil, orientation, aide aux démarches), fixez des créneaux réguliers avec ou sans rendez-vous, et organisez la rotation pour qu'un accueillant formé soit toujours présent. La confidentialité des échanges, la clarté du rôle de chacun et la fiabilité des horaires sont les trois conditions de confiance des usagers. ## Un cadre institutionnel à connaître L'accès au droit est organisé en France autour de dispositifs publics. Les conseils départementaux d'accès au droit (CDAD), créés dans le cadre de la loi du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, coordonnent localement des actions et des lieux d'information et d'orientation, dont les points d'accès au droit. Les associations, les mairies, les maisons de la justice et du droit et les professionnels du droit y participent. Selon votre situation, votre permanence peut s'inscrire dans ce réseau (labellisation, partenariat, financement) ou être indépendante. Prenez contact avec le CDAD de votre département pour connaître les dispositifs existants, les formations proposées et les lieux déjà couverts. Le cadre exact de ce que peut faire un bénévole (information, orientation, aide à l'écriture d'un courrier) par rapport à ce qui relève d'un professionnel du droit doit être clair : la consultation juridique et la rédaction d'actes pour autrui à titre habituel sont encadrées, renseignez-vous auprès du CDAD ou de la juridiction compétente avant de définir vos missions. ## Étape 1 : définir les missions de la permanence Précisez par écrit ce que la permanence fait et ne fait pas. | Type d'aide | Qui la fournit | | --- | --- | | Accueil et écoute | Bénévole formé | | Orientation vers le bon service | Bénévole formé | | Aide pour un formulaire administratif | Bénévole ou écrivain public | | Information juridique de premier niveau | Selon convention, professionnel ou bénévole formé | | Consultation juridique | Professionnel du droit | | Représentation, rédaction d'actes | Professionnel habilité | Ce tableau, validé avec vos partenaires, protège les usagers et les bénévoles. ## Étape 2 : fixer le format et les créneaux Plusieurs formats coexistent : - **Permanence sans rendez-vous**, qui accueille chacun dans l'ordre d'arrivée : souple, mais imprévisible en affluence. - **Permanence sur rendez-vous**, avec créneaux de 20 à 30 minutes : plus lisible, mais demande une prise de rendez-vous. - **Format mixte** : une partie des places réservées, une partie en accueil libre. Exemple illustratif : une permanence d'une demi-journée (14h à 17h) avec un juriste et deux accueillants bénévoles, pour 6 rendez-vous de 30 minutes et deux places libres. Le calcul de la capacité (heures du professionnel divisées par la durée d'un rendez-vous) évite de promettre plus que ce qu'on peut tenir. Fixez des jours réguliers : « tous les mardis après-midi » se retient très bien et fidélise le public. ## Étape 3 : composer l'équipe de chaque permanence Chaque permanence réunit généralement : 1. **Un professionnel du droit** (avocat, juriste, notaire, conciliateur, etc.), souvent bénévole ou rémunéré par le dispositif, selon la convention. 2. **Un ou deux accueillants bénévoles**, qui accueillent, orientent et préparent le rendez-vous. 3. **Un référent de la structure** (association, mairie), joignable pour les situations délicates. Les professionnels du droit se répartissent généralement sur un tableau annuel, avec des tours par mois. Les bénévoles d'accueil sont organisés en rotation, avec au moins un ancien présent à chaque permanence. ## Étape 4 : former et accompagner les accueillants Un accueillant bénévole n'est pas juriste. Il doit toutefois savoir : - écouter sans juger, reformuler la demande ; - repérer l'urgence (expulsion, violences, délais de recours) et orienter immédiatement ; - connaître les partenaires locaux (CCAS, associations spécialisées, services publics, aide juridictionnelle) ; - respecter la confidentialité et les limites de son rôle. Le CDAD, les barreaux et les fédérations associatives proposent des formations. Un bénévole nouvellement arrivé commence par observer, puis accueille en binôme, puis seul. ## Étape 5 : respecter la confidentialité Les personnes qui viennent exposent souvent une situation privée, parfois grave. Quelques règles de fonctionnement : - une **salle ou un espace** où l'on ne s'entend pas depuis l'extérieur ; - des **fiches minimales** : n'enregistrez que ce qui est nécessaire, conservez-les sécurisées, détruisez-les à terme ; - l'**engagement écrit** de confidentialité des bénévoles ; - un **planning sans données sensibles** : le planning des bénévoles ne doit pas contenir les noms des usagers. La protection des données personnelles s'applique à votre activité. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) pour les bons réflexes, et la CNIL pour le cadre officiel. ## Étape 6 : prévoir les absences Une permanence sans professionnel du droit peut être une permanence sans objet. Organisez donc : - une **liste de professionnels de réserve** ; - un **accord avec le CDAD ou le barreau** pour qu'un remplaçant puisse être proposé ; - une **règle de repli** : si le professionnel est absent, la permanence est annulée avec message aux personnes ayant rendez-vous, ou transformée en permanence d'orientation tenue par les accueillants ; - un **message prêt à envoyer** aux usagers inscrits : annulation, report, autre lieu. Voir [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Étape 7 : tenir compte du calendrier Les professionnels du droit sont soumis à l'agenda des tribunaux et des vacances judiciaires. Les bénévoles suivent les vacances scolaires. Annoncez le calendrier annuel des permanences à la rentrée, avec les fermetures. Les vacances scolaires 2026-2027 sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : d'après le calendrier national, la Toussaint 2026 s'étend du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre. Pensez aux jours fériés qui tombent sur vos jours de permanence. ## Étape 8 : suivre l'activité Notez, de manière anonyme et agrégée : - le nombre de personnes reçues ; - les thèmes abordés (logement, droit du travail, famille, étrangers, consommation) ; - les orientations effectuées ; - les heures de bénévolat et de professionnels. Ces données nourrissent vos bilans et vos demandes de subvention. Voir [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Un outil pour tenir la rotation Pour coordonner des professionnels et des bénévoles sur plusieurs lieux, Accord permet d'écrire des règles en français (« une permanence a toujours un professionnel et deux accueillants », « Me Durand ne vient pas le premier mardi du mois »), de composer le planning et de proposer des remplaçants. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Qui peut tenir une permanence d'accès au droit ? Des professionnels du droit (avocats, notaires, juristes, conciliateurs) pour l'information et la consultation, et des bénévoles formés pour l'accueil et l'orientation. Le cadre précis dépend de votre convention : renseignez-vous auprès du CDAD. ### Comment contacter le conseil départemental d'accès au droit ? Via le site de la cour d'appel ou du tribunal judiciaire de votre département, qui présente le CDAD et ses contacts. ### Un bénévole peut-il donner des conseils juridiques ? Il peut informer et orienter dans la limite de ses compétences et de son rôle défini. La consultation juridique est encadrée : demandez au CDAD ce qui est autorisé dans votre cadre. ### Faut-il des rendez-vous pour une permanence juridique ? Cela dépend de l'affluence. Le rendez-vous réduit l'attente, l'accueil libre est plus accessible. Un format mixte combine les deux. Sources : - [Légifrance : loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique](https://www.legifrance.gouv.fr) - [CNIL : protection des données personnelles](https://www.cnil.fr) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Permanences d'accueil avec des bénévoles : couverture et remplacements URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-permanences-accueil Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Tenir un accueil avec des bénévoles : calculer la couverture, choisir la durée des créneaux, former les binômes, rédiger la fiche de permanence, remplacer. L'essentiel : - Le planning des permanences d'accueil part des horaires d'ouverture : on les découpe en créneaux, on multiplie par le nombre de personnes présentes, et on obtient le nombre de places à pourvoir chaque semaine. - Un accueil ouvert 22 heures par semaine en binôme, découpé en créneaux de 2 heures, représente 22 places hebdomadaires : il faut alors une vingtaine de bénévoles réguliers et quelques personnes en réserve. - La permanence tient si chaque binôme dispose d'une fiche de permanence écrite, si une liste de réserve est prête et si l'association préfère réduire un créneau plutôt que d'y laisser une personne seule et débordée. Pour tenir des permanences d'accueil avec des bénévoles, partez des horaires d'ouverture, découpez-les en créneaux de deux à trois heures, décidez combien de personnes doivent être présentes, puis comparez le nombre de places à pourvoir au nombre de bénévoles disponibles. Un accueil ouvert 22 heures par semaine, tenu en binôme par créneaux de 2 heures, demande 22 places chaque semaine : comptez une vingtaine de bénévoles réguliers et une réserve. Donnez à chaque binôme une fiche de permanence écrite et préparez les remplacements avant d'en avoir besoin. Ce guide traite l'accueil physique d'un lieu (local associatif, maison de quartier, épicerie solidaire, tiers-lieu). La méthode générale pour planifier des bénévoles est dans [le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). ## Calculer la couverture La **couverture** est le rapport entre les places tenues et les places à tenir. C'est le chiffre à suivre, avant même le nombre de bénévoles. Exemple : un local associatif de Villeurbanne ouvre du lundi au vendredi de 14 h à 18 h et le samedi de 10 h à 12 h, soit 22 heures par semaine. L'association veut toujours deux personnes à l'accueil. | Durée des créneaux | Créneaux par semaine | Places (binôme) | Bénévoles nécessaires à raison d'un créneau chacun | | --- | --- | --- | --- | | 2 heures | 11 | 22 | 22 | | 4 heures | 6 | 12 | 12 | Des créneaux longs demandent moins de monde, mais découragent les bénévoles qui travaillent ou qui ont des enfants à récupérer. Des créneaux courts multiplient les relèves. Pour un accueil de l'après-midi, deux heures est souvent le bon compromis : on vient « entre deux choses ». Ajoutez ensuite une **réserve** : les absences, les vacances et les départs sont la règle, pas l'exception. Pour 22 places hebdomadaires, prévoir quatre ou cinq personnes de plus qui acceptent de dépanner donne de l'air. > Si la couverture descend durablement sous les places à tenir, réduisez les horaires d'ouverture et annoncez-le. Un accueil fermé le jeudi est préférable à un accueil ouvert par une personne seule, épuisée, qui finira par partir. ## Composer les binômes Un binôme d'accueil n'est pas deux noms tirés au hasard. Quatre critères comptent : 1. **Un ancien et un nouveau**, au moins pendant les premières semaines d'un bénévole. C'est la meilleure formation qui soit. 2. **Les compétences nécessaires au créneau** : tenir la caisse, parler une langue fréquente parmi le public, savoir utiliser l'ordinateur d'inscription. 3. **Les clés et l'alarme** : au moins une personne par créneau d'ouverture et par créneau de fermeture doit les avoir. 4. **Les affinités, sans exclusivité** : des binômes fixes rassurent, mais un binôme toujours identique s'effondre dès qu'un des deux s'absente. Faites tourner un peu. Écrivez ces règles noir sur blanc (« jamais deux nouveaux ensemble », « au moins une personne avec les clés à 14 h et à 18 h ») pour que le planning puisse être vérifié par quelqu'un d'autre que vous. Des exemples de formulation sont dans [écrire les règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## La fiche de permanence C'est le document qui fait qu'une permanence se passe bien même quand le coordinateur n'est pas là. Une page, rangée à l'accueil, contenant : - l'ouverture et la fermeture pas à pas (alarme, lumières, caisse, fenêtres) ; - les numéros utiles : coordinateur, responsable du jour, urgences ; - les réponses aux cinq questions les plus fréquentes du public ; - ce qu'on ne fait pas à l'accueil (conseils juridiques, médicaux, engagements au nom de l'association) et vers qui orienter ; - la conduite à tenir en cas de situation difficile ; - un cahier de liaison où chaque binôme note ce que le suivant doit savoir. La fiche se relit à chaque arrivée de bénévole et se met à jour deux fois par an. ## Suivre la couverture semaine par semaine Un tableau simple, affiché ou partagé, montre l'état de chaque créneau de la semaine à venir : | Créneau | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 14 h à 16 h | Complet | Complet | Complet | 1 sur 2 | Complet | | | 16 h à 18 h | Complet | 1 sur 2 | Complet | Vide | Complet | | | 10 h à 12 h | | | | | | Complet | En un coup d'œil, on voit qu'il faut trouver trois personnes pour jeudi et une pour mardi. C'est ce tableau qu'on envoie à la liste de réserve, pas le planning complet. ## Organiser les remplacements Les désistements arrivent toutes les semaines dans un accueil tenu par des bénévoles. Trois règles suffisent à les absorber : - **celui qui ne peut pas venir prévient le plus tôt possible**, par un canal unique (le coordinateur ou le groupe de l'accueil) ; - **la liste de réserve est sollicitée dans un ordre connu**, en commençant par ceux qui ont fait le moins de permanences ce mois-ci ; - **un seuil est fixé à l'avance** : en dessous d'une personne, le créneau ferme et une affiche l'annonce. La procédure détaillée, avec un message type, est dans [gérer les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Pour répartir la charge sans épuiser les plus disponibles, voir [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ## Le calendrier : fériés, vacances, été Reportez les jours fériés en début d'année : sur 2026-2027, le mercredi 11 novembre, le lundi 29 mars (Pâques), le jeudi 6 mai (Ascension) et le lundi 17 mai (Pentecôte) tombent un jour d'ouverture en semaine. Décidez une fois pour toutes si l'accueil ferme ces jours-là. L'été, beaucoup d'associations passent à des horaires réduits : annoncez-les dès juin et recueillez les disponibilités d'été à part. ## Assurance et responsabilité La fiche F1124 de service-public.gouv.fr rappelle que la responsabilité civile d'une association couvre en général les dommages causés à des tiers par ses bénévoles, mais pas toujours les blessures des bénévoles eux-mêmes ; une assurance individuelle accident peut alors être utile. Vérifiez avec votre assureur que l'activité d'accueil et les horaires d'ouverture sont bien couverts, et mentionnez-le dans la fiche de permanence. ## Avec un outil Pour un accueil de cinq ou six créneaux, un tableau partagé suffit. Au-delà, croiser les disponibilités de trente bénévoles, les clés, les binômes ancien-nouveau et la réserve prend des heures chaque mois. [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille les disponibilités par lien, sans compte, applique ces règles et, quand une absence est déclarée, propose directement les remplaçants disponibles. Il s'essaie 7 jours gratuitement, sans carte bancaire ; les formules sont détaillées sur la page [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs). ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour tenir un accueil ? Multipliez le nombre de créneaux par semaine par le nombre de personnes présentes à chaque créneau, puis divisez par le nombre de créneaux que chaque bénévole accepte de faire. Ajoutez une réserve de quatre ou cinq personnes pour absorber absences et vacances. ### Faut-il toujours être deux à l'accueil ? C'est recommandé dès que l'accueil reçoit du public, manipule de l'argent ou se trouve dans un local isolé : on se relaie, on se forme, on n'est pas seul face à une situation difficile. Si vous ne pouvez pas tenir le binôme, réduisez les horaires plutôt que de laisser quelqu'un seul. ### Comment organiser le remplacement d'un bénévole absent ? Avec une liste de réserve sollicitée dans un ordre connu, un canal unique pour prévenir et un seuil de fermeture fixé à l'avance. Le bénévole absent prévient le plus tôt possible, le coordinateur relaie aux remplaçants. ### Quelle durée pour une permanence d'accueil ? Deux heures conviennent à la plupart des bénévoles qui ont une activité ou des enfants ; trois à quatre heures conviennent aux retraités et aux étudiants disponibles. Proposez les deux formats si votre effectif le permet. Sources : - [Service-public.gouv.fr : assurance des associations (F1124)](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F1124) - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) --- # Planning d'un événement associatif : rétroplanning et déroulé jour J URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-evenement-associatif Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Vide-grenier, gala ou tournoi : rétroplanning de J-4 mois à J+15, démarches (déclaration, buvette, assurance) et déroulé heure par heure du jour J. L'essentiel : - Le planning d'un événement associatif se fait en deux documents : un rétroplanning qui part de la date et remonte jusqu'à trois ou quatre mois avant, puis un déroulé heure par heure du jour J. - Les démarches officielles doivent y figurer en premier : pour un vide-grenier, déclaration préalable en mairie et registre des vendeurs déposé dans les 8 jours ; pour une buvette, autorisation du maire, limitée à 5 par an pour une association. - Le déroulé du jour J nomme un responsable par moment clé (montage, ouverture, relèves, fermeture, rangement) et prévoit des marges de 15 à 30 minutes entre les étapes. Le planning d'un événement associatif tient en deux documents. Le **rétroplanning** part de la date de l'événement et remonte dans le temps : choix de la date et démarches trois à quatre mois avant, communication deux mois avant, bénévoles et logistique le dernier mois, bilan quinze jours après. Le **déroulé du jour J** découpe la journée heure par heure, avec un responsable pour chaque moment clé. Les démarches officielles (déclaration en mairie, buvette, assurance) se placent en premier, parce que leurs délais ne se négocient pas. Ce guide couvre l'organisation d'ensemble. La répartition des bénévoles par poste et par créneau est traitée à part dans [le planning des bénévoles d'un événement](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement). ## Le rétroplanning type Exemple pour un vide-grenier, un gala ou un tournoi d'une journée, à adapter à la taille de l'événement : | Échéance | Ce qu'on fait | | --- | --- | | J-4 à J-3 mois | Date, lieu, budget prévisionnel, vérification de l'assurance ; demande de buvette si l'événement a lieu dans une installation sportive | | J-2 mois | Réservation du matériel (tables, barrières, sono), partenaires, ouverture des inscriptions (exposants, équipes, élèves) | | J-6 semaines | Communication publique : affiches, réseaux, presse locale, commerces | | J-1 mois | Déclaration préalable en mairie pour un vide-grenier, demande d'autorisation de buvette, appel aux bénévoles | | J-15 jours | Planning des bénévoles publié, plan du site, clôture des inscriptions | | J-7 jours | Achats, impressions, confirmation des prestataires, message de rappel aux bénévoles | | J-1 | Montage, briefing des responsables de poste, test de la sono et de la caisse | | Jour J | Déroulé heure par heure (voir plus bas) | | J+8 jours | Dépôt du registre des vendeurs en mairie pour un vide-grenier | | J+15 jours | Bilan financier, remerciements, retours des bénévoles, notes pour l'an prochain | Placez chaque ligne dans un tableau avec trois colonnes de plus : responsable, date limite, fait ou pas fait. C'est ce tableau qu'on regarde en réunion de bureau, pas un long compte rendu. ## Les démarches à caler en premier ### Vide-grenier ou brocante D'après la fiche F1813 de service-public.gouv.fr, une association peut organiser un vide-grenier dans un lieu privé ou sur la voie publique, sous plusieurs conditions : - **déclaration préalable en mairie**, au plus tard 15 jours avant l'événement s'il n'a pas lieu sur le domaine public ; sur la voie publique, elle accompagne la demande d'occupation temporaire du domaine public, à anticiper selon les délais de votre commune ; - **les particuliers ne peuvent vendre que des objets personnels et usagés, deux fois par an au plus**, et signent une attestation sur l'honneur ; - **un registre des vendeurs**, coté et paraphé par le maire ou le commissaire de police, est tenu pendant la manifestation puis **déposé en mairie dans les 8 jours** qui suivent. La même fiche signale que la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 modifie le régime de la déclaration préalable et que des décrets d'application sont attendus : vérifiez auprès de votre mairie la procédure en vigueur au moment de votre demande. ### Buvette Selon la fiche F24345 de service-public.gouv.fr, une association qui tient une buvette ouverte au public lors d'une fête ou d'une vente qu'elle organise doit obtenir l'autorisation du maire, **dans la limite de 5 autorisations par an**, et ne peut servir que des boissons des groupes 1 (sans alcool) et 3 (boissons fermentées non distillées, comme le vin, la bière ou le cidre). Dans une installation sportive, l'alcool est interdit en principe ; des dérogations de 48 heures au plus sont possibles pour les boissons du groupe 3, dans la limite de 10 par an pour une association sportive agréée, sur demande déposée **au moins trois mois avant**. D'où sa place en tête du rétroplanning d'un tournoi. ### Assurance La fiche F1124 rappelle qu'il faut vérifier que le contrat de l'association couvre la manifestation, et que certaines collectivités ou gestionnaires de salle demandent une attestation de responsabilité civile. Demandez-la à votre assureur dès la réservation du lieu. ## Le déroulé du jour J Le déroulé est un tableau horaire : une ligne par étape, avec l'heure, ce qui se passe, le responsable et le lieu. Voici celui d'un vide-grenier de quartier un dimanche, avec 80 exposants. | Heure | Étape | Responsable | | --- | --- | --- | | 5 h 30 | Ouverture du site, barrières, fléchage | Responsable logistique | | 6 h à 8 h | Accueil et placement des exposants, vérification des pièces d'identité, signature du registre | Responsable accueil exposants | | 7 h 30 | Ouverture de la buvette | Responsable buvette | | 8 h | Ouverture au public | Coordinateur | | 10 h 30 | Première relève des bénévoles | Responsables de poste | | 12 h à 14 h | Pic de la buvette, renfort de deux personnes | Responsable buvette | | 14 h | Seconde relève | Responsables de poste | | 17 h | Fin des ventes | Coordinateur | | 17 h à 18 h 30 | Départ des exposants, nettoyage, tri des encombrants | Responsable logistique | | 18 h 30 | Comptage de la caisse à deux, clôture du registre | Trésorier | Deux autres formats, en résumé : - **Gala de danse ou concert d'élèves (samedi soir)** : générale technique l'après-midi, arrivée des élèves deux heures avant le lever de rideau, ouverture des portes 45 minutes avant, entracte au milieu, rangement de la salle le soir même si elle est rendue le lendemain matin. - **Tournoi sportif (samedi)** : accueil des équipes une heure avant le premier match, poules le matin, pause déjeuner fixe, phases finales l'après-midi, remise des prix à heure annoncée (les familles s'organisent en fonction). > Entre deux étapes, gardez 15 à 30 minutes de marge. Un tournoi qui prend vingt minutes de retard à midi en a souvent une heure à 17 h. ## Choisir la date Une date se choisit d'abord contre les autres : vacances scolaires (une grande partie des familles part), jours fériés et ponts, événements concurrents dans la commune, disponibilité de la salle. En 2027, le 1er et le 8 mai tombent un samedi, et le pont de l'Ascension va du jeudi 6 au dimanche 9 mai : des dates à éviter pour un événement familial, ou à viser pour un événement de plein air si votre public reste sur place. Les dates officielles sont dans [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). Le forum des associations de septembre suit une logique comparable, décrite dans [préparer le forum des associations](https://accord.enys.dev/guides/preparer-forum-des-associations). ## Les erreurs fréquentes - **Déposer les demandes trop tard.** Une buvette dans un gymnase se demande trois mois avant, et l'occupation de la voie publique demande souvent plusieurs semaines : renseignez-vous tôt en mairie. - **Un seul responsable pour tout.** Le jour J, le coordinateur ne doit tenir aucun poste fixe : il circule et décide. - **Pas de déroulé écrit.** Chacun a son idée de l'heure d'ouverture des portes. - **Oublier le rangement.** C'est le moment où il reste le moins de bénévoles ; planifiez-le comme un poste à part entière. - **Ne rien noter pour l'an prochain.** Le bilan de J+15 fait gagner des semaines l'année suivante. ## Avec un outil Le rétroplanning et le déroulé tiennent dans un tableur partagé. La partie la plus longue est souvent la répartition des bénévoles sur les postes et les relèves, avec les disponibilités de chacun : [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille ces disponibilités par lien, sans compte, et compose la répartition en respectant vos règles (« pas plus de 3 h à la buvette », « au moins un majeur par poste »). Les désistements du matin se gèrent ensuite comme expliqué dans [gérer les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Questions fréquentes ### Comment faire le rétroplanning d'un événement associatif ? Partez de la date de l'événement et remontez : démarches et lieu trois à quatre mois avant, matériel et inscriptions deux mois avant, communication six semaines avant, bénévoles et logistique le dernier mois. Ajoutez pour chaque ligne un responsable et une date limite. ### Quelles démarches pour organiser un vide-grenier en association ? Une déclaration préalable en mairie (au plus tard 15 jours avant si l'événement n'a pas lieu sur le domaine public), une demande d'occupation du domaine public le cas échéant, un registre des vendeurs coté et paraphé déposé en mairie dans les 8 jours, et une vérification de l'assurance. La loi du 26 mai 2026 fait évoluer la déclaration : vérifiez la procédure auprès de votre mairie. ### Une association peut-elle ouvrir une buvette ? Oui, avec l'autorisation du maire, dans la limite de 5 autorisations par an pour les buvettes qu'elle organise elle-même, et uniquement pour des boissons des groupes 1 et 3. Dans une installation sportive, les règles sont plus strictes et la demande doit être faite au moins trois mois avant. ### Combien de temps avant faut-il préparer un événement associatif ? Trois à quatre mois pour un événement d'une journée qui demande des autorisations (vide-grenier, buvette, voie publique). Six mois et plus pour un festival ou un gala qui mobilise une salle de spectacle très demandée. Sources : - [Service-public.gouv.fr : vide-greniers ou brocante organisé par une association (F1813)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1813) - [Service-public.gouv.fr : buvette ou bar tenu par une association (F24345)](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F24345) - [Service-public.gouv.fr : assurance des associations (F1124)](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F1124) --- # Planning d'une distribution alimentaire ou d'une épicerie solidaire URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-distribution-alimentaire Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les équipes d'une distribution alimentaire : collecte, tri, froid, accueil, rangement. Postes, effectifs, règles d'hygiène à connaître et plan B. L'essentiel : - Le planning d'une distribution alimentaire se construit par postes enchaînés : collecte, tri et stockage, installation, accueil, distribution et rangement, chacun avec ses horaires et son effectif minimum. - D'après l'instruction technique 2017-551 du ministère de l'Agriculture, la distribution caritative relève de la remise directe, avec traçabilité, chaîne du froid et en principe au moins 48 heures de DLC restante à la réception. - Les rôles uniques (clés, chambre froide, véhicule) sont doublés, et les nouveaux bénévoles ne sont jamais seuls sur le tri des produits frais. Le planning d'une distribution alimentaire se construit **par postes enchaînés** : collecte des denrées, tri et stockage, mise en place, accueil des bénéficiaires, distribution, rangement. Chaque poste a ses horaires, son effectif minimum et parfois des exigences d'hygiène. La clé est de planifier d'abord la journée type poste par poste, puis d'y placer des personnes en veillant à ce que les rôles sensibles (froid, clés, caisse d'une épicerie) ne reposent jamais sur une seule personne. ## Une activité faite de plusieurs chantiers, pas d'un seul créneau Du point de vue d'un bénévole, « la distribution du mardi » est un moment. Du point de vue du planning, c'est une chaîne : | Poste | Quand | Effectif type | Particularité | | --- | --- | --- | --- | | Collecte en magasins ou à la banque alimentaire | Matin | 2 à 3 | Véhicule, permis, manutention | | Tri et rangement des denrées | Après la collecte | 2 à 4 | Contrôle des dates, chaîne du froid | | Installation de la salle | Avant l'ouverture | 2 | Tables, signalétique | | Accueil et inscription | Pendant l'ouverture | 2 | Écoute, confidentialité | | Distribution ou service en rayon | Pendant l'ouverture | 3 à 6 | Selon le nombre de foyers | | Caisse (épicerie solidaire) | Pendant l'ouverture | 1 | Participation symbolique des foyers | | Rangement et nettoyage | Après l'ouverture | 3 | Fermeture du local | Ces effectifs sont des ordres de grandeur à adapter. Ils montrent surtout que la distribution mobilise plus de monde en amont et en aval que sur le moment visible. ## Étape 1 : cartographier les postes et leurs contraintes Pour chaque poste, notez : - l'horaire exact et la durée (par exemple, collecte de 8h à 10h30) ; - l'effectif minimum et l'effectif confortable ; - les compétences ou autorisations nécessaires : permis de conduire, port de charges, connaissance des règles d'hygiène ; - les personnes qui détiennent les clés, les codes ou les véhicules. Les « rôles uniques » sont vos zones de risque. Si une seule personne sait ouvrir la chambre froide ou conduire le camion, son absence bloque tout. Un bon planning les repère et prévoit un second. ## Étape 2 : connaître le cadre sanitaire Les associations qui distribuent des denrées sont soumises à des règles d'hygiène. Quelques repères, issus de l'instruction technique 2017-551 du ministère de l'Agriculture sur l'aide alimentaire : - L'activité de distribution des associations caritatives est assimilée à une activité de remise directe, au sens de l'arrêté du 21 décembre 2009. Les règles générales d'hygiène du règlement (CE) n° 852/2004 s'appliquent. - Les associations habilitées pour l'aide alimentaire doivent, d'après l'article L. 230-6 du code rural et de la pêche maritime, disposer de procédures garantissant la conformité des denrées et assurer une traçabilité physique et comptable, du point de livraison ou de collecte jusqu'à la distribution. - Pour les denrées à date limite de consommation (DLC), le délai restant à la réception doit en principe être d'au moins 48 heures, sauf si l'association peut démontrer qu'elle redistribuera avant l'échéance. - Les températures maximales de conservation sont fixées par les arrêtés de 2009 et 2013, y compris pendant le transport et le stockage. - Un guide de bonnes pratiques d'hygiène (GBPH) dédié à la distribution de produits alimentaires par les organismes caritatifs existe : il est conseillé de s'y référer. Ces règles ont une conséquence directe sur le planning : les tâches de tri et de froid doivent être confiées à des personnes **informées**. Prévoyez une brève formation à l'arrivée de chaque nouveau bénévole, et ne le placez pas seul sur ces postes. Pour les démarches précises de votre structure (déclaration, convention avec les donateurs, contrôles), rapprochez-vous de la direction départementale chargée de la protection des populations et de votre fédération. ## Étape 3 : planifier la collecte et l'arrivée des denrées La collecte est souvent le poste le plus fragile : horaires imposés par les magasins, volumes variables, besoin d'un véhicule. Quelques conseils : - Stabilisez les tournées : même jour, même heure, mêmes personnes quand c'est possible. Les magasins aiment un interlocuteur régulier. - Prévoyez un binôme pour chaque tournée (sécurité, charges). - Calez le tri immédiatement après la collecte, pour que les produits frais ne restent pas en attente. ## Étape 4 : dimensionner l'accueil et la distribution Le nombre de personnes à l'ouverture dépend du nombre de foyers accueillis et du mode de distribution : - **Colis préparés** : plus de travail en amont, moins de monde pendant l'ouverture. - **Libre choix en rayon (épicerie solidaire)** : plus de personnes au moment de l'accueil, une caisse, mais un service plus respectueux du choix des familles. Pour éviter l'attente, beaucoup d'associations répartissent les foyers sur des **créneaux de passage** (par exemple un quart d'heure ou une demi-heure). Vous pouvez alors dimensionner l'équipe sur les créneaux les plus chargés plutôt que sur l'ouverture entière. Les bénéficiaires peuvent être fragiles. Pour l'accueil, privilégiez des bénévoles à l'aise dans l'écoute, et formez au respect de la confidentialité. ## Étape 5 : écrire des règles de planning claires Exemples adaptés au terrain : - Deux personnes minimum à la fermeture du local. - Jamais la même personne à la collecte et au rangement le même jour. - Les nouveaux bénévoles commencent par l'installation et l'accueil, avant le tri des produits frais. - Karim ne travaille pas le mercredi, Sonia ne porte pas de charges lourdes. Ces règles permettent de composer la semaine sans négociation permanente. Dans un outil comme Accord, elles s'écrivent en français et le moteur les applique à chaque composition, avec l'explication de chaque placement. Voyez aussi [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association) pour la méthode générale. ## Étape 6 : prévoir l'absence et les pics Il y a deux types de variations : - **Les absences** : maladies, imprévus. Constituez une liste de renfort pour les postes de collecte et de tri. Voir [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). - **Les pics de fréquentation** : fin de mois, hiver, période de fêtes, rentrée scolaire. Anticipez des créneaux supplémentaires ou un renfort ponctuel de bénévoles occasionnels. Les bénévoles de passage (étudiants, salariés en mécénat de compétences, scouts) sont une ressource précieuse pour les pics, à condition qu'ils soient guidés par un référent expérimenté. ## Erreurs fréquentes - **Oublier les postes de l'ombre** (livraison, ménage, fermeture) dans le planning. - **Faire reposer la collecte sur une seule personne.** - **Placer les nouveaux directement sur le tri sans consignes.** - **Ne pas relever les heures.** Elles servent aux rapports d'activité et à la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour une distribution alimentaire ? Cela dépend du nombre de foyers et du mode de distribution. Une petite distribution de colis peut fonctionner avec six à huit personnes sur l'ensemble de la chaîne, une épicerie solidaire en libre choix en demande davantage. Calculez poste par poste, collecte et rangement compris. ### Une association doit-elle respecter des règles d'hygiène pour distribuer de la nourriture ? Oui. L'activité des associations caritatives relève des règles sanitaires de la remise directe, avec des exigences de traçabilité et de chaîne du froid. Consultez la direction départementale chargée de la protection des populations et votre fédération pour les démarches applicables à votre structure. ### Comment organiser les passages des familles pour éviter l'attente ? Proposez des créneaux de passage d'un quart d'heure ou d'une demi-heure, communiqués par SMS ou affichage. Vous lissez l'affluence et vous pouvez ajuster l'équipe à chaque créneau. ### Comment former rapidement un nouveau bénévole à l'hygiène ? Prévoyez une courte session à l'arrivée (lavage des mains, températures, contrôle des dates, traçabilité), et placez-le d'abord en binôme avec un bénévole expérimenté. Votre fédération ou votre banque alimentaire propose souvent des supports et des formations. Sources : - [Ministère de l'Agriculture : instruction technique 2017-551 sur l'aide alimentaire](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2017-551/telechargement) - [Légifrance : code rural et de la pêche maritime, article L. 230-6](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des animateurs d'un séjour de vacances ou d'une colonie URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-colonie Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser l'équipe d'un séjour de vacances : qualifications, effectif, nuits, repos et remplaçants. Les règles à vérifier et une méthode de planning. L'essentiel : - Pour planifier l'équipe d'un séjour de vacances, on part du projet pédagogique et de l'effectif minimal réglementaire, on vérifie les qualifications, puis on répartit les blocs de la journée et les nuits. - D'après jeunes.gouv.fr, l'organisateur déclare le séjour auprès de la DSDEN de son siège social deux mois avant le début de l'accueil. - Le tour de nuit tourne entre les animateurs, chaque nuit est suivie d'un temps de repos protégé, et le planning prévoit au moins une personne de plus que le minimum. Pour planifier les animateurs d'un séjour de vacances, partez du projet pédagogique, calculez l'effectif minimal exigé par la réglementation pour le nombre et l'âge des enfants, vérifiez les qualifications de l'équipe, puis répartissez les temps de la journée (réveil, activités, repas, coucher, nuit) en garantissant des temps de repos à chacun. Le planning se construit avant le départ, mais il doit pouvoir se réajuster sur place quand quelqu'un tombe malade. ## Ce que dit le cadre réglementaire (à vérifier pour votre séjour) Un séjour de vacances avec hébergement est un accueil collectif de mineurs, placé sous le contrôle de l'État. D'après la page « Parents, ce qu'il faut savoir » du site jeunes.gouv.fr, l'organisateur déclare le séjour auprès de la direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) de son siège social, deux mois avant le début de l'accueil. L'équipe comprend un directeur et des animateurs, et l'un de ses membres, placé sous l'autorité du directeur, assure le suivi sanitaire. L'organisateur doit aussi souscrire une assurance en responsabilité civile. Les règles de qualification des directeurs et des animateurs relèvent du code de l'action sociale et des familles (articles R227-12 et suivants) et de l'arrêté du 25 avril 2012 pris pour l'application de l'article R227-13. Le nombre minimal d'animateurs dépend de l'âge des enfants et du type de séjour. Ces chiffres ayant déjà été modifiés par le passé, relisez-les sur Légifrance ou auprès du service départemental jeunesse (SDJES) avant de figer votre planning, et ne vous fiez pas à un chiffre repris sans date. > Règle de bon sens : calculez toujours votre planning avec une personne de plus que le minimum. Un séjour calé au minimum légal ne résiste pas à un animateur malade. ## Les contraintes à lister avant de dessiner la grille - **L'effectif minimal** pour le nombre d'enfants et leur tranche d'âge, tout au long de la journée, nuit comprise. - **La part de qualifiés** dans l'équipe (BAFA, diplômes équivalents) et la place des stagiaires. - **Les profils particuliers** : surveillant de baignade qualifié si le séjour comprend de la baignade, personne chargée du suivi sanitaire, animateur titulaire d'un permis pour les transports. - **Les temps de repos** de chaque animateur. Les animateurs sont fréquemment engagés par un contrat d'engagement éducatif, qui prévoit des règles propres de repos quotidien et hebdomadaire. Relisez-les dans le texte applicable à votre organisation avant d'écrire la grille. - **Les activités spécialisées** (voile, escalade, équitation), qui demandent souvent un encadrement particulier. ## La journée type, découpée en blocs Un séjour fonctionne par blocs répétés. Chaque bloc a besoin d'un nombre minimal d'animateurs. | Bloc | Besoin principal | | --- | --- | | Réveil et petit déjeuner | Équipe presque complète, toilette des plus jeunes | | Activités du matin | Un animateur par groupe, suivant le taux prévu | | Repas | Toute l'équipe, pauses échelonnées | | Temps calme | Équipe réduite, deux animateurs de repos en alternance | | Activités de l'après-midi | Groupes, parfois sorties | | Soirée | Veillée, animateur de nuit désigné | | Nuit | Un ou plusieurs veilleurs selon l'hébergement | Plus vous détaillez ces blocs, plus la répartition devient simple : chaque animateur sait quels blocs il tient, et quels blocs sont ses temps de repos. ## Répartir les nuits et les repos La nuit est le point où les plannings échouent le plus souvent. Posez trois règles écrites : 1. **Un tour de nuit tournant**, avec un animateur différent chaque nuit et une nuit « de rattrapage » le lendemain. 2. **Un temps de repos protégé** après chaque tour de nuit (la matinée suivante au minimum). 3. **Un animateur par défaut de relève** : celui qui remplace en priorité au pied levé. Le directeur, lui, ne doit pas être celui qui tient toutes les nuits : il faut qu'il reste joignable et disponible pour les décisions. ### Exemple chiffré Un séjour de quatorze jours à la montagne accueille 36 enfants de 8 à 12 ans, avec six animateurs et un directeur. Les animateurs sont répartis en trois binômes qui tournent sur trois rôles : activités, vie quotidienne (repas, toilette, coucher) et repos. Chaque binôme occupe chaque rôle un jour sur trois. Pour la nuit, un seul binôme est « de garde » par nuit, de sorte que chaque animateur assure environ une nuit sur trois, avec une matinée libre le lendemain. Cette rotation est facile à lire sur une grille collée dans la salle de réunion. ## Préparer les imprévus avant le départ - **Maladie ou blessure** d'un animateur : prévoyez un animateur référent de remplacement et sachez qui le prévient. - **Retard d'un animateur au départ du bus** : le plan de départ doit tenir sans lui. - **Sorties** : un groupe qui part en randonnée réduit l'équipe disponible au centre. Vérifiez que le taux tient des deux côtés. - **Météo** : prévoyez un planning de repli en salle pour chaque journée en plein air. ## Avant le séjour : recueillir les disponibilités Le recrutement d'une équipe de séjour passe par des étudiants, des enseignants, des salariés en congés. Ils sont disponibles sur des périodes précises et ne répondent pas toujours vite. Rassemblez leurs dates, leurs diplômes et leurs préférences (nuits, activités) dans un document unique, plutôt que sur plusieurs messageries. Le guide sur [la collecte de disponibilités de bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) propose une méthode applicable aux équipes d'animation. Pour les accueils de loisirs sans hébergement, voyez aussi [le planning des animateurs d'un accueil de loisirs](https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-accueil-loisirs) et [les stages de vacances](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances). [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) peut aider à poser ces règles en français (« un animateur de nuit est libre le lendemain matin », « deux animateurs qualifiés au minimum sur chaque sortie ») et à recomposer le planning, avec des remplaçants proposés, lorsqu'un animateur manque. Il applique les règles que vous lui donnez : la conformité avec la réglementation reste à vérifier avec votre SDJES. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien d'animateurs faut-il pour une colonie ? Cela dépend de l'âge des enfants et du type de séjour, et ces seuils sont fixés par le code de l'action sociale et des familles et ses textes d'application. Vérifiez l'effectif minimal en vigueur sur Légifrance ou auprès du SDJES, puis prévoyez au moins une personne de plus pour absorber les absences. ### Faut-il déclarer un séjour de vacances ? Oui, un séjour avec hébergement doit être déclaré. D'après le site jeunes.gouv.fr, l'organisateur déclare le séjour auprès de la DSDEN de son siège social, deux mois avant le début de l'accueil. Vérifiez le délai et la procédure en vigueur auprès du service départemental. ### Qui assure la nuit en colonie ? Un ou plusieurs animateurs selon l'hébergement, en rotation, avec un temps de repos protégé le lendemain. Écrivez ce tour de nuit à l'avance et désignez un remplaçant par défaut. Le directeur doit rester joignable sans tenir toutes les nuits. ### Quels sont les droits au repos d'un animateur ? Ils dépendent du contrat. Beaucoup d'animateurs sont engagés par un contrat d'engagement éducatif, qui a ses propres règles de repos. Relisez le texte applicable ou renseignez-vous auprès de la DDETS (direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités) avant d'écrire votre grille. ### Un animateur stagiaire compte-t-il dans l'effectif ? Les stagiaires peuvent faire partie de l'équipe, selon des conditions précisées par la réglementation. Vérifiez le nombre admis dans le texte en vigueur, notamment pour les animateurs non qualifiés. Sources : - [Jeunes.gouv.fr : séjours de vacances et accueils collectifs de mineurs](https://www.jeunes.gouv.fr) - [Légifrance : code de l'action sociale et des familles, articles R227-12 et suivants](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des ateliers d'une association dans les écoles : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-interventions-milieu-scolaire Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les interventions d'une association en milieu scolaire : calendrier des écoles, intervenants, binômes, matériel et remplacements. Méthode et exemples. L'essentiel : - Quand une association intervient dans plusieurs écoles, on construit une grille par école avec des créneaux fixes, un intervenant référent par classe et un binôme ou un remplaçant. - Avant de s'engager, on calcule la charge : un cycle de cinq séances dans huit classes représente quarante créneaux d'intervenant, à répartir en tournées géographiques. - Les séances se placent sur les semaines réellement utilisables du calendrier scolaire, avec une ou deux semaines de réserve pour les reports ; les vacances de la Toussaint et de Noël sont communes aux trois zones. Quand une association intervient dans plusieurs écoles, le planning doit concilier **l'emploi du temps de chaque classe, le calendrier scolaire et la disponibilité des intervenants**. La méthode qui tient : construire une grille par école avec des créneaux fixes, affecter un intervenant référent à chaque classe, prévoir un binôme ou un remplaçant, et décaler tout le dispositif quand le calendrier change. Les enseignants apprécient avant tout la régularité. ## Un planning à plusieurs partenaires Une association qui anime des ateliers (lecture, sciences, environnement, prévention, théâtre, sport) en milieu scolaire dépend de plusieurs acteurs : - **Les écoles**, avec leurs horaires, leurs temps de récréation, de cantine et de sorties. - **Les enseignants**, qui décident dans quelle plage ils accueillent l'atelier. - **Les intervenants**, salariés ou bénévoles, avec leurs propres contraintes. - **Parfois la mairie ou l'inspection**, selon le cadre de l'intervention. Chaque école a ses règles propres, et chaque classe son emploi du temps. Le planning n'est donc pas unique : c'est une mosaïque de plannings à synchroniser. ## Étape 1 : recueillir les créneaux de chaque classe Pour chaque classe qui accueille l'association, demandez à l'enseignant : - les jours et les heures où l'atelier peut avoir lieu ; - la durée souhaitée (45 minutes, 1 heure, 1 h 30) ; - le nombre d'élèves et le lieu (classe, salle polyvalente, cour) ; - les temps à éviter (évaluations, sorties prévues, activités déjà inscrites). Un tableau par école, qui centralise ces données, vous évite de rappeler chaque enseignant à chaque période. ## Étape 2 : fixer la fréquence et le cycle Selon le projet, vous pouvez proposer : - **un cycle court** : 4 à 6 séances sur quelques semaines ; - **un atelier hebdomadaire** sur un trimestre ; - **une intervention ponctuelle** (une demi-journée, une semaine thématique). Le cycle détermine le nombre de créneaux à réserver. Un cycle de cinq séances avec huit classes demande quarante créneaux d'intervenant, à répartir sur plusieurs semaines. Calculez toujours cette charge avant de vous engager auprès des écoles. ## Étape 3 : construire des tournées d'intervenants Un intervenant ne peut pas être dans deux écoles au même moment, et il lui faut du temps pour se déplacer. Regroupez par **tournées** : une demi-journée dans la même école, ou deux écoles proches sur une journée. Exemple illustratif pour une association basée à Villeurbanne : | Jour | Matin | Après-midi | | --- | --- | --- | | Lundi | École A, 2 classes | École A, 1 classe | | Mardi | École B, 2 classes | École C, 1 classe (à 10 minutes à pied de B) | | Jeudi | École A, 2 classes | Préparation et matériel | | Vendredi | École D, 3 classes | Retour d'expérience | Intégrez dans chaque demi-journée le temps d'installation et de rangement du matériel, souvent oublié. ## Étape 4 : respecter le calendrier scolaire Les écoles ont leur calendrier propre, avec des jours de conseil, des sorties, des journées pédagogiques. Les vacances sont publiées par le ministère de l'Éducation nationale sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Pour la période de Toussaint 2026, la coupure va, d'après le calendrier national, du samedi 17 octobre au dimanche 1er novembre, avec reprise le lundi 2 novembre : aucune intervention ne peut y être programmée. Pour chaque période : 1. repérez les semaines utilisables ; 2. retirez les semaines où les écoles ont des événements fixes (spectacle de fin d'année, kermesse, sorties) ; 3. répartissez les séances sur ce qui reste, en gardant une ou deux semaines de réserve pour reporter une séance. ## Étape 5 : composer les équipes Selon l'âge des élèves et le type d'atelier, vous aurez besoin d'un ou deux intervenants par classe. Quelques règles utiles : - **Un binôme par classe pour les groupes de maternelle et de début d'élémentaire**, ou chaque fois que l'atelier demande une manipulation importante. - **Un référent par école**, interlocuteur stable de la direction et des enseignants. - **Un intervenant expérimenté avec chaque nouveau.** - **Jamais seul si la règle de l'établissement l'impose.** Le cadre exact de l'intervention (présence de l'enseignant, agrément, vérification des antécédents) dépend de l'école et de la nature de l'activité : renseignez-vous auprès de la direction de l'établissement et de l'autorité compétente. ## Étape 6 : prévoir les remplacements Une intervention annulée à la dernière minute pénalise les enseignants, qui ont organisé leur journée autour d'elle. Prévoyez : - un **intervenant remplaçant** qui connaît le contenu de l'atelier ; - un **kit autonome** (support, fiches, matériel) pour qu'un remplaçant puisse intervenir sans préparation longue ; - un message court à l'enseignant, prêt à l'emploi, pour annoncer un changement. Les pratiques de [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) s'appliquent ici. Pour les intervenants rémunérés, voir aussi [le planning des intervenants vacataires](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires). ## Étape 7 : communiquer et suivre Transmettez à chaque école, au début de chaque période : - le calendrier des séances ; - le nom de l'intervenant et un numéro joignable ; - le matériel à prévoir côté classe. À la fin du cycle, notez le nombre de séances, d'élèves et d'heures. Ces données alimentent les bilans pour vos financeurs et la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures) si vos intervenants sont bénévoles. Un outil de planification peut vous aider à tenir la mosaïque : Accord connaît les vacances scolaires des zones A, B et C, applique vos règles écrites en français et prépare les messages d'envoi aux écoles. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Comment une association peut-elle intervenir dans une école ? L'intervention se décide avec la direction de l'établissement et l'enseignant concerné, dans le cadre du projet d'école. Les conditions précises (convention, agrément, présence de l'enseignant) varient selon la nature de l'activité et le temps de l'intervention : renseignez-vous auprès de l'école et de l'autorité compétente. ### Comment répartir les intervenants entre plusieurs écoles ? Regroupez par tournées géographiques, avec un référent par école et un binôme sur les classes demandant plus d'accompagnement. Calculez d'abord la charge totale en créneaux d'intervenant. ### Que faire quand une école annule une séance ? Prévoyez une semaine de réserve par cycle pour reporter, et gardez le créneau de l'intervenant en liste d'attente pour une autre classe. ### Faut-il adapter le planning aux vacances scolaires de plusieurs zones ? Oui si vous intervenez dans des écoles de zones différentes pour l'hiver et le printemps. Les vacances de la Toussaint et de Noël sont communes aux trois zones. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des ateliers numériques pour seniors et bénévoles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ateliers-numeriques-seniors Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser des ateliers numériques pour seniors : petits groupes, ratio d'animateurs, créneaux, matériel, bénévoles référents et remplaçants. L'essentiel : - Les ateliers numériques pour seniors fonctionnent le mieux en petits groupes de 4 à 8 participants, avec un animateur principal, au moins un bénévole d'appui et des séances d'environ une heure et demie. - Sur appareil personnel, un repère de terrain est d'un adulte pour quatre participants, ce qui dimensionne le nombre de bénévoles à recruter. - Un parcours en cycles courts et thématiques, avec un animateur référent et des suppléants par type d'appareil, garantit la continuité dont les participants ont besoin. Pour planifier des ateliers numériques pour seniors, privilégiez des **petits groupes de 4 à 8 participants**, un animateur principal et au moins un bénévole d'appui, des séances régulières d'une heure et demie environ, et un parcours par thème (smartphone, messagerie, démarches en ligne, photos). Le planning doit surtout garantir la continuité : même lieu, même jour, mêmes visages, car la confiance se construit séance après séance. ## Ce qui rend ces ateliers différents des autres cours Un senior qui vient à un atelier numérique n'apprend pas seulement à se servir d'un outil : il surmonte une appréhension. Il a souvent peur de « casser quelque chose » ou de ne pas être à la hauteur. Trois conséquences pour le planning : - **Le rythme est lent** : une séance traite un seul sujet, avec beaucoup de répétition. - **L'accompagnement individuel compte** : chacun a son propre téléphone, sa propre tablette, ses propres problèmes (un mot de passe oublié, un compte à récupérer). - **L'assiduité repose sur la relation** : un bénévole patient et reconnaissable vaut plus qu'un contenu parfait. ## Étape 1 : choisir le format | Format | Taille du groupe | Usage | | --- | --- | --- | | Atelier collectif thématique | 6 à 8 | Découvrir un outil (messagerie, visio, photos) | | Atelier sur appareil personnel | 4 à 6 | Smartphone ou tablette de chaque participant | | Permanence d'aide individuelle | 1 pour 1 | Démarches en ligne, problème précis | Les permanences se planifient comme des postes de guichet, les ateliers comme des cours. Beaucoup d'associations proposent les deux, avec des bénévoles différents selon leurs compétences. ## Étape 2 : déterminer le ratio animateurs et participants Le sujet et l'appareil fixent le ratio. Quand chacun travaille sur son propre smartphone, la configuration varie d'un modèle à l'autre : un animateur seul ne peut pas suivre plus de quatre ou cinq personnes. Un repère de terrain : **un adulte pour quatre participants** quand on manipule des appareils personnels. Ce n'est pas une règle officielle, juste ce que la plupart des équipes constatent. Cela dimensionne le nombre de bénévoles. Un atelier de 8 personnes demande un animateur et un bénévole d'appui, soit deux adultes. Trois ateliers par semaine, c'est donc 6 présences à pourvoir. ## Étape 3 : recruter et répartir les bénévoles Il ne faut pas être expert pour accompagner : il faut être patient, savoir expliquer sans jargon et accepter de répéter. Les profils qui fonctionnent bien : jeunes en service civique, étudiants, jeunes retraités, salariés qui donnent une soirée par mois. Les bénévoles les plus à l'aise techniquement tiennent l'animation principale, les autres suivent les participants. Pour que le planning tienne : 1. **Désignez un animateur référent par atelier.** Il connaît la progression du groupe. 2. **Recensez les compétences** : Android, iPhone, ordinateur, démarches administratives. Un participant avec un iPhone ne doit pas tomber sur un binôme qui ne connaît qu'Android. 3. **Prévoyez des suppléants** par appareil, pas seulement par créneau. ### Exemple chiffré Un club de seniors à Villeurbanne propose 3 ateliers par semaine (lundi, mercredi, vendredi, 10 h à 11 h 30), à 8 participants chacun, avec 2 adultes par séance : 6 présences par semaine. Il dispose de 9 bénévoles disponibles environ une fois toutes les deux semaines, donc 4 à 5 présences hebdomadaires. Il lui manque une ou deux présences par semaine. Il peut soit réduire à deux ateliers, soit recruter trois personnes, soit réduire les groupes à 4 participants avec un seul adulte. Ce calcul se fait en septembre, pas au moment où l'atelier se retrouve avec un seul animateur. ## Étape 4 : caler les créneaux Les seniors préfèrent généralement la matinée et le début d'après-midi, hors heures de pointe des transports. Évitez les créneaux de repas et le début de soirée en hiver. Vérifiez l'accessibilité du lieu et la disponibilité du matériel : un atelier annulé à cause d'une salle occupée casse la dynamique. Pour poser l'année, croisez avec les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) (les bénévoles parents ou grands-parents s'absentent) et les [jours fériés](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). > Point de vigilance : réservez le matériel (prises, wifi, vidéoprojecteur) comme une ressource à part entière, avec la même rigueur que les salles. Un atelier sans connexion fiable n'est pas un atelier. ## Étape 5 : construire un parcours plutôt qu'une suite de séances Un planning par thèmes rassure les participants et aide à répartir les bénévoles. Par exemple, un cycle de six séances : découvrir son téléphone, la messagerie, les photos, les démarches en ligne, la sécurité (arnaques, mots de passe), puis une séance libre de questions. Un cycle court a l'avantage de permettre l'accueil de nouveaux participants à chaque session, et aux bénévoles de s'engager sur une durée connue, ce qui facilite leur recrutement. Des dispositifs publics de médiation numérique existent sur de nombreux territoires. Renseignez-vous auprès de votre mairie ou de votre intercommunalité sur ce qui est disponible chez vous avant de monter votre propre offre. ## Gérer les absences Un participant absent se rattrape à la séance suivante ; un animateur absent désorganise tout. Constituez donc une liste de suppléants par compétence et gardez une fiche de séance partagée qui indique ce qui a été vu. Le remplaçant arrive ainsi sans improviser. Voir [gérer un désistement de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) et [fidéliser les bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Un outil pour composer le planning Avec Accord, vous écrivez vos règles en français (« un animateur référent par atelier », « jamais moins de deux adultes », « un bénévole compétent sur iPhone chaque vendredi »). Chaque bénévole donne ses disponibilités par un lien sans compte, le moteur compose la semaine, explique ses choix et propose des remplaçants. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien de participants maximum par atelier numérique pour seniors ? Il n'existe pas de plafond officiel général. Sur appareil personnel, la plupart des équipes limitent à 4 à 8 personnes, avec un adulte pour quatre participants environ. ### Quelle durée pour une séance ? Une heure et demie est un bon repère : assez longue pour avancer, assez courte pour ne pas fatiguer. Prévoyez une pause café, qui sert aussi de moment d'échange. ### Faut-il être informaticien pour animer ? Non. La patience, la clarté et l'envie de transmettre comptent davantage. Ayez toutefois un bénévole plus technique en recours. ### Comment organiser l'accueil de nouveaux participants en cours d'année ? Fonctionnez par cycles courts de quelques séances avec des dates d'entrée fixes. Cela évite de reprendre les bases à chaque arrivée. Voir aussi [planning du repair café](https://accord.enys.dev/guides/planning-repair-cafe) pour un autre format de permanence. --- # Planning des bénévoles d'un événement associatif, poste par poste URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Fête, tournoi, brocante ou festival : construire un planning de bénévoles par poste et par créneau de 2 à 3 heures, avec responsables, relais, pauses et plan B. L'essentiel : - Le planning des bénévoles d'un événement se construit par poste (accueil, buvette, installation, sécurité, rangement) et par créneaux de deux à trois heures, avec un responsable nommé pour chaque poste. - Il couvre trois temps, avant, pendant et après l'événement, car l'installation et le rangement sont les moments qui manquent le plus souvent de bras. - Chaque bénévole a une pause d'au moins 45 minutes, personne ne dépasse quatre à cinq heures sans accord, et deux ou trois bénévoles volants absorbent les imprévus. Pour organiser les bénévoles d'un événement, construisez le planning **par poste** (accueil, buvette, installation, sécurité, rangement) et par créneaux courts de deux à trois heures, avec un responsable nommé pour chaque poste et des relais prévus. Commencez par lister tous les postes et leurs horaires, y compris ceux qui se jouent avant et après l'événement, puis placez les personnes en tenant compte de leurs envies, de leurs contraintes et du temps de pause dont elles ont besoin pour profiter aussi de la journée. ## Un événement, c'est trois plannings en un Un événement associatif (fête de quartier, tournoi, brocante, spectacle de fin d'année, petit festival) mobilise des bénévoles à trois moments distincts : 1. **Avant** : installation, repérage, courses, affichage, accueil des prestataires. 2. **Pendant** : accueil du public, buvette, animations, sécurité, logistique. 3. **Après** : rangement, nettoyage, retour du matériel, bilan. Le piège habituel est de ne planifier que « pendant ». Résultat : la veille, personne n'a monté les tables, et le soir, cinq personnes se retrouvent seules à ranger pendant que le reste de l'équipe est parti. ## Étape 1 : dresser la liste des postes Écrivez tous les postes, même ceux qui paraissent évidents. Un tableau simple suffit : | Poste | Quand | Effectif | Responsable | | --- | --- | --- | --- | | Montage et installation | Veille 16h à 19h | 6 | Chef de montage | | Accueil et information | 10h à 18h | 2 en permanence | Responsable accueil | | Buvette | 10h à 18h | 3 en permanence | Responsable buvette | | Restauration | 11h30 à 15h | 4 | Responsable cuisine | | Animation / activités | 10h à 17h | 3 | Responsable animation | | Circulation et sécurité des abords | 9h à 18h | 2 | Référent sécurité | | Rangement | 18h à 20h | 8 | Chef de rangement | Ces chiffres sont indicatifs : ils montrent que les effectifs varient fortement selon l'heure. Le pic de restauration à midi, par exemple, ne se gère pas avec les mêmes personnes que la buvette de l'après-midi. ## Étape 2 : découper en créneaux courts Un créneau de plus de trois heures est difficile à tenir sans pause et il décourage les volontaires. Découpez la journée en blocs de **deux à trois heures** et superposez-les, de sorte que les relais se fassent par un chevauchement de quelques minutes, et non par un vide. Exemple de découpage pour la buvette entre 10h et 18h : - Équipe 1 : 10h à 13h - Équipe 2 : 13h à 15h30 - Équipe 3 : 15h30 à 18h Chaque bénévole aura ainsi un créneau défini et du temps libre, ce qui facilite l'engagement. Beaucoup préfèrent un seul « gros » créneau et du temps pour profiter de la fête plutôt que plusieurs petits dispersés. ## Étape 3 : nommer des responsables de poste Pour chaque poste, désignez une personne qui : - connaît le fonctionnement (matériel, caisse, consignes) ; - accueille les nouveaux et les briefe ; - sait qui appeler en cas de problème ; - est joignable pendant toute la durée de l'événement. Un responsable par poste vaut mieux qu'un responsable général unique, qui devient un goulot d'étranglement et finit par ne rien faire d'autre que répondre aux questions. Pensez aussi à un **coordinateur général** qui ne tient aucun poste. Il circule, résout les imprévus, remplace ponctuellement quelqu'un et garde la vue d'ensemble. ## Étape 4 : placer les personnes avec des règles simples Quelques règles qui évitent les frustrations : - Chaque bénévole a au moins une **pause** de 45 minutes à 1 heure, repas inclus. - Personne ne tient plus de **quatre à cinq heures** au total sur la journée, sauf volontaire explicite. - Les postes sensibles (caisse, buvette si elle est tenue, sécurité) ne reposent jamais sur un débutant seul. - Les nouveaux sont placés avec un ancien. - Les enfants et adolescents bénévoles ne tiennent pas de poste à risque ni de caisse seuls. - Les envies sont respectées autant que possible : certains préfèrent l'accueil, d'autres l'installation. Si vous tenez une buvette, renseignez-vous auprès de la mairie sur les autorisations nécessaires pour la vente de boissons lors d'un événement. Ce point relève de la réglementation locale et des dispositions sur les débits de boissons temporaires : ne le découvrez pas la veille. Ces règles peuvent être écrites en français dans un outil de planification comme Accord (« la caisse n'est jamais tenue par un nouveau », « Karim ne travaille pas le samedi après-midi »), puis appliquées automatiquement à la composition. La page [produit](https://accord.enys.dev/produit) montre le principe. ## Étape 5 : le briefing, le jour J Un événement bien planifié peut échouer faute de briefing. Prévoyez 15 à 20 minutes, avant l'ouverture, pour : - présenter le déroulé et les responsables de poste ; - rappeler les règles de sécurité (sorties, premiers secours, consignes pour la circulation) ; - distribuer des repères visibles (badges, t-shirts, gilets) ; - partager un numéro de contact unique pour les urgences. Remettez à chaque bénévole une fiche d'une page avec son poste, ses horaires, le nom du responsable et le point de rendez-vous. Le message prêt à envoyer (par SMS ou WhatsApp) la veille avec ces informations évite beaucoup d'appels le matin. ## Étape 6 : prévoir les imprévus Le jour de l'événement, il y aura des absences, des pluies, du retard sur le montage. Anticipez : - une **réserve de 2 ou 3 bénévoles « volants »**, qui n'ont pas de poste fixe et comblent les trous ; - un **plan B météo** si l'événement est en extérieur ; - une règle claire sur les priorités : si l'effectif baisse, quels postes réduit-on en premier ? (par exemple, on ferme l'animation avant la buvette, mais pas l'accueil). Les bonnes pratiques décrites dans [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) s'appliquent pleinement ici. ## Après l'événement : bilan et remerciements Dans les quelques jours qui suivent : - remerciez chacun, nominativement si possible ; - organisez un retour d'expérience court : ce qui a bien fonctionné, ce qui a manqué ; - notez les heures effectuées : elles servent à la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures) et au rapport d'activité ; - conservez le planning et la liste des postes comme base pour l'édition suivante. C'est aussi le meilleur moment pour proposer aux bénévoles occasionnels de rejoindre l'équipe régulière : ils ont vu l'association en action. Pour les garder, voyez [fidéliser ses bénévoles grâce à un planning respectueux de leur temps](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Choisir la date en tenant compte du calendrier Avant même de composer le planning, vérifiez la date de l'événement : un pont, un jour férié ou une période de vacances scolaires change la disponibilité de tout le monde. Le calendrier officiel est disponible sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Un événement en zone A (Lyon, Villeurbanne) qui tombe pendant les vacances d'hiver ou de printemps de la zone peut manquer de bénévoles parents et étudiants. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour un événement associatif ? Cela dépend du public attendu et du nombre de postes. Partez du tableau des postes avec les effectifs par créneau, additionnez les besoins, et ajoutez une marge pour les absences et les pauses. Un événement avec buvette, restauration et animations demande souvent plus de bénévoles qu'on ne l'imagine. ### Comment répartir les bénévoles sur un événement d'une journée ? Découpez la journée en créneaux de deux à trois heures par poste, nommez un responsable par poste, et assurez-vous que chaque bénévole a une pause. Mettez un coordinateur général sans poste fixe. ### Comment éviter que les mêmes personnes fassent tout le travail ? En écrivant un plafond d'heures par personne, en prévoyant des relais et en diversifiant les postes sur l'année. Voir [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ### Quand envoyer le planning aux bénévoles ? Une première version deux à trois semaines avant, pour que chacun puisse confirmer, puis un rappel individuel la veille avec poste, horaire et lieu de rendez-vous. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des bénévoles d'un festival de musique : la méthode complète URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-festival Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser 80 bénévoles ou plus sur un festival : postes, équipes, créneaux, repas, hébergement, briefing, absences. Méthode pas à pas et exemple chiffré. L'essentiel : - Sur un festival, le planning des bénévoles se construit par pôle (bar, accueil, technique, restauration, nettoyage), avec un responsable par pôle et des créneaux de trois à quatre heures. - Le besoin se calcule en heures de présence par pôle et par tranche horaire : dans l'exemple du guide, 480 heures sur deux jours demandent au moins 60 bénévoles faisant chacun deux créneaux de 4 heures. - Selon l'activité, l'organisation de spectacles peut exiger une licence d'entrepreneur de spectacles vivants, que le ministère de la Culture présente sur sa plateforme PLATESV. Sur un festival de musique, le planning des bénévoles se construit **par pôle** (bar, accueil, technique, restauration, sécurité des espaces, loge, nettoyage), avec un responsable par pôle, des créneaux de trois à quatre heures et des temps de repos garantis. On part du programme (horaires d'ouverture au public, moments de pic), on calcule le nombre de postes par tranche horaire, puis on affecte les bénévoles selon leurs envies, leurs compétences et leurs disponibilités. Le briefing et un plan B pour les absences font le reste. ## Pourquoi un festival est un cas à part Un festival, même de taille modeste, cumule des difficultés : - des **volumes** importants : parfois plusieurs dizaines de bénévoles, sur deux ou trois jours ; - des **horaires atypiques** : montage la veille, nuits, démontage au petit matin ; - des **postes très différents** : certains requièrent des compétences (technique), d'autres de la présence (bar, accueil) ; - des **bénévoles qui viennent aussi pour la musique** : ils veulent voir des concerts ; - un **rythme de pointe** : la montée de fréquentation en soirée. ## Cadre à connaître Les festivals relèvent d'une réglementation propre. L'organisation d'un spectacle vivant peut exiger une licence d'entrepreneur de spectacles vivants, selon la nature de l'organisation et la fréquence des spectacles : le ministère de la Culture détaille ce cadre sur sa plateforme dédiée (PLATESV) et dans le code du travail (articles L. 7122-1 et suivants). La vente de boissons, la sécurité du public, l'accueil de mineurs et les autorisations préfectorales ou municipales relèvent aussi de procédures spécifiques. Ce guide traite de l'organisation des équipes bénévoles : pour le cadre juridique, rapprochez-vous de la mairie, de la préfecture et des réseaux d'organisateurs. Autre point : la frontière entre bénévolat et travail dissimulé. Les bénévoles ne doivent pas remplacer des postes qui relèvent du salariat et le bénévolat doit rester une participation à un projet associatif. Renseignez-vous avant de bâtir un dispositif qui s'en approche. ## Étape 1 : cartographier les pôles Dressez la liste des pôles avec leurs horaires et leurs effectifs. | Pôle | Horaires | Effectif par créneau | Compétences | | --- | --- | --- | --- | | Accueil et billetterie | Ouverture des portes à fin des entrées | 4 | Aisance relationnelle | | Bar | Jusqu'à la fin des concerts | 8 | Service, caisse | | Restauration | Midi et soir | 6 | Hygiène, service | | Loges et accueil artistes | Toute la journée | 3 | Discrétion, organisation | | Technique / plateau | Montage, concerts, démontage | 6 | Compétences techniques | | Espaces et nettoyage | En continu | 4 | Ponctualité | | Info / orientation | Journée | 2 | Connaissance du site | | Coordination | Toute la durée | 2 | Autorité, vue d'ensemble | Ces chiffres sont indicatifs : ils illustrent que les effectifs diffèrent fortement selon le pôle et l'horaire. ## Étape 2 : estimer les besoins par tranche horaire Pour chaque pôle, calculez le nombre de personnes nécessaires à chaque tranche horaire. Au bar, par exemple, les besoins augmentent entre l'ouverture et le pic de fréquentation de la soirée, puis diminuent. Dressez un tableau croisé pôle et heure, et faites la somme : le total vous donne le **volume d'heures** à couvrir. Exemple illustratif : 20 postes en moyenne sur 12 heures d'ouverture, deux jours, soit 480 heures de présence, auxquelles s'ajoutent le montage et le démontage. Avec des créneaux de 4 heures, c'est environ 120 créneaux pour l'ouverture seulement. Un bénévole faisant deux créneaux, il faut au minimum 60 personnes. ## Étape 3 : recueillir les envies et les disponibilités Un bon formulaire d'inscription demande : - les **jours** possibles (montage, vendredi, samedi, démontage) ; - les **pôles préférés**, avec un second choix ; - les **compétences** utiles (diplômes, expérience du service, secourisme) ; - l'**âge**, car les mineurs ont des contraintes spécifiques ; - les **besoins d'hébergement** et les régimes alimentaires ; - le **souhait de voir un concert** précis (ce qui s'intègre au planning). Un lien unique, sans compte, permet à 80 personnes de répondre sans courir après chacune. Voir [collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) pour la méthode de relance. ## Étape 4 : composer les équipes Quelques règles qui améliorent la qualité : - **Créneaux de trois à quatre heures**, avec une pause avant le créneau suivant. - **Un responsable de pôle par créneau**, ancien bénévole ou salarié. - **Un nouveau avec un ancien**, toujours. - **Un repas et du repos garantis** entre deux créneaux. - **Pas plus de huit heures de bénévolat par jour**, sauf volontariat explicite. - **Un temps libre pour voir un concert**, dans la mesure du possible : c'est un moteur de motivation. Pour la méthode générale de répartition par poste, lisez aussi [le planning des bénévoles d'un événement associatif](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement), qui détaille la logique des postes et des relais. ## Étape 5 : intégrer l'hébergement et les repas Pour un festival avec des bénévoles venant de loin, le planning doit intégrer : - les horaires de **repas** (un bénévole qui finit à 2h n'est pas à 8h du matin au petit-déjeuner) ; - l'**hébergement** : camping, gîte, familles d'accueil ; - les **navettes** si le site est isolé. Une équipe qui mange mal et dort peu abandonne ou s'épuise. Ces éléments sont aussi importants que les postes. ## Étape 6 : briefer et former Dans les jours précédents, tenez une réunion d'information ou diffusez un guide de bénévole : plan du site, consignes de sécurité, contacts, tenue, règles sur l'alcool, procédure en cas d'incident. Le jour J, un briefing de quinze minutes avant chaque prise de poste permet de transmettre les consignes. Pour la partie secours et sécurité, appuyez-vous sur le dispositif prévu avec les autorités et les organismes de secours. Les consignes doivent être connues des bénévoles de chaque pôle. ## Étape 7 : prévoir les absences Sur 80 bénévoles, il y aura des absents. Prévoyez : - une **équipe volante** de 5 à 8 personnes sans poste fixe ; - une **liste de réserve** de personnes qui ont dit « je peux dépanner » ; - une **règle de priorité** : quels pôles réduit-on en cas de manque ? Voir [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Accord permet de simuler des absences avec la fonction « Et si ? » et de proposer des remplaçants aux bonnes compétences : voyez la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Étape 8 : choisir la date avec le calendrier La date du festival influe sur le nombre de bénévoles disponibles : jours fériés, ponts, vacances scolaires et examens modifient la présence des étudiants et des familles. Le calendrier officiel est publié sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Vérifiez aussi les autres festivals et événements locaux qui attirent les mêmes bénévoles. ## Après le festival Remerciez, faites un retour d'expérience, notez les heures effectuées pour le bilan et la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures), et conservez les coordonnées de ceux qui veulent revenir. Pour les garder, lisez [fidéliser ses bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ? Cela dépend de la taille, de la durée et des services proposés. Calculez les postes par pôle et par tranche horaire, additionnez les heures, puis divisez par le nombre de créneaux que chaque bénévole accepte de faire, en ajoutant une marge pour les absences. ### Combien d'heures par jour peut faire un bénévole de festival ? Il n'y a pas de durée légale fixée pour les bénévoles comme pour les salariés, mais des créneaux de trois à quatre heures, avec du repos, préservent la qualité et la sécurité. Ne dépassez pas huit heures sans accord explicite. ### Comment attribuer les postes les plus demandés ? Par un tirage au sort transparent, un roulement ou des critères connus (ancienneté, assiduité). Voir [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ### Faut-il une licence pour organiser un festival ? Cela dépend de votre activité de spectacle vivant. Consultez la plateforme du ministère de la Culture et la mairie : c'est un point à vérifier avant tout engagement. Sources : - [Ministère de la Culture : plateforme des entrepreneurs de spectacles vivants (PLATESV)](https://www.culture.gouv.fr/thematiques/theatre-spectacles/pour-les-professionnels/plateforme-des-entrepreneurs-de-spectacles-vivants-platesv) - [Légifrance : code du travail, articles L. 7122-1 et suivants](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des bénévoles d'une course à pied ou d'un trail : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-course-a-pied Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les bénévoles d'une course ou d'un trail : postes, signaleurs, ravitaillements, horaires et remplaçants. Méthode pas à pas avec exemple de parcours. L'essentiel : - Pour organiser les bénévoles d'une course à pied ou d'un trail, on découpe l'événement en postes, on calcule pour chacun un horaire de présence réel et un effectif minimal, puis on affecte chacun selon ses disponibilités et ses aptitudes. - L'horaire d'un poste se déduit du passage du premier et du dernier coureur, plus environ 45 minutes d'installation et 30 minutes de rangement. - Une épreuve de quelques centaines de coureurs mobilise souvent plus de cent bénévoles, balisage compris, et une réserve d'environ 10 % couvre les défections. Pour organiser les bénévoles d'une course à pied ou d'un trail, découpez l'événement en **postes** (départ, ravitaillements, signalisation, secours, arrivée, logistique), donnez à chaque poste un **horaire de présence réel** et un nombre minimal de personnes, puis affectez chacun selon sa disponibilité et son aptitude. Le plus dur n'est pas le jour J mais le mois qui précède : relancer, confirmer, remplacer. Un trail se gagne sur les postes isolés en montagne, pas sur la ligne d'arrivée. ## Pourquoi un trail est plus complexe qu'une course sur route Une course sur route tient sur un circuit court, souvent urbain, avec des bénévoles regroupés. Un trail, lui, disperse l'équipe sur des kilomètres de sentiers : un ravitaillement à 800 m d'altitude n'a pas les mêmes besoins qu'un poste de pointage en forêt. Trois contraintes dominent : - **Les horaires de présence sont très variables.** Le bénévole du ravitaillement du kilomètre 25 arrive avant le premier coureur et reste jusqu'au dernier, souvent plus de six heures. - **Les postes ne sont pas équivalents.** Un signaleur à un carrefour routier n'a pas le même rôle qu'un bénévole qui sert à boire. - **L'accès est parfois difficile.** Certains postes se rejoignent à pied ou en 4x4, ce qui impose un transport. Sur les règles encadrant l'organisation d'une épreuve (autorisation ou déclaration en préfecture, assurance, présence de secouristes, conditions pour tenir un poste de signalisation sur route), reportez-vous à la préfecture de votre département et à la fédération concernée. Ce guide traite l'organisation humaine, pas la conformité de l'épreuve. ## Étape 1 : dresser la liste des postes Partez de la carte du parcours et listez chaque point où il faut quelqu'un. | Poste | Quand | Personnes | Profil conseillé | | --- | --- | --- | --- | | Retrait des dossards | veille et matin | 6 à 8 | Accueil, rigueur | | Départ / arrivée | jour J | 10 | Présence au micro, gestion de foule | | Ravitaillement | du 1er au dernier coureur | 6 à 10 par poste | Service, endurance | | Signalisation (carrefours) | selon les horaires de passage | 1 à 2 par point | Sérieux, sang-froid | | Balisage (avant et après) | veille, lendemain | 8 à 12 | Bonne condition physique | | Pointage de passage | jour J | 2 par poste | Précision | | Secours / liaison | jour J | selon dispositif | Qualification demandée | | Remise des prix, bar | jour J | 6 à 8 | Convivialité | Ces valeurs varient selon la taille de votre épreuve. Ces effectifs s'additionnent vite : un trail de quelques centaines de coureurs avec trois ravitaillements mobilise facilement une centaine de personnes, balisage compris. ## Étape 2 : calculer le vrai horaire de chaque poste L'erreur classique consiste à demander « une journée » à tout le monde. Calculez plutôt la fenêtre de présence de chaque poste à partir de l'allure du premier et du dernier concurrent. 1. Notez l'heure de départ de chaque course (par exemple 7h30 pour le 42 km, 9h pour le 15 km). 2. Estimez l'heure de passage du **premier** coureur au poste (allure rapide). 3. Estimez l'heure du **dernier** coureur (allure lente ou barrière horaire). 4. Ajoutez 45 minutes avant pour l'installation et 30 minutes après pour le rangement. Un poste qui paraît couvrir une journée peut se découper en deux **demi-journées**, ce qui permet de recruter des bénévoles qui n'auraient pas accepté de rester jusqu'au soir. Un jeune de 17 ans ne tiendra pas le même poste qu'un adulte de 40 ans : certains postes sont réservés aux majeurs, et la responsabilité du mineur appelle l'accord de ses parents. ## Étape 3 : recruter avec des fiches de poste Les bénévoles s'engagent plus facilement quand ils savent à quoi s'attendre. Une fiche d'une demi-page par poste suffit : - le nom et l'emplacement du poste, avec un point GPS ou un plan d'accès ; - l'horaire de présence précis ; - les tâches à faire (et celles qu'on ne demande pas) ; - le matériel fourni (gilet, radio, eau) et ce qu'il faut apporter ; - le nom du responsable de poste et son numéro. Proposez les fiches à l'avance et laissez les bénévoles **exprimer des préférences** plutôt que de les assigner d'office. Les nouveaux préfèrent souvent le retrait des dossards ; les habitués choisissent le ravitaillement en altitude. Pour la collecte, [recueillir les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) par un lien sans compte limite les abandons : personne n'a de mot de passe à retrouver. ## Étape 4 : affecter sans épuiser les mêmes personnes Une fois les réponses reçues, vérifiez quelques règles avant de publier : - Chaque poste a au moins un **responsable** identifié. - Les nouveaux sont toujours placés avec un habitué. - Les mêmes personnes ne cumulent pas balisage de la veille, poste de 10 heures et rangement du soir. - Les amis ou familles qui le demandent peuvent être regroupés. - Les bénévoles qui reviennent chaque année gardent leur poste s'ils le souhaitent. C'est là que la mécanique de [roulement équitable](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) aide : sans elle, quelques dévoués portent tout l'événement et ne reviennent pas l'année suivante. ## Étape 5 : confirmer, relancer, remplacer Prévoyez trois relances : un mois avant (confirmation de l'inscription), une semaine avant (poste, horaire, plan d'accès), la veille (météo, tenue, numéro d'urgence). Les messages courts sur une messagerie instantanée fonctionnent mieux que les e-mails longs. Gardez une **réserve de 10 % de bénévoles** non affectés pour couvrir les défections. Pour les désistements tardifs, la méthode décrite dans [le désistement d'un bénévole à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) s'applique telle quelle. Accord génère les messages WhatsApp de confirmation et propose des remplaçants compatibles avec le poste et l'horaire (voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit)). Pour un événement ponctuel plus général, vous pouvez aussi consulter le guide sur [le planning des bénévoles d'un événement](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement). ## Exemple : un trail de 600 coureurs dans les monts du Lyonnais - Veille : retrait des dossards (6 bénévoles de 16h à 20h), balisage (10 bénévoles en trois équipes). - Jour J, 6h à 10h : départs, installation des ravitaillements. - Jour J, 10h à 15h : ravitaillements, pointage, signalisation. - Jour J, 15h à 19h : arrivée, remise des prix, démontage. - Lendemain : débalisage avec huit volontaires. Sur ce modèle, chaque ravitaillement a un responsable, et les bénévoles du balisage ne tiennent pas de poste le jour J. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour organiser un trail ? Cela dépend du nombre de coureurs, du dénivelé et du nombre de ravitaillements. À titre indicatif, une épreuve de quelques centaines de participants mobilise régulièrement plus de cent bénévoles, balisage inclus. Calculez poste par poste plutôt que d'appliquer un ratio. ### Comment motiver les bénévoles à revenir l'année suivante ? Bien les accueillir, ne pas les laisser sans eau ni consignes, les remercier publiquement et leur laisser choisir leur poste. Le guide sur la [fidélisation des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning) détaille ces leviers. ### Un mineur peut-il être bénévole sur une course ? Souvent oui, sur des postes adaptés (accueil, ravitaillement, remise des prix), avec l'accord de ses parents. Les postes de signalisation routière ou de secours ont des conditions plus strictes : renseignez-vous auprès de la préfecture. ### À quelle date lancer le recrutement ? Deux à trois mois avant l'épreuve pour les postes clés, un mois avant pour compléter. Relancez à intervalles réguliers, car beaucoup de bénévoles se décident tard. --- # Planning des bénévoles d'une recyclerie ou d'une ressourcerie URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-recyclerie-ressourcerie Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les bénévoles d'une ressourcerie : collecte, tri, atelier, caisse. Postes, règles, équilibre des équipes et absences. Méthode concrète. L'essentiel : - Pour planifier les bénévoles d'une ressourcerie, on découpe la semaine en postes (accueil des dons, tri, atelier, mise en rayon, caisse, collecte), chacun avec un effectif minimum et des compétences requises. - On calcule d'abord les places à tenir par semaine et on les compare à la fréquence moyenne de venue des bénévoles, avec une marge d'au moins un quart pour les absences. - Les équipes associent un ancien et un nouveau, les postes physiques tournent, et la collecte se fait toujours en binôme. Pour planifier les bénévoles d'une recyclerie ou d'une ressourcerie, découpez d'abord la semaine en **postes** (collecte, tri, atelier de réparation, mise en rayon, caisse, accueil des dons), fixez pour chacun un effectif minimum et les compétences requises, puis affectez les bénévoles selon leurs disponibilités réelles. Ce qui distingue ce lieu d'une association classique : le flux de dons est irrégulier, et les postes ne se valent pas en termes de force physique ou de savoir-faire. ## Pourquoi ce planning est plus délicat qu'il n'y paraît Une ressourcerie fonctionne en continu entre l'entrée (les objets déposés ou collectés), la transformation (tri, nettoyage, réparation, valorisation) et la sortie (la boutique). Si un maillon manque de bras, le goulot se déplace : trop de dons non triés, ou des rayons vides le samedi. Plusieurs contraintes se superposent : - **Des bénévoles et souvent des salariés ou des personnes en parcours d'insertion**, dont les horaires ne se pilotent pas de la même manière. - **Des postes physiques** (porter un meuble, charger un camion) et d'autres qui ne le sont pas (caisse, étiquetage). - **Des postes qui demandent un savoir-faire** : tester l'électroménager, réparer un vélo, estimer le prix d'un objet. - **Des pics d'activité** : le samedi en boutique, après les déménagements de l'été, avant Noël pour les jouets. ## Étape 1 : lister les postes et leurs exigences Avant de parler de personnes, décrivez les postes. Un tableau simple suffit. | Poste | Effectif minimum | Particularité | | --- | --- | --- | | Accueil des dons | 1 | Savoir refuser poliment ce qui n'est pas repris | | Tri et nettoyage | 2 à 4 | Gants, port de charges légères | | Atelier réparation | 1 référent + 1 aide | Compétence technique | | Mise en rayon et étiquetage | 2 | Autonomie, goût du rangement | | Caisse et conseil en boutique | 2 | Rendu de monnaie, accueil | | Collecte à domicile | 2 (binôme) | Permis B, port de charges | Les chiffres sont à adapter à votre taille. Ce qui compte, c'est que chaque ligne devienne une règle vérifiable : « jamais un seul bénévole en collecte », « toujours un référent atelier présent quand la boutique est ouverte ». ## Étape 2 : recueillir les disponibilités une seule fois Le piège classique est le fil de messages où chacun répond quand il y pense. Mieux vaut demander à tous, en une fois et avec le même format : quels jours, quelles demi-journées, quelle fréquence souhaitée, et quels postes la personne accepte ou refuse. Un bénévole qui a mal au dos n'a pas à l'écrire dans un groupe de discussion : une case « pas de port de charges » règle le sujet sans gêne. Pour la méthode, voir [collecter les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). ## Étape 3 : équilibrer les équipes, pas seulement remplir les cases Un planning qui remplit tous les créneaux peut malgré tout être mauvais. Trois règles font la différence. 1. **Un ancien pour un nouveau.** Un bénévole qui débute doit tomber sur une équipe où au moins une personne connaît les lieux et les consignes de sécurité. 2. **Une charge répartie.** Les mêmes trois personnes ne doivent pas porter tous les samedis. Le principe est détaillé dans le [roulement équitable des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). 3. **Des binômes stables pour les postes à risque.** En collecte ou en atelier avec outils, mieux vaut des duos qui se connaissent. ### Exemple chiffré Une ressourcerie de la périphérie lyonnaise ouvre sa boutique du mardi au samedi, et trie en arrière-boutique le lundi et le jeudi. Elle compte 22 bénévoles actifs. La règle « 2 personnes en caisse, 3 en tri » donne, sur une semaine, 5 demi-journées de boutique à 2 personnes et 2 demi-journées de tri à 3 personnes, soit 16 places à tenir. Avec 22 bénévoles venant en moyenne une demi-journée toutes les deux semaines, on obtient 11 places par semaine : le compte n'y est pas, sans même parler des absences. Ce calcul, fait avant l'été et non au moment du trou, indique qu'il faut recruter ou resserrer les jours d'ouverture. ## Étape 4 : prévoir les absences et les pics Les absences sont la norme, pas l'exception : maladie, enfant, déménagement. Constituez une **liste de remplaçants par poste** : qui sait tenir la caisse, qui peut venir au pied levé le samedi. Quand un bénévole se désiste, la bonne question est « qui est disponible, compétent pour ce poste et peu sollicité ce mois-ci ? ». Vous trouverez une procédure dans [gérer un désistement de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Pour les pics, anticipez avec le calendrier : les jours fériés (voir les [jours fériés 2026-2027 pour le planning](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning)) et les vacances scolaires (voir les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning)) modifient la fréquentation de la boutique comme la présence des bénévoles. > Conseil : notez dans le planning les rendez-vous de collecte confirmés avec les particuliers. Un créneau de collecte annulé faute de binôme coûte plus cher en image qu'un rayon un peu vide. ## Étape 5 : traiter à part salariés, services civiques et bénévoles Dans une structure mixte, chaque statut a ses règles de durée et d'horaires. Ne fusionnez pas tout dans une seule grille sans distinguer ces statuts : gardez un planning commun pour visualiser la présence, mais vérifiez les contraintes de chacun. Pour les bénévoles, le décompte des heures sert aussi à valoriser leur engagement dans vos bilans, comme expliqué dans [valoriser les heures de bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Écrire ses règles plutôt que bricoler une grille Beaucoup de ressourceries tiennent leur planning sur un tableur partagé. Cela marche tant que les règles tiennent dans la tête d'une seule personne. Avec Accord, vous écrivez ces règles en français (« jamais un seul bénévole en collecte », « un référent atelier chaque après-midi d'ouverture »), chacun donne ses disponibilités par un lien sans compte, et le moteur compose la semaine en expliquant ses choix, puis propose des remplaçants en cas d'absence. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Si vous voulez rester sur un tableur, les règles de la section précédente restent valables. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il pour faire tourner une ressourcerie ? Cela dépend des jours d'ouverture et de la présence de salariés. Une méthode fiable : comptez les places à tenir par semaine, puis divisez par la fréquence moyenne de venue des bénévoles, en ajoutant une marge d'au moins un quart pour les absences. ### Comment répartir les tâches pénibles entre bénévoles ? Rendez-les visibles et faites-les tourner. Si le port de charges ou le nettoyage retombe toujours sur les mêmes, ils s'épuisent. Notez les postes tenus par chacun sur le mois et corrigez le mois suivant. ### Peut-on faire un planning de ressourcerie sur Excel ? Oui, pour une petite équipe et des règles simples. Les limites apparaissent quand les disponibilités changent chaque semaine ou que plusieurs personnes modifient le fichier. Comparez les options dans [planning sur Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel). ### Comment accueillir un nouveau bénévole sans le perdre ? Faites-le arriver sur un créneau calme, avec un ancien référent, une tâche claire et une durée limitée la première fois. Le suivi est abordé dans [fidéliser les bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). --- # Planning des cours d'alphabétisation pour adultes : mode d'emploi URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-alphabetisation Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser des cours d'alphabétisation pour adultes : groupes, créneaux adaptés aux apprenants, binômes de bénévoles et absences. Méthode pas à pas. L'essentiel : - Les cours d'alphabétisation pour adultes fonctionnent le mieux en petits groupes homogènes, idéalement de 6 à 10 personnes, avec un binôme de bénévoles dont un référent stable. - L'alphabétisation s'adresse à des adultes qui ne savent pas ou peu lire et écrire, alors que le FLE concerne des personnes déjà lectrices dans une autre langue : les deux publics ne se placent pas dans les mêmes groupes. - Les créneaux se choisissent d'après les contraintes des apprenants et restent stables toute l'année, et un appel après deux absences consécutives limite le décrochage. Pour planifier des cours d'alphabétisation pour adultes, formez des **petits groupes homogènes** (idéalement 6 à 10 personnes), placez-les sur des créneaux que la vie des apprenants permet de tenir, et affectez à chaque groupe un **binôme de bénévoles** dont un référent stable. Les groupes d'alphabétisation sont plus fragiles que d'autres : un apprenant qui rate deux séances a tendance à ne plus revenir, d'où l'importance de la régularité et du suivi. ## Alphabétisation, FLE : ne pas confondre L'alphabétisation s'adresse à des adultes qui n'ont pas appris à lire et écrire, ou très peu, que ce soit dans leur langue d'origine ou en français. Elle se distingue du français langue étrangère (FLE), qui concerne des personnes déjà lectrices dans une autre langue. Les deux publics se retrouvent souvent dans la même association, mais ne se placent pas dans les mêmes groupes. Pour l'organisation du FLE, voir [le planning des cours de FLE](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-fle-association). Cette différence pèse sur le planning : l'apprentissage est plus lent, demande des séances plus fréquentes et plus courtes, et supporte mal les ruptures. ## Étape 1 : évaluer à l'accueil Un court entretien d'accueil permet de situer la personne : sait-elle déjà lire dans une autre écriture ? Écrit-elle son prénom ? Quel est son niveau à l'oral ? À partir de là, vous formez des groupes, par exemple : | Groupe | Profil | Rythme conseillé | | --- | --- | --- | | Grands débutants | Pas d'écrit, oral limité | 2 séances de 2 h par semaine | | Débutants avancés | Déchiffre des mots simples | 2 séances de 1 h 30 | | Consolidation | Lit des textes courts, écrit des phrases | 1 à 2 séances par semaine | Ces rythmes sont des repères, pas des normes : c'est l'équipe pédagogique qui fixe le cadre. ## Étape 2 : trouver les bons créneaux Interrogez les apprenants, pas seulement les bénévoles. Les contraintes les plus courantes sont les horaires de travail (ménage, restauration, bâtiment, souvent décalés), la garde d'enfants, les rendez-vous administratifs et les trajets en transports. Dans l'agglomération lyonnaise, un cours à Villeurbanne le matin attire des personnes sans emploi ou à temps partiel, tandis que le soir touche d'autres publics. Gardez deux principes : - **Un créneau, un lieu, un groupe.** Changer de salle ou d'heure en cours d'année fait perdre des apprenants. - **Plusieurs créneaux au choix** pour un même niveau quand l'association en a la capacité, afin que chacun s'inscrive là où il peut venir. > Conseil : si des mères de famille composent une partie du public, un créneau pendant les heures de classe de leurs enfants est souvent celui qui tient le mieux dans la durée. ## Étape 3 : composer des binômes de bénévoles En alphabétisation, un bénévole seul face à 8 apprenants de niveaux voisins mais pas identiques peine à suivre chacun. Deux adultes permettent de travailler en sous-groupes : l'un avec la leçon du jour, l'autre avec ceux qui avancent plus lentement ou plus vite. 1. **Choisissez un référent par groupe**, présent à chaque séance, qui connaît la progression. 2. **Associez-lui un second bénévole**, qui peut changer, mais qui est prévenu de ce qui a été vu. 3. **Gardez une liste de suppléants** informés du niveau du groupe. Formez si possible vos bénévoles : une journée d'initiation à la pédagogie de l'alphabétisation change beaucoup la qualité des séances. Renseignez-vous auprès des réseaux associatifs et des structures de formation de votre territoire. ### Exemple chiffré Une association propose 3 groupes, chacun 2 fois par semaine, soit 6 séances. Avec 2 bénévoles par séance, il faut 12 présences par semaine. Si les 3 référents viennent aux 2 séances de leur groupe (6 présences), il reste 6 places de second bénévole à pourvoir. Si 8 bénévoles viennent en moyenne une semaine sur deux, cela fait 4 places par semaine : il en manque 2, ce qui signale très tôt qu'un groupe ne peut pas être doublé tout le temps. Mieux vaut le savoir en septembre qu'en novembre. ## Étape 4 : organiser le suivi des présences La régularité se travaille. Notez la présence à chaque séance, et décidez ensemble d'un seuil d'alerte : après deux absences consécutives, un bénévole appelle ou envoie un message simple (en tenant compte du niveau de lecture, un SMS écrit ne sert pas à tous : un appel vocal est parfois plus efficace). Ce suivi doit respecter la vie privée des personnes, voir [le RGPD pour les associations](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Étape 5 : caler le calendrier Les cours suivent en général le calendrier scolaire, avec des pauses pendant les vacances. Une longue interruption est une vraie difficulté pour l'apprentissage : certaines associations maintiennent un créneau allégé pendant les vacances de la Toussaint ou de février. Pour poser l'année, utilisez les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et les [jours fériés](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Ce que l'outil change Dès que les groupes et les référents se multiplient, croiser les disponibilités de bénévoles de différents âges devient fastidieux. Dans Accord, chaque bénévole indique ses disponibilités par un lien sans compte, vous écrivez vos règles en français (« un référent par groupe », « deux bénévoles par séance »), et le moteur compose la semaine, explique ses choix et propose des remplaçants. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour les bénévoles à fidéliser, lisez aussi [fidéliser les bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Questions fréquentes ### Combien d'apprenants par groupe en alphabétisation ? Il n'existe pas de chiffre réglementaire général pour une association. Beaucoup d'équipes visent 6 à 10 personnes avec deux bénévoles, car au-delà il devient difficile d'accompagner chacun. ### Combien d'heures par semaine faut-il prévoir ? Plus c'est régulier, mieux l'apprentissage s'installe. Deux séances par semaine sont plus efficaces qu'une longue séance, mais votre capacité en bénévoles et en salles décide du possible. ### Peut-on faire cours à des adultes avec des bénévoles non enseignants ? Oui, dans beaucoup d'associations, à condition d'un cadre pédagogique clair, d'un référent expérimenté et d'une formation initiale. ### Comment éviter que les apprenants décrochent ? Gardez un cadre stable, appelez après deux absences, et valorisez les progrès visibles (lire un courrier, remplir un formulaire). La stabilité du groupe compte autant que le contenu. --- # Planning des cours de français langue étrangère en association URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-fle-association Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser des cours de FLE bénévoles : groupes de niveau A1 à B1, créneaux adaptés aux apprenants, formateurs, binômes, absences et vacances. Méthode pas à pas. L'essentiel : - Pour planifier des cours de FLE en association, on forme des groupes de niveau après un entretien d'accueil, le plus souvent alphabétisation, A1, A2 et B1 selon le CECRL. - Les créneaux se choisissent d'après les contraintes des apprenants (travail, enfants, démarches), et plusieurs créneaux pour un même niveau couvrent des situations différentes. - Chaque groupe a un formateur référent et un bénévole de soutien, avec un cahier de bord et des remplaçants identifiés, car un cours simplifié vaut mieux qu'une annulation. Pour planifier des cours de français langue étrangère (FLE) dans une association, constituez d'abord des **groupes de niveau** après un test d'accueil, choisissez des créneaux compatibles avec la vie des apprenants (travail, enfants, démarches), puis affectez à chaque groupe un formateur référent et un bénévole de soutien. L'organisation repose sur la régularité : un même groupe, un même créneau, un même référent, avec des remplaçants identifiés pour les absences. ## Ce qui rend le planning FLE particulier Un cours de français en association réunit des personnes très différentes : certaines n'ont jamais été scolarisées, d'autres sont diplômées dans leur pays d'origine, certaines sont nouvellement arrivées, d'autres vivent en France depuis des années. Le planning doit tenir compte de : - **Des niveaux très hétérogènes**, de l'alphabétisation à la préparation d'un examen. - **Des contraintes de vie fortes** : horaires de travail décalés, garde d'enfants, rendez-vous administratifs, transports. - **Une assiduité fragile**, qui dépend aussi de la stabilité du cadre. - **Des bénévoles aux profils variés** : enseignants retraités, étudiants, professionnels reconvertis, avec ou sans formation en didactique du FLE. ## Étape 1 : évaluer et répartir par niveau Le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL) décrit les niveaux du plus élémentaire au plus avancé (A1, A2, B1, B2, C1, C2). Dans la plupart des associations, les groupes couvrent surtout l'alphabétisation, l'A1, l'A2 et le B1. Un entretien d'accueil de dix à quinze minutes, avec une courte évaluation orale, suffit généralement pour orienter. Distinguez : | Profil | Orientation | | --- | --- | | Ne lit pas ni n'écrit dans aucune langue | Groupe d'alphabétisation | | Lit et écrit dans une autre langue, débutant en français | A1 | | Se débrouille à l'oral, écrit peu | A2 oral / écrit séparés si possible | | Autonomie quotidienne, objectifs administratifs ou professionnels | B1 | Prévoyez de pouvoir **changer de groupe** en cours d'année : un apprenant progresse, un autre se révèle plus à l'aise ou moins à l'aise qu'attendu. ## Étape 2 : choisir des créneaux adaptés aux apprenants La question n'est pas seulement « quand les bénévoles sont-ils libres ? » mais « **quand les apprenants peuvent-ils venir ?** ». Quelques repères : - **Matin, pendant l'école des enfants** : adapté à beaucoup de parents, notamment des mères au foyer. - **Début d'après-midi** : pour les personnes qui travaillent le matin ou en horaires décalés. - **Soirée** : pour ceux qui travaillent en journée, mais attention à la fatigue et aux enfants à garder. - **Samedi matin** : souvent apprécié, mais plus difficile à garantir côté bénévoles. Beaucoup d'associations proposent plusieurs créneaux pour un même niveau afin de couvrir ces cas. Recueillez les contraintes des apprenants à l'inscription, simplement, avec un formulaire d'une page. ## Étape 3 : constituer l'équipe pédagogique Chaque groupe fonctionne bien avec : - **Un formateur référent**, qui conçoit la progression et suit le groupe sur l'année ; - **Un ou deux bénévoles de soutien**, qui aident en sous-groupes, accompagnent les plus en difficulté et assurent la continuité en cas d'absence du référent. Pour les groupes d'alphabétisation, un ratio plus serré s'impose : plus de bénévoles pour moins d'apprenants. Les compétences utiles à noter dans la fiche de chaque bénévole : expérience de l'enseignement, connaissance du FLE ou de l'alphabétisation, langues parlées (qui peuvent aider mais ne doivent pas se substituer au français en cours), disponibilité sur l'année ou sur quelques semaines. Des formations existent via les fédérations, les réseaux départementaux ou les centres de ressources du FLE : proposez-en aux nouveaux avant de les placer seuls devant un groupe. ## Étape 4 : écrire une grille hebdomadaire stable Voici un exemple fictif pour une association de quartier dans le Rhône : | Créneau | Groupe | Référent | Soutien | | --- | --- | --- | --- | | Lundi 9h à 11h | Alphabétisation | 1 | 2 | | Mardi 14h à 16h | A1 | 1 | 1 | | Jeudi 9h à 11h | A2 | 1 | 1 | | Jeudi 18h30 à 20h30 | A2 soir | 1 | 1 | | Samedi 10h à 12h | B1 | 1 | 1 | Cette grille compte cinq créneaux, soit dix places de bénévoles par semaine. Elle reste identique d'une semaine à l'autre. Seules changent les affectations nominatives lorsqu'il faut remplacer quelqu'un. ## Étape 5 : prévoir les absences, côté bénévoles et côté apprenants ### Absences de bénévoles Un cours annulé au dernier moment décourage les apprenants, qui ont parfois fait un long trajet ou organisé la garde de leurs enfants. Prévoyez : - une liste de remplaçants, avec au moins une personne capable de tenir chaque niveau ; - un cahier de bord par groupe (ce qui a été vu, ce qui reste à faire) pour qu'un remplaçant puisse reprendre sans improviser ; - une règle : mieux vaut un cours simplifié, avec un support prêt à l'emploi, qu'une annulation. Voir aussi [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ### Absences d'apprenants L'assiduité d'un public en situation de précarité ou de démarches est irrégulière, et cela ne signifie pas un manque de motivation. Quelques pratiques qui aident : - un SMS de rappel la veille, simple et dans un français facile ; - des supports qui permettent de rattraper ; - une souplesse sur l'horaire d'arrivée. ## Étape 6 : intégrer les vacances et les interruptions Les cours de FLE associatifs suivent en général le calendrier scolaire, mais pas toujours. Décidez à la rentrée : - Quelles périodes de vacances sont fermées ? Pour mémoire, dans la zone A (Lyon, Villeurbanne), les vacances de la Toussaint 2026 vont du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre, d'après le calendrier national (à confirmer sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr)). - Un stage intensif en été ou pendant une période de congé est-il proposé ? - Comment maintenir le lien pendant les coupures (messages, exercices à faire à la maison) ? Les interruptions longues sont préjudiciables à l'apprentissage. Si l'association ferme, une petite activité de conversation ou une sortie culturelle peut maintenir la dynamique. ## Un outil pour tenir la grille Quand une association a une dizaine de groupes et trente bénévoles, la grille se complique : compétences par niveau, disponibilités changeantes, remplacements. Accord permet d'écrire les règles en français (« Sonia n'intervient qu'en alphabétisation », « chaque groupe a un référent fixe »), de composer la semaine, d'expliquer chaque placement et de proposer des remplaçants. Le calendrier des fériés et des vacances scolaires est déjà intégré. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Si vous cherchez la méthode générale, lisez [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). ## Compter les heures Les heures d'enseignement et de préparation sont significatives dans une association de FLE. Notez-les : elles servent pour les rapports aux financeurs et pour la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Questions fréquentes ### Comment constituer des groupes de niveau en FLE associatif ? Faites passer un court entretien d'accueil avec une évaluation orale, répartissez en alphabétisation, A1, A2 et B1 selon le profil, et gardez la possibilité de changer de groupe en cours d'année. L'important est de garder des groupes stables. ### Faut-il être enseignant pour donner des cours de français à des adultes migrants ? Non, de nombreuses associations reposent sur des bénévoles sans formation d'enseignant. Une formation de base en didactique du FLE, un référent expérimenté et des supports prêts à l'emploi aident beaucoup. Les fédérations et réseaux proposent souvent des formations. ### Combien d'apprenants par groupe en cours de français associatif ? Il n'y a pas de norme imposée aux associations. En pratique, les groupes de huit à quinze apprenants sont courants, avec des groupes plus petits en alphabétisation. L'idéal est de vérifier que chaque apprenant a un temps de parole et un accompagnement suffisants. ### Comment gérer l'irrégularité de présence des apprenants ? Acceptez-la comme une réalité du public : rappel simple par SMS, supports de rattrapage, souplesse horaire. L'irrégularité vient souvent de contraintes de vie, pas d'un manque d'envie. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des créneaux et des encadrants d'un fablab associatif URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-fablab Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier un fablab : créneaux d'accès aux machines, encadrants habilités, formations et ouvertures publiques. Méthode, règles à écrire et exemple de semaine. L'essentiel : - Un fablab planifie trois types de créneaux, ouvertures publiques, formations aux machines et créneaux de projet, chacun avec au moins un encadrant habilité sur les machines concernées. - Le planning repose sur une matrice qui croise machines et encadrants habilités : la machine qui compte le moins de référents limite les ouvertures possibles. - Une formation qui ne réunit pas le nombre d'encadrants requis se décale plutôt que de se tenir en effectif réduit. Pour planifier un fablab, distinguez trois types de créneaux : les **ouvertures publiques** (découverte, projets libres), les **sessions de formation** aux machines et les **créneaux de projet** réservés par les adhérents. Chacun a besoin d'au moins un **encadrant habilité** sur les machines concernées. Le planning repose donc moins sur le nombre de bénévoles que sur la couverture de leurs compétences : un lieu peut compter vingt membres actifs et ne pas pouvoir ouvrir la découpe laser un mardi soir. ## Un lieu, des machines, des habilitations Un fablab associatif réunit des machines très différentes : imprimantes 3D, découpeuse laser, fraiseuse à commande numérique, petit outillage de menuiserie, postes d'électronique, machine à coudre. Toutes ne se prêtent pas à un usage libre. Certaines demandent une formation préalable et la présence d'un référent. La question à poser avant de bâtir le planning est simple : **qui a le droit d'utiliser quoi, et qui peut l'encadrer ?** Les règles de sécurité de chaque machine sont propres à votre structure, à son assurance et à son règlement intérieur. Ce guide ne les remplace pas : il montre comment les traduire en planning. ## Étape 1 : construire la matrice machines et encadrants Dressez un tableau qui croise les machines et les personnes habilitées à encadrer. C'est l'outil central. | Machine ou atelier | Formation requise | Encadrants habilités | Minimum présent | | --- | --- | --- | --- | | Imprimantes 3D | Oui, courte | 5 | 1 | | Découpe laser | Oui | 3 | 1 | | Fraiseuse numérique | Oui, approfondie | 2 | 1 | | Électronique | Non | 6 | 1 | | Menuiserie, outillage | Oui | 3 | 1 | Chaque colonne est à compléter avec vos chiffres réels. La ligne la plus fragile est celle où il y a le moins d'encadrants : c'est elle qui limite vos ouvertures. Si seules deux personnes savent encadrer la fraiseuse, aucun planning ne la fera tourner trois soirs par semaine sans les épuiser. ## Étape 2 : séparer les créneaux par usage Mélanger tous les usages sur les mêmes horaires donne un planning illisible. Séparez : 1. **L'ouverture publique** : le lieu est accessible, on vient découvrir, avancer un projet, discuter. Un ou deux accueillants suffisent, auxquels s'ajoutent les référents des machines utilisées ce soir-là. 2. **Les formations** : des sessions de deux à trois heures avec un nombre limité de participants, un formateur et le matériel prêt. Elles se planifient à l'avance, pas à la volée. 3. **Les créneaux de projet** : un adhérent déjà formé réserve une machine pour un temps donné. Il faut dans ce cas la présence d'un encadrant ou d'une règle d'autonomie claire. 4. **Les ateliers pour des publics extérieurs** : scolaires, centres de loisirs, entreprises. Ils ont une date et un public imposés. Indiquer sur chaque créneau de quel type il s'agit évite les malentendus : un nouvel adhérent qui arrive à 19h pour imprimer en 3D doit savoir si ce soir-là, il y a quelqu'un pour l'accompagner. ## Étape 3 : écrire les règles de présence Voici des règles typiques, à adapter : - « Chaque ouverture compte au moins un accueillant et un référent par machine utilisée. » - « Une formation à la découpe laser ne se tient jamais sans un second encadrant. » - « Personne n'encadre plus de deux soirées par semaine. » - « Le lieu ne se ferme jamais en dernier avec une seule personne. » - « Les ouvertures publiques du samedi alternent entre les mêmes équipes tous les deux samedis. » Les écrire permet de les appliquer sans débat chaque semaine. Le guide sur [l'écriture des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) montre comment les formuler pour qu'un outil puisse les comprendre. ## Étape 4 : collecter les disponibilités par compétence Au lieu d'un sondage général, demandez à chaque encadrant : - ses **soirées et journées disponibles** sur le mois ; - les **machines qu'il accepte d'encadrer** ce mois-ci (certains sont habilités mais préfèrent ne plus en assurer certaines) ; - les **dates où il souhaite être en formation** plutôt qu'en encadrement. Cela évite le scénario classique où trois bénévoles « disponibles le jeudi » sont tous électroniciens et personne ne sait encadrer la découpe. [Collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) par un lien sans compte facilite la réponse pour des bénévoles déjà sollicités. ## Exemple : une semaine de fablab à Villeurbanne | Jour | Créneau | Type | Équipe | | --- | --- | --- | --- | | Mardi | 18h30 à 21h30 | Ouverture publique | 1 accueil + 1 référent 3D + 1 référent électronique | | Mercredi | 14h à 17h | Atelier jeunes | 2 animateurs | | Jeudi | 19h à 21h | Formation découpe laser | 2 encadrants habilités | | Samedi | 10h à 17h | Ouverture publique | 2 équipes de 3 sur deux demi-journées | Dans cet exemple, la formation laser du jeudi ne peut se tenir que si deux des trois encadrants habilités sont libres. Si un seul l'est, la bonne décision est de **décaler la formation**, pas de la maintenir en effectif réduit. C'est typiquement le genre d'arbitrage qu'un moteur de planification peut expliquer : Accord indique quelle règle a bloqué le créneau et quels remplaçants compatibles existent (voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit)). ## Gérer les remplacements et les absences Un encadrant qui annule la veille d'une formation met le groupe en difficulté. Tenez à jour une liste de **remplaçants par machine** et un canal de messagerie unique pour les alertes. La logique est celle décrite pour [le désistement d'un bénévole à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) : prévenir, proposer un remplaçant compatible, confirmer. Pour les lieux voisins, le fonctionnement d'un [repair café](https://accord.enys.dev/guides/planning-repair-cafe) partage beaucoup de contraintes : compétences non interchangeables, public variable, besoin de binômes. ## Les erreurs fréquentes - **Planifier par nombre de personnes plutôt que par compétence.** Dix bénévoles sans référent sur la fraiseuse ne valent pas deux bénévoles bien choisis. - **Laisser les trois mêmes personnes encadrer.** Les plus compétents s'épuisent, puis partent. - **Ne pas tracer les habilitations.** Notez qui est formé à quoi et à quelle date, pour éviter les doutes en cas d'incident. - **Oublier le rangement.** Un créneau de fin de soirée sans temps de rangement laisse un lieu en désordre le lendemain. ## Questions fréquentes ### Combien d'encadrants faut-il pour une soirée d'ouverture de fablab ? Au minimum un accueillant et un référent pour chaque machine ouverte à l'usage ce soir-là. Si vous annoncez trois machines, il vous faut en pratique trois référents compétents, éventuellement cumulés avec l'accueil dans les petites structures. ### Comment réserver une machine dans un fablab ? Les fablabs utilisent souvent un agenda partagé où l'adhérent réserve un créneau, sous réserve d'être formé et qu'un encadrant soit présent ce jour-là. Croisez réservation et planning des encadrants pour éviter les créneaux réservés mais non encadrés. ### Faut-il un planning différent pour les formations ? Oui. Une formation a un effectif limité, un formateur désigné, du matériel à préparer et une date annoncée plusieurs semaines à l'avance. On la planifie comme un événement, pas comme une ouverture. ### Comment éviter l'épuisement des encadrants ? Fixez un plafond de soirées par mois, formez de nouveaux référents plutôt que de tout reposer sur les mêmes, et utilisez une rotation visible. Le guide sur le [roulement équitable](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) détaille la méthode. --- # Planning des maraudes et des permanences associatives : la méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-maraudes-permanences Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les équipes de maraudes et de permanences : binômes, rotations, nouveaux bénévoles, débriefings, remplacements. Règles écrites et exemple de semaine. L'essentiel : - Les maraudes et permanences se planifient par équipes de taille fixe, jamais moins de deux personnes, en mêlant anciens et nouveaux. - Les trois premières sorties d'un nouveau bénévole se font en doublon avec un ancien, et la fréquence de chacun reste limitée, souvent à un créneau de soirée par semaine au maximum. - Un temps de retour d'une vingtaine de minutes fait partie de chaque sortie, et une sortie dont l'équipe tombe sous le minimum est reportée ou raccourcie selon le protocole. Pour planifier des maraudes ou des permanences, fonctionnez par **équipes de taille fixe** (au minimum deux personnes), mélangez anciens et nouveaux, limitez la fréquence de chacun pour éviter l'épuisement, et prévoyez un temps de retour après chaque sortie. Le planning n'est pas qu'une grille de noms : c'est ce qui garantit que la personne qui sort un soir d'hiver n'est jamais seule, ni sans relais. ## Ce qui distingue ces activités d'un planning classique Maraudes et permanences ont trois points communs qui pèsent sur l'organisation : - **Un horaire contraignant** : en soirée, le week-end ou tôt le matin, des plages que peu de bénévoles tiennent toute l'année. - **Une charge émotionnelle** : on rencontre des personnes en difficulté, parfois en détresse. Chacun n'y réagit pas de la même manière. - **Une exigence de continuité** : les personnes rencontrées comptent sur le passage régulier, et les partenaires (mairie, centre d'hébergement, structures de santé) aussi. D'où des règles de planification plus strictes que pour d'autres activités bénévoles. ## Étape 1 : définir le format de chaque sortie ou permanence Écrivez pour chaque activité : | Élément | Exemple maraude | Exemple permanence | | --- | --- | --- | | Durée | 2 h 30 de tournée plus 30 min de préparation et de retour | 3 h d'ouverture | | Taille d'équipe | 3 personnes, dont 1 référent | 2 personnes | | Parcours / lieu | Circuit fixe validé avec les partenaires | Local, salle partagée | | Matériel | Boissons chaudes, kit d'hygiène, fiches d'orientation | Documents, ordinateur, téléphone | | Retour | 20 min en fin de tournée | Notes dans un cahier ou un outil partagé | La **taille d'équipe minimale** est la décision la plus importante. Pour une maraude, ne descendez pas sous deux personnes. Pour une permanence, deux est un bon plancher dès que le local reçoit du public ou ferme tard. ## Étape 2 : composer des équipes équilibrées Un bon équilibre se construit sur plusieurs critères : - **L'expérience** : toujours au moins une personne expérimentée dans l'équipe. - **Les compétences** : écoute, connaissance des dispositifs d'orientation, premiers secours si votre association le demande. - **La mixité** : selon le public accueilli, il peut être utile d'avoir des équipes mixtes, ce qui se décide dans votre projet associatif. - **La stabilité** : des équipes qui se retrouvent régulièrement développent une confiance qui se ressent sur le terrain. Concernant les **nouveaux bénévoles**, adoptez une règle écrite : les trois premières sorties se font en doublon, avec un ancien. Cette règle protège le nouveau et rassure l'équipe. ## Étape 3 : régler la fréquence de chacun Il n'existe pas de chiffre universel, mais une règle de bon sens : **la charge doit rester soutenable sur la durée**. Beaucoup de structures limitent à un créneau de soirée par semaine, parfois moins en hiver quand la demande monte. Quelques repères pratiques : - Un plafond hebdomadaire et mensuel par personne. - Un repos obligatoire après un créneau tardif. - Une alternance entre soirées, week-ends et créneaux de semaine, pour que les mêmes personnes ne portent pas toujours le plus pénible. Sur ce dernier point, le guide [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) présente plusieurs méthodes de rotation. ## Étape 4 : intégrer le calendrier Les besoins varient avec l'année : - **Hiver** : plus de demandes, plus de sorties, parfois des créneaux en journée en cas de grand froid ; mais aussi des bénévoles moins disponibles. - **Jours fériés et fêtes de fin d'année** : les personnes isolées en ont souvent le plus besoin, alors que les bénévoles partent en famille. - **Vacances scolaires** : parents et étudiants disparaissent par vagues. À titre d'exemple, les vacances de Noël 2026 courent, selon le calendrier national, du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027 : prévoyez le planning de cette période dès octobre. Un outil qui connaît les fériés et les zones de vacances scolaires (A, B et C) évite de découvrir au dernier moment qu'un soir de réveillon n'est couvert par personne. ## Étape 5 : prévoir le temps de retour Le retour (ou débriefing) fait partie de la mission, pas d'un bonus facultatif. Vingt minutes après la sortie permettent : - de transmettre les informations utiles à l'équipe suivante ; - de repérer les situations à signaler ; - de permettre à chacun de déposer ce qu'il a vu ou entendu. Si un bénévole a vécu une situation difficile, prévoyez un moyen de lui parler (responsable, référent, groupe de parole). Un bénévole écouté reste plus longtemps. Comptez ce temps de retour dans la durée du créneau : il compte aussi pour la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Étape 6 : organiser les remplacements Une maraude annulée à la dernière minute laisse des personnes sans visite et fragilise la relation de confiance. À l'inverse, une équipe réduite à une seule personne n'est pas une solution : ni pour la sécurité, ni pour la qualité de l'accueil. Mettez en place : - une **liste de remplaçants** formés, qui ont déjà fait au moins quelques sorties ; - une règle claire : si l'équipe tombe sous le minimum et qu'aucun remplaçant n'est trouvé, la sortie est reportée ou raccourcie, selon ce que prévoit votre protocole ; - un message prêt à envoyer, avec le créneau, le point de rendez-vous et la durée. Le guide [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) détaille cette mécanique. ## Un exemple de semaine pour une association lyonnaise Voici un exemple fictif pour une association qui fait deux maraudes et une permanence par semaine, avec 18 bénévoles : | Jour | Activité | Équipe | Règles appliquées | | --- | --- | --- | --- | | Mardi 19h à 22h | Maraude | 3 (1 référent, 1 ancien, 1 nouveau en doublon) | Pas plus d'une sortie par personne et par semaine | | Jeudi 14h à 17h | Permanence | 2 | Au moins une personne qui connaît les dossiers | | Samedi 19h à 22h | Maraude | 3 | Pas le même référent que mardi | Avec ces trois activités, le besoin hebdomadaire est de huit places. Sur 18 bénévoles, chacun passe en moyenne un créneau toutes les deux ou trois semaines, ce qui laisse de la marge pour absences et vacances. ## Mettre le planning au service des personnes Un outil de planification peut aider quand les règles se multiplient (binômes, doublons de nouveaux, repos, vacances). Accord applique des règles écrites en français, explique chaque placement, propose des remplaçants en cas d'absence et prépare les messages d'envoi : voyez le principe sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). Mais la base reste humaine : un référent attentif, des règles connues, des équipes qui se connaissent. ## Questions fréquentes ### Combien de bénévoles faut-il par maraude ? Il n'existe pas de nombre imposé pour toutes les associations, mais une maraude se fait en règle générale à deux personnes minimum, souvent trois, avec au moins une personne expérimentée. Fixez le minimum dans votre protocole interne et respectez-le. ### À quelle fréquence un bénévole peut-il faire des maraudes ou des permanences ? Cela dépend de la charge et de la durée. Beaucoup d'associations visent un créneau par semaine au maximum, avec des périodes de repos. Ce qui compte, c'est que le rythme reste soutenable sur plusieurs mois. ### Comment intégrer un nouveau bénévole sans le mettre en difficulté ? Placez-le en doublon avec un ancien pendant ses premières sorties, expliquez le protocole, puis confiez-lui progressivement plus d'autonomie. Prévoyez un échange après chaque sortie. ### Que faire si personne ne peut tenir une permanence ? Regardez si le créneau peut être décalé, réduit ou regroupé avec un autre, et prévenez les usagers rapidement. Si le problème revient, il faut revoir la plage horaire ou élargir l'équipe plutôt que de s'appuyer sur quelques personnes toujours sollicitées. --- # Planning des permanences d'un BDE ou d'un local associatif étudiant URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-permanences-bde Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les permanences d'un BDE ou d'un local étudiant : emploi du temps des membres, partiels, binômes, clés et remplaçants. Méthode et exemple de semaine. L'essentiel : - Les permanences d'un BDE ou d'un local associatif étudiant se construisent à partir des emplois du temps de cours des membres, collectés en début de semestre, et non des horaires d'ouverture souhaités. - Les permanences se tiennent en binôme sur les plages où le plus de membres sont libres, avec au moins une personne qui détient les clés et une règle de plafond par membre. - Le planning prévoit trois régimes, période normale, partiels et vacances, et se refait à chaque semestre plutôt que d'être réparé. Pour organiser les permanences d'un BDE ou d'un local associatif étudiant, construisez le planning **à partir des emplois du temps de cours des membres**, pas à partir des horaires d'ouverture souhaités. Demandez à chacun ses trous hebdomadaires en début de semestre, placez les permanences en binôme dans les plages où le plus de monde est libre, et prévoyez un système de remplacement pour les périodes de partiels, de stages et de vacances. Le planning d'une association étudiante ne dure jamais plus d'un semestre : mieux vaut le refaire vite que le réparer longtemps. ## Pourquoi c'est plus difficile qu'une permanence d'association classique Les membres d'un BDE sont tous étudiants, donc tous occupés, mais pas aux mêmes heures. Et cet emploi du temps change plusieurs fois dans l'année : - **Chaque semestre** apporte un nouvel emploi du temps. - **Les partiels** vident l'association : plus personne n'est disponible, mais les étudiants viennent quand même chercher un renseignement ou un café. - **Les stages et alternances** déplacent des membres loin du campus pendant des semaines. - **Le renouvellement** est annuel : le bureau change, les habitudes avec. À cela s'ajoute un enjeu pratique : le local doit être ouvert à heure fixe, avec quelqu'un qui a les clés, qui sait utiliser la caisse ou le stock, et qui connaît les règles de la structure d'accueil (université, école, résidence). ## Étape 1 : décider ce que sert la permanence Une permanence qui n'a pas d'objectif devient un temps mort. Précisez ce que vous y faites réellement : - accueillir et renseigner les nouveaux étudiants ; - vendre ou distribuer (billets de soirée, goodies, boissons, fournitures) ; - prêter du matériel (jeux, enceinte, vidéoprojecteur) ; - tenir une réunion du bureau ou préparer les événements ; - simplement rendre le local vivant entre deux cours. Chaque fonction détermine le nombre de personnes à prévoir et le niveau de responsabilité. Une permanence de vente suppose quelqu'un qui manie la caisse ; une permanence « accueil » peut accepter un membre récent. ## Étape 2 : collecter les emplois du temps, pas des « disponibilités vagues » Au lieu de demander « quand es-tu dispo ? », demandez les **plages libres entre les cours**, semaine type. Un formulaire simple suffit, avec une grille du lundi au vendredi en tranches d'une heure. Précisez : 1. les **jours sans cours** ; 2. les **trous** de plus d'une heure entre deux cours ; 3. les **contraintes fixes** (alternance en entreprise certains jours, travail étudiant, déplacement en train) ; 4. les **semaines d'absence prévues** (stages, partiels, vacances). Un lien de réponse sans compte à créer limite les oublis : les étudiants répondent depuis leur téléphone en deux minutes. Pour le détail de la méthode, voyez le guide sur [la collecte des disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles), qui s'applique telle quelle à des membres d'association. Un [modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites) peut servir de point de départ. ## Étape 3 : poser les règles de la permanence Écrivez quelques règles que tout le monde peut lire. Exemples réalistes : - « Une permanence se tient toujours à deux, jamais seul. » - « Au moins une personne du bureau ou un membre habilité détient les clés. » - « Pas plus de trois permanences par semaine pour un même membre. » - « Aucune permanence pendant la semaine de partiels de la personne. » - « Les membres de première année sont toujours en binôme avec un ancien. » Ces règles, écrites en français ordinaire, peuvent être saisies telles quelles dans un outil de planification ; voyez [comment écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) pour une formulation propre. ## Étape 4 : composer la semaine Placez d'abord les créneaux les plus contraints : ceux où il y a le plus de passage (pause méridienne, fin de journée), puis ceux où peu de membres sont libres. | Créneau | Fréquentation | Équipe | Remarque | | --- | --- | --- | --- | | Lundi 12h à 14h | forte | 2 membres | Distribution, accueil | | Mardi 17h à 19h | moyenne | 2 membres | Préparation des événements | | Mercredi 12h à 14h | forte | 2 membres | Ventes et billetterie | | Jeudi 13h à 15h | faible | 1 ancien + 1 nouveau | Formation sur le tas | | Vendredi 12h à 14h | forte | 2 membres | Prêt de matériel | Sur un campus comme celui de la Doua à Villeurbanne, la pause du midi concentre l'essentiel du passage ; c'est souvent là qu'il faut le plus de monde. Adaptez à votre propre site. > Conseil : affichez le planning sur la porte du local et partagez-le sur le groupe de messagerie. Un étudiant qui hésite à passer ne revient pas si le local est fermé sans explication. ## Étape 5 : gérer partiels, vacances et défections La grande différence avec une association classique est la saisonnalité. Prévoyez trois régimes : - **Période normale :** planning complet. - **Partiels :** ouverture réduite (deux créneaux par semaine, ou un seul), annoncée à l'avance. - **Vacances :** fermeture ou permanence sur rendez-vous. Croisez avec le calendrier officiel de votre établissement, qui varie d'une université ou d'une école à l'autre. Pour un repère général, les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) donnent le rythme des zones, mais ne remplacent pas le calendrier universitaire de votre établissement. Pour les défections, un vivier de **remplaçants** vaut mieux qu'un groupe de messagerie où tout le monde espère que quelqu'un répondra. Un moteur de planification comme celui d'Accord propose des remplaçants compatibles avec le créneau et prépare le message WhatsApp ; vous pouvez tester le principe pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). La logique générale est détaillée dans [le guide des échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). ## Les erreurs fréquentes - **Garder le planning de l'an dernier.** Les emplois du temps ont changé, les membres aussi. - **Tout reposer sur le bureau.** Quand le président et le trésorier ont leurs propres partiels, plus personne n'ouvre. - **Oublier le passage de relais.** Notez qui détient les clés et qui connaît la caisse, sinon la transmission en fin d'année se perd. - **Compter les engagements en plus des cours.** Un étudiant déjà bénévole dans deux associations ne tiendra pas trois permanences. Si vous organisez aussi des tutorats, le guide sur le [planning du tutorat étudiant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tutorat-etudiant) traite un cas voisin. ## Questions fréquentes ### Combien de permanences par semaine un BDE doit-il assurer ? Cela dépend de la fréquentation et du nombre de membres actifs. Mieux vaut quatre à cinq créneaux tenus que dix créneaux annoncés dont la moitié ne s'ouvre pas. Commencez petit et élargissez si l'équipe suit. ### Comment organiser les permanences pendant les partiels ? Réduisez l'ouverture et annoncez-la à l'avance. Les membres en examen sont dispensés, et les autres tiennent un nombre limité de créneaux. Mieux vaut un local fermé avec une affiche claire qu'une ouverture aléatoire. ### Peut-on faire une permanence seul ? Pour la sécurité des personnes comme des biens, la plupart des associations préfèrent un fonctionnement en binôme. C'est aussi plus pratique pour aller aux toilettes ou répondre à un appel sans fermer. Vérifiez les règles de votre établissement d'accueil. ### Comment répartir les permanences équitablement entre les membres ? Fixez un plafond par personne et un nombre minimal pour que chacun participe. Le guide sur le [roulement équitable](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) explique comment équilibrer la charge sur plusieurs semaines. --- # Planning des répétitions d'une fanfare ou d'une batucada URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-fanfare-batucada Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les répétitions d'une fanfare ou d'une batucada : pupitres, effectif minimum, salle bruyante, prestations. Méthode, règles et exemple d'une saison. L'essentiel : - Pour planifier une fanfare ou une batucada, on raisonne par pupitre : la répétition d'ensemble se cale sur le créneau où le plus de pupitres sont présents, avec un effectif minimum par pupitre. - Trois formats coexistent : la répétition d'ensemble hebdomadaire ou bimensuelle, les répétitions par pupitre et les séances de préparation avant une prestation. - Les prestations se traitent comme des événements à part, annoncées six à huit semaines avant si possible, confirmées dix à quinze jours avant, avec des remplaçants par pupitre. Pour planifier les répétitions d'une fanfare ou d'une batucada, calez la **répétition d'ensemble** sur le créneau où le plus de pupitres sont présents, fixez un **effectif minimum par pupitre** en dessous duquel on ne répète pas, et traitez les prestations (défilés, fêtes, festivals) comme des événements à part, avec leurs propres inscriptions. Les répétitions par pupitre, plus courtes, servent à rattraper les absents. L'enjeu n'est pas de réunir tout le monde, c'est de ne jamais se retrouver sans les instruments qui portent le morceau. ## Ce qui distingue une fanfare ou une batucada d'un groupe classique Dans un orchestre à effectif fixe, l'absence d'un violon passe presque inaperçue. Dans une batucada, l'absence des surdos, qui tiennent la pulsation, change tout le rythme. Dans une fanfare, un seul tromboniste présent sur trois ne permet pas de jouer les arrangements prévus. Le planning doit donc raisonner **par pupitre**, pas par nombre de têtes. Autres particularités : - **Les instruments sont encombrants.** Un surdo ne se transporte pas dans le métro, ce qui fixe les lieux et les horaires de montage. - **Le bruit pose problème.** Les voisins d'une salle polyvalente, d'un gymnase ou d'un local en ville n'apprécient pas toujours une batucada à 21h. Les créneaux d'accès aux salles et leur règlement viennent de la commune ou du gestionnaire : le guide sur les [créneaux d'un gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) donne les bonnes questions à poser. - **Le groupe est souvent mixte.** Étudiants, actifs, retraités, avec des niveaux très inégaux. ## Étape 1 : cartographier les pupitres Dressez la liste des pupitres, le nombre de musiciens et le seuil minimal pour répéter utilement. Exemple pour une batucada de vingt personnes : | Pupitre | Effectif | Minimum pour répéter | Rôle | | --- | --- | --- | --- | | Surdos | 4 | 2 | Pulsation de base | | Caixas | 6 | 3 | Rythme soutenu | | Repiniques | 3 | 1 | Appels et signaux | | Agogôs, chocalhos | 4 | 2 | Couleurs et ponctuations | | Maître de batterie | 1 | 1 | Direction | Pour une fanfare, remplacez par trompettes, saxophones, trombones, sousaphones, percussions. Ces seuils sont à fixer avec votre directeur musical : ils reflètent vos arrangements, pas une norme. ## Étape 2 : choisir le rythme des répétitions Trois formats coexistent généralement : 1. **La répétition d'ensemble** (une fois par semaine ou toutes les deux semaines, de deux heures environ) : tout le monde, répertoire complet. 2. **Les répétitions par pupitre** (un soir par mois par pupitre) : mise à niveau des débutants, passages difficiles. 3. **Les séances de préparation de prestation** (avant un événement) : marches, déplacements, enchaînements, mise en place sur le terrain. Le piège est d'ajouter des séances sans jamais en retirer. Au-delà d'un certain nombre de soirées, les musiciens actifs cumulent et finissent par manquer. Mieux vaut une répétition d'ensemble régulière et solide que quatre séances à moitié vides. ## Étape 3 : fixer des règles de présence Quelques règles écrites évitent des tensions : - « Pas de répétition d'ensemble si un pupitre est sous son effectif minimum. » - « Un musicien qui manque deux répétitions de suite prévient le référent de pupitre. » - « Pour une prestation, au moins deux tiers de l'effectif doivent s'inscrire, sinon on décline. » - « Aucun musicien n'est inscrit à plus de trois prestations consécutives sans repos. » - « Les débutants jouent en soutien dans les premières prestations. » Saisies telles quelles, ces règles servent de base à un [planning calculé par un moteur](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) : il vérifie les effectifs par pupitre avant de confirmer une séance. ## Étape 4 : collecter les présences à l'avance Le vrai problème d'une fanfare est de savoir, 48 heures avant, qui sera là. Demandez les disponibilités **par mois** (ou par bloc de trois répétitions) plutôt que séance par séance, avec un lien de réponse sans compte à créer. Le guide sur [la collecte des disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) décrit la méthode, qui fonctionne aussi pour des musiciens amateurs. Ensuite, regardez le calendrier : les soirées de répétition entre septembre et juin suivent le rythme scolaire pour beaucoup de membres. Vérifiez les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et les [jours fériés](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) avant de figer la saison, car les ponts coïncident souvent avec des répétitions. ## Étape 5 : planifier les prestations à part Les prestations ne ressemblent pas aux répétitions : jour et heure imposés par l'organisateur, déplacement, tenue, durée variable. Pour chacune : - Diffusez la date et le lieu **au moins six à huit semaines avant** si possible. - Demandez une confirmation ferme **dix à quinze jours avant**. - Désignez un référent logistique : transport des instruments, accès au lieu, repas. - Prévoyez les remplaçants par pupitre : un musicien d'un autre ensemble ou un ancien membre. Un exemple de saison dans le Rhône : répétition d'ensemble le mardi soir à 20h dans une salle municipale, répétitions par pupitre un jeudi sur deux, quatre ou cinq prestations (Fête des Lumières en décembre, fête de quartier, carnaval, fête de la musique, festival d'été). Cela fait une trentaine de séances à planifier, ce qui justifie un outil plutôt qu'un tableur. ## Remplacer sans casser le groupe Quand un musicien annule, la question n'est pas « qui est libre ? » mais « qui joue le même instrument et connaît le morceau ? ». Tenez une liste de **remplaçants par pupitre**, comme dans une [chorale ou un orchestre](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-chorale-orchestre). Accord peut proposer des remplaçants compatibles et prépare le message WhatsApp à envoyer au pupitre concerné ; la page [produit](https://accord.enys.dev/produit) montre le fonctionnement. Pour les groupes qui jouent aussi sur scène, le guide sur [les répétitions de théâtre amateur](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-theatre-amateur) offre des repères voisins sur les répétitions générales. ## Les erreurs fréquentes - **Compter en nombre de présents au lieu de présents par pupitre.** Vingt musiciens sans surdo ne font pas une batucada. - **Annoncer les prestations trop tard.** Les amateurs ont une vie : un défilé annoncé à trois jours se joue à moitié vide. - **Oublier le transport.** Qui apporte les grosses caisses ? Mettez-le au planning. - **Ne pas fixer de seuil.** Sans règle, on discute de chaque annulation au dernier moment. ## Questions fréquentes ### Combien de musiciens faut-il pour une batucada ? Il n'existe pas de chiffre officiel. Pour que la pulsation tienne, l'important est de disposer d'au moins deux surdos et de plusieurs caixas à chaque séance. Définissez avec votre maître de batterie le minimum par instrument. ### Où répéter quand on fait du bruit ? Auprès des services de la commune, qui gèrent salles et créneaux. Renseignez-vous sur le règlement de la salle et sur les horaires autorisés, et prévenez les riverains en cas de séance exceptionnelle. ### À quelle fréquence faut-il répéter ? Une répétition d'ensemble par semaine ou toutes les deux semaines suffit pour un groupe amateur. Renforcez avant les prestations avec une ou deux séances dédiées. ### Comment gérer des musiciens de niveaux très différents ? Organisez des répétitions par pupitre pour les débutants et jouez des arrangements à niveaux multiples. Les anciens peuvent parrainer les nouveaux, ce qui fidélise aussi les nouveaux venus. --- # Planning des salariés d'une association : repos, durées, affichage URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-salaries-association Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning des salariés d'association : 11 h de repos quotidien, 35 h de repos hebdomadaire, 10 h et 48 h maximum, affichage des horaires. Les articles du Code du travail. L'essentiel : - Le planning des salariés d'une association obéit au Code du travail comme dans toute entreprise : 11 heures consécutives de repos entre deux journées (article L3131-1), 24 heures de repos hebdomadaire s'y ajoutant (article L3132-2), et pas plus de six jours de travail par semaine (article L3132-1). - Les durées maximales sont de 10 heures par jour (article L3121-18), 48 heures sur une même semaine (article L3121-20) et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (article L3121-22), avec une pause de 20 minutes dès 6 heures de travail (article L3121-16). - L'employeur affiche les heures de début et de fin de travail et des repos (article L3171-1) ; pour un salarié à temps partiel, un changement de répartition se notifie au moins sept jours ouvrés à l'avance à défaut d'accord (article L3123-31). Le **planning des salariés d'une association** obéit au Code du travail exactement comme dans une entreprise : **11 heures consécutives de repos** entre deux journées, **24 heures de repos hebdomadaire** qui s'y ajoutent, **six jours de travail au plus** par semaine, **10 heures** de travail effectif par jour et **48 heures** sur une semaine au maximum, et l'**affichage des horaires**. Ces règles valent pour l'éducatrice sportive du club comme pour le coordinateur du centre social. Ce guide les rassemble, article par article, pour construire un planning conforme ; votre convention collective peut prévoir des règles plus précises, à vérifier en priorité. > Ce guide est rédigé à partir des textes officiels cités, consultés en octobre 2026 sur le Code du travail numérique et service-public.gouv.fr. Il ne remplace pas la lecture de votre convention collective ni un conseil juridique pour un cas particulier. ## Les règles de base, en un tableau | Règle | Valeur | Texte | | --- | --- | --- | | Durée légale du travail (temps complet) | 35 heures par semaine | Article L3121-27 | | Repos quotidien | 11 heures consécutives au minimum | Article L3131-1 | | Repos hebdomadaire | 24 heures consécutives, plus le repos quotidien | Article L3132-2 | | Jours travaillés | 6 au plus par semaine | Article L3132-1 | | Jour de repos | Le dimanche, en principe | Article L3132-3 | | Durée quotidienne maximale | 10 heures de travail effectif, sauf dérogations | Article L3121-18 | | Durée hebdomadaire maximale | 48 heures sur une même semaine | Article L3121-20 | | Moyenne sur 12 semaines | 44 heures au plus | Article L3121-22 | | Pause | 20 minutes consécutives dès 6 heures de travail | Article L3121-16 | | Affichage | Heures de début, de fin et des repos | Article L3171-1 | ## Le repos quotidien : 11 heures consécutives L'article L3131-1 du Code du travail pose que tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de onze heures consécutives. Service-public.gouv.fr précise que cela vaut en CDI, en CDD et en intérim, à temps plein comme à temps partiel. Des dérogations existent, par convention ou accord collectif ou pour des activités particulières (garde, continuité du service, travail fractionné), sans descendre sous 9 heures. **Le piège classique en association** : l'éducateur qui finit l'entraînement des seniors à 22 h le vendredi et ouvre le stage jeunes à 8 h le samedi n'a que 10 heures de repos. Le planning est non conforme, même si chacun était d'accord. Pour les salariés mineurs, la fiche service-public indique un repos d'au moins 12 heures consécutives entre 16 et 18 ans, et de 14 heures avant 16 ans (article L3164-1). ## Le repos hebdomadaire : 35 heures d'affilée L'article L3132-2 fixe le repos hebdomadaire à vingt-quatre heures consécutives, auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien. Concrètement, il faut **35 heures de repos d'affilée** au moins une fois par semaine. L'article L3132-1 interdit de faire travailler un même salarié plus de six jours par semaine. ### Et le dimanche ? L'article L3132-3 pose le principe : dans l'intérêt des salariés, le repos hebdomadaire est donné le dimanche. L'article L3132-12 permet à certains établissements, dont le fonctionnement le rend nécessaire, de déroger de droit au repos dominical en attribuant le repos par roulement ; la liste des catégories figure à l'article R3132-5, et on y trouve notamment les « centres culturels, sportifs et récréatifs » et les établissements d'enseignement. Si vos salariés encadrent des compétitions ou des stages le dimanche, vérifiez que votre activité relève bien de l'une de ces catégories et ce que prévoit votre convention collective. Le [planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement) est l'outil naturel d'un repos par roulement. ## Les durées maximales de travail - **Par jour** : l'article L3121-18 limite la durée quotidienne de travail effectif à dix heures, sauf dérogation accordée par l'administration, urgence ou accord collectif dans les cas prévus. - **Par semaine** : l'article L3121-20 fixe la durée maximale à quarante-huit heures au cours d'une même semaine. - **En moyenne** : l'article L3121-22 limite la durée hebdomadaire calculée sur une période quelconque de douze semaines consécutives à quarante-quatre heures. - **La pause** : l'article L3121-16 prévoit, dès que le temps de travail quotidien atteint six heures, un temps de pause d'au moins vingt minutes consécutives. **Exemple** : une animatrice de centre social travaille de 9 h à 12 h 30 puis de 13 h 30 à 19 h. Elle fait 9 heures de travail effectif, sous le plafond de 10 heures, et la pause d'une heure couvre l'obligation de 20 minutes. Si un atelier du soir la fait finir à 21 h, elle atteint 11 heures : le planning doit être revu. Pour suivre les volumes dans la durée, voir [calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre](https://accord.enys.dev/guides/calculer-heures-intervenant-trimestre). ## Les salariés à temps partiel Beaucoup d'associations emploient à temps partiel : animateurs périscolaires, professeurs, agents d'accueil. Trois règles comptent pour le planning. 1. **La durée minimale** est de vingt-quatre heures par semaine à défaut d'accord de branche (article L3123-27). L'article L3123-7 prévoit des exceptions, notamment une durée inférieure sur demande écrite et motivée du salarié (contraintes personnelles ou cumul d'activités), et de droit pour un étudiant de moins de 26 ans qui le demande. 2. **Le délai de prévenance** : à défaut d'accord, toute modification de la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois est notifiée au salarié au moins **sept jours ouvrés** avant (article L3123-31). Un accord collectif peut fixer un délai plus court, qui ne peut être inférieur à trois jours ouvrés (article L3123-24). 3. **La répartition** des horaires figure au contrat ; un changement de planning se gère donc avec méthode, pas par un simple message la veille. Notre guide pour [annoncer un changement de planning](https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning) aide à le formuler. ## L'affichage des horaires L'article L3171-1 impose à l'employeur d'afficher les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée des repos. - **Horaire collectif** (tous les salariés d'une équipe ont le même) : l'article D3171-1 précise qu'il indique les heures de début et de fin de chaque période de travail ; l'article D3171-2 impose qu'il soit daté et signé par l'employeur ou son délégataire, et affiché de façon apparente dans chaque lieu de travail concerné ; l'article D3171-4 prévoit qu'un double, ainsi que les rectifications, est adressé préalablement à l'inspection du travail. - **Horaires individualisés** (cas fréquent en association) : l'article D3171-8 impose un décompte individuel, chaque jour (heures de début et de fin, ou nombre d'heures) et chaque semaine (récapitulatif des heures accomplies). ## Construire un planning conforme, pas à pas 1. **Listez les obligations légales** comme contraintes strictes : 11 h de repos entre deux jours, 10 h par jour, 48 h par semaine, un jour de repos hebdomadaire. 2. **Ajoutez votre convention collective** : elle peut aménager ces règles ou en ajouter. 3. **Placez d'abord les salariés**, puis les bénévoles autour : le droit du travail ne s'applique pas aux bénévoles de la même façon, mais leurs disponibilités dépendent souvent des créneaux salariés. 4. **Contrôlez les enchaînements** soir puis matin, et les semaines d'événements (stages, tournois, fêtes de quartier). 5. **Affichez, archivez, décomptez** les heures réelles. Un outil de planification peut intégrer une partie de ces limites comme règles strictes (charge maximale, plages horaires, jours sans travail). Accord le permet, mais ce n'est pas un logiciel de gestion du temps de travail : il ne tient pas le décompte légal des heures réellement effectuées, qui reste à faire. Pour les équipes mixtes salariés et bénévoles, voir aussi le [planning des animateurs d'accueil de loisirs](https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-accueil-loisirs) et celui des [éducateurs et arbitres d'un club](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club). ## Questions fréquentes ### Quel est le repos minimum entre deux journées de travail ? Onze heures consécutives, selon l'article L3131-1 du Code du travail. Une convention ou un accord collectif peut le réduire dans certains cas prévus, sans descendre sous 9 heures. Pour les mineurs, le repos est de 12 heures entre 16 et 18 ans et de 14 heures avant 16 ans. ### Un salarié d'association peut-il travailler le dimanche ? Le principe est le repos le dimanche (article L3132-3). Certains établissements, listés à l'article R3132-5, dont les centres culturels, sportifs et récréatifs, peuvent attribuer le repos hebdomadaire par roulement en application de l'article L3132-12. Vérifiez votre catégorie et votre convention collective. ### Combien d'heures maximum par jour pour un salarié ? Dix heures de travail effectif, selon l'article L3121-18, sauf dérogation ou accord collectif dans les cas prévus par le Code. Sur une même semaine, le maximum est de 48 heures, et de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives. ### Quel délai pour modifier le planning d'un salarié à temps partiel ? À défaut d'accord collectif, au moins sept jours ouvrés avant la date du changement (article L3123-31). Un accord peut prévoir un délai plus court, jamais inférieur à trois jours ouvrés (article L3123-24). Sources : - [Code du travail numérique : article L3131-1 (repos quotidien)](https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l3131-1) - [Service-public.gouv.fr : repos quotidien du salarié (F990)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F990) - [Service-public.gouv.fr : repos hebdomadaire (F2327)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2327) - [Code du travail numérique : article L3121-18 (durée quotidienne maximale)](https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l3121-18) - [Code du travail numérique : article L3171-1 (affichage des horaires)](https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l3171-1) --- # Planning des visites guidées d'un lieu de patrimoine associatif URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-visites-guidees-benevoles Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les visites guidées d'une chapelle ou d'un musée associatif : guides, accueil, groupes, saison, remplacements et formation de la relève. L'essentiel : - Les visites guidées d'un lieu de patrimoine associatif se planifient en trois types de créneaux : visites ouvertes à horaires fixes, visites de groupes sur réservation et événements comme les Journées européennes du patrimoine. - Chaque créneau a un guide, un bénévole d'accueil et un suppléant, et le planning se bâtit à l'échelle de la saison d'ouverture. - On calcule les présences à pourvoir (jours d'ouverture multipliés par le nombre de postes), on les divise par l'engagement de chacun et on ajoute au moins 15 % de marge. Pour planifier les visites guidées d'un lieu de patrimoine tenu par des bénévoles, distinguez trois types de créneaux : les **visites ouvertes à tous** à horaires fixes, les **visites de groupes** sur réservation, et les **événements** (Journées européennes du patrimoine, nocturnes). Affectez à chacun un guide, un bénévole d'accueil et un suppléant, et bâtissez le planning à l'échelle de la saison plutôt que semaine par semaine. ## Une activité très saisonnière Contrairement à une permanence hebdomadaire, un lieu de patrimoine vit au rythme des saisons : ouverture réduite en hiver, pleine activité d'avril à octobre, pics aux week-ends de beau temps, aux vacances et lors des événements nationaux. Le planning doit donc partir du **calendrier d'ouverture** annuel, puis se décliner en créneaux. Les bénévoles ont aussi leurs propres saisons : les retraités voyagent hors saison, les étudiants viennent l'été, les actifs préfèrent les week-ends. Cartographier ces cycles avant d'ouvrir évite les mauvaises surprises en août. ## Étape 1 : définir les formules de visite | Formule | Exemple | Bénévoles nécessaires | | --- | --- | --- | | Visite libre | Accès sans guide, livret fourni | 1 accueil | | Visite guidée programmée | Départ à 15 h le samedi | 1 guide + 1 accueil | | Visite de groupe sur réservation | Scolaires, comité d'entreprise, club | 1 guide dédié (2 pour plus de 25 personnes) | | Événement | Journées du patrimoine | Renfort généralisé | Notez aussi la durée de chaque formule et la jauge maximale du lieu. Une visite d'une heure suivie d'un temps de rangement et d'accueil ne permet pas d'enchaîner à l'heure pile : prévoyez un battement de quinze minutes. ## Étape 2 : lister les rôles et les compétences Tous les bénévoles ne guident pas, et ce n'est pas un défaut. Un lieu bien tenu repose sur plusieurs rôles : - **Guide** : connaît l'histoire du lieu, sait tenir un groupe. - **Accueil et billetterie** : encaisse, renseigne, oriente. - **Boutique ou buvette**, quand elle existe. - **Coordinateur des réservations**, qui reçoit les demandes de groupes. Ajoutez à chaque guide les **parcours qu'il maîtrise** : visite générale, visite pour enfants, visite en anglais, parcours thématique. C'est cette donnée qui permet de répondre à une demande de groupe sans improviser. > Point de vigilance : les règles qui encadrent l'activité de guide-conférencier et la place des bénévoles dans les visites guidées sont précises. Avant de formaliser vos parcours, renseignez-vous auprès du propriétaire ou du gestionnaire du lieu et, si besoin, de la DRAC ou de votre mairie. ## Étape 3 : poser les règles du planning Écrivez vos règles, qu'elles soient mises en grille ou confiées à un outil. Quelques exemples utiles : 1. **Jamais un seul bénévole sur le site** les jours d'ouverture au public (sécurité, pause, imprévus). 2. **Un guide formé** à chaque visite programmée. 3. **Pas plus de deux week-ends consécutifs** pour le même bénévole. 4. **Un suppléant désigné** pour chaque visite de groupe réservée. 5. **Un binôme de formation** : un nouveau guide suit d'abord deux visites avec un ancien. ### Exemple chiffré Une chapelle près de Lyon ouvre du 1er avril au 31 octobre, les samedis et dimanches de 14 h à 18 h, avec une visite guidée à 15 h et une à 16 h 30. Cela représente environ 30 week-ends, soit 60 jours d'ouverture. Chaque jour demande 1 accueil et 1 guide, soit 120 présences sur la saison. Avec 15 bénévoles s'engageant sur 8 jours chacun, on obtient 120 présences : le compte est juste, sans aucune marge. Prévoir 18 bénévoles, ou limiter l'ouverture à un week-end sur trois en avril et octobre, rétablit une marge. ## Étape 4 : gérer les visites de groupes Les groupes sont l'exercice le plus délicat, parce que la date est imposée par le demandeur. Quelques bonnes pratiques : - Un **formulaire de demande** unique (date, effectif, âge, durée, langue). - Un délai minimal annoncé (par exemple deux semaines) pour trouver un guide. - Un **créneau tampon** dans la semaine, qui n'est ouvert aux réservations qu'après vérification des disponibilités. Pour les scolaires, adaptez le parcours et vérifiez les horaires de l'école ; consultez les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) pour ne pas proposer de dates impossibles. Les [jours fériés 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) sont, eux, des jours d'affluence à anticiper. ## Étape 5 : prévoir les absences et la transmission Un guide malade le samedi, avec un groupe à 15 h, est la situation à préparer. Gardez pour chaque parcours une **fiche** que n'importe quel autre guide formé peut utiliser, et une liste de suppléants joignables. Le protocole de remplacement est détaillé dans [gérer un désistement de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). La transmission est l'autre enjeu : un lieu dont le savoir repose sur deux personnes est fragile. Planifiez des visites en binôme pour former la relève, en lien avec [la fidélisation des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Composer le planning avec Accord Le planning d'une saison mêle disponibilités changeantes, compétences de guidage et visites réservées en cours de route. Avec Accord, vous écrivez vos règles en français (« un guide formé à chaque visite », « jamais seul sur le site »), chaque bénévole donne ses disponibilités par un lien sans compte, et le moteur compose la semaine en expliquant ses choix, puis propose des remplaçants quand quelqu'un se désiste. Les heures données par chacun sont comptées, utile pour [valoriser les heures de bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour des événements ponctuels, voir aussi [le planning des bénévoles d'un événement](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement). ## Questions fréquentes ### Un bénévole peut-il faire visiter un monument classé ? Cela dépend du lieu, de son propriétaire ou gestionnaire et de la réglementation applicable. Demandez confirmation au propriétaire du lieu, et si besoin à la DRAC ou à votre mairie, avant d'organiser des visites régulières. ### Combien de bénévoles faut-il pour tenir un lieu ouvert tout l'été ? Calculez le nombre de présences à pourvoir sur la saison (jours d'ouverture multipliés par le nombre de postes), divisez par le nombre de jours que chacun accepte de donner, puis ajoutez au moins 15 % de marge pour les absences. ### Comment organiser les réservations de groupes ? Centralisez-les via un seul contact et un formulaire. Ne confirmez qu'après avoir trouvé un guide et un suppléant, jamais avant. ### Comment former de nouveaux guides ? Faites-les suivre deux ou trois visites, remettez-leur une fiche par parcours, puis faites-les guider une première fois en présence d'un ancien. --- # Valoriser le bénévolat en heures dans une association : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comptabiliser et valoriser les heures de bénévolat : règlement ANC 2018-06, taux horaire, comptes 864 et 875, compte d'engagement citoyen et précautions. L'essentiel : - Valoriser le bénévolat consiste à compter les heures données par les bénévoles et à leur appliquer un taux horaire pour les présenter, en euros, comme contributions volontaires en nature. - Le règlement ANC n° 2018-06 rend obligatoire l'information sur ces contributions, enregistrées en classe 8, par exemple au débit du compte 864 et au crédit du compte 875, sans effet sur le résultat. - D'après jeveuxaider.gouv.fr, le compte d'engagement citoyen demande au moins 200 heures de bénévolat dans l'année, dont 100 dans la même association, pour 240 euros de droits à la formation par an, dans la limite de 720 euros. Valoriser le bénévolat consiste à compter les heures données par les bénévoles, puis à leur appliquer un taux horaire pour les faire apparaître, en euros, dans les comptes de l'association au titre des **contributions volontaires en nature**. Cette valorisation est une information comptable : elle ne crée ni recette, ni dépense, ni droit à rémunération. Pour qu'elle soit crédible, il faut des heures relevées au fil de l'eau et une méthode de calcul écrite. ## À quoi sert la valorisation du bénévolat Les heures de bénévolat sont invisibles dans un compte de résultat classique, alors qu'elles représentent souvent la première ressource d'une association. Les valoriser permet de : - montrer l'ampleur réelle de l'activité aux adhérents, aux financeurs et aux collectivités ; - justifier un projet dans un dossier de subvention ; - remercier concrètement les bénévoles (« en 2026, vous avez donné 1 800 heures ») ; - repérer les postes qui reposent sur trop peu de personnes. Le règlement n° 2018-06 de l'Autorité des normes comptables (ANC), qui fixe les règles comptables des associations, rend obligatoire l'information sur les contributions volontaires en nature. Si l'association ne les comptabilise pas, elle doit expliquer pourquoi et donner des informations sur leur nature et leur importance. Les contributions sont comptabilisées lorsque l'information est fiable et quantifiable. ## Étape 1 : relever les heures au fil de l'eau Tout part du relevé. Une valorisation faite en fin d'année « de mémoire » sera contestable et sous-estimée. Mieux vaut un système léger mais constant. Les informations à noter pour chaque intervention : - la date ou la période ; - le nom du bénévole (ou au minimum le poste) ; - la nature de l'activité ; - la durée réelle, temps de préparation et de rangement compris si vous décidez de les compter. Le plus simple est que le relevé découle du planning lui-même : chaque créneau placé est une durée connue. Accord totalise ainsi les heures par bénévole et par activité à partir du planning, ce qui évite une ressaisie. Avec un tableur, une colonne « heures effectuées » validée chaque mois suffit. ## Étape 2 : choisir le taux horaire Le taux horaire doit refléter ce que coûterait le même travail s'il était confié à un salarié. Selon la présentation de l'Associathèque sur les contributions volontaires, on applique un taux horaire **charges sociales incluses**, selon la convention collective ou la grille salariale la plus proche du poste réellement occupé. Conséquences pratiques : - un bénévole qui accueille le public n'est pas valorisé au même taux qu'un comptable bénévole ou qu'un formateur ; - il faut donc classer les activités en quelques catégories et retenir un taux par catégorie ; - le choix doit être documenté et cohérent d'une année sur l'autre. Exemple chiffré, purement illustratif (les taux sont à définir par votre association) : | Catégorie | Heures | Taux retenu | Valorisation | | --- | --- | --- | --- | | Accueil et animation | 900 | 18 € | 16 200 € | | Encadrement d'ateliers | 400 | 24 € | 9 600 € | | Gestion et comptabilité | 120 | 30 € | 3 600 € | | **Total** | **1 420** | | **29 400 €** | Ces chiffres ne sont pas des références : ils montrent la logique du calcul. ## Étape 3 : l'inscrire dans les comptes Dans le plan comptable associatif, les contributions volontaires se retrouvent en classe 8. D'après la présentation de l'Associathèque, le bénévolat est enregistré au débit d'un compte 86 (par exemple le 864 « Personnel bénévole ») et au crédit d'un compte 87 (par exemple le 875 « Bénévolat »). Les deux totaux sont égaux et apparaissent, en bas du compte de résultat, dans un tableau d'évaluation des contributions volontaires en nature. Le résultat de l'association n'est donc pas modifié. L'annexe aux comptes doit préciser les méthodes de quantification et de valorisation retenues. Votre expert-comptable ou le trésorier fera cette écriture : votre rôle est de lui fournir un relevé d'heures propre et la méthode. > Rappel : la valorisation est une information, pas une dépense. Aucun euro ne sort de la trésorerie. ## Étape 4 : conserver les justificatifs Pour chaque ligne valorisée, gardez de quoi retrouver : - la période et la nature de l'activité ; - la quantité d'heures et le taux appliqué ; - la personne responsable qui a visé le relevé ; - la référence comptable. Une feuille de présence mensuelle visée par le responsable d'activité suffit dans la plupart des cas. ## Le compte d'engagement citoyen : un autre usage des heures Les heures déclarées servent aussi aux bénévoles eux-mêmes via le **compte d'engagement citoyen (CEC)**. D'après la présentation du dispositif sur le site officiel jeveuxaider.gouv.fr, il faut au moins 200 heures de bénévolat dans l'année, dont au moins 100 dans la même association, pour obtenir 240 euros de droits à la formation par année d'engagement, dans la limite d'un cumul de 720 euros. Le bénévole déclare ses heures sur « Le compte bénévole » entre le 1er janvier et le 30 juin de l'année suivante, puis l'association les atteste par l'intermédiaire d'un valideur. Les conditions peuvent évoluer : vérifiez-les sur le site officiel avant d'en parler à vos bénévoles. Avoir des heures bien relevées simplifie cette démarche : le bénévole sait à quel nombre il en est, et l'association peut les attester sans enquête. ## Les précautions à prendre ### Rester sur des heures réellement effectuées Ne valorisez pas des heures « souhaitées » ou estimées au doigt mouillé. Une valorisation trop gonflée, en cas de contrôle ou de lecture attentive par un financeur, fait perdre en crédibilité à toute l'association. ### Ne pas confondre valorisation et rémunération Une valorisation n'est pas un revenu pour le bénévole. Évitez toute formulation qui laisse croire à un tarif horaire versé. Si l'association envisage d'indemniser ou de rembourser certaines dépenses, ce sont des mécanismes distincts, à voir avec le trésorier ou un conseil spécialisé. ### Distinguer les catégories de bénévoles Les dirigeants qui consacrent du temps à la gestion peuvent être comptés, mais leur temps ne se valorise pas comme celui des bénévoles de terrain. Documentez ce choix. ### Ne pas oublier la confidentialité Le relevé d'heures par personne est une donnée personnelle. Partagez des totaux par activité dans vos rapports, pas des listes nominatives, sauf si les personnes concernées sont d'accord. ## Intégrer la valorisation au quotidien La valorisation fonctionne quand elle devient un sous-produit de l'organisation : un planning qui garde la trace de chaque créneau, un suivi mensuel, un taux par catégorie fixé une fois par le conseil d'administration. Accord propose justement un suivi des heures et une valorisation du bénévolat, que vous pouvez tester pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). Pour mettre ces heures en regard de l'organisation, voir aussi [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). ## Questions fréquentes ### Comment calculer la valeur du bénévolat dans une association ? Multipliez les heures effectuées par un taux horaire, charges sociales incluses, correspondant au poste salarié le plus proche. Faites le calcul par catégorie d'activité, documentez les taux choisis et conservez les relevés d'heures. ### La valorisation du bénévolat est-elle obligatoire ? Le règlement ANC n° 2018-06 rend obligatoire l'information sur les contributions volontaires en nature. Si l'association ne les comptabilise pas, elle doit en expliquer les motifs et donner des indications sur leur nature et leur importance. Demandez conseil à votre expert-comptable pour votre situation. ### Quel taux horaire utiliser pour valoriser un bénévole ? Il n'y a pas de taux unique. On retient le coût d'un salarié équivalent, charges incluses, d'après la convention collective applicable ou la grille la plus proche. Votre taux doit être cohérent d'une année sur l'autre et expliqué dans l'annexe. ### Les heures de bénévolat modifient-elles le résultat de l'association ? Non. Elles figurent en bas du compte de résultat, avec deux totaux égaux, sans effet sur le résultat. C'est une information complémentaire pour les lecteurs des comptes. Sources : - [Autorité des normes comptables : règlement n° 2018-06](https://www.anc.gouv.fr) - [Associathèque : contributions volontaires en nature](https://www.associatheque.fr) - [JeVeuxAider.gouv.fr : compte d'engagement citoyen](https://www.jeveuxaider.gouv.fr) --- # Visites de bénévoles en EHPAD : organiser les passages réguliers URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-visites-benevoles-ehpad Thème : Associations et bénévoles Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un programme de visites bénévoles en EHPAD : convention, binômes visiteur-résident, créneaux, accompagnement, absences et continuité du lien. L'essentiel : - Pour organiser des visites de bénévoles en EHPAD, on part d'une convention avec l'établissement, on constitue des binômes stables entre un visiteur et un ou deux résidents, et on fixe des passages à jour et heure réguliers. - La régularité compte plus que la fréquence : une visite hebdomadaire fiable vaut mieux qu'une visite annoncée qui n'a pas lieu. - Le bénévole accompagne par la relation et n'effectue aucun soin ; chaque absence est prévenue à l'établissement et un remplaçant déjà présenté au résident prend le relais. Pour organiser des visites de bénévoles en EHPAD, partez de la **convention avec l'établissement**, constituez des binômes stables entre un visiteur et un ou plusieurs résidents, calez des passages à jour et heure fixes avec l'équipe soignante, et prévoyez un relais en cas d'absence. La régularité est ce qui compte le plus pour les résidents : une visite annoncée qui n'a pas lieu pèse plus qu'une visite moins fréquente mais fiable. ## Ce qui rend ces visites délicates Une personne âgée en établissement vit dans un rythme collectif : repas, toilette, soins, animations, sieste. Les visites bénévoles se glissent dans ce rythme et doivent le respecter. Plusieurs enjeux se croisent : - **La relation de confiance** : un résident s'attache à un visiteur, parfois fortement. Son absence répétée est vécue comme un abandon. - **L'organisation de l'établissement** : horaires de repas, soins, animations, visites des familles. - **L'état de santé des résidents** : fatigue, désorientation, épisodes aigus. - **La confidentialité** : le visiteur est confronté à des informations sensibles et doit respecter le secret. ## Étape 1 : poser le cadre avec l'établissement Avant toute chose, formalisez la collaboration entre l'association et la direction de l'établissement, par une convention ou un accord écrit. Elle précise généralement : - les **jours et horaires** où les bénévoles peuvent intervenir ; - le **référent** de l'établissement (animateur, cadre de santé) ; - les **règles de confidentialité** et de comportement ; - les **consignes sanitaires** applicables (hygiène des mains, gestion des épisodes infectieux, port de masque en cas de besoin) ; - les **conditions d'accès** : badge, signature d'un registre, présentation à l'accueil ; - les **limites du rôle du bénévole** : il accompagne par la relation, il n'effectue pas d'actes de soin ni de toilette. Chaque établissement a son règlement intérieur et son projet de vie. Les droits des personnes accueillies, y compris celui de recevoir des visites, font l'objet de textes que l'établissement connaît : appuyez-vous sur le référent de l'établissement et sur les fédérations d'associations de visiteurs pour les règles précises. ## Étape 2 : recenser les bénévoles et leurs disponibilités Pour chaque bénévole, notez : - ses **jours et horaires** réguliers ; - ses **centres d'intérêt** (musique, lecture, jeux, jardinage, balades), pour les associer à des résidents qui les partagent ; - ses **contraintes** (trajet, véhicule, disponibilité en été) ; - sa **formation ou expérience** : accompagnement de personnes âgées, connaissances des maladies neurodégénératives ; - son **engagement** : fréquence souhaitée, durée de l'engagement. Proposez une courte formation à l'écoute et à l'accompagnement des personnes âgées. Beaucoup d'associations en proposent, et elle rassure les nouveaux. ## Étape 3 : construire les binômes Le principe est d'associer un bénévole à un ou deux résidents qui apprécieront sa compagnie, plutôt que de répartir au hasard. Avec l'équipe de l'établissement, identifiez : - les résidents **isolés**, sans visite familiale régulière ; - leurs **goûts** et leurs **capacités** (mobilité, audition, vue, communication) ; - les **créneaux** où ils sont réceptifs (après la sieste, avant le goûter). Gardez les binômes **stables**. Un résident qui voit passer un visiteur différent chaque semaine ne peut pas nouer de relation. ## Étape 4 : caler les passages Exemple illustratif d'organisation hebdomadaire pour une association qui intervient dans un EHPAD de la métropole de Lyon : | Jour | Créneau | Bénévoles | Activité | | --- | --- | --- | --- | | Lundi | 14h30 à 16h | 2 | Visites individuelles | | Mercredi | 14h30 à 16h30 | 3 | Atelier lecture ou jeux | | Samedi | 15h à 17h | 2 | Visites et promenades | Quelques principes : - des **créneaux fixes**, de façon que les résidents sachent « le mercredi, c'est Marie » ; - des **durées raisonnables** : une heure à une heure et demie, la fatigue des résidents limite la durée ; - une **coordination avec les animations** de l'établissement pour éviter les chevauchements ; - une **période de découverte** pour les nouveaux, en doublon avec un ancien. ## Étape 5 : organiser les absences Une absence de bénévole doit être anticipée avec soin, car elle touche directement une personne fragile. Prévoyez : - l'obligation de **prévenir tôt**, et de prévenir aussi l'établissement ; - un **bénévole remplaçant** qui connaît le résident ou qui a été présenté à lui ; - un **message simple à l'équipe** de l'établissement pour qu'elle puisse expliquer l'absence au résident ; - un **carnet de liaison** où chaque visiteur note ce qui s'est dit (dans le respect de la confidentialité), pour qu'un remplaçant reprenne le fil. Voir [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Pour les périodes prévisibles (été, fêtes), anticipez : beaucoup de résidents sont plus isolés en août et autour de Noël, alors que beaucoup de bénévoles sont absents. ## Étape 6 : tenir compte du calendrier Le calendrier des vacances ne concerne pas les résidents, mais il pèse sur les bénévoles : parents, étudiants et enseignants sont moins disponibles. Le calendrier officiel est sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). D'après le calendrier national, les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027. Prévoyez dès la rentrée un programme spécial pour les fêtes de fin d'année et l'été, avec des bénévoles qui se sont engagés à l'avance. ## Étape 7 : accompagner les bénévoles Ces visites sont émotionnellement chargées : maladies, déclin, décès de résidents. Pour que les bénévoles durent : - ouvrez des **temps d'échange** réguliers avec un animateur ou un psychologue de l'association ou de l'établissement ; - **limitez la charge** : un bénévole peut accompagner un ou deux résidents, pas dix ; - **prévoyez des pauses** après des situations difficiles ; - **soulignez l'utilité** de ce qu'ils font. Voir [fidéliser ses bénévoles grâce à un planning respectueux de leur temps](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Comment un outil peut aider Quand l'association gère plusieurs établissements et plusieurs dizaines de bénévoles, la coordination devient lourde. Accord permet d'écrire les règles en français (« Louise ne visite que Mme D. », « pas de visite le jeudi matin dans l'établissement B »), de composer les passages et de proposer des remplaçants en cas d'absence. Il prépare aussi les messages prêts à envoyer. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Les données concernant les résidents sont sensibles : ne les saisissez pas dans un outil sans nécessité, et n'y mettez que ce qui est utile (prénom ou initiale, créneau). Les heures de visite peuvent aussi être comptées pour les bilans : voir [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Questions fréquentes ### Comment devenir bénévole visiteur en EHPAD ? Contactez une association de visiteurs bénévoles qui a une convention avec des établissements, ou l'EHPAD lui-même, qui peut vous orienter. Une rencontre, une formation courte et un temps de découverte sont généralement proposés. ### À quelle fréquence visiter un résident ? Il n'y a pas de règle unique. Une visite hebdomadaire, à jour fixe, est un rythme courant et très apprécié. L'important est la régularité plus que la fréquence. ### Que faire si un résident s'attache trop à un bénévole ? Parlez-en avec le référent de l'établissement. Le lien est précieux, mais il doit rester dans le cadre convenu, avec des remplaçants connus et une préparation aux absences. ### Un bénévole peut-il faire des soins ? Non, le rôle du bénévole se limite à la présence, l'écoute, les jeux, les promenades. Les soins relèvent des professionnels de l'établissement. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Jours fériés 2026 et 2027, ponts compris : anticiper le planning URL : https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning Thème : Calendrier et vacances Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Les 11 jours fériés 2026 et 2027 avec leur jour de la semaine, les ponts possibles et ce que dit la loi, pour ne plus découvrir un férié la veille. L'essentiel : - La France compte 11 jours fériés légaux : 9 tombent en semaine en 2026, et seulement 7 en 2027, car le 1er mai, le 8 mai, le 15 août et le 25 décembre 2027 tombent un week-end. - En 2027, les activités du lundi sont les plus touchées (29 mars, 17 mai et 1er novembre), et les ponts possibles sont le vendredi 7 mai, jour sans classe pour les élèves, et le vendredi 12 novembre. - Seul le 1er mai est obligatoirement chômé pour tous les salariés ; un pont n'est jamais un droit et relève d'un accord collectif ou d'une décision de l'employeur. La France compte 11 jours fériés légaux par an. En 2026, 9 tombent en semaine et 2 le week-end (15 août et 1er novembre). En 2027, seulement 7 tombent en semaine : quatre fériés (1er mai, 8 mai, 15 août, 25 décembre) tombent un samedi ou un dimanche. Pour un planning, ce qui compte est le jour de la semaine, car c'est lui qui supprime ou non une séance. ## Les jours fériés 2026 et 2027 avec leur jour de la semaine Les dates ci-dessous sont celles du tableau de service-public.gouv.fr pour le cas général (métropole et outre-mer, hors jours propres à l'Alsace-Moselle). | Jour férié | 2026 | 2027 | | --- | --- | --- | | Jour de l'An | jeudi 1er janvier | vendredi 1er janvier | | Lundi de Pâques | lundi 6 avril | lundi 29 mars | | Fête du Travail | vendredi 1er mai | samedi 1er mai | | Victoire 1945 | vendredi 8 mai | samedi 8 mai | | Ascension | jeudi 14 mai | jeudi 6 mai | | Lundi de Pentecôte | lundi 25 mai | lundi 17 mai | | Fête nationale | mardi 14 juillet | mercredi 14 juillet | | Assomption | samedi 15 août | dimanche 15 août | | Toussaint | dimanche 1er novembre | lundi 1er novembre | | Armistice 1918 | mercredi 11 novembre | jeudi 11 novembre | | Noël | vendredi 25 décembre | samedi 25 décembre | En Alsace-Moselle, s'ajoutent le Vendredi Saint (3 avril 2026, 26 mars 2027, dans les communes concernées) et le 2e jour de Noël (samedi 26 décembre 2026, dimanche 26 décembre 2027). ## Ce que cela change pour un planning hebdomadaire Un férié ne pèse pas pareil selon le jour où se tient votre activité. En 2027, un cours du **lundi** peut tomber sur trois fériés (29 mars, 17 mai, 1er novembre), un cours du **mardi** sur aucun, un cours du **jeudi** sur deux (6 mai, 11 novembre). Il faut donc compter les séances réelles, jour par jour. Sur la période restant à courir, voici ce que l'on retient pour la fin 2026 et 2027 : - **Fin 2026** : mercredi 11 novembre, puis vendredi 25 décembre. Le 1er novembre tombe un dimanche. - **Lundis** : 29 mars, 17 mai et 1er novembre 2027. Les activités du lundi sont les plus touchées. - **Jeudis** : 6 mai et 11 novembre 2027. - **Mercredi 14 juillet 2027** : peu d'incidence si votre structure ferme en été. - **Week-ends** : 1er mai, 8 mai et 25 décembre 2027 sont des samedis, le 15 août 2027 un dimanche. Les activités du samedi (ateliers, stages, accueil) sont concernées, pas celles de la semaine. ## Les ponts : ce que dit la loi Un pont est une journée non travaillée entre un férié et un week-end. Sur la page de service-public.gouv.fr consacrée aux jours fériés dans le secteur privé, le texte indique qu'une journée de pont « peut être prévue dans l'entreprise » et que « cette pratique ne fait l'objet d'aucune réglementation ». Autrement dit, ce n'est jamais un droit : c'est une convention, un accord collectif ou une décision de l'employeur. Les heures non travaillées peuvent être récupérées dans les 12 mois précédant ou suivant le pont, sans majoration de salaire. Les ponts possibles à repérer : | Pont | Férié | Jour du pont | | --- | --- | --- | | Ascension 2027 | jeudi 6 mai 2027 | vendredi 7 mai 2027 | | Armistice 2027 | jeudi 11 novembre 2027 | vendredi 12 novembre 2027 | | Ascension 2026 (passé) | jeudi 14 mai 2026 | vendredi 15 mai 2026 | | Fête nationale 2026 (passé) | mardi 14 juillet 2026 | lundi 13 juillet 2026 | Le vendredi 7 mai 2027 est précisément un jour sans classe pour les élèves, d'après la page officielle du calendrier 2026-2027. Si votre public est scolaire, la question du pont est donc déjà réglée pour vous : prévoyez que les familles auront d'autres plans. Retrouvez les périodes de vacances dans notre guide sur les [vacances scolaires 2026-2027 par zone](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). > Point de vigilance : pour une structure associative, les bénévoles ne sont pas soumis au code du travail comme des salariés. Le plus simple est de fixer vous-même la règle (ouvert ou fermé le jour du pont) et de la rendre visible tôt. ## Ce que la loi dit du travail un jour férié D'après service-public.gouv.fr, seul le **1er mai** est obligatoirement chômé pour tous les salariés (avec des exceptions pour les activités qui ne peuvent pas s'interrompre). Pour les autres fériés, c'est une convention collective, un accord de branche ou d'entreprise qui prévoit le chômage, ou à défaut l'employeur qui le décide. Une règle de plus : quand un jour férié chômé tombe un jour habituellement non travaillé, comme un dimanche, le salarié n'a droit à aucun jour de congé supplémentaire, sauf dispositions conventionnelles plus favorables. Enfin, la **journée de solidarité** (une journée de travail supplémentaire non rémunérée par an, selon les mêmes sources) peut prendre la forme du travail d'un jour férié autre que le 1er mai, comme le lundi de Pentecôte. Ses modalités sont fixées par la convention ou l'accord applicable, ou à défaut par l'employeur après consultation du CSE. Si votre structure l'a placée un lundi de Pentecôte, le planning doit en tenir compte. ## Méthode : intégrer les fériés sans surprise 1. **Posez les 11 dates** dans le calendrier de l'année, avec le jour de la semaine, dès la rentrée. 2. **Comptez les séances réelles** par activité et par jour. Un cours du lundi n'aura pas le même nombre de séances qu'un cours du mardi. 3. **Décidez pour chaque férié** : fermé, maintenu, ou déplacé (rattrapage le samedi, séance doublée une autre semaine). 4. **Traitez les ponts à part**, en une seule décision par pont, annoncée avec un mois d'avance. 5. **Prévenez les intervenants et les familles** avec le planning, pas après. Dans Accord, le calendrier français est intégré : les jours fériés sont appliqués au planning publié et aux flux iCal personnels, ce qui évite la ressaisie annuelle. Le principe de combinaison entre semaine répétée et dates précises est détaillé dans le guide [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date). ## Questions fréquentes ### Combien de jours fériés en 2027 tombent en semaine ? Sept sur onze : le 1er janvier (vendredi), le lundi de Pâques (29 mars), l'Ascension (jeudi 6 mai), le lundi de Pentecôte (17 mai), le 14 juillet (mercredi), le 1er novembre (lundi) et le 11 novembre (jeudi). Le 1er mai, le 8 mai, le 15 août et le 25 décembre tombent un week-end. ### Quels sont les ponts en 2027 ? Les ponts évidents sont le vendredi 7 mai 2027 (après l'Ascension) et le vendredi 12 novembre 2027 (après le 11 novembre). Un pont n'est pas un droit : c'est à votre structure de décider de le proposer ou non. ### Que se passe-t-il quand un jour férié tombe un samedi ou un dimanche ? Pour un salarié, aucun jour de congé supplémentaire n'est dû sauf disposition conventionnelle plus favorable, selon service-public.gouv.fr. Pour le planning, cela signifie simplement qu'il n'y a rien à supprimer en semaine. ### Le 1er mai est-il obligatoirement chômé ? Oui pour les salariés, sauf dans les entreprises qui ne peuvent pas interrompre leur activité (hôpitaux, transports publics). C'est le seul jour férié obligatoirement chômé. Le salarié qui travaille ce jour-là perçoit une rémunération doublée. ### Le lundi de Pentecôte est-il toujours férié ? Il figure dans la liste des fériés légaux, mais il peut être utilisé pour accomplir la journée de solidarité, c'est-à-dire travaillé sans rémunération supplémentaire selon votre accord. Vérifiez ce qui s'applique dans votre structure. Sources : - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé](https://www.service-public.gouv.fr/entreprendre/vosdroits/F2405) - [Service-public.gouv.fr : calendrier des vacances scolaires](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31952) --- # Le calendrier de l'année associative, de la rentrée à l'AG : trame URL : https://accord.enys.dev/guides/calendrier-annee-associative Thème : Calendrier et vacances Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un calendrier de l'année associative place rentrée, forum, vacances, subventions et AG sur douze mois. Trame mois par mois à adapter à vos statuts. L'essentiel : - L'année d'une association suit le plus souvent le rythme scolaire : préparation de la rentrée en juin et juillet, forum en septembre, activités rythmées par les vacances, bilan au printemps et assemblée générale à la date fixée par les statuts. - La loi de 1901 ne fixe pas les organes de l'association : ce sont les statuts qui définissent l'assemblée générale, son rythme, sa convocation et son quorum. - En zone A pour 2026-2027, la rentrée des élèves a lieu le mardi 1er septembre 2026 et les vacances d'été commencent le samedi 3 juillet 2027. L'année d'une association suit presque toujours le rythme de l'année scolaire : préparation de la rentrée en juin et juillet, forum des associations en septembre, activités régulières rythmées par les vacances, bilan au printemps, assemblée générale à la date fixée par vos statuts. Poser ce calendrier dès septembre, avec les dates de fermeture et les échéances, évite que le planning des séances et la vie de l'association se marchent dessus. Ce guide propose une trame à adapter. Les dates d'assemblée générale, de clôture des comptes et de dépôt de demandes de subvention dépendent de vos statuts, de votre exercice comptable et de vos financeurs : vérifiez-les avant de les reporter. ## Ce que la loi impose, et ce qu'elle laisse libre Selon la fiche de service-public.gouv.fr sur le fonctionnement d'une association, la loi de 1901 ne dit rien sur les organes d'une association : c'est aux statuts de définir l'assemblée générale (AG), son rythme, sa composition et ses pouvoirs. La tenue d'une AG n'est obligatoire que dans certains cas (par exemple pour l'approbation des comptes des associations tenues de désigner un commissaire aux comptes, ou pour des associations réglementées). Mais la quasi-totalité des statuts prévoient une AG annuelle, et c'est une bonne pratique : approbation des rapports moral, d'activité et financier, élection du conseil d'administration ou du bureau. Tout changement de dirigeant doit être déclaré au greffe des associations. Conséquence pratique : **relisez vos statuts** avant de fixer la date de l'AG, le délai de convocation et le quorum éventuel. ## La trame de l'année, mois par mois L'exemple ci-dessous suppose une association d'activités (cours, ateliers), un exercice qui suit l'année civile et une AG au premier semestre. | Période | Temps fort | Ce qu'on prépare | | --- | --- | --- | | Avril à mai | Bilan de l'année | Relire les séances, les absences, les inscriptions ; décider des activités de l'an prochain | | Juin | Cadrage de la rentrée | Disponibilités des intervenants, salles, tarifs | | Début juillet | Planning de la rentrée | Composition et validation avant les congés | | Fin août | Publication | Planning, agendas, communication aux familles | | Début septembre | Forum des associations, rentrée scolaire | Stand, inscriptions, premières séances | | Septembre à octobre | Mise en route | Ajustements, inscriptions tardives, adhésions | | Octobre | Vacances de la Toussaint | Fermeture ou stage | | Novembre | Trimestre plein | Point d'étape, demandes de subventions selon les calendriers des financeurs | | Décembre | Vacances de Noël | Spectacle ou fête de fin d'année, fermeture | | Janvier | Reprise | Nouveau trimestre, ajustements du planning | | Février | Vacances d'hiver | Stage ou fermeture ; préparation de l'AG | | Mars à avril | Clôture des comptes, rapports | Bilan financier, rapport moral, rapport d'activité | | Avril à juin | Assemblée générale | Convocations, quorum, vote, renouvellement des instances | | Juin | Fête de l'association, fin d'année | Remerciements, retours des bénévoles | Ce tableau est une base. Une association dont l'exercice démarre en septembre tiendra son AG à l'automne ; une association sportive fédérée suit parfois le calendrier de sa fédération. ## Les dates du calendrier scolaire 2026-2027 à y reporter Pour une association en zone A (Lyon, Villeurbanne, Rhône) : - rentrée des élèves : mardi 1er septembre 2026 ; - Toussaint : du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre 2026 ; - Noël : du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027 ; - hiver : du samedi 13 février au lundi 1er mars 2027 ; - printemps : du samedi 10 avril au lundi 26 avril 2027 ; - été : à partir du samedi 3 juillet 2027. Le détail, par zone, est dans le guide [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning), et les jours fériés dans [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Comment construire le calendrier de votre association 1. **Reportez d'abord les contraintes fixes** : vacances, jours fériés, fermetures de salle (la mairie ferme parfois un gymnase en période électorale ou pendant l'été), dates de l'AG imposées par les statuts. 2. **Ajoutez les temps forts de l'association** : forum, portes ouvertes, spectacle, gala, tournoi. 3. **Posez les échéances administratives** : clôture des comptes, dépôts de subventions, assurances, renouvellement d'agrément, déclaration des changements de dirigeants. 4. **Ajoutez les jalons internes** : réunion de rentrée, point d'étape de janvier, réunion des bénévoles. 5. **Vérifiez les collisions** : un gala deux jours après la reprise des vacances, une AG pendant un stage. 6. **Publiez-le dès la rentrée** pour les membres du bureau, les intervenants et les familles. Un calendrier annuel est un outil de décision : il montre à quel moment l'équipe est chargée, et à quel moment elle respire. Il s'articule avec le [rétroplanning de la rentrée](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre). ## Les erreurs classiques - **Fixer l'AG sans consulter les statuts** : délai de convocation, quorum, mode de vote. - **Organiser un temps fort à une date de fermeture** : veille de vacances, week-end de pont. - **Charger septembre**, quand forum, inscriptions et rentrée tombent en même temps. Répartissez le travail dès juin. - **Oublier les échéances de financeurs**, parfois plus tôt qu'on ne l'imagine. - **Ne pas lier le calendrier annuel au planning des séances** : les deux évoluent séparément et divergent. ## Relier calendrier annuel et planning hebdomadaire Le calendrier de l'année donne les dates, la semaine type donne le rythme. Les deux se combinent : les vacances et les jours fériés suspendent la semaine type, les temps forts la bouleversent. Voir [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date). Dans Accord, le calendrier français (fériés et vacances de la zone) est appliqué au planning publié, et chaque intervenant retrouve ses séances dans son agenda, fermetures comprises. Les événements propres à l'association (AG, gala) restent à poser à la main dans votre agenda de structure. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### L'assemblée générale est-elle obligatoire pour une association ? La loi de 1901 laisse les statuts organiser l'association, mais la tenue d'une AG est obligatoire dans certains cas (par exemple approbation des comptes pour les associations tenues d'avoir un commissaire aux comptes). Pour la plupart des associations, ce sont les statuts qui l'imposent : relisez-les. ### Quand organiser l'assemblée générale d'une association ? À la date prévue par vos statuts, généralement après la clôture des comptes de l'exercice. Beaucoup d'associations dont l'exercice suit l'année civile la tiennent entre mars et juin, d'autres en début d'année scolaire. Il n'y a pas de date légale unique. ### Quels sont les temps forts d'une année associative ? La rentrée et le forum des associations, les vacances (qui rythment les activités), un ou deux événements de visibilité (portes ouvertes, spectacle), la clôture des comptes et l'assemblée générale. ### Comment préparer le calendrier de l'année ? Commencez par les dates fixes (vacances, fériés, statuts), ajoutez les temps forts, puis les échéances administratives, et vérifiez qu'aucune ne tombe sur une fermeture. Publiez-le dès septembre. Sources : - [Service-public.gouv.fr : instances dirigeantes d'une association](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F1121) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning annuel d'une association : la saison de septembre à juin URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-annuel-association Thème : Calendrier et vacances Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Construire le planning annuel d'une association : compter les séances réelles, placer vacances et fériés, poser les jalons de la saison 2026-2027 en zone A. L'essentiel : - Le planning annuel d'une association place sur une saison, en général de septembre à juin, les semaines d'activité, les fermetures, les vacances scolaires, les jours fériés et les temps forts. - En zone A, pour une saison du 14 septembre 2026 au 19 juin 2027 fermée pendant les vacances et les jours fériés, une activité hebdomadaire compte entre 26 séances (le samedi) et 32 séances (le mardi). - On le construit en partant des dates officielles, en comptant les séances réelles par jour de la semaine, puis en posant des jalons de révision du planning à la Toussaint, en janvier et au printemps. Le planning annuel d'une association place sur une seule page la saison d'activité, presque toujours de septembre à juin : semaines d'activité, vacances scolaires, jours fériés, fermetures de salles et temps forts. Il sert surtout à **compter les séances réelles** et à décider à l'avance ce qui se passe pendant les vacances. En zone A (Lyon, Villeurbanne, tout le Rhône), une activité hebdomadaire qui ferme pendant les vacances et les jours fériés compte, sur la saison 2026-2027, entre 26 et 32 séances selon le jour de la semaine. ## Ce que le planning annuel n'est pas Il ne remplace ni le calendrier institutionnel de l'association (assemblée générale, clôture des comptes, subventions), traité dans [le calendrier de l'année associative](https://accord.enys.dev/guides/calendrier-annee-associative), ni le travail de préparation de la rentrée, détaillé dans [le rétroplanning de septembre](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre). Il répond à une autre question : **combien de séances aurons-nous vraiment, et qu'est-ce qui change d'une période à l'autre ?** C'est une question d'argent autant que d'organisation. Une cotisation annuelle se calcule sur un nombre de séances, un intervenant rémunéré sur un volume d'heures, une salle municipale se réserve pour des dates précises. ## Les dates officielles de la saison 2026-2027 (zone A) D'après le calendrier scolaire publié par l'éducation nationale et repris par service-public.gouv.fr : | Repère | Date | | --- | --- | | Rentrée des élèves | mardi 1er septembre 2026 | | Vacances de la Toussaint | du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre 2026 | | Vacances de Noël | du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027 | | Vacances d'hiver | du samedi 13 février au lundi 1er mars 2027 | | Vacances de printemps | du samedi 10 avril au lundi 26 avril 2027 | | Pas de classe | vendredi 7 mai 2027 | | Début des vacances d'été | samedi 3 juillet 2027 | | Rentrée suivante (zone A) | jeudi 2 septembre 2027 | La première date est le dernier jour de classe, la seconde le jour de reprise. Les jours fériés de la saison qui tombent en semaine sont le mercredi 11 novembre 2026, le lundi 29 mars 2027 (Pâques), le jeudi 6 mai 2027 (Ascension) et le lundi 17 mai 2027 (Pentecôte). En 2027, le 1er mai et le 8 mai tombent tous les deux un samedi. Les autres zones et le détail sont dans [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Combien de séances dans la saison ? Voici le nombre de séances d'une activité hebdomadaire, du lundi 14 septembre 2026 au samedi 19 juin 2027, en fermant pendant toutes les vacances de la zone A (samedis de début de vacances compris) et les jours fériés : | Jour de l'activité | Séances sur la saison | Ce qui en retire | | --- | --- | --- | | Lundi | 30 | Lundi de Pâques, lundi de Pentecôte | | Mardi | 32 | Aucun férié | | Mercredi | 31 | 11 novembre | | Jeudi | 31 | Ascension | | Vendredi | 31 | Pont du 7 mai, si vous fermez (32 sinon) | | Samedi | 26 | 1er mai, 8 mai, et quatre samedis de départ en vacances | Ce calcul suppose 32 semaines d'activité (40 semaines entre mi-septembre et mi-juin, moins 8 semaines de vacances). Il change si vous démarrez plus tôt, si vous maintenez une partie de l'activité pendant les vacances ou si vous ouvrez le samedi qui suit la fin des cours. > Une association qui annonce « 33 séances dans l'année » à des familles du samedi en promet 7 de trop. Comptez jour par jour avant d'écrire un chiffre sur la plaquette. L'écart a des conséquences concrètes. Un cours du samedi et un cours du mardi payés au même tarif annuel ne donnent pas le même nombre de séances. Deux solutions : afficher le nombre de séances par créneau, ou ajouter une ou deux séances de rattrapage pour les jours les plus touchés. Pour les intervenants rémunérés à l'heure, le décompte trimestriel est expliqué dans [calculer les heures d'un intervenant](https://accord.enys.dev/guides/calculer-heures-intervenant-trimestre). ## Les jalons du planning sur l'année Un planning annuel n'est pas figé en septembre. Prévoyez des rendez-vous de révision, à date fixe : 1. **Juin à début juillet : préparation.** Disponibilités des intervenants, salles, composition de la semaine type de rentrée. 2. **Mi-septembre : démarrage.** Le planning de septembre est provisoire : les inscriptions tardives, les emplois du temps des collèges et des étudiants bénévoles arrivent jusqu'à fin septembre. 3. **Fin septembre : stabilisation.** Vous figez la semaine type jusqu'à Noël. 4. **Vacances de la Toussaint : premier bilan.** Créneaux trop pleins ou trop vides, bénévoles surchargés. Ajustez à la reprise du 2 novembre. 5. **Janvier : révision du second semestre.** Les étudiants changent d'emploi du temps, certains bénévoles partent, d'autres arrivent. C'est le meilleur moment pour recomposer la semaine. 6. **Mars : anticiper mai.** Repérez les ponts et les fériés de mai, prévoyez les spectacles, tournois ou portes ouvertes de fin d'année. 7. **Fin mai à juin : fin de saison et préparation de la suivante.** Dernières séances, bilan, et premières questions pour la rentrée du jeudi 2 septembre 2027. ## Décider quoi faire pendant les vacances Pour chaque activité, tranchez une fois pour toutes en début de saison : - **fermer** : le cas du soutien scolaire et de la plupart des cours collectifs ; - **maintenir une partie** : un créneau d'aide aux devoirs ou de pratique libre, avec moins d'encadrants ; - **remplacer par un stage** : quelques jours intensifs, souvent sur inscription séparée. Voir [organiser des stages pendant les vacances](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances). Notez ce choix sur le planning annuel lui-même, en couleur, pour que les familles le voient dès septembre. ## Présenter le planning annuel sur une page La présentation la plus lisible tient sur une feuille A4 paysage : - une colonne par mois, de septembre à juin (dix colonnes) ; - une ligne par semaine, numérotée ; - les semaines de vacances grisées, les jours fériés marqués d'un point ; - les temps forts écrits en toutes lettres (forum, portes ouvertes, gala, assemblée générale) ; - en bas, le nombre de séances par créneau. Distribuez-le avec l'inscription. La semaine type, elle, reste sur un document séparé : le guide [semaine type ou calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date) explique pourquoi les deux ne doivent pas se mélanger. ## Les erreurs fréquentes - **Compter en semaines plutôt qu'en séances.** 36 semaines de classe ne font pas 36 séances : les fériés et les vacances en retirent toujours. - **Oublier les samedis de mai.** En 2027, le 1er et le 8 mai tombent un samedi : deux séances perdues pour toutes les activités du samedi. - **Réserver la salle sans vérifier ses propres fermetures.** Les équipements municipaux ferment parfois pendant les vacances, même si votre activité continue. - **Figer le planning en septembre.** Les ajustements de fin septembre et de janvier sont normaux ; prévoyez-les plutôt que de les subir. - **Annoncer un nombre de séances différent selon les documents.** Plaquette, site et bulletin d'inscription doivent dire la même chose. ## Avec un outil Un tableur suffit pour le planning annuel lui-même. La difficulté vient plutôt de la semaine type qu'on recompose deux ou trois fois dans l'année, à chaque arrivée ou départ de bénévoles. Dans [Accord](https://accord.enys.dev/produit), chaque composition reste un brouillon tant qu'elle n'est pas publiée : vous préparez la version de janvier sans toucher à celle en cours, puis vous comparez avant de basculer. ## Questions fréquentes ### Combien de séances dans une année associative ? Cela dépend du jour et des dates de début et de fin. En zone A, sur une saison du 14 septembre 2026 au 19 juin 2027 fermée pendant les vacances et les fériés, une activité hebdomadaire compte 30 séances le lundi, 32 le mardi, 31 du mercredi au vendredi et 26 le samedi. ### Comment faire le planning annuel d'une association ? Reportez d'abord les dates officielles (vacances, fériés, fermetures de salles), comptez les séances réelles de chaque créneau, décidez ce qui se passe pendant les vacances, puis ajoutez les temps forts et des dates de révision du planning (Toussaint, janvier, mars). ### La saison associative doit-elle suivre le calendrier scolaire ? Rien ne l'impose, mais c'est presque toujours le cas, parce que les publics (enfants, familles, étudiants, enseignants bénévoles) suivent ce rythme. Une association d'adultes peut fonctionner sur l'année civile ou ouvrir pendant les vacances. ### Quand commence la saison 2027-2028 ? La rentrée des élèves 2027 est fixée au jeudi 2 septembre 2027 en zone A, selon service-public.gouv.fr. La plupart des associations reprennent dans les deux semaines qui suivent. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [Service-public.gouv.fr : calendrier des vacances scolaires 2026-2027 et 2027-2028](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31952) - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) --- # Vacances scolaires 2026-2027 par zone : préparer votre planning URL : https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning Thème : Calendrier et vacances Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Dates officielles des vacances 2026-2027 pour les zones A, B et C, et méthode pour adapter le planning d'une association ou d'une école de musique. L'essentiel : - Les vacances scolaires 2026-2027 sont fixées par l'arrêté du 22 octobre 2025 ; Lyon, Villeurbanne et tout le Rhône sont en zone A. - En zone A : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, Noël du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027, hiver du 13 février au 1er mars 2027, printemps du 10 au 26 avril 2027 et été à partir du 3 juillet 2027. - La rentrée des élèves a lieu le mardi 1er septembre 2026, et il n'y a pas classe le vendredi 7 mai 2027, lendemain de l'Ascension, dans les trois zones. Les vacances scolaires 2026-2027 sont fixées par l'arrêté du 22 octobre 2025 et publiées sur education.gouv.fr et service-public.gouv.fr. Lyon, Villeurbanne et tout le Rhône sont en **zone A** : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, Noël du 19 décembre au 4 janvier 2027, hiver du 13 février au 1er mars 2027, printemps du 10 au 26 avril 2027, été à partir du 3 juillet 2027. Pour une structure dont l'activité suit l'école (soutien scolaire, cours de musique, accueil de loisirs, orthophonie, sport), ces dates décident de qui vient, quand, et de combien de séances vous disposez vraiment sur l'année. Voici les dates, puis la façon de les intégrer à votre planning. ## Le calendrier officiel 2026-2027 La rentrée des élèves a lieu le **mardi 1er septembre 2026** en zones A, B et C (jeudi 3 septembre en Corse). Les dates ci-dessous s'entendent ainsi : les vacances commencent après la classe du jour indiqué (le samedi, ou le vendredi pour les élèves sans cours le samedi), et les cours reprennent le matin du jour de reprise. | Vacances | Zone A | Zone B | Zone C | | --- | --- | --- | --- | | Toussaint | 17 octobre au 2 novembre 2026 | idem | idem | | Noël | 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027 | idem | idem | | Hiver | 13 février au 1er mars 2027 | 20 février au 8 mars 2027 | 6 février au 22 février 2027 | | Printemps | 10 avril au 26 avril 2027 | 17 avril au 3 mai 2027 | 3 avril au 19 avril 2027 | | Été | à partir du 3 juillet 2027 | idem | idem | Dans chaque case, la première date est le jour de fin des cours (le samedi) et la seconde le jour de reprise (le lundi). La Corse suit les dates de la zone A pour les vacances. Les élèves n'ont par ailleurs pas classe le **vendredi 7 mai 2027**, lendemain de l'Ascension (jeudi 6 mai). Les départements d'outre-mer ont leur propre calendrier. > Vigilance : l'éducation nationale rappelle que des aménagements peuvent intervenir, notamment à cause des examens de fin d'année. Recontrôlez les dates en début de printemps. ## Quelle zone pour votre structure ? La zone dépend de l'académie dont relève la commune, donc de l'adresse des établissements fréquentés par vos publics. - **Zone A** : Besançon, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon, Grenoble, Limoges, Lyon, Poitiers. - **Zone B** : Aix-Marseille, Amiens, Lille, Nancy-Metz, Nantes, Nice, Normandie, Orléans-Tours, Reims, Rennes, Strasbourg. - **Zone C** : Créteil, Montpellier, Paris, Toulouse, Versailles. Si vous accueillez des familles de plusieurs académies (c'est fréquent en visio, ou pour une structure en limite de département), choisissez la zone majoritaire, ou gérez deux calendriers. Le simulateur de service-public.gouv.fr donne les dates d'une commune précise. ## Les semaines sans école, concrètement Pour la zone A, voici les semaines entières (du lundi au vendredi) sans classe sur l'année : 1. Toussaint : semaines du 19 et du 26 octobre 2026. 2. Noël : semaines du 21 et du 28 décembre 2026. 3. Hiver : semaines du 15 et du 22 février 2027. 4. Printemps : semaines du 12 et du 19 avril 2027. Cela fait huit semaines hors été, soit près d'un cinquième de l'année scolaire. Entre le 1er septembre 2026 et le 2 juillet 2027, il reste donc à peu près 36 semaines de classe, avant de retirer les jours fériés qui tombent un jour de séance. Un cours hebdomadaire du lundi n'aura ainsi pas lieu le lundi 29 mars 2027 (lundi de Pâques) ni le lundi 17 mai 2027 (lundi de Pentecôte), si vous fermez ces jours-là. Le détail est dans notre guide sur les [jours fériés 2026 et 2027 et les ponts](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Trois façons de gérer les vacances dans un planning Chaque structure doit trancher, activité par activité. ### Fermer pendant les vacances C'est le cas du soutien scolaire et des cours collectifs d'une école de musique associative. Le planning de la semaine type est suspendu, et les intervenants sont libérés. Pensez à prévenir à l'avance : la date de la dernière séance et celle de la reprise doivent figurer dans le message envoyé aux familles. ### Maintenir une partie de l'activité Stages, ateliers de vacances, rattrapages, répétitions avant un spectacle : certaines activités gardent leur créneau. Il faut alors les marquer comme telles, sinon une règle générale « fermé en vacances » les supprime par erreur. Dans Accord, une option permet de suivre ou non les vacances de votre zone, et chaque activité peut y faire exception. ### Passer à un planning allégé Beaucoup de structures conservent une semaine réduite : un seul salarié sur place, moins de salles, des horaires raccourcis. Dans ce cas, écrivez-la comme une seconde semaine type, avec ses propres règles, plutôt que de retoucher la première à la main chaque trimestre. Notre guide sur la [semaine type et le calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date) détaille cette méthode. ## Une méthode en cinq étapes pour l'année 1. **Reportez les cinq périodes** (Toussaint, Noël, hiver, printemps, été) dans un calendrier unique, avec les dates de zone, avant même d'ouvrir le planning. 2. **Ajoutez les jours fériés et le pont de l'Ascension**, puis comptez les séances réelles par activité. Un cours du jeudi aura une séance de moins en mai 2027. 3. **Demandez les absences prévisibles** des intervenants (formations, congés, concours) un mois avant chaque vacance, pas la veille. 4. **Décidez quelles activités continuent** et rédigez la semaine allégée. 5. **Publiez le calendrier de l'année** dès la rentrée, au même endroit que le planning. Les familles et les bénévoles planifient eux aussi : plus ils savent tôt, moins vous recevez de questions. Le [retroplanning de la rentrée de septembre](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre) montre comment caler ces étapes en amont. ## Gérer les vacances sans tout ressaisir Dans un tableur, le calendrier scolaire se ressaisit à la main chaque année, et chaque exception demande une relecture. Accord intègre le calendrier français (jours fériés et vacances des zones A, B et C) : les fermetures sont appliquées au planning publié, et les flux iCal personnels en tiennent compte. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Quelle zone de vacances pour Lyon et Villeurbanne ? Lyon, Villeurbanne et l'ensemble de l'académie de Lyon (Rhône, Loire, Ain) sont en zone A. Pour 2026-2027, cela donne des vacances d'hiver du 13 février au 1er mars 2027 et des vacances de printemps du 10 au 26 avril 2027. ### Quand commencent les vacances de la Toussaint 2026 ? Elles commencent après la classe du samedi 17 octobre 2026, et les cours reprennent le lundi 2 novembre 2026. Ces dates sont identiques pour les zones A, B et C. ### Quelles sont les dates des vacances d'été 2027 ? Les vacances d'été 2027 commencent le samedi 3 juillet 2027 dans les trois zones. Les élèves sans cours le samedi sont en vacances dès le vendredi 2 juillet après la classe. ### Y a-t-il un pont de l'Ascension en 2027 ? Oui, côté élèves : l'Ascension tombe le jeudi 6 mai 2027, et il n'y a pas classe le vendredi 7 mai 2027 dans les zones A, B et C. Côté salariés, un pont n'est pas un droit : il dépend de votre entreprise ou de votre convention. ### Les vacances scolaires s'appliquent-elles aux cours d'une association ? Pas automatiquement. C'est à la structure de décider si elle ferme, maintient ou allège l'activité pendant les vacances, et de l'annoncer. Beaucoup d'associations de soutien scolaire ou d'écoles de musique suivent le calendrier de leur zone. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [Service-public.gouv.fr : calendrier des vacances scolaires 2026-2027](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31952) - [Légifrance : arrêté du 22 octobre 2025 fixant le calendrier scolaire de l'année 2026-2027](https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000052416058) --- # Club de basket ou de handball : partager gymnases et entraîneurs URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-basket-handball Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier un club de basket ou de handball à plusieurs équipes : répartir les gymnases par catégorie, placer entraîneurs et matchs sans conflit de créneaux. L'essentiel : - Dans un club de basket ou de handball, on part des gymnases disponibles découpés en créneaux, puis on les distribue par catégorie d'âge en commençant par les plus contraintes. - Les séances d'une même équipe se placent sur des jours différents, et deux petites équipes peuvent s'entraîner en parallèle sur deux demi-terrains. - Les entraîneurs se placent ensuite en surveillant les entraîneurs-joueurs, ceux qui coachent deux équipes et les joueurs en double appartenance, et les week-ends de matchs ont leur propre tableau de rôles. Dans un club de basket ou de handball qui compte plusieurs équipes, la règle de base est de partir des gymnases disponibles, de les découper en créneaux, puis de distribuer ces créneaux par catégorie d'âge en commençant par les plus contraintes. Les entraîneurs se placent ensuite, avec une vigilance particulière pour ceux qui coachent deux équipes et pour les joueurs qui évoluent dans plusieurs catégories. Les week-ends de matchs se traitent à part, avec leurs propres rôles bénévoles. ## Pourquoi c'est vite compliqué Un club de quartier de taille moyenne peut aligner une dizaine d'équipes : baby, mini-poussins ou moins de 9 ans, puis chaque catégorie jusqu'aux seniors, parfois en filles et garçons séparés, plus un loisir. Les noms exacts de catégories et les limites d'âge viennent de votre fédération (FFBB pour le basket, FFHandball pour le handball) et peuvent changer d'une saison à l'autre : vérifiez-les sur leurs sites avant de bâtir votre grille. Les contraintes se combinent : - **Les gymnases sont limités** et souvent partagés avec les scolaires, d'autres clubs et la commune. - **Les créneaux de soirée sont convoités** : tout le monde veut 18 h 30 à 20 h. - **Les entraîneurs sont souvent bénévoles**, parfois joueurs eux-mêmes, avec un emploi et des matchs. - **Un joueur peut appartenir à deux équipes** (surclassement, double appartenance), ce qui interdit deux entraînements simultanés. ## Étape 1 : obtenir et décrire les gymnases Commencez par savoir ce que vous avez réellement. Pour chaque salle, notez les jours et horaires attribués par la commune, la possibilité de **diviser le terrain en deux** (deux demi-terrains permettent à deux petites équipes de s'entraîner en parallèle), les paniers ou les buts disponibles et les contraintes d'accès (clés, gardien, fermeture à 22 h). Le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) explique comment présenter une demande argumentée à la collectivité. À Lyon et dans la métropole, les attributions annuelles se négocient généralement au printemps pour la rentrée suivante, selon les règles de chaque commune : renseignez-vous auprès du service des sports. ## Étape 2 : fixer la durée et la fréquence par catégorie Un schéma réaliste, à ajuster à vos équipes et à votre disponibilité de salle : | Catégorie | Durée type | Fréquence | Remarque | | --- | --- | --- | --- | | Écoles de sport, plus jeunes | 1 h | 1 séance | Horaire tôt le soir ou mercredi | | Moins de 11 et 13 ans | 1 h 30 | 2 séances | Souvent en demi-terrain | | Moins de 15 et 18 ans | 1 h 30 | 2 séances | Plus tard en soirée | | Seniors | 1 h 30 à 2 h | 2 séances | Créneaux les plus tardifs | | Loisir | 1 h 30 | 1 séance | Créneau restant | Les jeunes terminent plus tôt, les adultes plus tard. Respectez cette logique et vous éviterez les conflits avec le sommeil des enfants et les horaires de travail des adultes. ## Étape 3 : poser les créneaux dans l'ordre 1. **Placez d'abord les catégories qui ont peu de choix.** Une équipe de jeunes ne peut s'entraîner qu'entre 17 h et 19 h : elle passe en premier. 2. **Mettez en parallèle deux petites équipes** sur un demi-terrain chacune quand la salle le permet. 3. **Répartissez les séances d'une même équipe sur des jours séparés.** Deux entraînements le même jour n'ont pas de sens. 4. **Réservez le meilleur créneau à l'équipe qui joue au plus haut niveau**, sans sacrifier les jeunes : l'équité est un sujet politique dans un club, expliquez vos choix. ## Étape 4 : placer les entraîneurs Chaque équipe doit avoir un entraîneur et, quand c'est possible, un adjoint. Créez un tableau de qualifications : qui peut encadrer les jeunes, qui prépare les seniors, qui est diplômé ou en formation. Les conditions d'encadrement diffèrent selon que la personne est rémunérée ou bénévole : pour une activité sportive rémunérée, l'article L. 212-1 du code du sport impose une qualification et une déclaration préalable, et les fédérations proposent des formations pour les bénévoles. Trois points de vigilance reviennent chaque saison : - **L'entraîneur-joueur** ne peut pas coacher à l'heure où il s'entraîne lui-même. - **L'entraîneur de deux équipes** a besoin d'un temps de coupure et de déplacement si les gymnases sont distincts. - **Le week-end**, l'entraîneur doit être libre aux horaires de match de l'équipe qu'il coache. Le guide sur [les éducateurs et arbitres de club](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) détaille la façon de répartir la charge et de suivre les arbitrages. Pour les principes généraux du sport en club, voir aussi [les entraînements d'un club sportif](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif). ## Étape 5 : organiser les week-ends de matchs Les matchs à domicile mobilisent beaucoup de monde : un responsable de salle, une table de marque (chronométreur, marqueur, feuille de match), des arbitres, un accueil, une buvette. Faites un planning séparé des entraînements, avec un **tableau de rôles par match**. Calez les rotations sur les familles pour que la table de marque ne repose pas toujours sur les mêmes bénévoles : voir le guide sur [le roulement équitable des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). Une règle qui fait gagner du temps : fixer à la rentrée un **roulement des équipes jeunes** pour tenir la table de marque, avec un parent référent par équipe. ## Où un outil aide C'est le type de planning où tableur et messages de groupe montrent vite leurs limites, car chaque changement en entraîne trois autres. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire vos règles en français (« jamais deux entraînements le même jour pour une même équipe », « les moins de 11 ans finissent avant 19 h », « Karim ne coache que le mardi ») et de recueillir les disponibilités par un lien sans compte. Le moteur compose la semaine, explique pourquoi chaque créneau est placé là, et suggère un remplaçant si un entraîneur se désiste. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Attribuer les créneaux à l'ancienneté** plutôt qu'aux besoins de chaque catégorie. - **Oublier de diviser le terrain** quand deux petites équipes pourraient s'entraîner ensemble. - **Laisser un entraîneur sans adjoint** sur un groupe nombreux d'enfants. - **Négliger la double appartenance** d'un joueur, source de conflits de planning. - **Ne pas anticiper les week-ends de matchs** : la table de marque ne se trouve pas le samedi matin. ## Questions fréquentes ### Comment répartir les créneaux d'un gymnase entre plusieurs équipes ? Placez d'abord les catégories les plus contraintes (jeunes, horaires étroits), puis les autres, en séparant les séances d'une même équipe sur des jours différents. Si le terrain se divise en deux, mettez deux petites équipes en parallèle. ### Combien de séances d'entraînement par semaine pour chaque catégorie ? Cela varie avec l'âge, le niveau et vos créneaux de salle. En pratique, les plus jeunes s'entraînent une fois par semaine et les catégories plus âgées deux fois. Appuyez-vous sur les recommandations de votre fédération. ### Un entraîneur peut-il encadrer deux équipes le même soir ? Oui si les horaires s'enchaînent dans le même gymnase, avec un temps de pause. Il vaut mieux l'éviter quand cela suppose un déplacement entre deux salles. Précisez-le comme règle dans votre planning. Sources : - [Fédération française de basketball (FFBB)](https://www.ffbb.com) - [Fédération française de handball](https://www.ffhandball.fr) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Créneaux de gymnase municipal : préparer sa demande et son planning URL : https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pour obtenir des créneaux de gymnase municipal : dossier chiffré avant la clôture, convention écrite, assurance, gymnases scolaires, puis répartition interne. L'essentiel : - Pour obtenir des créneaux de gymnase municipal, une association dépose avant la date limite de sa commune une demande écrite et chiffrée : équipes, effectifs et heures souhaitées par catégorie. - Aucun droit automatique n'existe : la collectivité propriétaire attribue les créneaux, et la mise à disposition d'un local public doit faire l'objet d'une convention écrite. - Une circulaire publiée au Bulletin officiel du 11 septembre 2025 demande l'ouverture des équipements sportifs des collèges et lycées aux clubs locaux, par convention entre la collectivité, l'établissement et le club. Pour obtenir des créneaux de gymnase municipal, déposez une demande écrite et chiffrée avant la période d'attribution de votre commune : nombre d'équipes, effectifs, heures souhaitées par catégorie, justification de chaque besoin. Les créneaux accordés font ensuite l'objet d'une convention ou d'un planning municipal. Reste à les répartir en interne, équipe par équipe, sans en gaspiller une minute. Une demande précise a bien plus de chances d'aboutir qu'un courrier général. ## Comment fonctionne l'attribution Chaque commune fixe ses propres règles. Dans la plupart des cas, un service des sports (ou un élu délégué) collecte les demandes des associations au printemps ou au début de l'été, arbitre en tenant compte de l'ancienneté, des effectifs, du niveau de pratique et des publics (jeunes, scolaires), puis publie un planning pour la saison suivante. Renseignez-vous auprès de votre mairie : calendrier de dépôt, formulaire, interlocuteur. Une demande déposée après la clôture risque de n'obtenir que les miettes. Concernant le cadre juridique, l'Administration indique qu'une mise à disposition temporaire d'un local public nécessite la décision préalable de l'autorité propriétaire, et la signature d'une convention avec l'association utilisatrice qui précise l'activité autorisée, la responsabilité, le coût éventuel, la durée et les règles de reconduction (source : associations.gouv.fr). Demandez donc ce document, ne vous contentez pas d'un accord verbal. ## Les gymnases scolaires : une piste de plus Les gymnases des collèges et des lycées sont souvent libres le soir, le week-end et pendant certaines vacances. Une circulaire parue au Bulletin officiel de l'éducation nationale en 2025 demande l'ouverture des équipements sportifs des établissements scolaires aux clubs locaux. Elle prévoit une convention tripartite entre la collectivité propriétaire, l'établissement et l'association, et vise les créneaux libres qui ne sont réservés ni aux classes ni aux associations scolaires, pour des clubs qui expriment un besoin documenté. Le mot compte : un besoin documenté. C'est exactement ce que doit contenir votre dossier. Selon votre territoire, interrogez la commune, le département ou la région (propriétaire du lycée ou du collège) et le chef d'établissement. ## Étape 1 : chiffrer votre besoin Préparez un tableau simple, équipe par équipe. | Équipe | Effectif | Séances par semaine | Durée | Heures demandées | | --- | --- | --- | --- | --- | | Moins de 9 ans | 18 | 1 | 1 h | 1 h | | Moins de 13 ans | 16 | 2 | 1 h 30 | 3 h | | Seniors masculins | 14 | 2 | 2 h | 4 h | | Seniors féminines | 12 | 2 | 1 h 30 | 3 h | | Loisirs | 20 | 1 | 2 h | 2 h | Le total, ici 13 heures, devient l'objet de la demande. Ajoutez le nombre de licenciés, la part de jeunes et la présence d'équipes en championnat. Ces chiffres doivent venir de vos registres de licences, pas d'estimations. ## Étape 2 : préparer le dossier Un dossier solide tient en deux pages et contient : 1. la présentation du club (date de création, discipline, fédération, nombre de licenciés) ; 2. le tableau des besoins ci-dessus ; 3. les contraintes (horaires de compétition, âges des jeunes, entraîneurs disponibles) ; 4. les attestations d'assurance ; 5. un projet associatif court : actions auprès des écoles, inclusion, sport féminin. Sur l'assurance, rappelons que, selon service-public.gouv.fr, la loi impose une assurance de responsabilité civile aux associations sportives et que l'article L. 321-1 du code du sport oblige les associations sportives à assurer leurs pratiquants. Prévoyez l'attestation, la mairie la demandera. ## Étape 3 : comprendre les critères et en tenir compte Sans règle nationale unique, les critères courants sont : l'ancienneté de l'association, le nombre de licenciés de la commune, la part de jeunes, le niveau de compétition, la régularité d'utilisation. Gardez un historique : si vous avez rendu des créneaux inutilisés ou en avez tiré une forte fréquentation, notez-le. > Un point de vigilance : un créneau mal utilisé se paie l'année suivante. Si votre équipe n'occupe un créneau qu'une fois sur deux, la commune le redistribuera. ## Étape 4 : répartir les créneaux obtenus Une fois la réponse reçue, il faut les distribuer sans perdre de capacité. Le guide sur [les entraînements d'un club avec des gymnases partagés](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif) décrit la méthode. En résumé : - classer les équipes selon leurs contraintes ; - attribuer d'abord les créneaux les plus rares ; - vérifier la disponibilité de chaque entraîneur ; - publier une grille unique avant la reprise. Quelques points propres au gymnase municipal : les créneaux sont souvent nominatifs et non cessibles sans accord, il peut y avoir un règlement intérieur (chaussures de salle, ouverture et fermeture par un responsable, état des lieux), et les clés ou badges sont à confier à des personnes précises. ## Étape 5 : documenter l'usage réel Tenez un registre simple : date, équipe, nombre de présents. Ce relevé prouve l'utilisation lors du prochain arbitrage, et vous permet de rendre à la commune les créneaux dont vous n'avez pas besoin, ce qui soigne la relation. ## Étape 6 : négocier, échanger, mutualiser Si votre demande est refusée en partie, quelques pistes concrètes : proposer un créneau tardif ou le samedi matin, partager un gymnase avec un club voisin, utiliser un gymnase scolaire hors temps scolaire, ou diviser le terrain en deux pour accueillir deux groupes. Les échanges de créneaux entre équipes ou entre clubs doivent passer par la commune quand les créneaux sont officiellement attribués. ## Où un outil peut intervenir Une fois les créneaux en poche, il faut les répartir avec équité entre catégories et entraîneurs. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des entraîneurs, applique vos règles écrites en français et signale les créneaux inutilisés. Le calendrier français intégré (jours fériés, vacances des zones A, B et C) aide à anticiper les semaines sans entraînement. [L'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) permet de voir le principe sur vos propres créneaux. ## Erreurs fréquentes - **Déposer la demande trop tard**, après la clôture de la mairie. - **Demander sans chiffrer** : « plus d'heures pour tous » ne convainc pas. - **Se contenter d'un accord verbal** : exigez la convention ou le planning officiel. - **Garder des créneaux inutilisés** par confort. - **Oublier l'attestation d'assurance** dans le dossier. ## Questions fréquentes ### Comment demander un créneau de gymnase à la mairie ? Adressez une demande écrite au service des sports ou à l'élu délégué, avant la date limite de la commune, avec un tableau des équipes, des effectifs et des heures souhaitées. Joignez la présentation du club et l'attestation d'assurance. Demandez une réponse écrite et, si possible, une convention. ### Une association a-t-elle droit à un créneau de gymnase ? Aucun droit automatique : c'est la collectivité propriétaire qui décide, en général selon l'intérêt local, l'ancienneté et l'usage réel des créneaux. Un dossier documenté améliore vos chances. ### Peut-on utiliser un gymnase de collège ou de lycée le soir ? C'est souvent possible hors temps scolaire. Une circulaire de l'éducation nationale publiée en 2025 encourage l'ouverture de ces équipements aux clubs locaux, par convention entre la collectivité, l'établissement et l'association. Voyez la commune, le département ou la région selon le propriétaire. ### Que faire si le club n'utilise pas tous ses créneaux ? Rendez-les à la commune plutôt que de les laisser vides. Cela protège votre crédibilité pour les prochaines attributions et libère de la place pour d'autres clubs. Si l'usage est irrégulier, mieux vaut échanger un créneau que le perdre. Sources : - [Bulletin officiel n° 34 du 11 septembre 2025 : ouverture des équipements sportifs des établissements scolaires](https://www.education.gouv.fr/bo/2025/Hebdo34/SPOV2525321C) - [Service-public.gouv.fr : assurance des associations](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F1124) - [Associations.gouv.fr : le portail des associations](https://www.associations.gouv.fr) - [Légifrance : code du sport](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Organiser la saison d'un club sportif : le planning de juin à juin URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-saison-club-sportif Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning de saison d'un club : superposer calendrier fédéral, créneaux municipaux, vacances et vie du club, phase par phase : coachs, salles et compétitions. L'essentiel : - Le planning de saison d'un club sportif superpose quatre calendriers : celui de la fédération (compétitions), celui de la commune (créneaux et fermetures d'équipements), celui de l'école (vacances) et celui du club (stages, événements, assemblée générale). - Une saison se pilote en cinq phases : préparation en mai et juin, reprise en septembre, saison régulière d'octobre à mars, fin de saison d'avril à juin, puis bilan. - Pour les mineurs, la licence ne demande plus systématiquement un certificat médical : un questionnaire de santé est rempli avec les parents, et un certificat n'est exigé qu'en cas de réponse positive ou pour certaines disciplines. Organiser la saison d'un club sportif revient à superposer quatre calendriers : celui de la **fédération** (championnats, coupes, dates limites), celui de la **commune** (créneaux d'équipements, fermetures), celui de l'**école** (vacances, rentrée) et celui du **club** (stages, tournoi, assemblée générale). On en tire un planning de saison, de juin à juin, découpé en cinq phases, avec pour chacune les salles, les coachs et les échéances. La semaine type d'entraînement n'en est qu'une pièce ; elle se construit une fois le cadre de la saison posé. ## Les quatre calendriers à superposer | Calendrier | Ce qu'il fixe | Quand il est connu | | --- | --- | --- | | Fédération et ligue | Dates de championnat, journées de coupe, dates limites d'engagement des équipes et de licences | Souvent avant l'été, ajusté en début de saison | | Commune | Créneaux attribués, fermetures d'équipements pendant les vacances ou pour travaux | Au printemps ou au début de l'été, selon la commune | | Éducation nationale | Rentrée, vacances, jours fériés | Publié plus d'un an à l'avance | | Club | Stages, tournoi, fête du club, assemblée générale, formations | Décidé par le bureau | Mettez-les sur une même frise, une ligne par calendrier, une colonne par semaine. Les collisions sautent aux yeux : un tournoi du club un week-end de coupe, un stage pendant la fermeture du gymnase, une reprise des U11 avant le retour des familles. Pour la saison 2026-2027 en zone A (Lyon, Villeurbanne), les repères scolaires sont la rentrée du mardi 1er septembre 2026, la Toussaint du 17 octobre au 2 novembre, Noël du 19 décembre au 4 janvier, l'hiver du 13 février au 1er mars, le printemps du 10 au 26 avril 2027, et le début de l'été le samedi 3 juillet 2027, selon le calendrier publié par l'éducation nationale. ## Phase 1 : préparer la saison (mai à juin) C'est la phase qui décide de tout le reste. - **Recenser les équipes de la saison suivante** : nombre de joueurs par catégorie, montées et descentes, équipes à créer ou à fusionner. - **Chiffrer le besoin en créneaux** et déposer la demande à la commune. La méthode est détaillée dans [créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal). - **Recueillir les disponibilités des entraîneurs** pour septembre, avant les vacances : après, la moitié ne répond plus. - **Fixer les dates du club** : stages de vacances, tournoi, assemblée générale. Si vous prévoyez une buvette dans une installation sportive, la demande de dérogation se fait au moins trois mois avant, dans la limite de 10 par an pour une association sportive agréée (fiche F24345 de service-public.gouv.fr). ## Phase 2 : la reprise (fin août à septembre) - **Reprise progressive** : les seniors et les équipes engagées tôt reprennent fin août, les jeunes après la rentrée scolaire. - **Licences** : pour un mineur, la loi du 7 décembre 2020 a supprimé l'obligation systématique de certificat médical pour la licence. Le mineur et ses parents remplissent un questionnaire de santé ; un certificat de moins de six mois n'est exigé que si une réponse est positive, et un certificat reste obligatoire pour les disciplines à contraintes particulières, selon la réponse ministérielle publiée par l'Assemblée nationale. Pour les majeurs, les règles dépendent de la fédération : vérifiez les siennes. - **Forum des associations et inscriptions tardives** : prévoyez que les effectifs bougent jusqu'à fin septembre et ne figez pas les groupes trop tôt. - **Planning d'entraînement provisoire**, publié comme tel, puis stabilisé début octobre. ## Phase 3 : la saison régulière (octobre à mars) C'est la période où le planning hebdomadaire et le planning des week-ends tournent à plein. - **La semaine** : entraînements par catégorie, sur les créneaux obtenus. Voir [planning des entraînements quand les gymnases sont partagés](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif). - **Le week-end** : matchs à domicile, arbitrage, tables de marque, transports. Selon le sport, voir [matchs et terrains d'un club de football](https://accord.enys.dev/guides/planning-matchs-terrains-football) ou [éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club). - **Les vacances** : certaines communes ferment ou réduisent l'accès aux gymnases pendant certaines vacances ; c'est le moment des stages, sur inscription, dans les équipements disponibles. - **Le point de mi-saison** en janvier : charge des entraîneurs, équipes en sous-effectif, créneaux mal utilisés. ## Phase 4 : la fin de saison (avril à juin) - **Phases finales et tournois** : prévoyez des créneaux de réserve, les dates sont connues tard. - **Ponts de mai** : en 2027, l'Ascension tombe le jeudi 6 mai et le lundi de Pentecôte le 17 mai ; beaucoup de familles s'absentent. Évitez d'y placer un tournoi de jeunes. - **Fête du club, remise des récompenses, assemblée générale** : à des dates connues dès septembre. - **Préparation de la saison suivante** : la phase 1 commence pendant la phase 4. ## Phase 5 : le bilan Quinze jours après la dernière compétition, réunissez le bureau et les entraîneurs autour de quatre questions : quels créneaux ont été sous-utilisés ? quelles équipes ont manqué d'encadrement ? quels week-ends ont été surchargés ? qu'est-ce qu'on demande à la commune pour la saison suivante ? Les réponses alimentent directement la demande de créneaux de juin. ## Un exemple de planning de saison Un club de basket lyonnais de huit équipes, de U9 à seniors, deux gymnases municipaux : | Période | Équipes jeunes | Équipes seniors | Club | | --- | --- | --- | --- | | Mai à juin 2026 | Détection, regroupements | Fin de championnat | Demande de créneaux, disponibilités des coachs | | Fin août 2026 | Repos | Reprise physique | Licences, planning provisoire | | Septembre 2026 | Reprise après la rentrée | Matchs amicaux | Forum, inscriptions | | Octobre à décembre | Championnat | Championnat | Stage de la Toussaint | | Janvier 2027 | Brassage de seconde phase | Championnat | Point de mi-saison, recomposition | | Février à mars | Championnat | Championnat | Stage d'hiver | | Avril à mai | Fin de championnat, tournois | Phases finales | Tournoi du club (hors pont de l'Ascension) | | Juin 2027 | Fête du club | Bilan | Assemblée générale, préparation 2027-2028 | Les dates précises de compétition viennent de votre fédération et de votre ligue ; ce tableau montre la structure, pas un calendrier officiel. ## Les coachs : la ressource la plus rare Un entraîneur bénévole qui encadre deux équipes, arbitre le samedi et tient la table le dimanche ne finira pas la saison. Pour chaque coach, notez en début de saison : - le nombre d'entraînements par semaine qu'il accepte ; - les week-ends où il est indisponible ; - son plafond de matchs ou d'arbitrages par mois ; - un binôme capable de le remplacer. Ce tableau permet de répartir la charge et de savoir, dès septembre, quelles équipes sont fragiles. Quand le croisement des créneaux, des catégories et des coachs devient le vrai problème, [Accord](https://accord.enys.dev/produit) compose la semaine d'entraînement à partir des créneaux réellement attribués et des disponibilités des éducateurs, puis propose des remplaçants qualifiés en cas d'absence. Le calendrier fédéral reste, lui, celui de votre fédération. ## Questions fréquentes ### Comment organiser la saison d'un club de sport ? Superposez le calendrier de la fédération, les créneaux de la commune, les vacances scolaires et les dates du club sur une même frise. Découpez ensuite la saison en phases (préparation, reprise, saison régulière, fin de saison, bilan) et fixez pour chacune les échéances et les responsables. ### Quand faire la demande de créneaux pour la saison suivante ? Au printemps, à la date fixée par votre commune. Préparez-la dès avril avec les effectifs prévisionnels de chaque catégorie, puisque la phase de préparation de la saison commence avant la fin de la précédente. ### Faut-il un certificat médical pour inscrire un enfant dans un club ? Plus systématiquement. Depuis la loi du 7 décembre 2020, le mineur et ses parents remplissent un questionnaire de santé ; un certificat est exigé si une réponse est positive, et reste obligatoire pour certaines disciplines à contraintes particulières. Votre fédération précise les règles applicables. ### Quand reprendre les entraînements en début de saison ? Les équipes seniors reprennent souvent fin août, pour être prêtes au championnat ; les jeunes, après la rentrée scolaire du mardi 1er septembre 2026, quand les familles sont rentrées et les emplois du temps connus. Sources : - [Assemblée nationale : réponse ministérielle à la question n° 2175 sur le certificat médical sportif](https://questions.assemblee-nationale.fr/dyn/16/questions/QANR5L16QE2175.pdf) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [Service-public.gouv.fr : buvette ou bar tenu par une association (F24345)](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F24345) --- # Organiser un planning de stages multi-activités pendant les vacances URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier des stages de vacances multi-activités : dates 2026-2027 par zone, groupes d'âge, intervenants, salles, durées et gestion des inscriptions. L'essentiel : - Pour organiser des stages multi-activités pendant les vacances, on part des semaines réellement libres de sa zone, on définit des groupes d'âge et une journée type, puis on affecte intervenants et salles semaine par semaine. - En zone A pour 2026-2027, les vacances d'hiver vont du 13 février au 1er mars 2027 et celles de printemps du 10 au 26 avril 2027, selon service-public.gouv.fr. - Chaque groupe a au moins deux adultes, un seuil d'annulation est fixé avant l'ouverture des inscriptions, et un stage accueillant des mineurs peut relever de la réglementation des accueils collectifs de mineurs. Pour organiser un planning de stages multi-activités pendant les vacances, partez des semaines réellement libres de votre zone, définissez des groupes d'âge, bâtissez une journée type qui alterne les activités, puis affectez les intervenants et les salles semaine par semaine. Le stage se joue sur un calendrier court : une semaine, cinq jours, des effectifs qui changent d'un jour à l'autre. Chaque décision se prend donc plus tôt que pour un cours à l'année. ## Les dates à connaître pour 2026-2027 Les vacances scolaires dépendent de la zone. Lyon et le Rhône sont en zone A. Voici les dates publiées par l'administration sur service-public.gouv.fr pour l'année scolaire 2026-2027 (les vacances commencent après les cours du samedi indiqué et les cours reprennent le lundi matin) : | Vacances | Zone A (Lyon) | Zone B | Zone C | | --- | --- | --- | --- | | Toussaint | du 17 octobre au 2 novembre 2026 | idem | idem | | Noël | du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027 | idem | idem | | Hiver | du 13 février au 1er mars 2027 | du 20 février au 8 mars 2027 | du 6 au 22 février 2027 | | Printemps | du 10 au 26 avril 2027 | du 17 avril au 3 mai 2027 | du 3 au 19 avril 2027 | | Été | à partir du 3 juillet 2027 | idem | idem | La rentrée a lieu le mardi 1er septembre 2026. Les élèves n'auront pas classe le vendredi 7 mai 2027 dans les trois zones. En zone A, cela donne par exemple deux semaines de stages possibles en février 2027 (les semaines des 15 et 22 février) et deux au printemps (les semaines des 12 et 19 avril). Si vous accueillez des enfants venus d'autres zones (familles qui déménagent, enfants en garde alternée), vérifiez aussi les autres colonnes. ## Étape 1 : choisir le format Un stage multi-activités propose plusieurs disciplines sur une même semaine : sport le matin, arts plastiques ou musique l'après-midi, sortie le mercredi. Définissez : - la **durée** (demi-journée ou journée complète) ; - le **public** (6 à 8 ans, 9 à 12 ans, adolescents) ; - la **capacité** par groupe ; - la **tarification** (semaine entière ou à la journée). Les groupes d'âge différents doivent avoir des programmes différents. Mélanger un enfant de 6 ans et un de 12 ans dans les mêmes activités fonctionne rarement. Selon la durée du stage, le nombre de jours et la façon dont vous accueillez les mineurs, votre activité peut relever de la réglementation des accueils collectifs de mineurs, avec des obligations de déclaration et d'encadrement. Renseignez-vous auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports avant de communiquer. Le guide sur [le planning des animateurs d'un accueil de loisirs](https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-accueil-loisirs) détaille les règles d'encadrement. ## Étape 2 : construire la journée type Une journée qui tient la route alterne le physique et le calme. Exemple pour un groupe de 9 à 12 ans : | Horaire | Activité | | --- | --- | | 9 h à 9 h 30 | Accueil, jeu libre | | 9 h 30 à 11 h 30 | Sport collectif (gymnase) | | 11 h 30 à 12 h | Temps calme | | 12 h à 13 h 30 | Pause de midi (repas) | | 13 h 30 à 15 h 30 | Atelier créatif ou musique | | 15 h 30 à 16 h | Goûter | | 16 h à 17 h | Jeu collectif ou restitution | Adaptez-la : un groupe de 6 à 8 ans a besoin de pauses plus fréquentes et d'activités plus courtes. Ce modèle est un point de départ, pas une norme. ## Étape 3 : recenser les intervenants Les stages sollicitent des animateurs, des éducateurs, des professeurs qui n'enseignent pas pendant les vacances, des intervenants extérieurs. Beaucoup ont d'autres engagements (séjours, jobs d'été). Demandez-leur très tôt, au moins six semaines avant, leurs disponibilités semaine par semaine, avec le nombre de jours qu'ils peuvent assurer. Le guide sur [les disponibilités des intervenants vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) explique comment procéder. Prévoyez des **binômes** : chaque groupe doit avoir au moins deux adultes sur place, ne serait-ce que pour les temps de pause et les imprévus. ## Étape 4 : affecter salles et gymnases Pendant les vacances, beaucoup de lieux sont libres, mais d'autres ferment (écoles, gymnases en entretien). Demandez très tôt à la commune quelles installations sont ouvertes (voir [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal)). Pour chaque activité, notez le lieu, le matériel et les déplacements entre deux lieux : un trajet à pied de 10 minutes avec 16 enfants se prépare. ## Étape 5 : composer la grille semaine par semaine Une méthode : 1. bloquez les **dates de vos intervenants rares** (celui qui anime la poterie, la danse, le sport spécifique) ; 2. placez les **sorties** (piscine, parc) qui exigent plus d'encadrants ; 3. répartissez les **groupes** sur les salles ; 4. complétez avec des activités polyvalentes. Les effectifs ne se connaissent qu'à l'approche du stage. Ouvrez les inscriptions avec une date limite, puis ajustez : fusionner deux groupes sous-remplis ou en dédoubler un trop plein. Fixez à l'avance le seuil en dessous duquel un stage est annulé. ## Étape 6 : informer les familles Un planning de stage n'a de valeur que s'il est lisible par les parents. Prévoyez une feuille d'une page par groupe avec horaires d'accueil et de sortie, lieu, matériel à apporter, et numéro d'urgence. Une version imprimable à afficher à l'entrée aide les familles qui déposent leurs enfants. ## Où un outil aide Les stages cumulent les contraintes : semaines précises, intervenants intermittents, groupes d'âge, salles qui ferment. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) intègre le calendrier français, avec les jours fériés et les vacances des zones A, B et C, ce qui évite de construire une semaine sur un jour de fermeture. Il recueille les disponibilités des intervenants par un lien sans compte, compose la grille, propose des remplaçants en cas d'absence et permet d'imprimer la partition en affiche. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Se tromper de zone** : une famille de la zone B ne part pas en vacances aux mêmes dates qu'en zone A. - **Lancer les inscriptions sans seuil d'annulation.** - **Un seul adulte par groupe.** - **Oublier de vérifier l'ouverture des lieux** pendant les vacances. - **Mélanger toutes les tranches d'âge** dans les mêmes activités. ## Questions fréquentes ### Quelles sont les dates des vacances scolaires 2026-2027 en zone A ? D'après service-public.gouv.fr : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, Noël du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027, hiver du 13 février au 1er mars 2027, printemps du 10 au 26 avril 2027, et été à partir du 3 juillet 2027. La zone A couvre notamment l'académie de Lyon. ### Combien de temps avant faut-il organiser un stage de vacances ? Pour un stage d'été, deux à trois mois avant permettent de sécuriser les lieux et les intervenants. Pour les petites vacances, six à huit semaines sont un minimum raisonnable pour confirmer les disponibilités. ### Comment composer des groupes d'âge dans un stage ? Regroupez par tranches proches (6 à 8 ans, 9 à 12 ans, adolescents), avec des activités et des rythmes adaptés. Évitez de mélanger des écarts d'âge importants dans les activités physiques. ### Un stage de vacances est-il soumis à une réglementation spécifique ? Cela dépend de sa durée et de son organisation. Un stage qui accueille des mineurs peut relever des accueils collectifs de mineurs, avec des obligations de déclaration et d'encadrement. Renseignez-vous auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports avant d'ouvrir les inscriptions. Sources : - [Service-public.gouv.fr : calendrier des vacances scolaires](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31952) --- # Planning d'un centre équestre : chevaux, moniteurs et reprises URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-centre-equestre Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un centre équestre : planifier les reprises, répartir le travail des chevaux et poneys, coordonner moniteurs, carrières et manèges selon la météo. L'essentiel : - Dans un centre équestre, chevaux et poneys sont des ressources à part entière : une reprise associe un moniteur, un lieu, un groupe de cavaliers et autant de montures adaptées à leur niveau. - Le planning répartit le travail de chaque monture sur la semaine, avec des limites de séances et des jours de repos fixés avec le responsable d'écurie, et fait tourner les montures les plus demandées. - Le manège couvert, ressource rare l'hiver, est réservé aux reprises prioritaires, avec une liste établie à l'avance des reprises à reporter en cas de pluie ou de gel. Pour planifier un centre équestre, traitez les chevaux et les poneys comme des ressources à part entière, au même titre que les moniteurs et les installations. Une reprise a besoin d'un moniteur, d'un lieu (carrière, manège), d'un groupe de cavaliers et d'autant de montures adaptées. Le planning doit répartir le travail de chaque animal sur la semaine, prévoir des jours de repos et rester capable de basculer vers le manège couvert quand le temps tourne. ## Ce qui rend le centre équestre spécifique Dans la plupart des activités, la ressource limitante est le local ou l'animateur. En équitation, c'est la monture. Un cheval ne peut pas travailler sans limite : il lui faut du repos, de l'alimentation, des soins, et il convient à un niveau de cavalier précis. Un poney d'école, calme et sûr, est adapté à un débutant de sept ans, pas à un compétiteur. L'appariement cavalier-monture est au cœur du planning. À cela s'ajoutent l'extérieur (la météo, l'état du sol), les horaires de scolarité des jeunes cavaliers et la vie de l'écurie (pansage, soins du matin et du soir) qui mobilise aussi des personnes. ## Étape 1 : faire l'inventaire des montures Dressez une fiche par cheval ou poney : niveau de cavalier adapté, gabarit, caractère, discipline possible (obstacle, dressage, balade), contraintes de santé, jours de repos, nombre maximal de séances par jour et par semaine. Ces seuils sont à définir avec le responsable de l'écurie et, au besoin, le vétérinaire : ne les inventez pas dans un tableur. Exemple illustratif : un centre de vingt chevaux et poneys dont huit poneys d'école pour les plus jeunes. Chaque animal est noté de 1 à 3 selon son niveau d'expérience requis, avec une limite de séances quotidiennes fixée par le responsable. ## Étape 2 : décrire les lieux Notez les installations : carrière extérieure (sable ou herbe), manège couvert, rond de longe, parcours de cross, sentiers. Pour chacune, la capacité, l'utilisation possible en cas de pluie, les horaires d'éclairage. Le manège couvert est la ressource rare des mois froids : réservez-le aux reprises qui ne peuvent pas être annulées. ## Étape 3 : constituer les reprises Une reprise est un cours collectif à cheval : un moniteur, un groupe de cavaliers de niveau voisin, une heure. Pour chaque reprise, notez le niveau (galop 1 à galop 7 selon la fédération, ou une classification interne), l'effectif, la durée (souvent une heure), le moniteur et le lieu. Pour l'organiser : 1. placez les **reprises des plus jeunes** après l'école (mercredi après-midi, samedi) ; 2. placez les **reprises d'adultes** en soirée ou le week-end ; 3. placez les **cours particuliers** et la **préparation compétition** sur les créneaux restants ; 4. évitez que le même cheval enchaîne plusieurs reprises sans pause. ## Étape 4 : répartir les chevaux entre les reprises C'est l'étape la plus délicate. Pour chaque reprise, choisissez les montures en respectant le niveau de chaque cavalier et les limites de travail. Répartissez la charge : un cheval trop sollicité au début de la semaine sera au repos en fin de semaine, ce que le planning doit prévoir. Adoptez une règle de rotation écrite : les montures les plus demandées (calmes, polyvalentes) sont aussi celles qu'il faut ménager. ## Étape 5 : coordonner les moniteurs Les moniteurs ont des qualifications, des spécialités et des jours de présence. Pour l'encadrement contre rémunération d'une activité sportive, l'article L. 212-1 du code du sport impose, d'après le ministère des Sports, un diplôme et une déclaration avec carte professionnelle. Vérifiez ces éléments à l'embauche. Pour les bénévoles, consultez la fédération. Dans la grille, évitez que le moniteur enchaîne cinq reprises sans pause, qu'il soit au manège et à la carrière en même temps, ou qu'il assure à la fois des reprises et le soin des chevaux sans temps prévu. Notez aussi qui peut remplacer qui : un moniteur d'obstacle n'est pas toujours à l'aise en dressage. Le guide sur [les éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) propose une méthode de rotation. ## Étape 6 : prévoir la météo, les stages et les imprévus - **Pluie ou gel** : bascule des reprises vers le manège, qui ne peut pas tout accueillir. Établissez à l'avance une liste de priorités (reprises à annuler en dernier). - **Stages de vacances** : très demandés, ils mobilisent chevaux et moniteurs en journée entière (voir le guide sur [les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances)). À Lyon, les vacances suivent la zone A. - **Cheval boiteux ou malade** : remplacement dans la reprise par une autre monture de niveau comparable. Constituez une liste de montures de dépannage. - **Moniteur absent** : binômes entre moniteurs, ou réorganisation des groupes. ## Où un outil aide La particularité du planning équestre tient à la double affectation (cavaliers et montures). [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) traite les montures comme des ressources, associe chaque reprise au niveau requis, recueille les disponibilités des moniteurs par un lien sans compte et applique vos règles écrites en français (« jamais plus de deux reprises par jour pour un poney », « les débutants uniquement sur les poneys d'école »). En cas de météo défavorable, un scénario « Et si ? » montre l'effet d'une bascule vers le manège. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Surcharger les montures les plus calmes**, sans rotation. - **Oublier de planifier le repos** des chevaux. - **Placer toutes les reprises à l'extérieur** sans plan B. - **Ne pas lister de montures de dépannage.** - **Mélanger des niveaux trop éloignés** dans une même reprise. ## Questions fréquentes ### Comment répartir les chevaux entre les reprises d'un centre équestre ? Associez chaque cavalier à des montures adaptées à son niveau, appliquez une limite de travail par animal fixée avec le responsable de l'écurie et tournez les montures les plus demandées pour éviter la surcharge. ### Combien de reprises un cheval peut-il faire par jour ? Il n'y a pas de règle universelle : cela dépend du cheval, de son âge, de son état de santé et de la nature du travail. Définissez-la avec le responsable d'écurie et, au besoin, le vétérinaire. ### Que faire quand la carrière est impraticable à cause de la pluie ? Basculez vers le manège couvert pour les reprises prioritaires, reportez les autres et prévenez les familles par message. Prévoyez la liste des priorités à l'avance. ### Un moniteur d'équitation bénévole doit-il avoir une carte professionnelle ? L'obligation de déclaration de l'article L. 212-1 du code du sport vise l'encadrement contre rémunération. Pour les bénévoles, la fédération précise ses exigences de qualification. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning d'un club d'escalade : créneaux encadrés et jauge des salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-escalade Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un club d'escalade : partager la salle entre créneaux encadrés, jeu libre et compétition, planifier encadrants, ouvreurs et groupes par niveau. L'essentiel : - Un club d'escalade distingue trois types de créneaux : les séances encadrées, la pratique autonome des grimpeurs compétents et les temps réservés à la compétition ou à l'ouverture de voies. - Les créneaux encadrés se placent en premier, car le nombre d'encadrants qualifiés détermine combien de groupes peuvent grimper en même temps. - Chaque plage de pratique autonome a un responsable de salle identifié, sinon elle reste fermée, et les ouvertures de voies sont bloquées dans le planning comme des fermetures partielles. Pour planifier un club d'escalade, distinguez trois types de créneaux : les séances encadrées (enfants, ados, adultes, perfectionnement), les créneaux de pratique autonome pour les grimpeurs qui en ont la compétence, et les temps réservés à la compétition ou à l'ouverture de voies. Placez d'abord les créneaux encadrés, qui dépendent des encadrants disponibles, puis bloquez les temps techniques (ouverture, entretien), et laissez le reste à la pratique autonome sous des règles claires. ## Ce qui est particulier à l'escalade L'escalade combine un équipement fixe (la structure artificielle d'escalade, souvent appelée SAE : murs, blocs, poutres), un encadrement très présent pour les débutants et les jeunes, et une logique de maintenance des voies. Trois conséquences pour le planning : - **L'espace est contraint** : un mur à corde accueille un nombre limité de cordées, une zone de blocs un nombre limité de grimpeurs à la fois. Écrivez la jauge de chaque zone. - **L'encadrement fait la capacité** : un débutant ne grimpe pas seul. Le nombre d'encadrants qualifiés détermine combien de groupes peuvent grimper en même temps. - **Les voies changent** : l'ouverture (création des voies) et le démontage se font en dehors des séances, et mobilisent bénévoles ou salariés. ## Étape 1 : décrire la salle Notez les zones (corde, bloc, enfants), la jauge de chacune, les horaires d'ouverture accordés par le gestionnaire (commune, établissement scolaire, structure privée), les équipements à sortir (cordes, baudriers) et les temps de rangement. Si la salle est partagée avec un autre club ou des scolaires, le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) décrit la démarche pour obtenir et justifier vos heures. ## Étape 2 : constituer les groupes et les créneaux encadrés Un découpage courant : | Groupe | Public | Fréquence | Particularité | | --- | --- | --- | --- | | Initiation enfants | 7 à 11 ans | 1 séance par semaine | Plus d'encadrants par enfant | | Perfectionnement ados | 12 à 17 ans | 1 à 2 séances | Corde et bloc | | Adultes débutants | Plus de 18 ans | 1 séance | Apprentissage de la sécurité | | Compétition | Selon niveau | 2 séances | Pratique intensive | | Pratique autonome | Adhérents autonomes | Libre | Sous conditions de compétence | Fixez pour chaque groupe l'effectif maximal et le nombre d'encadrants. Ces chiffres dépendent de votre fédération et de votre contexte : appuyez-vous sur ses recommandations plutôt que sur une règle générale. ## Étape 3 : planifier les encadrants Pour l'encadrement rémunéré d'une activité sportive, l'article L. 212-1 du code du sport impose, selon le ministère des Sports, un diplôme et une déclaration avec carte professionnelle. Pour les bénévoles, rapprochez-vous de la fédération (qualification fédérale) et du service départemental. Dans tous les cas, notez qui peut encadrer quoi : initiateur, moniteur, ouvreur, juge. Pour construire la grille : 1. placez les créneaux des groupes qui ont **le moins de plages possibles** ; 2. affectez les encadrants en respectant leurs disponibilités et leurs qualifications ; 3. gardez un **encadrant adjoint** par séance pour les imprévus ; 4. évitez qu'un même encadrant enchaîne plus de trois heures de présence sur un mur. Le guide sur [les éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) détaille la rotation et le suivi de charge. ## Étape 4 : organiser l'ouverture des voies L'ouverture est une activité à part entière : plusieurs bénévoles montent sur le mur, déplacent les prises, vissent, testent. Elle se fait hors séance, souvent en matinée ou un jour de fermeture. Définissez : - les **dates d'ouverture** (une fois par mois ou par trimestre, par exemple) ; - les **zones fermées** pendant l'opération, annoncées aux adhérents ; - les **ouvreurs** disponibles, qui doivent connaître les consignes de sécurité. Cela crée des indisponibilités de la salle : intégrez-les au planning comme des créneaux bloqués. ## Étape 5 : la pratique autonome Pour les grimpeurs autonomes, le club définit des conditions (passeport ou test de compétence, binôme, présence d'un responsable de salle). Le planning prévoit un **responsable de salle** pour chaque plage ouverte : une personne identifiée qui connaît les procédures, accueille et surveille l'ensemble. Si personne n'est disponible, la plage reste fermée. ## Étape 6 : tenir compte de la saison L'escalade en salle suit l'année scolaire, avec des pics en hiver. Les stages de vacances connaissent un succès fort (voir [les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances)). Les compétitions amicales ou régionales imposent des week-ends dédiés, et les sorties en falaise en début d'automne et au printemps mobilisent des encadrants hors de la salle : bloquez-les dans la grille. ## Où un outil aide La difficulté tient aux qualifications : tous les encadrants ne peuvent pas tout faire. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) gère les compétences des intervenants, recueille leurs disponibilités par un lien sans compte, et compose la semaine avec vos règles écrites en français (« jamais un groupe d'enfants sans deux encadrants », « le responsable de salle toujours présent »). En cas d'absence, il propose des remplaçants qui ont les compétences requises. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Ne pas écrire la jauge de chaque zone.** - **Compter sur un encadrant unique** pour les groupes d'enfants. - **Oublier les temps d'ouverture** et de maintenance dans le planning. - **Ouvrir la pratique autonome sans responsable de salle.** - **Négliger les qualifications** : un encadrant dispo mais non qualifié ne résout rien. ## Questions fréquentes ### Comment organiser les créneaux encadrés dans un club d'escalade ? Fixez les groupes et leurs effectifs, déterminez le nombre d'encadrants nécessaire pour chacun d'après les recommandations de votre fédération, puis placez les groupes les plus contraints en premier, avec un adjoint par séance. ### Faut-il un responsable de salle pendant la pratique autonome ? C'est une bonne pratique répandue et souvent exigée par le gestionnaire ou la fédération. Elle garantit une personne identifiée pour accueillir, contrôler les conditions de pratique et réagir en cas d'incident. ### À quelle fréquence ouvrir de nouvelles voies ? Cela dépend de la salle et de la fréquentation. Beaucoup de clubs renouvellent régulièrement les voies, de façon mensuelle ou trimestrielle. L'important est de planifier ces dates comme des fermetures partielles annoncées. ### Un encadrant d'escalade bénévole doit-il avoir une carte professionnelle ? L'obligation de déclaration de l'article L. 212-1 du code du sport vise l'encadrement contre rémunération. Pour les bénévoles, consultez votre fédération sur les qualifications attendues. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning d'un club de natation : lignes d'eau et créneaux de piscine URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-natation-lignes-eau Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier un club de natation : répartir les lignes d'eau entre groupes, obtenir et utiliser les créneaux de piscine, coordonner entraîneurs et compétitions. L'essentiel : - Pour planifier un club de natation, on part des créneaux accordés par le gestionnaire de la piscine, on les découpe en lignes d'eau et on attribue les lignes à chaque groupe selon son effectif. - Le total d'heures-lignes par semaine constitue le budget du club : dans l'exemple du guide, quatre lignes deux soirs pendant 1 h 30 et six lignes le samedi pendant 2 heures font 24 heures-lignes. - Le nombre d'entraîneurs détermine combien de lignes sont réellement exploitables, et le nombre de nageurs par ligne dépend du niveau et du règlement de la piscine. Pour planifier un club de natation, partez des créneaux accordés par le gestionnaire de la piscine, découpez chaque créneau en lignes d'eau, attribuez à chaque groupe (par niveau et par âge) un nombre de lignes proportionnel à son effectif, puis vérifiez la disponibilité des entraîneurs. La piscine est souvent la ressource la plus rare et la moins négociable d'un club : un créneau mal utilisé est un créneau perdu, car le bassin ne se « rattrape » pas le lendemain. ## Ce qui rend la natation singulière Dans un gymnase, on divise un terrain à volonté. Dans une piscine, la subdivision est physique : une ligne d'eau accueille un nombre limité de nageurs, et l'entraîneur doit pouvoir les surveiller et les corriger. Trois contraintes spécifiques pèsent sur le planning : - **les créneaux sont attribués par le gestionnaire**, souvent une commune ou une intercommunalité, qui doit aussi servir le public, les scolaires et d'autres associations ; - **la sécurité est encadrée** : la surveillance du bassin relève de l'établissement et de personnels titulaires de diplômes précis ; - **l'eau a ses horaires** : fermetures techniques, vidanges, travaux, compétitions municipales. ## Étape 1 : poser votre cadre Reprenez la convention ou le planning transmis par le gestionnaire, et notez pour chaque créneau : le jour, l'heure de début et de fin (en distinguant l'entrée dans l'eau et la sortie, car les vestiaires prennent du temps), le nombre de lignes disponibles, la profondeur, la présence de maître-nageur sauveteur de l'établissement. Exemple illustratif : un bassin de 25 mètres à six lignes. Votre club dispose de quatre lignes le mardi et le jeudi de 18 h à 19 h 30 et de six lignes le samedi de 9 h à 11 h. Cela fait 4 × 1,5 h × 2 + 6 × 2 h = 24 heures-lignes par semaine. Ce total est votre budget : tout le reste est de la répartition. ## Étape 2 : constituer les groupes Les groupes s'organisent par niveau plutôt que par âge pur. Un découpage courant : école de nage ou apprentissage, perfectionnement, groupe compétition, masters (adultes), éventuellement loisir et santé. Pour chaque groupe, notez l'effectif, la fréquence souhaitée et l'âge. Les petits ont besoin d'horaires plus tôt et de séances plus courtes. Le nombre de nageurs par ligne dépend du niveau, de la discipline et de la consigne de l'établissement. Écrivez votre règle interne (par exemple, moins de nageurs par ligne pour l'apprentissage, plus en perfectionnement) et vérifiez avec le gestionnaire qu'elle respecte son règlement. ## Étape 3 : répartir les lignes Procédez en trois temps. 1. **Fixer les groupes qui n'ont qu'un créneau possible** : les compétiteurs qui s'entraînent plus souvent, les enfants dont les horaires sont contraints. 2. **Attribuer les lignes selon l'effectif** : un groupe de 24 nageurs adultes occupe trois lignes de huit, ou deux lignes de douze selon la règle de la piscine. 3. **Équilibrer sur la semaine** : chaque nageur doit avoir ses séances dans la semaine, sans deux séances très intenses à la suite. La répartition peut changer dans un même créneau : par exemple, deux lignes pour le groupe A et deux lignes pour le groupe B, avec échange en cours de séance. Marquez-le clairement dans le planning. ## Étape 4 : croiser avec les entraîneurs Dans l'eau, le nombre d'entraîneurs détermine combien de lignes peuvent être exploitées efficacement. Un entraîneur peut encadrer une ou deux lignes selon le niveau ; au-delà, la qualité chute. Demandez à chaque entraîneur ses disponibilités et ses groupes préférés. Pour ceux qui sont rémunérés, vérifiez qu'ils déclarent leur activité comme le prévoit l'article L. 212-1 du code du sport (carte professionnelle d'éducateur sportif pour l'encadrement contre rémunération), comme détaillé dans le guide sur [les éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club). Prévoyez un entraîneur suppléant par groupe : un bassin sans encadrant, c'est un créneau perdu ou, pire, un risque. ## Étape 5 : intégrer les compétitions et les stages Les compétitions se jouent le week-end, souvent dans une autre piscine, avec des déplacements. Elles modifient la semaine : les nageurs engagés n'ont pas le même volume d'entraînement la veille. Les stages en période de vacances (voir le guide sur [les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances)) donnent l'occasion de créneaux plus longs, si la piscine les propose. À Lyon, les vacances suivent la zone A : les fermetures de la piscine pendant les vacances de février, d'avril et d'été sont à connaître dès septembre. ## Étape 6 : prévoir les fermetures et les imprévus Les piscines ferment pour vidange, panne ou travaux, souvent sans longue prévenance. Préparez une liste de solutions : séance de préparation physique à terre, séance dans une piscine voisine, report. Un message type aux familles, prêt à partir, fait gagner du temps. Quand la commune réduit les créneaux, appuyez-vous sur des chiffres : effectif, heures-lignes utilisées, résultats, public accueilli. Le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) décrit la démarche, qui vaut aussi pour une piscine. ## Où un outil aide Entre les groupes, les lignes, les entraîneurs et les fermetures, le puzzle est dense. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les disponibilités des entraîneurs par un lien sans compte, vous laisse écrire les règles (« jamais plus de deux séances intenses de suite pour un nageur », « le groupe loisir uniquement le samedi ») et recompose rapidement après une fermeture grâce aux scénarios « Et si ? ». Vous voyez l'effet sur le planning avant de prévenir les familles. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Compter le temps de vestiaire dans le temps d'eau.** - **Remplir toutes les lignes** sans entraîneur pour les encadrer. - **Ignorer les fermetures annoncées** par la piscine à l'automne. - **Ne pas prévoir de séance de repli** hors de l'eau. - **Conserver les créneaux sous-utilisés** : la collectivité les redistribuera. ## Questions fréquentes ### Comment répartir les lignes d'eau entre les groupes d'un club ? Calculez le budget d'heures-lignes du club, attribuez d'abord les groupes contraints (compétition, jeunes), puis répartissez le reste selon les effectifs. Précisez dans le planning les échanges de lignes en cours de séance. ### Combien de nageurs par ligne d'eau ? Il n'y a pas de chiffre universel pour un club : cela dépend du niveau, de l'âge et du règlement de la piscine. Interrogez le gestionnaire et écrivez votre règle interne dans le planning. ### Un entraîneur de natation bénévole a-t-il besoin d'un diplôme ? L'obligation de déclaration de l'article L. 212-1 du code du sport vise l'encadrement contre rémunération. Pour un bénévole, renseignez-vous auprès de la fédération et du service départemental, qui peuvent demander des formations. La surveillance du bassin, elle, relève de l'établissement. ### Que faire si la piscine ferme plusieurs semaines ? Prévenez les familles dès que vous l'apprenez, proposez des séances de préparation à terre et cherchez une piscine voisine pour dépanner. Demandez au gestionnaire quelles dates seront compensées. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning d'un club de randonnée et de ses animateurs bénévoles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-randonnee Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser le programme d'un club de randonnée : sorties par niveau, rotation des animateurs bénévoles, plan B météo, trajets et désistements. L'essentiel : - Le planning d'un club de randonnée repose sur un programme de sorties par saison, avec un niveau annoncé honnêtement pour chacune. - Chaque sortie a un animateur titulaire, un serre-file et un repreneur de secours, et la charge est répartie entre animateurs bénévoles sur la saison, repérages compris. - Les règles de décision météo sont écrites à l'avance (qui consulte les prévisions, à quelle heure, selon quels critères), et l'annonce passe toujours par le même canal. Pour organiser le planning d'un club de randonnée, construisez un programme de sorties par saison avec un niveau annoncé pour chacune, puis attribuez à chaque sortie un animateur titulaire, un serre-file et un repreneur de secours. La rotation entre animateurs bénévoles, les repérages et un plan B météo font la différence entre un club qui dure et un club où deux ou trois personnes portent tout. ## Ce qui est particulier à la randonnée associative Le club de randonnée fonctionne presque entièrement sur le bénévolat, avec des sorties qui dépendent de la météo, de la saison et de la lumière. Cela produit quatre contraintes. - **Les sorties se préparent en amont** : repérage du parcours, vérification des accès, réservation éventuelle d'un car ou d'un refuge. - **Les niveaux sont multiples.** Une marche douce de deux heures, une sortie de demi-journée et une journée en altitude n'ont pas le même public. - **Le jour de la semaine change le public.** Un club de retraités marche en semaine, un club actif le week-end, et beaucoup proposent les deux. - **La météo fait annuler.** Le planning doit prévoir comment on décide, qui décide et comment on prévient. ## Étape 1 : poser le calendrier par saison Plutôt qu'un calendrier annuel figé, découpez l'année en trois ou quatre blocs, par exemple septembre à novembre, décembre à février, mars à mai, et juin à août. Pour chaque bloc, fixez le nombre de sorties par semaine ou par mois et les week-ends spéciaux (séjour, weekend en montagne). Autour de Lyon, les massifs accessibles à la journée (Monts du Lyonnais, Pilat, Beaujolais, Bugey, Vercors) permettent une grande variété, mais l'accès aux plus lointains impose un départ très matinal et un covoiturage organisé. Notez les jours où il vaut mieux ne rien proposer : grands ponts, week-ends de vacances scolaires, élections. Les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et les [jours fériés](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) évitent de découvrir en octobre que la sortie phare tombe un pont. ## Étape 2 : décrire chaque sortie Une fiche de sortie bien faite fait gagner un temps considérable à l'animateur et rassure les participants. Elle contient : | Information | Exemple de contenu | | --- | --- | | Lieu et point de rendez-vous | Parking, heure de départ, covoiturage organisé | | Distance et dénivelé | À renseigner d'après la carte ou la trace GPS | | Niveau | Facile, moyen, soutenu | | Durée | Demi-journée ou journée complète | | Équipement | Chaussures, eau, vêtements selon la saison | | Animateur et suppléant | Deux noms | Annoncez le niveau avec honnêteté : une sortie « facile » qui se révèle longue décourage les débutants et fait fuir les nouveaux. ## Étape 3 : répartir les sorties entre animateurs C'est le cœur du planning, et ce qui fatigue le plus un club. Quelques principes. 1. **Faites un tableau de qui peut animer quoi.** Certains animateurs préfèrent la plaine, d'autres la moyenne montagne, certains acceptent les sorties de journée entière, d'autres non. 2. **Répartissez la charge** : chaque animateur prend un nombre de sorties comparable sur la saison. Le guide sur [le roulement équitable des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) détaille la méthode. 3. **Valorisez le repérage.** Un parcours repéré pendant la semaine mobilise du temps : comptez-le comme une contribution. 4. **Évitez le cumul des week-ends.** Un animateur qui encadre quatre samedis de suite arrête en novembre. Sur le cadre de l'encadrement bénévole, rapprochez-vous de votre fédération (Fédération française de randonnée si vous êtes affilié) pour connaître les formations d'animateur proposées et ce que votre assurance couvre. Ne présumez pas de ces règles : elles varient selon l'affiliation et le type de sortie. ## Étape 4 : prévoir un binôme et un plan B Pour chaque sortie, nommez un **animateur** (ouvre la marche et décide) et un **serre-file** (ferme le groupe, ne laisse personne en arrière). C'est une sécurité autant qu'une répartition des tâches, et cela permet à un animateur d'être remplacé sans annuler la sortie. Pour la météo, écrivez à l'avance les règles de décision : qui consulte les prévisions, à quelle heure la veille, selon quels critères (orage, vent, neige) on annule ou on remplace par un parcours de repli. L'annonce se fait par un seul canal, toujours le même. ## Étape 5 : organiser les trajets La plupart des sorties commencent par un covoiturage. Désignez un **responsable de départ** qui répartit les voitures, collecte les participations aux frais et s'assure que chacun sait où se garer. Le guide sur [le covoiturage entre parents](https://accord.enys.dev/guides/planning-covoiturage-parents) propose une méthode transposable à un club adulte. Les sorties de plusieurs jours demandent en plus de la réservation (gîtes, refuges, transports) et un budget. Vérifiez les conditions d'annulation avant d'ouvrir les inscriptions. ## Étape 6 : gérer les désistements Un animateur malade la veille d'une sortie est la situation la plus fréquente. Gardez : - une **liste d'animateurs de réserve**, avec leur niveau de connaissance du terrain ; - une **sortie de repli** connue de plusieurs personnes, que tout animateur confirmé peut conduire ; - une règle claire : sans animateur ni remplaçant à J-1, la sortie est annulée et les inscrits prévenus. Le guide sur [les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) donne une méthode générale. ## Où un outil aide Le planning d'un club de randonnée consiste à croiser les envies d'animateurs, leurs niveaux et un calendrier saisonnier. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille leurs disponibilités par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« jamais quatre samedis de suite pour le même animateur », « toute sortie de journée a un serre-file ») et compose le programme en expliquant ses choix. Si un animateur se désiste, il propose des remplaçants compatibles. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Annoncer un niveau trop optimiste.** - **Compter sur un seul animateur** pour chaque sortie. - **Cumuler les week-ends** sur les mêmes personnes. - **Ne pas fixer de règle météo** et décider la veille au soir dans la précipitation. - **Oublier de planifier les repérages.** ## Questions fréquentes ### Comment répartir les sorties entre les animateurs bénévoles ? Faites un tableau des animateurs et de ce qu'ils acceptent de mener, puis attribuez les sorties en visant un nombre comparable pour chacun sur la saison. Évitez de cumuler les week-ends et comptez les repérages dans la charge. ### Faut-il deux animateurs par sortie ? C'est une bonne pratique répandue : un animateur en tête, un serre-file en queue. Elle sécurise le groupe et permet un remplacement. Les exigences précises dépendent de votre fédération et de votre assurance. ### Que faire quand la météo est mauvaise le jour de la sortie ? Fixez à l'avance une règle de décision : qui consulte les prévisions, à quelle heure, selon quels seuils. Prévoyez un parcours de repli plus court ou une annulation, et annoncez-la par le canal habituel. --- # Planning d'un club de tennis : courts, cours collectifs et entraîneurs URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-tennis Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un club de tennis : répartir les courts entre jeu libre, école de tennis et compétition, caler les enseignants, gérer la météo et les tournois. L'essentiel : - Pour planifier un club de tennis, on sépare les courts en trois usages, cours encadrés, compétition et jeu libre, et on réserve d'abord les deux premiers. - L'hiver, les courts couverts vont en priorité aux cours encadrés et à la compétition, et une règle écrite d'annulation et de report gère la pluie sur terre battue. - Selon le ministère des Sports, tout enseignant rémunéré doit détenir un diplôme et déclarer son activité avec carte professionnelle (article L. 212-1 du code du sport). Pour planifier un club de tennis, séparez les courts en trois usages : les cours encadrés (école de tennis, adultes), la compétition (équipes, tournois) et le jeu libre des adhérents. Réservez d'abord les cours encadrés et la compétition, qui sont les plus contraints, puis laissez le reste en réservation libre. Gardez une marge pour la météo : sur terre battue extérieure, une semaine de pluie bouleverse tout le planning. ## Un club, trois publics qui se disputent les courts Un club de tennis a rarement assez de courts aux bonnes heures. Les enfants de l'école de tennis veulent le mercredi après-midi et le samedi matin. Les équipes compétition occupent le week-end et certains soirs. Les adultes loisir jouent le soir et le dimanche. Et tous les adhérents veulent un court pour « taper la balle » quand ils le décident. Le planning doit arbitrer ces usages sans fâcher personne, et sans laisser des courts vides aux heures creuses. ## Étape 1 : décrire les courts Pour chaque court : surface (terre battue, dur, résine), éclairage, couverture (extérieur ou couvert), horaires d'utilisation. Les courts couverts valent de l'or l'hiver : ils sont à réserver en priorité aux cours encadrés et à la compétition, pour que la météo n'annule pas la séance. Les courts extérieurs en terre battue demandent de l'entretien et peuvent être injouables après de fortes pluies. Exemple illustratif : un club avec 4 courts extérieurs et 2 couverts. Le mercredi de 14 h à 18 h, l'école de tennis occupe 4 courts (dont les 2 couverts, pour les petits), les deux autres restent en jeu libre ou en cours adultes. ## Étape 2 : définir les règles de partage Écrivez la règle de répartition et publiez-la. Quelques principes courants : 1. les **cours encadrés** sont prioritaires sur les créneaux fixes ; 2. la **compétition** a ses courts réservés pour les rencontres à domicile ; 3. le **jeu libre** utilise le reste, avec un système de réservation (en ligne ou sur tableau) et une limite par adhérent, par exemple une heure par jour ; 4. les **invités** et les **non-adhérents** ont des plages dédiées, s'ils sont admis. Ce sont des exemples. Votre bureau décide, mais chaque règle doit être écrite et équitable. ## Étape 3 : planifier l'école de tennis Par groupes d'âge et de niveau, avec des séances d'une heure à une heure trente. Pour chaque groupe, notez : l'effectif, le nombre de courts (un court peut accueillir un petit groupe de mini-tennis en travaillant en ateliers), l'enseignant et le jour. Principe : un groupe de huit enfants sur un court avec un enseignant n'utilise pas le même espace qu'un groupe de huit adultes. Distinguez la **surface** nécessaire de l'**encadrement** nécessaire. L'école de tennis suit le calendrier scolaire. Si vous êtes à Lyon, les vacances sont celles de la zone A : prévoyez des stages pendant les vacances plutôt que des séances hebdomadaires (voir [le guide sur les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances)). ## Étape 4 : cadrer les enseignants Les clubs combinent des enseignants salariés ou indépendants et des bénévoles. Pour tout éducateur rémunéré, l'article L. 212-1 du code du sport soumet l'encadrement d'une activité sportive à la détention d'un diplôme et à une déclaration, avec carte professionnelle, selon le ministère des Sports. Vérifiez cette situation à chaque recrutement. Pour le planning, retenez ces points : - un enseignant ne peut pas être sur deux courts éloignés au même moment ; - ses cours individuels (leçons) se placent dans les trous entre deux groupes ; - ses heures hebdomadaires sont contractuelles, il faut les respecter. Voir aussi [le planning des éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) pour la partie bénévole. ## Étape 5 : intégrer la compétition et les tournois Les rencontres par équipes se jouent à des dates fixées par le calendrier de la ligue ou du comité. Dès qu'il paraît, bloquez les courts pour vos rencontres à domicile : on compte souvent plusieurs courts et plusieurs heures par rencontre. Informez les adhérents des fermetures de jeu libre ce jour-là. Un tournoi interne ou open mobilise tous les courts pendant plusieurs jours : placez-le sur une période creuse (début juin, septembre), et prévenez les enseignants. ## Étape 6 : gérer la météo Sur terre battue extérieure, une pluie de plusieurs heures rend le court injouable. Prévoyez : - une **règle d'annulation** claire (qui décide, comment prévient-on) ; - un **report** : créneau de rattrapage le même week-end ou la semaine suivante ; - un **repli** sur un court couvert si disponible, attribué par priorité. Un message type, prêt à partir par SMS, évite les appels en cascade au secrétariat. ## Où un outil aide La réservation libre des courts relève plutôt d'un outil de réservation en ligne. En revanche, la **structure** du planning (qui enseigne, quel groupe, sur quel court, quel jour) est un problème de composition. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les disponibilités des enseignants par un lien sans compte, applique des règles écrites en français (« l'école de tennis sur les courts couverts quand il pleut », « jamais deux groupes sur le même court »), et recompose la semaine après un épisode de pluie. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Laisser les cours encadrés et le jeu libre se disputer** sans règle. - **Oublier de bloquer les courts** pour les rencontres à domicile. - **Ne pas prévoir de repli** par mauvais temps. - **Mettre deux groupes sur un même court** sans enseignant pour chacun. - **Négliger la déclaration des enseignants rémunérés.** ## Questions fréquentes ### Comment répartir les courts entre cours et jeu libre ? Réservez d'abord les cours encadrés et la compétition, puis laissez les créneaux restants en jeu libre. Publiez la règle et fixez une limite de réservation par adhérent pour que personne ne monopolise les courts. ### Combien d'enfants par court à l'école de tennis ? Cela dépend de l'âge, du niveau et du matériel. Les enseignants travaillent souvent en ateliers pour accueillir plusieurs enfants sur un court. Suivez les recommandations de votre fédération et la consigne de votre enseignant. ### Que faire quand il pleut sur des courts extérieurs ? Prévenez par message dès que la décision est prise, proposez un repli sur un court couvert ou un report, et gardez un créneau de rattrapage. Une règle d'annulation écrite évite les discussions. ### Un enseignant de tennis bénévole doit-il avoir un diplôme ? L'obligation de déclaration de l'article L. 212-1 du code du sport concerne l'encadrement contre rémunération. Pour un bénévole, consultez votre fédération et le service départemental compétent. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning d'une école d'arts martiaux à plusieurs disciplines URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-arts-martiaux Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier une école d'arts martiaux multi-disciplines : tatamis partagés, groupes par âge et ceinture, enseignants, passages de grade et stages sans conflit. L'essentiel : - Pour planifier une école d'arts martiaux à plusieurs disciplines, on part de l'espace et du matériel, on place les disciplines par plages horaires, puis les groupes par âge et par niveau. - Entre deux disciplines qui demandent un matériel différent, il faut prévoir 15 à 20 minutes de changement ou éviter de les enchaîner. - Selon le ministère des Sports, l'encadrement contre rémunération exige une qualification et une carte professionnelle (article L. 212-1 du code du sport), renouvelée tous les cinq ans. Pour planifier une école d'arts martiaux à plusieurs disciplines, partez de l'espace de pratique (le dojo, le tatami), répartissez les disciplines par plages horaires en tenant compte du matériel à installer, regroupez les élèves par âge et par niveau (ceintures), puis calez les enseignants et les temps forts de l'année : passages de grade, stages, compétitions. Le point de friction le plus fréquent est l'espace, car un tatami ne se partage pas à la volée. ## Pourquoi plusieurs disciplines compliquent tout Un club de judo seul fait tourner un seul dojo avec des groupes d'âge. Une école qui réunit judo, karaté, aïkido, jiu-jitsu ou self-défense mélange des besoins différents : le matériel (tatami complet, sac de frappe, armes de bois), l'espace disponible (le tatami est souvent monté une fois pour toutes), les horaires des enseignants (souvent bénévoles ou en activité complémentaire) et l'ambiance de la salle (calme pour un cours, bruyante pour un autre). Résultat, il faut penser le planning comme un puzzle de plages dans une salle unique, avec des règles d'enchaînement. ## Étape 1 : décrire l'espace et le matériel Notez la surface, le revêtement (tatami fixe, tapis à monter), les équipements (miroirs, barres, sacs, matériel pour armes) et le temps de mise en place entre deux disciplines. Quand une discipline exige le tatami et une autre le sol nu, comptez 15 à 20 minutes pour changer, ou évitez de les enchaîner. Si le club dispose de deux salles, attribuez à chacune une famille de disciplines. ## Étape 2 : constituer les groupes Pour chaque discipline, définissez les groupes : baby (ou éveil), enfants, adolescents, adultes, et éventuellement par niveau ou ceinture. Pour chaque groupe, notez l'effectif, la durée de la séance (45 minutes pour les petits, 1 h à 1 h 30 pour les autres) et la fréquence hebdomadaire souhaitée. Les plus jeunes passent en premier (mercredi après-midi, samedi matin) et les adultes en soirée. Veillez à ce qu'un adulte qui pratique deux disciplines ne soit pas obligé de choisir entre deux cours simultanés : décalez-les. ## Étape 3 : placer les disciplines dans la semaine Procédez dans cet ordre : 1. les **créneaux imposés** par l'espace (jours où la salle est disponible) ; 2. les disciplines qui ont **le plus d'élèves** : elles prennent les meilleures plages ; 3. les **groupes d'enfants** aux heures qui leur conviennent ; 4. les **groupes adultes** en soirée ; 5. les **cours spécialisés** (armes, compétition, self-défense) aux plages restantes. Une règle utile : ne pas enchaîner deux disciplines très physiques dans la salle sans pause, car la salle (et l'enseignant) ont besoin de souffler. ## Étape 4 : cadrer les enseignants Les enseignants d'arts martiaux sont souvent multi-casquettes : un même professeur anime parfois deux disciplines, ou intervient dans plusieurs clubs. Demandez à chacun ses disponibilités, et vérifiez qu'il n'enchaîne pas trop d'heures sans pause. Pour l'encadrement contre rémunération, l'article L. 212-1 du code du sport impose, selon le ministère des Sports, une qualification et une déclaration avec carte professionnelle. Faites le point à chaque embauche et à chaque renouvellement (tous les cinq ans, d'après le ministère). Prévoyez un assistant par groupe d'enfants : un ceinturé avancé qui peut seconder l'enseignant et le remplacer en cas d'imprévu. Pour la logique de remplacement, consultez [le guide sur les éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club). ## Étape 5 : intégrer les temps forts Trois temps forts perturbent la semaine type : - **Passages de grade** : une ou deux fois par an, ils demandent du temps, un jury, parfois une salle plus grande. Réservez-les tôt, et neutralisez les cours habituels de ce jour-là. - **Stages** : un intervenant extérieur peut venir plusieurs heures un week-end. Annoncez-les en septembre. - **Compétitions et démonstrations** : déplacement des élèves, accompagnateurs à mobiliser. Pour les stages en vacances, voyez [le guide sur les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances). ## Étape 6 : prévoir les imprévus Le dojo est occupé par un événement, un enseignant est absent, la salle est inaccessible : trois scénarios à prévoir. Pour chaque cours, identifiez un remplaçant possible (assistant, enseignant d'une autre discipline en cours commun), et préparez un message type : « Le cours de samedi est assuré par M. X à la place de Mme Y, même horaire. » ## Où un outil aide L'enchaînement des disciplines dans une seule salle, avec des enseignants multi-casquettes, est un cas typique où un tableur s'épuise. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des enseignants par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles en français (« jamais deux disciplines physiques d'affilée dans le dojo », « les enfants avant 18 h 30 ») et propose des remplaçants quand un enseignant s'absente. L'impression en affiche est utile à l'entrée du club. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Oublier le temps de montage et de démontage** entre deux disciplines. - **Programmer deux cours que suivent les mêmes adultes** au même moment. - **Ne pas anticiper les passages de grade** : jury et salle se réservent tôt. - **Compter sur un seul enseignant** par discipline. - **Laisser les stages de dernière minute** bouleverser la grille. ## Questions fréquentes ### Comment organiser les cours de plusieurs arts martiaux dans une même salle ? Placez les disciplines par plages, en commençant par les plus fréquentées, laissez 15 à 20 minutes entre deux disciplines qui demandent un matériel différent et évitez d'enchaîner deux séances très physiques sans pause. ### À quelle fréquence organiser les passages de grade ? Cela dépend de la discipline et de la fédération. Beaucoup de clubs prévoient une ou deux sessions par an, parfois davantage pour les plus jeunes. Fixez les dates en septembre pour que les familles s'organisent. ### Un enseignant d'arts martiaux bénévole a-t-il besoin d'une carte professionnelle ? L'obligation de l'article L. 212-1 du code du sport concerne l'encadrement contre rémunération. Pour un bénévole, renseignez-vous auprès de votre fédération et du service départemental. ### Comment éviter les conflits entre deux disciplines pour les mêmes adhérents ? Recueillez les doubles pratiques à l'inscription et décalez les cours concernés. Un lien de disponibilités qui permet de cocher les disciplines pratiquées rend ces croisements visibles. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning d'une école de cirque : ateliers, âges et agrès à répartir URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ecole-de-cirque Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser une école de cirque : répartir ateliers par âge et par discipline, partager agrès et salle, placer les intervenants et gérer les absences. L'essentiel : - Pour planifier une école de cirque, on part des groupes d'âge et de leurs disciplines, puis des agrès fixes (trapèze, tissu, fil, trampoline) qui ne se déplacent pas à chaque séance. - On place d'abord les ateliers qui monopolisent un agrès ou un montage lourd, puis ceux qui dépendent d'un intervenant rare, ensuite les groupes de jeunes enfants et enfin les ateliers souples. - Le montage et le rangement des agrès, souvent une vingtaine de minutes avant et après, se comptent dans la durée du créneau. Pour planifier une école de cirque, partez des groupes d'âge et de leurs disciplines, puis des contraintes matérielles : une salle, un chapiteau ou un gymnase avec des agrès fixes (trapèze, tissu, fil, trampoline) qui ne se déplacent pas à chaque séance. Placez d'abord les ateliers qui monopolisent un agrès ou un montage, ensuite les intervenants spécialisés, et gardez des plages de respiration pour le montage, le démontage et la préparation des spectacles. ## Ce qui rend le cirque différent d'un club classique Une école de cirque ressemble à un club sportif, à une école d'arts et à une troupe à la fois. Trois particularités pèsent sur la grille. - **Les agrès sont rares et fixes.** Un point d'accroche pour tissu aérien ou trapèze ne se multiplie pas. Deux ateliers qui en ont besoin ne peuvent pas se tenir en même temps au même endroit. - **Les intervenants sont spécialisés.** La personne qui encadre l'acrobatie au sol n'enseigne pas forcément l'aérien ou le jonglage. Chaque atelier demande une compétence précise. - **L'âge change tout.** Un groupe de 4 à 6 ans fait de la motricité et du jeu, un groupe de 12 à 15 ans travaille des figures plus exigeantes avec des parades. Le nombre d'encadrants par groupe varie en conséquence. ## Étape 1 : inventorier lieux et matériel Faites la liste de chaque espace utilisable, avec ce qu'il contient et ce qu'il interdit : | Espace | Agrès disponibles | Contrainte typique | | --- | --- | --- | | Salle principale | Tapis, trampoline, points d'accroche | Hauteur sous plafond, jauge | | Annexe | Matériel de jonglage, équilibre | Sol non adapté à l'acrobatie | | Chapiteau ou gymnase partagé | Fil, trapèze, tissu | Montage préalable, créneau accordé par le gestionnaire | Notez aussi le temps de sortie et de rangement du matériel. Un trampoline à installer ou un fil à tendre mange vingt minutes avant et après l'atelier. Si vous partagez un gymnase, le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) explique comment justifier et défendre vos heures auprès de la commune. ## Étape 2 : constituer les groupes par âge Un découpage courant dans les écoles associatives, à adapter à votre projet pédagogique et aux recommandations de votre fédération : | Groupe | Âge indicatif | Contenu | Encadrement | | --- | --- | --- | --- | | Éveil | 4 à 6 ans | Motricité, jeu, équilibre | Deux adultes, dont un parent bénévole éventuel | | Initiation | 7 à 10 ans | Découverte de plusieurs disciplines | Un intervenant et un adjoint | | Ados | 11 à 15 ans | Spécialisation, parades, créations | Un intervenant spécialisé | | Adultes | 16 ans et plus | Loisir, entraînement | Un intervenant | Fixez pour chaque groupe un effectif maximal. Ces chiffres relèvent de votre école et de votre assurance : ne les empruntez pas à une autre structure sans vérifier. ## Étape 3 : placer d'abord les ateliers contraints Procédez dans cet ordre, il évite la plupart des conflits. 1. **Les ateliers qui monopolisent un agrès aérien ou un montage lourd.** Regroupez-les sur les mêmes jours pour monter une seule fois. 2. **Les ateliers qui exigent un intervenant rare.** Si un seul artiste enseigne le fil, ses disponibilités fixent la place de ces ateliers. 3. **Les groupes de jeunes enfants**, qui doivent tenir sur des horaires compatibles avec l'école : mercredi, fin d'après-midi, samedi matin. 4. **Les ateliers souples**, comme le jonglage ou l'équilibre sur objets, qui se logent dans les trous restants. Pour réduire les allers-retours de matériel, l'idéal est d'enchaîner dans une même salle des ateliers qui utilisent les mêmes agrès. Le guide sur [les trous dans un emploi du temps](https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps) donne des méthodes pour éviter les creux qui épuisent les intervenants. ## Étape 4 : recueillir les disponibilités des intervenants Dans une école de cirque, beaucoup d'intervenants sont des artistes ou des professionnels qui jonglent avec d'autres engagements : tournées, spectacles, autres écoles. Leur disponibilité change d'une semaine à l'autre. Demandez-leur d'indiquer non seulement quand ils sont libres, mais aussi **ce qu'ils savent enseigner** et **avec quel âge**. Un animateur excellent avec les ados peut ne pas vouloir des 4 ans. Pour l'encadrement rémunéré d'une activité physique ou sportive, l'article L. 212-1 du code du sport soumet l'enseignement à une qualification et à une déclaration préalable. Vérifiez les diplômes de chaque intervenant auprès de votre fédération ou de la direction départementale de la cohésion sociale. Les modalités de répartition de charge entre intervenants sont détaillées dans le guide sur [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ## Étape 5 : réserver du temps pour le spectacle Beaucoup d'écoles de cirque préparent un spectacle de fin d'année. Il ne s'improvise pas sur les créneaux normaux. Prévoyez : - des **répétitions croisées** où plusieurs groupes se retrouvent, ce qui oblige à libérer toute la salle ; - une **semaine de montage** avec accès à la scène ou au chapiteau ; - des **bénévoles** pour la billetterie, la lumière et l'accueil, à recruter longtemps à l'avance (voir [la collecte des disponibilités bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles)). Placez ces dates dans le calendrier dès la rentrée, avant d'ouvrir les inscriptions, sans quoi chaque famille aura déjà ses propres projets en juin. ## Où un outil aide Le casse-tête de l'école de cirque tient à l'imbrication entre agrès, âges et compétences. Dans [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage), vous écrivez vos règles en français : « l'atelier tissu a lieu dans la salle principale », « un groupe de moins de 7 ans a toujours deux adultes », « Léa n'intervient que le mercredi ». Chaque intervenant donne ses disponibilités par un lien sans compte, le moteur compose la semaine et explique ses choix, puis propose des remplaçants quand quelqu'un est absent. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Oublier le temps de montage** et de rangement des agrès dans la durée des créneaux. - **Placer deux ateliers aériens sur le même point d'accroche.** - **Planifier un intervenant sans vérifier qu'il enseigne la discipline** à l'âge visé. - **Négliger la jauge de la salle** : un atelier complet dans un espace étroit devient dangereux. - **Découvrir les dates du spectacle en mars.** ## Questions fréquentes ### Comment répartir les créneaux entre plusieurs disciplines de cirque ? Commencez par les disciplines qui occupent un agrès fixe ou demandent un montage, regroupez-les sur les mêmes jours, puis logez les disciplines plus souples dans les plages libres. Terminez par les groupes d'enfants dont les horaires dépendent de l'école. ### Combien d'encadrants faut-il par groupe d'enfants ? Cela dépend de l'âge, de la discipline et des recommandations de votre fédération et de votre assureur. En règle générale, les groupes les plus jeunes ou les ateliers aériens demandent davantage d'adultes. Écrivez le nombre pour chaque groupe et appliquez-le sans exception. ### Un intervenant bénévole peut-il animer un atelier de cirque ? Pour une activité encadrée contre rémunération, l'article L. 212-1 du code du sport exige une qualification et une déclaration. Pour un bénévole, rapprochez-vous de votre fédération sur les qualifications attendues, et vérifiez ce que couvre votre assurance. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Légifrance : code du sport, article L. 212-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des animateurs d'un accueil de loisirs : règles et méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-accueil-loisirs Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier les animateurs d'un accueil de loisirs : taux d'encadrement, part d'animateurs qualifiés, accueils du matin et du soir, sorties et remplacements. L'essentiel : - En accueil de loisirs extrascolaire, le guide de la Caf indique un animateur pour 8 mineurs de moins de 6 ans et un pour 12 mineurs de 6 ans et plus ; en périscolaire, un pour 10 et un pour 14. - D'après le ministère chargé de la jeunesse, au moins la moitié de l'équipe d'animation doit être qualifiée (BAFA ou équivalent), et les animateurs non qualifiés ne dépassent pas 20 % de l'effectif. - Le besoin se calcule jour par jour en arrondissant à l'entier supérieur, l'accueil du matin et du soir mobilise au moins deux adultes, et le planning garde une marge pour les absences. Pour planifier les animateurs d'un accueil de loisirs, partez du nombre d'enfants attendus par tranche d'âge, appliquez le taux d'encadrement réglementaire (en extrascolaire, un animateur pour 8 mineurs de moins de 6 ans et un pour 12 à partir de 6 ans, selon le guide de la Caf), vérifiez la part d'animateurs qualifiés dans l'équipe, puis répartissez les présences sur la journée, accueils du matin et du soir compris. Le planning doit toujours tenir si un animateur manque. ## Les règles d'encadrement : ce qui est publié Les accueils de loisirs sont des accueils collectifs de mineurs. Les règles sur la qualification des personnes qui encadrent figurent aux articles R. 227-12 à R. 227-22 du code de l'action sociale et des familles, et le décret du 23 juillet 2018 a modifié les définitions et règles applicables aux accueils de loisirs. Les chiffres ci-dessous proviennent du ministère chargé de la jeunesse et du guide des accueils de loisirs de la Caf. Ils évoluent : confirmez-les auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) de votre département avant de bâtir votre planning. ### Le taux d'encadrement Selon le guide de la Caf (accueils de loisirs sans hébergement) : | Type d'accueil | Moins de 6 ans | 6 ans et plus | | --- | --- | --- | | Extrascolaire (mercredis, vacances) | 1 animateur pour 8 | 1 animateur pour 12 | | Périscolaire | 1 animateur pour 10 | 1 animateur pour 14 | Des taux plus souples existent pour les accueils déclarés avec un projet éducatif territorial (PEDT), selon la durée d'accueil. Dans tous les cas, le guide indique qu'un effectif d'encadrement ne peut pas être inférieur à deux personnes en périscolaire. Pour les enfants de moins de 6 ans, un avis favorable de la protection maternelle et infantile est nécessaire. ### La qualification de l'équipe D'après le ministère chargé de la jeunesse, au moins la moitié de l'équipe d'animation doit être titulaire d'un diplôme ou d'une qualification requise pour animer (le BAFA, par exemple). Les stagiaires peuvent faire partie de l'équipe (16 ans minimum). Les animateurs non qualifiés peuvent être recrutés, mais dans la limite de 20 % de l'effectif d'animation. ### Le directeur Selon le guide de la Caf, le directeur peut être compté dans l'effectif d'encadrement lorsque l'accueil compte 50 mineurs ou moins. Au-delà, il n'est en principe pas compté. Les conditions de diplôme et les dérogations (accordées au cas par cas par le SDJES, en cas de difficulté de recrutement) sont à vérifier auprès du service. ## Étape 1 : prévoir les effectifs par jour Partez de vos inscriptions, jour par jour. Un accueil du mercredi n'a pas les mêmes effectifs que la deuxième semaine d'août. Pour chaque jour, notez le nombre d'enfants de moins de 6 ans et de 6 ans et plus. Exemple chiffré (illustratif) : un mercredi, vous attendez 18 enfants de moins de 6 ans et 36 enfants de 6 ans et plus. À un animateur pour 8 et un pour 12 : - moins de 6 ans : 18 ÷ 8 = 2,25, donc 3 animateurs ; - 6 ans et plus : 36 ÷ 12 = 3, donc 3 animateurs. Il vous faut au moins 6 animateurs sur le temps de journée complet. On arrondit toujours à l'entier supérieur. ## Étape 2 : couvrir toute l'amplitude Le taux s'applique pendant tout l'accueil, y compris à l'arrivée et au départ. L'accueil du matin (7 h 30 ou 8 h) et du soir (jusqu'à 18 h 30) se fait avec peu d'enfants, mais il faut au moins deux adultes présents. Répartissez donc les animateurs en trois blocs : 1. **ouverture** : 2 animateurs qui accueillent les premiers enfants ; 2. **cœur de journée** : l'équipe complète, de 9 h à 17 h ; 3. **fermeture** : 2 animateurs qui assurent les départs. Ouverture et fermeture se font en décalé. Un animateur qui ouvre à 7 h 30 termine à 16 h ; celui qui ferme à 18 h 30 commence à 10 h. Notez ces journées décalées dans vos règles de planning. ## Étape 3 : garantir la part de qualifiés à chaque moment Compter les qualifiés sur l'ensemble de l'équipe ne suffit pas : vérifiez-le aussi pour les créneaux creux. Si l'ouverture est assurée par deux animateurs dont l'un est non qualifié, regardez que l'équipe globale reste dans les proportions. Sur une équipe de 6, au moins 3 animateurs titulaires d'un diplôme ou d'une qualification et au plus 1 animateur non qualifié (20 % de 6 = 1,2). ## Étape 4 : intégrer pauses, repas et sorties - **Le repas** : encadré par l'équipe, avec la même exigence de taux. Échelonnez les pauses des animateurs. - **Les sorties** : une sortie en bus avec 24 enfants de plus de 6 ans suppose 2 animateurs au minimum selon le taux, plus un adulte supplémentaire par prudence si le trajet est long. Les animateurs restants gardent l'accueil. - **La sieste** des petits : une partie de l'équipe est mobilisée, le reste fait des préparations. ## Étape 5 : prévoir les remplacements Une équipe composée au minimum légal ne tient plus dès qu'une personne tombe malade. Visez une marge : un animateur de plus que le minimum, ou une liste d'animateurs d'appoint (étudiants BAFA disponibles) joignables à la journée. En cas d'absence au dernier moment, par ordre : un animateur d'appoint, un déplacement d'un renfort depuis un autre site, et seulement ensuite la réduction des inscriptions du jour. ## Où un outil aide La difficulté est de tenir à la fois le taux, la part de qualifiés, les horaires décalés et les remplacements, jour par jour. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) vous laisse écrire ces règles en français, recueille les disponibilités des animateurs par un lien sans compte, compose la semaine et propose des remplaçants en cas d'absence. Vérifiez toutefois toujours le résultat par rapport aux règles de votre SDJES : l'outil applique ce que vous lui indiquez. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour les périodes de vacances, voyez aussi le guide sur [les stages multi-activités pendant les vacances](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances). ## Erreurs fréquentes - **Arrondir à l'entier inférieur** : 2,25 animateurs, c'est 3. - **Oublier l'ouverture et la fermeture**, où il faut aussi des adultes. - **Compter les qualifiés seulement en moyenne.** - **Dépasser 20 % de non-qualifiés** un jour de forte affluence. - **Ne pas prévoir de remplaçant** pour les jours de sortie. ## Questions fréquentes ### Combien d'animateurs faut-il pour 12 enfants dans un accueil de loisirs ? En extrascolaire, selon le guide de la Caf, le taux est d'un animateur pour 12 mineurs de 6 ans et plus, et d'un pour 8 pour les moins de 6 ans. Pour 12 enfants de 6 ans et plus, un animateur suffit sur le papier, mais un binôme est souvent préférable pour les pauses et les imprévus. ### Quelle part d'animateurs doit être diplômée ? D'après le ministère chargé de la jeunesse, au moins la moitié de l'équipe d'animation doit être titulaire d'un diplôme ou d'une qualification requise pour animer. Les non-qualifiés ne peuvent pas dépasser 20 % de l'effectif. ### Le directeur compte-t-il dans le taux d'encadrement ? Selon le guide de la Caf, il peut être compté lorsque l'accueil compte 50 mineurs ou moins. Au-delà, il ne l'est pas en principe. Vérifiez toujours auprès du SDJES de votre département. ### À partir de quel âge peut-on être animateur ? D'après le ministère, la formation au BAFA est accessible dès 16 ans, et un animateur stagiaire doit avoir au moins 16 ans. Pour un animateur non qualifié salarié, l'âge minimum découle du droit du travail. Sources : - [Caf : accueils de loisirs](https://www.caf.fr) - [Jeunes.gouv.fr : ministère chargé de la jeunesse](https://www.jeunes.gouv.fr) - [Légifrance : code de l'action sociale et des familles, articles R. 227-12 à R. 227-22](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des éducateurs et arbitres bénévoles d'un club sportif URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser le planning des éducateurs, entraîneurs, arbitres et tables de marque bénévoles d'un club : disponibilités, rotations, remplacements et cadre légal. L'essentiel : - Pour organiser éducateurs et arbitres bénévoles, on recueille leurs disponibilités une fois par saison, on répartit les missions par rotation avec un compteur visible et on prépare des remplaçants. - Selon le ministère des Sports, la déclaration et la carte professionnelle prévues à l'article L. 212-1 du code du sport concernent les éducateurs rémunérés, et la carte se renouvelle tous les cinq ans. - L'article L. 321-1 du code du sport impose aux associations sportives une assurance de responsabilité civile couvrant aussi leurs pratiquants, et une assurance individuelle accident peut couvrir les blessures des bénévoles. Pour organiser le planning des éducateurs et des arbitres bénévoles d'un club, recueillez leurs disponibilités à l'avance pour toute la saison, répartissez les tâches par rotation équitable (entraînement, match, table de marque, arbitrage), limitez la charge de chacun et préparez des remplaçants. Un bénévole qui vient de lui-même reste un bénévole : la clé est de lui demander peu, à l'avance, et de ne jamais lui annoncer une mission au dernier moment. ## Qui sont vos ressources humaines Un club amateur repose sur plusieurs types de bénévoles, avec des contraintes différentes. - **Les entraîneurs et éducateurs** : réguliers, un à trois créneaux par semaine, souvent très attachés à leur équipe. - **Les arbitres de club** : sollicités le week-end pour les matchs à domicile, parfois à l'extérieur. - **La table de marque, le chronomètre, la feuille de match** : tâches de match, souvent assurées par des parents ou des joueurs d'une autre équipe. - **Les accompagnateurs de déplacements** : conducteurs, responsables de convoi. - **Les permanences de buvette** et de salle. Chacun a ses horaires de travail, sa famille, ses propres matchs. L'erreur classique consiste à tout demander aux mêmes cinq personnes. ## Étape 1 : cartographier les besoins de la saison Avant de chercher qui que ce soit, calculez ce qu'il faut. Pour chaque week-end de match à domicile, listez : le nombre de matchs, les postes à pourvoir par match (arbitre, table, chronomètre, accueil), les créneaux horaires. Un week-end à quatre matchs avec trois postes chacun représente 12 postes à couvrir en quelques heures. Sur la semaine, listez de même les créneaux d'entraînement et le nombre d'éducateurs requis par groupe. Les recommandations d'encadrement varient selon la discipline et la fédération : appuyez-vous sur les vôtres plutôt que sur une règle générale. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités une fois par saison L'astuce qui change tout : ne pas relancer à chaque match. Demandez à chaque bénévole, en début de saison, ses disponibilités par grandes plages (week-ends libres, soirées en semaine, jours à éviter), et ce qu'il accepte de faire (arbitrer, tenir la table, entraîner uniquement). Avec un lien simple rempli en deux minutes, vous obtenez une base exploitable pour toute la saison. Un questionnaire papier remis en septembre se perd, et un groupe de messagerie finit par épuiser tout le monde. ## Étape 3 : distribuer par rotation La rotation évite que la même personne soit sollicitée à chaque match. Un principe simple : classez les bénévoles par nombre de missions déjà effectuées et attribuez la prochaine à celui qui en a le moins, parmi ceux qui sont disponibles. Faites apparaître le compteur : voir sa part comparée à celle des autres rend la répartition acceptable. Quelques règles utiles à écrire : - pas plus de deux missions de match consécutives pour la même personne ; - un parent ne tient la table que lors de matchs où son enfant ne joue pas, ou alors on l'indique clairement ; - les arbitres débutants arbitrent des catégories jeunes, accompagnés d'un référent ; - chaque équipe de jeunes fournit, à tour de rôle, une famille pour la table et la buvette. ## Étape 4 : respecter le cadre légal des éducateurs La question revient chaque saison : un entraîneur bénévole est-il concerné par la carte professionnelle ? Selon le ministère des Sports, l'obligation de déclaration de l'article L. 212-1 du code du sport vise les éducateurs qui enseignent, animent ou encadrent une activité physique ou sportive contre rémunération, à titre principal ou secondaire, de manière régulière, saisonnière ou occasionnelle. La déclaration se fait auprès de la direction départementale chargée de la cohésion sociale du lieu d'exercice. La carte se renouvelle tous les cinq ans, et une copie de la carte et du diplôme doit être affichée sur le lieu d'activité. Si un de vos éducateurs reçoit une rémunération, vérifiez sa situation. Pour un bénévole pur, renseignez-vous auprès du service départemental compétent et de votre fédération, qui ont parfois leurs propres exigences de formation. Rappelons aussi que, selon service-public.gouv.fr, l'article L. 321-1 du code du sport oblige les associations sportives à assurer leurs pratiquants, et que l'assurance de responsabilité civile ne couvre pas toujours les blessures subies par les bénévoles eux-mêmes : une assurance individuelle accident peut compléter. Vérifiez votre contrat. ## Étape 5 : prévoir les remplacements Un arbitre malade le samedi matin, un entraîneur coincé au travail : prévoyez deux niveaux de secours. 1. **Un binôme** : chaque éducateur est doublé d'un adjoint qui connaît les enfants. 2. **Une liste de dépannage** de volontaires prêts à venir sur appel, avec leur numéro et leurs plages possibles. Quand l'absence arrive, le message est court et précis : « Il manque un arbitre samedi à 15 h, gymnase Jean-Moulin. Qui peut ? » Un message type enregistré fait gagner dix minutes, et dix minutes comptent le samedi matin. ## Étape 6 : remercier, mesurer, tourner Les bénévoles restent quand ils se sentent reconnus et que la charge est visible. Tenez un tableau de suivi (missions effectuées par personne) et partagez-le en fin de saison. Il vous servira à identifier ceux qui sont surchargés et à renouveler les équipes. ## Où un outil peut aider Le planning des bénévoles est un cas de disponibilités croisées : des dizaines de personnes, des contraintes variées, des remplacements fréquents. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet à chacun de dire quand il peut sans créer de compte, vous laisse écrire des règles comme « jamais plus de deux missions de suite » et propose des remplaçants quand quelqu'un se déclare absent. Les messages de relance sont prêts à envoyer, et chaque bénévole peut suivre sa propre semaine via un flux de calendrier iCal. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour la partie entraînements, voyez aussi [le guide sur le planning des entraînements](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif). ## Erreurs fréquentes - **Solliciter toujours les mêmes** : l'épuisement vient vite. - **Annoncer une mission trop tard** : la plupart des refus sont des problèmes de délai. - **Ne pas tenir de compteur** : sans chiffres, la répartition paraît toujours injuste. - **Oublier les remplaçants** : un planning sans plan B s'effondre à la première absence. - **Ignorer l'assurance** et le cadre légal des éducateurs rémunérés. ## Questions fréquentes ### Comment organiser les arbitres bénévoles d'un club ? Recensez les besoins par week-end, recueillez les disponibilités de chaque arbitre en début de saison, répartissez les matchs par rotation et prévenez au moins une semaine à l'avance. Gardez un ou deux arbitres de dépannage joignables. ### Un entraîneur bénévole a-t-il besoin d'une carte professionnelle ? L'obligation de déclaration prévue à l'article L. 212-1 du code du sport vise l'encadrement d'une activité sportive contre rémunération. Pour un bénévole, vérifiez auprès de la direction départementale compétente et de votre fédération. ### Comment répartir équitablement les tâches de match entre les parents ? Mettez en place une rotation par équipe ou par famille, avec un compteur visible des missions déjà faites. Annoncez le calendrier de la saison dès septembre pour que chacun puisse s'organiser. ### Que faire quand un éducateur est absent au dernier moment ? Appelez en premier l'adjoint de l'équipe, puis la liste de dépannage. Si personne n'est disponible, regroupez deux équipes de même niveau sous un seul encadrant pour cette séance plutôt que d'annuler sans prévenir. Sources : - [Ministère des Sports : éducateurs sportifs](https://www.sports.gouv.fr/educateurs-sportifs) - [Service-public.gouv.fr : assurance des associations](https://www.service-public.gouv.fr/associations/vosdroits/F1124) - [Légifrance : code du sport, articles L. 212-1 et L. 321-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des entraînements d'un club quand les gymnases sont partagés URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment répartir les entraînements d'un club entre catégories quand les gymnases sont partagés : créneaux, équipes, entraîneurs, matchs et équité. L'essentiel : - Pour planifier les entraînements d'un club aux gymnases partagés, on part des créneaux réellement obtenus, on classe les équipes par priorité et on attribue d'abord les créneaux aux équipes les plus contraintes. - Des règles de priorité votées en bureau (niveau, âge, effectifs, égalité entre équipes féminines et masculines) et diffusées avant la rentrée rendent la répartition acceptable. - Diviser un terrain en deux demi-terrains double la capacité pour les jeunes, et la grille intègre les matchs du week-end ainsi que les besoins de table de marque. Pour planifier les entraînements d'un club dont les gymnases sont partagés, partez des créneaux que vous avez réellement obtenus, classez les équipes par priorité (compétition, âge, effectifs), attribuez d'abord les créneaux aux équipes les plus contraintes, puis vérifiez la disponibilité des entraîneurs. Le planning doit tenir sur la semaine entière, matchs du week-end compris, et rester lisible pour les parents. ## Le vrai problème : peu de créneaux, beaucoup d'équipes Un club de handball, de basket ou de futsal d'une commune moyenne fait vite le calcul. Imaginons, à titre d'exemple, 14 équipes (des moins de 9 ans aux seniors, filles et garçons) et trois gymnases mis à disposition par la commune, chacun ouvert du lundi au vendredi de 17 h à 22 h 30. Cela fait 5 jours × 5 h 30 × 3 gymnases, soit 82 h 30 de créneaux bruts. Mais les gymnases ne se vident pas à 17 h : les scolaires, les autres clubs et la maintenance rognent la capacité. Il ne reste en pratique que 30 à 40 heures utilisables, à répartir entre 14 équipes qui en veulent chacune 3 par semaine pour les plus compétitives. La question n'est donc pas « qui veut quoi », mais « comment répartir équitablement ce qui existe ». ## Étape 1 : poser le cadre de ce que vous avez Notez, pour chaque gymnase : - les jours et horaires accordés au club (vérifiez la convention ou le planning municipal, voir [le guide sur les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal)) ; - la taille du terrain, les possibilités de le diviser en deux demi-terrains ; - les temps de transfert si une équipe doit passer d'un gymnase à l'autre ; - les jours d'indisponibilité (compétition scolaire, élections, réunions). La possibilité de partager un terrain en deux est un gain majeur : deux équipes de jeunes sur un demi-terrain chacune doublent la capacité. ## Étape 2 : définir les règles de priorité Une règle écrite évite les frictions. Une échelle courante : 1. Les **équipes en championnat de niveau supérieur** reçoivent le plus d'heures et les meilleurs créneaux. 2. Les **jeunes** s'entraînent plus tôt (avant 19 h pour les moins de 11 ans, avant 20 h 30 pour les moins de 15 ans). 3. Les **loisirs et vétérans** prennent les créneaux tardifs (21 h à 22 h 30). 4. Les **catégories féminines et masculines** sont traitées à égalité d'horaires, ce qui se traduit par une règle de répartition explicite. Cette échelle n'est pas universelle : à vous de l'adapter. L'important est qu'elle soit votée en bureau et diffusée avant la rentrée. ## Étape 3 : croiser avec les entraîneurs Les entraîneurs sont presque tous bénévoles, ont un emploi et entraînent parfois plusieurs équipes. Demandez-leur leurs disponibilités avant de figer quoi que ce soit. Trois cas à repérer : - l'entraîneur qui coache deux équipes le même soir : empêchez les créneaux qui se chevauchent ; - l'entraîneur joueur : il s'entraîne aussi avec sa propre équipe, et ne peut pas encadrer sur le même créneau ; - le parent entraîneur : il a des contraintes d'enfant et ne peut pas démarrer avant 18 h. Le guide sur [le planning des éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) traite spécifiquement cette ressource humaine. ## Étape 4 : tenir compte des matchs Le planning d'entraînement n'est pas isolé des matchs. Un match le samedi après-midi implique de ne pas faire un entraînement intensif le vendredi soir pour la même équipe, et de prévoir le gymnase pour les matchs à domicile. Une semaine type, pour chaque équipe, a trois blocs : entraînement(s) en semaine, match du week-end, jour de récupération. Les matchs à domicile mobilisent aussi des bénévoles pour la table de marque et l'arbitrage. Mettez ces besoins dans la même grille que les entraînements : sinon, vous découvrez le vendredi qu'il manque quelqu'un pour la table. ## Étape 5 : construire la grille Procédez dans cet ordre, du plus contraint au plus souple : 1. les créneaux imposés (par exemple, la seule heure où le gymnase est libre pour les seniors) ; 2. les équipes compétition ; 3. les équipes jeunes selon l'âge ; 4. les équipes loisir ; 5. les créneaux d'ajustement (matchs reportés, stages, entraînements spécifiques). Visez des créneaux réguliers : « l'équipe U13 s'entraîne le mardi et le jeudi à 18 h » se retient bien, un planning qui change chaque semaine non. ## Étape 6 : prévoir les imprévus Un gymnase fermé pour cause de compétition scolaire ou de dégât des eaux, un entraîneur malade, une équipe qui annule : l'année sportive en compte plusieurs dizaines. Conservez un plan B : quelle équipe peut basculer en extérieur ? Quel autre gymnase accepte un créneau de dépannage ? Quel entraîneur peut en remplacer un autre ? ## Comment un outil s'y prend Quand on a trois gymnases et 14 équipes, l'équation devient vite lourde. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fonctionne en plusieurs temps : chaque entraîneur donne ses disponibilités par un lien sans compte, vous écrivez vos règles en français (« les moins de 11 ans s'entraînent avant 19 h », « jamais deux équipes du même entraîneur en même temps »), puis le moteur compose la semaine et explique chaque placement. Quand un gymnase est fermé, un scénario « Et si ? » montre ce qui change avant de décider. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Distribuer les créneaux à la voix** en début de saison : l'équité disparaît et les rancœurs s'installent. - **Oublier les demi-terrains** : on laisse inutilisée la moitié d'un gymnase. - **Ne pas tenir compte des matchs** dans la planification des entraînements. - **Ignorer les contraintes des entraîneurs** : un créneau parfait que personne ne peut encadrer ne sert à rien. - **Communiquer trop tard** : les parents ont besoin du planning avant la reprise des licences. ## Questions fréquentes ### Comment répartir équitablement les créneaux de gymnase entre les équipes ? Écrivez des règles de priorité votées en bureau (niveau de compétition, âge, effectifs), appliquez-les de la même façon à toutes les catégories et publiez la grille avec les critères. L'équité tient autant à la transparence qu'au résultat. ### Combien d'entraînements par semaine pour une équipe de jeunes ? Cela dépend du sport, de l'âge et de la fédération. De nombreux clubs proposent un à deux entraînements par semaine pour les jeunes, davantage pour les équipes de compétition. Fiez-vous aux recommandations de votre fédération et à la disponibilité réelle des créneaux. ### Peut-on diviser un gymnase entre deux équipes ? Souvent oui, dans les sports qui se jouent sur des demi-terrains ou des ateliers. Cela double la capacité, à condition de disposer de deux entraîneurs et de respecter les règles de sécurité du gymnase. ### Que faire quand la commune réduit les créneaux accordés ? Commencez par chiffrer l'impact en heures et en équipes concernées, puis présentez-le à la collectivité avec une proposition précise. Cherchez ensuite des solutions avec les clubs voisins : échanger des créneaux, partager un terrain, ouvrir un créneau tardif. --- # Planning des matchs et des terrains d'un club de football amateur URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-matchs-terrains-football Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser terrains, vestiaires, arbitres et horaires de match d'un club de football amateur, avec les entraînements de semaine et les intempéries. L'essentiel : - Le planning des matchs d'un club de football amateur part du calendrier du district ou de la ligue, puis répartit chaque week-end les terrains, les vestiaires, les arbitres et les bénévoles. - Chaque match à domicile occupe un terrain, deux vestiaires plus un vestiaire d'arbitre et plusieurs bénévoles, avec un battement entre deux rencontres pour libérer les vestiaires. - En semaine, une rotation entre terrains protège la pelouse naturelle, et une procédure écrite gère les reports pour terrain impraticable. Pour planifier les matchs et les terrains d'un club de football amateur, partez du calendrier de votre ligue ou de votre district, qui fixe les dates, puis répartissez chaque samedi et dimanche entre les terrains, les vestiaires, les arbitres et les bénévoles de la buvette et de la table. La contrainte principale est le nombre de terrains et de vestiaires pour un nombre élevé d'équipes qui jouent aux mêmes heures. Le planning de semaine, lui, doit protéger les pelouses et répartir équitablement les entraînements. ## Le week-end, un puzzle à plusieurs étages Un club de taille moyenne aligne facilement vingt équipes ou plus, des plus jeunes aux vétérans. Le samedi se remplit de plateaux et de matchs de jeunes, le dimanche accueille les seniors. Tous veulent un terrain à l'heure habituelle, un vestiaire propre, un arbitre et une buvette ouverte. Chaque équipe qui joue à domicile occupe en même temps : - un **terrain** (ou une fraction de terrain pour les plus jeunes) ; - deux **vestiaires** (les siens et ceux de l'adversaire) plus un vestiaire d'arbitre ; - un ou plusieurs **bénévoles** (accueil, buvette, table de marque selon le niveau) ; - un **arbitre**, désigné par l'instance ou fourni par le club selon la compétition. ## Étape 1 : partir du calendrier des compétitions Les dates et souvent les horaires de coup d'envoi sont fixés par le district, la ligue ou la fédération. Dès leur publication, créez dans votre planning toutes les rencontres à domicile, avec date, horaire, catégorie et adversaire. Distinguez-les des déplacements, qui mobilisent des accompagnateurs et des véhicules mais pas de terrain. Les clubs ont parfois la possibilité de proposer un horaire ou de demander une modification dans le cadre du règlement de la compétition. Renseignez-vous auprès de votre instance sur les délais et la procédure. ## Étape 2 : décrire les terrains et vestiaires Pour chaque terrain : type (pelouse, synthétique, stabilisé), dimensions, possibilité de le diviser (jeunes), éclairage, état. Pour les vestiaires : nombre, capacité, douches, accessibilité. Un terrain synthétique résiste mieux aux enchaînements, une pelouse naturelle a besoin de repos. Exemple illustratif : deux terrains (un synthétique, un en pelouse) et quatre vestiaires. Un samedi, cinq équipes de jeunes jouent à domicile le matin sur le synthétique divisé en deux, et deux équipes sur la pelouse l'après-midi, avec une plage de 30 minutes entre deux rencontres pour libérer les vestiaires. ## Étape 3 : répartir les créneaux de match Procédez du plus contraint au moins contraint : 1. les **rencontres de seniors** de niveau supérieur, aux horaires fixés ; 2. les **matchs de jeunes** qui doivent se jouer à une heure précise (arbitre, convocations) ; 3. les **plateaux** pour les plus petits, qui se regroupent sur un terrain divisé ; 4. les **rencontres amicales** et matchs de rattrapage, sur les plages restantes. Prévoyez des **battements** entre deux matchs (échauffement, passage des équipes, nettoyage des vestiaires). Un enchaînement à la minute exige un vestiaire de plus. ## Étape 4 : le planning de semaine, les entraînements Pendant la semaine, les terrains accueillent les entraînements. Appliquez la logique du guide sur [les entraînements d'un club avec des installations partagées](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif) : priorité à ceux qui jouent le week-end, créneaux plus tôt pour les jeunes, équité entre catégories. Une pelouse naturelle supporte mal trois entraînements d'affilée sous la pluie : prévoyez une rotation entre terrains ou un repli sur un synthétique ou un gymnase en hiver. ## Étape 5 : bénévoles, arbitres, buvette Un week-end de matchs mobilise souvent une dizaine de bénévoles : accueil, buvette, table, nettoyage. Établissez la rotation à l'avance pour toute la saison, avec un compteur par famille ou par équipe. Pour la formule détaillée, consultez [le guide sur le planning des éducateurs et arbitres bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club) et celui sur [la collecte des disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). Pour l'arbitrage, renseignez-vous sur les règles de votre compétition : certaines catégories sont arbitrées par des officiels désignés, d'autres par des arbitres du club. Les jeunes arbitres du club, encadrés, aident à répondre à la demande. ## Étape 6 : les intempéries et reports Terrain gelé, détrempé, brouillard : l'arbitre ou la commune décide, parfois à la dernière minute. Préparez : - un **canal de communication** (message groupé) pour prévenir joueurs, parents et bénévoles ; - une **procédure** : qui appelle la commune, qui informe l'adversaire, qui contacte l'instance ; - un **repli** : autre terrain, terrain synthétique voisin ou report à une date à convenir selon le règlement de la compétition. Le report d'un match déplace un créneau, souvent un jour de semaine : retrouvez rapidement un terrain libre et un arbitre. ## Où un outil aide Le casse-tête vient du croisement terrains, vestiaires, bénévoles et arbitres, avec des contraintes fixées de l'extérieur. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les disponibilités des bénévoles par un lien sans compte, vous laisse écrire les règles (« jamais plus de deux matchs consécutifs sur la pelouse », « un vestiaire libre entre deux matchs ») et recompose le week-end quand un match est reporté. Les scénarios « Et si ? » montrent l'impact d'un terrain fermé avant de prévenir les équipes. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Programmer un match sans vérifier les vestiaires.** - **Oublier les battements** entre deux rencontres. - **Surcharger la pelouse naturelle** en hiver. - **Ne pas prévoir de rotation de bénévoles** pour la saison. - **Découvrir le report le matin même** sans procédure. ## Questions fréquentes ### Qui fixe les horaires des matchs d'un club amateur ? Les calendriers sont publiés par le district, la ligue ou la fédération selon la compétition. Certains règlements permettent au club de proposer un horaire ou une modification dans certains délais. Consultez le règlement de votre compétition. ### Comment répartir les terrains entre les équipes de jeunes ? Divisez le terrain pour les plus petits en plateaux, placez les rencontres de jeunes aux horaires imposés par la compétition et laissez des battements pour libérer les vestiaires entre deux matchs. ### Que faire quand un terrain est impraticable le jour du match ? Prévenez l'adversaire, l'instance et les bénévoles dès que la décision est prise, proposez un terrain de repli si possible et appliquez le règlement de la compétition pour fixer la nouvelle date. ### Combien de bénévoles faut-il pour un week-end de matchs ? Cela dépend du nombre de rencontres et du niveau. Comptez au minimum un responsable d'accueil, une personne à la buvette et un référent de terrain par plage. Dressez la liste avec les besoins réels de votre club. --- # Planning des postes de secours d'une association de secouristes URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-postes-de-secours Thème : Clubs et sport Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les postes de secours d'une association agréée : effectif par mission, répartition des secouristes selon leurs qualifications, désistements et repos. L'essentiel : - Pour planifier des postes de secours, on part de chaque mission et de l'effectif fixé par la convention avec l'organisateur, puis on affecte les secouristes selon leurs qualifications, leurs disponibilités et un temps de présence raisonnable. - Selon le référentiel national approuvé par l'arrêté du 7 novembre 2006, l'effectif d'un dispositif prévisionnel de secours découle du ratio d'intervenants secouristes (RIS), et seules les associations agréées de sécurité civile peuvent le mettre en place. - Chaque équipe a un chef de poste qualifié, les validités de formation sont suivies, et une liste de réserve classée par rôle couvre les désistements. Pour planifier les postes de secours d'une association de secouristes, partez de chaque mission (concert, compétition sportive, fête locale) et de l'effectif que la convention avec l'organisateur impose, puis affectez les secouristes selon leurs qualifications, leurs disponibilités et un nombre d'heures raisonnable. Gardez toujours une liste de réserve : un poste de secours qui ne peut pas être tenu à l'effectif prévu a des conséquences réelles pour l'organisateur comme pour votre association. ## Ce qui encadre un poste de secours Un dispositif prévisionnel de secours (DPS) est la mise en place de moyens de secours pour une manifestation. Le référentiel national est approuvé par l'arrêté du 7 novembre 2006. Il ne laisse pas l'effectif à l'appréciation de l'association : l'effectif découle d'un calcul du **ratio d'intervenants secouristes (RIS)**, fondé sur l'importance du public, son comportement prévisible, les caractéristiques du site et le délai d'arrivée des secours publics. D'après la grille annexée au référentiel, telle que les préfectures la reproduisent : | RIS | Dispositif | | --- | --- | | jusqu'à 0,25 | À l'appréciation de l'autorité de police | | de 0,25 à 1,125 | Point d'alerte et de premiers secours (PAPS) | | de 1,125 à 12 | DPS de petite envergure | | de 12 à 36 | DPS de moyenne envergure | | au-delà de 36 | DPS de grande envergure | Seules les associations agréées de sécurité civile peuvent mettre en place un DPS (article 2 de l'arrêté du 7 novembre 2006), sur la base d'une convention avec l'organisateur, dans le cadre de l'article L. 725-3 du code de la sécurité intérieure. Votre agrément, vos conventions et le calcul du RIS font référence : ce guide traite de l'organisation de vos équipes, pas de ces calculs, que vous devez toujours valider avec votre structure nationale ou départementale. ## Étape 1 : lister les missions et leur effectif Pour chaque mission, notez avant de chercher des personnes : - la **date, les horaires** et le temps de présence demandé avant l'ouverture au public ; - le **type de dispositif** et le **nombre de secouristes** fixés par la convention ; - les **rôles** : chef de poste, équipiers, chauffeur du véhicule, éventuellement un responsable de la logistique ; - le **matériel** à charger et à ramener (sacs, brancard, oxygène, lot de matériel) et la personne qui en a la charge. Une mission sans effectif écrit est un piège : « on sera quatre » change de signification entre l'organisateur, le chef de poste et les bénévoles. ## Étape 2 : cartographier les compétences Dans une association de secourisme, tous les bénévoles ne peuvent pas tout faire. Les qualifications requises pour chaque rôle sont fixées par le référentiel et par votre organisation. Construisez un tableau à jour : | Personne | Qualifications | Chef de poste | Permis véhicule | Disponible les week-ends | | --- | --- | --- | --- | --- | | Exemple A | À renseigner | Oui | Oui | Samedi uniquement | | Exemple B | À renseigner | Non | Non | Tous | Les dates de validité des formations et des recyclages doivent figurer dans ce tableau : un secouriste dont la mise à niveau est expirée ne peut pas figurer sur une mission, quelle que soit sa disponibilité. ## Étape 3 : recueillir les disponibilités Beaucoup d'associations de secouristes diffusent un message de groupe pour les missions, et ce sont toujours les mêmes qui répondent. Une méthode plus fiable : 1. Publiez le **calendrier des missions** du trimestre dès que les conventions sont signées. 2. Demandez à chacun de renseigner ses disponibilités, y compris ses indisponibilités fixes, par un formulaire unique plutôt que par des messages dispersés. 3. Précisez la durée de chaque mission, trajets compris. 4. Fixez une date limite de réponse, avec une relance. Le guide sur [la collecte des disponibilités de bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) détaille la démarche et le choix de l'outil. ## Étape 4 : composer les équipes Composer, c'est équilibrer plusieurs critères en même temps. - **Mettre un chef de poste qualifié** dans chaque équipe, avant d'affecter les équipiers. - **Mélanger les expériences** : un nouveau secouriste est plus à l'aise avec un coéquipier chevronné. - **Limiter la durée continue** : au-delà d'une dizaine d'heures sur place, prévoyez une relève ou des pauses réelles. Fixez le plafond avec votre bureau, il dépend de votre organisation. - **Respecter un repos** entre deux missions de nuit ou de journées entières. - **Répartir la charge** : toujours confier les missions de nuit aux mêmes personnes les fait partir. Voir [le roulement équitable des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). Pour une mission très longue (festival sur un week-end), faites un planning par quart horaire avec des équipes en relais, et un point de passage de consignes à chaque changement. ## Étape 5 : traiter les désistements Les désistements se produisent, surtout quand le poste tombe un week-end d'été. Prévoyez : - une **liste de réserve** de personnes qualifiées prêtes à intervenir, classée par rôle ; - une règle : au-delà d'un certain délai, le désistement doit être signalé au responsable des missions et non au groupe ; - un **seuil d'alerte** : si l'effectif descend sous le minimum conventionnel à J-7, le responsable informe l'organisateur plutôt que de laisser monter le risque. Le guide sur [les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) propose une méthode de remplacement qui s'applique ici. ## Où un outil aide Quand une association assure plusieurs postes par semaine, le croisement entre qualification, disponibilité et repos devient difficile à tenir à la main. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« chaque poste a un chef de poste qualifié », « pas deux missions de nuit de suite pour la même personne ») et propose des remplaçants éligibles en cas de désistement. Il ne remplace ni votre responsable opérationnel ni votre agrément : il prépare la composition, que vous validez. La page [produit](https://accord.enys.dev/produit) montre le principe. ## Erreurs fréquentes - **Accepter une mission sans effectif écrit** dans la convention. - **Ne pas suivre les validités de formation** des secouristes. - **Faire reposer chaque désistement sur le groupe de messagerie.** - **Enchaîner des missions sans repos** pour les mêmes personnes. - **Oublier le chargement et le retour du matériel** dans les horaires. ## Questions fréquentes ### Qui peut mettre en place un DPS lors d'une manifestation ? Seules les associations agréées de sécurité civile, d'après l'article 2 de l'arrêté du 7 novembre 2006, sur la base d'une convention avec l'organisateur. Les pompiers peuvent intervenir en renfort mais ne tiennent pas le DPS à votre place. ### Comment savoir combien de secouristes prévoir pour une manifestation ? L'effectif se déduit du ratio d'intervenants secouristes calculé avec la grille du référentiel national. L'association agréée réalise le calcul avec l'organisateur et fixe l'effectif dans la convention. ### Que faire si un secouriste se désiste à quelques jours de la mission ? Prévenez immédiatement le responsable des missions, contactez la liste de réserve par ordre de qualification et, si l'effectif conventionnel ne peut pas être atteint, informez l'organisateur sans attendre. Sources : - [Légifrance : arrêté du 7 novembre 2006 fixant le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Légifrance : code de la sécurité intérieure, article L. 725-3](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Faire l'emploi du temps d'une école de musique : la méthode complète URL : https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment faire l'emploi du temps d'une école de musique : recenser les contraintes, placer d'abord les cours collectifs, puis les individuels, et tester. L'essentiel : - Pour faire l'emploi du temps d'une école de musique, on recueille d'abord les disponibilités des professeurs et des familles et la liste des salles équipées, puis on place les cours collectifs avant les cours individuels. - Les cours individuels se placent en commençant par les élèves qui ont le moins de choix, les adultes flexibles servant de variable d'ajustement. - Pour une école de 100 à 150 élèves, il faut compter une à deux soirées de travail une fois les informations rassemblées, puis tester le planning sur l'absence d'un professeur. Pour faire l'emploi du temps d'une école de musique, procédez dans cet ordre : recueillir les disponibilités de chaque professeur et de chaque famille, lister les salles et leurs équipements, placer d'abord les cours collectifs (qui contraignent le plus de monde), puis les cours individuels dans les trous restants. Terminez par un test de robustesse : que se passe-t-il si un professeur tombe malade un mardi ? Comptez une à deux soirées pour une école de 150 élèves quand les informations sont rassemblées, beaucoup plus quand elles arrivent au compte-gouttes. ## Pourquoi c'est plus dur qu'un emploi du temps d'école classique Un collège répartit des classes entières sur des horaires fixes. Une école de musique, elle, jongle avec des cas particuliers. Chaque élève a son professeur, son instrument et ses horaires de scolarité. Beaucoup de professeurs sont à temps partiel et enseignent aussi ailleurs. Les salles ne se valent pas : un piano à queue, une salle de batterie insonorisée ou une grande salle d'orchestre ne se remplacent pas entre elles. Résultat, trois contraintes se croisent en permanence : la disponibilité des personnes, l'équipement des salles et la logique pédagogique (un enfant de 7 ans ne vient pas à 20 h). ## Étape 1 : recenser les contraintes avant de toucher à la grille Ne commencez jamais par la grille. Rassemblez d'abord quatre listes. 1. **Les professeurs** : jours travaillés dans l'école, plages de présence, nombre d'heures contractuelles, instruments enseignés, souhaits (éviter un trou de deux heures, regrouper sur deux jours). 2. **Les salles** : nombre, taille, équipement (piano droit, piano à queue, batterie, sonorisation), horaires d'ouverture, jours où la salle sert à autre chose (location, association voisine). 3. **Les élèves** : instrument, durée du cours (30, 45 ou 60 minutes), niveau, créneaux impossibles (école, collège, activités, trajets). Pour les enfants, il y a des fenêtres naturelles : le mercredi, le samedi, après 16 h 30 en semaine. 4. **Les temps collectifs** : formation musicale, chorale, ateliers, orchestre, ensembles. Ils réunissent plusieurs élèves et au moins un professeur, donc ils sont les plus difficiles à déplacer. Un conseil de méthode : demandez les disponibilités par écrit et sous une forme identique pour tous, avec une date limite. Les réponses éparpillées dans des SMS et des mails sont la première cause de planning refait trois fois. ## Étape 2 : fixer le cadre non négociable Avant de placer quoi que ce soit, écrivez les règles de la maison. Quelques exemples typiques : - aucun cours individuel avant 16 h 30 en semaine pour les enfants scolarisés ; - pas plus de deux heures consécutives sans pause pour un professeur ; - la salle de batterie n'est utilisée que jusqu'à 20 h pour le voisinage ; - l'orchestre junior répète le mercredi, toujours dans la grande salle. Ces règles, écrites noir sur blanc, évitent les arbitrages à chaud et les passe-droits. Elles servent aussi à expliquer un refus à une famille : « le créneau de 17 h est complet pour ce professeur » passe mieux que « je ne peux pas ». ## Étape 3 : placer les cours collectifs d'abord Les cours collectifs sont l'ossature. Placez-les en premier, en commençant par les plus contraints : l'orchestre ou la chorale qui réunit des élèves de plusieurs niveaux, puis la formation musicale par niveau, puis les ateliers. Deux principes aident beaucoup : - **Regrouper par tranche d'âge** : les classes d'enfants le mercredi et en début de soirée, les adolescents et adultes plus tard. - **Coller la formation musicale au cours d'instrument** quand c'est possible. Une famille qui vient une seule fois par semaine pour les deux heures de musique est plus fidèle qu'une famille qui fait deux trajets. Vous pouvez lire le détail dans notre guide sur [la formation musicale et les cours collectifs](https://accord.enys.dev/guides/planning-formation-musicale). ## Étape 4 : placer les cours individuels dans les trous Reste le plus gros du volume : les cours individuels. C'est un problème de remplissage. Pour chaque professeur, il faut faire coïncider ses plages avec celles des élèves, dans une salle équipée. L'ordre de placement compte. Commencez par les élèves qui ont le moins de choix (une seule plage possible), puis ceux dont le professeur a peu d'heures dans l'école, puis les élèves flexibles. Gardez pour la fin les adultes souples : ils servent de variable d'ajustement. Le détail de cette étape figure dans [le guide des cours individuels d'instrument](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument), et celui des salles dans [la répartition des salles sans conflit](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique). ## Étape 5 : vérifier avec une grille de contrôle Avant d'envoyer quoi que ce soit, contrôlez point par point : | Contrôle | Question à se poser | | --- | --- | | Conflits de personnes | Un professeur est-il à deux endroits en même temps ? | | Conflits de salles | Deux cours sont-ils dans la même salle sur le même créneau ? | | Équipement | Le cours de piano est-il bien dans une salle avec piano ? | | Temps de trajet | Un professeur enchaîne-t-il deux sites sans temps de déplacement ? | | Charge | Les heures contractuelles de chacun sont-elles respectées ? | | Famille | Un enfant a-t-il son cours instrument et sa formation musicale à la suite ? | ## Étape 6 : préparer les imprévus Un emploi du temps qui ne tient que si personne n'est malade n'en est pas un. Prévoyez dès la construction : - un ou deux créneaux « tampon » par semaine, laissés vides, qui servent de rattrapage ; - une liste de professeurs capables de remplacer sur chaque instrument (ou au moins sur une famille d'instruments) ; - un modèle de message pour prévenir les familles, prêt à partir. Pensez aussi au calendrier : jours fériés, vacances scolaires, concerts et auditions. Les vacances de la zone A s'appliquent à Lyon et au Rhône, et il vaut mieux savoir dès septembre quels cours tombent sur un jour férié récurrent. ## Où un outil aide vraiment Tant que vous avez 30 élèves et 4 professeurs, un tableur et un peu de patience suffisent. Au-delà de 100 élèves, le tableur devient un casse-tête, surtout quand une seule modification déplace cinq autres cours. Un outil comme [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille les disponibilités par un lien que chacun remplit sans compte, vous laisse écrire vos règles en français (« pas de cours avant 16 h 30 pour les enfants »), compose la semaine entière et explique pourquoi chaque cours est placé là. Vous pouvez voir le résultat sur votre propre semaine type pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). ## Erreurs fréquentes - **Commencer par les cours individuels** puis chercher une place aux collectifs : c'est l'inverse qui fonctionne. - **Oublier les salles spécialisées** : la batterie dans une salle sans isolation, c'est un planning qu'il faudra défaire. - **Ne pas écrire les règles** : chacun les interprète à sa façon, et les exceptions s'accumulent. - **Livrer le planning sans le tester sur une absence** : la première maladie révèle tout ce qui était fragile. - **Changer sans prévenir** : une modification de dernière minute qui n'atteint pas la famille coûte plus cher que le conflit qu'elle résolvait. ## Questions fréquentes ### Combien de temps faut-il pour faire l'emploi du temps d'une école de musique ? Pour une école de 100 à 150 élèves, comptez une à deux soirées de travail une fois les disponibilités rassemblées. Le temps perdu vient presque toujours de la collecte des informations, pas de la grille elle-même. Fixez une date limite de réponse un mois avant la rentrée. ### Faut-il placer les cours collectifs ou individuels en premier ? Les cours collectifs d'abord. Ils réunissent plusieurs élèves et professeurs, donc ils offrent le moins de souplesse. Les cours individuels, plus nombreux mais plus flexibles, comblent ensuite les plages restantes. ### Peut-on faire un emploi du temps d'école de musique avec Excel ? Oui, jusqu'à une trentaine d'élèves ou quatre à cinq professeurs. Au-delà, les conflits de salles et de personnes deviennent difficiles à repérer à l'œil, et chaque modification risque d'en créer un nouveau. Un tableur reste utile pour consigner les règles et les contacts. ### Comment gérer l'absence d'un professeur dans le planning ? Prévoyez à l'avance des créneaux de rattrapage et une liste de remplaçants possibles par instrument. Quand l'absence arrive, proposez en priorité un remplacement, puis un autre créneau, et seulement en dernier recours une annulation. Un message type, prêt à envoyer aux familles, fait gagner un temps précieux. --- # Organiser les auditions d'élèves d'une école de musique, pas à pas URL : https://accord.enys.dev/guides/organiser-auditions-eleves Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment organiser les auditions d'élèves : fréquence, durée, programme par classe, ordre de passage, salle, accompagnateurs, familles et gestion du stress. L'essentiel : - Pour organiser une audition d'élèves, on choisit un format (audition de classe ou audition générale), on fixe la date plusieurs mois à l'avance et on limite la durée à une heure ou une heure trente. - Pour estimer la durée, on additionne les pièces, on ajoute environ une minute par élève pour les transitions et une marge de 10 % : 20 élèves jouant 3 minutes représentent environ 80 minutes. - Un bon programme alterne instruments, niveaux et styles, ouvre avec un élève à l'aise, regroupe les pièces accompagnées et se termine par un ensemble. Pour organiser les auditions d'élèves d'une école de musique, choisissez un format (audition de classe ou audition générale), fixez la date avec plusieurs mois d'avance, construisez un programme équilibré en limitant sa durée à une heure à une heure trente, puis communiquez à chaque famille son horaire de convocation. Contrairement à un examen, une audition n'est pas notée : son rôle est de donner aux élèves l'occasion de jouer devant un public, dans de bonnes conditions. Le planning doit donc protéger ce climat. ## Audition de classe ou audition générale Deux formats coexistent, avec des contraintes très différentes. | Format | Public | Durée courante | Avantage | Contrainte | | --- | --- | --- | --- | --- | | Audition de classe | Élèves d'un professeur et leurs familles | 45 min à 1 h | Ambiance familiale, stress réduit | Un professeur à mobiliser, peu de monde | | Audition générale | Plusieurs classes ou toute l'école | 1 h à 1 h 30 par session | Visibilité de l'école | Programme à composer, plusieurs professeurs et accompagnateurs | Les durées sont des repères : adaptez-les au nombre d'élèves et à l'âge du public. Une audition de petits dépasse rarement 45 minutes : au-delà, l'attention s'effondre. ## Étape 1 : poser le calendrier de l'année Mieux vaut établir en septembre un calendrier de l'année : une audition de classe par trimestre, une audition générale avant les vacances de fin d'année et une autre au printemps, par exemple. À Lyon, les vacances sont celles de la zone A : évitez les semaines qui précèdent immédiatement une coupure, où les familles partent tôt. Évitez aussi les week-ends de ponts, les soirs de matchs importants et les dates d'examens scolaires. Le calendrier se croise avec celui des examens (voir [le guide sur les examens de fin de cycle](https://accord.enys.dev/guides/planning-examens-fin-de-cycle-musique)) : une audition sert souvent de répétition grandeur nature quelques semaines avant. ## Étape 2 : choisir le lieu et l'horaire Le lieu conditionne l'ambiance. Une salle de classe avec un piano droit convient aux auditions de classe ; une salle plus grande, avec scène ou piano à queue, aux auditions générales. Vérifiez : le nombre de chaises, le piano accordé, l'acoustique, l'accès pour les poussettes et les personnes à mobilité réduite, un espace d'attente. Horaires usuels : le mercredi en fin d'après-midi, le samedi après-midi ou une soirée de semaine vers 18 h 30 pour les jeunes. Un horaire stable d'une audition à l'autre aide les familles à s'organiser. ## Étape 3 : construire le programme ### Collecter les propositions Demandez à chaque professeur la liste de ses élèves prêts à jouer, avec la pièce, la durée et le besoin éventuel d'accompagnement. Fixez une date limite de retour, un mois avant. ### Équilibrer Un bon programme alterne les instruments, les niveaux et les styles. Quelques repères : 1. ouvrez avec un élève à l'aise, jamais avec le plus anxieux ; 2. alternez piano, cordes, vents, chant pour que le public ne s'ennuie pas ; 3. placez les pièces les plus longues au milieu ; 4. terminez par un ensemble ou une pièce collective, qui donne une fin chaleureuse. ### Calculer la durée Additionnez les durées des pièces, ajoutez environ une minute par élève pour l'entrée et la sortie, puis une marge de 10 %. Une audition de 20 élèves jouant en moyenne 3 minutes dure environ 80 minutes avec les transitions. Si le total dépasse votre limite, scindez en deux sessions plutôt que de réduire les pièces. ## Étape 4 : organiser les accompagnateurs et le ménage de la salle Les élèves accompagnés au piano supposent un pianiste présent et un ordre de passage qui limite ses va-et-vient. Regroupez les pièces accompagnées par blocs, laissez deux minutes pour poser les partitions et prévenez l'accompagnateur de l'ordre exact une semaine avant. Demandez aux élèves d'apporter une partition pour l'accompagnateur, pas seulement la leur. ## Étape 5 : convoquer sans surcharger les familles Évitez de convoquer toutes les familles pendant toute la durée de l'audition si elle est longue. Pour une audition générale, découpez en deux sessions et indiquez à chacun dans quelle session il joue. Précisez sur la convocation : heure d'arrivée (30 minutes avant pour s'échauffer), durée prévue, tenue, règles pour les enfants dans le public (respect du silence, photos). Si vous enregistrez ou filmez, informez les familles à l'avance et obtenez leur accord, conformément aux règles sur le droit à l'image ; un mot dans la fiche d'inscription suffit. ## Étape 6 : prévoir les imprévus Un élève malade, un trou de mémoire, un piano désaccordé : gardez une pièce de secours (un ensemble ou un morceau d'un professeur), un plan pour remplacer un élève absent et une personne chargée d'accueillir calmement l'enfant qui a besoin de quitter la salle. Un programme qui indique les élèves « en réserve » rassure tout le monde. ## Où un outil aide Quand plusieurs professeurs, accompagnateurs et salles entrent en jeu, la grille se complique. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des accompagnateurs par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles (« les plus jeunes avant 19 h », « jamais deux pièces accompagnées d'affilée sans pause ») et prépare les messages à envoyer aux familles. Le planning se partage en affiche imprimable pour l'entrée de la salle. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Voir aussi [la préparation des répétitions de chorale et d'orchestre](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-chorale-orchestre). ## Erreurs fréquentes - **Un programme trop long** : au-delà d'une heure trente, le public décroche. - **Mettre tous les élèves d'un professeur à la suite.** - **Convoquer tout le monde à l'heure de début.** - **Oublier de répéter avec l'accompagnateur.** - **Choisir une date en collision** avec une compétition scolaire ou un pont. ## Questions fréquentes ### Quelle est la différence entre une audition et un examen ? L'audition n'est pas notée : elle sert à jouer devant un public dans un cadre bienveillant. L'examen est une évaluation formelle, avec jury, soumise au règlement des études de l'établissement. ### Combien d'élèves par audition ? Il n'y a pas de nombre officiel. Pour garder l'attention du public, visez une heure à une heure trente. Avec des pièces de 3 minutes, cela représente entre 15 et 25 élèves selon les transitions. ### Faut-il une audition par trimestre ? C'est une pratique courante mais pas une obligation. Une audition de classe par trimestre et une ou deux auditions générales par an donnent aux élèves un rythme régulier sans surcharger l'agenda. ### Comment aider un élève très stressé avant l'audition ? Placez-le en milieu de programme plutôt qu'en ouverture, proposez-lui de jouer d'abord devant sa classe, et laissez-le choisir un morceau qu'il maîtrise bien. Un professeur ou un accompagnateur peut rester près de lui juste avant. --- # Planifier les cours individuels d'instrument sur une semaine URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment placer les cours individuels d'instrument : durées, créneaux des élèves, plages des professeurs, ordre de placement et rattrapages, avec un exemple. L'essentiel : - Pour planifier des cours individuels d'instrument, on croise les plages du professeur, les créneaux réellement libres de chaque élève et une salle équipée pour l'instrument. - On calcule d'abord la charge : si la marge entre heures de cours et heures de présence du professeur est inférieure à 10 %, certains élèves ne trouveront pas de place. - On place d'abord les élèves qui n'ont qu'une plage possible, puis les cours les plus longs, enfin les élèves souples, en gardant un créneau de rattrapage par professeur et par semaine. Pour planifier les cours individuels d'instrument, croisez trois choses : les plages de présence du professeur, les créneaux réellement libres de chaque élève, et une salle équipée pour l'instrument. Placez d'abord les élèves qui ont le moins de choix, laissez les plus souples pour la fin, et gardez un créneau de rattrapage par semaine. C'est un problème de remplissage, pas de créativité : la méthode compte plus que l'intuition. ## Le problème en chiffres Prenons un exemple réaliste (les chiffres sont illustratifs). Une école de musique de la banlieue lyonnaise a une professeure de piano qui enseigne le lundi, le mardi et le mercredi. Elle a 22 élèves en cours individuels : 14 de 30 minutes, 6 de 45 minutes et 2 de 60 minutes. Le total fait 14 × 30 + 6 × 45 + 2 × 60, soit 420 + 270 + 120 = 810 minutes, donc 13 h 30 de cours. Sur trois demi-journées de 5 heures de présence, elle dispose de 15 heures. Il reste 1 h 30 de marge, soit à peine 10 %. Autant dire que le moindre élève qui ne peut venir qu'un seul jour fait basculer toute la grille. Cet exemple montre pourquoi il faut calculer la charge avant de placer quoi que ce soit : si la marge est inférieure à 10 %, certains élèves ne trouveront pas de place, quoi que vous fassiez. ## Étape 1 : choisir la durée du cours La durée dépend de l'âge, du niveau et de l'instrument. À titre indicatif, beaucoup d'écoles proposent 30 minutes pour les premières années et les jeunes enfants, 45 minutes pour les niveaux intermédiaires, et 1 heure pour les élèves avancés ou les adultes. Ces repères varient d'une école à l'autre : l'important est qu'ils soient écrits dans votre règlement et appliqués de la même façon. Deux points de vigilance : - les cours de 45 minutes s'empilent mal sur une grille à l'heure ; prévoyez une grille de base de 15 minutes ; - les élèves de groupes d'âges différents ne partagent pas les mêmes heures, donc la durée influe directement sur la plage possible. ## Étape 2 : recueillir les créneaux de chaque élève Demandez à chaque famille ou à chaque élève adulte de dire quand il peut venir, pas quand il voudrait venir. Une formulation simple : « cochez toutes les plages où vous pouvez être présent ». Plus il y a de plages cochées, plus le planning aura de souplesse. Vous pouvez distinguer deux niveaux : « je peux » et « je préfère ». Cette nuance paie : un créneau préféré donne une raison de choisir entre deux solutions équivalentes. Un lien de disponibilités sans compte, rempli en deux minutes depuis un téléphone, fonctionne bien auprès des parents. Un formulaire papier rendu en septembre produit surtout des oublis. ## Étape 3 : l'ordre de placement L'ordre fait toute la différence. Voici celui qui limite les blocages : 1. les élèves avec **une seule plage** possible ; 2. les élèves qui doivent suivre **un autre cours à la suite** (formation musicale, orchestre) ; 3. les cours de **60 minutes**, plus difficiles à loger ; 4. les cours de **45 minutes** ; 5. les cours de **30 minutes**, qui se glissent dans les trous ; 6. les élèves **très souples**, en dernier. Quand un élève ne trouve vraiment aucune place, ne forcez pas : regardez qui, parmi ceux déjà placés, avait d'autres plages possibles. Déplacer un élève souple pour libérer un élève contraint est le geste de base de tout planning. ## Étape 4 : limiter les trous et la fatigue Un professeur qui a un cours à 16 h 30 et le suivant à 19 h attend deux heures et demie pour rien. Visez des journées compactes. Quelques règles utiles : - pas plus de 3 heures de cours d'affilée sans pause, pour la voix comme pour l'attention ; - au maximum un trou d'une heure par journée ; - les cours des plus jeunes avant ceux des adultes, sauf contrainte contraire. Ces règles se formulent simplement et se contrôlent d'un coup d'œil sur la grille. ## Étape 5 : la salle Chaque cours individuel exige une salle avec l'équipement de l'instrument. Un cours de piano suppose un piano, un cours de batterie une pièce isolée, un cours de chant une salle calme. Le détail est dans le guide sur [la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique). ## Étape 6 : prévoir les rattrapages Les élèves sont absents, les professeurs aussi. Un cours manqué par l'élève n'est en général pas rattrapé, mais un cours annulé par le professeur doit l'être. Pour cela : - gardez un créneau libre par professeur et par semaine ; - notez les plages « de secours » des élèves flexibles ; - ayez un message type : « Le cours de ce jeudi est déplacé au mardi 17 h 30, répondez OUI pour confirmer ». Le guide sur [l'emploi du temps global d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique) montre comment ces rattrapages s'inscrivent dans le reste de la semaine. ## Quand l'automatisation devient utile Avec 10 à 15 élèves par professeur, on s'en sort à la main. Avec 22 élèves comme dans notre exemple, plusieurs professeurs et plusieurs salles, les combinaisons explosent. [Accord](https://accord.enys.dev/produit) place les cours en respectant vos règles écrites en français (« pas plus de 3 heures de suite », « jamais le mercredi matin ») et explique chaque placement. Vous pouvez [l'essayer 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription) avec vos propres données, sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Ne pas calculer la charge avant de commencer** : on s'aperçoit trop tard qu'il manque deux heures. - **Accepter des créneaux à la volée** : chaque exception de septembre devient une contrainte pour l'année. - **Ignorer la préférence des élèves contraints** : une famille qui n'a qu'un créneau possible doit être traitée avant les autres. - **Oublier les vacances et fériés** : un cours placé tous les lundis tombe aussi sur les lundis fériés. ## Questions fréquentes ### Combien de temps dure un cours individuel d'instrument ? Il n'y a pas de durée imposée. Beaucoup d'écoles de musique proposent 30 minutes pour les débutants, 45 minutes pour les niveaux intermédiaires et 1 heure pour les élèves avancés. Fixez des durées claires dans le règlement pour que le planning reste lisible. ### Comment placer des cours individuels quand les élèves ont des horaires contraints ? Traitez d'abord les élèves qui n'ont qu'une ou deux plages possibles, puis ceux qui doivent enchaîner avec un autre cours. Les élèves souples servent de variable d'ajustement et peuvent être déplacés pour libérer une place. ### Faut-il rattraper un cours individuel annulé ? Si l'annulation vient du professeur ou de l'école, oui, c'est la règle habituelle. Si l'élève est absent, la plupart des règlements prévoient que le cours n'est pas rattrapé sauf prévenance suffisante. Mettez-le par écrit au moment de l'inscription. ### Comment éviter les trous dans l'emploi du temps d'un professeur ? Regroupez les cours de chaque professeur sur peu de jours et en blocs continus. Une règle du type « pas plus d'un trou d'une heure par jour » donne un cadre clair et se vérifie facilement sur la grille. --- # Planning d'une école de danse : cours, niveaux et répétitions du gala URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ecole-de-danse Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser le planning d'une école de danse : grille par discipline et par niveau, studios, professeurs, puis répétitions du gala sans bouleverser la semaine. L'essentiel : - Le planning d'une école de danse se construit en deux temps : une grille hebdomadaire stable par discipline et par niveau, puis le calendrier des répétitions du gala posé par-dessus. - Selon l'article L. 362-1 du code de l'éducation, enseigner la danse suppose un diplôme d'État de professeur de danse, un certificat d'aptitude, un diplôme équivalent ou une dispense, ce qui détermine aussi qui peut remplacer qui. - Pour le gala, on utilise d'abord la fin des cours existants pendant deux à trois mois, puis on ajoute des séances transversales pour les tableaux qui réunissent plusieurs cours. Le planning d'une école de danse se construit en deux temps : une grille hebdomadaire de cours par discipline et par niveau, stable toute l'année, puis un calendrier de répétitions du gala posé par-dessus, avec des créneaux supplémentaires et des studios réservés. Plus la grille de base est claire, moins le gala la bouscule. Le point de départ reste le même : les studios et les professeurs sont les ressources rares, les élèves sont nombreux mais prévisibles. ## Comprendre ce qui rend la danse particulière Une école de danse ressemble à une école de musique, avec trois différences qui changent la méthode. - **Les cours sont presque tous collectifs.** Un cours réunit 8 à 20 élèves du même niveau. Un changement d'horaire touche donc toute une classe d'un coup. - **Les familles ont plusieurs enfants dans plusieurs cours.** Une même élève peut faire classique le lundi, contemporain le mercredi et modern jazz le vendredi, ce qui crée des chaînes de dépendance. - **Le gala cristallise l'année.** Les semaines qui précèdent le spectacle demandent des répétitions supplémentaires, parfois un week-end entier, avec des groupes qui ne se croisent jamais pendant l'année. ## Étape 1 : établir la carte des disciplines et des niveaux Listez toutes les disciplines (éveil, initiation, classique, contemporain, modern jazz, hip-hop, danse orientale…) et, pour chacune, les niveaux ou tranches d'âge. Pour chaque ligne, notez : la durée du cours (45 minutes pour l'éveil, 1 heure à 1 h 30 pour les plus grands), l'effectif visé et la fréquence hebdomadaire. À titre d'exemple, une école de quartier à Villeurbanne peut proposer 14 cours par semaine : 3 d'éveil et d'initiation le mercredi et le samedi, 5 de classique, 3 de contemporain, 2 de modern jazz et 1 de hip-hop. L'intérêt de ce tableau est de voir d'un coup combien d'heures de studio et de professeur il faut. ## Étape 2 : cadrer les professeurs L'enseignement de la danse est encadré par la loi. Selon l'article L. 362-1 du code de l'éducation et l'arrêté du 21 novembre 2024 qui en précise les voies d'accès, toute personne qui enseigne la danse doit justifier d'un diplôme d'État de professeur de danse, d'un certificat d'aptitude, d'un diplôme reconnu équivalent ou d'une dispense accordée pour sa renommée ou son expérience confirmée. Le ministère de la Culture publie les démarches sur son site. Vérifiez ces justificatifs au moment du recrutement : ils conditionnent qui peut tenir quelle discipline, donc aussi qui peut remplacer qui. Pour le planning, retenez un enseignement très pratique : chaque professeur a ses disciplines. Une absence en classique ne se couvre pas par un professeur de hip-hop. La liste des remplaçants possibles est donc propre à chaque discipline. ## Étape 3 : répartir les studios Un studio de danse a une taille, un revêtement (parquet, tapis), parfois des barres et des miroirs. Le classique demande des barres, le hip-hop supporte un sol plus dur. Associez chaque discipline aux studios compatibles, puis appliquez la logique des ressources rares : on place d'abord les cours qui n'ont qu'un studio possible. Le guide sur [la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique) détaille cette étape, qui s'applique à l'identique. ## Étape 4 : bâtir la grille par âges et par horaires Les horaires naturels sont connus : le mercredi après-midi et le samedi pour les plus jeunes, le début de soirée (17 h à 19 h) pour les collégiens, la fin de soirée pour les adolescents et les adultes. Quelques règles de bon sens : 1. Les cours des plus petits ne dépassent pas 18 h. 2. Les cours d'un même niveau ne se chevauchent pas avec ceux du niveau voisin, car une élève qui progresse suit souvent deux niveaux. 3. Les cours d'une même famille s'enchaînent quand c'est possible. 4. Évitez qu'une élève ait deux cours très physiques à la suite sans pause. Une fois cette grille posée, ne la touchez plus sans raison sérieuse : c'est elle qui rassure les familles. ## Étape 5 : planifier les répétitions du gala Le gala se prépare en général sur deux à trois mois. Voici une méthode éprouvée. ### Fixer la date et le lieu en premier La salle de spectacle se réserve très tôt. À partir de la date du gala, remontez le calendrier : répétition générale, répétitions sur scène, répétitions par chorégraphie, révisions en cours. ### Utiliser les cours existants avant d'ajouter des séances Le meilleur créneau de répétition est celui qui existe déjà. Consacrez la fin de chaque cours aux chorégraphies du gala (les 20 dernières minutes, par exemple). Ajoutez des séances spécifiques seulement pour les tableaux qui réunissent des élèves de plusieurs cours. ### Poser les séances transversales Un tableau avec 12 élèves venant de 3 cours différents ne peut se répéter que sur un créneau libre pour tous. C'est le cas typique d'un problème de disponibilités croisées : il faut demander à chaque famille quand elle est libre le week-end, puis chercher l'intersection. Un lien de disponibilités rempli en deux minutes évite des dizaines de messages. ### Prévoir les costumes et les essayages Les costumes demandent des séances d'essayage, souvent animées par des bénévoles. Fixez-les à des dates connues et proposez deux horaires pour chaque famille. ## Étape 6 : gérer les vacances et les jours fériés Une école à Lyon suit les vacances de la zone A. Les semaines de vacances sont l'occasion de stages de préparation au gala, mais certaines familles s'absentent. Les jours fériés qui tombent sur le même jour de semaine, chaque année, désorganisent toujours la même classe : repérez-les en septembre. ## Où un outil peut aider Le planning de gala est le moment où un tableur s'essouffle : des groupes qui se croisent, des élèves présentes dans plusieurs tableaux, des studios partagés. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet de recueillir les disponibilités des familles par un lien, d'écrire des règles comme « jamais ensemble le même soir » et de composer les répétitions en tenant compte de tout. L'impression en affiche du planning est utile à l'entrée du studio. Un [essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription), gratuit et sans carte bancaire, permet de composer votre propre semaine type. ## Erreurs fréquentes - **Ajouter des répétitions sans toucher à la grille** : la fatigue s'installe, et les élèves cessent de venir. - **Concentrer toutes les répétitions le dernier mois** : un décalage de date devient alors ingérable. - **Oublier les élèves présentes dans plusieurs tableaux** : elles rencontrent des conflits d'horaires entre répétitions. - **Laisser les familles s'organiser seules** : un message clair avec les dates, envoyé tôt, vaut mieux que dix relances. ## Questions fréquentes ### Comment organiser le planning d'une école de danse ? Dressez d'abord la carte des disciplines et des niveaux avec durées et effectifs, associez chaque cours à un studio et à un professeur qualifié, puis bâtissez la grille par tranches d'âge. Gardez cette grille stable et ajoutez le gala par-dessus. ### Combien de répétitions faut-il pour préparer un gala de danse ? Il n'y a pas de nombre officiel. La pratique courante consiste à utiliser la fin des cours existants pendant deux à trois mois, puis à ajouter des séances transversales pour les tableaux communs, et une répétition générale sur scène juste avant le spectacle. ### Faut-il un diplôme pour enseigner la danse ? Oui, en principe. L'article L. 362-1 du code de l'éducation prévoit que l'enseignement de la danse suppose un diplôme d'État, un certificat d'aptitude, un diplôme équivalent ou une dispense. Les démarches sont détaillées sur le site du ministère de la Culture. ### Comment gérer les élèves qui participent à plusieurs chorégraphies ? Listez, pour chaque élève, tous les tableaux auxquels elle participe, puis placez en priorité les répétitions qui rassemblent le plus de monde. Ne mettez jamais deux tableaux qui partagent une danseuse sur le même créneau. Sources : - [Légifrance : code de l'éducation, article L. 362-1](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Ministère de la Culture : enseignement de la danse](https://www.culture.gouv.fr) --- # Planning de cours collectifs et de formation musicale en conservatoire URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-formation-musicale Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment planifier la formation musicale et les cours collectifs d'un conservatoire : classes par cycle, orchestres, chorales, salles et lien avec l'instrument. L'essentiel : - Dans un conservatoire, on place d'abord les pratiques collectives (orchestre, chorale, ensembles), puis la formation musicale, et enfin les cours d'instrument dans les créneaux restants. - Offrir deux créneaux de formation musicale par niveau et coller la FM au cours d'instrument permet aux familles de tout faire en une seule venue. - Un cours placé le lundi perd chaque année les séances du lundi de Pâques et du lundi de Pentecôte, ce qui se compte dès septembre pour prévoir des rattrapages. Pour planifier la formation musicale et les cours collectifs d'un conservatoire, construisez d'abord les classes par cycle et par niveau, placez-les à des horaires compatibles avec la scolarité des élèves, puis calez autour les pratiques collectives (orchestre, chorale, ensembles) et seulement ensuite les cours d'instrument. Le but est qu'un élève puisse suivre sa formation musicale, son cours d'instrument et sa pratique collective dans une même demi-journée, sans trou ni conflit. ## Pourquoi les cours collectifs viennent en premier Un cours individuel mobilise un élève et un professeur, ce qui laisse beaucoup de souplesse. Un cours collectif réunit 8 à 20 élèves et souvent plusieurs professeurs (un chef, un accompagnateur). Une fois placé, le déplacer revient à contacter toute une classe. C'est pourquoi on construit d'abord le squelette collectif, puis on place les cours individuels autour. La [méthode complète d'emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique) détaille cette logique d'ensemble. ## Comprendre la structure : cycles et parcours Dans la plupart des conservatoires et écoles de musique, l'enseignement est organisé en cycles (un premier cycle d'initiation et de base, un deuxième cycle d'approfondissement, un troisième cycle pour les élèves qui visent un parcours avancé ou amateur confirmé), avec une formation musicale, un instrument et une pratique collective. Les appellations et les volumes horaires varient d'un établissement à l'autre : référez-vous à votre projet d'établissement et au schéma pédagogique que vous suivez. Pour le planning, retenez simplement ceci : chaque élève a un **parcours** qui combine plusieurs composantes, et le planning doit les assembler dans un même créneau de présence. ## Étape 1 : dresser le catalogue des cours collectifs Faites la liste de tout ce qui réunit plusieurs élèves : | Type | Exemple | Durée courante | Effectif visé | | --- | --- | --- | --- | | Formation musicale | FM 1re année | 1 h à 1 h 30 | 8 à 15 | | Chorale | Chorale d'enfants | 45 min à 1 h | 15 à 30 | | Orchestre | Orchestre à cordes junior | 1 h 30 | 15 à 25 | | Ensemble | Ensemble de guitares | 1 h | 4 à 10 | | Atelier | Musiques actuelles | 1 h 30 à 2 h | 4 à 8 | Les durées et effectifs sont des ordres de grandeur à adapter. Ce qui compte, c'est d'avoir chaque ligne, avec son public, son professeur et sa salle. ## Étape 2 : fixer les contraintes de public Les élèves en formation musicale sont majoritairement des enfants et des adolescents. Leurs plages sont connues : mercredi, fin d'après-midi, samedi. Les adultes, eux, viennent le soir. Trois règles de bon sens : - placez les classes des plus jeunes avant 18 h ; - n'ouvrez pas deux classes de FM du même niveau sur le même créneau si le professeur est le même ; - laissez les adultes sur un créneau de soirée dédié, sinon ils sont isolés. ## Étape 3 : placer la formation musicale La FM pose un problème précis : un niveau comporte souvent plusieurs classes, et chaque élève doit pouvoir en rejoindre une. L'idéal est d'offrir **deux créneaux** par niveau, à des jours différents, afin que les élèves aux horaires contraints aient une alternative. Autre principe : coller la FM au cours d'instrument. Une famille qui vient le mercredi à 15 h pour la FM puis à 16 h pour l'instrument fait un seul trajet. Pour cela, placez d'abord la FM, puis cherchez le créneau instrument juste après ou juste avant, ce que détaille le guide sur [les cours individuels d'instrument](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument). ## Étape 4 : placer les pratiques collectives Orchestres et chorales sont les plus contraints : ils exigent une grande salle, des effectifs complets et une heure qui convient à des élèves de plusieurs niveaux. Commencez par eux, avant même la FM, puis calez la FM autour. Pour chaque ensemble : 1. la **salle** (grande, avec chaises et pupitres) ; 2. l'**heure** qui convient aux élèves de tous les instruments concernés ; 3. le **chef ou animateur**, parfois un professeur qui a aussi des cours individuels ; 4. les **temps de montage** : mise en place des pupitres, accord. Les pupitres, les percussions, la sonorisation ou le piano à queue peuvent demander un temps de préparation. Notez-le comme un battement entre deux occupations de la salle. Voir aussi le guide sur [la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique). ## Étape 5 : traiter les cas particuliers - **Un professeur qui enseigne plusieurs composantes** (FM, chorale, instrument) : vérifiez qu'il n'a pas de chevauchement et qu'il bénéficie de pauses. - **Un élève qui joue dans plusieurs ensembles** : placez ses ensembles en priorité sans croisement. - **Les accompagnateurs** (pianistes) partagés entre plusieurs cours : leurs horaires conditionnent ceux de plusieurs classes. - **Les auditions et concerts** : réservez-les tôt, elles bloquent des salles et des élèves. ## Étape 6 : tenir compte des vacances Une école qui suit le calendrier scolaire de Lyon applique les vacances de la zone A. Pour les cours hebdomadaires, comptez les séances réellement dispensées : un cours placé le lundi perd systématiquement la séance du lundi de Pâques et celle du lundi de Pentecôte, qui tombent toujours un lundi. Établir cette arithmétique en septembre permet d'équilibrer les classes ou de prévoir des rattrapages. ## Où un outil devient utile La difficulté tient aux **croisements** : chaque élève relie plusieurs composantes, chaque professeur en tient plusieurs. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire les règles en français (« la chorale toujours dans la grande salle », « jamais deux classes de FM en même temps pour le même professeur »), compose toute la semaine et indique pourquoi chaque cours est placé à cet endroit. Les scénarios « Et si ? » montrent l'effet d'un déplacement d'orchestre avant de l'annoncer aux familles. Un [essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est possible, gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Placer les cours d'instrument d'abord**, puis chercher des créneaux pour la FM. - **N'ouvrir qu'un seul créneau par niveau** de FM. - **Oublier les temps de montage** de l'orchestre. - **Ne pas prévoir de suppléant** pour l'accompagnateur. - **Ignorer les jours fériés** qui touchent toujours le même jour de semaine. ## Questions fréquentes ### Comment organiser le planning de la formation musicale ? Commencez par les niveaux et leurs effectifs, offrez si possible deux créneaux par niveau, placez les classes des enfants avant 18 h et collez-les au cours d'instrument pour limiter les trajets. ### Comment répartir orchestre, chorale et cours individuels ? Placez d'abord les pratiques collectives, qui sont les plus contraintes, puis la formation musicale, puis les cours individuels dans les créneaux restants. Chaque élève doit pouvoir enchaîner ses composantes dans une même plage. ### Combien de temps dure un cours de formation musicale ? Il varie selon le niveau et l'établissement. On rencontre souvent des cours d'environ une heure à une heure et demie. Fixez les durées dans votre projet d'établissement. ### Que faire si un professeur de FM est absent ? Prévoyez un remplaçant par niveau et, à défaut, regroupez deux classes proches pour la séance. Informez les familles par un message court qui précise la date, l'heure et le professeur. --- # Planning des cours de chant individuels : méthode pour un professeur URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-de-chant Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier des cours de chant individuels : durée des séances, pauses vocales, salle, accompagnateur et rattrapages. Une méthode pour l'école ou le professeur. L'essentiel : - Pour planifier des cours de chant individuels, on fixe une durée type par public, souvent 30 minutes pour un enfant, 45 pour un adulte débutant et 60 pour une préparation d'audition. - La voix du professeur étant un outil de travail, le planning limite les enchaînements, par exemple trois séances de 45 minutes suivies de quinze minutes de pause. - Une règle de rattrapage écrite (délai de prévenance, séances rattrapées, créneau dédié) et le regroupement des élèves accompagnés sur les plages du pianiste évitent la plupart des conflits. Pour planifier des cours de chant individuels, fixez d'abord la durée type de chaque séance (30, 45 ou 60 minutes selon l'âge et le niveau), laissez une marge entre deux élèves pour la voix du professeur et pour le changement de pupitre, puis placez les élèves sur les créneaux où la salle, le professeur et l'éventuel pianiste accompagnateur sont tous disponibles. Prévoyez dès le départ une règle de rattrapage, car la voix est capricieuse : un rhume suffit à annuler une séance. ## Ce qui rend le chant différent d'un autre cours d'instrument Un cours de guitare ou de flûte se planifie comme un cours individuel classique (voyez [le planning des cours individuels d'instrument](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument)). Le chant ajoute trois contraintes propres. - **La voix du professeur est un outil de travail.** Enchaîner six élèves sans pause, en démontrant chaque exercice, fatigue la voix. Un planning réaliste limite le nombre de séances d'affilée. - **L'élève ne peut pas toujours venir à n'importe quelle heure.** Avant 10 h ou après un repas copieux, beaucoup de chanteurs préfèrent éviter. Les adolescents en mue ont des besoins particuliers : la séance est souvent plus courte et plus axée sur l'écoute. - **L'accompagnement est un second emploi du temps.** Si le professeur chante sans piano, il se débrouille seul. Si un pianiste répétiteur intervient pour les préparations d'audition, il faut aligner trois agendas. ## Choisir la durée des séances Il n'existe pas de durée officielle : c'est un choix pédagogique et économique. Voici les repères que l'on rencontre le plus souvent. | Public | Durée courante | Remarque | | --- | --- | --- | | Enfant (8 à 12 ans) | 30 minutes | Attention vite saturée, travail ludique | | Adolescent | 30 à 45 minutes | Plus court pendant la mue | | Adulte débutant | 45 minutes | Place pour l'échauffement et la respiration | | Adulte confirmé, préparation d'audition | 60 minutes | Souvent avec accompagnateur | Ces durées sont des usages, pas une règle. Votre école ou votre projet pédagogique prévaut. ## Construire la semaine pas à pas 1. **Listez les contraintes fixes** : les jours où le professeur enseigne, les salles utilisables (une salle avec piano, de préférence insonorisée) et les périodes de fermeture. 2. **Recueillez les disponibilités des élèves** sur une grille simple. Pour les élèves scolarisés, les créneaux possibles sont surtout le mercredi, le soir après 17 h et le samedi. 3. **Placez d'abord les contraintes les plus rigides** : un lycéen disponible uniquement le mercredi après-midi, un adulte qui ne peut venir que le samedi matin. 4. **Intercalez des pauses.** Une règle utile : pas plus de trois séances de 45 minutes sans quinze minutes de repos. 5. **Regroupez les élèves qui ont besoin d'accompagnement** sur les plages où le pianiste est là, plutôt que de le faire venir pour un seul élève. ### Exemple chiffré Une professeure de chant à Villeurbanne donne cours le mercredi et le samedi. Le mercredi, elle dispose de la salle de 13 h 30 à 19 h 30, soit six heures. Avec des séances de 45 minutes et des pauses de quinze minutes après chaque bloc de trois, elle place six élèves : trois entre 13 h 30 et 15 h 45, pause, puis trois entre 16 h et 18 h 15. Il lui reste une heure et quart en fin de journée pour une séance de préparation avec accompagnement ou pour un rattrapage. ## Les rattrapages et les absences C'est le point qui fait le plus de dégâts quand il n'est pas écrit. Mettez noir sur blanc, dans le règlement ou dans les conditions d'inscription : - le délai de prévenance pour annuler (24 ou 48 heures, par exemple) ; - ce qui est rattrapé (absence du professeur : toujours ; absence de l'élève : selon le délai) ; - où se placent les rattrapages (plage réservée en fin de semaine, ou créneaux libérés). Réserver un créneau de rattrapage fixe par semaine évite de bousculer tout le planning à chaque absence. Si le professeur est enrhumé, la séance peut aussi se transformer en travail d'écoute, de texte ou de théorie : décidez-le à l'avance plutôt que d'annuler dans l'urgence. > Une absence de dernière minute libère un créneau. Gardez une courte liste d'élèves volontaires pour avancer leur cours : ils font gagner du temps à tout le monde. Le guide sur [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) détaille cette mécanique. ## Les préparations d'audition et de spectacle Avant une audition (voyez [organiser les auditions d'élèves](https://accord.enys.dev/guides/organiser-auditions-eleves)), les séances s'allongent et se rapprochent, et l'accompagnateur entre en jeu. Pour ne pas déséquilibrer l'année, décidez en septembre du nombre de séances « renforcées » par élève et des semaines où elles ont lieu. Pensez aussi au passage en salle de concert : la répétition sur scène est un créneau à part, à réserver tôt. ## Quand le planning devient un casse-tête À partir d'une quinzaine d'élèves et de deux professeurs, les croisements de disponibilités ne tiennent plus sur un coin de feuille. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire les règles en français (par exemple « pas plus de trois séances de suite sans pause » ou « les élèves de moins de 12 ans avant 18 h »), de recueillir les disponibilités de chacun par un lien sans compte, puis de composer la semaine et d'expliquer ses choix. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Chaque élève ou professeur peut ensuite suivre son planning dans son agenda via un flux iCal. ## Questions fréquentes ### Combien de temps dure un cours de chant individuel ? Il n'y a pas de durée imposée. On rencontre surtout 30 minutes pour les enfants, 45 minutes pour les adultes débutants et 60 minutes pour les chanteurs plus avancés ou en préparation d'audition. Le bon format dépend de l'attention de l'élève et du projet de l'école. ### Combien de cours de chant un professeur peut-il donner par jour ? Aucun chiffre ne s'impose à tous, et cela dépend de la voix de chacun et de la durée des séances. Beaucoup de professeurs limitent les enchaînements et s'accordent des pauses vocales régulières. Écrivez votre propre limite dans votre planning plutôt que de la découvrir en fin de journée. ### Comment gérer un élève qui annule souvent ? Appuyez-vous sur une règle écrite : délai de prévenance, nombre de rattrapages par trimestre, sort des séances non annulées à temps. Une règle claire, communiquée à l'inscription, évite de décider au cas par cas et d'avoir l'air d'être injuste. ### Faut-il un pianiste pour chaque cours de chant ? Non. Le professeur s'accompagne souvent lui-même, et les pianistes accompagnateurs interviennent plutôt pour les préparations d'audition ou les répétitions de groupe. Concentrez leurs heures sur des plages communes pour ne pas multiplier les déplacements. ### Peut-on faire cours de chant en visio ? Oui, avec des limites : le décalage de son rend le chant simultané difficile, donc le travail se fait surtout par échange, écoute et correction. La visio dépanne bien pour un rattrapage, un élève éloigné ou une séance de technique et de répertoire. --- # Planning des cours de musique en milieu scolaire et des dumistes URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-musique-ecole Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les interventions de dumistes dans les écoles : diplôme ou attestation, convention, calendrier, trajets entre écoles et remplacements. L'essentiel : - Planifier des interventions musicales en milieu scolaire revient à construire des tournées : on part des créneaux accordés par chaque école, puis on regroupe les écoles proches le même jour en comptant les trajets. - D'après le guide Eduscol de la direction d'école, l'intervenant en musique est titulaire du DUMI ou d'une attestation de compétence délivrée par la DRAC, et les interventions régulières font l'objet d'une convention. - En 2026-2027, la rentrée a lieu le mardi 1er septembre 2026 et les vacances d'été de la zone A commencent le samedi 3 juillet 2027 : on compte les semaines réellement disponibles de chaque classe. Pour planifier les interventions de musique en milieu scolaire, partez du calendrier de l'année et des créneaux accordés par chaque école, vérifiez que chaque intervenant dispose du diplôme ou de l'attestation requis, puis construisez les tournées en limitant les trajets d'une école à l'autre. Un dumiste travaille souvent dans plusieurs écoles dans la même semaine, parfois dans la même journée : le planning est avant tout une affaire de temps de déplacement et de respect du rythme de l'école. ## Qui peut intervenir en musique à l'école Les interventions extérieures dans les écoles sont encadrées. D'après le guide de la direction d'école publié sur Eduscol, tout intervenant extérieur qui contribue à l'éducation dans le cadre des activités obligatoires d'enseignement doit être autorisé par le directeur d'école. Pour la musique, les intervenants doivent être titulaires du DUMI (diplôme universitaire de musicien intervenant) ou d'une attestation de compétence délivrée par la DRAC. Pour les interventions régulières, une convention est signée avec l'inspecteur de l'éducation nationale ou l'inspecteur d'académie, la collectivité ou l'association qui rémunère l'intervenant, et le directeur la contresigne. L'enseignant reste responsable de l'organisation pédagogique et de la sécurité de ses élèves. Ces règles précises évoluent ; confirmez-les auprès de la direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) ou de la DRAC avant d'engager un intervenant. Le guide sur [les interventions en milieu scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-interventions-milieu-scolaire) en donne une vue d'ensemble. ## Pourquoi c'est un problème de tournée Un dumiste n'a pas une salle : il a un parcours. Il peut intervenir le matin dans une école maternelle à Villeurbanne, l'après-midi dans une école élémentaire à Lyon 3e, le lendemain dans trois classes d'une même commune. Les contraintes se cumulent : - **le rythme de l'école** : emploi du temps des classes, récréations, cantine, sorties, réunions ; - **les temps de trajet** entre deux établissements ; - **les installations** : salle de motricité, salle polyvalente, classe, avec ou sans instruments ; - **les vacances scolaires**, propres à la zone (zone A pour Lyon). ## Étape 1 : poser les besoins des écoles Pour chaque école, recueillez : les classes concernées, la durée de séance souhaitée (30 à 45 minutes pour les petits, plus pour les élèves plus âgés, à fixer avec l'équipe pédagogique), le nombre de séances prévu, les jours et plages possibles, le lieu de l'intervention, le matériel disponible. Le projet d'éducation musicale est construit avec l'enseignant : les séances ne se placent pas sans lui. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités des intervenants Pour chaque dumiste : les jours travaillés, ses autres employeurs (conservatoire, école de musique, autres écoles), son mode de transport, ses limites de trajet. Une semaine type d'un intervenant peut mélanger deux écoles, un conservatoire et un atelier en centre social : c'est la somme qui compte. Pour la gestion de ces intervenants à employeurs multiples, voyez [le guide sur les disponibilités des intervenants vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires). ## Étape 3 : construire les tournées La logique est géographique. Regroupez, pour un même intervenant, les écoles proches le même jour. Exemple illustratif : un dumiste intervient le mardi dans trois écoles d'un même quartier : 9 h à 9 h 45 classe de CP de l'école A, 10 h à 10 h 45 classe de CE1 de l'école A, trajet de 15 minutes, 11 h à 11 h 45 classe de moyenne section de l'école B. Le lendemain, il se consacre à l'école C, plus éloignée, sur une journée complète. Règles pratiques : 1. comptez le **temps de trajet réel** plus une marge de 10 minutes ; 2. prévoyez le **temps d'installation** (instruments, sonorisation) et de rangement ; 3. évitez qu'une même journée comporte trois changements d'école ; 4. alignez les séances sur les **créneaux libres de l'école** : après la récréation, avant la cantine. ## Étape 4 : composer avec le calendrier scolaire Les interventions suivent l'année scolaire. En 2026-2027, d'après service-public.fr, la rentrée a lieu le mardi 1er septembre 2026, et les vacances de la zone A sont : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, Noël du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027, hiver du 13 février au 1er mars 2027, printemps du 10 au 26 avril 2027, été à partir du 3 juillet 2027. Sur cette base, comptez les semaines réellement disponibles pour chaque classe, déduisez les jours fériés et les sorties scolaires, et répartissez le nombre de séances convenu. Autre contrainte : les temps forts de l'école (kermesse, spectacle de fin d'année, classe de découverte) déplacent ou suppriment des séances. Demandez ces dates en septembre et intégrez-les dès la construction du planning. ## Étape 5 : prévoir les restitutions Un projet musical aboutit souvent à une restitution : spectacle, chorale, rencontre inter-classes. Elle mobilise le dumiste, l'enseignant, parfois les familles. Placez-la tôt dans le calendrier et prévoyez une répétition générale. Si plusieurs écoles se retrouvent (rencontre chorale par exemple), c'est une intersection de disponibilités qu'il faut trouver : la méthode du guide sur [les répétitions de chorale et d'orchestre](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-chorale-orchestre) s'y applique. ## Étape 6 : gérer les absences et les remplacements Un dumiste malade laisse plusieurs classes sans intervention. Les remplaçants qualifiés sont rares : constituez à l'avance une liste de personnes ayant le diplôme ou l'attestation requis. Pour une absence courte, reportez la séance en fin de période. Informez le directeur de l'école et l'enseignant dès que possible : l'intervention n'est pas un cours isolé, elle s'inscrit dans le projet de la classe. ## Où un outil aide Le planning de tournées avec temps de trajet et contraintes d'école est un problème de composition sur plusieurs sites. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des intervenants par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles en français (« jamais plus de deux écoles dans la même journée », « les petites classes le matin ») et intègre le calendrier français, avec jours fériés et vacances des zones A, B et C. En cas d'absence, il propose des remplaçants compétents. Le flux iCal envoie la tournée dans l'agenda de chacun. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Oublier les temps de trajet** entre deux écoles. - **Placer des séances sur des jours de sortie scolaire.** - **Engager un intervenant sans vérifier son diplôme ou son attestation.** - **Ne pas signer la convention** avant le début des séances. - **Négliger les restitutions** dans le calendrier. ## Questions fréquentes ### Quel diplôme faut-il pour intervenir en musique à l'école ? D'après le guide Eduscol de la direction d'école, les intervenants en musique doivent être titulaires du DUMI (diplôme universitaire de musicien intervenant) ou d'une attestation de compétence délivrée par la DRAC. Confirmez auprès de votre DSDEN. ### Qui autorise l'intervention d'une personne extérieure dans une école ? Le directeur d'école autorise l'intervenant, et une convention est signée pour les interventions régulières. L'enseignant reste responsable de la classe. ### Comment organiser la semaine d'un musicien intervenant dans plusieurs écoles ? Regroupez les écoles proches le même jour, comptez le trajet réel et le temps d'installation, et calez les séances sur les créneaux libres de chaque école. Limitez à deux écoles par journée quand c'est possible. ### Comment gérer les séances perdues pendant les vacances et les jours fériés ? Comptez dès septembre les semaines réellement disponibles de chaque classe, jours fériés et sorties déduits, et répartissez le nombre de séances prévu. Gardez une ou deux semaines de rattrapage en fin d'année. Sources : - [Service-public.gouv.fr : calendrier des vacances scolaires](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31952) - [Eduscol : ressources pour la direction d'école](https://eduscol.education.fr) --- # Planning des cours de théâtre pour enfants et adolescents URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-theatre-enfants Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les cours de théâtre jeunes : groupes par âge, créneaux compatibles avec l'école, intervenants à placer et spectacle de fin d'année à préparer. L'essentiel : - Pour planifier des cours de théâtre jeunes, on forme des groupes d'âge cohérents, on fixe des créneaux compatibles avec l'école (mercredi, fin de journée, samedi) et on affecte un intervenant principal stable par groupe. - Des groupes de 8 à 14 élèves sont courants, avec des effectifs plus bas pour les plus jeunes, selon la salle, l'assurance et le projet pédagogique. - Les dates de la générale et du spectacle de fin d'année se bloquent dès la rentrée, avec des répétitions renforcées en mai et juin. Pour planifier des cours de théâtre pour enfants et adolescents, formez d'abord des groupes d'âge cohérents, fixez des créneaux compatibles avec l'école (mercredi, fin de journée, samedi), puis affectez les intervenants à ces créneaux selon leurs disponibilités et leurs affinités avec chaque âge. Réservez dès la rentrée les dates du spectacle de fin d'année et les semaines de répétitions renforcées : ce sont elles qui rendent le reste de l'année cohérent. ## Les particularités d'un atelier jeune public Un cours de théâtre pour enfants ne se pilote pas comme un cours d'adultes. Quatre éléments pèsent sur le planning. - **Les horaires dépendent de l'école.** Un enfant de 8 ans ne peut pas être en cours à 17 h un jour de classe et à 20 h le même soir. Les créneaux utiles se concentrent sur le mercredi, le samedi et la tranche qui suit la sortie d'école. - **Les groupes se jouent à l'âge et à l'expérience.** Mélanger des enfants de 7 et de 13 ans dans la même séance sert rarement les deux. - **Les parents sont des acteurs de l'organisation.** Ils déposent, reprennent, parfois aident à la logistique du spectacle. - **Le rythme de l'année est dramatique** : l'automne installe le groupe, l'hiver construit le texte, le printemps répète, la fin d'année présente. ## Étape 1 : composer les groupes Le découpage dépend de votre inscription, mais un schéma courant ressemble à ce qui suit. Les âges sont indicatifs et à adapter à votre public. | Groupe | Âge indicatif | Durée de séance | Effectif conseillé | | --- | --- | --- | --- | | Éveil théâtral | 6 à 8 ans | 1 h | 8 à 10 | | Enfants | 9 à 11 ans | 1 h 15 à 1 h 30 | 10 à 12 | | Collégiens | 12 à 14 ans | 1 h 30 | 10 à 14 | | Lycéens | 15 à 18 ans | 1 h 30 à 2 h | 10 à 14 | Ces effectifs ne sont pas une norme : ils reflètent ce que beaucoup d'ateliers jugent confortable pour travailler en improvisation et en scène. Votre assurance, la taille de la salle et votre projet pédagogique fixent vos propres limites. ## Étape 2 : choisir les créneaux Dressez le tableau des créneaux possibles pour chaque groupe. - **Jeunes enfants** : mercredi matin ou après-midi, samedi matin. - **Collégiens** : mercredi après-midi, fin de journée à partir de 17 h, samedi. - **Lycéens** : fin de journée, soirée ou samedi, en tenant compte des emplois du temps chargés. Évitez la veille de vacances ou le soir des mêmes sorties scolaires, qui font chuter la présence. Pour caler l'année sur le calendrier officiel, consultez [les vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et [les jours fériés de l'année](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). Dans le Rhône (zone A), les dates sont fixées par le ministère de l'Éducation nationale : vérifiez-les avant d'imprimer le calendrier des familles. ## Étape 3 : répartir les intervenants Dans une association ou une école de théâtre, l'équipe réunit souvent des comédiens, metteurs en scène et professeurs qui exercent ailleurs. Leurs disponibilités sont irrégulières, avec des tournées, des répétitions et des saisons de festivals. Trois règles aident. 1. **Une équipe stable par groupe**, avec le même intervenant principal toute l'année. Les enfants s'attachent à un adulte, pas à un créneau. 2. **Un intervenant de renfort identifié** pour chaque groupe, qui connaît les élèves et peut remplacer sans que la séance perde son fil. 3. **Des compétences affichées** : improvisation, mise en scène, travail de la voix, clown, théâtre d'ombres. Un intervenant qui anime bien les 6-8 ans n'est pas toujours à l'aise avec des lycéens, et inversement. Si vous accueillez des intervenants vacataires, le guide sur [les intervenants vacataires](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) donne les points de gestion à connaître. Sur l'équilibre des heures entre eux, voir [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ## Étape 4 : bâtir le calendrier de l'année Un exemple de trame, à adapter : | Période | Objectif | Conséquence sur le planning | | --- | --- | --- | | Septembre à octobre | Jeux, cohésion, improvisation | Séances régulières, effectifs stabilisés | | Novembre à janvier | Choix du texte ou création collective | Une séance par semaine, quelques ateliers d'écriture | | Février à avril | Mise en scène | Séances plus longues, répétitions avec costumes à prévoir | | Mai à juin | Générale et représentation | Répétitions supplémentaires, accès à la scène | Dès la rentrée, bloquez les **dates de la représentation** et de la générale, et annoncez-les aux familles. Pour la logique de répétitions et de retroplanning, le guide sur [les répétitions d'une troupe de théâtre amateur](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-theatre-amateur) s'applique presque tel quel, avec des séances plus courtes. ## Étape 5 : organiser la logistique avec les parents Les parents peuvent soulager l'équipe : accompagnement des plus jeunes, confection de costumes, buvette le soir du spectacle. Demandez-leur leurs disponibilités dès l'inscription et proposez un rôle précis, plutôt qu'un appel général. Pour les trajets, le guide sur [le covoiturage entre parents](https://accord.enys.dev/guides/planning-covoiturage-parents) peut servir. Pensez aussi à la protection des données des familles (voir [le RGPD pour une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association)) : une liste d'élèves avec numéros de téléphone ne circule pas sans cadre. ## Où un outil aide Les ateliers jeunes cumulent des contraintes qui s'accumulent : horaires scolaires, intervenants à temps partiel, salle partagée. Avec [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage), vous écrivez vos règles en français (« les groupes de moins de 10 ans n'ont jamais cours après 18 h », « Inès n'intervient que le mercredi », « la salle du plateau est réservée à la générale »). Les intervenants donnent leurs disponibilités par un lien sans compte, le moteur compose la semaine en expliquant ses choix et propose des remplaçants si une personne manque. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) permet d'essayer sans engagement ni carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Mélanger des âges trop éloignés** dans un même groupe. - **Changer d'intervenant en cours d'année** sans transition. - **Fixer la date du spectacle en mars** au lieu de la rentrée. - **Oublier les semaines de vacances** dans le décompte des séances annuelles. - **Négliger les séances de rattrapage** quand un cours tombe un jour férié. ## Questions fréquentes ### À quel âge peut-on commencer le théâtre ? Beaucoup d'ateliers accueillent les enfants dès 6 ans environ, avec des séances courtes fondées sur le jeu. Cela dépend de votre projet et de l'intervenant : certains proposent un éveil dès 4 ou 5 ans. ### Combien d'enfants par groupe de théâtre ? Une fourchette de 8 à 14 élèves est courante, plus basse pour les plus jeunes. Elle dépend de la salle, de votre assurance et de la façon dont l'intervenant travaille. Fixez un maximum et tenez-le. ### Comment organiser le spectacle de fin d'année sans désorganiser les cours ? Bloquez les dates de la générale et de la représentation à la rentrée, prévoyez des répétitions supplémentaires en mai et juin, et confiez la logistique à des parents volontaires avec un rôle précis. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des examens de fin de cycle en école de musique : la méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-examens-fin-de-cycle-musique Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment planifier les examens de fin de cycle d'une école de musique : jury, accompagnateurs, salles, ordre de passage, convocations et élèves absents. L'essentiel : - Pour planifier des examens de fin de cycle en école de musique, on fixe d'abord les jurys et leurs dates, on calcule la durée réelle de passage, on réserve salles et accompagnateurs, puis on répartit les élèves. - Une prestation de 12 minutes représente environ 20 minutes de passage réel, installation, échanges du jury et marge compris, soit une dizaine d'élèves par matinée de 3 h 30. - Les jurys extérieurs se réservent six à huit semaines avant, les convocations partent au moins trois semaines avant, et une plage de rattrapage est prévue pour les absents. Pour planifier les examens de fin de cycle d'une école de musique, fixez d'abord la composition des jurys et les journées où ils sont disponibles, puis calculez la durée de passage de chaque élève (prestation, changement d'élève, délibération), réservez salles et accompagnateurs, et seulement ensuite répartissez les élèves en tenant compte de leurs contraintes. Un examen se prépare à rebours, six à huit semaines avant la date : les jurys extérieurs se réservent tôt et les familles ont besoin de connaître leur horaire longtemps à l'avance. ## Ce qui rend un examen plus tendu qu'un cours Un cours qui glisse de dix minutes ne gêne personne. Un examen qui glisse, c'est un élève stressé qui attend dans le couloir, un juré qui doit partir à 17 h et un accompagnateur qui enchaîne deux écoles. Les ressources sont rares et simultanées : il faut le jury complet, l'accompagnateur, la salle et l'élève, en même temps. Les examens de fin de cycle suivent le fonctionnement propre à chaque établissement : nature de l'épreuve, présence d'un jury extérieur, pièces imposées ou libres, évaluation de la formation musicale. Référez-vous à votre projet d'établissement ou au règlement des études. Ce guide traite uniquement de l'organisation dans le temps. ## Étape 1 : recenser les épreuves à tenir Faites la liste de tout ce qui doit être évalué, par discipline et par niveau : | Épreuve | Exemple | Durée de prestation (à fixer) | Besoins | | --- | --- | --- | --- | | Instrument | Piano, fin de 1er cycle | 10 à 15 min | Salle avec piano, accompagnateur si besoin | | Formation musicale | Écrit et oral | 45 min à 1 h | Salle de classe, surveillant | | Pratique collective | Ensemble ou orchestre | Selon l'effectif | Grande salle | | Déchiffrage | Lecture à vue | 5 à 10 min | Salle calme | Les durées sont des ordres de grandeur illustratifs : fixez les vôtres d'après votre règlement. Ce qui compte, c'est de les connaître avant de construire la grille. ## Étape 2 : constituer les jurys et verrouiller leurs dates Un jury réunit souvent un ou deux professeurs de l'école et un membre extérieur (directeur d'une autre structure, professeur invité). L'extérieur est le plus difficile à caler. Procédez ainsi : 1. proposez trois à quatre dates possibles à chaque juré extérieur, plusieurs semaines à l'avance ; 2. retenez la date qui convient à tous, puis confirmez par écrit (date, horaires, lieu, indemnité éventuelle) ; 3. prévoyez un juré suppléant joignable le jour J. Un professeur ne doit pas être juré pour son propre élève si le règlement l'interdit : écrivez cette règle et appliquez-la dans la répartition, sinon vous la découvrirez lors de la lecture finale du planning. ## Étape 3 : calculer la durée réelle de passage Beaucoup de plannings sont trop optimistes parce qu'ils comptent seulement la prestation. Un passage comprend : - la **prestation** (par exemple 12 minutes) ; - l'**entrée et l'installation** de l'élève et de l'accompagnateur (2 à 3 minutes) ; - les **échanges du jury** et la prise de notes (3 à 5 minutes) ; - une **marge** pour les retards et les accidents (2 minutes). Pour une prestation de 12 minutes, un passage réel d'environ 20 minutes est réaliste. Sur une matinée de 3 h 30 de jury, cela fait environ 10 élèves, pas 17. Ce calcul simple évite de planifier 17 passages et de finir à 14 h 30. ## Étape 4 : réserver salles et accompagnateurs Trois lieux au minimum : la salle d'examen, une salle de préparation ou d'échauffement, et un espace d'attente pour les familles. Pour les accompagnateurs (pianistes en particulier), faites une grille propre : chacun a ses disponibilités et ne peut accompagner qu'un élève à la fois, et enchaîner trois heures de passages sans pause est irréaliste. Prévoyez une relève ou des pauses de 10 minutes toutes les 90 minutes. Le guide sur [la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique) détaille la logique d'inventaire. ## Étape 5 : répartir les élèves et fixer l'ordre de passage Répartissez les élèves dans cet ordre : 1. ceux qui n'ont **qu'un créneau possible** (déplacement, autre examen le même jour) ; 2. ceux qui ont besoin d'un **accompagnateur** précis ; 3. les **plus jeunes**, placés en début de journée ; 4. les autres, en regroupant par jury et par discipline pour limiter les changements de salle. Ne regroupez pas tous les élèves d'un même professeur sur une seule demi-journée : le professeur ne peut pas être dans la salle d'attente pour les rassurer et dans la salle d'examen en même temps. Étalez-les. Pour l'ordre de passage, choisissez une règle simple et affichez-la : ordre alphabétique, tirage au sort ou ordre de niveau. L'équité perçue compte autant que l'équité réelle. ## Étape 6 : convoquer et rappeler Envoyez la convocation au moins trois semaines avant : date, heure de convocation (15 à 20 minutes avant le passage), lieu, pièces à apporter (partitions pour le jury, en nombre d'exemplaires précisé), nom de l'accompagnateur. Rappelez la veille par un message court. Prévoyez un numéro joignable le jour même pour les retards. ## Étape 7 : prévoir le plan B Sur une journée d'examens, au moins un incident est probable : élève malade, jury retardé, panne de piano. Gardez : - une **plage de rattrapage** réservée, quelques jours après la session ; - un **règlement des absences** écrit (certificat, nouvelle date, ou report à l'année suivante) ; - deux ou trois **créneaux tampons** dans la journée, qui absorbent un retard sans décaler tout le reste. ## Où un outil aide La difficulté vient des croisements : jurés, accompagnateurs, salles et élèves, chacun avec ses indisponibilités. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des jurés et des accompagnateurs par un lien sans compte, applique des règles écrites en français (« un professeur n'est jamais juré pour son élève », « les plus jeunes avant midi »), et propose une alternative quand un passage ne trouve pas sa place. Les messages de convocation sont prêts à envoyer. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. Pour le contexte général, lisez aussi [la méthode complète d'emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique) et [le guide sur les auditions d'élèves](https://accord.enys.dev/guides/organiser-auditions-eleves). ## Erreurs fréquentes - **Compter la prestation seule** et oublier entrée, délibération et marge. - **Convoquer tout le monde à la même heure** : la salle d'attente déborde et le stress monte. - **Oublier l'accompagnateur** de l'élève qui passe à 11 h 15. - **Ne pas prévoir de rattrapage** pour les absents. - **Laisser le jury extérieur sans confirmation écrite.** ## Questions fréquentes ### Combien de temps prévoir par élève pour un examen de musique ? Ajoutez à la durée de la prestation le temps d'installation, les échanges du jury et une marge. Pour une prestation de 12 minutes, environ 20 minutes de passage réel est un bon repère, à ajuster selon votre règlement. ### Comment choisir l'ordre de passage des élèves ? Retenez une règle simple et publique : ordre alphabétique, tirage au sort ou ordre de niveau. Placez en début de journée les plus jeunes et les élèves qui ont une contrainte horaire. ### Que faire si un élève est malade le jour de l'examen ? Appliquez le règlement des absences : certificat, puis passage lors d'une plage de rattrapage prévue à l'avance. Sans plage réservée, vous devrez rassembler un jury de nouveau, ce qui est coûteux. ### Quand faut-il réserver le jury extérieur ? Dès que possible, six à huit semaines avant la date. Proposez plusieurs dates, confirmez par écrit et prévoyez un suppléant. --- # Planning des répétitions d'une chorale ou d'un orchestre amateur URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-chorale-orchestre Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les répétitions d'une chorale ou d'un orchestre amateur : jour fixe, répétitions par pupitre, effectif minimum, salle, concerts et absents. L'essentiel : - Pour une chorale ou un orchestre amateur, on fixe une répétition hebdomadaire stable sur le jour qui réunit le plus de membres, puis on ajoute des répétitions par pupitre avant chaque concert. - Le calendrier se construit à rebours depuis la date du concert, de la distribution des partitions jusqu'à la répétition générale la semaine précédente. - Un effectif minimum par pupitre, vérifié par une confirmation la veille, permet de transformer une séance incomplète en travail par pupitre plutôt que de l'annuler. Pour organiser les répétitions d'une chorale ou d'un orchestre amateur, fixez un rendez-vous hebdomadaire stable, ajoutez des répétitions par pupitre ou par groupe d'instruments avant chaque concert, comptez à l'avance les présents pour atteindre un effectif minimum par pupitre, et remontez le calendrier à partir de la date du concert. L'ennemi principal d'un ensemble amateur n'est pas le manque de talent mais l'effectif irrégulier : une répétition où manque la moitié des altos ne fait avancer personne. ## Pourquoi c'est un vrai problème de planning Un ensemble amateur réunit des gens qui ont un emploi, des enfants, d'autres loisirs. Chacun donne une partie de son temps libre, rarement le même. Pourtant, une répétition ne se fait pas à n'importe quel effectif : un orchestre sans cors ou une chorale sans basses n'avance qu'à moitié. Le planning doit donc concilier la régularité (les gens aiment savoir que c'est « le mardi soir ») et la souplesse (des répétitions supplémentaires à l'approche du concert, des absences prévisibles). ## Étape 1 : choisir le rythme de base Le rythme le plus courant est une répétition par semaine, en soirée de semaine ou le week-end, d'une durée d'environ deux heures. Le jour doit être stable pour toute la saison : changer de jour à chaque trimestre fait perdre des membres. Choisissez-le d'après une enquête : proposez trois jours possibles et demandez à chacun lesquels il peut tenir. À titre d'exemple, une chorale de 40 chanteurs dans l'est lyonnais pose la question aux 40 membres. Le mardi arrive en tête avec 31 réponses positives, le jeudi avec 27 et le vendredi avec 18. On retient le mardi, et l'on garde le jeudi comme jour de répétition supplémentaire avant les concerts. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités avec une règle simple Au début de la saison, demandez à chacun trois informations : les soirs où il peut venir, les week-ends où il ne pourra pas (déplacements, famille), et les concerts auxquels il peut participer. Ces réponses servent à prévoir les effectifs et à repérer les périodes à risque. Plus la demande est courte, plus les gens répondent. Un lien à remplir en deux minutes depuis un téléphone fonctionne mieux qu'un tableau envoyé par courriel. ## Étape 3 : planifier à rebours depuis le concert La date du concert est l'ancre. Remontez le calendrier : 1. **J moins 1 semaine** : répétition générale, dans la salle du concert si possible ; 2. **J moins 2 à 3 semaines** : répétitions complètes, partition sue, travail des nuances et des enchaînements ; 3. **J moins 6 à 8 semaines** : travail par pupitre, déchiffrage des passages difficiles ; 4. **Début de saison** : répertoire choisi et partitions distribuées. Ces durées sont indicatives et dépendent du niveau de l'ensemble et de la difficulté du programme. L'important est d'écrire le calendrier dès la rentrée et de le diffuser : la plupart des membres s'organisent à condition de connaître les dates. ## Étape 4 : ajouter des répétitions par pupitre Pour les pièces difficiles, le travail par pupitre (sopranos, altos, ténors, basses ; cordes, bois, cuivres) est très efficace. Le principe : le chef ou un chef de pupitre réunit un groupe plus petit, sur une durée plus courte. Deux façons de les loger : - **avant la répétition générale** : les pupitres se retrouvent de 19 h 30 à 20 h 30, puis tout le monde se réunit à 20 h 30 ; - **un autre soir**, en alternance, avec un pupitre par semaine pendant un mois. Le second cas demande des disponibilités croisées entre chaque pupitre et le chef. Pour la salle, vérifiez qu'une petite pièce est libre en même temps que la grande. ## Étape 5 : définir un effectif minimum Sans règle, on découvre à 20 h 15 qu'il n'y a que deux ténors. Fixez un **quorum** : par exemple, la répétition de tutti n'a lieu que si chaque pupitre compte au moins 4 chanteurs ou si les instruments clés sont présents. Demandez à chacun de confirmer sa présence ou son absence la veille, en un geste simple (répondre OUI ou NON). Si le quorum n'est pas atteint, prévenez par message que la séance bascule en répétition par pupitre. Cette pratique protège le temps des présents et responsabilise les absents sans les culpabiliser. ## Étape 6 : réserver la salle et gérer les conflits Les ensembles amateurs répètent souvent dans des salles communales, des églises, des écoles ou des conservatoires. Ces lieux sont partagés avec d'autres associations. Demandez dès septembre le calendrier de la salle (élections, fêtes, vacances), réservez toutes les dates de la saison d'un coup et conservez un lieu de repli. Pour la démarche auprès d'une collectivité, le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) s'applique à l'identique à une salle des fêtes. Pensez aussi à la logistique : chaises, pupitres, piano accordé, éclairage, accès. Prévoyez un référent qui arrive 20 minutes en avance pour installer. ## Étape 7 : composer avec les vacances Les répétitions s'arrêtent habituellement pendant certaines vacances scolaires. À Lyon, les vacances sont celles de la zone A. Beaucoup d'ensembles interrompent la répétition de Noël et d'été, parfois celles de Toussaint et d'hiver. Décidez-le une fois pour toutes, communiquez le calendrier, et glissez les répétitions supplémentaires dans les semaines hors vacances. ## Où un outil aide Dès qu'on dépasse une vingtaine de membres, le mélange de pupitres, de salles et de disponibilités devient pesant. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités par un lien sans compte, suit qui a répondu, fournit un message de relance à copier, et compose le calendrier des répétitions en respectant vos règles écrites en français (« jamais de répétition de pupitre le même soir que le tutti », « toujours les altos avec le chef de pupitre »). L'impression en affiche est pratique pour la salle de répétition. Pour un essai, [créez un espace](https://accord.enys.dev/inscription) : 7 jours gratuits, sans carte bancaire. Pour les ensembles liés à une école, voyez aussi [la formation musicale et les cours collectifs](https://accord.enys.dev/guides/planning-formation-musicale). ## Erreurs fréquentes - **Changer le jour de répétition** en cours d'année. - **Annoncer les dates au fil de l'eau** : mieux vaut un calendrier complet en septembre. - **Ne pas fixer de quorum** et se retrouver à répéter à moitié. - **Oublier de réserver la salle de la répétition générale.** - **Multiplier les répétitions** juste avant le concert : la fatigue pèse plus que le gain. ## Questions fréquentes ### Combien de répétitions faut-il pour préparer un concert de chorale ? Cela dépend du niveau et du programme. Beaucoup d'ensembles amateurs répètent chaque semaine pendant plusieurs mois, ajoutent des répétitions par pupitre sur les passages difficiles et finissent par une répétition générale la semaine du concert. Calez-vous sur votre propre expérience. ### Comment organiser les répétitions par pupitre ? Réunissez un pupitre à la fois sur une plage courte, juste avant le tutti ou un autre soir. Il vous faut une petite salle libre et un chef de pupitre disponible. Annoncez le calendrier avec plusieurs semaines d'avance. ### Que faire quand trop de choristes sont absents ? Fixez à l'avance un effectif minimum par pupitre et demandez une confirmation la veille. Si le seuil n'est pas atteint, transformez la séance en répétition par pupitre ou en travail ciblé plutôt que de l'annuler. ### Comment choisir le jour de répétition d'une chorale ? Proposez trois jours possibles à tous les membres et retenez celui qui rassemble le plus de monde, en vérifiant que chaque pupitre est bien représenté. Une fois choisi, gardez-le toute la saison. --- # Professeur de piano à domicile : organiser sa tournée de la semaine URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-professeur-piano-domicile Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser sa tournée de cours de piano à domicile : regrouper les élèves par quartier, compter les trajets, fixer l'annulation, garder des plages libres. L'essentiel : - Pour organiser une tournée de cours de piano à domicile, on regroupe les élèves par secteur, on place un secteur par demi-journée et on compte un temps de trajet réaliste entre chaque adresse. - Le temps réel d'un cours inclut trajet et marge : un cours de 45 minutes avec 20 minutes de trajet et 5 minutes de marge occupe 1 h 10 de la journée. - Une règle écrite remise à la première séance fixe le délai d'annulation, le sort des annulations tardives, les rattrapages et les exigences sur l'instrument. Pour organiser sa tournée de cours de piano à domicile, regroupez les élèves par secteur géographique, placez les cours d'un même secteur sur une même demi-journée, comptez un temps de trajet réaliste entre chaque adresse (et pas seulement la durée annoncée par une application), puis gardez une ou deux plages libres pour les rattrapages. Un bon planning de tournée fait gagner plusieurs heures par semaine et réduit l'usure physique des déplacements. ## Le vrai coût d'un cours à domicile Un cours de 45 minutes ne dure jamais 45 minutes de votre semaine. Il y a le trajet aller, la recherche de stationnement ou la marche depuis l'arrêt de tram, l'installation, parfois quelques minutes de discussion avec un parent, puis le trajet suivant. Pour évaluer votre temps réel, calculez par cours : durée du cours + trajet jusqu'à l'élève + marge d'arrivée. Un cours à 45 minutes qui demande 20 minutes de trajet et 5 minutes de marge occupe en réalité 1 h 10 de votre journée. C'est pour cela que la stratégie dominante est de **grouper** : trois élèves dans le même quartier valent mieux que trois élèves aux quatre coins de l'agglomération. Beaucoup de professeurs de la métropole de Lyon organisent ainsi leur semaine par zones (Villeurbanne et Tête d'Or, Croix-Rousse et Presqu'île, Monplaisir et Gerland, ouest lyonnais), et n'acceptent un nouvel élève hors zone que s'il libère un créneau voisin d'un autre cours. ## Construire la tournée en six étapes 1. **Cartographiez vos élèves.** Reportez leurs adresses sur une carte pour voir apparaître les poches de proximité. 2. **Définissez vos zones et vos jours.** Par exemple : lundi et jeudi, secteur est ; mardi, Presqu'île ; mercredi après-midi, élèves scolarisés (voir ci-dessous). 3. **Recueillez les disponibilités des familles.** Elles se concentrent après l'école (16 h 30 à 19 h) et le mercredi : c'est la zone de forte demande. 4. **Placez d'abord les créneaux rares** : le mercredi après-midi, le samedi matin, les créneaux de 17 h à 18 h 30. 5. **Enchaînez les adresses par proximité** en intercalant le temps de trajet réel. Le mode de transport compte : vélo ou tram sont souvent plus fiables que la voiture aux heures de pointe en ville. 6. **Gardez une plage libre** en milieu de semaine pour les rattrapages et les nouveaux élèves. ### Exemple chiffré Un professeur donne cours le mercredi à Villeurbanne et à Lyon 6e. Il propose des séances de 45 minutes. Entre 13 h 30 et 18 h 30, il place : 13 h 30 (Villeurbanne, 1), 14 h 30 (Villeurbanne, 2, à dix minutes à pied), 15 h 30 (Villeurbanne, 3), puis un trajet en transports de 25 minutes jusqu'au 6e, un cours à 16 h 45 et un autre à 17 h 45. Avec 15 minutes de trajet ou de marge entre deux cours du même quartier, et 25 entre quartiers, il tient 5 cours sans courir. Sans groupement, les mêmes cinq cours auraient pris une heure de plus. ## Les règles à fixer avec les familles Le cours à domicile engage deux emplois du temps : le vôtre et celui de la famille. Sans règle écrite, chaque annulation devient une négociation. - **Délai d'annulation** : 24 ou 48 heures avant, par exemple. - **Annulation tardive** : la séance est-elle due ? Fixez-le à l'avance. - **Absence du professeur** : rattrapage systématique ou remboursement. - **Retard de l'élève** : le cours est-il écourté ou prolongé ? Dans la plupart des cas, le cours finit à l'heure prévue pour ne pas décaler le suivant. - **Piano disponible** : l'élève doit disposer d'un instrument en état. Précisez dès le premier contact les exigences (piano acoustique ou clavier lesté de 88 touches, accordage récent). - **Paiement** : mensuel au forfait, ou par cours. Un forfait à l'année lisse la fréquence des factures et les vacances. > Le règlement tient sur une page. Remettez-le à la première séance et rappelez-le brièvement par message : l'écrit protège la relation. ## Gérer les vacances et les jours fériés Les élèves scolarisés ont des vacances que le professeur indépendant ne suit pas toujours. Décidez à l'avance si vous faites cours pendant les congés scolaires, si vous proposez des séances groupées avant les vacances, et ce que devient le cours un jour férié. Les dates utiles sont dans [les vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et [les jours fériés de la même période](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Gérer les imprévus de la tournée - **Élève malade** : proposez un cours en visio pour garder le rythme, ou un rattrapage sur la plage libre. - **Grève des transports** : prévoyez un plan B pour les secteurs les plus éloignés. - **Retard cumulé** : si un cours déborde de dix minutes, indiquez à l'avance comment vous prévenez le suivant. - **Absence du professeur** : listez les élèves à prévenir et envoyez un message groupé dès que possible. ## Quand un outil devient utile Au-delà d'une vingtaine d'élèves, ou si vous travaillez avec une école de musique qui vous envoie des élèves, le calcul manuel pèse. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire vos règles en français (« pas plus de trois adresses par demi-journée », « les élèves de Villeurbanne le jeudi »), de recueillir les disponibilités des familles par un lien sans compte, de composer la semaine et de proposer un autre créneau si un élève annule. Chaque famille reçoit un flux iCal pour voir son créneau dans son agenda. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. Pour les autres formats, lisez aussi le guide sur [les cours individuels d'instrument](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument), celui sur [le planning des cours particuliers](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-particuliers) et celui sur [les cours de chant individuels](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-de-chant). ## Questions fréquentes ### Combien d'élèves peut-on voir par jour en cours de piano à domicile ? Cela dépend des trajets et de la durée des cours. En groupant les adresses d'un même quartier, cinq à six cours de 45 minutes sur une demi-journée prolongée sont réalistes. Au-delà, la fatigue et le retard s'accumulent. Mesurez votre propre rythme sur un mois. ### Comment fixer la zone géographique d'un professeur à domicile ? Partez du temps de trajet, pas de la distance : fixez un maximum (par exemple 25 à 30 minutes) et excluez les adresses qui le dépassent, sauf si elles s'insèrent dans un créneau voisin. Une carte de vos élèves aide beaucoup. ### Faut-il facturer le déplacement ? C'est un choix de tarification. Certains intègrent le temps de trajet au tarif horaire, d'autres facturent un supplément au-delà d'un périmètre. Annoncez-le avant le premier cours. Pour les aspects fiscaux et statutaires de votre activité, renseignez-vous auprès de l'administration ou d'un comptable. ### Que faire si un élève annule à la dernière minute ? Appliquez la règle d'annulation écrite : cours dû ou rattrapé selon le délai. Quand vous le pouvez, proposez le créneau libéré à un élève en attente ou avancez un autre cours : le guide sur [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) montre comment. ### Comment gérer les vacances scolaires avec des cours à domicile ? Décidez de votre politique en septembre : cours maintenus, suspendus ou remplacés par des séances regroupées avant les vacances. Indiquez-la dans votre règlement pour éviter les malentendus. --- # Répartir les salles d'une école de musique sans conflit d'horaires URL : https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique Thème : Écoles de musique et de danse Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment répartir les salles d'une école de musique : classer les salles par équipement, réserver les salles rares d'abord et éviter les doubles réservations. L'essentiel : - Pour répartir les salles d'une école de musique sans conflit, on les classe par équipement, on attribue les salles rares avant les salles polyvalentes et on vérifie qu'une salle n'accueille qu'un cours à la fois. - Le piano à queue et la salle de batterie sont presque toujours les ressources qui limitent le reste : une activité qui n'a qu'une salle possible passe en premier. - Une salle tampon, cinq minutes de battement entre deux cours individuels et une seule personne qui tient le planning officiel évitent les doubles réservations. Pour répartir les salles d'une école de musique sans conflit, classez-les d'abord par équipement (piano à queue, batterie, grande salle d'ensemble, salle calme), attribuez les salles rares avant les salles polyvalentes, et vérifiez chaque créneau avec une règle simple : une salle, un cours à la fois. Le piano à queue et la salle de batterie sont presque toujours les ressources qui limitent tout le reste. ## Pourquoi les salles posent plus de problèmes que les professeurs On pense d'abord aux professeurs, pourtant le goulot d'étranglement est souvent une pièce. Une école de dix salles dont une seule accueille un piano à queue et une seule la batterie n'a en réalité que deux salles pour ces deux instruments. Si quatre professeurs de piano veulent donner leurs cours avancés le mercredi après-midi, ils ne pourront pas tous le faire sur le même instrument. Une salle n'est donc pas seulement un lieu : c'est une ressource qui a des propriétés, des horaires et une capacité. ## Étape 1 : faire l'inventaire des salles Dressez une fiche par salle. Voici un modèle de tableau, avec des exemples : | Salle | Surface | Équipement | Usage principal | Horaires | | --- | --- | --- | --- | --- | | Salle 1 | 12 m² | Piano droit | Piano, solfège individuel | 14 h à 21 h | | Salle 2 | 14 m² | Piano à queue | Piano avancé, accompagnement | 14 h à 21 h | | Salle 3 | 10 m² | Isolation phonique, batterie | Batterie, percussions | 14 h à 20 h | | Salle 4 | 40 m² | Chaises, pupitres | Orchestre, chorale | Mercredi et samedi | | Salle 5 | 20 m² | Tableau, enceinte | Formation musicale | 16 h à 20 h | Précisez aussi les contraintes d'environnement : limite horaire à cause du voisinage, salle partagée avec une association, salle en travaux certains jours. ## Étape 2 : relier chaque activité à ses salles possibles Pour chaque activité, listez les salles qui conviennent. Un cours de piano débutant peut avoir lieu dans les salles 1 et 2. Un cours de piano avancé exige la salle 2. La batterie, uniquement la salle 3. Cette cartographie révèle tout de suite où se trouvent les goulots : une activité qui n'a qu'une salle possible doit passer en premier. ## Étape 3 : placer les salles rares avant les salles polyvalentes Le principe est le même que pour les professeurs : traitez d'abord ce qui est le plus contraint. 1. Les **créneaux de la grande salle** (orchestre, chorale, ensembles), souvent fixes et à heure imposée. 2. Les **cours qui exigent une salle unique** : batterie, piano à queue, chant lyrique avec accompagnateur. 3. Les **cours de formation musicale**, qui demandent un tableau mais pas d'instrument particulier. 4. Les **cours individuels** sur instruments portables (violon, flûte, guitare) qui peuvent aller dans n'importe quelle petite salle. Les salles polyvalentes sont votre variable d'ajustement : elles absorbent ce qui ne rentre pas ailleurs. ## Étape 4 : garder une salle tampon Si vous le pouvez, laissez une salle moins utilisée en soirée ou le samedi matin. Elle sert aux rattrapages, aux répétitions d'ensembles qui s'improvisent et aux imprévus : un piano en réparation, une fuite, une location. Une école sans aucune marge de salle voit chaque panne virer à la crise. ## Étape 5 : prévoir le temps entre deux cours Un cours qui finit à 17 h 30 et un autre qui commence à 17 h 30 dans la même salle laissent zéro minute pour changer d'élève, ranger les partitions et régler le tabouret. Cinq minutes de battement suffisent pour des cours individuels. Pour un orchestre qui doit installer des pupitres, comptez nettement plus. Notez ces battements dans vos règles plutôt que de compter sur la bonne volonté. ## Étape 6 : partager les salles avec d'autres usages Beaucoup d'écoles de musique sont hébergées dans des locaux communaux ou associatifs. Dans ce cas, la salle peut être indisponible pour un conseil municipal, une élection (les écoles sont souvent des bureaux de vote) ou un autre club. Demandez dès septembre le calendrier des occupations et intégrez-le comme des indisponibilités de la salle. Pour les cas où il faut obtenir des créneaux auprès d'une collectivité, le guide sur [les créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) décrit la démarche, qui est la même pour une salle des fêtes. ## Éviter les doubles réservations dans la durée Le conflit de salle apparaît le plus souvent après la construction du planning, à cause d'une modification : un cours déplacé, un rattrapage, un événement. Trois habitudes l'évitent : - une seule personne tient le planning officiel ; - toute modification passe par cette personne, qui vérifie la salle avant d'accepter ; - la grille publiée est la seule référence, pas les messages échangés. Un outil qui bloque le déplacement quand la salle est déjà prise supprime ce risque. [Accord](https://accord.enys.dev/produit) vérifie les conflits pendant que vous glissez un cours d'un créneau à l'autre, et refuse les placements qui poseraient problème, ce que vous pouvez essayer pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). ## Erreurs fréquentes - **Ne pas distinguer les salles par équipement** : on place un cours de batterie dans une salle sans isolation et on se fait rappeler à l'ordre par les voisins. - **Remplir 100 % des créneaux de salle** : sans marge, rien ne se rattrape. - **Oublier le battement** entre deux cours. - **Ignorer les usages extérieurs** : élections, fêtes, travaux. - **Laisser deux personnes modifier la grille** sans coordination. Pour replacer ce travail dans l'ensemble, reportez-vous à la [méthode complète d'emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique). ## Questions fréquentes ### Comment organiser les salles d'une école de musique ? Dressez un inventaire par salle avec ses équipements, reliez chaque activité aux salles compatibles, puis placez en premier les activités qui n'ont qu'une salle possible. Laissez une salle ou des créneaux en réserve pour les rattrapages et les imprévus. ### Combien de salles faut-il pour une école de musique ? Cela dépend du nombre d'heures de cours à loger et des instruments proposés. Une base de calcul simple : divisez le total d'heures de cours hebdomadaires par le nombre d'heures d'ouverture des salles. Ajoutez les besoins spécifiques (grande salle, batterie, piano à queue) qui ne se compensent pas entre eux. ### Comment éviter qu'une salle soit réservée deux fois ? Centralisez la tenue du planning chez une seule personne, faites passer toute modification par elle et n'utilisez qu'une grille de référence. Un outil qui contrôle les conflits au moment du déplacement d'un cours rend l'erreur impossible plutôt qu'improbable. ### Que faire quand la salle de batterie est la seule disponible pour plusieurs cours ? Étalez les cours de batterie sur toute la plage d'ouverture, y compris les créneaux moins prisés. Si la demande dépasse la capacité, regroupez des élèves en cours à deux ou proposez des horaires élargis un soir ou le samedi. --- # Faire un planning de révisions (bac, brevet, partiels) réaliste URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-revisions-examens Thème : Enseignement Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning de révisions : compte à rebours, inventaire des chapitres, séances courtes, reprises espacées, auto-tests et marge. Dates du bac et du brevet 2027. L'essentiel : - Un planning de révisions réaliste part de la date de l'examen, liste les chapitres à revoir, compte le temps réellement disponible et répartit des séances courtes en gardant au moins un jour de marge par semaine. - La recherche en psychologie cognitive, notamment la synthèse de Dunlosky et ses collègues publiée en 2013, classe l'auto-test et la révision étalée dans le temps parmi les techniques les plus utiles, devant la relecture et le surlignage. - En 2027, l'épreuve de philosophie du bac a lieu le lundi 14 juin et les épreuves écrites du brevet du 24 au 28 juin, selon le calendrier publié par l'éducation nationale. Pour faire un planning de révisions réaliste, partez de la date de l'examen, listez tous les chapitres à revoir, comptez le temps vraiment disponible (cours, transports et repos déduits), puis répartissez des séances courtes où l'on **se teste** plutôt que de relire, en revenant plusieurs fois sur chaque chapitre à quelques jours d'intervalle. Gardez au moins un jour de marge par semaine : un planning sans marge cède à la première journée ratée. Aucune méthode ne garantit un résultat, mais un planning tenu vaut mieux qu'un planning parfait abandonné au bout d'une semaine. ## Les dates des examens 2027 D'après le calendrier publié par l'éducation nationale pour la session 2027 (métropole) : | Épreuve | Date | | --- | --- | | Philosophie (bac général et technologique) | lundi 14 juin 2027, 8 h à 12 h | | Épreuve anticipée de français (première) | mardi 15 juin 2027, 8 h à 12 h | | Épreuves de spécialité (bac général) | du mercredi 16 au vendredi 18 juin 2027 | | Épreuve anticipée de mathématiques | lundi 21 juin 2027, 8 h à 10 h | | Grand oral | entre le 21 juin et le 2 juillet 2027, selon l'académie | | Brevet : français | jeudi 24 juin 2027 | | Brevet : histoire-géographie, EMC | vendredi 25 juin 2027 | | Brevet : sciences et mathématiques | lundi 28 juin 2027 | Pour les partiels universitaires, les dates dépendent de chaque université et de chaque formation : partez du calendrier de votre composante, souvent publié en début de semestre. ## Ce que la recherche dit des techniques de révision En 2013, John Dunlosky et quatre collègues ont passé en revue dix techniques d'apprentissage courantes dans la revue *Psychological Science in the Public Interest*. Deux techniques ressortent avec l'utilité la plus élevée : - **l'auto-test** (*practice testing*) : se poser des questions, refaire des exercices sans regarder la correction, réciter de mémoire ; - **la révision étalée** (*distributed practice*) : revenir plusieurs fois sur un même chapitre, à des jours différents, plutôt que tout voir en une seule longue séance. À l'inverse, la relecture, le surlignage et le résumé figurent parmi les techniques jugées d'utilité faible. Elles donnent une impression de maîtrise sans forcément l'installer. Pour un planning, cela se traduit simplement : **chaque séance commence par un test** (exercice, questions, fiche à compléter de mémoire), et **chaque chapitre revient au moins deux ou trois fois** dans le calendrier, à quelques jours puis à une ou deux semaines d'intervalle. ## La méthode en six étapes ### 1. Le compte à rebours Comptez les semaines entre aujourd'hui et la première épreuve. Rayez les jours déjà pris : cours, trajet, travail, activités fixes, un jour de repos par semaine. Ce qui reste est votre vrai temps de révision. Pour un élève de terminale en zone A, les vacances de printemps du samedi 10 au lundi 26 avril 2027 forment le dernier grand bloc libre avant le bac. ### 2. L'inventaire Une ligne par chapitre, matière par matière. Ajoutez une couleur selon votre niveau : vert (je sais le refaire seul), orange (je comprends mais je bloque sur les exercices), rouge (je ne m'en souviens plus). Soyez honnête : c'est cette colonne qui décide de la répartition. ### 3. Le chiffrage Estimez le temps nécessaire par couleur, par exemple une séance pour un chapitre vert, deux pour un orange, trois pour un rouge, plus une séance de reprise pour chacun. Additionnez, puis comparez au temps disponible. Si le total dépasse, ne comprimez pas les séances : priorisez les chapitres qui reviennent le plus souvent dans les sujets et ceux qui comptent le plus. ### 4. La répartition - **Des séances de 45 à 50 minutes**, suivies d'une vraie pause de dix minutes (se lever, boire, sortir du téléphone). C'est une pratique courante, à ajuster à votre concentration. - **Deux ou trois matières par jour au plus**, en alternant une matière exigeante et une plus légère. - **Les chapitres rouges tôt dans le planning**, pour avoir le temps d'y revenir. - **Les reprises programmées dès le départ** : un chapitre travaillé le lundi revient le jeudi, puis dix jours plus tard. ### 5. La semaine type Construisez une semaine modèle et répétez-la, plutôt que de planifier chaque jour au hasard. Exemple pour les vacances de printemps d'un élève de terminale : | | Matin (2 séances) | Après-midi (2 séances) | Soir | | --- | --- | --- | --- | | Lundi | Spécialité 1 (rouge) | Philosophie, reprise spécialité 2 | Libre | | Mardi | Spécialité 2 (orange) | Spécialité 1 (exercices chronométrés) | Libre | | Mercredi | Philosophie (dissertation) | Reprise du lundi | Libre | | Jeudi | Spécialité 1 | Spécialité 2, reprise philosophie | Libre | | Vendredi | Sujet d'annale en conditions réelles | Correction du sujet | Libre | | Samedi | Rattrapage de la semaine | Libre | Libre | | Dimanche | Repos | Repos | Préparer la semaine | Cela fait 20 séances du lundi au vendredi, soit environ 15 heures, plus un rattrapage le samedi si besoin. C'est beaucoup moins que ce qu'on se promet souvent, et c'est ce qui permet de tenir deux semaines. ### 6. La marge Gardez une demi-journée ou une journée de rattrapage par semaine. Une séance ratée se reporte là, pas sur la soirée du lendemain. ## Trois situations types **Brevet en fin de troisième.** À partir de mai, trois ou quatre séances de 30 à 40 minutes en semaine et une séance plus longue le samedi suffisent à revoir le programme si le travail de l'année a été fait. Les sujets des années précédentes, faits en temps limité, sont le meilleur auto-test. **Bac en terminale.** Les spécialités se passent en juin 2027 : le gros du travail se fait entre les vacances de printemps et fin mai. Prévoyez au moins deux sujets complets par spécialité en conditions réelles avant les épreuves. **Partiels à l'université.** Le semestre est court : commencez la révision étalée dès la mi-semestre, avec une reprise hebdomadaire de chaque matière, plutôt que trois semaines de bachotage à la fin. ## Les erreurs fréquentes - **Un planning trop ambitieux** : dix heures par jour sur le papier, deux dans la réalité, et un sentiment d'échec qui pousse à abandonner. - **Tout relire au lieu de se tester.** La relecture rassure, l'exercice montre ce qui manque. - **Commencer par les matières qu'on aime.** Les chapitres rouges glissent alors à la dernière semaine. - **Sacrifier le sommeil** dans les derniers jours. Gardez des horaires réguliers, surtout la semaine des épreuves. - **Ne prévoir aucune reprise** : un chapitre vu une seule fois en mars est souvent à refaire en juin. ## Pour les parents et les associations Un parent aide surtout en protégeant le temps de révision (repas, trajets, bruit) et en jouant l'interrogateur pour les auto-tests, sans refaire le planning à la place de l'élève. Les associations de soutien scolaire organisent souvent des stages de révision pendant les vacances : voir [l'aide aux devoirs pendant les vacances](https://accord.enys.dev/guides/aide-aux-devoirs-vacances) et [le planning de soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire). Quand il faut répartir des dizaines d'élèves entre bénévoles, matières et salles, un outil comme [Accord](https://accord.enys.dev/produit) compose ce planning à partir des disponibilités de chacun. Pour un accompagnement entre étudiants, le guide [planning de tutorat étudiant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tutorat-etudiant) propose une organisation adaptée aux partiels. ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning de révision efficace ? Partez de la date de l'examen, listez les chapitres avec votre niveau sur chacun, comptez le temps disponible, puis répartissez des séances courtes qui commencent par un test et reviennent plusieurs fois sur chaque chapitre. Gardez un jour de marge par semaine. ### Quand commencer à réviser le bac ? Il n'y a pas de date unique, mais commencer la révision étalée au retour des vacances de février laisse le temps de revoir chaque chapitre plusieurs fois. Les vacances de printemps, du 10 au 26 avril 2027 en zone A, servent alors à consolider et à faire des sujets complets. ### Combien d'heures par jour faut-il réviser ? Cela dépend de l'examen et de votre niveau de départ. Pendant les vacances, quatre séances de 45 à 50 minutes par jour, soit environ trois heures de travail effectif, sont tenables sur plusieurs semaines ; mieux vaut un rythme régulier qu'une journée de dix heures suivie de trois jours sans rien. ### Faut-il faire des fiches de révision ? Les fiches sont utiles si elles servent à se tester : questions au recto, réponses au verso, à réciter de mémoire. Recopier le cours en plus petit ressemble plutôt au résumé, que la synthèse de Dunlosky et ses collègues classe parmi les techniques peu efficaces. Sources : - [Éducation nationale : baccalauréat, brevet, CAP, le calendrier 2027](https://www.education.gouv.fr/reussir-au-lycee/baccalaureat-brevet-cap-le-calendrier-2027-341384) - [Association for Psychological Science : Which Study Strategies Make the Grade? (Dunlosky et al., 2013)](https://www.psychologicalscience.org/news/releases/which-study-strategies-make-the-grade.html) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Le colloscope de prépa : organiser les colles sans aucun conflit URL : https://accord.enys.dev/guides/colloscope-classe-preparatoire Thème : Enseignement Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Construire un colloscope de prépa : trinômes, colleurs, salles, rotation des semaines, jours fériés. Méthode pas à pas pour éviter les conflits d'horaires. L'essentiel : - Un colloscope est le tableau qui indique, semaine par semaine, quel groupe d'élèves de classe préparatoire passe en colle, avec quel colleur, dans quelle matière, à quelle heure et dans quelle salle. - On le construit en partant des contraintes des colleurs, ressource la plus rare, puis en formant des groupes stables, souvent des trinômes, qui tournent sur un cycle de semaines. - Un colloscope sans conflit garantit qu'aucun élève n'a deux colles simultanées, qu'aucun colleur n'occupe deux salles et que les semaines fériées ou de vacances sont marquées à l'avance. Un colloscope est le tableau qui indique, semaine par semaine, quel groupe d'élèves passe en colle, avec quel colleur, dans quelle matière, à quelle heure et dans quelle salle. Pour le construire sans conflit, on part des **contraintes des colleurs** (jours et heures possibles), on répartit les élèves en **trinômes stables**, puis on fait tourner les groupes sur un cycle de semaines en vérifiant trois choses : aucun élève n'a deux colles en même temps, aucun colleur n'est sur deux salles, et la charge reste équilibrée sur l'année. ## Ce que doit garantir un colloscope Dans une classe préparatoire, les colles sont des interrogations orales en petit groupe, assurées le plus souvent par des colleurs extérieurs à l'établissement, qui viennent après leur journée de travail. Le colloscope doit donc concilier trois mondes : l'emploi du temps de la classe, les disponibilités des colleurs et la disponibilité des salles. Une version réussie respecte cinq règles : 1. Un élève n'a jamais deux colles qui se chevauchent, ni une colle qui tombe sur un cours ou un devoir surveillé. 2. Un colleur ne voit qu'un groupe à la fois, dans une salle libre. 3. Chaque groupe passe dans chaque matière avec une fréquence régulière (par exemple une fois toutes les deux semaines). 4. Les créneaux tardifs sont répartis entre les groupes, pas toujours sur les mêmes. 5. Le tout reste lisible : une grille que les élèves comprennent en trente secondes. ## Étape 1 : recenser les contraintes Avant de dessiner la grille, rassemblez trois listes. - **Les colleurs** : matière, jours possibles, plage horaire, nombre de groupes qu'ils acceptent par semaine, périodes d'absence connues. - **Les élèves** : leur emploi du temps de cours, les options, les éventuels aménagements. - **Les salles** : lesquelles sont disponibles le soir, et à partir de quelle heure. Un colleur qui ne peut venir que le mardi de 18h à 20h ne peut pas prendre quatre groupes d'une heure sur la même soirée si vous n'avez que deux salles. Poser ces chiffres d'abord évite de tout refaire en octobre. ## Étape 2 : constituer les groupes L'habitude est de former des **trinômes** (parfois des binômes), stables sur l'année ou sur un semestre. Quelques critères d'équilibre : - mélanger les niveaux pour que chacun profite de l'émulation ; - éviter de mettre dans le même groupe des élèves qui ont des contraintes incompatibles (transports, internat, sport) ; - garder les groupes identiques d'une matière à l'autre quand c'est possible, ce qui simplifie la lecture, ou au contraire les varier pour éviter les clans. Le choix doit être assumé. ## Étape 3 : choisir le cycle Le colloscope fonctionne sur un **cycle** : une suite de semaines au bout de laquelle la rotation recommence. Pour une matière vue toutes les deux semaines par un groupe sur douze, on bâtit un cycle de deux semaines multiplié par le nombre de rotations nécessaires. Exemple chiffré, illustratif : une classe de 36 élèves, soit 12 trinômes, avec une colle de mathématiques toutes les semaines pour la moitié des groupes. Chaque semaine, six trinômes passent, et chaque trinôme passe donc une semaine sur deux. Avec deux colleurs de mathématiques, cela fait trois groupes par colleur et par semaine, soit trois heures de colle si chaque colle dure une heure. Plus les matières sont nombreuses, plus la grille se complique : le cycle des mathématiques, celui de la physique et celui de l'anglais ont rarement la même longueur. Un tableur ou un outil de planification permet de croiser les trois sans erreur. ## Étape 4 : placer les groupes sur les créneaux La méthode qui marche le mieux est de procéder **par la contrainte la plus forte** : on place d'abord les colleurs les moins disponibles, puis ceux qui ont des horaires souples. Pour chaque semaine : 1. Remplissez les créneaux des colleurs contraints. 2. Vérifiez qu'aucun groupe n'a deux colles au même moment. 3. Complétez avec les colleurs flexibles. 4. Contrôlez la répartition des créneaux tardifs sur les groupes. Un tableau de contrôle par groupe, qui liste ses colles sur le cycle, repère immédiatement les trous et les doublons. ## Étape 5 : gérer les semaines particulières C'est ici que beaucoup de colloscopes cassent. - **Jours fériés et ponts** : un mardi férié supprime tout le créneau du mardi. Décidez à l'avance si les colles sont reportées, supprimées ou déplacées. - **Vacances** : le colloscope s'arrête, mais le cycle peut reprendre à l'endroit où il s'était arrêté ou avancer en suivant le calendrier. Là encore, choisissez et écrivez. - **Devoirs surveillés et concours blancs** : pas de colle pour les groupes concernés. - **Voyages, sorties** : prévenir les colleurs concernés. Le calendrier officiel est publié sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Pour les dates de la Toussaint 2026, d'après le calendrier national, la coupure va du samedi 17 octobre au dimanche 1er novembre, avec reprise le lundi 2 novembre : le colloscope doit marquer ces semaines comme fermées. ## Étape 6 : prévoir les absences et les échanges Un colleur malade, un élève absent, une colle à déplacer : cela arrive chaque semaine. Prévoyez une règle simple, affichée avec le colloscope : - l'élève absent prévient son colleur et le professeur référent ; - les échanges entre groupes sont possibles s'ils sont signalés avant la veille ; - le colleur absent prévient et propose une date de rattrapage, ou un remplaçant si la matière en a. Voir aussi [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) pour formaliser cette souplesse. ## Erreurs fréquentes - **Partir de la grille des élèves plutôt que de celle des colleurs.** Les colleurs sont la ressource rare. - **Oublier les salles.** Une colle sans salle est une colle dans le couloir. - **Surcharger la fin de semaine.** Les groupes du vendredi soir finissent par être systématiquement perdants. - **Ne pas conserver de version à jour.** Quand le colloscope change, tout le monde doit voir la même version, sinon chacun a la sienne. ## Un outil pour tenir la grille Si le colloscope est refait chaque année à la main, un outil de planification qui lit les contraintes en français (« M. Durand ne vient que le mardi », « le groupe 4 n'a pas de colle le lundi ») évite les erreurs de croisement et explique chaque placement. C'est le principe d'Accord, que vous pouvez [tester 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription). Pour écrire proprement vos contraintes, lisez aussi [comment écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## Questions fréquentes ### Comment construire un colloscope de prépa sur tableur ? Créez trois onglets : les contraintes des colleurs, les groupes d'élèves et la grille des semaines. Placez d'abord les colleurs les moins disponibles, puis ajoutez des vérifications pour détecter les doublons d'élèves et de salles. C'est faisable mais fastidieux dès qu'il y a plus de trois matières. ### Combien d'élèves par groupe de colle ? Le trinôme est le plus courant en classe préparatoire, mais il n'y a pas de règle unique : tout dépend de la matière, de la durée de la colle et des habitudes de l'établissement. ### Que faire quand un colleur est absent ? Il prévient dès que possible et propose un rattrapage. Si le professeur référent dispose d'un colleur de remplacement, il lui confie le groupe. À défaut, la colle est reportée et notée dans le colloscope pour qu'elle ne soit pas oubliée. ### Faut-il refaire le colloscope chaque année ? Oui, en pratique : groupes, colleurs et salles changent. En revanche, la structure du cycle peut être réutilisée d'une année sur l'autre, ce qui fait gagner du temps. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning de cours automatique pour école associative ou formation URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-de-cours-automatique Thème : Enseignement Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Générer automatiquement le planning des cours d'une école associative ou d'un centre de formation : données à préparer, règles, volumes horaires, étapes et exemple. L'essentiel : - Un planning de cours automatique se génère à partir de quatre listes : les cours avec leur durée et leur fréquence, les enseignants et leurs compétences, les salles et leurs équipements, et les inscriptions des élèves ou des promotions. - La difficulté propre à l'enseignement tient aux inscriptions multiples, aux volumes horaires à tenir sur l'année et aux salles équipées ; un solveur de contraintes les vérifie toutes à chaque placement. - Le calendrier daté se déduit ensuite de la semaine type et du calendrier officiel des vacances : en zone A, on compte par exemple 29 semaines de cours entre la reprise du 2 novembre 2026 et les vacances d'été 2027. Un **planning de cours automatique** se génère à partir de quatre listes : les **cours** (durée, fréquence, niveau), les **enseignants** (compétences, disponibilités, charge maximale), les **salles** (capacité, équipements) et les **inscriptions** (quels élèves ou quelles promotions suivent quels cours). Un moteur de contraintes place ensuite chaque cours en vérifiant qu'aucun élève, enseignant ou salle n'est en double, que chaque cours a l'enseignant compétent et la salle équipée, et que les volumes horaires sont tenus. Ce guide détaille la méthode pour une école associative (musique, langues, danse, soutien) ou un centre de formation. ## Ce qui rend les cours plus difficiles que des permanences Un planning de permanences répartit des personnes interchangeables sur des postes. Un planning de cours ajoute trois difficultés. - **Les inscriptions multiples.** Une élève suit le piano, la formation musicale et la chorale. Ses trois cours ne doivent jamais se chevaucher, et sa famille préfère souvent qu'ils tombent le même jour. - **Les compétences.** Le cours de FLE niveau B1 exige une formatrice FLE, le cours de piano un professeur de piano. On ne remplace pas n'importe qui par n'importe qui. - **Les volumes horaires.** Un module de 35 heures en centre de formation doit être tenu sur la période, quelles que soient les absences et les jours fériés. Ces trois éléments font exploser le nombre de combinaisons : c'est précisément là qu'un calcul automatique devient plus fiable qu'un placement à la main. ## Étape 1 : décrire les cours Pour chaque cours, notez : - sa **durée** (45 min, 1 h, 1 h 30, 3 h 30) ; - sa **fréquence** par semaine ; - la **compétence** requise ; - l'**équipement** nécessaire (piano, ordinateurs, miroirs, tableau) ; - l'**effectif** prévu ; - ses **bornes horaires** (« pas après 18 h 30 pour les moins de 10 ans »). Pour un module de formation, partez du volume total. Exemple : un module de 42 heures sur 12 semaines donne 3 h 30 par semaine, soit une demi-journée hebdomadaire. ## Étape 2 : décrire les enseignants et les salles Chaque enseignant a des compétences, des disponibilités (idéalement sur deux niveaux, « disponible » et « si nécessaire ») et une charge maximale. Les vacataires qui interviennent ailleurs ne déclarent que leurs créneaux libres. Chaque salle a une capacité, des équipements et des horaires d'ouverture. Notre guide sur les [disponibilités des formateurs vacataires](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) aide à les recueillir sans relances interminables. ## Étape 3 : rattacher les élèves ou les promotions C'est l'étape souvent oubliée. Dans une école associative, inscrivez chaque élève à ses cours : c'est ce qui permet d'éviter les chevauchements individuels. Dans un centre de formation, rattachez chaque promotion à ses modules, en indiquant ses jours de présence (une promotion en alternance n'est en centre que certains jours). ## Étape 4 : écrire les règles Séparez les règles obligatoires des préférences. Exemples typiques dans l'enseignement : | Règle | Type | | --- | --- | | Aucun cours des moins de 10 ans après 18 h 30 | Obligatoire | | Les Bachelor 1 uniquement le lundi et le mardi | Obligatoire | | Pas plus de 7 h de cours par jour pour un formateur | Obligatoire | | Les cours d'un même enfant le même jour si possible | Préférence | | La formation musicale de préférence le mercredi | Préférence | | Limiter les trous dans la journée des professeurs | Préférence | Le guide pour [optimiser un planning sous contraintes](https://accord.enys.dev/guides/optimiser-planning-contraintes) explique comment pondérer ces préférences, et celui sur la [réduction des trous](https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps) traite le dernier point en détail. ## Étape 5 : générer la semaine type Le moteur place d'abord les cours les plus contraints : celui qui exige la seule salle avec piano à queue, le professeur qui n'est là que le jeudi, la promotion qui n'est en centre que deux jours. Puis il comble et améliore. Le résultat attendu : - tous les cours placés, ou une liste claire de ceux qui ne le sont pas, avec la cause ; - aucun élève, enseignant ou salle en double ; - un score qui résume les préférences non tenues. Les logiciels libres comme FET suivent ce principe pour les établissements scolaires, avec des contraintes du type indisponibilités des enseignants, nombre maximal de trous et nombre maximal d'heures par jour. ## Étape 6 : passer de la semaine type au calendrier daté La plupart des écoles associatives raisonnent en **semaine type**, répétée sur l'année, puis appliquent le calendrier. Lyon et Villeurbanne sont en zone A : selon le calendrier officiel du ministère de l'Éducation nationale, les cours reprennent le lundi 2 novembre 2026 après la Toussaint, et les vacances d'été commencent après la fin des cours le samedi 3 juillet 2027. Entre ces deux dates, en retirant les vacances de Noël, d'hiver et de printemps, on compte **29 semaines de cours**. Retirez encore les jours fériés qui tombent sur vos jours d'activité. Pour un module de 35 heures à 3 h 30 par semaine, il faut 10 semaines de présence effective : vérifiez qu'elles existent avant la date d'examen. Le guide [semaine type ou calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date) détaille la combinaison des deux méthodes, et celui sur les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) donne les dates de toutes les zones. ## Étape 7 : publier et tenir l'année Publiez par un lien filtrable par élève, enseignant ou salle, et proposez un calendrier abonnable par personne. En cours d'année, verrouillez les cours qui fonctionnent et ne recomposez que ce qui change : un professeur qui part, un nouveau groupe, une salle en travaux. Les familles ne doivent pas voir tous leurs horaires bouger pour un seul changement. ## Deux exemples concrets ### Une école de musique associative 6 professeurs, 4 salles dont 1 avec piano, 120 élèves, 18 cours collectifs et 40 créneaux individuels. 35 élèves suivent trois activités. À la main, la coordinatrice met deux semaines à la rentrée, en jonglant avec les appels des familles. En automatique, la composition prend quelques secondes ; le travail se concentre sur la saisie des inscriptions et la relecture. Le guide [emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique) traite ce cas en profondeur. ### Un centre de formation 3 promotions, 8 formateurs vacataires, 4 salles dont une informatique de 20 postes, 12 modules de 21 à 70 heures. Les alternants sont en centre deux jours par semaine. La contrainte qui coince le plus souvent : un vacataire expert, seul à pouvoir assurer un module, qui n'est disponible qu'un jeudi sur deux. Un bon outil le signale tout de suite et propose de répartir le module sur une période plus longue. Accord a été construit pour ces deux situations : disponibilités des enseignants et des familles recueillies par lien, compétences et équipements vérifiés, règles écrites en français, calendrier par personne. Le cas des écoles et organismes est présenté dans les [cas d'usage](https://accord.enys.dev/cas-usage), et vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription). ## Questions fréquentes ### Comment générer automatiquement un planning de cours ? Listez les cours (durée, fréquence, compétence, équipement), les enseignants (compétences, disponibilités, charge), les salles et les inscriptions, écrivez vos règles en séparant obligations et préférences, puis confiez la composition à un logiciel qui vérifie toutes les contraintes. Relisez, verrouillez ce qui convient, publiez. ### Quel logiciel pour faire le planning d'un centre de formation ? Il faut un outil qui gère les compétences des formateurs, les jours de présence des promotions et les salles équipées. Les logiciels de gestion de la formation couvrent souvent la facturation et les émargements ; le planning hebdomadaire peut être confié à un outil de planification dédié. ### Comment tenir un volume horaire annuel dans un planning automatique ? Divisez le volume par le nombre de semaines de présence réelles (vacances et jours fériés déduits) pour obtenir la charge hebdomadaire, générez la semaine type sur cette base, puis vérifiez le cumul sur le calendrier daté. ### Un élève inscrit à plusieurs cours peut-il être géré automatiquement ? Oui, à condition de l'inscrire à chacun de ses cours dans l'outil. Le moteur évite alors tout chevauchement et peut regrouper ses cours sur un même jour si c'est une préférence déclarée. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [FET : fonctionnalités](https://lalescu.ro/liviu/fet/features.html) - [Google OR-Tools : optimisation des contraintes](https://developers.google.com/optimization/cp?hl=fr) --- # Planning des oraux et jurys d'admission : éviter les conflits URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-oraux-jurys-admission Thème : Enseignement Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un oral d'admission ou de soutenance : constituer les jurys, caler les candidats, prévoir salles, pauses et remplaçants, sans conflit d'intérêts. L'essentiel : - Pour planifier des oraux d'admission, on compose d'abord les jurys et on calcule la capacité avant d'inscrire les candidats. - Avec un oral de 20 minutes, un battement de 10 minutes et une pause de 15 minutes, un jury fait 6 passages par demi-journée de 3 h 30 : 90 candidats demandent 15 demi-journées de jury. - Un membre du jury n'évalue jamais un candidat avec lequel il a un lien : le candidat passe alors devant un autre jury, selon une règle écrite à l'avance. Pour planifier des oraux d'admission, construisez d'abord les **jurys** (qui siège avec qui, sur quels jours), puis calculez la **capacité** (candidats par heure et par salle) avant d'inscrire les candidats. Prévoyez un temps de battement entre chaque passage, une pause pour le jury, un ou deux candidats de marge et une règle claire sur les conflits d'intérêts. Un planning d'oraux réussi se joue autant sur les jurys que sur les candidats. ## Un planning à deux entrées Les oraux (admission en école, soutenances de titre professionnel, entretiens de sélection) obligent à planifier deux ensembles qui se croisent : - **Les jurys** : des personnes en nombre limité, avec leurs propres contraintes (cours, réunions, déplacements). - **Les candidats** : nombreux, avec leurs propres contraintes (travail, trajets, épreuves écrites). Si vous commencez par les candidats, vous découvrez que le seul jury disponible le mardi est déjà le même qu'à deux salles différentes. Il faut donc commencer par le jury. ## Étape 1 : calculer la capacité Avant toute convocation, faites le calcul. | Donnée | Exemple | | --- | --- | | Durée de l'oral | 20 minutes | | Battement entre deux candidats | 10 minutes | | Durée d'un passage complet | 30 minutes | | Durée de la demi-journée | 3 h 30 | | Pause du jury par demi-journée | 15 minutes | | Passages par demi-journée et par jury | (210 − 15) ÷ 30, soit 6 | Avec 90 candidats et 6 passages par demi-journée et par jury, il faut 15 demi-journées de jury. Avec trois jurys en parallèle, cinq demi-journées suffisent. Ce calcul simple décide du nombre de salles et de jurys à mobiliser. ## Étape 2 : composer les jurys Un jury d'admission est souvent composé de deux ou trois personnes. Quelques principes : - **Équilibre des profils** : enseignant, professionnel, ancien étudiant, selon les usages de l'établissement. - **Stabilité** : un même binôme sur toute une demi-journée donne des évaluations plus cohérentes. - **Rotation mesurée** : changer les binômes d'un jour à l'autre limite les écarts de notation d'un jury à l'autre. - **Conflits d'intérêts** : un membre du jury ne doit pas évaluer un candidat avec lequel il a un lien (parent, ancien élève, collègue proche). Prévoyez une procédure : le candidat est déplacé sur un autre jury. Demandez à chaque membre ses disponibilités avec un message simple, puis composez les jurys en tenant compte de ces dates. ## Étape 3 : caler les candidats Une fois les jurys fixés, répartissez les candidats. Les règles qui facilitent la vie : 1. **Collectez les indisponibilités des candidats** à l'inscription (examens, travail), pas leurs préférences : on vérifie ce qui est impossible. 2. **Étalez les créneaux** pour qu'un candidat n'ait jamais deux oraux le même jour, sauf demande de sa part. 3. **Gardez deux ou trois créneaux de réserve** par demi-journée pour les imprévus. 4. **Diffusez des convocations claires** : date, heure d'arrivée (un quart d'heure avant), lieu, documents à apporter. Pour un public venant de loin, un regroupement des passages sur une même journée limite les déplacements. ## Étape 4 : organiser la salle d'attente et les circuits Un oral planifié à la minute près souffre si les candidats se croisent ou attendent mal. Prévoyez : - une **salle d'attente** distincte de la salle d'oral ; - un **accueil** qui vérifie l'identité et indique le circuit ; - un **responsable de salle** qui appelle les candidats, surveille l'heure et prévient en cas de retard ; - des **consignes** pour les candidats arrivés en avance ou en retard : jusqu'à quel retard est-on accepté ? ## Étape 5 : intégrer le calendrier Les oraux tombent souvent à des périodes chargées. Vérifiez les jours fériés, les ponts et les vacances. Les dates des vacances scolaires 2026-2027 sont publiées sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : à titre d'exemple, la période de Noël va du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027 d'après le calendrier national. Un oral placé là aura du mal à réunir un jury complet. ## Étape 6 : prévoir les absences et les retards Chaque série d'oraux connaît ses aléas : - **Un membre du jury indisponible** : prévoyez un suppléant par jour, ou la possibilité de réduire un jury de trois à deux personnes selon vos règles. - **Un candidat absent** : fixez une règle (créneau perdu, report possible, justificatif exigé). - **Un retard de planning** : en prévoyant les battements, vous absorbez quelques minutes sans effet domino. Une règle écrite avant le premier jour évite les décisions au cas par cas qui nourrissent les contestations. ## Étape 7 : garder une traçabilité Conservez le planning, les convocations et les feuilles d'évaluation selon les règles de votre établissement ou de votre organisme. Les données des candidats sont des données personnelles : limitez leur circulation aux personnes qui en ont besoin. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) pour les bons réflexes de base. ## Un outil pour les jurys Quand les jurys sont nombreux et changeants, Accord permet d'écrire les règles en français (« M. Lambert ne siège pas le mercredi », « deux membres au moins par jury »), puis compose les jurys et propose des remplaçants en cas d'absence. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien de temps prévoir entre deux candidats à un oral ? Un battement de dix minutes est courant : il permet au jury de noter, de souffler et d'absorber un léger retard. Pour des entretiens plus courts, cinq minutes peuvent suffire, mais le risque d'effet domino augmente. ### Combien de membres dans un jury d'admission ? Deux ou trois sont fréquents, mais les règles dépendent de l'établissement ou du diplôme. Vérifiez le règlement de votre examen ou de votre concours, qui peut fixer un minimum. ### Comment gérer le candidat qui a un conflit d'intérêts avec un membre du jury ? Il passe devant un autre jury, sans que le candidat ait à se justifier. La règle doit figurer dans le règlement des oraux. ### Peut-on regrouper les oraux sur une seule journée ? Oui, si la capacité le permet, ce qui facilite la vie des candidats éloignés. Mais attention à la fatigue des jurys : au-delà de six à huit heures de jurys en continu, la qualité des évaluations baisse. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning du tutorat étudiant à l'université : tuteurs et tutorés URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-tutorat-etudiant Thème : Enseignement Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un tutorat étudiant : recruter les tuteurs, collecter les besoins des tutorés, former des binômes ou groupes, caler les séances autour des examens. L'essentiel : - Un tutorat étudiant croise les matières où les étudiants de première année décrochent, les tuteurs capables de les aider et des créneaux qui ne tombent ni sur les cours ni sur les partiels. - Le planning suit le rythme du semestre : séances régulières, révisions renforcées avant les partiels et pause pendant les examens des tuteurs. - Un tuteur ne prend pas plus de deux ou trois séances par semaine, et un tutoré garde le même tuteur référent sur le semestre. Un tutorat étudiant fonctionne quand on croise trois éléments : les **matières où les étudiants de première année décrochent**, les **tuteurs capables de les aider** et des **créneaux qui ne tombent ni sur les cours ni sur les partiels**. Le planning se construit autour du calendrier universitaire : séances régulières en semestre, séances ciblées avant les examens, pause pendant les vacances. Des groupes stables et un tuteur référent par matière donnent les meilleurs résultats. ## Ce qui distingue le tutorat du soutien scolaire Le tutorat étudiant partage des points communs avec le [soutien scolaire associatif](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire), mais présente des particularités : - **Les tuteurs sont aussi des étudiants**, avec leurs propres cours, partiels et stages. Leur disponibilité est très variable. - **Les tutorés ont un emploi du temps éclaté**, avec des cours en amphi, des TD et parfois un job. - **Les besoins sont très saisonniers** : forte demande avant les partiels, faible demande en milieu de semestre. - **La structure est souvent associative ou portée par un service de l'université**, avec des budgets et des règles propres. ## Étape 1 : identifier les besoins Avant de recruter, mesurez ce qu'il faut couvrir. Deux sources sont utiles : - les **enseignants responsables** de première année, qui savent quelles matières font échouer le plus ; - les **tutorés eux-mêmes**, par un formulaire court qui demande la matière, le niveau de difficulté, les créneaux possibles et le format souhaité (individuel, petit groupe). Concentrez-vous sur quatre ou cinq matières au départ. Un tutorat qui veut couvrir tout le programme se disperse. ## Étape 2 : recruter et qualifier les tuteurs Un bon tuteur est généralement un étudiant de niveau supérieur qui a réussi la matière récemment. Pour chaque tuteur, notez : - les matières et niveaux qu'il peut couvrir ; - ses disponibilités réelles par semaine ; - sa période d'examens, pour éviter de le solliciter à ce moment ; - son engagement : nombre de séances par semaine et durée de l'engagement dans l'année. Une courte formation à la pédagogie (écoute, reformulation, gestion d'un petit groupe) améliore la qualité des séances, et rassure des tuteurs qui n'ont jamais enseigné. ## Étape 3 : construire la grille des séances Un tutorat clair repose sur des **séances récurrentes** par matière. Exemple illustratif pour un premier semestre de licence : | Créneau | Matière | Format | Tuteurs | | --- | --- | --- | --- | | Lundi 12h30 à 14h | Mathématiques | Groupe de 6 | 2 | | Mardi 17h à 18h30 | Informatique | Groupe de 6 | 2 | | Mercredi 12h à 13h30 | Statistiques | Groupe de 6 | 1 | | Jeudi 17h à 18h30 | Anglais | Groupe de 8 | 1 | Les pauses méridiennes et les fins de journée fonctionnent souvent bien, car elles tombent entre deux cours. Évitez les créneaux où une partie des tutorés a un TD obligatoire. ## Étape 4 : suivre le rythme du semestre Le tutorat n'a pas la même intensité toute l'année. Découpez : 1. **Rentrée** : présentation du dispositif, inscriptions, premiers groupes. 2. **Milieu de semestre** : séances régulières, bilan à mi-parcours. 3. **Avant les partiels** : séances de révision plus fréquentes, parfois sur des créneaux supplémentaires. 4. **Pendant les partiels** : pause totale pour les tuteurs concernés. 5. **Entre deux semestres** : réinscriptions, ajustement des groupes. Les vacances universitaires ne suivent pas toujours le calendrier des écoles. Vérifiez le calendrier de votre établissement. À titre de repère, les vacances de la Toussaint 2026 pour les établissements scolaires courent du 17 octobre au 2 novembre, selon le calendrier national publié sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr), mais l'université fixe son propre calendrier. ## Étape 5 : écrire quelques règles Les règles qui reviennent dans les dispositifs de tutorat : - un tuteur ne prend pas plus de deux ou trois séances par semaine ; - un tuteur ne tient pas de séance pendant sa propre période d'examens ; - un tutoré garde le même tuteur référent sur le semestre, sauf demande ; - deux tuteurs au minimum par séance de plus de six tutorés ; - les séances sont annulées si moins de deux tutorés sont inscrits (à regrouper alors avec une autre séance). Formulées en français, ces règles s'intègrent à un outil de planification : « Léa ne tient pas de séance en janvier », « les séances de mathématiques ont toujours deux tuteurs ». Accord applique ce type de règles et propose des remplaçants en cas d'absence : voyez la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Étape 6 : gérer l'assiduité Le plus grand défi d'un tutorat est l'assiduité des tutorés. Quelques pratiques qui aident : - un rappel par message la veille ; - une inscription par séance plutôt qu'à l'année, pour éviter les listes fantômes ; - un retour rapide aux étudiants absents, sans reproche ; - des séances qui répondent à des questions précises (exercices, annales), pas à un cours magistral bis. Gardez aussi une liste de tutorés en attente, ce qui permet de remplir les places libérées au dernier moment. ## Étape 7 : suivre les heures et valoriser Les heures de tutorat sont précieuses pour le bilan du dispositif, les demandes de financement et la reconnaissance des tuteurs. Notez le nombre de séances, de tutorés par séance et d'heures par tuteur. Pour les tuteurs bénévoles, voyez [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures) ; pour ceux qui sont rémunérés, appuyez-vous sur les règles de l'établissement ou de l'association employeuse. ## Questions fréquentes ### Comment organiser un tutorat étudiant en début d'année ? Recensez les matières difficiles avec les enseignants, recrutez des tuteurs de niveau supérieur, ouvrez les inscriptions des tutorés, puis construisez une grille de séances récurrentes en évitant les cours et les TD. Lancez dès septembre ou octobre pour profiter de la motivation de rentrée. ### Combien de tutorés par tuteur ? Il n'y a pas de norme générale. Les groupes de quatre à huit tutorés sont courants pour des séances de révision, le binôme ou l'individuel pour des difficultés précises. L'important est qu'aucun tutoré ne reste sans réponse. ### Comment éviter que les tuteurs s'épuisent pendant leurs propres examens ? Demandez leurs périodes d'examens dès le recrutement, prévoyez des tuteurs de réserve et interrompez leurs séances pendant leurs partiels. Un plafond de séances par semaine protège aussi leur propre réussite. ### Que faire si trop peu de tutorés viennent ? Vérifiez le créneau (conflit avec un TD ?), la communication (rappels, affichage) et le contenu (répond-il à des questions concrètes ?). Un regroupement de séances vaut mieux qu'une salle vide. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Cours particuliers à domicile avec plusieurs professeurs : la semaine URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-particuliers Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser la semaine de cours particuliers à domicile avec plusieurs professeurs : zones, trajets, matières, remplacements et crédit d'impôt des familles. L'essentiel : - Pour organiser des cours particuliers à domicile avec plusieurs professeurs, on associe chaque élève à un professeur compétent, on regroupe les cours par quartier et on prévoit un battement réaliste entre deux domiciles. - Le temps de trajet entre deux adresses est le facteur qui fausse le plus souvent ces plannings : on compte la durée réelle du trajet à l'heure concernée, plus une marge. - Selon service-public.gouv.fr, le soutien scolaire à domicile ouvre droit à un crédit d'impôt de 50 % des dépenses, dans la limite d'un plafond de 12 000 € par an dans le cas général. Pour organiser une semaine de cours particuliers à domicile avec plusieurs professeurs, associez chaque élève à un professeur compétent dans la matière et le niveau, regroupez les cours par quartier pour limiter les trajets, laissez un battement réaliste entre deux domiciles et prévoyez des remplaçants par matière. Le facteur qui fausse la plupart des plannings n'est pas l'emploi du temps des élèves : c'est le temps de déplacement entre deux adresses. ## Un problème différent des cours en salle Quand les cours ont lieu dans une salle, le professeur reste sur place et les élèves viennent à lui. À domicile, c'est l'inverse : le professeur se déplace de famille en famille. Trois conséquences : - chaque cours est suivi d'un **trajet** qui compte dans la journée du professeur ; - il n'y a **pas de salle** à réserver, mais chaque domicile a ses contraintes (horaires des parents, fratrie, animaux, accès) ; - la **concentration** des cours en fin d'après-midi (après 16 h 30) crée un pic où tous les professeurs sont demandés à la fois. Les professeurs à domicile sont souvent étudiants ou enseignants avec un autre emploi, ce qui limite encore leurs plages. ## Étape 1 : formaliser les besoins des familles Pour chaque élève, notez : 1. le niveau scolaire et la matière (maths de seconde, anglais de 4e, français de CM2) ; 2. la fréquence souhaitée (1 ou 2 séances par semaine) et la durée (1 h, 1 h 30) ; 3. les plages possibles, hors temps scolaire et activités ; 4. l'adresse et un accès éventuel (étage, code) ; 5. un objectif (rattrapage, brevet, bac, aide aux devoirs). Les plages importent beaucoup. En semaine, la fenêtre utile va de 17 h à 20 h, parfois à 20 h 30. Le mercredi après-midi et le samedi sont très demandés. Le week-end et les vacances permettent des séances plus longues. ## Étape 2 : cartographier les professeurs Pour chaque professeur : matières et niveaux enseignés, jours et plages disponibles, zone géographique (arrondissements de Lyon, communes comme Villeurbanne, Caluire, Vénissieux), mode de déplacement (à pied, vélo, transports, voiture). Un professeur qui se déplace en métro n'a pas le même rayon qu'un autre en voiture. Pour la couverture des matières, dessinez une matrice simple : en lignes les matières et niveaux, en colonnes les professeurs. Elle révèle les trous (personne en physique de terminale) et les redondances. ## Étape 3 : regrouper par zone et par jour Plutôt que d'avoir un professeur qui traverse la ville chaque soir, essayez de lui attribuer des élèves proches les uns des autres, et de concentrer ses cours sur certains jours. Un professeur qui enchaîne trois cours dans le même quartier le mardi perd peu de temps ; le même professeur qui fait trois quartiers différents en trois jours en perd beaucoup. Une règle utile : à l'intérieur d'une même soirée, ne faites pas se suivre deux domiciles qui demandent plus de 20 minutes de trajet sans l'avoir compté. Quel que soit le mode de transport, ajoutez un battement égal à la durée du trajet, plus cinq minutes de marge. ### Exemple chiffré Une professeure de maths a trois élèves le mardi : un à Villeurbanne à 17 h (1 h), un autre à 18 h 30 à Lyon 3e (1 h), un autre à 20 h à Lyon 7e (1 h). Si chaque trajet prend 25 minutes en transports, le premier cours se termine à 18 h, la professeure arrive chez le second élève à 18 h 25 pour un début à 18 h 30, termine à 19 h 30 et arrive chez le troisième à 19 h 55 pour un début à 20 h. L'enchaînement est faisable, mais il ne tolère aucun retard : une marge de 10 minutes entre chaque cours est préférable. ## Étape 4 : composer la semaine Placez dans cet ordre : 1. les séances **avec une seule plage possible** pour la famille ; 2. les séances de **matières rares** (un seul professeur qualifié) ; 3. les séances de **préparation d'examen**, dont la date est fixe ; 4. les séances **régulières** de soutien ; 5. les séances **souples** (aide aux devoirs, révisions), pour finir. Si votre structure compte plusieurs professeurs, le guide sur [l'emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique) présente la même logique appliquée à d'autres contraintes. ## Étape 5 : prévoir remplacements et rattrapages Un professeur malade, un élève qui annule : à domicile, l'effet est immédiat puisqu'un déplacement se perd. Prévoyez : - une règle d'annulation claire (délai de prévenance de 24 ou 48 heures, par exemple, à fixer avec les familles) ; - un remplacement en priorité par un professeur de la même matière et du même quartier ; - un créneau de rattrapage hebdomadaire. Annoncez les changements par un message court et daté : « Votre séance de jeudi 18 h est assurée par Mme Martin à la place de M. Roux, même programme. » ## Étape 6 : informer les familles sur le crédit d'impôt Les familles posent souvent la question. Selon service-public.gouv.fr, les services à domicile comme le soutien scolaire ou les cours à domicile ouvrent droit à un crédit d'impôt de 50 % des dépenses payées dans l'année, dans la limite d'un plafond qui dépend de la situation du foyer (12 000 € dans le cas général, avec des majorations, par exemple pour un enfant à charge). Le service doit être réalisé au domicile, le salarié doit être employé directement ou fourni par une association, une entreprise ou un organisme déclaré ou agréé, et les paiements doivent être justifiés : une facture payée en espèces n'est pas acceptée. Les règles évoluent, renvoyez les familles vers la page de l'administration et vers leur déclaration de revenus. Pour vous, l'implication pratique est de délivrer des factures ou attestations en règle. ## Où un outil peut aider Dès que vous avez une dizaine de professeurs et plusieurs dizaines d'élèves, l'appariement et les trajets deviennent difficiles à tenir à la main. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les disponibilités des professeurs et des familles par un lien sans compte, permet d'écrire des règles du type « pas plus de deux cours de suite sans pause » et propose des remplaçants lors d'une absence. Chaque professeur reçoit sa semaine dans son agenda grâce au flux iCal. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Ignorer les temps de trajet** et les compter à zéro. - **Concentrer tous les cours à 18 h** : personne ne peut tout faire. - **Mélanger les matières rares avec les matières courantes** sans les prioriser. - **Ne pas fixer de règle d'annulation.** - **Oublier de régulariser les factures** pour les familles qui souhaitent le crédit d'impôt. ## Questions fréquentes ### Comment organiser plusieurs professeurs de cours particuliers à domicile ? Associez chaque élève à un professeur compétent, regroupez les élèves par zone et par jour pour limiter les trajets, et placez en premier les séances qui n'ont qu'une plage possible. Prévoyez un remplaçant par matière. ### Quel temps de trajet prévoir entre deux cours à domicile ? Comptez la durée réelle du trajet selon le mode de transport, plus quelques minutes de marge. Vérifiez-la sur un itinéraire calculé à l'heure concernée, car un trajet en heure de pointe est souvent plus long qu'en milieu d'après-midi. ### Les cours particuliers à domicile donnent-ils droit à un crédit d'impôt ? Oui, selon service-public.gouv.fr, le soutien scolaire et les cours à domicile ouvrent droit à un crédit d'impôt de 50 % des dépenses, dans la limite d'un plafond. Il faut passer par un salarié employé directement ou par un organisme déclaré ou agréé, et payer par un moyen traçable. ### Que faire si un professeur à domicile est absent ? Proposez en premier un professeur remplaçant de la même matière, de préférence du même quartier, puis un autre créneau, et enfin l'annulation. Informez la famille par un message court qui précise qui vient et quand. Sources : - [Service-public.gouv.fr : crédit d'impôt pour l'emploi d'un salarié à domicile](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F12) --- # Gérer les disponibilités des formateurs vacataires et indépendants URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Gérer les disponibilités de formateurs vacataires et indépendants : collecte régulière, engagement écrit, règles de planning et risque de requalification. L'essentiel : - Pour gérer des formateurs vacataires et indépendants, on recueille leurs disponibilités à échéance régulière sous une forme identique, on distingue disponibilité et engagement, et on confirme chaque intervention par écrit. - Selon service-public.fr, le critère qui distingue un indépendant d'un salarié est le lien de subordination : imposer des horaires et des consignes détaillées expose à une requalification en contrat de travail. - L'article L. 8221-6 du code du travail pose une présomption de non-salariat pour certains profils, comme les micro-entrepreneurs, mais elle peut être écartée si les conditions réelles de travail révèlent une subordination. Pour gérer les disponibilités de formateurs vacataires et indépendants, demandez-les à échéance régulière sous une forme identique pour tous, distinguez les plages « je peux » des plages « je m'engage », confirmez par écrit chaque intervention et gardez des remplaçants. Gardez aussi en tête une limite juridique : plus vous imposez des horaires et des consignes, plus la relation ressemble à un contrat de travail. Le planning se négocie avec un indépendant, il ne se dicte pas. ## Pourquoi c'est plus compliqué qu'avec des salariés Un salarié à temps plein est présent selon un horaire convenu : on construit le planning autour de lui. Un vacataire ou un indépendant fait l'inverse. Il travaille pour plusieurs écoles, organismes ou clients, et vous propose des créneaux entre ses autres engagements. Ses disponibilités changent d'un mois à l'autre, parfois d'une semaine à l'autre. Il peut refuser sans conséquence, ce qui est normal. Le défi est de rendre le planning prévisible malgré cela, sans basculer dans un contrôle qui poserait problème. ## Distinguer les statuts Le mot « vacataire » recouvre plusieurs situations. Selon votre structure, vous pouvez avoir : - des **vacataires salariés**, rémunérés à l'heure ou à la séance dans un cadre de contrat ; - des **indépendants** (micro-entrepreneurs, sociétés unipersonnelles) qui facturent leurs prestations ; - des **intervenants occasionnels**, qui animent quelques séances dans l'année. La différence importante pour vous tient à la nature de la relation. Selon service-public.fr, le critère principal qui distingue un travailleur indépendant d'un salarié est le lien de subordination : l'indépendant exerce en autonomie, sans recevoir d'ordres ni être contrôlé ni sanctionné par son client. L'article L. 8221-6 du code du travail pose une présomption de non-salariat pour certains profils (personne immatriculée, gérant d'une société, micro-entrepreneur, ou personne fixant elle-même ses conditions de travail), mais cette présomption peut être écartée si les conditions réelles d'exécution du travail révèlent un lien de subordination. Un juge peut alors requalifier la relation en contrat de travail, et le recours à de faux indépendants constitue le délit de travail dissimulé. Ce n'est pas un conseil juridique : en cas de doute sur un intervenant en particulier, rapprochez-vous d'un conseil, ou de l'Urssaf. Mais cela oriente utilement la façon de planifier. ## Étape 1 : recueillir les disponibilités, pas imposer les horaires Une bonne pratique consiste à demander à l'intervenant ce qu'il peut vous proposer, plutôt que de lui assigner des heures. En pratique : 1. envoyez, à échéance régulière (par exemple chaque trimestre), une demande de disponibilités avec une date de réponse ; 2. laissez-le indiquer ses plages et le volume qu'il souhaite assurer ; 3. proposez-lui des séances, qu'il accepte ou refuse ; 4. confirmez par écrit les séances retenues, avec date, lieu, durée et tarif. Un lien en ligne qu'il remplit en deux minutes, sans créer de compte, convient bien à cette logique : il garde la main sur ce qu'il propose. ## Étape 2 : distinguer « possible » et « confirmé » Beaucoup de plannings tombent parce que la disponibilité déclarée est prise pour un engagement. Faites apparaître deux états : | État | Signification | Ce que vous pouvez faire | | --- | --- | --- | | Disponible | L'intervenant pourrait venir | Le placer provisoirement dans le planning | | Préférence | Il préfère ces plages | Les utiliser en priorité | | Confirmé | Il a accepté la séance par écrit | Verrouiller dans le planning | | Indisponible | Il a refusé ou annoncé une absence | Ne pas le planifier | Cette distinction rend le planning fiable à mesure qu'on approche de la date. Elle protège aussi l'intervenant : il sait que son accord fait foi. ## Étape 3 : fixer des règles qui respectent l'autonomie Les règles du planning peuvent exister sans ressembler à des ordres. Quelques exemples de règles de bonne conduite : - délai minimal de prévenance pour une annulation de part et d'autre ; - échéance de réponse pour confirmer une séance proposée ; - modalités de remplacement : l'intervenant peut proposer lui-même un collègue qualifié ; - ce qui se passe en cas d'annulation tardive du client. Écrivez-les dans la convention de prestation, pas seulement dans un message. Cela clarifie le cadre pour les deux parties. ## Étape 4 : constituer un vivier Un vivier est une liste d'intervenants habilités, par compétence, qui peuvent remplacer ou compléter. Les indépendants sont souvent les plus disponibles pour du dépannage, à condition de ne pas les solliciter en urgence à chaque fois. Tenez un tableau simple : nom, compétences, zone géographique, tarifs, dernière mission, délai de réponse habituel. Le vivier se mêle naturellement au [planning d'un organisme de formation](https://accord.enys.dev/guides/planning-organisme-de-formation) ou à celui d'une école : il y apporte la souplesse des remplacements. ## Étape 5 : anticiper les chevauchements Un intervenant qui travaille pour deux structures dans la même ville peut être déjà pris. Demandez-lui de signaler les plages « verrouillées ailleurs » plutôt que « disponibles » : l'erreur de lecture est fréquente. Prévoyez aussi les temps de trajet entre deux sites. ## Étape 6 : confirmer, rappeler, tracer La veille ou l'avant-veille, envoyez un rappel court : « Votre séance de demain à 9 h, salle 3, 12 stagiaires. Merci de confirmer. » Conservez un historique des échanges. En cas de litige sur une annulation tardive, il tranche. ## Où un outil peut aider [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille les disponibilités par un lien sans compte, suit les réponses et fournit un message de relance à copier pour ceux qui n'ont pas répondu. Vous écrivez vos règles en français (« jamais plus de trois jours de suite », « de préférence le matin »), le moteur compose la semaine et propose des remplaçants quand quelqu'un se déclare absent. Chaque intervenant peut aussi importer son planning dans son agenda grâce au flux iCal. Les [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs) détaillent l'essai gratuit de 7 jours, et la page [produit](https://accord.enys.dev/produit) le fonctionnement. ## Erreurs fréquentes - **Considérer la disponibilité comme un engagement.** - **Imposer des horaires et des consignes détaillées** à un intervenant déclaré indépendant : c'est le terrain de la requalification. - **Ne pas confirmer par écrit** : les malentendus coûtent cher le jour J. - **Solliciter toujours les mêmes** sans diversifier le vivier. - **Oublier les temps de trajet** entre deux interventions. ## Questions fréquentes ### Comment recueillir les disponibilités de formateurs indépendants ? Envoyez à échéance régulière une demande identique pour tous, avec un lien simple à remplir et une date de réponse. Demandez des plages et un volume souhaité, puis proposez des séances à confirmer par écrit. ### Peut-on imposer des horaires à un formateur indépendant ? C'est risqué. Selon service-public.fr, le critère de distinction avec le salarié est le lien de subordination, et une présomption de non-salariat peut être écartée si les conditions réelles de travail le révèlent. Négociez les dates plutôt que de les imposer. ### Quelle différence entre un vacataire et un indépendant ? Le vacataire est en principe rémunéré dans un cadre de contrat, à la séance ou à l'heure, tandis que l'indépendant facture ses prestations avec son propre statut. Les règles de gestion et les risques juridiques diffèrent. En cas de doute, demandez conseil. ### Que faire si un intervenant annule à la dernière minute ? Appelez dans l'ordre : un autre intervenant du vivier compétent sur le sujet, puis un report proposé aux participants. Prévoyez dans la convention les conséquences d'une annulation tardive. Sources : - [Légifrance : code du travail, article L. 8221-6](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Service-public.gouv.fr : travailleur indépendant et salarié](https://www.service-public.gouv.fr) - [Urssaf](https://www.urssaf.fr) --- # Planning d'un cabinet paramédical à plusieurs praticiens et salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cabinet-paramedical Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un cabinet paramédical à plusieurs praticiens : salles et matériel, plages de chacun, remplacements, et frontière avec l'agenda des patients. L'essentiel : - Un cabinet paramédical à plusieurs praticiens tient deux plannings séparés : l'agenda des patients, dans un logiciel de santé adapté, et le planning des ressources (praticiens, salles, matériel). - Les salles rares sont attribuées en priorité aux usages qui en ont besoin, et beaucoup de cabinets combinent salles attribuées aux temps pleins et salles partagées pour les temps partiels. - Les données de santé étant sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, le planning des ressources ne contient aucune donnée de patient. Dans un cabinet paramédical à plusieurs praticiens, il faut séparer deux plannings : celui des patients (rendez-vous, géré par un logiciel de santé adapté) et celui des ressources (qui occupe quelle salle, quels jours, avec quel matériel). C'est le second qui évite les conflits entre confrères et fait remplir le cabinet. Établissez-le à partir des plages de chaque praticien, des salles équipées et de règles claires pour les remplacements et les congés. ## Ce que ce guide couvre, et ce qu'il ne couvre pas Le planning dont il s'agit ici est celui des praticiens, des salles et du matériel : qui est présent, où, quels jours. La prise de rendez-vous des patients relève d'un logiciel d'agenda de santé, qui gère les motifs, les rappels, la facturation et la sécurité des données. [Accord](https://accord.enys.dev/produit) ne remplace pas ce logiciel : il sert à organiser l'occupation des salles et les présences des professionnels, c'est-à-dire la structure dans laquelle les rendez-vous viennent ensuite se placer. ## La situation typique Prenons un cabinet fictif de six professionnels (deux kinésithérapeutes, une orthophoniste, une psychomotricienne, un ostéopathe, une diététicienne) avec quatre salles : deux cabines de soins, une salle de rééducation avec matériel, un bureau de consultation. Chacun a ses jours de présence, ses horaires, ses besoins en équipement. Certains travaillent aussi ailleurs ou à domicile. L'ensemble tient dans une grille hebdomadaire, mais celle-ci se brise facilement dès que quelqu'un ajoute une demi-journée ou part en congé. ## Étape 1 : inventorier salles et matériel Pour chaque salle, notez : superficie, équipement (table de soins, espace de rééducation, bureau, point d'eau), accessibilité (rez-de-chaussée, ascenseur), intimité (insonorisation), horaires d'accès. Pour les praticiens, notez leurs besoins : table réglable, plateau technique, espace pour enfants, bureau calme pour les bilans. Le principe est le même que pour les [salles d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique) : certaines pièces sont rares (la salle de rééducation), d'autres polyvalentes (le bureau). ## Étape 2 : recueillir les plages de chacun Chaque praticien indique : - ses jours et ses horaires de présence habituels ; - ce qui est fixe (jours de visites à domicile, jours de formation) et ce qui est souple ; - ses vacances prévues sur la saison ; - ses préférences de salle. Faites cette collecte à échéance régulière, par exemple en début de trimestre. Un lien en ligne rempli en quelques minutes évite les échanges de messages entre confrères. ## Étape 3 : répartir les salles ### Salles attribuées ou salles partagées Deux modèles coexistent. Dans le premier, chaque praticien a sa salle attribuée : simple, mais les salles restent vides quand il est absent. Dans le second, les salles sont partagées selon un planning : on les occupe mieux, mais cela demande de la discipline. Beaucoup de cabinets mélangent les deux : salles attribuées aux praticiens à temps plein, salles partagées pour les temps partiels et les vacations. ### Les règles à écrire Quelques exemples de règles utiles : 1. la salle de rééducation est réservée en priorité aux praticiens qui en ont l'usage (kinés, psychomotricienne) ; 2. un praticien ne change pas de salle en cours de demi-journée ; 3. les temps de nettoyage et de rangement sont prévus entre deux occupants ; 4. la salle de consultation calme est réservée aux bilans d'orthophonie et de diététique. Écrire ces règles évite les tensions : chacun sait ce qui est prévu et pourquoi. ## Étape 4 : couvrir les absences et les remplacements Les congés, les formations et les arrêts maladie font partie de la vie du cabinet. Un planning solide prévoit : - un **calendrier annuel des congés**, posé tôt et partagé ; - un **principe de remplacement** : qui remplace qui, selon la spécialité, ou recours à un remplaçant extérieur ; - la **libération des salles** pendant les absences, qu'un confrère ou un remplaçant peut utiliser. Lorsqu'un praticien s'absente à l'improviste, deux questions se posent : sa salle peut-elle être utilisée par quelqu'un d'autre ? et ses patients peuvent-ils être redirigés ? La première relève du planning des ressources, la seconde de l'agenda patients. ## Étape 5 : protéger les données Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD (article 9). Le planning des salles n'a pas besoin du nom des patients : il ne doit contenir que des informations sur les praticiens, les salles et les horaires. Gardez cette séparation nette : l'agenda patients reste dans l'outil de santé adapté, le planning des ressources n'en contient aucune donnée. ## Étape 6 : tenir compte des visites à domicile et des temps de trajet Certains professionnels (infirmiers libéraux, kinésithérapeutes) font des tournées à domicile. Elles sont à intégrer au planning comme des absences du cabinet avec une heure de départ et de retour, ce qui libère la salle. Prévoyez aussi des plages en fin de journée pour la comptabilité et les comptes rendus. ## Quand un outil vous épargne du temps Avec trois praticiens, une feuille partagée suffit. À partir de six praticiens et quatre salles, avec des temps partiels, des congés et des remplaçants, les chevauchements surgissent régulièrement. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les présences par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« la salle de rééducation uniquement pour les kinés et la psychomotricienne », « jamais deux praticiens dans la salle 2 ») et propose des solutions lors d'une absence. Les scénarios « Et si ? » mesurent l'effet d'un nouveau venu avant de signer. Voyez la page [produit](https://accord.enys.dev/produit) pour un exemple de semaine. ## Erreurs fréquentes - **Mélanger agenda patients et planning des ressources** dans le même fichier partagé. - **Attribuer des salles à vie** sans tenir compte des temps partiels. - **Ne pas écrire les règles de remplacement.** - **Oublier les temps de ménage et de rangement.** - **Découvrir un conflit de salle le matin même.** ## Questions fréquentes ### Comment organiser le partage de salles dans un cabinet paramédical ? Dressez l'inventaire des salles et du matériel, recueillez les plages de chaque praticien, puis attribuez les salles rares en priorité aux usages qui en ont besoin. Gardez des salles partagées pour les temps partiels et écrivez les règles de répartition. ### Un logiciel de planning peut-il remplacer l'agenda de rendez-vous des patients ? Non. L'agenda de rendez-vous doit gérer les patients avec le niveau de sécurité adapté aux données de santé. Le planning des ressources s'occupe des praticiens, des salles et du matériel, sans aucune donnée patient. ### Comment gérer les congés des praticiens d'un cabinet ? Posez un calendrier annuel des congés en début de saison, définissez qui remplace qui, et libérez les salles des absents pour les confrères ou remplaçants. Mettez-le à jour dès qu'un changement survient. ### Faut-il un planning écrit pour deux ou trois praticiens ? Oui, même simple. Une grille partagée qui indique les jours et salles de chacun évite les malentendus et sert de base lorsque le cabinet s'agrandit. Sources : - [CNIL : protection des données personnelles](https://www.cnil.fr) --- # Planning d'un centre social : activités, intervenants et salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-centre-social Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser le planning d'un centre social : activités pour tous les publics, intervenants salariés, bénévoles et partenaires, salles partagées et projet social. L'essentiel : - Pour planifier un centre social, on part du projet social, qui fixe les priorités, puis on répartit activités, publics, intervenants et salles sur la semaine. - Selon la Caf, un centre social est un lieu de proximité qui accueille toute la population dans une logique d'animation familiale et intergénérationnelle, et son projet social est agréé par le conseil d'administration de la Caf. - On place d'abord les temps imposés par les partenaires, puis les activités liées à un intervenant rare ou à une salle spécifique, ensuite les activités récurrentes et enfin les ateliers souples. Pour planifier un centre social, partez du projet social, qui fixe les priorités, puis construisez la semaine en répartissant activités, publics, intervenants et salles. Un centre social accueille des enfants, des familles, des seniors, des personnes en insertion ou en apprentissage du français : chaque public a ses horaires, et les salles sont partagées entre tous. Le planning doit être lisible, équilibré entre les publics et robuste face aux absences de bénévoles et de partenaires. ## Un lieu, des publics multiples Selon la Caf, un centre social est un lieu de proximité qui accueille toute la population, dans une logique d'animation familiale et intergénérationnelle, en veillant à la mixité sociale. Il propose des services et des activités à finalités sociales et éducatives, et favorise la participation des habitants. Son agrément est délivré par le conseil d'administration de la Caf, et son projet social, construit de façon participative, est « la clé de voûte » de la structure : il comprend un diagnostic du territoire, des axes prioritaires, la nature des activités attendues et les modalités de participation des usagers. Pour le planning, cela donne un lieu qui vit à toutes les heures : accueil du matin, accompagnement à la scolarité en fin d'après-midi, ateliers parentaux, activités pour seniors, permanences associatives, soirées d'habitants. ## Étape 1 : cartographier les activités Dressez le catalogue de ce que le centre propose, par public et par fréquence. | Public | Exemples d'activités | Moment habituel | | --- | --- | --- | | Enfants | Accompagnement à la scolarité, loisirs du mercredi | Après l'école, mercredi | | Adolescents | Projets jeunes, sorties | Soirée, week-end | | Familles | Ateliers parents-enfants, sorties | Mercredi, samedi | | Adultes | Cours de français, ateliers numériques, permanences | Matin, soir | | Seniors | Gymnastique douce, jeux, repas partagés | Matinée, début d'après-midi | Pour l'accompagnement scolaire, le guide sur [le soutien scolaire associatif](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire) détaille la gestion des binômes bénévoles-élèves, et celui sur [les cours de FLE en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-fle-association) la logique des groupes de niveau. ## Étape 2 : recenser les intervenants Un centre social s'appuie sur plusieurs types d'intervenants : - des **salariés** (animateurs, référent famille, coordinateur) avec des temps de travail contractuels ; - des **bénévoles** réguliers ou occasionnels ; - des **intervenants extérieurs** (association partenaire, professionnel vacataire, service municipal) ; - des **stagiaires et volontaires en service civique**. Notez pour chacun les jours, les horaires, les compétences et les activités qu'il accepte d'animer. Pour les bénévoles, le guide sur [la collecte des disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) explique comment obtenir des réponses utiles. Pour les vacataires, voyez [les intervenants vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires). ## Étape 3 : cartographier les salles Les salles d'un centre social sont souvent polyvalentes : salle d'activités, salle informatique, cuisine pédagogique, salle de réunion, espace d'accueil, extérieur. Notez la capacité, le mobilier, l'équipement, l'accessibilité, les horaires d'ouverture. Certaines salles sont aussi prêtées à des associations ou des habitants : intégrez ces occupations dans le planning comme des créneaux réservés, avec les règles de prêt de votre structure. ## Étape 4 : placer les activités dans la semaine Procédez du plus contraint au plus souple : 1. les **temps imposés** par des partenaires (permanences, services publics, école) ; 2. les **activités liées à des intervenants rares** ou à des salles spécifiques (cuisine, salle informatique) ; 3. les **activités récurrentes** des publics à horaires contraints (enfants après l'école, actifs le soir) ; 4. les **activités souples** (rencontres, ateliers ponctuels) aux plages restantes. Équilibrez la semaine pour que chaque public trouve des activités à ses horaires, et que les salles ne soient pas saturées le mercredi et vides le vendredi. Cet équilibre fait partie des critères que le projet social vous demande de justifier. ## Étape 5 : intégrer les temps de vacances Les vacances scolaires reconfigurent le centre : accueils de loisirs, sorties familiales, stages. À Lyon, les vacances sont celles de la zone A. Pour les accueils de mineurs, les règles d'encadrement s'appliquent (voir [le guide sur les animateurs d'un accueil de loisirs](https://accord.enys.dev/guides/planning-animateurs-accueil-loisirs)). Pour les animations de vacances, le guide sur [les stages multi-activités](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances) donne une méthode. ## Étape 6 : prévoir remplacements et imprévus Un bénévole absent, un partenaire qui annule, une salle indisponible : pour chaque activité, définissez un plan de repli. Qui peut animer à sa place ? L'activité peut-elle se déplacer dans une autre salle ? Faut-il prévenir les participants, et par quel canal ? Un message type prêt à envoyer aux usagers et aux partenaires fait gagner du temps. Le guide sur [le désistement d'un bénévole à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) propose une méthode. ## Étape 7 : rendre le planning lisible pour les habitants Un planning n'a de valeur que s'il est compris. Imprimez une affiche claire à l'accueil, avec des couleurs par public, des horaires lisibles et un contact. Diffusez la version numérique aux partenaires, et proposez un calendrier synchronisable aux animateurs et aux bénévoles réguliers. Le guide sur [la diffusion d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning) décrit les canaux. ## Où un outil aide Un centre social cumule des activités nombreuses, des intervenants de statuts variés et des salles partagées : c'est un terrain naturel pour un outil de composition. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités par un lien sans compte, vous laisse écrire vos règles en français (« les ateliers numériques uniquement dans la salle informatique », « jamais deux activités bruyantes en même temps ») et propose des remplaçants en cas d'absence. Le flux iCal permet à chacun de recevoir sa semaine dans son agenda. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Concentrer toutes les activités le mercredi.** - **Oublier le prêt de salles aux habitants** dans la grille. - **Ne pas aligner le planning sur le projet social.** - **Compter sur un seul bénévole par activité.** - **Diffuser un planning illisible** pour les habitants. ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'un centre social ? Selon la Caf, c'est un lieu de proximité qui accueille toute la population, dans une logique d'animation familiale et intergénérationnelle, avec des activités à finalités sociales et éducatives. Son projet social est agréé par le conseil d'administration de la Caf. ### Comment organiser les salles d'un centre social ? Dressez l'inventaire des salles et de leurs équipements, placez d'abord les activités qui exigent une salle spécifique, puis les activités récurrentes et enfin les ateliers souples. Intégrez les prêts de salles à des associations ou habitants comme des créneaux réservés. ### Comment équilibrer les activités entre les publics ? Cartographiez les publics et leurs horaires naturels, puis vérifiez que chacun trouve des activités sur la semaine. Reliez cette répartition aux axes de votre projet social. ### Comment gérer l'absence d'un bénévole ou d'un partenaire ? Prévoyez un animateur suppléant pour chaque activité, une salle de repli et un message type pour prévenir les participants rapidement. Sources : - [Caf : centres sociaux et animation de la vie sociale](https://www.caf.fr) --- # Planning d'un organisme de formation : formateurs, salles et sessions URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-organisme-de-formation Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment planifier un organisme de formation : sessions inter et intra, formateurs, salles et matériel, avec une méthode pas à pas et des points de contrôle. L'essentiel : - Pour planifier un organisme de formation, on part des sessions à tenir, on associe à chacune un formateur compétent et une salle équipée, puis on vérifie qu'aucun formateur ni aucune salle n'est réservé deux fois. - On place d'abord les sessions à date imposée, puis celles qui exigent un formateur, une salle ou un matériel rare, enfin les sessions de catalogue, plus flexibles. - Selon l'article L. 6316-1 du code du travail, la certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les organismes qui veulent obtenir des fonds publics ou mutualisés. Pour planifier un organisme de formation, partez des sessions à tenir (dates, durées, effectifs), associez à chacune un formateur compétent et une salle équipée, puis vérifiez les croisements : un formateur ne peut être à deux endroits, une salle ne peut accueillir deux groupes. Le calendrier se construit à rebours des engagements pris avec les clients, et se verrouille tôt, car chaque modification touche des stagiaires, des entreprises et souvent des financeurs. ## Ce qui distingue un organisme de formation d'une école Les cours d'une école se répètent chaque semaine. Une session de formation, elle, est un événement : trois jours en avril, deux semaines en juin, une journée de remise à niveau en novembre. Le planning est donc un enchaînement de sessions ponctuelles, avec des ressources partagées. Trois particularités pèsent sur la méthode. - **Les formateurs sont souvent externes.** Beaucoup interviennent en vacation ou en indépendant, pour plusieurs organismes à la fois. Le guide sur [les disponibilités des formateurs vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) y revient. - **Le lieu peut changer.** Une même formation se tient tantôt dans vos locaux (inter-entreprises), tantôt chez le client (intra), tantôt à distance. - **Un engagement contractuel.** Les dates figurent dans la convention de formation et le programme. Les déplacer, c'est modifier un document et prévenir un client. ## Étape 1 : lister les sessions Dressez le catalogue de ce qui doit se tenir sur la période (trimestre, semestre ou année). Pour chaque session, notez : | Champ | Exemple | | --- | --- | | Intitulé | Initiation à la comptabilité, 3 jours | | Format | Inter-entreprises, dans vos locaux | | Durée | 21 heures en 3 jours | | Effectif | 6 à 12 stagiaires | | Compétence requise | Formateur comptable confirmé | | Équipement | Salle informatique, vidéoprojecteur | | Contraintes | Pas de session le lundi ; à tenir avant le 30 juin | Cette liste devient votre cahier des charges de planification. Elle révèle aussi les formations les plus contraintes (peu de formateurs qualifiés, matériel rare). ## Étape 2 : recenser les ressources ### Les formateurs Pour chacun : compétences (quels programmes il peut animer), dates et plages disponibles, nombre maximal de jours par mois, distance acceptée pour les interventions chez les clients, statut (salarié, vacataire, indépendant). Les plages d'un formateur indépendant sont souvent changeantes : demandez-les à échéance régulière. ### Les salles Capacité, équipements (postes informatiques, plateau technique, matériel de démonstration), accessibilité, horaires d'ouverture. Notez les salles partagées avec d'autres usages. ### Le matériel Parfois la vraie ressource rare : un simulateur, une machine, un lot d'ordinateurs portables qui ne peut servir à deux sessions le même jour. ## Étape 3 : placer les sessions dans l'ordre de contrainte L'ordre de placement protège le planning : 1. les sessions **à date imposée** (client intra, commande de financeur, échéance réglementaire) ; 2. les sessions qui exigent un **formateur rare** ; 3. les sessions qui exigent une **salle ou un matériel rare** ; 4. les sessions **inter-entreprises** de catalogue, plus flexibles car vous contrôlez la date ; 5. les sessions de rattrapage ou d'appoint. Pour les formations de plusieurs jours, vérifiez que le formateur et la salle sont libres sur toute la durée, pas seulement le premier jour. ## Étape 4 : tenir compte du calendrier Un planning qui oublie le calendrier tombe sur un 11 novembre ou sur un pont. Notez les jours fériés de l'année, mais aussi les vacances scolaires, qui réduisent la disponibilité de certains stagiaires et rendent inutilisables certaines salles louées. À Lyon, les vacances sont celles de la zone A. Les périodes où vos clients ferment (été, fin décembre) méritent aussi une ligne dans votre calendrier. ## Étape 5 : respecter les exigences de votre statut Un organisme de formation est tenu à des obligations, dont certaines touchent directement au planning. La déclaration d'activité relève de l'article L. 6351-1 du code du travail. La certification qualité Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les organismes qui veulent obtenir des fonds publics ou mutualisés : l'article L. 6316-1 du code du travail l'impose aux prestataires d'actions de développement des compétences financées par un opérateur de compétences, une association Transitions Pro, l'État, les Régions, la Caisse des dépôts, France Travail ou l'Agefiph. Pour le planning, retenez ce que les audits regardent : des horaires et des durées cohérents avec ce qui a été annoncé, des feuilles d'émargement qui correspondent aux dates réelles, une traçabilité des changements. Conservez donc l'historique de chaque modification et de chaque message envoyé aux stagiaires. Demandez à votre certificateur ce qu'il attend précisément. ## Étape 6 : prévoir les changements Une session annulée par un client, un formateur malade, une salle indisponible : l'imprévu est la règle. Anticipez : - un **vivier de formateurs** capables de reprendre un programme, avec leurs coordonnées ; - une **règle de report** : délai de prévenance, qui décide, qui informe les stagiaires ; - un **créneau de repli** : dates réservées d'avance dans la salle pour les reports. La réponse type à un client : « La session du 14 est reportée au 21, le programme et le tarif sont inchangés, l'avenant est joint. » Préparez le modèle une fois, vous le réutiliserez toute l'année. ## Quand un outil devient nécessaire À cinq sessions par mois, un tableur de suivi suffit. À trente, avec des formateurs qui travaillent pour plusieurs organismes, des salles partagées et des clients en intra, le risque de double réservation grimpe vite. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) fait remplir les disponibilités des formateurs par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« jamais plus de quatre jours de suite pour un formateur ») et propose des remplaçants compétents quand quelqu'un se déclare absent. Les scénarios « Et si ? » aident à mesurer l'impact d'un report avant de l'annoncer. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Réserver la salle sans vérifier le formateur**, ou l'inverse. - **Ignorer le matériel** : deux sessions le même jour avec un seul simulateur. - **Modifier les dates sans mettre à jour les documents** (convention, convocation, émargement). - **Compter sur un formateur indépendant sans confirmation écrite**. - **Négliger le calendrier** : fériés, vacances, fermetures des clients. ## Questions fréquentes ### Comment planifier les sessions d'un organisme de formation ? Listez les sessions avec leurs contraintes, recensez formateurs, salles et matériel, placez en premier les dates imposées et les ressources rares, puis complétez avec les sessions de catalogue. Vérifiez chaque croisement et gardez des dates de repli pour les reports. ### Qu'est-ce que Qualiopi et est-ce obligatoire ? Qualiopi est la certification qualité des organismes de formation. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour ceux qui veulent obtenir des fonds publics ou mutualisés, selon l'article L. 6316-1 du code du travail. Un organisme financé uniquement par ses clients privés n'y est pas tenu par ce texte. ### Comment gérer l'absence d'un formateur en pleine session ? Contactez d'abord un formateur du vivier habilité sur le même programme, puis proposez un report si personne n'est disponible. Informez les stagiaires et les clients par écrit, et conservez une trace de la modification. ### Peut-on faire le planning d'un organisme de formation sur Excel ? Oui, tant que le volume reste faible. Passé quelques dizaines de sessions avec plusieurs formateurs et salles, le tableur n'alerte plus des conflits et chaque changement devient risqué. Un outil qui contrôle les croisements prend alors le relais. Sources : - [Légifrance : code du travail, articles L. 6316-1 et L. 6351-1](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Ministère du Travail : certification Qualiopi](https://travail-emploi.gouv.fr) --- # Planning d'une école de langues : professeurs, niveaux et salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ecole-de-langues Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser une école de langues : composer les groupes par niveau CECRL, caler professeurs et salles, cours en entreprise, financements et remplacements. L'essentiel : - Pour planifier une école de langues, on compose les groupes par langue et par niveau du CECRL (A1 à C2) en même temps que l'horaire, à partir des disponibilités des apprenants. - Un groupe ne s'ouvre que sur une plage qui réunit assez d'apprenants du même niveau ; les autres se voient proposer une liste d'attente ou un cours particulier. - Selon l'article L. 6316-1 du code du travail, la certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les prestataires dont les actions sont financées par des fonds publics ou mutualisés, comme le compte personnel de formation. Pour planifier une école de langues, composez d'abord les groupes par langue et par niveau, en vous appuyant sur l'échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues (A1 à C2), puis associez à chaque groupe un professeur de la bonne langue, une salle et un horaire qui convient à ses membres. La difficulté est que les groupes sont petits, nombreux, et que les apprenants adultes ont des horaires de travail variables : le planning se construit autour de leurs disponibilités. ## Pourquoi l'école de langues est un cas à part Un groupe de langue se forme à partir des disponibilités de ceux qui le composent. Un cours d'anglais B1 du mardi soir n'existe que si huit personnes de niveau B1 peuvent venir le mardi soir. Si seulement cinq le peuvent, le groupe est trop petit ; si quinze le peuvent, il est trop grand. On compose donc les groupes et l'horaire en même temps. À cela s'ajoutent : - des **publics différents** : enfants après l'école, adultes en soirée, salariés en pause de midi, entreprises en journée ; - des **professeurs spécialisés** : chacun enseigne une ou deux langues, certains uniquement certains niveaux ; - des **salles** de tailles variées (petite pour trois personnes, plus grande pour douze). ## Étape 1 : évaluer et classer les apprenants Pour constituer des groupes cohérents, l'école évalue le niveau de chaque inscrit (test écrit ou oral) et le classe sur l'échelle du CECRL : A1 et A2 (utilisateur élémentaire), B1 et B2 (utilisateur indépendant), C1 et C2 (utilisateur expérimenté). Cette échelle commune facilite la communication avec les apprenants et les employeurs, mais le niveau fin (A2 haut, B1 bas) compte beaucoup pour la cohérence d'un groupe. Notez, pour chaque apprenant : langue, niveau, objectif (voyage, travail, examen), disponibilités, format souhaité (collectif, particulier), financement éventuel. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités Demandez à chaque apprenant ses plages possibles avant de former le groupe. Un lien en ligne à remplir en deux minutes donne des réponses exploitables. Demandez deux niveaux : « je peux » et « je préfère ». C'est la clé pour trouver une plage qui convienne à six ou huit personnes en même temps. Puis cherchez les **intersections** : pour chaque langue et niveau, quelle plage rassemble le plus de monde ? Lancez les groupes sur ces plages, et proposez aux autres une liste d'attente ou un cours particulier. ## Étape 3 : associer professeurs et groupes Le professeur doit maîtriser la langue, convenir au niveau et au public (enfants, adultes, préparation d'examen). Constituez une matrice professeurs × langues × niveaux, avec leurs disponibilités. Appliquez ces règles de bon sens : 1. un professeur n'enchaîne pas plus de trois heures de cours sans pause ; 2. les cours d'une même langue sont répartis entre plusieurs professeurs si possible, pour pouvoir se remplacer ; 3. les professeurs sont rarement présents tous les jours : groupez leurs heures sur quelques journées. Pour des professeurs vacataires ou indépendants, le guide sur [les disponibilités des intervenants vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) rappelle les précautions à prendre, notamment le risque de requalification en cas de subordination. ## Étape 4 : placer les salles La salle doit convenir à l'effectif et au type de cours : conversation (chaises en cercle), préparation d'examen (tables), ateliers (matériel audio). Placez d'abord les groupes les plus nombreux dans les plus grandes salles, puis les petits groupes dans les petites. Prévoyez un battement de cinq à dix minutes entre deux cours dans la même salle. Pour la méthode détaillée, consultez [la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique), qui s'applique à l'identique. ## Étape 5 : intégrer les cours en entreprise et les financements Beaucoup d'écoles de langues animent des cours chez des clients (en entreprise) : le professeur se déplace, l'horaire dépend de l'entreprise, la date est fixée par contrat. Placez ces cours en priorité, car ils sont peu négociables. Si certains de vos cours sont financés par des fonds publics ou mutualisés, par exemple par le compte personnel de formation, la certification qualité Qualiopi est requise : selon l'article L. 6316-1 du code du travail, elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les prestataires d'actions de développement des compétences financées par certains financeurs (opérateurs de compétences, État, Régions, Caisse des dépôts, France Travail, entre autres). Vérifiez auprès de votre certificateur ce qui s'applique à votre offre. Conservez les feuilles de présence et l'historique des changements de planning. Voir aussi [le guide sur le planning d'un organisme de formation](https://accord.enys.dev/guides/planning-organisme-de-formation). ## Étape 6 : gérer l'assiduité, les absences et les remplacements Les groupes de langues sont sensibles à l'absentéisme : deux absences de suite et l'apprenant décroche. Proposez : - des **rattrapages** (cours de remplacement dans un autre groupe du même niveau) ; - une **règle d'absence du professeur** : remplaçant, report ou cours en ligne ; - des **créneaux souples** pour les professionnels en déplacement. Prévoyez un professeur remplaçant par langue, et pour les langues rares, un professeur externe joignable. ## Étape 7 : composer avec le calendrier Les cours suivent souvent le calendrier scolaire pour les enfants, un calendrier annuel pour les adultes (à Lyon, vacances de la zone A). Établissez en septembre le nombre réel de séances par groupe, jours fériés déduits. Un cours du lundi perd les séances des lundis fériés ; prévoyez des rattrapages ou ajustez le prix. ## Où un outil aide Former des groupes à partir des disponibilités de chacun est un exercice d'intersections que le moteur d'[Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) aide à résoudre : les apprenants remplissent leurs disponibilités par un lien sans compte, vous écrivez vos règles en français (« jamais plus de 12 personnes par groupe », « les enfants avant 18 h »), et le moteur compose la semaine en expliquant ses choix. Le calendrier français intégré tient compte des jours fériés. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Fixer l'horaire avant de connaître les disponibilités** des apprenants. - **Mélanger des niveaux trop éloignés** pour remplir un groupe. - **Oublier les cours en entreprise** dans le calcul des heures de professeur. - **Ne pas prévoir de remplaçant** pour les langues peu enseignées. - **Négliger les feuilles de présence** pour les cours financés. ## Questions fréquentes ### Comment constituer des groupes de niveau dans une école de langues ? Évaluez chaque apprenant sur l'échelle du CECRL, recueillez ses disponibilités, puis lancez les groupes sur les plages où se retrouvent le plus d'apprenants d'un même niveau. Proposez un cours particulier ou une liste d'attente aux autres. ### Combien d'élèves par groupe de langue ? Il n'existe pas de nombre imposé pour tous. Beaucoup d'écoles visent des petits groupes pour favoriser la conversation. Fixez une taille minimale (en dessous, le groupe n'ouvre pas) et maximale dans votre règlement. ### Faut-il Qualiopi pour une école de langues ? La certification Qualiopi est obligatoire pour les prestataires qui veulent obtenir des fonds publics ou mutualisés, selon l'article L. 6316-1 du code du travail. Si votre offre est financée uniquement par les apprenants eux-mêmes, ce texte ne l'impose pas. ### Comment gérer les professeurs qui travaillent dans plusieurs écoles ? Demandez leurs plages de disponibilité à échéance régulière, confirmez par écrit les cours retenus et prévoyez un temps de déplacement entre deux sites. Sources : - [Légifrance : code du travail, article L. 6316-1](https://www.legifrance.gouv.fr) - [Ministère du Travail : certification Qualiopi](https://travail-emploi.gouv.fr) --- # Planning d'une maison de santé pluriprofessionnelle : les salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-maison-de-sante Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser une maison de santé pluriprofessionnelle : répartir salles et praticiens, coordonner temps partiels, remplaçants et réunions de projet de santé. L'essentiel : - Dans une maison de santé pluriprofessionnelle, le planning des praticiens et des salles est distinct de l'agenda des patients : il fixe qui occupe quelle salle, quels jours et avec quel matériel. - Selon l'article L. 6323-3 du code de la santé publique, une MSP réunit des professionnels médicaux, auxiliaires médicaux ou pharmaciens qui assurent des soins sans hébergement et élaborent un projet de santé. - Les temps collectifs du projet de santé (réunions de coordination, éducation thérapeutique) se placent en premier à un horaire stable, et le planning ne contient aucune donnée de patient. Dans une maison de santé pluriprofessionnelle (MSP), le planning des praticiens et des salles est distinct de l'agenda des patients. Il fixe qui occupe quelle salle, quels jours, avec quel matériel, et ménage des temps de coordination entre professionnels. Établissez-le à partir des plages de chacun, des besoins en équipement et de règles écrites de partage, de façon à occuper les locaux au mieux sans conflit entre confrères. ## Ce qui distingue une MSP d'un cabinet de groupe Une maison de santé réunit des professionnels de santé qui exercent dans un même lieu et s'engagent à travailler ensemble. Selon l'article L. 6323-3 du code de la santé publique, elle est une structure constituée de professionnels (médicaux, auxiliaires médicaux, éventuellement pharmaciens) qui assurent des activités de soins sans hébergement et participent à des actions de santé publique, de prévention et de coordination, et qui élaborent un projet de santé. Les conditions précises de composition et de fonctionnement sont fixées par les textes et par l'Agence régionale de santé : référez-vous à leur cahier des charges régional si vous préparez un dossier. Pour le planning, cela a deux conséquences : - le **projet de santé** prévoit des temps collectifs (réunions de concertation, protocoles, éducation thérapeutique) qui doivent trouver leur place dans la semaine ; - les praticiens ont **des statuts et des temps de présence très différents** : médecins à plein temps, professionnels à temps partiel, intervenants ponctuels. Pour une vue plus générale des cabinets à plusieurs praticiens, lisez aussi [le planning d'un cabinet paramédical](https://accord.enys.dev/guides/planning-cabinet-paramedical). ## Étape 1 : cartographier les salles Dressez l'inventaire détaillé : | Type de salle | Usage | Contraintes | | --- | --- | --- | | Cabinet de consultation | Médecins, infirmiers, sages-femmes | Table d'examen, point d'eau | | Salle de soins | Infirmiers, pansements | Matériel stérile, rangement | | Salle de rééducation | Kinésithérapeutes | Surface, équipement | | Salle de réunion | Coordination, éducation thérapeutique | Grande table, écran | | Bureau calme | Psychologue, diététicien, orthophoniste | Insonorisation | Notez aussi l'accessibilité des personnes à mobilité réduite, qui peut imposer certaines salles pour certaines consultations. ## Étape 2 : recueillir les plages de chaque professionnel Chaque professionnel indique ses jours, ses horaires, ses besoins de salle et ses périodes d'absence. Faites-le à échéance régulière, par exemple chaque trimestre. Distinguez ce qui est stable (jours de présence habituels) de ce qui change (remplacements, vacances, formations). Un lien simple, rempli en quelques minutes, convient mieux qu'un fichier envoyé par courrier électronique. ## Étape 3 : écrire les règles de partage Les tensions dans une MSP naissent presque toujours de règles implicites. Écrivez-les : 1. les salles à équipement spécial sont réservées aux professions qui en ont l'usage ; 2. les praticiens à temps plein ont une salle attribuée, les autres se partagent des salles tournantes ; 3. un temps de rangement est prévu entre deux occupants ; 4. les salles libérées par une absence peuvent être utilisées par un confrère qui en fait la demande. Faites valider ces règles par l'ensemble de l'équipe et conservez-les dans un document daté. ## Étape 4 : placer les temps collectifs Réunions de coordination, concertations pluriprofessionnelles, ateliers d'éducation thérapeutique : ces temps mobilisent plusieurs professionnels en même temps, donc une intersection de disponibilités. Posez-les d'abord, à un horaire stable (par exemple, un créneau de midi toutes les deux semaines), puis ajoutez le reste. Cela évite qu'ils soient toujours sacrifiés quand l'agenda est plein. ## Étape 5 : gérer remplacements et congés Les remplaçants entrent et sortent de la structure. Pour chacun, enregistrez les dates de présence, les salles autorisées et le professionnel qu'il remplace. Un calendrier annuel des congés posé en début de saison facilite l'organisation. Quand une absence survient à l'improviste, deux questions se posent : la salle peut-elle être attribuée à un autre ? Les rendez-vous des patients sont-ils redirigés ? La première question relève du planning des ressources, la seconde de l'agenda patients. ## Étape 6 : séparer planning des ressources et données de santé Le planning des salles et des praticiens ne doit contenir aucune donnée de patient. Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD et relèvent d'outils adaptés à cet usage, avec des garanties de sécurité. Gardez l'agenda des patients dans votre logiciel de santé, et utilisez un outil de planning uniquement pour les présences et les salles. Cette séparation est aussi plus simple à expliquer à l'équipe. ## Étape 7 : suivre l'occupation À terme, mesurez le taux d'occupation de chaque salle : combien d'heures par semaine, par qui. Cela aide à décider d'un aménagement, d'un nouvel arrivant ou d'un partage plus efficace. Il suffit d'un tableau récapitulatif mis à jour à chaque trimestre. ## Où un outil aide Dès que la structure compte une dizaine de professionnels, avec des temps partiels et des remplaçants, la grille se complique. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les plages par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« la salle de rééducation réservée aux kinésithérapeutes », « la réunion de coordination chaque mardi midi ») et propose des solutions lorsqu'un professionnel s'absente. Il n'a pas vocation à remplacer votre agenda de rendez-vous : il organise ce qui se passe autour. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Mélanger agenda patients et planning des ressources.** - **Laisser les règles de partage implicites.** - **Oublier de placer les temps de coordination** dans la grille. - **Ne pas intégrer les remplaçants** dans le planning. - **Attribuer les salles une fois pour toutes** sans revoir l'occupation. ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'une maison de santé pluriprofessionnelle ? Selon l'article L. 6323-3 du code de la santé publique, c'est une structure réunissant des professionnels médicaux, auxiliaires médicaux ou pharmaciens, qui assurent des soins sans hébergement, participent à des actions de santé publique et élaborent un projet de santé. L'Agence régionale de santé précise les conditions dans son cahier des charges. ### Comment répartir les salles entre les praticiens d'une MSP ? Faites l'inventaire des salles et de leurs équipements, recueillez les plages de chacun, attribuez les salles rares aux professions qui en ont l'usage et laissez des salles tournantes pour les temps partiels. Écrivez les règles et faites-les valider. ### Où placer les réunions de coordination dans le planning ? Posez-les en premier, à un horaire stable, avant le reste de la grille. Elles requièrent l'intersection des disponibilités de plusieurs professionnels, donc elles s'insèrent difficilement si l'agenda est déjà plein. ### Un outil de planning peut-il contenir des données de patients ? Non, il vaut mieux l'éviter. Les données de santé sont sensibles au sens du RGPD et doivent rester dans un logiciel adapté. Le planning des ressources ne contient que les praticiens, les salles et les horaires. Sources : - [Légifrance : code de la santé publique, article L. 6323-3](https://www.legifrance.gouv.fr) - [CNIL : protection des données personnelles](https://www.cnil.fr) --- # Planning des ateliers d'une médiathèque ou d'un tiers-lieu : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-ateliers-tiers-lieu Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les ateliers d'une médiathèque ou d'un tiers-lieu : programmation, intervenants bénévoles et pros, jauges, salles, inscriptions et annulations. L'essentiel : - Pour planifier les ateliers d'une médiathèque ou d'un tiers-lieu, on construit une programmation par cycle et on associe chaque atelier à un intervenant, une salle équipée et une jauge. - Chaque atelier a une jauge maximale et un seuil minimal d'ouverture, en dessous duquel il est annulé ou regroupé selon une règle annoncée à l'avance. - On place d'abord les événements imposés, puis les ateliers dont l'intervenant est rare, ensuite les ateliers récurrents, en gardant des plages libres pour les reports. Pour planifier les ateliers d'une médiathèque ou d'un tiers-lieu, construisez une programmation par cycle (trimestre ou saison), associez chaque atelier à un intervenant, une salle équipée et une jauge, puis ouvrez les inscriptions avec un seuil minimal d'ouverture et une règle d'annulation. La vraie difficulté est de coordonner des intervenants très variés, bénévoles, artistes, associations partenaires, avec des salles qui servent aussi aux événements et à l'accueil du public. ## Ce qui distingue ces lieux d'une école Une école de musique ou un club a un public inscrit à l'année. Une médiathèque ou un tiers-lieu propose des **ateliers ponctuels ou en cycle courts** à un public mouvant : initiation au numérique, couture, réparation, écriture, jeux vidéo, ateliers parents-enfants, conférences. Chaque atelier est un petit projet avec son intervenant, son matériel, sa jauge, sa communication. Trois caractéristiques pèsent sur le planning : - **les intervenants sont hétérogènes** : bénévoles, artistes en résidence, salariés de la structure, associations, auto-entrepreneurs ; - **les salles sont polyvalentes** : le même espace sert à un atelier, une exposition, une réunion ou un événement ; - **la fréquentation est incertaine** : un atelier peut afficher complet ou accueillir deux personnes. ## Étape 1 : établir la programmation Dressez le calendrier de la saison. Pour chaque atelier, notez : intitulé, public cible (enfants, adultes, familles), durée, périodicité (unique ou en cycle), jauge, matériel nécessaire, intervenant pressenti. Construisez un équilibre : publics variés, jours variés, thématiques variées. À Lyon, tenez compte des vacances de la zone A : les ateliers pour enfants prennent de l'ampleur pendant les vacances et le mercredi. Évitez de surcharger la programmation : mieux vaut peu d'ateliers bien tenus qu'un calendrier dense où les salles et les intervenants s'épuisent. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités des intervenants Pour chaque intervenant, demandez les dates possibles sur la saison, la durée maximale, les contraintes matérielles (électricité, tables, connexion) et le besoin de rémunération ou de défraiement. Les bénévoles donnent des plages irrégulières, souvent le soir et le week-end. Un lien en ligne à remplir en quelques minutes vaut mieux qu'un tableau par courriel. Pour les intervenants indépendants, gardez en tête la distinction entre prestation autonome et subordination : le guide sur [les disponibilités des intervenants vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) détaille les précautions. Pour la partie bénévole, voyez aussi [la collecte des disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). ## Étape 3 : cartographier les salles Décrivez chaque espace : capacité assise, équipement (écran, ordinateurs, tables de travail, point d'eau), acoustique, accessibilité, horaires d'ouverture. Ajoutez les autres usages : accueil du public, prêt de salle à des associations, événements, installations d'exposition. Un atelier bruyant n'a pas sa place à côté d'un espace de lecture silencieux. Exemple illustratif : un tiers-lieu avec trois espaces, dont un atelier avec établis, une salle de formation avec dix postes informatiques, et un espace polyvalent. Les ateliers de réparation vont à l'atelier, les ateliers numériques en salle de formation, les rencontres dans l'espace polyvalent. ## Étape 4 : composer la grille Placez dans cet ordre : 1. les **événements imposés** (festival, exposition, réunion de partenaires) ; 2. les **ateliers dont l'intervenant est rare** ou sa date non négociable ; 3. les **ateliers récurrents** de public fidèle ; 4. les **ateliers ponctuels** sur les plages restantes. Gardez des plages sans programmation : elles servent aux reports, aux rattrapages et aux demandes de dernière minute. Pour la méthode générale de répartition des salles, consultez [le guide sur la répartition des salles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique), dont la logique s'applique ici. ## Étape 5 : inscriptions, jauge et seuil d'ouverture Fixez, pour chaque atelier, une **jauge maximale** (liée à la salle et à l'intervenant) et un **seuil minimal** d'ouverture : en dessous, l'atelier est annulé ou regroupé. Précisez dans l'annonce : - le **mode d'inscription** (en ligne, à l'accueil, sans réservation) ; - le **délai de désistement** (par exemple 48 heures avant) ; - la **liste d'attente** si l'atelier est complet ; - le **matériel à apporter**. Si vous collectez des noms et des coordonnées pour les inscriptions, respectez les règles de protection des données personnelles : le guide sur [le RGPD pour les associations](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) vous donne les repères. ## Étape 6 : prévoir les annulations et les remplacements Un intervenant malade, un atelier sans inscrits, une salle réquisitionnée : avant chaque cycle, convenez d'une règle simple de remplacement et de communication. Qui prévient les inscrits ? Par quel canal ? À quel délai ? Quelle alternative propose-t-on (report, atelier voisin, remboursement le cas échéant) ? Un message type facilite la gestion. Le guide sur [le désistement d'un bénévole à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute) donne des pistes qui valent pour les intervenants. ## Étape 7 : diffuser la programmation Affichez-la dans le lieu, publiez-la sur le site et les réseaux, et proposez aux partenaires un calendrier synchronisable. Le guide sur [la diffusion d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning) liste les canaux et leurs usages. ## Où un outil aide Entre intervenants variés, salles polyvalentes et programmation mouvante, la grille change souvent. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités des intervenants par un lien sans compte, applique vos règles écrites en français (« les ateliers bruyants jamais pendant l'accueil du public », « l'atelier numérique dans la salle informatique ») et recompose la semaine en cas d'imprévu. Les scénarios « Et si ? » montrent l'impact d'un déplacement d'atelier avant d'écrire aux inscrits. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Programmer sans seuil d'ouverture** : on anime pour deux personnes. - **Oublier les autres usages des salles.** - **Compter sur un unique bénévole** pour un atelier phare. - **Ne pas laisser de plages libres** pour les reports. - **Collecter des données d'inscription sans cadre.** ## Questions fréquentes ### Comment programmer des ateliers sur une saison ? Dressez le calendrier avec les publics, les thèmes et les intervenants, placez en premier les événements imposés et les ateliers à intervenant rare, puis complétez avec les ateliers récurrents. Gardez des plages libres pour les reports. ### Quelle jauge fixer pour un atelier ? Elle dépend de la salle, du matériel et de l'intervenant. Définissez-la avec lui, en tenant compte de la sécurité, du confort et du type d'activité. Fixez aussi un seuil minimal d'ouverture. ### Comment gérer des intervenants bénévoles et professionnels dans le même planning ? Recueillez les disponibilités de chacun avec la même méthode, confirmez par écrit chaque date et prévoyez un remplaçant. Pour les indépendants, évitez les consignes qui ressembleraient à une subordination. ### Que faire si un atelier n'a pas assez d'inscrits ? Annulez-le ou regroupez-le selon la règle que vous avez annoncée à l'avance, en prévenant les inscrits dans un délai raisonnable et en proposant une alternative. --- # Planning des formateurs d'un CFA en alternance : calendrier et salles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cfa-alternance Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser le planning d'un CFA : calendrier d'alternance par promotion, formateurs, salles, plateaux techniques, examens et relation avec les entreprises. L'essentiel : - Le planning d'un CFA part du calendrier d'alternance de chaque promotion, puis affecte les modules aux formateurs, les salles et plateaux techniques, et enfin les examens. - Selon service-public.gouv.fr, la formation en CFA représente au moins 25 % de la durée totale du contrat d'apprentissage, et l'apprenti doit la commencer dans les trois mois suivant le début du contrat. - Le calendrier d'alternance est publié avant la signature des contrats, et toute modification est communiquée par écrit aux entreprises avec un délai raisonnable. Pour planifier les formateurs d'un CFA, commencez par le calendrier d'alternance de chaque promotion (les semaines ou jours passés en centre, le reste en entreprise), puis affectez les modules aux formateurs, les salles et les plateaux techniques, et enfin les examens. Le calendrier d'alternance est la colonne vertébrale : il est communiqué aux entreprises, il conditionne les contrats et il se modifie très difficilement une fois publié. ## Les repères de l'alternance Selon service-public.fr, la formation en CFA doit durer au moins 25 % de la durée totale du contrat d'apprentissage. L'alternance alterne enseignements théoriques en centre et formation pratique chez l'employeur ; la page cite les exemples de deux jours au CFA et trois en entreprise, ou d'un mois dans chaque lieu. L'apprenti doit commencer en CFA dans les trois mois suivant le début du contrat, et la page renvoie aux articles R. 6232-1 à R. 6232-3 du code du travail pour l'organisation de l'alternance. Ces repères évoluent, vérifiez-les avant de les reprendre dans un document officiel. Pour le planning, la conséquence pratique est simple : vos formateurs et vos salles sont mobilisés par vagues, quand une promotion est présente. Une promotion absente libère salles et formateurs, qu'une autre promotion peut occuper. ## Étape 1 : définir le rythme de chaque promotion Chaque formation (BTS, titre professionnel, licence professionnelle…) a son rythme d'alternance. Les plus courants : | Rythme | Exemple de répartition | Particularité | | --- | --- | --- | | Hebdomadaire | 2 jours au CFA, 3 en entreprise | Salles occupées les mêmes jours chaque semaine | | Par blocs | 1 semaine sur 3 au CFA | Plus de souplesse pour les entreprises éloignées | | Mensuel | 1 mois au CFA, 1 mois en entreprise | Rythme exigeant pour les formateurs | Ces rythmes illustrent des possibilités. Chaque formation fixe le sien d'après son référentiel et les attentes des entreprises. Une fois fixé, il se publie avant la signature des contrats. ## Étape 2 : construire la maquette annuelle Dressez pour chaque promotion un calendrier de l'année : semaines en centre, semaines en entreprise, vacances, jours fériés, périodes d'examen. À Lyon, tenez compte des vacances de la zone A, même si les apprentis n'en bénéficient pas tous de la même façon selon leur employeur. Superposez les promotions pour repérer les semaines de forte charge : celles où trois promotions sont présentes en même temps cumulent besoins en salles et en formateurs. ## Étape 3 : affecter les formateurs aux modules Pour chaque promotion, listez les modules avec leurs volumes horaires, puis les formateurs possibles. Les CFA ont souvent trois profils : des formateurs permanents, des vacataires professionnels, des intervenants d'entreprise. Tenez compte de leurs contraintes : 1. les permanents ont un volume horaire contractuel à respecter ; 2. les vacataires donnent des plages précises, souvent en dehors de leur emploi principal ; 3. les professionnels en activité ne sont pas toujours disponibles en haute saison de leur métier. Le guide sur [les disponibilités des formateurs vacataires et indépendants](https://accord.enys.dev/guides/planning-intervenants-vacataires) précise comment les recueillir sans basculer dans une relation de subordination. Dans la répartition, placez d'abord les modules à formateur rare (spécialiste d'un logiciel, intervenant externe), puis les modules d'enseignement général, plus flexibles. ## Étape 4 : placer salles et plateaux techniques Un CFA a des salles banalisées, mais aussi des plateaux techniques (atelier de cuisine, laboratoire, atelier mécanique, salle informatique). Ces derniers sont les ressources rares : on les affecte avant les salles ordinaires. Respectez les capacités et les règles de sécurité de chaque plateau. Pour la méthode générale d'inventaire, voyez [le planning d'un organisme de formation](https://accord.enys.dev/guides/planning-organisme-de-formation). ## Étape 5 : intégrer les examens Les examens (épreuves ponctuelles, contrôle en cours de formation, passage devant un jury professionnel) se placent à des dates qui dépendent de l'organisme certificateur. Dès que le calendrier officiel paraît, bloquez les journées d'examen dans la maquette. Prévoyez salles, surveillants, jurys et convocation des apprentis plusieurs semaines à l'avance. Voir le guide sur [les oraux et jurys d'admission](https://accord.enys.dev/guides/planning-oraux-jurys-admission) pour la logique de planification des jurys. ## Étape 6 : communiquer avec les entreprises Les maîtres d'apprentissage ont besoin du calendrier d'alternance en début d'année pour organiser leur activité. Toute modification (déplacement d'une semaine, jour supplémentaire) leur est communiquée par écrit, avec un délai raisonnable. Un message type pour les entreprises, prévu à l'avance, vaut mieux que des appels isolés. Pour les apprentis, rappelez la présence obligatoire en CFA et tenez un suivi des absences. ## Étape 7 : gérer l'imprévu Un formateur malade, une salle indisponible, un plateau en panne : pour chacun, identifiez une réponse. Remplaçant du même domaine, permutation de deux modules, cours à distance si la formation l'autorise (la page de service-public.fr indique que la formation peut être dispensée en tout ou partie à distance, selon les termes de la convention de formation). Tenez un historique des changements, utile en cas de contrôle. ## Où un outil aide Le casse-tête d'un CFA est la superposition de promotions, de formateurs aux statuts variés et de plateaux techniques. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les disponibilités par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles en français (« jamais plus de 6 heures de cours par jour pour une promotion », « l'atelier réservé aux modules pratiques ») et compose la semaine en expliquant chaque placement. Les scénarios « Et si ? » aident à mesurer l'effet d'un déplacement avant d'écrire aux entreprises. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Erreurs fréquentes - **Publier le calendrier d'alternance sans le croiser** avec les salles et les formateurs. - **Oublier les plateaux techniques** dans le calcul des capacités. - **Modifier le calendrier sans prévenir les entreprises.** - **Planifier des examens sans réserver jurys et surveillants.** - **Négliger les remplaçants** pour les modules à formateur rare. ## Questions fréquentes ### Quelle part de la formation se déroule au CFA ? Selon service-public.fr, la formation en CFA doit représenter au moins 25 % de la durée totale du contrat d'apprentissage. La répartition exacte dépend de la formation et du rythme d'alternance retenu. ### Comment organiser l'alternance entre CFA et entreprise ? Chaque formation fixe son rythme : par exemple deux jours en CFA et trois en entreprise, ou un mois dans chaque lieu. Le calendrier est publié avant la signature des contrats et communiqué aux entreprises. ### Quand l'apprenti doit-il commencer en CFA ? D'après service-public.fr, l'apprenti doit débuter sa formation en CFA dans les trois mois suivant le début du contrat. Vérifiez la règle applicable à votre situation. ### Comment gérer les formateurs vacataires dans un CFA ? Recueillez leurs disponibilités à échéance régulière, confirmez par écrit les modules retenus et prévoyez des remplaçants. Évitez les contraintes qui ressembleraient à une subordination si l'intervenant est indépendant. Sources : - [Service-public.gouv.fr : contrat d'apprentissage](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2918) - [Légifrance : code du travail, articles R. 6232-1 à R. 6232-3](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des orthophonistes d'un cabinet de groupe : salles, créneaux URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-cabinet-orthophonie Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un cabinet d'orthophonie à plusieurs praticiens : répartir salles et jours de présence, durées de séance et de bilan, absences et listes d'attente. L'essentiel : - Dans un cabinet d'orthophonie de groupe, le planning commun porte sur les ressources (jours de présence, salles, matériel), tandis que l'agenda des patients reste dans un logiciel de santé adapté. - Les plages de bilan, plus longues et demandant un matériel spécifique, se distinguent des plages de suivi, et les règles de partage des salles sont écrites et validées par l'équipe. - Le planning des salles ne contient aucun nom de patient, car les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD. Pour organiser le planning des orthophonistes d'un cabinet de groupe, séparez ce qui relève des praticiens et des salles (jours de présence, occupation des pièces, matériel) de l'agenda des patients, qui reste dans un logiciel de santé adapté. Fixez des règles de partage des salles, distinguez les plages de bilan, plus longues, des plages de suivi, et prévoyez des temps hors séance pour les comptes rendus et la coordination. Le but est de remplir les salles sans conflit tout en protégeant le temps de chacun. ## Un cabinet de groupe : ce qui se partage et ce qui reste personnel Chaque orthophoniste conduit sa propre patientèle, son propre agenda et ses propres choix thérapeutiques. Ce qu'il partage avec ses confrères, ce sont les locaux : salles de séance, salle d'attente, secrétariat éventuel, matériel de rééducation. Le planning dont il est question ici est celui des **ressources** : qui occupe quelle salle à quel moment. La prise de rendez-vous des patients reste du ressort de l'agenda de chaque praticien. Cette distinction est importante pour deux raisons. Elle évite de mélanger des informations de santé avec un simple tableau de salles, et elle laisse à chacun la liberté de gérer ses rendez-vous comme il l'entend. ## Étape 1 : cartographier les salles et le matériel Dressez la liste des salles avec leurs particularités : surface, mobilier (table basse pour les enfants, bureau pour les adultes), matériel de rééducation (jeux, tests, supports), insonorisation, accessibilité. Notez aussi les pièces à usage particulier, comme une salle équipée pour des séances de groupe ou pour le travail avec des enfants en bas âge. Exemple illustratif : un cabinet de quatre orthophonistes avec trois salles de séance, dont une plus grande équipée pour les séances de groupe, et un espace d'attente partagé. Si les quatre praticiens sont présents le mercredi, il manque une salle : la répartition devient indispensable. ## Étape 2 : recueillir les jours et horaires de chacun Chaque orthophoniste précise : - ses jours de présence au cabinet, et ceux consacrés à d'autres lieux (domicile, école, structure médico-sociale) ; - son amplitude horaire habituelle ; - ses temps hors séance (comptes rendus, coordination, formations) ; - ses vacances prévues sur la saison. Mettez à jour ces informations à chaque début de trimestre. Un lien à remplir en quelques minutes remplace avantageusement les échanges de messages. ## Étape 3 : distinguer bilans et séances de suivi Un bilan et une séance de suivi n'ont pas la même durée ni la même organisation. Le bilan demande une plage plus longue, un matériel spécifique et un temps de rédaction du compte rendu. Les durées varient selon la pratique de chaque praticien : demandez-lui de les définir et traduisez-les en plages de salle. Un praticien qui fait des bilans le mardi matin a besoin de la salle avec le matériel adapté sur toute la matinée. Ne rendez pas le planning des salles dépendant de l'agenda des patients, mais appuyez-vous sur le rythme habituel : « le mardi matin : bilans », « l'après-midi : suivi d'enfants ». ## Étape 4 : écrire les règles de partage Quelques règles courantes, à adapter à votre cabinet : 1. la grande salle est prioritairement attribuée aux séances de groupe, sinon libre ; 2. chaque praticien à temps plein dispose d'une salle principale, les autres tournent ; 3. un temps de transition de cinq minutes est prévu entre deux occupants ; 4. la salle libérée par une absence peut être occupée par un confrère qui le demande. Rédigez-les avec toute l'équipe et conservez-les dans un document daté. ## Étape 5 : gérer les absences et la liste d'attente Les absences (congés, formations, maladie) créent des plages vides. Le calendrier annuel des congés, posé en début de saison, permet d'anticiper. Pour les patients, chaque praticien reste responsable de la reprise de ses suivis. Au niveau du cabinet, repérez les plages libérées pour les proposer à un confrère ou à un remplaçant. La liste d'attente est un sujet à part, géré individuellement par chaque praticien. Le planning des salles peut cependant signaler des plages disponibles qui permettraient d'ouvrir un nouveau créneau de prise en charge. C'est précisément son utilité pour le cabinet. ## Étape 6 : respecter la confidentialité Dans un cabinet de groupe, l'organisation des salles ne doit contenir aucun nom de patient. Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD et relèvent d'outils adaptés. Un planning des salles qui dit « salle 2 : Mme X, mardi matin » suffit. ## Où un outil aide Avec quatre orthophonistes et trois salles, un tableau partagé suffit parfois. Dès que les temps partiels, les remplaçants et les séances de groupe se multiplient, les conflits de salles apparaissent. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les plages de chacun par un lien sans compte, applique des règles écrites en français (« la grande salle réservée aux séances de groupe le jeudi », « jamais deux praticiens dans la salle 3 ») et propose des solutions lors d'une absence. Il ne remplace pas votre agenda de patients. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. Voir aussi [le planning d'un cabinet paramédical](https://accord.enys.dev/guides/planning-cabinet-paramedical) et [le planning d'une maison de santé](https://accord.enys.dev/guides/planning-maison-de-sante). ## Erreurs fréquentes - **Mélanger agenda patients et planning des salles.** - **Ne pas distinguer bilans et suivis** dans l'occupation des pièces. - **Oublier les temps hors séance** des praticiens. - **Laisser les règles de partage implicites.** - **Écrire des noms de patients** dans un tableau partagé. ## Questions fréquentes ### Comment partager les salles dans un cabinet d'orthophonie ? Faites l'inventaire des pièces et du matériel, recueillez les jours de présence de chacun, attribuez les salles spécialisées en priorité à ceux qui en ont l'usage et gardez une ou deux salles tournantes. Écrivez les règles et faites-les valider. ### Le planning des salles doit-il contenir des noms de patients ? Non. Les données de santé sont sensibles au sens du RGPD. Le planning des salles ne contient que les praticiens, les salles et les horaires. L'agenda des patients reste dans un logiciel adapté. ### Comment gérer les bilans et les séances de suivi ? Définissez avec chaque praticien les durées de ses bilans et de ses séances, puis traduisez-les en plages de salle. Les bilans demandent des plages plus longues et parfois un matériel spécifique. ### Que faire en cas d'absence d'un orthophoniste du cabinet ? Libérez sa salle pour un confrère ou un remplaçant. La reprise des suivis de ses patients reste de sa responsabilité ou de celle de son remplaçant. Sources : - [CNIL : protection des données personnelles](https://www.cnil.fr) --- # Planning des séances de rééducation en kinésithérapie de groupe URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-kine-seances-groupe Thème : Formation et soins Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser des séances de rééducation collectives en cabinet de kinésithérapie : effectifs, plateau technique, créneaux récurrents, thérapeutes et remplacements. L'essentiel : - Pour planifier des séances de rééducation collectives en kinésithérapie, on définit le type de séance et l'effectif maximal fixé par le praticien, puis on réserve un créneau récurrent dans une salle adaptée. - Chaque séance de groupe a un thérapeute titulaire et un suppléant qui connaît le programme, et la charge collective est reportée dans les plages individuelles du praticien. - Les inscriptions, présences et listes d'attente, qui contiennent des données de patients, se gèrent dans le logiciel de santé et non dans le planning des ressources. Pour planifier des séances de rééducation collectives en kinésithérapie, définissez d'abord le type de séance et l'effectif maximal fixé par le praticien, puis réservez un créneau récurrent dans une salle adaptée (plateau technique ou salle de groupe), assignez un thérapeute titulaire et un remplaçant, et prévoyez les modalités d'inscription et d'absence. Le principe est de transformer ces séances en rendez-vous stables de la semaine, qui ne se heurtent pas aux consultations individuelles. ## Pourquoi organiser des séances de groupe Un kinésithérapeute qui reçoit un patient à la fois consacre l'intégralité de la séance à une seule personne. Les séances de groupe s'adressent à des patients dont les besoins sont proches (rééducation du dos, du souffle, du mouvement, programmes d'exercices encadrés) : le thérapeute encadre plusieurs personnes à la fois, dans un cadre plus convivial et plus régulier. Le contenu, les indications et les modalités relèvent de la décision du praticien et du cadre réglementaire de la profession ; consultez à ce sujet votre ordre professionnel et votre caisse d'assurance maladie pour la prise en charge. Ce guide ne traite que de l'organisation dans le temps. ## Étape 1 : définir les séances Pour chaque séance de groupe, fixez : | Élément | Exemple | | --- | --- | | Intitulé | Rééducation du dos en groupe | | Public | Patients adressés par prescription | | Durée | À définir par le praticien | | Effectif maximal | À définir par le praticien, selon l'espace et la sécurité | | Fréquence | Hebdomadaire, sur un cycle de plusieurs semaines | | Matériel | Tapis, ballons, élastiques, plateau technique | L'effectif maximal est une décision clinique et de sécurité : fixez-le avec le praticien, ne le déduisez pas du seul nombre de places disponibles. ## Étape 2 : choisir les créneaux Les séances de groupe fonctionnent mieux à horaire fixe. Choisissez des créneaux compatibles avec le public : milieu de matinée ou début d'après-midi pour des seniors, fin de journée pour des actifs. Évitez de les placer sur les plages les plus demandées pour des consultations individuelles, sauf si votre cabinet a deux ou plusieurs salles. Un jour dédié (par exemple, le mardi après-midi pour les groupes) peut simplifier la gestion des salles. ## Étape 3 : réserver la salle adaptée Une séance de groupe exige de l'espace : un plateau technique, une salle polyvalente ou une grande pièce. Mesurez la surface par personne et vérifiez la circulation, l'accessibilité (rez-de-chaussée, ascenseur), le revêtement (sol non glissant), la température et l'aération. Prévoyez un temps avant et après pour installer et ranger le matériel. Si la salle sert aussi à d'autres praticiens, appliquez les règles de partage décrites dans [le guide sur le planning d'un cabinet paramédical](https://accord.enys.dev/guides/planning-cabinet-paramedical). ## Étape 4 : affecter les thérapeutes Une séance de groupe est animée par un praticien titulaire, avec un suppléant identifié. Le planning prévoit : - le **titulaire** de chaque séance, avec ses jours de présence ; - un **suppléant** habilité, qui connaît le programme du groupe ; - les **temps de préparation** et de bilan hors séance. Les séances collectives modifient la charge de travail : un thérapeute qui anime un groupe de dix personnes ne reçoit pas les mêmes patients en individuel au même moment. Reportez cette équivalence dans le planning de ses plages individuelles. ## Étape 5 : organiser les inscriptions et les absences La stabilité du groupe aide les patients. Prévoyez : 1. une **liste d'inscription** par cycle, avec un nombre de places limité ; 2. une **règle d'absence** : délai de prévenance, possibilité de rattraper dans une autre séance si elle existe ; 3. une **liste d'attente** gérée par le praticien ; 4. un **suivi de présence** transmis, dans le respect de la confidentialité, au praticien prescripteur si nécessaire. Cette partie, qui contient des données de patients, se gère dans votre logiciel de santé, pas dans le planning des ressources. ## Étape 6 : composer avec le calendrier Les cycles de séances se calent sur le calendrier : coupure de Noël, vacances d'été, jours fériés. À Lyon, les vacances suivent la zone A. Annoncez en début de cycle les dates précises, jours fériés déduits, et prévoyez une séance de rattrapage en fin de cycle si plusieurs dates tombent sur un férié. ## Étape 7 : gérer l'imprévu Thérapeute absent, salle indisponible, effectif trop faible : trois cas. Pour chacun : - **absence du thérapeute** : le suppléant prend le groupe, ou les patients sont prévenus d'un report dans des délais raisonnables ; - **salle indisponible** : repli dans une salle voisine ou report ; - **effectif trop faible** : regroupement avec un autre groupe de même type, sur décision du praticien. Préparez un message court à envoyer aux participants et conservez une trace de la communication. ## Où un outil aide Le planning des séances de groupe se mêle aux consultations individuelles, aux salles partagées et aux congés. [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) recueille les plages des thérapeutes par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles en français (« la salle de groupe réservée le mardi après-midi », « jamais deux séances de groupe en même temps ») et propose un remplaçant lorsqu'un thérapeute s'absente. Il ne contient aucune donnée de patient. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour une vue plus large, consultez aussi [le planning d'une maison de santé](https://accord.enys.dev/guides/planning-maison-de-sante). ## Erreurs fréquentes - **Fixer l'effectif d'après la surface seulement**, sans l'avis du praticien. - **Oublier le temps d'installation** du matériel. - **Mélanger données de patients et planning des salles.** - **Ne pas prévoir de suppléant.** - **Ne pas annoncer les dates de congé du cycle.** ## Questions fréquentes ### Combien de personnes dans une séance de rééducation de groupe ? L'effectif est fixé par le praticien selon l'indication, l'espace et la sécurité. Il n'existe pas de nombre universel : discutez-en avec le kinésithérapeute responsable et consultez votre ordre professionnel. ### Les séances collectives de kinésithérapie sont-elles remboursées ? Cela dépend de la nature des séances et du cadre réglementaire. Renseignez-vous auprès de votre caisse d'assurance maladie et de l'ordre des masseurs-kinésithérapeutes avant d'annoncer une prise en charge. ### Où placer les séances de groupe dans la semaine d'un cabinet ? Sur un créneau fixe, de préférence sur un jour ou une demi-journée dédiés, dans une salle suffisamment grande. Évitez les plages les plus demandées pour les consultations individuelles. ### Comment gérer l'absence du kinésithérapeute titulaire ? Prévoyez un suppléant qui connaît le programme du groupe. À défaut, reportez la séance en prévenant les participants dans un délai raisonnable. --- # Bien diffuser un planning : WhatsApp, agenda partagé, affiche URL : https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > WhatsApp, agenda partagé ou affiche : quel canal pour diffuser un planning, avec leurs limites, une règle de la source unique et un plan de diffusion simple. L'essentiel : - Pour bien diffuser un planning, on garde une seule source de vérité (un lien ou un fichier à jour) et on envoie à chacun ce qui le concerne par le canal qu'il consulte vraiment. - Un plan de diffusion efficace combine quatre couches : la source à jour, un message court qui y renvoie, l'abonnement de chacun à son agenda personnel et une affiche datée pour les lieux de passage. - Lors d'un changement, on met d'abord la source à jour, puis on prévient uniquement les personnes touchées en indiquant l'ancien et le nouvel horaire. Pour bien diffuser un planning, gardez **une seule source de vérité** (un lien ou un fichier à jour), puis envoyez à chacun ce qui le concerne par le canal qu'il consulte vraiment : un message pour prévenir, un agenda pour s'en souvenir, une affiche pour ceux qui passent sur place. Le piège classique est de multiplier les copies : dès qu'il y en a trois, elles divergent. ## Le problème n'est pas de publier, mais de rester à jour Un planning juste sur le papier mais mal diffusé produit les mêmes dégâts qu'un planning faux : un intervenant qui arrive dans une salle fermée, une famille qui attend un cours annulé, un bénévole qui n'a pas vu le changement de la veille. Les erreurs viennent presque toujours d'une version périmée qui circule encore. La règle de base est donc : **un seul endroit fait foi**, tout le reste n'en est qu'un reflet ou un renvoi vers lui. ## Les canaux, avantages et limites | Canal | Bien pour | Limites | | --- | --- | --- | | Groupe WhatsApp | Prévenir vite, discuter | Le message se noie, les anciennes versions restent, les numéros de téléphone sont en général visibles des autres membres | | SMS | Atteindre quelqu'un sans application | Pas de pièce jointe pratique, pas de mise en forme | | E-mail | Envoi formel, archive | Lu tard, perdu dans la boîte | | Agenda partagé ou abonnement | Retrouver ses séances sur son téléphone, avec rappels | Demande une mise en place, mise à jour pas toujours immédiate | | Lien vers une page à jour | Source unique, toujours la dernière version | Il faut penser à l'ouvrir | | Affiche imprimée | Accueil, salle des profs, porte de la salle | Périmée dès le premier changement | Aucun canal ne suffit seul. L'enjeu est de les articuler. ## Un plan de diffusion en quatre couches 1. **La source** : un lien ou une page, toujours à jour, que personne ne recopie. 2. **L'avertissement** : un message court (WhatsApp, SMS ou e-mail) qui dit *qu'il y a du nouveau* et renvoie vers la source. Le détail n'est pas dans le message. 3. **L'agenda personnel** : chaque intervenant s'abonne à son propre planning dans son téléphone et reçoit les changements sans rien faire. Le principe est expliqué dans le guide pour [ajouter un planning à Google Agenda ou à l'iPhone](https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda). 4. **L'affichage physique** : une affiche à jour pour les lieux de passage, avec la date de mise à jour en gros. ## Ce que doit contenir un message de diffusion Un bon message est court, daté et actionnable : > Planning du 12 au 18 janvier : publié. Deux changements : la chorale passe du mardi au jeudi 18 h, salle 2, et l'atelier du mercredi est annulé. Votre planning : [lien]. Merci de confirmer en répondant « ok ». Quatre éléments : la période, ce qui change, où trouver le détail, ce qu'on attend du lecteur. Si rien ne change pour la personne, ne la dérangez pas : trop de messages apprend à ne plus les lire. ## L'affiche : utile mais à encadrer L'affichage reste pertinent pour les lieux d'accueil. Quelques règles : - **Mettre la date et l'heure de la mise à jour** en haut, lisibles de loin. - **Limiter aux informations nécessaires** : horaires, salles, prénoms ou initiales plutôt que noms complets et numéros de téléphone. - **Ne jamais y mettre de données sensibles** (motif d'une absence, raison d'un changement). - **Retirer l'ancienne version** quand vous placez la nouvelle. Deux affiches côte à côte, c'est une source de malentendus. - **Penser aux publics concernés** : une affiche visible depuis la rue doit être anonymisée plus que celle de la salle des intervenants. Voir le guide [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Les erreurs fréquentes - **Envoyer le planning en capture d'écran** : illisible, impossible à mettre à jour, souvent déjà périmé. - **Poster dans un groupe de quarante personnes** un planning qui n'en concerne que trois. - **Annoncer un changement sans dire quoi** : « le planning a changé » force tout le monde à comparer. - **Oublier ceux qui n'ont pas WhatsApp** : un SMS ou un appel reste nécessaire pour certains. - **Diffuser trop tard** : un planning reçu la veille au soir ne laisse aucune marge. ## Quand une absence ou un échange modifie un planning déjà publié Un planning publié vit : un intervenant tombe malade, deux autres échangent leurs créneaux. La bonne pratique est de **prévenir uniquement les personnes touchées**, en indiquant l'ancien et le nouvel horaire, et de mettre la source à jour avant d'envoyer le message. Le guide sur les [échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) décrit la procédure. ## Accord et la diffusion Accord publie le planning sous forme d'un lien public filtrable par personne, d'un flux iCal individuel (récurrence hebdomadaire et annulations incluses), d'une impression en affiche A4, et de messages prêts à envoyer pour WhatsApp, SMS ou e-mail. L'envoi reste à votre main : les messages sont à copier, ce qui vous laisse relire avant d'envoyer. Détails sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Questions fréquentes ### Comment envoyer un planning à toute une équipe ? Envoyez un message court qui renvoie vers un lien à jour, plutôt qu'une pièce jointe ou une capture d'écran. Chacun retrouve toujours la dernière version, et vous n'avez qu'un seul document à corriger en cas de changement. ### WhatsApp est-il adapté pour diffuser un planning ? Il est excellent pour prévenir et échanger, mais mauvais comme archive : les messages se noient et les anciennes versions restent. Utilisez-le pour signaler les changements, avec un renvoi vers la source du planning. ### Faut-il afficher le planning avec les noms complets ? Pas nécessairement. Dans un lieu de passage, prénoms ou initiales suffisent. Gardez les noms complets, numéros et motifs pour une consultation réservée aux personnes concernées. ### À quelle fréquence faut-il envoyer le planning ? À chaque publication d'une nouvelle semaine ou période, puis uniquement en cas de changement concernant une personne. Un rythme régulier (par exemple chaque jeudi pour la semaine suivante) crée une habitude. ### Comment prévenir d'un changement de dernière minute ? Par le canal le plus direct (SMS ou appel) pour la personne concernée, après avoir mis à jour la source. Précisez l'ancien et le nouvel horaire pour éviter toute confusion. --- # Comment faire un planning : la méthode pas à pas, de zéro au partage URL : https://accord.enys.dev/guides/comment-faire-un-planning Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Faire un planning en 7 étapes : période, besoins, disponibilités, règles, placer le plus difficile d'abord, vérifier, partager. Exemple chiffré et erreurs. L'essentiel : - Faire un planning consiste à placer des personnes et des tâches sur des créneaux datés, en respectant les disponibilités de chacun et quelques règles écrites à l'avance. - La méthode tient en sept étapes : fixer la période, lister ce qu'il faut couvrir, recueillir les disponibilités, écrire les règles, placer d'abord les créneaux les plus difficiles, vérifier, puis partager une version unique. - Les erreurs les plus fréquentes sont d'oublier jours fériés et vacances, de remplir les créneaux faciles en premier et de laisser circuler plusieurs versions du même planning. Pour faire un planning, fixez d'abord la période et ce qu'il faut couvrir, recueillez les disponibilités de chacun, écrivez les règles en phrases simples, puis placez les créneaux en commençant par les plus difficiles à pourvoir. Vérifiez ensuite les doublons, la charge de chacun et les jours fériés, et partagez une seule version, toujours à jour. La méthode vaut pour une équipe de bénévoles, un club ou une famille. ## Ce qu'est un planning, en une phrase Un planning est un tableau qui dit **qui fait quoi, quand et où**, sur une période donnée. Il se distingue de l'emploi du temps, qui décrit une semaine répétée (le cours de piano du mercredi à 14 h), alors que le planning se rattache à des dates précises (le samedi 21 novembre, Lina tient l'accueil). La nuance est détaillée dans [emploi du temps ou planning : quelle différence](https://accord.enys.dev/guides/difference-emploi-du-temps-planning). ## Avant de commencer : trois questions Répondez-y par écrit, en une ligne chacune. 1. **Sur quelle période ?** Une semaine, un mois, une saison de septembre à juin. Plus la période est longue, plus il faut prévoir les absences. Voir les guides du [planning hebdomadaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-hebdomadaire), du [planning mensuel](https://accord.enys.dev/guides/planning-mensuel) et du [planning annuel d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-annuel-association). 2. **À quel pas de temps ?** L'heure, la demi-journée, la journée. Une permanence d'accueil se planifie au créneau de deux ou trois heures, une astreinte à la semaine. 3. **Qui va le lire ?** Les personnes planifiées, les familles, le bureau, le public. Cela décide de ce qu'on y écrit (prénoms seuls ou noms complets) et du support. ## La méthode en sept étapes ### 1. Fixer la période et le cadre Notez les dates de début et de fin, les jours et horaires d'ouverture, et les jours de fermeture connus. Reportez tout de suite les jours fériés : il y en a onze en France, et pour les salariés du privé seul le 1er mai est obligatoirement chômé, les autres dépendant de la convention collective ou de l'employeur (fiche F2405 de service-public.gouv.fr). Pour une activité qui suit l'école, ajoutez les vacances scolaires de votre zone. Lyon et Villeurbanne sont en zone A ; les dates sont dans notre guide des [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). ### 2. Lister ce qu'il faut couvrir Faites la liste des **besoins**, pas des personnes : chaque créneau, sa durée, le nombre de personnes nécessaires et les compétences requises. Exemple : « accueil du mardi, 14 h à 17 h, 2 personnes dont une qui connaît la caisse ». Multipliez ensuite pour obtenir le besoin total. Trois permanences par semaine à deux personnes, cela fait 6 places par semaine, soit 24 à 26 places sur un mois. ### 3. Recueillir les disponibilités Demandez à chacun ses disponibilités sur une grille identique pour tous, avec trois réponses possibles : disponible, disponible si nécessaire, pas disponible. Le « si nécessaire » change tout : il donne de la marge sans forcer personne. Fixez une date limite de réponse et relancez une fois. La méthode complète est dans [collecter les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). Comparez alors le besoin à la **capacité** : la somme de ce que chacun accepte de donner. Si huit personnes acceptent chacune une permanence par semaine, la capacité est de 8 places pour un besoin de 6. Si la capacité est à peine supérieure au besoin, le planning cassera à la première absence. Dans ce cas, réduisez les créneaux ou recrutez avant de planifier. ### 4. Écrire les règles Notez en phrases courtes ce qui doit toujours être vrai, puis ce que vous préférez : - règles strictes : « jamais une personne seule à l'accueil », « Karim ne vient pas le mercredi », « pas plus de 4 h par semaine pour un bénévole » ; - préférences : « les nouveaux de préférence avec un ancien », « Claire plutôt le matin ». Séparer les deux évite les débats sans fin au moment de placer. Pour des exemples rédigés, voir [écrire les règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). Si vous planifiez des salariés, ajoutez le cadre légal : au moins 35 heures consécutives de repos par semaine (24 heures plus les 11 heures de repos quotidien) et pas plus de six jours travaillés par semaine, sauf dérogation (fiche F2327). ### 5. Placer d'abord le plus difficile C'est l'étape que presque tout le monde fait à l'envers. On remplit spontanément le mardi après-midi, où dix personnes sont disponibles, et on se retrouve le vendredi soir avec un seul nom possible, déjà placé ailleurs. Faites l'inverse : comptez, pour chaque créneau, combien de personnes peuvent le prendre, et commencez par celui qui en a le moins. Puis le suivant. Les créneaux faciles se remplissent toujours à la fin. ### 6. Vérifier Relisez le planning avec une liste de contrôle : - personne n'est à deux endroits en même temps ; - aucun créneau n'est vide ou en sous-effectif ; - personne ne dépasse ce qu'il a proposé ; - l'écart entre la personne la plus chargée et la moins chargée est acceptable ; - aucun créneau ne tombe un jour férié ou une fermeture. Le guide [mesurer la qualité d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/mesurer-qualite-planning) détaille ces critères. ### 7. Partager une seule version Publiez à un seul endroit, donnez-lui une date de version, et renvoyez toujours vers lui. Chaque modification se fait là, jamais dans une capture d'écran qui circule. Les canaux possibles et leurs limites sont décrits dans [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning), et les réglages du partage en ligne dans [partager un planning en ligne avec une équipe](https://accord.enys.dev/guides/planning-equipe-partage-en-ligne). ## Un exemple complet Une association de quartier tient un accueil trois fois par semaine, à deux bénévoles. Huit bénévoles ont répondu. | Créneau | Personnes possibles | Ordre de placement | | --- | --- | --- | | Mardi 14 h à 17 h | 6 | 3e | | Jeudi 17 h à 20 h | 3 | 1er | | Samedi 9 h à 12 h | 4 | 2e | On place d'abord le jeudi soir (trois personnes possibles pour deux places), puis le samedi, puis le mardi. Sur quatre semaines, cela fait 24 places pour 8 bénévoles, soit 3 permanences chacun en moyenne. Si deux personnes en font 5 et deux autres 1, le planning est déséquilibré même si tous les créneaux sont pleins : redistribuez avant de publier. ## Quel support selon votre situation | Situation | Support adapté | Limite | | --- | --- | --- | | Famille, colocation, 2 à 5 personnes | Papier ou tableau blanc | Pas de mise à jour à distance | | Équipe de 5 à 15 personnes, peu de règles | Tableur partagé | Les conflits se vérifient à la main | | Rendez-vous ponctuels | Agenda partagé ou sondage de dates | Ne répartit pas une semaine entière | | 15 personnes et plus, nombreuses règles | Logiciel de planification | Demande une prise en main | Le comparatif détaillé est dans [planning Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel). Quand le croisement des disponibilités et des règles devient le vrai problème, un outil comme [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille les disponibilités par lien, sans compte, applique des règles écrites en français, compose la semaine en commençant par les créneaux les plus contraints et explique chacun de ses choix. Pour une famille ou une petite équipe stable, une feuille suffit largement. ## Les erreurs fréquentes - **Oublier un jour férié ou une semaine de vacances.** Le lundi de Pâques 2027 tombe le 29 mars, le lundi de Pentecôte le 17 mai. - **Remplir les créneaux faciles en premier.** Voir l'étape 5. - **Confondre « disponible » et « d'accord pour venir ».** Quelqu'un de disponible tous les soirs n'a pas forcément envie de venir tous les soirs : demandez aussi un maximum. - **Laisser circuler plusieurs versions.** La version imprimée du lundi contredit le message du mercredi, et chacun suit la sienne. - **Ne rien prévoir pour les absences.** Désignez à l'avance une ou deux personnes de réserve par semaine. - **Compter les week-ends sans les pondérer.** Un week-end de trois jours pèse plus qu'un autre : voir [le roulement des week-ends](https://accord.enys.dev/guides/planning-roulement-week-ends). ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning simple ? Listez les créneaux à couvrir, demandez à chacun ses disponibilités sur la même grille, placez d'abord les créneaux où peu de personnes sont disponibles, puis vérifiez que personne n'est en double. Partagez une seule version, datée. ### Comment faire un planning équitable ? Comptez les créneaux de chacun sur la période, plafonnez la charge de chaque personne à ce qu'elle a proposé et répartissez les créneaux pénibles (soirs, samedis) à tour de rôle. Rendez le décompte visible pour que l'équité se vérifie. ### Quel logiciel gratuit pour faire un planning ? Un tableur (LibreOffice Calc, Google Sheets) suffit pour une petite équipe. Les sondages de dates servent à trouver une réunion, pas à répartir une semaine. Au-delà d'une quinzaine de personnes avec des règles, un logiciel de planification fait gagner du temps ; certains ont une formule gratuite pour les petits groupes. ### Combien de temps à l'avance faire un planning ? Pour une semaine type de rentrée, commencez en juin. Pour un planning mensuel, publiez-le au moins deux semaines avant le début du mois. Pour des salariés d'astreinte, la règle par défaut est de prévenir 15 jours à l'avance (fiche F20873). Sources : - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) - [Service-public.gouv.fr : repos hebdomadaire du salarié (F2327)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2327) - [Service-public.gouv.fr : astreinte dans le secteur privé (F20873)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F20873) --- # Doodle, sondage ou vrai planning : que choisir pour une association ? URL : https://accord.enys.dev/guides/doodle-ou-planning-association Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un sondage de date suffit pour fixer une réunion, mais pas pour composer un planning récurrent. Comparatif honnête des options et critères de choix. L'essentiel : - Un sondage de date comme Doodle ou Framadate convient pour trouver une date commune, par exemple pour une assemblée générale ou une réunion de bureau. - Il devient insuffisant dès qu'il faut répartir des personnes sur des créneaux récurrents avec des règles : plafonds, binômes, compétences, remplacements. - Un tableur partagé dépanne jusqu'à un certain seuil, puis un outil de planification prend le relais pour collecter les disponibilités, appliquer les règles et gérer les absences. Un sondage de type Doodle ou Framadate est parfait pour trouver **une date commune** (une assemblée générale, une réunion de bureau). Il devient insuffisant dès qu'il faut **répartir des personnes sur des créneaux récurrents** avec des règles : plafond par personne, binômes, compétences, remplacements. Dans ce cas, un tableur partagé dépanne un temps, puis un outil de planification prend le relais. Le bon choix dépend de la nature du problème, pas de la taille de l'association. ## Deux problèmes différents qu'on confond Un sondage répond à la question : **« quand est-ce que tout le monde est libre ? »** Il cherche un point commun. Un planning répond à une autre question : **« qui fait quoi, quand ? »** Il ne cherche pas un moment où tout le monde est là, mais une répartition où chaque créneau est couvert par les bonnes personnes, sans surcharger personne. | Besoin | Sondage de date | Tableur partagé | Outil de planning | | --- | --- | --- | --- | | Trouver une date de réunion | Excellent | Possible | Inutile | | Collecter des disponibilités | Correct | Correct | Excellent | | Répartir 20 bénévoles sur 6 créneaux | Insuffisant | Faisable à la main | Adapté | | Respecter des règles (plafond, binômes) | Impossible | Manuel | Automatique | | Gérer les absences | Non | Manuel | Remplaçants proposés | | Suivre les heures | Non | Colonnes à tenir | Selon l'outil | ## Quand le sondage suffit Le sondage de date est le bon outil si : - vous cherchez **un seul moment** pour un groupe (assemblée, réunion, formation) ; - les participants sont peu nombreux (une dizaine) ; - il n'y a pas de rôles à distribuer, juste une présence collective. Dans ces cas, ne cherchez pas plus compliqué. Une alternative libre et gratuite existe (Framadate, proposé par l'association Framasoft), tout comme des services commerciaux. Quelques points de vigilance : lisez les conditions d'utilisation et la politique de données de l'outil que vous choisissez, car vous y saisissez des noms et des disponibilités de personnes. ## Quand le sondage commence à craquer Les signes qui montrent que vous poussez l'outil trop loin : - vous créez un sondage **par semaine** ou **par activité**, et vous ne vous y retrouvez plus ; - vous recopiez les réponses dans un tableur pour construire le planning ; - vous refaites le même travail à chaque période ; - les bénévoles répondent à plusieurs sondages pour la même chose ; - il faut croiser des règles (« jamais deux samedis de suite ») que le sondage ne connaît pas. À ce stade, le sondage est devenu l'étape de collecte d'un processus qui continue ailleurs, avec toute la charge de travail manuelle. ## Le tableur partagé : le bon compromis jusqu'à un certain seuil Un tableur partagé reste l'outil le plus répandu dans les associations, et c'est souvent le bon. Ses atouts : gratuit, souple, connu de tous. Ses limites apparaissent quand : - plusieurs personnes modifient en même temps et s'écrasent ; - les formules deviennent fragiles et seul le trésorier ou le secrétaire sait les modifier ; - il faut ajouter des colonnes pour chaque règle (plafonds, compétences) ; - l'équité n'est plus vérifiable à l'œil. Un conseil : si vous restez sur un tableur, structurez-le avec trois onglets clairs (besoins, disponibilités, planning) et un onglet de règles écrites en toutes lettres. ## Ce qu'apporte un outil de planification Un outil dédié ne résout pas tout, mais il enlève trois charges lourdes : 1. **La collecte sans friction** : chaque bénévole répond par un lien, sans compte à créer, depuis son téléphone. 2. **La composition** : les règles sont appliquées par le moteur, pas par le responsable à 23h. 3. **La gestion des imprévus** : en cas d'absence, des remplaçants sont proposés en tenant compte des règles. Accord fait partie de ces outils. On y écrit les règles en français (« Karim ne travaille pas le mercredi »), le moteur compose la semaine entière et explique chaque placement. Il intègre le calendrier français (fériés, vacances des zones A, B et C), permet de tester des scénarios « Et si ? », de saisir des disponibilités depuis un message libre et de générer des messages prêts à envoyer. Voyez le détail sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit) et [essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription). Les [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs) sont détaillés sur le site. ## Cinq questions pour décider Posez-vous ces questions dans l'ordre : 1. **Cherchez-vous une date ou une répartition ?** Une date : sondage. Une répartition : planning. 2. **Combien de personnes à placer chaque période ?** En dessous de dix, un tableur suffit presque toujours. 3. **Les mêmes règles reviennent-elles chaque semaine ?** Si oui, elles méritent d'être écrites une fois pour toutes. 4. **Combien de temps le responsable y passe-t-il ?** Si c'est plus de deux heures par semaine, il y a de la marge d'amélioration. 5. **Que se passe-t-il quand cette personne est absente ?** Si personne d'autre ne peut reprendre le planning, c'est un risque pour l'association. ## Un exemple de transition Imaginez une association villeurbannaise de soutien scolaire avec 25 bénévoles. En septembre, le responsable envoie un sondage pour fixer la réunion de rentrée : parfait. Puis il crée un deuxième sondage pour recueillir les disponibilités des bénévoles, mais compose la grille à la main dans un tableur. En novembre, trois bénévoles changent d'horaires, deux se désistent, et il faut refaire la grille un dimanche soir. À ce moment-là, la solution n'est pas de changer de sondage mais de séparer les deux rôles : un sondage pour les dates ponctuelles, un outil de planning pour les créneaux réguliers. Pour la méthode de collecte, voyez [collecter les disponibilités de 40 bénévoles sans s'épuiser](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles), et pour la méthode générale, [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). ## Les pièges à éviter, quel que soit l'outil - **Multiplier les canaux** : un lien, un groupe, un e-mail, un papier. Chaque canal supplémentaire fait perdre des réponses. - **Ne pas distinguer préférence et contrainte** : « je préfère le mardi » n'a pas le même poids que « je ne peux jamais le mercredi ». - **Collecter des données inutiles** : ne demandez que ce qui sert à planifier. - **Oublier la personne qui n'est pas à l'aise avec les outils** : prévoyez une alternative (téléphone, SMS) pour qu'elle puisse répondre. ## Questions fréquentes ### Doodle est-il adapté pour un planning de bénévoles ? Pour fixer une date unique, oui. Pour répartir des bénévoles sur des créneaux récurrents avec des règles, non : il collecte des disponibilités mais ne compose pas le planning. Vous devrez recopier et croiser les réponses vous-même. ### Existe-t-il une alternative gratuite à Doodle pour une association ? Oui, Framadate est un service libre proposé par Framasoft pour les sondages de dates. Pour le planning récurrent, un tableur partagé gratuit reste possible, avec ses limites. ### Quel outil choisir pour un planning de 30 bénévoles ? À cette taille, un tableur devient chronophage dès que les règles se multiplient. Un outil de planification qui collecte les disponibilités et applique les règles vous fait gagner du temps, surtout si vous recomposez chaque mois. ### Un sondage est-il conforme aux règles sur les données personnelles ? Cela dépend de l'outil et de l'usage. Vous traitez des noms et des disponibilités, donc des données personnelles : limitez-vous au nécessaire, informez les personnes et lisez la politique de confidentialité du service. En cas de doute, la CNIL met à disposition des guides à destination des associations. Sources : - [CNIL : guide de sensibilisation au RGPD pour les associations](https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-publie-un-nouveau-guide-pour-accompagner-les-associations) --- # Écrire des règles de planning claires que tout le monde comprend URL : https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Une bonne règle de planning tient en une phrase, se vérifie et dit si elle est obligatoire ou souhaitée. Méthode, exemples avant-après et pièges à éviter. L'essentiel : - Une bonne règle de planning tient en une phrase, ne porte qu'une idée, se vérifie sans interprétation et précise si elle est obligatoire ou simplement souhaitée. - Pour distinguer obligation et préférence, on se demande si l'on refuserait le planning dans le cas où la règle serait violée une seule fois. - Pour une structure de dix à trente personnes, cinq à vingt règles suffisent généralement, et les exceptions ponctuelles se traitent comme des modifications datées. Une bonne règle de planning tient en une phrase, ne contient qu'une seule idée, se vérifie sans interprétation et dit clairement si elle est obligatoire ou simplement souhaitée. « Karim ne travaille jamais le mercredi » est une bonne règle. « On essaie de ménager Karim » n'en est pas une : personne ne peut dire si elle est respectée. ## Pourquoi les règles écrites changent tout Dans la plupart des structures, les règles existent mais vivent dans la tête de la personne qui fait le planning. Elle sait que Sophie préfère le matin, que la salle 3 est occupée le jeudi, que deux intervenants ne s'entendent pas. Le jour où elle s'absente, ou où l'équipe double, tout cela disparaît. Écrire ses règles apporte trois choses : le planning devient **reproductible** (quelqu'un d'autre peut le refaire), **discutable** (on conteste une règle, pas une personne) et **vérifiable** (on peut contrôler automatiquement qu'elle est respectée). ## Les trois sortes de règles | Sorte | Question à se poser | Exemple | | --- | --- | --- | | Interdiction ou obligation | Est-ce que le planning est faux si elle est violée ? | Karim ne travaille jamais le mercredi | | Limite | Y a-t-il un maximum à ne pas dépasser ? | Pas plus de 3 cours de suite | | Préférence | Est-ce un plus, sans être indispensable ? | Sophie enseigne de préférence le matin | La confusion la plus fréquente est de mélanger les deux premières avec la troisième. Si tout est « important », le planning devient impossible à composer, car rien ne peut plier. À l'inverse, si tout est « de préférence », rien n'est jamais garanti. > Test simple : demandez-vous « si cette règle était violée une fois, est-ce que je refuserais le planning ? ». Oui, c'est une règle obligatoire. Non, c'est une préférence. ## Les cinq qualités d'une bonne règle ### Elle ne porte qu'une idée « Karim ne travaille pas le mercredi ni après 18 h, sauf si Sophie est absente » contient trois règles et une exception. Découpez : - Karim ne travaille jamais le mercredi. - Karim ne travaille jamais après 18 h. L'exception relève d'une décision humaine ponctuelle, pas d'une règle permanente. ### Elle se vérifie Remplacez les mots flous par des seuils. | Trop vague | Vérifiable | | --- | --- | | Éviter les journées trop longues | Pas plus de 6 heures par jour pour chaque intervenant | | Ne pas surcharger Léa | Pas plus de 12 heures par semaine pour Léa | | Des horaires raisonnables | Aucun cours avant 9 h ni après 20 h | | Garder de la place pour les débutants | Les débutants uniquement l'après-midi | ### Elle nomme les personnes, les lieux ou les jours exacts « Les profs de piano » est ambigu si deux d'entre eux sont aussi intervenants en solfège. Écrivez « Karim et Sophie » ou définissez une compétence « piano » que tout le monde utilise de la même façon. ### Elle dit si elle est un plancher ou un plafond « Au moins un adulte » et « pas plus de 8 enfants » sont deux sens opposés. Précisez toujours le sens : au moins, au plus, exactement. ### Elle explique son pourquoi, quand il n'est pas évident Une phrase en commentaire suffit : « jamais le mercredi (autre emploi) », « pas plus de 3 cours de suite (voix) ». Dans six mois, personne ne se souviendra de la raison, et vous hésiterez à supprimer une règle devenue inutile. ## Des formulations qui marchent Voici des tournures simples, couvrant la plupart des besoins réels d'une école de musique, d'une association de soutien scolaire ou d'un centre de formation : - **Jours et plages** : « Karim ne travaille jamais le mercredi. » « Sophie n'est disponible que le mardi et le jeudi. » - **Avant ou après une heure** : « Pas de cours après 19 h. » « Les ateliers commencent après 14 h. » - **Limites** : « Pas plus de 3 cours de suite. » « Pas plus de 4 cours par jour. » « Pas plus de 10 cours par semaine. » - **Préférences** : « Léa de préférence le matin. » « Les ateliers de préférence le samedi. » - **Associations entre personnes** : « Marc et Inès toujours ensemble. » « Paul et Yanis jamais ensemble. » Dans Accord, ces phrases s'écrivent telles quelles, en français : un aperçu « J'ai compris » reformule en direct ce que le moteur a retenu avant que vous activiez la règle. Si la reformulation ne dit pas ce que vous pensiez, la phrase était ambiguë, et vous la corrigez avant qu'elle ne produise un mauvais planning. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Les erreurs fréquentes 1. **Écrire une règle qui en contredit une autre.** « Sophie uniquement le mardi » et « Sophie jamais le mardi » : un solveur le détectera, mais pas toujours un humain pressé. 2. **Empiler les exceptions.** Au bout d'un an, un fichier de règles de 40 lignes plein de « sauf » n'est plus lisible. Revoyez-le à chaque rentrée. 3. **Transformer chaque préférence en obligation.** Plus il y a d'obligations, moins il reste de planning valide. 4. **Oublier les règles de la structure** : durée d'une séance, temps de transition entre deux salles, jours de fermeture. 5. **Ne jamais retirer une règle obsolète.** Elle continue de bloquer des créneaux alors que personne ne sait pourquoi. ## Une méthode en quatre temps 1. **Collectez** sans filtrer : une réunion de vingt minutes, chacun dit ce qui doit être respecté. 2. **Triez** en obligations, limites et préférences, avec le test ci-dessus. 3. **Reformulez** chaque règle en une phrase vérifiable. 4. **Testez** sur une semaine passée : le planning calculé respecte-t-il bien ce que vous attendiez ? Une règle mal comprise se voit tout de suite. Les règles alimentent ce qu'on appelle un [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique) : plus elles sont nettes, meilleur est le résultat. Elles influencent aussi l'[équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants), que des plafonds bien écrits protègent. ## Questions fréquentes ### Combien de règles faut-il pour un planning ? Pour une structure de dix à trente personnes, entre cinq et vingt règles suffisent généralement. Au-delà, vérifiez que vous ne dupliquez pas des règles ou que vous ne transformez pas des habitudes en obligations. ### Quelle différence entre une règle obligatoire et une préférence ? Une règle obligatoire doit être respectée dans tous les cas : le planning est rejeté sinon. Une préférence est un souhait que l'on satisfait quand c'est possible, et qui fait monter ou baisser le score du planning. ### Comment gérer les exceptions ponctuelles ? N'inscrivez pas une exception ponctuelle dans les règles permanentes. Traitez-la comme une absence ou une modification datée, sur la semaine concernée, pour que la règle de base reste intacte. ### Peut-on écrire des règles de planning en langage courant ? Oui, à condition de rester simple et précis : une personne, un jour ou une heure, une limite chiffrée. Les outils récents comprennent des phrases comme « jamais le mercredi » ou « pas plus de 3 cours de suite » et vous montrent leur interprétation avant de les appliquer. --- # Emploi du temps ou planning : quelle différence, et lequel choisir ? URL : https://accord.enys.dev/guides/difference-emploi-du-temps-planning Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > L'emploi du temps répartit des activités sur une semaine répétée, le planning organise personnes et ressources sur une période datée. Différences et choix. L'essentiel : - Un emploi du temps indique quand ont lieu des activités, en général sur une semaine type qui se répète. - Un planning organise qui fait quoi, où et quand sur une période datée, en gérant les absences, les jours fériés et les remplacements. - La plupart des structures ont besoin des deux : mieux vaut tenir une base unique et en tirer une vue pour les familles et une vue pour les intervenants. Un emploi du temps décrit **quand** ont lieu des activités, en général sur une semaine qui se répète (les cours de la classe, les horaires d'une salle). Un planning décrit **qui fait quoi, où et quand** sur une période datée, en tenant compte des personnes, des absences et des ressources. Dans l'usage courant, les deux mots se chevauchent, mais la distinction aide à choisir le bon outil. ## Les définitions simples | | Emploi du temps | Planning | | --- | --- | --- | | Question | Quand a lieu chaque activité ? | Qui assure quoi, où, à quelle date ? | | Centre | Les activités et les groupes | Les personnes et les ressources | | Durée | Une semaine type, répétée | Une période datée (semaine, mois, trimestre) | | Exceptions | Peu visibles | Centrales (absences, fériés, remplacements) | | Exemple | L'emploi du temps d'une classe de 5e | Le planning de l'équipe pour la semaine du 12 janvier | Dans la vie quotidienne, personne ne distingue strictement les deux termes. La différence qui compte est pratique : l'un se lit, l'autre se gère. ## Où l'on dit « emploi du temps » - **L'école et la formation** : l'emploi du temps d'une classe, d'un étudiant, d'un professeur. Il est centré sur les élèves et les enseignements. - **Une salle ou un équipement** : l'emploi du temps d'occupation d'un gymnase. - **Une personne**, pour son organisation personnelle de la semaine. Dans ces cas, la structure est stable et le document est avant tout un affichage : on le consulte pour savoir où aller. ## Où l'on dit « planning » - **Une équipe d'intervenants, de salariés ou de bénévoles** : qui est présent quand. - **Un projet ou un événement**, avec ses jalons. - **Une association** qui répartit des permanences, des cours, des animations. Ici, le document est un outil de décision : on le compose, on l'ajuste, on gère les imprévus. ## En pratique, vous avez besoin des deux Prenons une école de musique. Elle a : 1. un **emploi du temps** pour les élèves : le cours de piano du lundi à 17 h, en salle 1 ; 2. un **planning** pour les intervenants : Karim assure ce cours, sauf pendant les vacances, remplacé par Sophie la semaine du 9 novembre. Le premier est une vue destinée aux familles. Le second est une vue de travail pour la coordination. Les deux viennent de la même source de données, et c'est là que tout se joue : si les deux sont tenus à part, ils divergent. ## Comment choisir ce dont vous avez besoin - **Vous voulez seulement afficher des horaires stables** (cours, ouverture) : un emploi du temps suffit. Un tableur propre ou une affiche font l'affaire. Voir [le modèle de planning hebdomadaire](https://accord.enys.dev/guides/modele-planning-hebdomadaire-association). - **Vous devez composer, ajuster, remplacer** : il vous faut un planning, avec des règles, des disponibilités et un suivi des absences. - **Vous avez les deux besoins** (le cas le plus fréquent) : tenez une base unique et dérivez-en les vues. Voir [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date). ## Trois exemples pour fixer les idées 1. **Une classe de 5e** : l'emploi du temps indique que le lundi de 8 h à 10 h, c'est mathématiques en salle 12. Il ne dit pas qui remplace le professeur absent. C'est un emploi du temps. 2. **Une équipe de huit bénévoles** qui tient une permanence : le document dit que Chloé est de permanence le samedi 24 janvier, Dev le 31, avec Emma en renfort. C'est un planning. 3. **Une école de musique** : le tableau des cours de la semaine, imprimé à l'entrée, est un emploi du temps. Le fichier de la coordination, avec les absences, les salles et les remplacements, est un planning. On le voit dans chaque cas : l'emploi du temps répond à « où dois-je aller ? », le planning répond à « qui est mobilisé et comment s'adapte-t-on ? ». ## Le vocabulaire autour - **Semaine type** : le modèle répété, qui est le cœur de l'emploi du temps. Voir [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date). - **Horaires** : la forme la plus courte, souvent affichée à l'entrée d'un lieu. - **Roulement** : un planning dont les tours alternent selon un cycle. Voir [planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement). - **Calendrier** : la vue sur l'année, avec vacances et jours fériés. - **Rétroplanning** : un planning construit à rebours à partir d'une date butoir. Voir [le rétroplanning de la rentrée](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre). ## Les signes qu'un simple emploi du temps ne suffit plus 1. Les absences se multiplient et les remplacements se font par SMS. 2. Plusieurs personnes modifient le document et des versions circulent. 3. Les disponibilités des intervenants changent d'un trimestre à l'autre. 4. Vous devez prouver que chacun est traité équitablement. Voir [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). 5. Vous passez plus de deux heures par semaine à le refaire. Dès que deux de ces signes apparaissent, vous gérez un planning et non plus seulement un emploi du temps, et l'outil doit suivre. Le guide [Excel ou logiciel de planification](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel) aide à décider du moment. ## Et dans un logiciel ? Un logiciel de planification bien conçu produit les deux. Accord, par exemple, compose la semaine type (l'emploi du temps), gère les absences et les fermetures datées (le planning), puis diffuse à chacun sa vue personnelle : lien filtrable par personne, flux iCal, affiche A4. L'emploi du temps des familles et le planning des intervenants sortent ainsi de la même composition. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Quelle est la différence entre un emploi du temps et un planning ? L'emploi du temps indique quand ont lieu des activités sur une semaine qui se répète. Le planning organise des personnes et des ressources sur une période datée, avec les absences et les exceptions. ### Un planning est-il forcément daté ? Pas toujours : on parle aussi de planning type ou de planning hebdomadaire pour la version répétée. Mais dès qu'on gère des absences, des fériés et des remplacements, on travaille avec des dates. ### Peut-on utiliser le même document pour les deux ? On le peut au début. Passé quelques personnes et quelques salles, il vaut mieux garder une base unique et en tirer des vues différentes : une pour les familles, une pour les intervenants. ### Dit-on emploi du temps ou planning pour une association ? Les deux, dans l'usage. Pour l'équipe qui organise, « planning » est plus juste. Pour les adhérents qui viennent aux activités, « emploi du temps » ou « horaires » parle davantage. --- # Garde alternée et activités des enfants : l'intégrer dans un planning URL : https://accord.enys.dev/guides/garde-alternee-planning-activites Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pour inscrire un enfant en résidence alternée à une activité : créneau stable, deux contacts parents, absences sans motif et neutre pour la structure. L'essentiel : - Pour qu'un enfant en résidence alternée suive une activité régulière, la structure propose un créneau hebdomadaire stable et communique avec les deux parents s'ils le souhaitent. - La structure n'a pas besoin de connaître le rythme de garde : elle collecte des contacts fiables, accepte les absences sans motif et reste neutre entre les parents. - L'article 373-2-9 du code civil prévoit que la résidence de l'enfant peut être fixée en alternance au domicile de chacun des parents ou au domicile de l'un d'eux. Pour qu'un enfant en résidence alternée puisse suivre une activité régulière, la structure n'a pas à connaître le détail de l'organisation familiale : il suffit de proposer un créneau stable, d'écrire à **les deux parents** (si les deux le souhaitent) et d'accepter que la présence soit parfois aménagée par les parents eux-mêmes. Le planning doit rester simple, neutre et ne jamais demander de justification. Ce guide s'adresse aux associations et écoles d'activités. Il ne donne pas de conseil juridique : les décisions concernant l'enfant relèvent des parents, et les décisions de justice s'imposent à eux. ## Ce qu'est la résidence alternée Le code civil (article 373-2-9) prévoit que la résidence de l'enfant peut être fixée en alternance au domicile de chacun des parents, ou au domicile de l'un d'eux. Dans le langage courant, on parle de « garde alternée ». Le rythme le plus fréquent est une semaine chez l'un, une semaine chez l'autre, mais d'autres existent : deux jours et deux jours, alternance 2-2-3, quinze jours, ou un rythme adapté pendant les vacances. Ce rythme est propre à chaque famille. Il peut changer d'une année à l'autre, voire en cours d'année. Une structure qui s'y adapte ne doit donc pas le figer. ## Les difficultés concrètes pour une activité régulière - **L'enfant n'est pas chez le même parent chaque semaine** : un cours du mercredi peut dépendre du parent qui l'a cette semaine. - **Les trajets changent** : domicile, école, activité ne forment pas toujours le même chemin. - **Les informations doivent atteindre les deux parents** : annulation, changement de salle, sortie, tarif. - **Le matériel voyage** : instrument, tenue de sport, livres. - **Les deux parents ne sont pas toujours en bons termes**, et la structure ne doit pas se retrouver entre eux. ## Cinq pratiques simples pour la structure ### 1. Proposer un créneau fixe et lisible Le meilleur compromis est un créneau qui ne dépend pas de la semaine : même jour, même heure, tous les huit jours. Un créneau situé près de l'école de l'enfant ou à mi-chemin des deux domiciles facilite la logistique. À défaut, les parents jugeront eux-mêmes. ### 2. Collecter deux contacts, si les parents le souhaitent Sur la fiche d'inscription, demandez un ou deux responsables légaux avec leurs coordonnées, **et ce que chacun souhaite recevoir**. Précisez que vous n'avez pas besoin de connaître l'organisation de la garde. Cela évite les oublis de communication, sans fouiller dans la vie familiale. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) : collectez le minimum. ### 3. Prévoir des communications aux deux parents Pour les annulations, changements de salle, informations de sortie ou rappels, un envoi aux deux responsables, quand les deux sont inscrits comme destinataires, évite qu'un parent apprenne une annulation le matin même. Ne communiquez jamais à l'un des parents ce que l'autre vous a confié. ### 4. Accepter les aménagements des parents Un cours manqué parce que c'était « la semaine de l'autre parent » peut arriver. Une règle simple : l'absence se signale comme toute autre absence, sans motif demandé. Si vous proposez des rattrapages, ils s'appliquent à tous de la même façon. ### 5. Rester neutre La structure n'arbitre pas. Elle ne tranche pas entre deux parents sur l'inscription, la présence ou la facturation : en cas de désaccord, elle renvoie vers les parents et, si besoin, vers la décision de justice qu'ils détiennent. Une phrase type pour ces cas : « Nous appliquons ce que les deux responsables légaux nous communiquent ensemble. » ## Tenir compte d'un rythme A/B dans un planning Certaines familles aimeraient que l'activité ait lieu uniquement les semaines où l'enfant est chez un parent donné. C'est difficile à garantir : il n'existe pas de planning commun à toutes les familles. Voici les options réalistes. | Option | Principe | Limite | | --- | --- | --- | | Créneau hebdomadaire stable | Même jour, même heure chaque semaine | Les parents s'organisent | | Créneau une semaine sur deux | Séance en semaine A seulement | Cela suppose une définition commune de « semaine A » | | Deux créneaux au choix | L'enfant vient le mercredi ou le samedi, selon la semaine | Complique le planning de la structure | | Séance de rattrapage mensuelle | Une session pour ceux qui ont manqué | Demande de la souplesse de l'intervenant | La plupart des structures retiennent le premier, avec un rattrapage ponctuel quand c'est possible. Pour la question du calendrier des vacances, voir [vacances scolaires 2026-2027 par zone](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) : les périodes de vacances sont souvent partagées entre les parents selon des règles propres. ## Dans les plannings de groupe Pour un groupe d'enfants, le nombre d'absences ponctuelles est plus élevé quand plusieurs familles sont en résidence alternée. Deux ajustements aident : 1. **Prévoir des effectifs un peu souples** : si un groupe est limité à 8 enfants, acceptez que trois ou quatre ne soient pas présents chaque semaine. 2. **Ne pas pénaliser les absences** dans une logique de présence ou de notation, sauf nécessité pédagogique. Pour les séances individuelles (cours d'instrument), l'accord se fait avec les deux parents sur un créneau stable : voir [planning des cours individuels d'instrument](https://accord.enys.dev/guides/planning-cours-individuels-instrument). ## Ce que peut faire un outil de planning Un outil peut faciliter deux choses : informer **plusieurs destinataires** pour une même personne planifiée, et permettre à une famille de signaler une indisponibilité sans motif. Dans Accord, chaque personne (y compris un enfant ou un parent) reçoit un lien personnel sans compte, et la structure peut préparer des messages prêts à envoyer pour des adultes ou des enfants, dont le parent est destinataire. Les échanges de créneaux permettent à un intervenant de demander un échange ; pour les familles, la gestion des absences reste à la main de la coordination. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Comment inscrire un enfant en garde alternée à une activité ? Avec la fiche d'inscription habituelle, en indiquant deux responsables légaux si les parents le souhaitent. La structure n'a pas besoin du détail du rythme de garde, seulement des coordonnées et de ce que chaque parent veut recevoir. ### Faut-il l'accord des deux parents pour inscrire un enfant ? Cela relève du droit de la famille et des décisions de justice applicables. Une structure peut demander aux familles de s'accorder avant l'inscription, et se référer à ce qu'elles lui communiquent. En cas de désaccord, elle renvoie vers les parents. ### Peut-on faire une activité une semaine sur deux ? C'est possible si la structure propose un créneau en alternance, mais cela complique son planning. La plupart des activités fonctionnent mieux avec un créneau hebdomadaire stable et des absences tolérées. ### Comment informer les deux parents d'un changement ? En enregistrant les deux contacts à l'inscription et en envoyant un message identique aux deux responsables. Évitez de transférer à l'un ce que l'autre vous a écrit. ### Doit-on demander le rythme de garde à l'inscription ? Non, ce n'est pas nécessaire. Demandez seulement des contacts fiables. Moins vous en savez sur l'organisation familiale, moins vous risquez d'être pris dans un conflit. Sources : - [Légifrance : code civil, article 373-2-9](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Générer un planning automatiquement : les 4 approches, pas à pas URL : https://accord.enys.dev/guides/generer-planning-automatiquement Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pour générer un planning automatiquement : rotation simple, tableur à formules, solveur de contraintes ou IA générative. Laquelle choisir et la méthode en 8 étapes. L'essentiel : - Il existe quatre façons de générer un planning automatiquement : une rotation fixe, un tableur à formules, un solveur de contraintes et une IA générative de type ChatGPT. - La rotation suffit pour des tours de rôle simples ; dès que disponibilités, compétences et salles se croisent, seul un solveur garantit un planning sans conflit et explique ce qui bloque. - Quelle que soit l'approche, la méthode est la même : inventorier les séances, recueillir les disponibilités, écrire les règles, générer, vérifier, verrouiller ce qui est bon, puis publier. Pour **générer un planning automatiquement**, il existe quatre approches : la **rotation fixe** (chacun son tour), le **tableur à formules**, le **solveur de contraintes** et l'**IA générative**. La rotation convient aux tours de rôle simples ; dès que les disponibilités, les compétences et les salles se croisent, un solveur est la seule approche qui garantit un résultat sans conflit. Dans tous les cas, la méthode tient en huit étapes, détaillées plus bas. ## Les quatre approches, en un tableau | Approche | Principe | Bon pour | Limite principale | | --- | --- | --- | --- | | Rotation fixe | Une liste tourne selon un ordre défini | Permanences, tâches ménagères, astreintes | Ignore les disponibilités réelles | | Tableur à formules | Des formules remplissent ou contrôlent les cases | Petits plannings stables | Ne cherche pas : il calcule ce qu'on lui dit | | Solveur de contraintes | Un moteur explore les combinaisons sous règles | Semaines à plusieurs personnes, salles, règles | Demande de décrire les règles proprement | | IA générative | Un modèle de langage propose un tableau plausible | Brouillon rapide, petit cas | Aucune garantie d'absence de conflit | ### 1. La rotation fixe C'est la forme la plus ancienne d'automatisation : on numérote les personnes et chaque créneau prend la suivante. Six bénévoles, une permanence par samedi : chacun revient toutes les six semaines. C'est équitable, prévisible et ne demande aucun outil. Mais la rotation ignore que Paul est absent en août et que Fatima ne conduit pas. Notre guide sur le [planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement) montre comment la construire proprement. ### 2. Le tableur à formules Un tableur peut automatiser une partie du travail : compter les heures de chacun, colorer un doublon, signaler une case vide. Certains vont jusqu'aux macros. Mais un tableur **calcule**, il ne **cherche** pas : il ne trouvera jamais seul la combinaison qui satisfait toutes les règles. Il reste un excellent outil de contrôle, à condition de savoir quand il atteint ses limites (voir [planning sur Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel)). ### 3. Le solveur de contraintes C'est l'approche des logiciels de planification sérieux. Vous décrivez ce qu'il faut placer, où c'est possible et ce qui est interdit ou souhaité. Le moteur parcourt les combinaisons, élimine celles qui violent une règle obligatoire et garde la meilleure selon vos préférences. Les bibliothèques libres comme Google OR-Tools (solveur CP-SAT) ou le logiciel FET, dédié aux emplois du temps scolaires, reposent sur ce principe. Le guide [solveur de contraintes expliqué](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique) en décrit le fonctionnement pour les non-informaticiens. ### 4. L'IA générative Demander à ChatGPT, Claude ou Gemini « fais-moi le planning de la semaine » donne en quelques secondes un tableau convaincant. Pour cinq personnes et peu de règles, c'est une base acceptable, à vérifier ligne par ligne. Au-delà, le modèle oublie des règles ou crée des doublons sans le signaler, car il produit un texte plausible et non une solution vérifiée. Nous détaillons ce qui marche et ce qui casse dans [créer un planning avec ChatGPT](https://accord.enys.dev/guides/creer-planning-avec-chatgpt). ## Quelle approche pour quel cas - **Un seul type de tâche, tout le monde interchangeable** (ménage, astreinte, permanence d'accueil) : rotation. - **Moins de dix personnes, peu de règles, planning stable d'une année sur l'autre** : tableur avec formules de contrôle. - **Plusieurs personnes, salles ou compétences, disponibilités variables** : solveur. - **Besoin d'un brouillon en deux minutes pour lancer la discussion** : IA générative, sans jamais publier son résultat tel quel. ## La méthode en huit étapes Ces étapes valent quelle que soit l'approche retenue. Elles sont décrites ici avec un exemple : une association de quartier de Villeurbanne qui doit répartir 14 séances hebdomadaires (aide aux devoirs, alphabétisation, atelier numérique) entre 18 bénévoles et 3 salles. ### Étape 1 : inventorier ce qu'il faut placer Listez chaque séance avec sa durée, sa fréquence, son public et la compétence requise. Exemple : « Alphabétisation niveau 1, 1 h 30, deux fois par semaine, 8 adultes, bénévole formé FLE ». Sans cette liste, aucune automatisation n'est possible. ### Étape 2 : décrire les ressources Salles, capacité, équipement, horaires d'ouverture. La salle polyvalente ferme à 19 h le vendredi ? Écrivez-le. ### Étape 3 : recueillir les disponibilités Demandez à chacun ses créneaux possibles, en distinguant « disponible » et « si nécessaire ». C'est l'étape qui prend le plus de temps : notre méthode pour [collecter les disponibilités de 40 bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) aide à la tenir en une semaine. ### Étape 4 : écrire les règles Séparez les règles **obligatoires** (« pas plus de 4 h par semaine pour un bénévole ») des **préférences** (« les ateliers numériques plutôt le matin »). Une règle non écrite n'existe pas pour un outil. Le guide [optimiser un planning sous contraintes](https://accord.enys.dev/guides/optimiser-planning-contraintes) montre comment les pondérer. ### Étape 5 : générer Lancez la rotation, remplissez le tableur ou demandez au solveur de composer. Avec un solveur, cela prend quelques secondes pour une semaine de ce type. ### Étape 6 : vérifier Trois contrôles, systématiques : 1. Aucune personne ni salle en double sur un même créneau. 2. Chaque règle obligatoire respectée. 3. Toutes les séances placées, ou une explication pour celles qui ne le sont pas. Un solveur fait ces contrôles lui-même. Avec un tableur ou une IA générative, faites-les à la main en triant par personne, puis par salle. ### Étape 7 : ajuster et verrouiller Déplacez à la main ce qui vous déplaît, puis **verrouillez** ce qui est bon pour que la génération suivante ne le défasse pas. C'est ce qui permet de recomposer une partie de la semaine sans tout bouleverser. ### Étape 8 : publier et prévoir les imprévus Diffusez le planning (lien, agenda, affichage) et décidez à l'avance comment traiter une absence. Le guide [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning) compare les canaux. ## Un exemple chiffré Dans notre association villeurbannaise, 14 séances, 18 bénévoles, 3 salles et une vingtaine de créneaux possibles dans la semaine donnent 18 × 3 × 20 = 1 080 emplacements possibles pour chaque séance prise isolément, et 1 080 puissance 14 combinaisons pour la semaine entière, un nombre de plus de quarante chiffres. À la main, la coordinatrice y passait deux soirées. Avec un solveur, la génération prend quelques secondes ; le temps se reporte sur les étapes 1 à 4 (bien décrire) et 6 à 7 (relire, ajuster), qui restent humaines. C'est l'organisation que suit Accord : disponibilités recueillies par lien, règles écrites en français, composition par un moteur de contraintes en quelques secondes, puis score sur 100 et liste de ce qui coince. Le fonctionnement est détaillé sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Les erreurs qui sabotent l'automatisation - **Automatiser sans liste de séances.** L'outil ne peut placer que ce qu'on lui décrit. - **Tout déclarer obligatoire.** Trop de règles dures, et aucun planning n'existe. Gardez en obligatoire ce qui est vraiment impossible. - **Oublier les « si nécessaire ».** Sans ce second niveau, l'outil n'a pas de marge et échoue plus souvent. - **Publier sans relire.** Même un bon solveur ne connaît pas la règle que vous avez oublié d'écrire. - **Tout regénérer à chaque changement.** Verrouillez ce qui fonctionne, sinon les personnes voient leur créneau changer sans raison. ## Questions fréquentes ### Comment générer un planning automatiquement gratuitement ? Pour un tour de rôle, une rotation dans un tableur gratuit (Google Sheets, LibreOffice Calc) suffit. Pour un emploi du temps de cours, le logiciel libre FET génère automatiquement des emplois du temps. Pour des plannings d'association, certains outils proposent un essai gratuit : Accord, par exemple, s'essaie 7 jours sans carte bancaire. ### Excel peut-il générer un planning automatiquement ? Excel peut remplir une rotation et contrôler un planning par formules, et son complément Solveur traite de petits problèmes d'optimisation. Il ne compose pas seul une semaine sous de nombreuses règles croisées : pour cela, un outil dédié est plus adapté. ### Combien de temps faut-il pour générer un planning automatique ? La génération elle-même prend de quelques secondes à quelques minutes selon l'outil et la taille du problème. Le vrai temps se situe avant (recueillir les disponibilités, écrire les règles) et après (relire, ajuster), comptez une à deux soirées pour une première mise en place. ### Un planning généré automatiquement est-il équitable ? Seulement si l'équité fait partie des règles. Une rotation est équitable par construction ; un solveur l'est si vous lui demandez de lisser la charge entre les personnes. Une IA générative ne garantit rien sur ce point sans vérification. Sources : - [Google OR-Tools : planification des employés avec CP-SAT](https://developers.google.com/optimization/scheduling/employee_scheduling?hl=fr) - [Google OR-Tools : optimisation des contraintes](https://developers.google.com/optimization/cp?hl=fr) - [FET, logiciel libre de génération d'emplois du temps](https://lalescu.ro/liviu/fet/) --- # L'IA pour planifier dans une association : usages, limites, RGPD URL : https://accord.enys.dev/guides/ia-planification-associations Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment une association peut utiliser l'IA pour planifier : 6 usages concrets, les limites à connaître et les règles RGPD rappelées par la CNIL, avec une check-list. L'essentiel : - Dans une association, l'IA aide surtout à planifier sur six tâches : recueillir les disponibilités, formuler les règles, composer la semaine avec un moteur de contraintes, communiquer, gérer les absences et faire le bilan. - Ses limites sont connues : erreurs affirmées avec assurance, absence de vérification systématique pour les modèles de langage, et fracture numérique d'une partie des bénévoles. - Côté RGPD, la CNIL rappelle les principes de finalité définie, de minimisation et d'information des personnes ; l'association reste responsable des données qu'elle confie à un outil, qui doit être lié par un contrat de sous-traitance. L'**intelligence artificielle** peut faire gagner beaucoup de temps à une **association qui planifie** des bénévoles, des cours ou des permanences, à condition de l'employer là où elle est fiable : recueillir et mettre en forme les disponibilités, formuler les règles, composer la semaine avec un moteur de contraintes, rédiger les messages, proposer des remplaçants. Elle ne remplace ni la vérification, ni les arbitrages du bureau. Et dès qu'elle manipule des noms et des absences, le RGPD s'applique : finalité définie, minimisation des données, information des bénévoles. ## Six usages concrets, du plus simple au plus avancé Le planning d'une association suit un cycle : recueillir, décider des règles, composer, diffuser, gérer les imprévus, faire le bilan. L'IA peut intervenir à chaque étape, avec des degrés de fiabilité différents. | Étape | Ce que l'IA fait | Type d'IA | Fiabilité | Vigilance | | --- | --- | --- | --- | --- | | Recueillir les disponibilités | Transforme « dispo mardi soir sauf vacances » en créneaux | Modèle de langage | Bonne, avec relecture | Faire valider par la personne | | Formuler les règles | Reformule une consigne floue en règle précise | Modèle de langage | Bonne, avec validation | Montrer la règle comprise | | Composer la semaine | Place toutes les séances sous contraintes | Solveur de contraintes | Élevée, vérifiable | Bien écrire les règles | | Communiquer | Rédige annonce, relance, message de remplacement | Modèle de langage | Bonne | Relire le ton et les dates | | Gérer une absence | Classe les remplaçants possibles | Solveur, éventuellement langage pour le message | Élevée | Laisser le choix final à un humain | | Faire le bilan | Résume heures, équité, taux de réponse | Calcul, puis langage | Bonne si les chiffres viennent du calcul | Ne jamais laisser inventer un chiffre | Notre guide [IA et planning](https://accord.enys.dev/guides/ia-et-planning) explique pourquoi la composition elle-même relève d'un solveur et non d'un modèle de langage. Ici, l'objectif est de montrer comment une association s'organise concrètement. ### 1. Recueillir les disponibilités Le premier frein, dans une association, est la réponse des bénévoles. Beaucoup répondent par SMS ou sur un groupe de messagerie, en phrases libres. Un modèle de langage sait convertir ces messages en créneaux, ce qui évite une ressaisie fastidieuse. La règle d'or : renvoyer à la personne ce qui a été compris pour qu'elle valide. Le guide pour [collecter les disponibilités de 40 bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) complète cette étape. ### 2. Formuler les règles « Ne pas épuiser toujours les mêmes » devient « pas plus de 2 permanences par mois et par bénévole, sauf volontaires ». L'IA aide à passer de l'intention à une règle mesurable, que le bureau valide. ### 3. Composer la semaine C'est le cœur du planning, et c'est là qu'il faut un calcul exact : un solveur de contraintes vérifie chaque règle, chaque disponibilité, chaque salle. Un assistant conversationnel peut proposer un brouillon pour un petit cas, mais sans garantie (voir [faire son planning avec ChatGPT](https://accord.enys.dev/guides/creer-planning-avec-chatgpt)). ### 4. Communiquer Annonce du planning sur WhatsApp, mail aux familles, relance des non-répondants : un modèle de langage rédige en quelques secondes un texte adapté au canal. Relisez toujours les dates et les noms. Notre guide pour [annoncer un changement de planning](https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning) donne des modèles. ### 5. Gérer les absences Quand un bénévole se désiste la veille, l'outil peut classer les remplaçants possibles (disponibles, compétents, peu sollicités ce mois-ci) et préparer le message. La décision, elle, reste humaine : la personne la mieux classée sur le papier n'est pas toujours la bonne à appeler. Voir [gérer les désistements de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ### 6. Faire le bilan En fin de trimestre, un résumé des heures données, de l'équité entre bénévoles et des créneaux difficiles à pourvoir aide le bureau à décider. Les chiffres doivent venir d'un calcul sur les données réelles ; le modèle de langage ne sert qu'à les mettre en mots. ## Un exemple : une épicerie solidaire de l'est lyonnais 35 bénévoles, deux distributions par semaine, une collecte mensuelle en magasin. Avant : un tableur partagé, toujours les mêmes six personnes inscrites, et des vendredis vides. Avec une organisation outillée : 1. Chaque bénévole reçoit un lien et indique ses disponibilités en deux minutes. 2. Le bureau fixe trois règles : 4 heures par semaine au plus, un titulaire du permis par distribution, les nouveaux toujours en binôme avec un ancien. 3. Le moteur compose le mois ; l'écart de charge entre le plus et le moins sollicité est affiché. 4. Les messages d'annonce et de relance sont préparés automatiquement, puis relus. C'est le fonctionnement d'Accord : un moteur de contraintes compose et explique, et le langage sert à écrire les règles en français et à préparer les messages. Le détail est sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Les limites à garder en tête - **Les erreurs affirmées avec assurance.** Un modèle de langage peut se tromper sans le signaler. La CNIL le rappelle dans son affiche de mai 2026 : l'IA peut se tromper, il faut garder un esprit critique et vérifier les informations importantes. - **Les règles non écrites.** Aucune IA ne sait que deux bénévoles ne s'entendent pas, si personne ne l'a écrit. - **La fracture numérique.** Une partie des bénévoles, souvent les plus fidèles, n'utilise pas d'application. Prévoyez toujours une saisie possible par le coordinateur. - **La dépendance à un outil.** Si une seule personne sait faire fonctionner l'IA, le planning s'arrête le jour où elle quitte le bureau. ## Le RGPD appliqué à l'IA dans une association Un planning contient des données personnelles : prénoms, disponibilités, absences, parfois coordonnées. L'association en est responsable, y compris quand elle les confie à un outil d'IA. ### Les principes rappelés par la CNIL Dans sa fiche « IA : comment être en conformité avec le RGPD ? », la CNIL rappelle qu'un système d'IA utilisant des données personnelles doit avoir une **finalité** bien définie, que les données doivent être **limitées à ce qui est nécessaire** à cet objectif, que la **durée de conservation** doit être proportionnée, et que les personnes doivent recevoir une **information** claire. ### Ce que cela donne concrètement - **Finalité** : les disponibilités servent à faire le planning, pas à autre chose. - **Minimisation** : prénoms plutôt que noms complets dans un assistant grand public ; jamais de motif d'absence, a fortiori médical. - **Paramètres** : la CNIL conseille de vérifier les réglages qui limitent l'usage des données pour l'entraînement, d'utiliser le mode temporaire quand il existe et de supprimer les anciennes conversations. - **Sous-traitance** : un éditeur qui traite les données pour votre compte doit être lié par un contrat ou un acte juridique conforme à l'article 28 du RGPD (instructions documentées, confidentialité, sécurité, suppression ou restitution des données en fin de prestation). - **Décision humaine** : l'article 22 du RGPD encadre les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques ou affectent la personne de manière significative. Pour un planning de bénévoles, gardez de toute façon une validation humaine et un moyen simple de contester une affectation. Notre guide [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) détaille l'information des bénévoles et la durée de conservation. ## Check-list avant d'utiliser l'IA pour planifier 1. Le bureau a-t-il identifié la tâche précise confiée à l'IA ? 2. Les données envoyées sont-elles réduites au minimum ? 3. Sait-on où elles sont hébergées et si elles servent à l'entraînement ? 4. Un contrat de sous-traitance existe-t-il avec l'éditeur ? 5. Les bénévoles sont-ils informés de l'outil utilisé ? 6. Chaque résultat est-il relu avant diffusion ? 7. Une personne peut-elle contester son affectation simplement ? 8. Au moins deux personnes savent-elles faire fonctionner l'outil ? ## Questions fréquentes ### Comment une association peut-elle utiliser l'IA pour son planning ? Surtout pour recueillir et mettre en forme les disponibilités, formuler des règles claires, composer la semaine avec un moteur de contraintes, rédiger les annonces et proposer des remplaçants en cas d'absence. La relecture et les arbitrages restent humains. ### Peut-on mettre les données des bénévoles dans ChatGPT ? Mieux vaut limiter au strict nécessaire : prénoms, créneaux, sans coordonnées ni motif d'absence, et avec les paramètres d'entraînement désactivés. C'est la logique de minimisation que rappelle la CNIL. ### L'IA est-elle compatible avec le RGPD dans une association ? Oui, si l'usage a une finalité définie, que les données sont minimisées, que les bénévoles sont informés et que l'éditeur est lié par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. ### L'IA peut-elle décider seule qui fait quelle permanence ? Elle peut proposer une répartition, mais une validation humaine reste recommandée, avec un moyen simple pour chacun de contester son affectation. L'article 22 du RGPD encadre les décisions entièrement automatisées qui affectent significativement une personne. Sources : - [CNIL : IA, comment être en conformité avec le RGPD ?](https://www.cnil.fr/fr/intelligence-artificielle/ia-comment-etre-en-conformite-avec-le-rgpd) - [CNIL : affiche « IA générative et vie privée » (2026)](https://www.cnil.fr/sites/default/files/2026-05/affiche_ia_generative_et_vie_privee_fr.pdf) - [CNIL : RGPD, chapitre 3 (article 22)](https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre3) - [CNIL : RGPD, chapitre 4 (article 28)](https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4) --- # Le planning tournant (roulement) expliqué simplement, avec exemples URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning tournant fait passer chacun à tour de rôle sur les mêmes créneaux selon un cycle fixe. Principe, exemples sur 3 et 4 semaines, avantages et limites. L'essentiel : - Un planning tournant, ou roulement, confie les mêmes créneaux à tour de rôle selon un cycle qui se répète, dont la durée égale le nombre de personnes ou un multiple. - Sur une année scolaire d'environ 36 semaines, un créneau hebdomadaire tenu par 4 personnes représente 9 tours chacune, moins les semaines de fériés et de vacances. - Un roulement est lisible et perçu comme équitable, mais il est rigide : il faut prévoir des échanges de tours, une réserve et une relecture des disponibilités à chaque trimestre. Un planning tournant, ou roulement, attribue les mêmes créneaux à tour de rôle selon un cycle qui se répète : la personne A prend la semaine 1, B la semaine 2, C la semaine 3, puis on recommence. Il est idéal pour répartir équitablement des tâches récurrentes et pénibles (permanences, samedis, gardes, ouvertures du matin), à condition que les équipes soient stables et que les absences soient prévues. ## Le principe On définit trois choses : 1. **Les postes ou créneaux à tourner** : par exemple « permanence du samedi », « ouverture de la salle », « accueil du mardi soir ». 2. **Les personnes dans le cycle**, dans un ordre fixe. 3. **La durée du cycle**, égale au nombre de personnes (ou à un multiple si plusieurs postes tournent). Une fois posé, le planning s'écrit tout seul : chacun connaît son tour des semaines à l'avance. ## Exemple 1 : un seul poste, quatre personnes Une association tient une permanence le samedi matin. Quatre bénévoles : Alice, Bruno, Chloé, Dev. | Semaine | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Permanence | Alice | Bruno | Chloé | Dev | Alice | Bruno | Chloé | Dev | Chacun assure un samedi sur quatre, soit environ 9 samedis sur 36 semaines d'une année scolaire. Le cycle est de 4 semaines. ## Exemple 2 : deux postes, six personnes Deux postes qui tournent : « ouverture » et « fermeture » d'un local, six bénévoles. | Semaine | Ouverture | Fermeture | | --- | --- | --- | | 1 | Alice | Bruno | | 2 | Chloé | Dev | | 3 | Emma | Farid | | 4 | Alice | Bruno | Ici le cycle ne compte que trois semaines : les postes tournent par paires. Pour que chacun alterne les deux postes, décalez la paire au passage suivant (Bruno à l'ouverture, Alice à la fermeture à la semaine 4). Un petit décalage évite que les mêmes personnes soient toujours associées. ## Exemple 3 : un roulement qui alterne un créneau pénible Quand un créneau est pénible (le samedi, ou le soir), on le fait tourner et on **compense** : la personne qui prend le samedi le plus lourd récupère un créneau confortable la semaine suivante. Le principe est détaillé dans le guide [roulement équitable des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). ## Avantages - **Lisibilité** : chacun connaît ses dates longtemps à l'avance. - **Équité visible** : personne n'a l'impression d'être toujours sollicité. - **Peu de travail de composition** : le cycle se recopie. - **Facile à expliquer** à une nouvelle recrue. ## Limites - **Rigide** : une absence casse le cycle, il faut un mécanisme de remplacement. - **Aveugle aux disponibilités** : le tour de Bruno tombe peut-être sur sa semaine de congé. - **Peu adapté aux équipes qui changent** : chaque départ ou arrivée modifie tout le cycle. - **Il ignore les compétences** : si seuls deux membres savent ouvrir le local, un roulement strict ne fonctionne pas. ## Combien de tours par an ? Un calcul simple évite les surprises. Si le roulement couvre un créneau hebdomadaire sur une année scolaire d'environ 36 semaines, et que le cycle compte 4 personnes, chacune assure 36 ÷ 4 = 9 tours. Avec 6 personnes, elle n'en assure plus que 6. Si le créneau tombe un jour férié ou pendant les vacances, retirez ces semaines avant de diviser : le nombre réel de tours est souvent inférieur. Pour les dates, voir [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). Le calcul permet de répondre d'emblée à la question « combien de fois par an serai-je de permanence ? », et d'ajuster le nombre de personnes si la charge paraît trop lourde. Pour convertir ces tours en heures, voir [calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre](https://accord.enys.dev/guides/calculer-heures-intervenant-trimestre). ## Les compléments qui rendent un roulement robuste 1. **Un échange de tours autorisé**, avec déclaration à la coordination : deux personnes permutent, le cycle global ne bouge pas. Voir [organiser les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). 2. **Un volant de réserve** : une personne d'astreinte pour dépanner (voir [planning des astreintes d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-astreintes-association)). 3. **Des semaines blanches** : les vacances scolaires peuvent suspendre le roulement ou le décaler. Voir [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). 4. **Une relecture des disponibilités** à chaque trimestre, pour retirer les personnes durablement indisponibles. 5. **Un décompte** des tours effectivement assurés, pour que les échanges ne se déséquilibrent pas. ## Roulement et droit du travail Pour des salariés, un planning tournant doit respecter les règles de durée du travail et de repos, et les changements de planning sont encadrés (délais de prévenance, accords collectifs). Pour des bénévoles, ces règles ne s'appliquent pas, mais la bonne pratique est d'annoncer le cycle à l'avance et de ne le modifier qu'avec un préavis raisonnable. En cas de salariés, vérifiez votre convention collective et le site service-public.gouv.fr. ## Quand préférer un autre mode de composition Si vos intervenants ont des disponibilités très différentes, si vous avez de nombreuses règles croisées ou si les absences sont fréquentes, un roulement trop rigide devient un frein. Mieux vaut alors une composition sous contraintes qui répartit la charge en tenant compte des disponibilités. Le moteur d'Accord vise cette équité : il compose la semaine à partir des disponibilités de chacun et des règles écrites, et le score reflète le respect des préférences. Un roulement reste possible en parallèle, par exemple pour les samedis. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'un planning tournant ? C'est un planning où les mêmes créneaux sont confiés à tour de rôle à plusieurs personnes, selon un cycle qui se répète. Il sert à répartir équitablement des tâches récurrentes. ### Comment faire un roulement de permanences entre bénévoles ? Listez les créneaux, les personnes disponibles et fixez l'ordre. Le nombre de personnes donne la durée du cycle. Prévoyez des échanges de tours possibles et un remplaçant de réserve. ### Comment gérer une absence dans un planning tournant ? Avec un remplacement par échange (la personne absente permute avec un collègue) ou par un volant de réserve. Notez le tour dû pour le rééquilibrer ensuite. ### Un roulement est-il toujours équitable ? Seulement si les disponibilités et les contraintes sont comparables. Sinon, un tour identique pour tous peut peser très différemment selon les personnes. Il faut alors compenser ou adapter. --- # Mesurer et corriger l'équité de charge entre vos intervenants URL : https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment mesurer l'équité de charge dans un planning : heures, disponibilité, créneaux pénibles. Exemple chiffré, indicateurs simples et leviers de correction. L'essentiel : - L'équité de charge se mesure par le taux de charge, c'est-à-dire les heures assurées divisées par les heures disponibles de chaque intervenant, et non par les heures brutes. - Les créneaux pénibles (soirs, samedis, enchaînements) se comptent séparément et sur la durée, car un équilibre des heures peut cacher une inégalité concrète. - Pour corriger, on fixe des plafonds, on fait tourner les créneaux pénibles, on compense, on forme une deuxième personne sur les compétences rares et on rend la charge visible. Pour mesurer l'équité de charge, ne comparez pas les heures brutes : rapportez les heures de chacun à ce qu'il peut réellement assurer, puis regardez séparément les créneaux pénibles (soirs, samedis, enchaînements). Une répartition est équitable quand l'effort demandé est proportionné aux disponibilités et au statut de chacun, pas quand tout le monde a le même nombre d'heures. ## Pourquoi les heures brutes trompent Prenons cinq intervenants d'une école de musique, avec leurs heures hebdomadaires et le nombre d'heures qu'ils ont déclarées disponibles. | Intervenant | Heures assurées | Heures disponibles | Taux de charge | | --- | --- | --- | --- | | Alice | 18 | 20 | 90 % | | Bruno | 15 | 17 | 88 % | | Chloé | 12 | 14 | 86 % | | Dev | 9 | 10 | 90 % | | Emma | 6 | 7 | 86 % | Sur les heures brutes, l'écart est de 12 heures entre Alice et Emma, ce qui ressemble à une injustice criante. Rapporté à la disponibilité, tout le monde est entre 86 % et 90 % : la charge est en réalité très équilibrée. À l'inverse, deux intervenants à 10 heures chacun peuvent être traités très différemment si l'un était disponible 11 heures et l'autre 30. > Le taux de charge (heures assurées divisées par heures disponibles) est l'indicateur le plus simple et le plus parlant. Il se calcule dans un tableur en une formule. ## Quatre indicateurs à suivre ### 1. Le taux de charge Heures assurées sur heures disponibles, par personne. Repérez les extrêmes : une personne à 100 % est sollicitée sans marge, une autre à 30 % est sous-employée ou cache des disponibilités qui n'ont pas servi. ### 2. L'écart à la moyenne Calculez la moyenne des taux de charge de l'équipe, puis l'écart de chacun. Dans l'exemple ci-dessus, la moyenne est d'environ 88 %, l'écart maximal d'environ 2 points : excellent. Au-delà de 15 à 20 points d'écart, regardez de près. Ce seuil est une convention de lecture pratique, à adapter à votre contexte, pas une norme. ### 3. Les créneaux pénibles Définissez avec l'équipe ce qui est pénible : après 19 h, le samedi, le premier créneau du matin, trois cours enchaînés, un seul jour de présence avec un gros trou au milieu. Comptez ensuite, par personne, le nombre de ces créneaux sur la période. Exemple sur un trimestre de 12 semaines : le samedi matin, trois créneaux par semaine. Si Alice en prend deux par semaine tous les samedis et Emma aucun, l'équilibre des heures cache une inégalité très concrète. ### 4. La stabilité dans le temps Une inégalité d'une semaine est normale. Une inégalité répétée sur dix semaines est un problème. Mesurez la charge cumulée depuis la rentrée, pas seulement la semaine en cours. ## Les causes d'inéquité les plus fréquentes - **Les « bons élèves du planning »** : ceux qui n'ont jamais de contraintes, et à qui l'on confie tout ce qui reste. - **La disponibilité large mal comprise** : celui qui répond « je suis libre tout le temps » se retrouve avec les créneaux que personne ne veut. - **Les compétences rares** : un seul intervenant sait faire l'atelier, il est donc toujours sollicité. - **Les absences non redistribuées** : la personne qui remplace les autres cumule les heures sans que personne ne le remarque. - **L'ancienneté implicite** : les anciens choisissent leurs créneaux, les nouveaux prennent le reste. ## Comment corriger : cinq leviers 1. **Fixer des plafonds.** « Pas plus de 3 cours de suite », « pas plus de 4 cours par jour » protègent tout le monde sans arbitrage au cas par cas. Voir le guide sur l'[écriture des règles](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). 2. **Faire tourner les créneaux pénibles.** Les samedis, les soirs, les gardes : une rotation écrite vaut mieux qu'un arrangement à l'amiable qui épuise toujours les mêmes. 3. **Compenser plutôt que niveler.** Une personne qui fait trois samedis de suite récupère un créneau confortable ensuite. Notez-le, sinon la compensation s'oublie. 4. **Former une deuxième personne** sur la compétence rare, pour desserrer l'étau. 5. **Faire apparaître la charge** : afficher un tableau des taux de charge à l'équipe, chaque trimestre. Ce qui est visible se discute plus facilement. ## Ce qu'il ne faut pas faire - **Viser l'égalité parfaite.** Elle est inatteignable et peu utile : une personne à temps partiel ne doit pas assurer autant qu'une personne à temps plein. - **Ignorer les préférences.** Certains préfèrent les soirées pour garder leurs journées, et un planning équitable sur le papier mais subi par tous est un mauvais planning. - **Publier les chiffres nominatifs sans accord.** Des indicateurs de charge individuels relèvent de la vie de l'équipe : discutez-en avant. Voir à ce sujet le guide sur [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Où l'équité se joue au moment de composer Corriger après coup est coûteux. Le mieux est de faire entrer l'équité dans la composition elle-même : plafonds, préférences, créneaux pénibles répartis. Un moteur de contraintes le permet : il arbitre entre toutes ces règles en même temps. Dans Accord, le score sur 100 intègre le respect des préférences, et chaque placement s'explique dans le panneau « Pourquoi ici », ce qui rend les écarts discutables avec des faits. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Comment calculer l'équité de charge dans une équipe ? Divisez, pour chaque personne, les heures assurées par les heures disponibles ou contractuelles. Comparez les taux obtenus avec la moyenne de l'équipe. Ajoutez un décompte des créneaux pénibles (soirs, samedis) que vous aurez définis ensemble. ### Faut-il donner le même nombre d'heures à tout le monde ? Non. Une répartition équitable tient compte des disponibilités, des contrats, des compétences et des préférences. Donner autant d'heures à un temps partiel qu'à un temps plein serait injuste dans l'autre sens. ### Comment répartir les créneaux du samedi ou du soir ? Par rotation écrite, avec un décompte visible. Chacun connaît à l'avance son tour, et ceux qui s'y prêtent volontiers peuvent prendre davantage, contre une compensation notée. ### Que faire si un intervenant se sent surchargé ? Regardez d'abord son taux de charge et ses créneaux pénibles sur plusieurs semaines. S'ils confirment le ressenti, ajoutez un plafond ou redistribuez. S'ils ne le confirment pas, discutez de ce qui pèse vraiment : trajets, trous dans la journée, enchaînements. --- # Mesurer la qualité d'un planning : les indicateurs qui comptent URL : https://accord.enys.dev/guides/mesurer-qualite-planning Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un bon planning se mesure sur sept indicateurs : séances placées, conflits, règles, préférences, équité, temps morts et stabilité. Notation sur 100. L'essentiel : - La qualité d'un planning se juge sur sept indicateurs : séances placées, conflits, règles obligatoires, préférences, équité de charge, temps morts et stabilité. - Les trois premiers sont des conditions qui ne tolèrent aucun défaut, tandis que les quatre autres se notent pour comparer des versions déjà valides. - Un score sur 100, obtenu en retirant des points par défaut selon un barème écrit et stable, départage deux versions, mais ne remplace jamais la vérification des conflits. Un bon planning se juge sur sept indicateurs : le **taux de séances placées**, l'absence de **conflits**, le respect des **règles obligatoires**, la satisfaction des **préférences**, l'**équité** de charge, les **temps morts** et la **stabilité** dans le temps. Les trois premiers sont des conditions (zéro défaut toléré), les quatre suivants se notent. En les regroupant sur 100, on peut comparer deux versions et décider sans se fier à l'impression. ## Pourquoi mesurer Sans indicateurs, un planning est « bon » quand personne ne se plaint, c'est-à-dire souvent quand les personnes concernées se sont résignées. Mesurer permet trois choses : **comparer** deux versions d'un même planning, **repérer** ce qui coince avant que les gens râlent, et **justifier** un choix auprès de l'équipe avec des faits. ## Les trois conditions de base Ces trois indicateurs ne se négocient pas. Un seul défaut rend le planning inutilisable. ### 1. Toutes les séances sont placées Comptez les séances prévues et les séances effectivement placées. Un planning qui laisse deux séances sans créneau n'est pas terminé. Le nombre de séances non placées, et la raison, sont les premiers chiffres à regarder. ### 2. Aucun conflit Aucune personne à deux endroits à la fois, aucune salle utilisée deux fois, aucun équipement en double. Le test est binaire : zéro, ou le planning est faux. Dans un tableur, il se fait par tri (par personne puis par salle, jour et heure) ; dans un outil, il est automatique. ### 3. Les règles obligatoires sont respectées « Karim jamais le mercredi », « pas plus de 3 cours de suite ». Une seule violation, et le planning est à reprendre. Voir [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## Les quatre indicateurs à noter Une fois les conditions remplies, on compare les plannings sur ces quatre critères. ### 4. Les préférences et le « si nécessaire » Combien de séances tombent sur un créneau que la personne n'a accordé qu'à contrecœur (« si nécessaire ») ? Combien de préférences (matin plutôt que soir, regroupement) ne sont pas respectées ? Plus ces chiffres sont bas, plus l'équipe se sent écoutée. Dans [le modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites), ces deux niveaux sont recueillis à la source. ### 5. L'équité de charge L'écart de charge entre intervenants, rapporté à leur disponibilité. L'indicateur le plus simple est le taux de charge : heures assurées divisées par heures disponibles. Plus l'écart est faible entre le plus et le moins chargé, plus le planning est équitable. Voir [mesurer et corriger l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ### 6. Les temps morts Pour chaque personne et chaque jour, la durée cumulée entre deux séances. Des temps morts courts (une pause de 30 minutes) sont normaux ; ce sont les trous longs qui comptent. Voir [réduire les trous dans un emploi du temps](https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps). ### 7. La stabilité Combien de séances ont changé entre la version précédente et celle-ci ? Un planning excellent mais qui bouge chaque semaine fatigue tout le monde. Comptez les modifications d'une version à l'autre, et distinguez celles qui viennent d'un imprévu de celles qui viennent d'une mauvaise composition. ## Des indicateurs de résultat, après coup Les sept critères ci-dessus mesurent le **planning prévu**. Pour juger le **planning vécu**, ajoutez quelques chiffres de terrain : | Indicateur | Comment le mesurer | | --- | --- | | Séances annulées | Nombre d'annulations sur le trimestre | | Séances remplacées | Nombre de remplacements, et part de chacun | | Délai de prévenance moyen | Écart entre l'annonce du changement et la séance | | Taux de réponses aux disponibilités | Personnes ayant répondu sur le total | | Temps passé à composer | Heures de la personne qui coordonne par semaine | | Retours de l'équipe | Deux questions à chaque fin de trimestre | Le dernier est le plus facile à oublier et le plus utile : posez deux questions simples (« qu'est-ce qui a le plus gêné ? », « qu'est-ce qui marche bien ? ») et notez les réponses. Aucun indicateur ne remplace ce que dit l'équipe. ## Un exemple de notation sur 100 Une façon simple de comparer deux versions est de partir de 100 et de retirer des points pour chaque défaut, avec un barème que vous fixez vous-même. | Défaut | Barème d'exemple | | --- | --- | | Séance non placée | 8 points chacune | | Séance sur un « si nécessaire » | 1 point chacune | | Préférence non respectée | 2 points chacune | | Écart de charge important | jusqu'à 8 points | | Temps morts longs | jusqu'à 8 points | Version A : 1 séance non placée (8), 3 séances sur un « si nécessaire » (3), 2 préférences non respectées (4) : 100 − 15 = 85. Version B : toutes placées, 4 séances sur un « si nécessaire » (4), 1 préférence non respectée (2), un écart de charge modéré (3) : 100 − 9 = 91. La version B est meilleure, et on peut dire pourquoi. Ce barème est un exemple : le vôtre doit refléter ce qui compte pour votre structure. Le point décisif est qu'il soit écrit, stable et appliqué de la même façon à chaque version. ## Piège : un score ne remplace pas un conflit Un score de 95 avec un conflit de salle est un planning faux. Les conditions (placement, conflits, règles obligatoires) se vérifient **avant** de regarder le score. Le score sert à départager des plannings qui sont déjà valides. ## Comment l'outil le fait pour vous Accord calcule un score sur 100 pour chaque planning, en partant de 100 et en retirant des points détaillés ligne par ligne : séances non placées, créneaux posés sur un « si nécessaire », personnes placées sans avoir répondu, préférences non respectées, écart de charge entre intervenants, temps morts entre deux séances, changements de salle enchaînés, séances d'une même activité trop rapprochées, règles souples dépassées, regroupements souhaités non tenus. Le détail est visible, donc discutable. Sur l'école de musique fictive qui sert d'exemple, le planning publié atteint 94 et le brouillon 85, avec l'atelier non placé et une suggestion pour le résoudre. Le panneau « Pourquoi ici » explique chaque placement. C'est une aide à la décision : le barème est celui de l'outil, pas forcément le vôtre. Voir le principe du [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique). ## Questions fréquentes ### Comment savoir si un planning est bon ? Vérifiez d'abord qu'il n'a aucun conflit, que toutes les séances sont placées et que les règles obligatoires sont respectées. Ensuite, comparez la satisfaction des préférences, l'équité de charge, les temps morts et la stabilité. ### Quels sont les indicateurs d'un bon planning ? Séances placées, conflits, règles respectées, préférences satisfaites, équité de charge, temps morts, stabilité. Après coup, ajoutez les annulations, les remplacements et les retours de l'équipe. ### Un score sur 100 est-il fiable ? Il est utile pour comparer des versions, à condition de connaître son barème. Il ne dit pas si le planning est valide : les conflits et les règles obligatoires se vérifient à part. ### À quelle fréquence mesurer la qualité d'un planning ? À chaque nouvelle version pour les indicateurs de composition, et à chaque fin de trimestre pour ceux de terrain (annulations, retours de l'équipe). Une mesure trimestrielle suffit pour ajuster les règles. --- # Optimiser un planning sous contraintes : dures, souples, pondération URL : https://accord.enys.dev/guides/optimiser-planning-contraintes Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Optimiser un planning, c'est respecter toutes les contraintes dures puis minimiser les pénalités des souples. Pondération, barème et exemples chiffrés. L'essentiel : - Optimiser un planning sous contraintes consiste à respecter toutes les contraintes dures, qui définissent ce qui est possible, puis à choisir parmi les plannings possibles celui qui viole le moins les contraintes souples. - Les contraintes souples sont pondérées : chaque écart retire un nombre de points fixé à l'avance, et c'est ce barème, plus que l'algorithme, qui détermine le planning retenu. - Trop de contraintes dures rendent le problème impossible ; la bonne pratique est de garder en dur l'impossible physique ou légal, et de pondérer tout le reste. **Optimiser un planning sous contraintes**, c'est d'abord respecter toutes les **contraintes dures** (ce qui est impossible ou interdit), puis choisir, parmi les plannings qui les respectent, celui qui viole le moins les **contraintes souples** (ce qui est souhaitable). Les contraintes souples sont **pondérées** : chaque écart coûte un nombre de points fixé à l'avance. C'est ce barème, bien plus que l'algorithme, qui décide du planning retenu. ## Contraintes dures et contraintes souples La distinction est universelle en planification. La littérature sur la planification des infirmiers, problème de référence, la formule ainsi : les contraintes dures doivent être satisfaites pour que le planning soit valide, les contraintes souples sont souhaitables sans être obligatoires. | Type | Exemples dans une association | Si elle n'est pas respectée | | --- | --- | --- | | Dure | Une personne n'est pas à deux endroits en même temps | Planning invalide | | Dure | La salle de danse a 12 places, le cours en a 15 | Planning invalide | | Dure | Karim ne travaille jamais le mercredi | Planning invalide | | Dure | Un cours de piano exige une salle avec piano | Planning invalide | | Souple | Les maths de préférence avant 18 h | Pénalité | | Souple | Éviter les créneaux « si nécessaire » | Pénalité | | Souple | Limiter les temps morts entre deux cours | Pénalité | | Souple | Équilibrer la charge entre bénévoles | Pénalité | Une même règle peut être dure ou souple selon votre choix. « Pas plus de 4 h par semaine pour un bénévole » est dure si c'est un engagement pris envers lui, souple si c'est une simple intention. ## Le principe de la pondération Chaque contrainte souple reçoit un **poids**. Le planning part d'un score de 100 (ou de 0 pénalité), et chaque écart retire son poids. L'outil cherche le planning qui garde le meilleur score. La documentation de Google OR-Tools le résume : plutôt que d'énumérer toutes les solutions, il vaut mieux optimiser une fonction objectif. Dans son exemple de planification d'infirmiers, la meilleure solution satisfait 13 demandes sur 20 : l'optimum n'est pas la perfection, c'est le meilleur compromis possible. ### Un exemple de barème Voici un barème de départ, à adapter. Les valeurs sont illustratives. | Écart | Pénalité | | --- | --- | | Séance non placée | 20 points | | Séance posée sur un créneau « si nécessaire » | 2 points | | Préférence forte non tenue | 3 points | | Préférence légère non tenue | 1 point | | Heure de temps mort entre deux séances d'une même personne | 0,5 point | | Heure d'écart de charge au-delà de 1 h entre le plus et le moins chargé | 1 point | ## Un exemple chiffré : deux plannings, deux barèmes Une école de musique associative compare deux plannings de la même semaine, tous deux sans violation de contrainte dure. - **Planning A** : toutes les séances placées ; 3 séances sur des « si nécessaire » ; 2 préférences fortes non tenues ; 4 heures de temps mort cumulées ; 3 heures d'écart de charge entre professeurs. - **Planning B** : une séance non placée (l'atelier jazz) ; aucun « si nécessaire » ; 1 préférence forte non tenue ; 1 heure de temps mort ; 1 heure d'écart de charge. ### Avec le barème ci-dessus | | Planning A | Planning B | | --- | --- | --- | | Séance non placée | 0 | 20 | | « Si nécessaire » | 6 | 0 | | Préférences fortes | 6 | 3 | | Temps morts | 2 | 0,5 | | Écart de charge | 2 | 0 | | **Score sur 100** | **84** | **76,5** | Le planning A l'emporte : il a plus de petits défauts, mais il place tout. ### Avec une séance non placée à 10 points seulement Le planning B passe à 86,5 et dépasse A (84). L'outil choisirait alors de sacrifier l'atelier jazz pour économiser quelques « si nécessaire ». Même algorithme, même semaine, décision inverse : **le barème est une décision politique de l'association**, pas un détail technique. Il doit être écrit, discuté et stable. ## Comment fixer les poids 1. **Classez vos souhaits par importance.** Demandez au bureau : « entre un cours non placé et un professeur mécontent de son horaire, que préférez-vous ? ». 2. **Espacez les niveaux.** Une échelle de type 1, 2, 5, 10, 20 évite qu'une accumulation de petits écarts ne l'emporte sur un gros. 3. **Testez sur une semaine connue.** Si le planning obtenu vous choque, c'est le barème qu'il faut corriger, pas le planning à retoucher à la main. 4. **Gardez le barème stable** d'une semaine à l'autre, sinon les comparaisons de score n'ont plus de sens. Notre guide pour [mesurer la qualité d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/mesurer-qualite-planning) détaille les indicateurs, et celui sur l'[équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants) explique comment mesurer l'écart entre intervenants. ## Le piège des contraintes dures en trop Chaque contrainte dure réduit l'espace des plannings possibles. Ajoutez-en trop, et il n'en reste aucun. Exemple : un club de basket déclare en dur « les U13 le mardi », « l'entraîneur des U13 seulement le jeudi » et « le gymnase B fermé le mardi ». Aucune solution n'existe, et l'outil ne peut que le signaler. La bonne pratique : - **En dur** : l'impossible physique (une salle, une personne, une capacité), le légal (repos, durées maximales pour les salariés), les engagements pris envers une personne. - **En souple, avec un poids élevé** : tout le reste, même ce qui vous paraît très important. Un poids de 20 se comporte presque comme une contrainte dure, mais laisse une issue quand tout est bloqué. Un bon outil, face à un problème impossible, indique quelle contrainte bloque et ce qu'il faudrait assouplir. Les guides sur l'[écriture des règles](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) et les [exemples de règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/exemples-regles-de-planning) aident à les formuler au bon niveau. ## Ce que fait l'algorithme, en bref Un solveur explore les plannings possibles en deux temps : il construit une première solution valide en plaçant d'abord les séances les plus contraintes, puis l'améliore par petites modifications (déplacer une séance, échanger deux personnes) en gardant celles qui réduisent les pénalités. Le détail est expliqué dans notre guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique). Dans Accord, ce principe s'applique avec des contraintes strictes (disponibilités, compétences, capacité et équipement des salles, doubles réservations, charge maximale, règles strictes) et des contraintes souples (« si nécessaire », préférences, équité, temps morts, changements de salle), et le score sur 100 affiche le détail des points retirés ; voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Les erreurs fréquentes - **Tout mettre au même poids.** Dix préférences légères finissent par peser plus qu'une séance non placée. - **Changer le barème à chaque plainte.** Le planning devient imprévisible et personne ne comprend pourquoi. - **Optimiser l'invisible.** Un écart de 0,5 point n'a souvent aucune importance pratique : visez un bon planning, pas un score parfait. - **Oublier la stabilité.** Un planning légèrement meilleur qui déplace la moitié des séances par rapport à la semaine dernière est souvent pire pour l'équipe. Verrouillez ce qui fonctionne. ## Questions fréquentes ### Quelle est la différence entre une contrainte dure et une contrainte souple ? Une contrainte dure doit être respectée pour que le planning soit valide : si elle est violée, le planning est rejeté. Une contrainte souple exprime un souhait : si elle est violée, le planning reste valide mais perd des points. ### Comment pondérer les contraintes d'un planning ? Classez vos souhaits par importance, attribuez des poids nettement espacés (par exemple 1, 2, 5, 10, 20), testez le barème sur une semaine connue et ajustez-le jusqu'à ce que le planning choisi corresponde à vos priorités. Gardez-le ensuite stable. ### Pourquoi mon logiciel ne trouve-t-il aucune solution ? Parce que vos contraintes dures se contredisent, souvent sans que ce soit visible. Transformez les moins indispensables en contraintes souples à poids élevé, ou demandez à l'outil quelle règle bloque. ### Un planning optimal est-il un planning parfait ? Non. C'est le meilleur compromis possible entre des souhaits incompatibles, selon votre barème. Un planning optimal laisse presque toujours quelques préférences insatisfaites. Sources : - [Google OR-Tools : planification des employés (fonction objectif)](https://developers.google.com/optimization/scheduling/employee_scheduling?hl=fr) - [Google OR-Tools : optimisation des contraintes](https://developers.google.com/optimization/cp?hl=fr) - [Wikipedia : Nurse scheduling problem](https://en.wikipedia.org/wiki/Nurse_scheduling_problem) --- # Organiser les échanges de créneaux entre intervenants sans chaos URL : https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment cadrer les échanges et remplacements de créneaux entre intervenants : règles, validation, vérifications et traçabilité, sans surcharger la coordination. L'essentiel : - Pour encadrer les échanges de créneaux, on fixe qui peut demander, qui valide et ce qui doit être vérifié : disponibilité, compétence, absence de conflit et charge du remplaçant. - Les demandes passent par un canal unique avec un délai minimum, souvent de 48 heures à une semaine, et un circuit d'urgence pour la maladie ou l'imprévu. - Le planning de référence est mis à jour avant que les personnes concernées soient prévenues, sinon deux versions circulent. Pour organiser les échanges de créneaux sans chaos, fixez trois choses : **qui peut demander** un échange, **qui le valide**, et **ce qui doit être vérifié** avant (disponibilité, compétence, absence de conflit, charge). Une demande doit passer par un canal unique, avec un délai minimum, et le planning de référence doit être mis à jour avant que quiconque soit prévenu. ## Pourquoi les échanges tournent mal Dans la plupart des structures, l'échange se fait par arrangements : « Tu peux prendre mon jeudi ? » dans un couloir, un SMS, un groupe WhatsApp. Cela marche tant que tout le monde se souvient, jusqu'au jour où le planning officiel dit une chose, que les deux intervenants en font une autre, et que la salle est occupée. Les problèmes typiques : - **Le planning n'est pas mis à jour** : l'échange existe dans deux têtes, pas dans la source. - **Le remplaçant n'a pas la compétence ou l'agrément** (piano avancé, encadrement d'enfants). - **Le remplaçant a un conflit** que personne n'a vu : il est déjà ailleurs. - **La charge dérape** : la même personne dépanne tout le monde et s'épuise. Voir [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). - **Les familles ou les élèves ne sont pas prévenus**, ou le sont trop tard. ## Les quatre types de demandes Il vaut mieux distinguer ce que l'on demande, car les règles diffèrent. | Type | Définition | Exemple | | --- | --- | --- | | **Échange** | Deux intervenants permutent leurs séances | Karim prend le lundi de Sophie, Sophie prend son jeudi | | **Remplacement** | Un autre prend la séance, sans contrepartie | Inès assure le cours de Karim, absent | | **Déplacement** | La séance change de créneau, même intervenant | Le cours de Karim passe du jeudi au vendredi | | **Annulation** | La séance n'a pas lieu | Cours supprimé, famille prévenue | Une demande d'échange ne se règle pas comme une annulation : elle suppose un accord entre deux personnes et un contrôle des conflits. ## Une procédure en cinq étapes 1. **Demande** : l'intervenant indique la séance concernée, la date, et un mot facultatif. Le motif détaillé est inutile : « indisponible » suffit (voir [planning et RGPD](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association)). 2. **Recherche** : on liste qui peut reprendre la séance. Critères : disponible à cette heure, compétent, pas de conflit de salle, charge raisonnable. 3. **Proposition** : le remplaçant potentiel accepte ou refuse. Ne le contraignez pas. 4. **Validation** : la coordination valide, vérifie une dernière fois, met à jour le planning. 5. **Information** : seules les personnes concernées sont prévenues (remplaçant, élèves, accueil), avec l'ancien et le nouvel horaire. > Le point clé : le planning est mis à jour à l'étape 4, avant l'étape 5. Prévenir avant de mettre à jour, c'est créer deux versions. ## Fixer des règles du jeu Écrivez-les une fois, affichez-les, et vous aurez moins de discussions. - **Délai minimum** : par exemple, toute demande d'échange doit parvenir au moins 48 heures avant la séance, sauf urgence (maladie). C'est un choix à adapter. - **Urgences** : un canal rapide (appel ou SMS à la coordination) pour les imprévus du jour même. - **Plafond de dépannage** : pas plus de N remplacements par mois pour une même personne, afin de ne pas épuiser les plus serviables. - **Priorité aux échanges** : on cherche d'abord un échange équilibré, puis un remplacement, puis un autre créneau pour les élèves, en dernier l'annulation. - **Compensation** : un remplacement rendu est noté, pour être rendu à son tour. - **Qui décide en cas de désaccord** : la coordination, de façon explicite. ## Les vérifications avant de valider À faire systématiquement, car un échange accepté de bonne foi peut cacher un problème : 1. Le remplaçant est-il libre sur ce créneau, et pas déjà engagé ailleurs ? 2. A-t-il les compétences, agréments, ou l'accès nécessaires ? 3. La salle ou le matériel est-il disponible, et le trajet entre deux séances réaliste ? 4. Sa charge de la semaine reste-t-elle raisonnable ? 5. Le groupe ou l'élève est-il compatible (niveau, âge) ? C'est exactement le genre de contrôle qu'un humain oublie le soir ou le dimanche, et qu'un outil fait sans fatigue. ## Ce que cela donne dans un outil Accord outille une bonne partie de cette procédure. Depuis son lien personnel, l'intervenant choisit sa séance, indique la date (ou « toutes les semaines ») et envoie « Je ne peux pas ». L'outil cherche aussitôt les collègues compatibles : remplacements simples et échanges possibles, avec une indication de leur qualité. La demande part avec ces solutions, et c'est l'équipe qui valide. Les absences déclarées sont traitées de la même façon, avec des solutions classées par séance (remplaçant, autre créneau, annulation). Un message prêt à envoyer (WhatsApp, SMS, e-mail) évite de rédiger l'annonce à la main. Le fonctionnement est détaillé sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit), et [l'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit, sans carte bancaire. ## Les erreurs fréquentes - **Tout accepter sans contrôle**, au nom de la bonne ambiance. - **Autoriser les échanges sans validation**, ce qui revient à ne plus avoir de planning de référence. - **Ne pas tracer** : au bout de trois mois, personne ne sait qui a repris quoi. - **Oublier les récurrences** : un échange « pour la semaine prochaine » devient « pour toujours » faute de date de fin. - **Informer tout le monde** : seuls les concernés doivent l'être. Voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). ## Questions fréquentes ### Comment gérer les échanges de créneaux dans une équipe ? Avec une procédure unique : demande par un canal défini, recherche d'un remplaçant compatible, accord de la personne, validation par la coordination, mise à jour du planning, puis information des seules personnes concernées. ### Quel délai pour demander un échange de créneau ? Il n'y a pas de norme. Beaucoup de structures retiennent 48 heures à une semaine pour les échanges prévus, et un circuit d'urgence pour la maladie ou l'imprévu. Choisissez un délai réaliste pour votre activité et écrivez-le. ### Qui doit valider un échange entre deux intervenants ? La coordination ou le responsable du planning, pour vérifier les conflits, les compétences et la charge. L'accord des deux intervenants est nécessaire mais ne suffit pas. ### Que faire si personne ne peut remplacer ? Examinez les alternatives dans l'ordre : déplacer la séance à un créneau où l'intervenant ou les élèves sont libres, regrouper avec un autre groupe, ou annuler en prévenant à temps. Notez la décision pour la traçabilité. ### Un échange de créneau est-il définitif ? Seulement s'il est daté ainsi. Précisez toujours si l'échange vaut pour une date ou pour toutes les semaines, et ajoutez une date de fin. Sinon, il devient une modification de la semaine type sans que personne l'ait décidé. --- # Planning d'un studio de yoga ou de pilates à plusieurs professeurs URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-studio-yoga-pilates Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Composer la grille de cours d'un studio : répartir les professeurs par discipline, salles et horaires, gérer remplacements, vacances et équité des plages. L'essentiel : - La grille d'un studio de yoga ou de pilates croise disciplines, professeurs habilités, salles et horaires qui remplissent, et reste stable sur un semestre ou une année. - Les créneaux les plus demandés se répartissent entre professeurs par un roulement trimestriel et un compteur de créneaux porteurs, selon une règle écrite. - Chaque discipline a sa liste de remplaçants et chaque cours un document de passation, car un cours de pilates ne se remplace pas par un professeur de yoga. La grille d'un studio de yoga ou de pilates se compose en croisant **les disciplines proposées, les professeurs qui les enseignent, les salles disponibles et les horaires qui remplissent**. Gardez une grille hebdomadaire stable (les élèves viennent à « leur » cours), répartissez les plages à forte affluence entre les professeurs et préparez un système de remplacement avant le premier arrêt maladie. La régularité fidélise davantage qu'une offre toujours changeante. ## Une grille qui doit rester lisible Contrairement à un planning de bénévoles qui évolue chaque mois, un studio vit de la **régularité** : les élèves se calent sur « le mardi 18h30 ». Changer l'horaire d'un cours très suivi fait perdre des inscrits. La grille doit donc être : - **stable sur un semestre ou une année**, avec peu de modifications ; - **lisible** : discipline, niveau, durée, professeur, salle ; - **équilibrée** entre créneaux porteurs et créneaux de niche. ## Étape 1 : cartographier l'offre Listez toutes les disciplines (hatha, vinyasa, yin, pilates matwork, pilates avec petit matériel, yoga prénatal, séniors) avec leurs caractéristiques. | Discipline | Durée | Capacité | Matériel | Professeurs habilités | | --- | --- | --- | --- | --- | | Hatha | 1 h 15 | 14 | Tapis, briques | 3 | | Vinyasa | 1 h 15 | 14 | Tapis | 2 | | Pilates matwork | 1 h | 12 | Tapis, ballons | 2 | | Yoga doux séniors | 1 h | 10 | Chaises, tapis | 1 | La dernière colonne est celle qui décide : un cours que seul un professeur peut donner est un point de fragilité. ## Étape 2 : repérer les créneaux qui remplissent Les horaires les plus demandés dans un studio de ville sont généralement le début de matinée, la pause méridienne, la fin d'après-midi après le travail et le samedi matin. Vos propres chiffres de fréquentation vous diront ce qui vaut pour votre clientèle. Observez le taux de remplissage par créneau sur plusieurs semaines avant de bouger quoi que ce soit. Une règle de bon sens : ne placez pas deux cours très demandés en même temps si une partie des élèves vient pour les deux, et ne mettez pas deux cours de même discipline à une heure d'intervalle. ## Étape 3 : affecter les professeurs Une fois la grille esquissée, affectez les professeurs en tenant compte de : - leurs **disponibilités** (beaucoup ont d'autres lieux d'enseignement) ; - leurs **disciplines et niveaux** ; - le **temps de déplacement** s'ils enseignent ailleurs avant ou après ; - leur **volume souhaité** d'heures par semaine ; - l'**équilibre** entre créneaux porteurs et créneaux plus calmes. Les professeurs indépendants ont souvent un statut propre, avec des modalités de collaboration qui relèvent d'un accord entre eux et le studio. Ce guide traite de l'organisation du planning, pas de la qualification juridique de la collaboration : sur ce point, rapprochez-vous d'un conseil spécialisé. ## Étape 4 : répartir équitablement les plages Si deux professeurs enseignent la même discipline, les créneaux du mardi 18h30 ou du samedi 10h sont naturellement convoités. Évitez que les mêmes personnes aient toujours les meilleurs horaires. Quelques pistes : - un **roulement par trimestre** sur les créneaux les plus fréquentés ; - un **compteur** de créneaux « porteurs » par professeur ; - une **règle écrite** connue de tous. Les méthodes concrètes sont détaillées dans [un roulement équitable](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) (pensé pour les bénévoles mais transposable) et dans [l'équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ## Étape 5 : organiser les remplacements Un professeur malade ou en retard de train, c'est un cours à sauver. Mettez en place : - une **liste de remplaçants** par discipline, avec leur délai de réaction ; - un **document de passation** par cours (thème en cours, niveau, spécificités des élèves, blessures connues) ; - une **règle de décision** : remplacer, regrouper deux cours, ou annuler avec un message aux inscrits. Un cours de pilates remplacé par un professeur de yoga n'est pas un remplacement adapté : respectez la compétence. Si aucune solution n'existe, l'annulation annoncée tôt par SMS ou par e-mail vaut mieux que le doute. ## Étape 6 : gérer les vacances et les jours fériés Un studio doit décider chaque année de son calendrier : fermeture de Noël, pont de mai, vacances d'été, cours maintenus ou non pendant les vacances scolaires. Annoncez-le à la rentrée. Pour mémoire, les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027, d'après le calendrier national publié sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). De nombreux élèves, parents en particulier, s'absentent alors : certains studios proposent une grille allégée. Pensez aussi à ce que deviennent les cours tombant un jour férié : annulation, report, ou cours spécial. ## Étape 7 : diffuser et suivre Publiez la grille sur votre site, votre outil de réservation et votre affichage, avec un mode de mise à jour unique pour éviter les versions contradictoires. Suivez : - les taux de remplissage par cours ; - les annulations et leurs causes ; - les remplacements effectués, par professeur. Ces données servent à ajuster la grille à chaque semestre. ## Un outil pour composer et remplacer Accord permet d'écrire les règles en français (« Sonia n'enseigne que le pilates », « pas de cours le mercredi pour Karim »), de composer la grille, d'expliquer chaque placement et de proposer des remplaçants qui ont la bonne habilitation. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour une comparaison avec un tableur, lisez [Excel ou logiciel de planning](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel). ## Questions fréquentes ### Comment composer la grille de cours d'un studio de yoga ? Listez disciplines, professeurs habilités, salles et capacités, repérez les créneaux qui remplissent, affectez les professeurs selon leurs disponibilités, puis stabilisez la grille sur un semestre pour que les élèves gardent leurs habitudes. ### Comment organiser le remplacement d'un professeur de yoga ? Avec une liste de remplaçants par discipline, un document de passation par cours et une règle de décision (remplacer, regrouper ou annuler). Prévenez les inscrits par message dès que le changement est connu. ### À quelle fréquence changer la grille de cours ? Une fois par semestre ou par année en général. Les modifications trop fréquentes déstabilisent les élèves. Basez-vous sur le taux de remplissage pour décider. ### Comment répartir les créneaux populaires entre professeurs ? Par un roulement trimestriel et un compteur de créneaux porteurs, avec une règle écrite et connue de tous les intervenants. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning d'une association sportive scolaire et rencontres du mercredi URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-association-sportive-scolaire Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planifier l'AS d'un collège ou lycée : entraînements sur le midi, rencontres du mercredi, enseignants d'EPS, transports. Méthode, règles, semaine type. L'essentiel : - Le planning d'une association sportive d'établissement repose sur l'interclasse du midi pour les entraînements, le mercredi après-midi pour les rencontres et quelques fins de journée. - La note de service du 21 mars 2016, publiée au Bulletin officiel n° 13, demande que les emplois du temps s'efforcent de libérer le mercredi après-midi pour le sport scolaire, sans l'imposer formellement. - Les rencontres suivent le calendrier UNSS du district ou du département et se notent sur un calendrier daté, distinct de la semaine type des entraînements. Le planning d'une association sportive (AS) d'établissement repose sur trois créneaux : l'**interclasse du midi** pour les entraînements, le **mercredi après-midi** pour les rencontres et compétitions, et quelques fins de journée. Il se compose en croisant les emplois du temps des élèves, les services des enseignants d'EPS, les installations disponibles et les transports. L'objectif est de ne jamais mettre le même élève, le même enseignant ou le même gymnase à deux endroits à la fois. ## Le cadre : ce que dit l'éducation nationale Une association sportive est obligatoire dans chaque établissement du second degré, et l'UNSS (Union nationale du sport scolaire) organise le sport scolaire et ses rencontres. D'après la note de service n° 2016-043 du 21 mars 2016 (Bulletin officiel n° 13 du 31 mars 2016), la libération du mercredi après-midi est présentée comme une condition du développement du sport scolaire : les emplois du temps doivent s'efforcer d'en tenir compte, sans que ce soit une interdiction formelle de programmer des cours. Le texte évoque aussi d'autres solutions, comme des créneaux à l'interclasse de midi ou en fin d'après-midi. Ce texte peut avoir été mis à jour depuis : vérifiez sur education.gouv.fr (bulletin officiel) la note en vigueur, ainsi que les consignes de votre rectorat et de votre direction départementale UNSS. Les règles de sécurité, d'encadrement et de transport relèvent de l'établissement et des textes applicables : ce guide traite de l'organisation du planning, pas de la réglementation. ## Les trois contraintes de départ ### Les élèves Un élève a un emploi du temps de cours, parfois de l'internat ou des transports scolaires. Il peut aussi pratiquer un sport en club. Le créneau doit être compatible avec ses cours, ses repas, et ses horaires de car. L'interclasse du midi est limité (souvent une heure environ), ce qui exige des activités courtes ou un déjeuner décalé. ### Les enseignants d'EPS Les professeurs d'EPS animent l'AS en plus de leur service d'enseignement. Leur disponibilité dépend de leur emploi du temps, de leur forfait d'AS et des rencontres. Une règle précieuse : un enseignant ne doit pas cumuler trop d'heures d'encadrement d'affilée. Voir [équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ### Les installations Gymnase, plateau extérieur, piscine, terrain, salle de danse : leur disponibilité est partagée avec les cours d'EPS (qui ont priorité sur le temps scolaire), les clubs, les collectivités et, parfois, d'autres établissements. Pour la gestion des créneaux de salles municipales, voir [créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal). ## La semaine type d'une AS Exemple d'un collège avec trois enseignants d'EPS (initiales fictives : M., N., P.). | Jour | Créneau | Activité | Encadrant | Lieu | | --- | --- | --- | --- | --- | | Lundi | 12 h 15 à 13 h 15 | Badminton | M. | Gymnase | | Mardi | 12 h 15 à 13 h 15 | Futsal 6e et 5e | N. | Gymnase | | Mercredi | 13 h 30 à 15 h 30 | Entraînement collectif ou rencontre | M. et N. | Gymnase ou déplacement | | Jeudi | 12 h 15 à 13 h 15 | Danse | P. | Salle de danse | | Vendredi | 16 h 30 à 17 h 30 | Athlétisme | P. | Stade | Les horaires sont des exemples. Chaque établissement a les siens. ## Les rencontres du mercredi Le mercredi après-midi concentre les rencontres entre établissements. Elles posent des problèmes spécifiques : 1. **Les dates sont fixées par le calendrier UNSS du district ou du département**, pas par vous. Le planning de la saison se construit à partir de lui. 2. **Les transports** : si les élèves se déplacent, il faut un moyen (car, transport en commun, parents) et un horaire de départ et de retour compatible avec les fins de cours. 3. **Les autorisations et listes d'élèves** doivent être prêtes en amont. 4. **L'encadrement** : un enseignant doit être présent pour chaque groupe, et la présence peut varier d'une rencontre à l'autre. 5. **Les remplaçants** : une rencontre sans encadrant se reporte ou s'annule. Prévoyez un second enseignant disponible. 6. **Les conflits** : le même élève peut être inscrit à deux sports. La règle doit être claire à l'avance. > Notez les rencontres sur un calendrier daté distinct de la semaine type des entraînements. Les deux se combinent : voir [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date). ## Les règles de planning utiles Quelques formulations vérifiables, à adapter : - Un enseignant n'encadre pas plus de 3 créneaux d'AS par semaine. - Un élève n'est pas convoqué à deux activités qui se chevauchent. - Le gymnase n'accueille jamais deux groupes en même temps. - Les entraînements de 6e et 5e sont uniquement sur l'interclasse du midi. - Aucune rencontre n'est programmée pendant une semaine d'examens blancs. - Les rencontres à l'extérieur se terminent au plus tard à 17 h 30. Pour d'autres exemples, voir [30 exemples de règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/exemples-regles-de-planning). ## Étapes de construction de l'année 1. **En juin**, recensez les besoins : sports proposés, nombre d'élèves, enseignants impliqués. 2. **Dès la rentrée**, obtenez les emplois du temps des enseignants et des installations. Le planning de l'AS suit celui des cours. 3. **Première quinzaine de septembre**, collectez les inscriptions et les disponibilités. Voir le [modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites). 4. **Fin septembre**, publiez la semaine type et le calendrier des rencontres connus. 5. **Tout au long de l'année**, gérez les absences d'enseignants, les annulations liées à la météo et les reports. Le guide sur les [échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) s'applique ici. 6. **Fin d'année**, faites le bilan du taux de participation par créneau pour ajuster l'an prochain. Pour les vacances et jours fériés de l'année, voir [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Communiquer avec les élèves et les familles Une AS vit de sa lisibilité. Affichez les créneaux à la vie scolaire, communiquez-les par l'espace numérique de travail de l'établissement, et prévenez des annulations le plus tôt possible. Pour les mineurs, les messages aux familles passent par les canaux de l'établissement. Voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning) et [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) : l'établissement est responsable des données de ses élèves, et un outil externe ne s'utilise qu'avec son accord. ## Avec un outil de planification Accord n'est pas conçu pour la gestion scolaire d'un établissement (il ne remplace pas l'outil d'emploi du temps ni l'ENT). Il convient en revanche à une **association** qui organise des activités sportives avec des intervenants, des salles et des règles, par exemple l'association qui porte l'AS ou un club partenaire. Il compose la semaine type, vérifie les conflits de salle et de personne et gère les absences. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour les clubs, voir aussi [planning des entraînements d'un club sportif](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif) et [éducateurs et arbitres](https://accord.enys.dev/guides/planning-educateurs-arbitres-club). ## Questions fréquentes ### Quand se déroulent les entraînements d'une association sportive scolaire ? En général sur l'interclasse du midi et le mercredi après-midi, parfois en fin de journée. Les horaires dépendent des emplois du temps de l'établissement, des enseignants d'EPS et des installations. ### Pourquoi le mercredi après-midi est-il lié au sport scolaire ? Parce que l'éducation nationale le présente comme un temps dévolu aux activités de l'association sportive : la note de service du 21 mars 2016 demande que les emplois du temps s'efforcent de le libérer. Il s'agit d'une recommandation, pas d'une interdiction de cours. ### Comment organiser les rencontres entre établissements ? À partir du calendrier du district ou du département UNSS, en prévoyant transport, encadrement, listes d'élèves et autorisations. Notez-les sur un calendrier daté, séparé de la semaine type des entraînements. ### Que faire quand un enseignant est absent ? Prévoyez un second encadrant pour les rencontres et un circuit d'information des élèves. Si personne n'est disponible, annulez en prévenant tôt et proposez un report. Sources : - [Bulletin officiel n° 13 du 31 mars 2016 : note de service sur le sport scolaire](https://www.education.gouv.fr/bo/16/Hebdo13/MENE1608104N.htm) --- # Planning des astreintes et permanences téléphoniques d'association URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-astreintes-association Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pour un planning d'astreinte ou de permanence téléphonique : tours courts, binôme de secours, règles de relais et charge plafonnée pour chaque bénévole. L'essentiel : - Un bon planning d'astreinte ou de permanence téléphonique repose sur des tours courts, un suppléant pour chaque tour, des règles de relais écrites, une charge plafonnée et un circuit de remplacement simple. - Une permanence est une présence active pendant un créneau, alors qu'une astreinte est une disponibilité : la personne reste joignable pour intervenir si besoin. - Pour un salarié, l'astreinte est encadrée par l'article L3121-9 du code du travail et ouvre droit à une contrepartie, le temps d'intervention comptant comme du travail effectif ; le code du travail ne s'applique pas à la relation bénévole. Un bon planning d'astreinte ou de permanence téléphonique repose sur cinq éléments : des **tours courts et réguliers**, un **binôme de secours** pour chaque tour, des **règles de relais** écrites (qui prend le téléphone, comment on se passe les consignes), une **charge plafonnée** par personne et un **moyen simple de remplacer** quelqu'un. Le but est que la ligne soit toujours tenue, sans épuiser les mêmes volontaires. ## Astreinte, permanence, garde : de quoi parle-t-on ? Dans le vocabulaire associatif, on mélange souvent plusieurs situations. | Situation | Principe | Exemple | | --- | --- | --- | | Permanence sur place | Une personne tient un lieu ouvert | Accueil du mardi, 14 h à 17 h | | Permanence téléphonique | Une personne répond à une ligne pendant un créneau précis | Ligne d'écoute du lundi, 18 h à 21 h | | Astreinte | Une personne reste joignable et prête à intervenir si besoin, sans être occupée à plein temps | Responsable d'astreinte du week-end | La différence est la sollicitation : une permanence est active, une astreinte est une disponibilité. Cette différence compte pour l'organisation, et, pour des salariés, pour le droit du travail. ## Ce que dit le droit pour les salariés Pour un **salarié**, l'astreinte est encadrée par le code du travail : l'article L3121-9 la définit comme une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit rester à proximité pour pouvoir intervenir, et prévoit une contrepartie (financière ou en repos). Le temps d'intervention compte comme du temps de travail effectif. Service-public.gouv.fr rappelle aussi que les juges peuvent requalifier une astreinte en temps de travail effectif lorsque ses contraintes affectent objectivement et significativement la faculté du salarié à se consacrer à ses activités personnelles (Cour de cassation, 14 mai 2025, n° 24-14.319). Les modalités (contrepartie, délai de prévenance) dépendent de l'accord collectif ou, à défaut, de la décision de l'employeur : vérifiez votre convention collective. Pour des **bénévoles**, le code du travail ne s'applique pas à la relation, mais la bonne pratique reste de limiter la charge et de formaliser les règles. Si votre association emploie à la fois des salariés et des bénévoles sur la même ligne, séparez clairement les plannings. > Ces repères ne remplacent pas un avis juridique. En cas de doute sur le statut d'une personne ou la qualification d'un temps de présence, consultez votre fédération, un conseil juridique ou la DDETS. ## La méthode en sept points ### 1. Découper en tours courts Un tour d'une demi-journée ou d'une journée tient mieux qu'un tour d'une semaine, surtout pour une ligne d'écoute. Un week-end entier d'affilée fatigue et décourage. Pour une astreinte légère (téléphone portable allumé), on peut tolérer plus long. ### 2. Prévoir un binôme de secours Chaque tour a un titulaire et un suppléant. Le suppléant n'est pas de garde, il est la personne à contacter si le titulaire est empêché. Le suppléant d'un tour est le titulaire d'un autre : la charge reste équilibrée. ### 3. Écrire les règles de relais Une fiche d'une page suffit : numéro de la ligne, comment transférer l'appel, qui prévenir en cas de situation grave, où noter les appels, à qui passer la main. Le relais entre deux tours se fait avec un court message : « points ouverts, appels à rappeler ». ### 4. Plafonner la charge Fixez, par exemple, pas plus de deux permanences par mois et pas deux week-ends d'astreinte de suite. Voir [30 exemples de règles](https://accord.enys.dev/guides/exemples-regles-de-planning) pour des formulations vérifiables. ### 5. Répartir les créneaux pénibles Soirs, week-ends, jours fériés, vacances : ce sont les créneaux difficiles à couvrir. Une rotation écrite, sur le principe d'un [planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement), évite que les mêmes y soient toujours. ### 6. Mettre en place un remplacement simple Chacun doit pouvoir dire « je ne peux pas » facilement, avec un circuit prévu : le suppléant prend le relais, ou un échange est proposé. Voir [organiser les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). Une absence est traitée avant la veille si possible, et le jour même par appel direct. ### 7. Prévoir le cas où personne n'est disponible Écrivez à l'avance ce qui se passe : répondeur avec les horaires de reprise, renvoi vers une autre structure, message d'orientation (urgences, numéros d'écoute nationaux). Une ligne qui ne répond pas sans explication nuit à la confiance. ## Un exemple de rotation Une association tient une ligne d'écoute du lundi au vendredi, de 18 h à 21 h. Dix bénévoles. Une semaine compte 5 tours. Chaque bénévole est titulaire d'un tour une semaine sur deux, avec un suppléant désigné pour chaque tour. | Semaine | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 | Alice (suppl. Bruno) | Chloé (Dev) | Emma (Farid) | Gaëlle (Hugo) | Inès (Julien) | | 2 | Bruno (suppl. Alice) | Dev (Chloé) | Farid (Emma) | Hugo (Gaëlle) | Julien (Inès) | | 3 | Alice | Chloé | Emma | Gaëlle | Inès | Chaque bénévole assure donc un tour toutes les deux semaines. Le cycle se répète, et il reste modifiable par échange. Pour les vacances scolaires et jours fériés, voir [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Confidentialité Une permanence téléphonique traite parfois des informations sensibles (situations personnelles, santé). Limitez ce que le planning contient (prénoms, créneaux), ne mettez jamais d'informations sur les appelants dans l'outil de planning, et rappelez à chacun les règles de confidentialité de l'association. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). Accord est conçu pour planifier des personnes et des créneaux, pas pour conserver des données de santé : sa politique de confidentialité précise qu'il ne doit pas en contenir. ## Dans un outil de planification Une astreinte se traduit dans un outil par des séances à placer (le créneau de permanence), des intervenants avec leurs disponibilités, des règles de charge et des remplaçants proposés en cas d'absence. Dans Accord, les règles s'écrivent en français (par exemple « pas plus de 2 permanences par semaine » ou « jamais ensemble ») et le planning de chaque bénévole se retrouve dans son agenda via un flux iCal. Voir aussi le guide sur les [maraudes et permanences](https://accord.enys.dev/guides/planning-maraudes-permanences). ## Questions fréquentes ### Comment organiser un planning de permanence téléphonique ? En tours courts, avec un titulaire et un suppléant, des règles de relais écrites, une charge plafonnée par personne et un circuit de remplacement. Prévoyez aussi ce qui se passe quand personne n'est disponible. ### Quelle différence entre astreinte et permanence ? Une permanence est une présence active pendant un créneau. Une astreinte est une disponibilité : la personne reste joignable pour intervenir si besoin. Pour un salarié, l'astreinte est encadrée par le code du travail (article L3121-9). ### Un bénévole peut-il être d'astreinte ? Oui, c'est possible dans le cadre d'un engagement bénévole, puisque le code du travail ne s'applique pas à la relation. La bonne pratique est d'en limiter la fréquence, d'obtenir l'accord de la personne et de prévoir un suppléant. ### Combien de permanences par mois pour un bénévole ? Il n'existe pas de règle générale. Beaucoup de structures retiennent une à deux permanences par mois par bénévole pour éviter l'épuisement, à ajuster selon la durée des tours et l'intensité des appels. Sources : - [Service-public.gouv.fr : astreinte dans le secteur privé](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F20873) - [Légifrance : code du travail, article L3121-9](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Planning des moniteurs et des véhicules d'une auto-école : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-auto-ecole-moniteurs Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les leçons de conduite : affecter moniteurs, élèves et véhicules, gérer trajets, examens et absences. Méthode pas à pas pour une auto-école. L'essentiel : - Le planning d'une auto-école croise trois ressources qui ne se remplacent pas, le moniteur, le véhicule et l'élève : un créneau n'existe que si les trois sont libres en même temps. - On planifie d'abord les moniteurs, les véhicules et les examens, puis on place les élèves en donnant la priorité à ceux qui approchent de l'examen. - Un battement de dix à quinze minutes entre deux leçons absorbe la plupart des retards, et une liste d'attente d'élèves disponibles comble les annulations tardives. Le planning d'une auto-école croise trois ressources qui ne se remplacent pas : **le moniteur, le véhicule et l'élève**. Un créneau n'existe que si les trois sont libres en même temps, au bon endroit, avec la bonne catégorie de véhicule. La méthode consiste à planifier d'abord les moniteurs et les véhicules (les ressources rares), puis à y placer les élèves en priorisant ceux qui approchent de l'examen, en prévoyant des marges de déplacement et des remplacements. ## Pourquoi c'est un casse-tête Un planning d'auto-école cumule des contraintes que l'on retrouve rarement ensemble : - **Des leçons de durée fixe**, mais des trajets qui varient selon l'adresse de départ. - **Plusieurs types de véhicules** (voiture à boîte manuelle, automatique, moto, éventuellement catégories spécialisées), chacun avec ses moniteurs habilités. - **Des élèves aux disponibilités serrées** : cours, travail, apprentissage anticipé ou accompagné. - **Des rendez-vous fixes** : séances de code, examens, rendez-vous pédagogiques. - **Des imprévus fréquents** : annulation d'élève, panne, retard. ## Étape 1 : recenser les ressources Dressez trois listes. | Ressource | À noter | | --- | --- | | Moniteurs | Catégories enseignées, jours et horaires travaillés, secteur géographique | | Véhicules | Catégorie, boîte de vitesses, disponibilité, dates d'entretien et de contrôle | | Élèves | Formule, nombre d'heures restantes, disponibilités, date d'examen visée | Les habilitations des moniteurs et les caractéristiques des véhicules sont encadrées par la réglementation de la formation à la conduite. Vérifiez les règles applicables à votre établissement auprès de la préfecture ou de l'organisation professionnelle à laquelle vous êtes rattaché. ## Étape 2 : définir des plages-types Plutôt que de tout composer à la carte, découpez la journée en plages standard. Par exemple : - matin : 8h à 12h, quatre heures de conduite possibles ; - midi : pause obligatoire du moniteur ; - après-midi : 13h30 à 18h ; - soirée : 18h à 20h pour les élèves qui travaillent. Chaque plage porte un moniteur et un véhicule. Les élèves sont ensuite placés dans les plages. Cette approche rend le planning lisible et évite les trous de vingt minutes qui ne servent à personne. ## Étape 3 : prioriser les élèves Tous les élèves n'ont pas la même urgence. Un ordre de priorité raisonnable : 1. **Élèves proches de l'examen**, pour lesquels un retard coûte une date. 2. **Élèves qui progressent par séries d'heures consécutives**, à regrouper. 3. **Élèves en début de formation**, plus souples. 4. **Élèves avec contraintes fortes** (étudiants en examens, salariés en horaires fixes). Notez la date d'examen de chacun et placez les leçons à rebours : si l'examen est dans trois semaines et qu'il reste six heures, il faut deux séances par semaine à réserver maintenant. ## Étape 4 : prévoir les trajets et les marges Une leçon ne se limite pas à l'heure de conduite. Entre deux leçons, il faut prendre en compte : - le temps de **déplacement** entre deux points de rendez-vous ; - le temps de **débrief** avec l'élève ; - le temps de **transition** (changer d'élève, de véhicule). Un planning à l'heure pile sans marge produit des retards en cascade. Quinze minutes de souplesse par demi-journée règlent la plupart des problèmes. ## Étape 5 : gérer les examens et les accompagnements Les journées d'examen mobilisent un moniteur et un véhicule de façon prioritaire. Réservez ces créneaux en premier, puis planifiez le reste autour. Pensez aussi à la veille : une dernière leçon de révision est souvent demandée. ## Étape 6 : anticiper l'entretien et les pannes Un véhicule immobilisé enlève des créneaux pour tous les élèves. Prévoyez : - un **calendrier d'entretien** visible dans le planning, avec les contrôles et révisions ; - un **véhicule de réserve** si votre structure en possède un, ou une règle de report claire ; - une **liste des élèves flexibles**, que l'on peut décaler sans dommage pour boucher un trou. ## Étape 7 : gérer les annulations et les absences de moniteurs Une annulation tardive crée un trou dans la journée d'un moniteur. Deux pratiques réduisent l'impact : - une **liste d'attente** d'élèves disponibles à court préavis, contactables par message ; - une **politique d'annulation écrite** (préavis demandé, conséquences en cas d'absence), communiquée à l'inscription et conforme au contrat de formation. Quand un moniteur est absent, deux options : un collègue qualifié reprend ses élèves les plus urgents, ou les leçons sont déplacées par ordre de priorité. Un message prêt à envoyer par SMS ou WhatsApp, avec le nouveau créneau, évite la cascade d'appels. ## Étape 8 : tenir compte du calendrier L'activité est très saisonnière : afflux de demandes avant l'été, pendant les vacances scolaires et en fin d'année. Anticipez les semaines chargées et préparez des moniteurs en renfort. Les dates de vacances sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027 d'après le calendrier national, et c'est une période où la demande des lycéens et des étudiants augmente. ## Équité entre moniteurs Les moniteurs n'aiment pas toujours les mêmes plages. Répartissez équitablement les soirées et les samedis, par un roulement visible. Pour les méthodes, voyez [l'équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants) et [les règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## Un outil pour croiser moniteurs, véhicules et élèves Si le tableur devient ingérable, Accord peut gérer les contraintes écrites en français (« la voiture automatique est réservée aux moniteurs habilités », « Karim ne travaille pas le mercredi »), composer la semaine et proposer des remplaçants en cas d'absence. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Comment organiser le planning d'une auto-école avec plusieurs moniteurs ? Listez les moniteurs, les véhicules et les élèves, définissez des plages-types, placez d'abord les examens et les élèves prioritaires, puis complétez avec les autres. Gardez des marges de déplacement et une liste d'attente pour les annulations. ### Comment gérer les annulations de dernière minute ? Avec une politique d'annulation écrite et une liste d'élèves disponibles à court préavis, que vous contactez par SMS pour combler le créneau libéré. ### Combien de temps de marge entre deux leçons de conduite ? Cela dépend des trajets, mais un battement de dix à quinze minutes entre deux leçons absorbe la plupart des retards. Mesurez vos temps de trajet réels sur quelques semaines. ### Faut-il un logiciel de planning pour une auto-école ? Pas obligatoirement. Un tableur suffit pour deux moniteurs. Au-delà, ou dès que plusieurs catégories de véhicules entrent en jeu, un outil dédié fait gagner du temps et évite les doubles réservations. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning intelligent : définition, critères et exemples concrets URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-intelligent Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning intelligent est composé par un logiciel à partir de règles et de disponibilités : il vérifie les conflits, explique ses choix et gère les imprévus. L'essentiel : - Un planning intelligent est un planning composé par un logiciel à partir des disponibilités des personnes, des ressources et des règles de la structure, et non dessiné case par case. - Il se reconnaît à quatre capacités : il compose seul la semaine, vérifie qu'aucune règle n'est violée, explique chacun de ses choix et se recalcule quand survient un imprévu. - Un tableau Excel ou un agenda partagé affichent un planning ; un planning intelligent le construit et le contrôle, ce qui devient utile dès une dizaine de personnes et quelques salles. Un **planning intelligent** est un planning composé par un logiciel à partir des disponibilités des personnes, des ressources disponibles (salles, terrains, instruments) et des règles de la structure, au lieu d'être dessiné case par case. Le logiciel vérifie lui-même qu'aucune règle n'est enfreinte, explique pourquoi chaque séance est placée où elle est, et propose une solution quand quelqu'un est absent. C'est la différence entre un tableau qui affiche un planning et un outil qui le construit. ## La définition, en quatre capacités Le mot « intelligent » est employé partout, souvent à tort. Pour qu'un planning le mérite, l'outil qui le produit doit savoir faire quatre choses. 1. **Composer.** À partir de la liste des séances à placer, il propose une semaine complète. Vous ne remplissez pas les cases, vous décrivez le besoin. 2. **Vérifier.** Aucune personne à deux endroits à la fois, aucune salle utilisée deux fois, aucune règle obligatoire violée. Le contrôle est systématique, pas laissé à l'œil. 3. **Expliquer.** Pour chaque séance, il peut dire pourquoi elle est là (« seul créneau où Inès, la salle 2 et les élèves de 4e sont libres ») et pourquoi une autre n'a pas pu être placée. 4. **S'adapter.** Quand un intervenant tombe malade, il propose des remplaçants compétents et disponibles, ou un autre créneau, sans tout recommencer. Un outil qui ne fait que la première capacité génère un planning. Un outil qui fait les quatre en fait un planning intelligent. ## Ce qui le distingue d'un tableau La confusion la plus fréquente : croire qu'un tableur bien conçu, avec des couleurs et quelques formules, est déjà un planning intelligent. Le tableau suivant situe les trois grandes approches. | | Tableau (Excel, Google Sheets) | Agenda partagé | Planning intelligent | | --- | --- | --- | --- | | Qui place les séances | Vous, case par case | Vous, événement par événement | Le logiciel, à partir de vos règles | | Détection des conflits | Seulement si vous écrivez les formules | Partielle (chevauchements visibles) | Automatique, sur toutes les règles | | Disponibilités | Ressaisies à la main | Déduites des agendas, si chacun le tient | Recueillies puis prises en compte | | Explication d'un placement | Aucune | Aucune | Séance par séance | | Absence imprévue | Messages et recherche à la main | Messages à la main | Remplaçants proposés et classés | | Coût | Quasi nul | Souvent gratuit | Abonnement, parfois gratuit pour les petits groupes | Le tableau reste un excellent outil d'affichage. Notre guide [planning sur Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel) détaille les signes qui montrent qu'il ne suffit plus, et celui sur les [types d'outils de planning partagé](https://accord.enys.dev/guides/types-outils-planning-partage) passe en revue toutes les familles. ## Comment un planning intelligent fonctionne Sous le capot, presque tous les outils sérieux reposent sur la même idée : décrire le problème, puis laisser un moteur de calcul chercher une solution. ### Ce que vous décrivez - **Les séances à placer** : durée, fréquence, participants, compétence requise (un cours de solfège exige un professeur de formation musicale). - **Les ressources** : salles, capacités, équipements (piano, tableau, miroirs). - **Les disponibilités** de chacun, idéalement sur deux niveaux : « disponible » et « si nécessaire ». - **Les règles**, réparties en deux catégories. Les contraintes **dures** ne doivent jamais être violées (« Karim ne travaille pas le mercredi »). Les contraintes **souples** sont des souhaits pesés les uns contre les autres (« les cours de maths de préférence avant 18 h »). Cette distinction entre contraintes dures et souples est le socle de toute la discipline : la littérature sur la planification des infirmiers, l'un des problèmes de référence, la formule exactement ainsi (voir [optimiser un planning sous contraintes](https://accord.enys.dev/guides/optimiser-planning-contraintes)). ### Ce que le moteur fait Le moteur, souvent un **solveur de contraintes**, explore les combinaisons possibles, écarte celles qui violent une règle dure et retient la meilleure au regard des règles souples. La documentation de Google OR-Tools, une bibliothèque libre de recherche opérationnelle, rappelle qu'un exemple simplifié de quatre employés et trois services de 8 heures dépasse déjà 4,5 milliards de plannings hebdomadaires possibles. Aucun humain ne parcourt cet espace : il faut un calcul. Notre guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique) l'explique sans jargon. ### Ce que vous obtenez Un planning complet, une **note** qui résume les compromis faits (voir [mesurer la qualité d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/mesurer-qualite-planning)), la liste de ce qui n'a pas pu être placé avec la cause, et une explication par séance. ## Intelligent ne veut pas dire « IA générative » Depuis l'arrivée de ChatGPT, « planning intelligent » et « planning IA » sont souvent confondus. Un assistant conversationnel sait lire un message de disponibilités ou reformuler une règle, mais il ne garantit pas l'absence de conflit sur trente séances. Le cœur d'un planning intelligent est un calcul vérifiable. Le langage, lui, sert d'interface : écrire les règles en français, rédiger l'annonce, expliquer un choix. Les guides [IA et planning](https://accord.enys.dev/guides/ia-et-planning) et [faire son planning avec ChatGPT](https://accord.enys.dev/guides/creer-planning-avec-chatgpt) détaillent cette répartition des rôles. ## Sept critères pour reconnaître un vrai planning intelligent Avant de choisir un outil qui se dit « intelligent », vérifiez ces points sur un cas que vous connaissez. 1. Il compose une semaine entière à partir d'une description, sans que vous placiez chaque séance. 2. Il distingue règles obligatoires et préférences. 3. Il signale ce qu'il n'a pas pu placer, avec la cause et une piste (« si Inès ajoute le lundi de 17 h à 18 h, tout passe »). 4. Il explique chaque placement en une phrase. 5. Il conserve les séances que vous avez verrouillées quand vous recalculez. 6. Il propose des remplaçants en cas d'absence. 7. Il recueille les disponibilités directement auprès des personnes, sans ressaisie. Les règles elles-mêmes doivent être bien écrites pour que tout cela fonctionne : le guide [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) donne la méthode. ## Trois exemples concrets ### Une école de musique associative Douze professeurs, cinq salles dont une seule avec piano à queue, cent quarante élèves en cours individuels, formation musicale et ensembles. Un planning intelligent place d'abord les cours les plus contraints (piano, chorale qui exige la grande salle), évite qu'un enfant inscrit à trois activités soit placé deux fois à la même heure, et regroupe ses cours sur un même jour quand la famille le demande. ### Une association de soutien scolaire Trente élèves, dix professeurs bénévoles, trois salles prêtées par une mairie de l'est lyonnais. Les créneaux possibles sont étroits (après 16 h 30, avant 19 h pour les primaires). L'outil croise matière, niveau, disponibilités des familles et des bénévoles, puis signale par exemple que le groupe de 3e n'a aucun créneau commun avec la seule professeure de physique. ### Un club de basket Les créneaux de gymnase sont attribués par la commune. Le club les déclare comme disponibilités de la ressource, et l'outil répartit les catégories en respectant l'âge (pas d'U11 à 21 h) et la charge des entraîneurs bénévoles. Si un entraîneur se blesse, il propose ses collègues qualifiés et libres ce soir-là. Dans les trois cas, c'est exactement le travail qu'Accord automatise : chacun peint ses disponibilités par un lien, les règles s'écrivent en phrases, et la semaine se compose avec un score et une explication par séance. Vous pouvez le constater pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Quand un planning intelligent est superflu Pour cinq personnes et deux créneaux fixes, un tableau partagé suffit largement. Le planning intelligent devient rentable quand les combinaisons dépassent ce qu'on tient dans sa tête : en pratique, à partir d'une dizaine de personnes, de quelques salles et de règles qui se croisent. Le signe le plus fiable : vous passez plus d'une soirée à refaire le planning à chaque rentrée, ou un conflit de salle vous échappe régulièrement. ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'un planning intelligent ? C'est un planning composé par un logiciel à partir des disponibilités, des ressources et des règles d'une structure. Il vérifie qu'aucune règle n'est violée, explique chacun de ses placements et propose des solutions en cas d'imprévu, au lieu d'être rempli case par case. ### Quelle différence entre planning intelligent et planning automatique ? Un planning automatique est généré sans intervention manuelle, parfois par simple rotation. Un planning intelligent est automatique, mais il tient compte de règles multiples, cherche le meilleur compromis et justifie ses choix. Tout planning intelligent est automatique, l'inverse n'est pas vrai. ### Un planning intelligent utilise-t-il l'intelligence artificielle ? Le plus souvent, il repose sur la recherche opérationnelle (solveurs de contraintes), une branche de l'informatique distincte des modèles de langage comme ChatGPT. Ces modèles peuvent servir d'interface, pour comprendre une règle écrite en français, mais le placement lui-même est un calcul vérifiable. ### Existe-t-il un logiciel de planning intelligent gratuit ? Oui, avec des limites. Des logiciels libres comme FET composent des emplois du temps scolaires, et certains services proposent une offre gratuite pour les petits groupes ou un essai gratuit : Accord, par exemple, s'essaie 7 jours sans carte bancaire (voir les [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs)). Sources : - [Google OR-Tools : optimisation des contraintes](https://developers.google.com/optimization/cp?hl=fr) - [Google OR-Tools : planification des employés](https://developers.google.com/optimization/scheduling/employee_scheduling?hl=fr) - [Wikipedia : Nurse scheduling problem (contraintes dures et souples)](https://en.wikipedia.org/wiki/Nurse_scheduling_problem) --- # Planning sur plusieurs lieux : gérer les déplacements entre sites URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-plusieurs-sites Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Quand une équipe intervient sur plusieurs sites, le planning doit intégrer le temps de trajet et regrouper les séances par lieu. Méthode et règles. L'essentiel : - Quand une équipe intervient sur plusieurs sites, on regroupe les séances de chaque personne par lieu et par demi-journée, on prévoit un temps de trajet réaliste entre deux sites et on indique le lieu de chaque séance en toutes lettres. - Les temps de trajet se mesurent aux heures où ils seront faits, s'arrondissent au quart d'heure supérieur et s'augmentent de 5 à 10 minutes de marge. - Des règles simples, comme un seul site par jour pour un intervenant ou 30 minutes minimum entre deux séances sur des sites différents, rendent le planning praticable. Quand une équipe intervient sur plusieurs sites, trois règles suffisent à l'organiser : regrouper les séances d'une personne **par lieu et par demi-journée**, ménager un **temps de trajet réaliste** entre deux sites, et indiquer le **lieu** de chaque séance en toutes lettres. Sans cela, le planning est juste sur le papier mais impraticable le jour J. ## Pourquoi plusieurs sites changent tout Avec un seul site, deux séances consécutives peuvent s'enchaîner à la minute. Avec deux sites, une séance qui se termine à 17 h à Villeurbanne et une autre qui commence à 17 h à Lyon 3e sont incompatibles, même si les deux intervenants sont libres. Le planning doit raisonner sur trois choses : le temps, les personnes et le **déplacement**. Les conséquences d'un oubli sont concrètes : retards, séances écourtées, fatigue, intervenants qui renoncent aux sites les plus éloignés. ## Étape 1 : cartographier les sites et les temps de trajet Faites un tableau des durées réelles entre vos sites, aux horaires où elles comptent (le soir, en heure de pointe, le mercredi midi). Ne prenez pas la durée annoncée par un GPS à 3 h du matin. | De / vers | Site A (Villeurbanne) | Site B (Lyon 3e) | Site C (Meyzieu) | | --- | --- | --- | --- | | Site A | | 20 min | 35 min | | Site B | 20 min | | 40 min | | Site C | 35 min | 40 min | | Les chiffres ci-dessus sont fictifs : mesurez les vôtres, en transports en commun ou en voiture selon le cas. Arrondissez toujours au quart d'heure supérieur et ajoutez le temps de stationnement ou de marche à pied. ## Étape 2 : fixer un temps de transition minimal Pour chaque paire de sites, définissez la marge minimale entre deux séances d'une même personne, en ajoutant un temps de respiration (5 à 10 minutes) : par exemple, 30 minutes entre A et B, 15 minutes entre deux séances sur le même site, et une règle de deux heures minimum si un trajet dépasse 40 minutes. Ce sont des repères à adapter, pas une norme. ## Étape 3 : regrouper par site et par demi-journée Le meilleur déplacement est celui qu'on évite. Visez que chaque intervenant fasse : - **un seul site par demi-journée** quand c'est possible ; - **un seul site par jour** si ses disponibilités le permettent ; - ses déplacements les jours où il a déjà plusieurs séances (pour amortir le trajet). Exemple : plutôt que Karim fasse un cours à 17 h au site A, un à 18 h au site B et un à 19 h au site A, regroupez ses trois cours sur le site A, ou ses deux premiers sur A et le dernier un autre jour sur B. ## Étape 4 : écrire des règles de déplacement Quelques formulations utiles (voir aussi [30 exemples de règles](https://accord.enys.dev/guides/exemples-regles-de-planning)) : - Un intervenant ne travaille pas sur deux sites différents le même jour. - Au moins 30 minutes entre deux séances sur des sites différents. - Pas plus de deux sites par semaine pour un même intervenant. - De préférence, les séances d'un intervenant regroupées sur un seul site. La première règle est simple et rend déjà la vie plus facile. La seconde suppose que le temps entre sites soit connu du moteur ou de la personne qui compose. ## Étape 5 : traiter les cas particuliers - **Matériel qui voyage** : un piano électrique ou un tableau mobile ne se déplace pas avec une personne. Si une séance exige un équipement, rattachez-le à un lieu. - **Intervenants sans voiture** : les horaires de transport en commun déterminent les créneaux possibles. - **Sites à accès restreint** : clés, badges, horaires d'ouverture imposés par la mairie ou le propriétaire. - **Lieux saisonniers** : un gymnase prêté seulement en dehors des vacances. Voir [créneaux de gymnase municipal](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal). ## Étape 6 : rendre le lieu visible Chaque séance affiche le lieu de façon explicite, y compris dans le flux d'agenda de la personne. Un intervenant qui reçoit « Cours de piano, 18 h » sans lieu risque de se tromper de site. Le nom de lieu doit être celui que les gens emploient (« gymnase Jean-Moulin », pas « site B »). Pour la diffusion, voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). ## Les erreurs fréquentes 1. **Compter le trajet à vol d'oiseau.** Une demi-heure de transport au milieu de la journée n'est pas une demi-heure à 17 h 30. 2. **Faire enchaîner deux sites sans marge.** 3. **Laisser les mêmes personnes assurer tous les déplacements.** Les sites éloignés doivent tourner : voir [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). 4. **Oublier le site dans les messages** de rappel et de changement. 5. **Ne pas distinguer le lieu de la salle** : Site, puis salle dans le site. ## Ce qu'un outil sait faire Accord gère des salles : chaque séance est rattachée à une salle, avec les conflits vérifiés. Le temps de trajet entre deux sites distincts n'est pas calculé automatiquement ; on le traduit par des règles (un seul site par jour, marge entre deux séances) et par les disponibilités déclarées. Pour les fédérations et structures à plusieurs sites, l'offre Réseau relie plusieurs espaces. Voir les [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs) et la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Questions fréquentes ### Comment organiser un planning avec plusieurs lieux ? Mesurez les temps de trajet entre sites, fixez une marge minimale entre deux séances sur des sites différents, regroupez les séances d'une personne par site et par demi-journée, et affichez le lieu de chaque séance. ### Quel temps prévoir entre deux sites ? Le temps de trajet réel aux heures concernées, arrondi au quart d'heure supérieur, plus 5 à 10 minutes de marge. Il n'y a pas de norme : testez le trajet à l'heure où il sera fait. ### Comment éviter que les mêmes personnes fassent tous les déplacements ? Faites tourner les sites éloignés, comptez les déplacements par personne et limitez le nombre de sites par semaine. Une règle de rotation écrite évite les arrangements à l'amiable. ### Le temps de trajet est-il du temps de travail ? Pour un salarié, cela dépend de la nature du déplacement (domicile-travail ou entre deux lieux de travail) et des règles applicables. Vérifiez sur service-public.gouv.fr ou auprès de votre conseil. Pour un bénévole, la question ne se pose pas dans les mêmes termes. --- # Préparer le forum des associations de septembre : checklist et suivi URL : https://accord.enys.dev/guides/preparer-forum-des-associations Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un forum des associations se prépare dès juin : inscription en mairie, planning des bénévoles sur le stand, supports et suivi des contacts. Checklist. L'essentiel : - Un forum des associations se prépare en quatre temps : inscription auprès de la mairie dès l'ouverture, planning des bénévoles du stand, supports prêts avant la mi-août et suivi des contacts pris le jour même. - Le stand se tient par tours de deux à trois heures, avec au moins deux personnes en même temps et un chevauchement d'un quart d'heure pour la passation. - Le vrai résultat du forum est le suivi : une fiche de contact unique remplie sur place et une relance dans les sept jours, avec le planning et la marche à suivre. Pour réussir un forum des associations, procédez en quatre temps : **s'inscrire** auprès de la mairie dès que l'inscription ouvre (souvent au printemps ou début d'été), **composer le planning des bénévoles** du stand par tours de deux à trois heures, **préparer les supports** (affiche, fiche d'inscription, horaires) avant la mi-août, et **organiser le suivi** des contacts pris le jour même. Un forum se joue autant sur la logistique que sur le stand. ## Le forum en pratique Dans la plupart des villes, la mairie (ou la mairie d'arrondissement) organise un forum début septembre, sur une journée, dans un gymnase ou en plein air. À titre d'exemple, à Lyon, la page de la Ville pour la saison 2026-2027 indique des forums organisés par chaque mairie d'arrondissement entre le 29 août et le 12 septembre 2026, avec une dizaine de lieux et environ 1 500 associations participantes. Les modalités d'inscription et les éventuelles conditions de participation sont fixées par chaque mairie : renseignez-vous auprès de celle de votre commune ou de votre arrondissement, qui décide des dates, des lieux et de l'accueil des stands. > Contactez la mairie dès le printemps. Les places sont parfois attribuées par ordre d'inscription, et les règles (surface de stand, matériel fourni, assurance, installation) varient d'une commune à l'autre. ## Le rétroplanning Pour un forum début septembre 2026 : | Quand | Quoi | | --- | --- | | Avril à mai | S'informer auprès de la mairie des dates, du formulaire et de la clôture des inscriptions | | Juin | S'inscrire, fixer l'objectif du stand, constituer l'équipe | | Juillet | Collecter les disponibilités des bénévoles pour le jour du forum, commander ou imprimer les supports | | Début août | Composer le planning du stand, valider | | Mi-août | Briefer l'équipe, vérifier le matériel et les accès | | 1 semaine avant | Confirmer les présences, rappeler les horaires et le lieu | | Jour J | Installation, accueil, collecte des contacts, rangement | | J+1 à J+7 | Relancer les contacts pris, confirmer les inscriptions | Ce rétroplanning s'intègre au [rétroplanning de la rentrée](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre) et au [calendrier de l'année associative](https://accord.enys.dev/guides/calendrier-annee-associative). ## Le planning du stand Un forum dure en général de 4 à 8 heures. Une équipe qui tient tout le temps s'épuise, et le stand se vide aux moments de pause. La méthode : 1. **Découpez la journée en tours de deux à trois heures**, avec un chevauchement de 15 minutes pour la passation. 2. **Placez au moins deux personnes en même temps**, pour qu'une puisse répondre pendant que l'autre remplit une fiche d'inscription. 3. **Réservez les meilleures personnes aux heures de pointe.** L'affluence est souvent plus forte en milieu de journée : demandez aux organisateurs si les horaires sont fixes. 4. **Combinez des profils** : un membre qui connaît les activités à fond, un bénévole à l'aise à l'accueil, quelqu'un qui tient les inscriptions. 5. **Prévoyez des pauses et un déjeuner**, avec un remplaçant. 6. **Gardez un volant de réserve** : une personne joignable pour arriver en renfort. Exemple de grille pour un forum de 10 h à 17 h : | Tour | Horaires | Équipe | | --- | --- | --- | | Installation | 9 h à 10 h | 3 personnes | | Matin | 10 h à 12 h 30 | 3 personnes | | Midi | 12 h à 14 h | 2 personnes (pause à tour de rôle) | | Après-midi | 14 h à 16 h 30 | 3 personnes | | Fin et rangement | 16 h 30 à 17 h 30 | 3 personnes | Pour la composition et la collecte, le guide [planning de bénévoles pour un événement](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement) détaille la méthode, et [collecter les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) les relances. ## La checklist du stand - **Administratif** : confirmation d'inscription, assurance de l'association, pièce d'identité d'un responsable si demandée. - **Matériel** : table et chaises (vérifier ce que fournit la mairie), nappe, banderole, panneau, multiprise. - **Supports** : affiche des activités avec **jours, horaires et lieux**, tarifs, fiche d'inscription et stylos, flyers, QR code vers le planning ou le formulaire. - **Paiement** : si vous prenez des adhésions sur place, un moyen d'encaisser (chèques, espèces avec reçu, terminal) et un cahier des adhésions. - **Ambiance** : démonstration, mini-atelier, instrument, musique douce : ce qui attire sans gêner le voisin. - **Suivi** : un registre pour noter chaque contact (prénom, activité, téléphone ou e-mail) avec son accord. ## Le suivi des contacts : le vrai résultat du forum Beaucoup d'associations rentrent avec 80 fiches et n'en rappellent que la moitié. Trois pratiques simples : 1. **Un seul format de fiche** (prénom, contact, activité souhaitée, niveau, disponibilités), rempli sur place. 2. **Une information claire** sur l'usage des coordonnées (organiser l'inscription et prévenir des séances). Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) : ne collectez que le nécessaire. 3. **Une relance sous 7 jours**, avec le planning et la marche à suivre. Les créneaux demandés par les familles se heurtent souvent aux places disponibles : voir [répartir équitablement les créneaux entre les familles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-creneaux-entre-familles). ## Les erreurs fréquentes - **Demander les disponibilités trop tard**, quand les bénévoles sont déjà partis en vacances. - **Un stand tenu par une seule personne** qui ne peut ni répondre, ni inscrire, ni faire une pause. - **Des horaires de cours pas encore fixés** le jour du forum : les familles repartent sans réponse. Calez au moins la semaine type avant. - **Pas de moyen d'inscrire sur place.** - **Aucune relance après le forum.** ## Avec un outil de planification Pour le planning du stand, le même principe que pour une semaine d'activités s'applique : chacun donne ses disponibilités, une composition évite les doublons et les trous. Accord permet à chaque bénévole de répondre par un lien sans compte et de composer les tours selon vos règles, par exemple « toujours deux personnes » ou « pas plus de trois heures de suite ». Le planning est ensuite diffusé à chacun (lien, agenda, message prêt à envoyer). La version imprimable en A4 peut aussi servir de feuille de route au stand. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Quand s'inscrire au forum des associations ? Dès l'ouverture des inscriptions de votre mairie, souvent au printemps ou en début d'été. Les dates et conditions varient d'une commune à l'autre : renseignez-vous dès avril ou mai. ### Combien de bénévoles faut-il sur un stand ? Deux à trois personnes en même temps pour une journée normale, avec une rotation toutes les deux à trois heures. L'idéal est une personne à l'accueil, une aux inscriptions et une en renfort. ### Que faut-il apporter sur un stand d'association ? Les documents d'inscription, une affiche des activités avec horaires et tarifs, des flyers, un moyen de noter les contacts et d'encaisser les adhésions, ainsi que le matériel non fourni par la mairie. ### Faut-il avoir le planning de l'année avant le forum ? Au moins la semaine type : jours, horaires et lieux des activités. Sans cela, vous ne pouvez pas répondre à la première question des familles : « c'est quand ? ». Sources : - [Ville de Lyon : forums des associations](https://www.lyon.fr) --- # Préparer le planning de la rentrée de septembre : le rétroplanning URL : https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un rétroplanning de rentrée part du jour J et remonte : bilan en avril, disponibilités en juin, planning validé début juillet, publication fin août. L'essentiel : - Le planning de septembre se prépare avant l'été : bilan en avril, cadrage en mai, collecte des disponibilités en juin, composition début juillet, validation vers le 20 juillet et publication fin août. - Le jalon décisif est la fin juin, car ce qui n'est pas recueilli avant les départs en congé l'est difficilement en août. - Pour 2026-2027, la rentrée des élèves a lieu le mardi 1er septembre 2026, et un planning provisoire annoncé comme tel est mieux reçu qu'un planning définitif remis en cause. Le planning de septembre se prépare avant l'été : bilan de l'année en avril, cadrage en mai, recueil des disponibilités en juin, composition début juillet, validation vers le 20 juillet, publication fin août. La règle est de **remonter depuis le jour de la rentrée** et de caler la collecte des disponibilités avant les départs en congé, car à partir de la mi-juillet, beaucoup de monde devient difficile à joindre. ## Pourquoi ne pas attendre fin août Beaucoup de structures lancent la rentrée en août : on découvre alors que deux intervenants sont partis, qu'une salle est en travaux, que les familles ont changé de créneau. Le planning se fait dans l'urgence, avec des disponibilités incomplètes, et se refait trois fois en septembre. Un rétroplanning inverse la logique : on fixe la date de rentrée, puis on place chaque étape à rebours, en tenant compte des vacances de chacun. ## Le rétroplanning type Prenons une rentrée des élèves fixée au mardi 1er septembre, comme en 2026. Les délais sont des repères à adapter. | Échéance | Jalon | Ce qu'on fait | | --- | --- | --- | | 20 semaines avant (mi-avril) | Bilan | Relire l'année : ce qui a marché, les conflits, les créneaux délaissés | | 14 semaines avant (fin mai) | Cadrage | Fixer les activités de l'an prochain, les salles, les règles | | 12 à 10 semaines avant (juin) | Collecte | Demander les disponibilités et les souhaits de chacun | | 9 semaines avant (fin juin) | Relances | Obtenir les réponses manquantes avant les départs | | 8 à 7 semaines avant (début juillet) | Composition | Premier planning, ajustements, version validée | | 6 semaines avant (vers le 20 juillet) | Gel | Validation par la coordination, avant la coupure estivale | | 2 semaines avant (mi-août) | Vérification | Confirmer que les intervenants sont bien joignables et présents | | 1 semaine avant (fin août) | Publication | Diffuser le planning définitif, les agendas, les affiches | > Le jalon décisif est la fin juin : ce qui n'est pas recueilli à ce moment-là le sera difficilement en août, quand les gens sont en vacances et ne répondent plus. ## Étape par étape ### 1. Le bilan (avril) Reprenez le planning de l'année écoulée avec trois questions : quelles séances ont été déplacées ou annulées le plus souvent, quels créneaux n'ont pas rempli, qui s'est senti surchargé. Les réponses guident les règles de l'an prochain. Le guide sur [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants) donne des indicateurs simples. ### 2. Le cadrage (mai) Listez ce qui existe l'an prochain : activités, durées, fréquence, salles, intervenants confirmés ou à recruter. C'est aussi le moment d'écrire ou de réviser vos règles : voir le guide sur [l'écriture des règles](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ### 3. La collecte (juin) Envoyez à chacun un moyen simple de donner ses disponibilités, avec une date limite claire, deux semaines plus tard. Précisez deux niveaux : « je peux » et « si nécessaire ». Rappelez les règles de la rentrée (calendrier scolaire de votre zone, jours de fermeture). Dans Accord, chacun répond via un lien sans compte, en peignant sa grille au doigt ou à la souris, et le suivi indique qui n'a pas encore répondu, avec un message de relance à copier. ### 4. Les relances (fin juin) Ne vous contentez pas d'un seul rappel. Un message à une semaine de l'échéance, un appel pour les derniers. Si certains ne répondent pas, fixez une hypothèse par défaut (disponible « si nécessaire » sur les horaires d'ouverture, par exemple) et dites-le. ### 5. La composition (début juillet) Une fois les disponibilités rentrées, composez un premier planning, puis ajustez. À la main, c'est une affaire de plusieurs soirées ; avec un moteur de contraintes comme Accord, la semaine entière se compose en quelques secondes, le score indique la qualité de l'ensemble, et vous passez votre temps à arbitrer plutôt qu'à placer. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ### 6. La validation et le gel (vers le 20 juillet) Faites valider par la coordination, publiez en interne, et informez les personnes concernées. Verrouillez les séances qui ne doivent plus bouger : les recompositions ultérieures les conserveront. ### 7. La vérification (août) Reprenez contact avec l'équipe pour confirmer ses disponibilités réelles. Il y a toujours deux ou trois changements : un déménagement, un nouvel emploi, un congé prolongé. Mieux vaut le savoir à deux semaines qu'à deux jours. ### 8. La publication (fin août) Diffusez le planning définitif, accompagné des dates de vacances de l'année. Les familles et les intervenants aiment savoir tôt quand ils partent en congé. Pour les canaux, voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning), et pour les périodes d'arrêt, le guide sur les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). ## Les pièges classiques - **Lancer la collecte en juillet.** Les gens sont déjà partis. - **Ne pas dire ce qu'on fait des réponses.** Précisez que la collecte sert à composer le planning, et à rien d'autre. - **Oublier le recrutement.** Si un poste est à pourvoir, il faut ouvrir la recherche dès le printemps. - **Ne rien prévoir pour les inscriptions tardives.** Gardez des créneaux vacants pour les élèves qui arrivent en septembre. - **Ne pas garder de marge.** Prévoyez une réserve de salles et d'horaires pour le premier mois, qui ajuste toujours quelque chose. ## Et si la rentrée est déjà proche ? Si vous lisez ceci en août, resserrez : collectez en trois jours, relancez une fois, composez une version unique, annoncez que le planning est « provisoire jusqu'au 15 septembre » et acceptez des ajustements. Un planning provisoire annoncé comme tel est mieux reçu qu'un planning définitif remis en cause. ## Questions fréquentes ### Quand commencer à préparer le planning de la rentrée ? Dès avril pour le bilan et le cadrage, mai-juin pour la collecte des disponibilités. La date charnière est la fin juin : après, les réponses deviennent difficiles à obtenir. ### Comment recueillir les disponibilités des intervenants pour septembre ? Avec un moyen unique et simple : formulaire, lien de saisie ou grille partagée, plutôt qu'une accumulation de SMS et d'e-mails. Fixez une date limite, relancez deux fois, et prévoyez une hypothèse par défaut pour les non-réponses. ### Quelle date de rentrée prendre en compte ? Celle de votre public et de votre zone. Pour 2026-2027, la rentrée des élèves est le mardi 1er septembre 2026. Une structure d'enseignement supérieur ou de formation a souvent une date différente, à vérifier auprès de l'établissement. ### Comment éviter de refaire le planning trois fois en septembre ? En recueillant les disponibilités en juin, en validant tôt, en confirmant les présences en août, et en gardant quelques créneaux libres pour les ajustements du premier mois. ### Peut-on publier un planning provisoire ? Oui, à condition de l'annoncer clairement, avec une date de fin de provisoire. Cela évite l'attente d'un planning parfait qui n'arrive jamais. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Réduire les trous dans un emploi du temps : méthode et exemples URL : https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un trou est un temps mort entre deux séances d'une même personne. Comment le mesurer, regrouper les séances et fixer une règle pour réduire les trous. L'essentiel : - Un trou est un temps mort entre deux séances d'une même personne le même jour, trop court pour rentrer chez soi et trop long pour être utile. - Pour le réduire, on le mesure d'abord (temps de présence moins temps de séance, par personne et par semaine), puis on regroupe les séances en blocs continus sur moins de jours. - Une règle chiffrée, comme pas plus d'une heure de trou entre deux séances, se traite comme une préférence à minimiser plutôt que comme une interdiction, qui rendrait souvent le planning impossible. Un trou est un temps mort entre deux séances d'une même personne, le même jour : trop court pour rentrer chez soi, trop long pour être utile. Pour le réduire, mesurez-le d'abord (heures d'attente par personne et par semaine), regroupez ensuite les séances de chacun sur moins de jours et en blocs continus, puis fixez une règle chiffrée, par exemple « pas plus d'une heure de trou entre deux séances ». ## Pourquoi les trous coûtent cher Un intervenant qui vient à 14 h pour un cours, puis à 18 h pour un autre, passe quatre heures sur place ou en trajet pour deux heures de travail. C'est de la fatigue, du transport, parfois un salaire payé pour de l'attente, et pour les bénévoles, une raison de ne pas revenir. Du côté des élèves, un emploi du temps troué se traduit par de la présence inutile ou des heures d'étude non encadrées. Les trous ne sont pas toujours un défaut : une pause déjeuner d'une heure, un temps de préparation ou de transition entre deux salles sont utiles. Il faut distinguer le trou *subi* du temps de respiration *voulu*. ## Mesurer avant de corriger Pour chaque personne et chaque jour, relevez l'heure de début de la première séance, l'heure de fin de la dernière, et additionnez les durées réelles de séance. La différence est le temps de présence non travaillé. Exemple, pour Karim le jeudi : | Séance | Début | Fin | Durée | | --- | --- | --- | --- | | Piano débutants | 14 h | 15 h | 1 h | | Piano confirmés | 17 h | 18 h | 1 h | | Solfège | 19 h | 20 h | 1 h | Présence de 14 h à 20 h : 6 heures. Travail effectif : 3 heures. Trous : 3 heures (2 h entre la première et la deuxième séance, 1 h entre la deuxième et la troisième). Un taux de trou de 50 %. Refaites ce calcul pour toute l'équipe : vous identifierez rapidement deux ou trois personnes qui concentrent la plupart des heures creuses. ## Cinq leviers pour réduire les trous ### 1. Regrouper les séances d'une personne dans un même bloc Si Karim enseigne trois heures le jeudi, mieux vaut 17 h, 18 h et 19 h d'affilée que trois séances éparpillées. Les mêmes séances sur un bloc continu libèrent le reste de la journée. ### 2. Concentrer sur moins de jours Trois heures sur trois jours donnent trois déplacements. Trois heures sur un jour, un seul. Si la personne est d'accord, regroupez par jour de présence. ### 3. Fixer un plafond de trou Une règle comme « pas plus de 1 heure de trou entre deux séances » donne un cadre vérifiable. Elle écarte les plannings qui laissent trois heures d'attente. Voir le guide sur l'[écriture des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ### 4. Ajuster les horaires de début Parfois, décaler un cours d'une demi-heure suffit pour qu'il se colle à un autre. Quand les durées sont flexibles, un créneau de 45 minutes qui passe à une heure peut remplir un trou. ### 5. Combler plutôt que supprimer Un trou de deux heures peut accueillir une activité courte (permanence, préparation, aide individuelle). Plutôt que de le subir, transformez-le en temps utile, s'il correspond à un besoin réel. ## Les compromis à connaître Réduire les trous entre souvent en conflit avec d'autres objectifs. Un bon planning se juge à l'ensemble, pas à un indicateur isolé. - **Disponibilités** : l'intervenant n'est peut-être libre que le jeudi à 14 h et 18 h. - **Salles** : regrouper les cours d'une personne peut engorger une salle à un horaire donné. - **Élèves** : un cours collectif ne se déplace pas à volonté, car il dépend des disponibilités des participants. - **Équité** : si toujours les mêmes ont des journées compactes et les autres des journées trouées, c'est une inégalité. Voir [l'équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). > Règle de pondération : traitez les trous comme une préférence (on les minimise) et non comme une obligation (on les interdit), sauf cas particulier. Interdire tout trou rendrait souvent le planning impossible. ## Comment procéder dans un tableur, étape par étape 1. Dressez la liste des séances de chaque personne par jour, triées par heure. 2. Calculez pour chaque jour l'écart entre la fin d'une séance et le début de la suivante. 3. Additionnez ces écarts par personne et par semaine. 4. Repérez les plus gros et testez les déplacements de séances pour les réduire, en vérifiant que rien ne se chevauche. 5. Recalculez. Recommencez jusqu'à ce que le gain ne justifie plus l'effort. C'est faisable à la main pour dix séances, fastidieux au-delà de trente. Avec quinze activités, quatre salles et une dizaine d'intervenants, le nombre de combinaisons dépasse largement ce qu'on essaie manuellement : c'est le terrain d'un [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique). ## Avec un moteur de planning Dans Accord, une règle comme « pas plus de 3 cours de suite » ou une préférence d'horaire s'écrit en français, et le moteur cherche la meilleure combinaison tout en respectant les disponibilités, les salles et les compétences. Le score sur 100 reflète le respect des préférences, et le panneau « Pourquoi ici » explique pourquoi une séance est à tel endroit. Pour voir ce que donne un jeu de règles réaliste, essayez-le sur vos propres données pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'un trou dans un emploi du temps ? C'est une période sans séance entre deux séances d'une même personne, le même jour. On parle aussi d'heure creuse, de temps mort ou de « fenêtre ». Il se mesure en minutes ou en heures par jour et par semaine. ### Comment éviter les heures creuses dans un planning ? Regroupez les séances de chaque personne en blocs continus et sur un minimum de jours. Fixez un plafond de trou entre deux séances et traitez-le comme une préférence à minimiser. ### Un planning sans aucun trou est-il possible ? Rarement, dès que les disponibilités sont contraintes ou que les salles sont partagées. Mieux vaut viser un trou limité (par exemple une heure maximum) que l'absence totale. ### Les trous sont-ils toujours mauvais ? Non : une pause déjeuner ou un temps de préparation est utile. Le problème est le trou subi, trop long pour être utilisé et trop court pour rentrer chez soi. --- # Répartir équitablement les créneaux entre les familles : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/repartir-creneaux-entre-familles Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Quand les créneaux sont limités, annoncez les critères avant, servez d'abord les cas contraints, puis faites tourner les créneaux populaires. Exemple chiffré. L'essentiel : - Quand trop de familles veulent les mêmes créneaux, on annonce les critères avant les inscriptions, on recueille les contraintes réelles, on sert d'abord les familles qui n'ont qu'une possibilité, puis on fait tourner les créneaux populaires. - Les critères possibles sont les contraintes déclarées, l'ancienneté, l'ordre d'inscription, le tirage au sort et la rotation : on en choisit deux ou trois, ordonnés et publiés. - La rotation rend le dispositif acceptable : une famille qui n'a pas eu son premier choix passe en priorité à la période suivante. Quand plusieurs familles veulent les mêmes créneaux (le mercredi après-midi, le samedi matin, la sortie d'école), la méthode la plus juste tient en quatre temps : annoncer les critères avant les inscriptions, recueillir les contraintes réelles de chaque famille, attribuer d'abord les créneaux qui n'ont qu'un candidat ou qu'une solution, puis faire tourner les créneaux populaires d'une période à l'autre. L'équité est dans la procédure autant que dans le résultat. ## Pourquoi les conflits naissent toujours aux mêmes endroits Dans une école de musique, une association de soutien ou un club, les demandes se concentrent sur quelques plages : le mercredi après-midi pour les écoliers, le samedi matin, le soir après 17 h. Il y a trois fois plus de demandes que de places. La structure reçoit alors des messages du type « j'avais prévenu en premier » ou « on a toujours eu ce créneau », et chaque attribution devient une négociation. La cause n'est pas l'excès de demandes, mais le **manque de règles annoncées d'avance**. Si les critères sont publics, la discussion porte sur la règle, pas sur la personne. ## Les critères possibles, du plus objectif au plus discutable | Critère | Principe | Atout | Limite | | --- | --- | --- | --- | | Contraintes déclarées | Priorité à qui n'a qu'un créneau possible | Évite les exclusions | Demande de déclarer, donc de faire confiance | | Ancienneté | Les familles déjà présentes gardent leur créneau | Stabilité | Bloque les nouveaux arrivants | | Ordre d'inscription | Premier arrivé, premier servi | Simple | Avantage ceux qui sont disponibles à l'ouverture | | Tirage au sort | Hasard équitable | Neutre | Peut paraître arbitraire | | Rotation | Les créneaux populaires changent de famille à chaque période | Équitable dans la durée | Instabilité pour les familles | | Âge ou niveau | Contrainte pédagogique | Justifié | Peu utilisable seul | Aucun critère n'est parfait. Il faut en choisir deux ou trois, les ordonner et les annoncer. ## La méthode en cinq étapes 1. **Annoncez la règle** avant l'ouverture : les critères, leur ordre, les dates, et ce qui se passe en cas d'égalité. 2. **Recueillez les contraintes** de chaque famille sur un même modèle : créneaux possibles, créneaux préférés, nombre d'enfants à placer, obligations (garde alternée, transports, horaires de travail). Voir [le modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites). 3. **Attribuez d'abord les cas contraints** : les familles qui n'ont qu'une ou deux possibilités. Ce sont celles que l'on risque de perdre. 4. **Répartissez les créneaux populaires** selon les critères annoncés, puis comblez les créneaux restants avec les préférences secondaires. 5. **Publiez le résultat** avec une courte explication de la règle appliquée, et un délai pour signaler une erreur. ## Un exemple chiffré Une association propose 12 places de soutien en groupes : le mercredi 14 h (4 places), le mercredi 15 h (4 places) et le samedi 10 h (4 places). Quatorze familles se sont inscrites. Les demandes : - 10 familles demandent un créneau du mercredi ; - 3 demandent le samedi matin ; - 1 peut venir n'importe quel jour. Il y a donc 8 places le mercredi pour 10 demandes, et 4 places le samedi pour 3 demandes. Au total, 12 places pour 14 familles : deux familles ne pourront pas être placées cette période, quoi qu'on fasse. **Application de la méthode :** 1. La famille flexible est placée en dernier : elle comblera la quatrième place du samedi. 2. Parmi les 10 demandes du mercredi, 4 familles n'ont **aucune alternative** (elles travaillent le samedi). Elles sont servies en priorité : 4 places sur 8. 3. Les 4 places restantes du mercredi vont, selon le critère annoncé, aux familles présentes l'an dernier (ancienneté) ou, à égalité, au tirage au sort entre les 6 familles suivantes. 4. Les 2 familles du mercredi non placées sont orientées vers le samedi si une place se libère, ou vers une liste d'attente avec priorité à la période suivante. Si la demande se confirme, c'est un signal pour ouvrir un créneau supplémentaire. 5. Le trimestre suivant, **la priorité s'inverse** pour les familles qui n'ont pas eu leur premier choix. La rotation est ce qui rend le dispositif acceptable : une famille qui perd une fois sait qu'elle passera en tête la fois suivante. ## Les règles de bon sens - **Ne comparez pas les motifs.** « Mon travail est plus important » n'a pas de réponse. Utilisez les critères objectifs. - **Évitez les exceptions discrètes.** Chaque dérogation accordée sans règle se paie en confiance. - **Gardez un petit stock de places** pour les cas de force majeure. - **Notez pour la suite** qui a eu quoi, afin que la rotation soit réelle. - **Écoutez les cas spéciaux** (garde alternée, fratrie, handicap) sans les mettre en concurrence. Voir [garde alternée et activités des enfants](https://accord.enys.dev/guides/garde-alternee-planning-activites). ## Comment annoncer le résultat Le message doit contenir : le créneau attribué, le critère appliqué si la famille n'a pas eu son premier choix, la date de la prochaine révision, et un contact pour signaler un problème. Les modèles de l'article [annoncer un changement de planning](https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning) peuvent s'adapter. > Exemple : « Votre enfant est inscrit le samedi à 10 h. Les places du mercredi ont été attribuées d'abord aux familles sans autre possibilité, puis par ancienneté. Au prochain trimestre, les familles qui n'ont pas eu leur premier choix passeront en priorité. » ## Avec un outil de planification Quand le nombre de familles et de contraintes dépasse ce qu'on peut croiser à la main, la composition automatique est utile : le moteur arbitre entre toutes les disponibilités à la fois et repère les créneaux impossibles. Dans Accord, les élèves et leurs familles peuvent donner leurs disponibilités par un lien sans compte, et le moteur compose en tenant compte des règles écrites. Un score indique la qualité de l'ensemble, et les séances non placées sont signalées avec une suggestion. C'est un outil d'aide : le choix des critères d'équité reste le vôtre. Voir le guide sur la [répartition des élèves entre professeurs et bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-eleves-professeurs-benevoles). ## Questions fréquentes ### Comment répartir équitablement des créneaux demandés par trop de familles ? Annoncez des critères objectifs à l'avance (contraintes, ancienneté, ordre d'inscription), servez d'abord les familles qui n'ont qu'une possibilité, puis faites tourner les créneaux populaires d'une période à l'autre. ### Le tirage au sort est-il une bonne solution ? Il est neutre et facile à expliquer, mais il est mal accepté quand certains y perdent un créneau qu'ils avaient. Réservez-le aux cas d'égalité entre critères objectifs, et annoncez-le avant. ### Faut-il privilégier les familles déjà inscrites ? C'est un choix de la structure. La stabilité est précieuse pour les familles présentes, mais elle bloque les nouveaux. Un compromis courant : ancienneté pour une partie des places, tirage ou ordre d'inscription pour le reste. ### Comment éviter les contestations ? En publiant la règle avant l'ouverture, en l'appliquant à tous de la même façon et en donnant un délai court pour signaler une erreur. Une règle claire désamorce la plupart des désaccords. --- # Roulement des week-ends et astreintes : un planning équitable chiffré URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-roulement-week-ends Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Roulement des week-ends équitable : calcul par personne, week-ends prolongés pondérés, titulaire et suppléant, exemples chiffrés 2026-2027, cadre légal. L'essentiel : - Dans un roulement des week-ends, chaque personne assure en moyenne 52 divisé par le nombre de personnes week-ends par an, et deux fois plus quand il faut deux personnes par week-end. - L'équité ne se mesure pas seulement en nombre de week-ends : les week-ends prolongés et les fêtes pèsent plus lourd, et un système de points permet de les compenser. - Pour des salariés, le roulement doit respecter le repos hebdomadaire d'au moins 35 heures consécutives et, pour les astreintes, un délai de prévenance de 15 jours à défaut d'accord collectif. Pour organiser un roulement des week-ends équitable, divisez le nombre de week-ends de la période par le nombre de personnes, faites tourner dans un ordre fixe, puis **pondérez les week-ends qui ne se valent pas** (week-ends de trois jours, Noël, jour de l'An) avec un système de points. Sur une année de 52 week-ends, six personnes assurent chacune environ 8 à 9 week-ends ; avec un titulaire et un suppléant à chaque fois, chacune est mobilisée deux fois plus souvent. Pour des salariés, le planning doit en plus respecter le repos hebdomadaire et les règles des astreintes. ## Le calcul de base Une année compte 52 week-ends (2026 et 2027 ont chacune 52 samedis). Le nombre de week-ends par personne se calcule directement : | Personnes dans le roulement | 1 personne par week-end | 2 personnes par week-end | | --- | --- | --- | | 4 | 13 par an (1 sur 4) | 26 par an (1 sur 2) | | 5 | 10 ou 11 par an | 20 ou 21 par an | | 6 | 8 ou 9 par an | 17 ou 18 par an | | 8 | 6 ou 7 par an | 13 par an | | 10 | 5 ou 6 par an | 10 ou 11 par an | Ce tableau répond à la première question qu'on se pose : **combien de personnes faut-il pour que la charge reste supportable ?** Si vous visez au plus un week-end par mois pour chacun, il faut au moins quatre à cinq personnes pour un poste, huit à dix pour un binôme. Le principe des cycles (ordre fixe, durée du cycle égale au nombre de personnes) est détaillé dans [le planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement). Ici, on s'attaque à ce qui le rend inéquitable : tous les week-ends ne se valent pas. ## Les week-ends qui pèsent plus lourd Un week-end de trois jours mobilise davantage, et personne ne se dispute pour garder Noël. Voici les week-ends particuliers de la saison 2026-2027, d'après le calendrier des jours fériés : | Week-end | Particularité | | --- | --- | | 25 au 27 décembre 2026 | Noël tombe un vendredi | | 1er au 3 janvier 2027 | Le jour de l'An tombe un vendredi | | 27 au 29 mars 2027 | Lundi de Pâques | | 6 au 9 mai 2027 | Ascension le jeudi, pont possible le vendredi | | 15 au 17 mai 2027 | Lundi de Pentecôte | À l'inverse, en 2027, le 1er mai et le 8 mai tombent un samedi et le 15 août un dimanche : ces week-ends ne sont pas prolongés. Pour des salariés, rappelons que seul le 1er mai est obligatoirement chômé ; le chômage des autres jours fériés dépend de la convention collective ou de l'employeur (fiche F2405 de service-public.gouv.fr). Un barème simple, à adapter : - week-end ordinaire : 1 point ; - week-end de trois jours : 1,5 point ; - week-end de quatre jours ou de fête (Noël, jour de l'An, pont de l'Ascension) : 2 points. ## Exemple 1 : six personnes, une par week-end, de septembre à juin Une association assure une permanence chaque week-end du samedi 5 septembre 2026 au dimanche 27 juin 2027, soit **43 week-ends**. Six bénévoles se les partagent. Sans pondération, cela fait 7 week-ends chacun, et un en fait 8. Avec le barème ci-dessus : 38 week-ends ordinaires (38 points), Pâques et Pentecôte (1,5 point chacun), Noël, jour de l'An et Ascension (2 points chacun). Total : **47 points**, soit environ 7,8 points par personne. | Personne | Week-end particulier | Week-ends ordinaires | Total week-ends | Points | | --- | --- | --- | --- | --- | | Amélie | Noël | 6 | 7 | 8 | | Benoît | Jour de l'An | 6 | 7 | 8 | | Céline | Ascension | 6 | 7 | 8 | | David | Pâques | 6 | 7 | 7,5 | | Emma | Pentecôte | 6 | 7 | 7,5 | | Fabien | Aucun | 8 | 8 | 8 | L'écart maximal est d'un demi-point. Fabien fait un week-end de plus que les autres, mais aucun week-end de fête. L'année suivante, on fait tourner les week-ends particuliers : celui qui a eu Noël en 2026 ne l'aura pas en 2027. ## Exemple 2 : astreinte du week-end avec titulaire et suppléant Une structure organise une astreinte téléphonique le week-end, avec un titulaire et un suppléant joignable si le titulaire est empêché. Huit personnes, 52 week-ends : **104 rôles à répartir, soit 13 par personne**, dont 6 ou 7 comme titulaire et 6 ou 7 comme suppléant. L'astuce consiste à décaler le suppléant d'un demi-cycle : la personne titulaire le week-end 1 est suppléante le week-end 5. | Week-end | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Titulaire | P1 | P2 | P3 | P4 | P5 | P6 | P7 | P8 | | Suppléant | P5 | P6 | P7 | P8 | P1 | P2 | P3 | P4 | Chacun est ainsi mobilisé un week-end sur quatre, jamais deux week-ends de suite. Les règles propres aux astreintes associatives (relais, tours courts, confidentialité) sont dans [le planning des astreintes d'association](https://accord.enys.dev/guides/planning-astreintes-association). ## Les règles qui évitent les tensions - **Jamais deux week-ends de suite**, sauf échange demandé par la personne elle-même. - **Noël et jour de l'An à deux personnes différentes**, et jamais à la même personne deux années de suite. - **Un compteur visible** : nombre de week-ends et de points de chacun depuis le début de la saison. - **Des échanges libres mais notés**, qui ne modifient pas le compteur de celui qui rend service sans contrepartie. Voir [organiser les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). - **Les indisponibilités déclarées tôt** (mariage, vacances), avant la composition, pas après la publication. Pour aller plus loin sur les différentes façons de mesurer l'équité (heures, créneaux, pénibilité), le guide [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) compare cinq méthodes. ## Pour des salariés : le cadre légal Un roulement de week-ends entre salariés obéit au Code du travail. D'après service-public.gouv.fr : - **le repos hebdomadaire** dure au moins 24 heures consécutives, auxquelles s'ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures d'affilée ; il est donné en principe le dimanche, sauf dérogation prévue par la loi (articles L3132-1 et suivants, fiche F2327) ; - **un salarié ne travaille pas plus de six jours par semaine**, sauf dérogation ; - **l'astreinte** est mise en place par accord collectif ou, à défaut, par l'employeur après consultation du CSE ; le programme individuel est communiqué dans le délai prévu par l'accord, ou **15 jours à l'avance** à défaut, réductible à un jour franc en cas de circonstances exceptionnelles ; elle donne lieu à une compensation financière ou en repos (articles L3121-9 à L3121-12, fiche F20873) ; - **après une intervention** pendant l'astreinte, le salarié doit bénéficier de ses 11 heures de repos quotidien et de ses 35 heures de repos hebdomadaire, sauf s'il les avait déjà prises. Ces règles ne s'appliquent pas telles quelles aux bénévoles, mais leur logique (prévenir tôt, laisser un vrai repos) vaut pour tout le monde. Vérifiez toujours votre convention collective, qui peut prévoir des règles plus favorables. ## Avec un outil Un tableur et un compteur suffisent pour six personnes. Quand le roulement croise des indisponibilités datées, un binôme obligatoire et des week-ends pondérés, [Accord](https://accord.enys.dev/produit) peut composer la répartition, montrer l'écart de charge entre le plus et le moins sollicité et proposer un remplaçant quand quelqu'un se désiste. ## Questions fréquentes ### Comment faire un roulement de week-end équitable ? Divisez le nombre de week-ends par le nombre de personnes, faites tourner dans un ordre fixe, et comptez en points pour que les week-ends prolongés et les fêtes pèsent plus lourd. Affichez le compteur de chacun et faites tourner Noël d'une année sur l'autre. ### Combien de personnes pour un roulement d'un week-end sur quatre ? Quatre personnes pour un poste assuré par une seule personne, huit pour un binôme. Sur une année de 52 week-ends, chacun en assure alors 13. ### Comment répartir Noël et le jour de l'An ? Confiez-les à deux personnes différentes, comptez-les davantage (2 points dans l'exemple de ce guide) et inversez l'année suivante. Notez qui a eu quelle fête, sinon la mémoire collective s'en charge, et rarement de façon juste. ### Un salarié peut-il être d'astreinte tous les week-ends ? Les règles générales rappelées par service-public.gouv.fr ne fixent pas de fréquence maximale, mais elles imposent un cadre : mise en place par accord collectif ou après consultation du CSE, délai de prévenance, compensation, et repos garanti après une intervention. La convention collective ou l'accord d'entreprise peut limiter la fréquence : vérifiez-les, et gardez en tête qu'un roulement concentré sur une seule personne ne tient pas longtemps. Sources : - [Service-public.gouv.fr : repos hebdomadaire du salarié (F2327)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2327) - [Service-public.gouv.fr : astreinte dans le secteur privé (F20873)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F20873) - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) --- # Semaine type ou calendrier daté : comment combiner les deux méthodes URL : https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > La semaine type fixe le rythme, le calendrier daté gère les exceptions : fériés, vacances, absences. Voici comment les combiner sans doubler votre travail. L'essentiel : - La bonne méthode combine une semaine type, qui décrit le rythme habituel, et un calendrier daté qui ne contient que les exceptions : jours fériés, vacances, absences et événements. - Ce qui se reproduit chaque semaine pendant au moins un trimestre relève de la semaine type ; ce qui n'arrive qu'à des dates précises relève du calendrier daté. - Une exception temporaire ne modifie jamais la semaine type, et une exception qui revient chaque semaine depuis un mois doit y être intégrée. La bonne méthode consiste à construire une **semaine type** qui décrit le rythme normal, puis à poser par-dessus un **calendrier daté** qui contient uniquement les exceptions : jours fériés, vacances, absences, événements ponctuels. Vous écrivez la règle générale une fois, et chaque exception à sa date. C'est ce qui évite de recopier trente-six semaines à la main. ## Deux outils pour deux questions | | Semaine type | Calendrier daté | | --- | --- | --- | | Question posée | Que se passe-t-il d'habitude ? | Que se passe-t-il à cette date précise ? | | Contenu | Lundi 17 h : aide aux devoirs, salle 2, Camille | Lundi 11 novembre : fermé (férié) | | Fréquence de changement | Une ou deux fois par an | Chaque semaine, parfois chaque jour | | Risque | Devenir obsolète sans qu'on s'en aperçoive | Se multiplier jusqu'à l'illisibilité | Un planning uniquement en semaine type ne sait pas gérer le réel : le 1er novembre n'existe pas pour lui. Un planning uniquement daté oblige à ressaisir chaque semaine ce qui ne change pas. Il faut les deux, chacun à sa place. ## Ce qui va dans la semaine type - Les séances récurrentes : jour, heure, durée, salle, intervenant. - Les règles qui durent : « Karim jamais le mercredi », « pas plus de 3 cours de suite ». - Les disponibilités habituelles de chacun. - Les compétences et les équipements demandés. Le critère est simple : si cela se reproduit chaque semaine pendant au moins un trimestre, c'est de la semaine type. ## Ce qui va dans le calendrier daté - **Les jours fériés** : [11 par an, avec un jour de la semaine différent chaque année](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). - **Les vacances scolaires** de votre zone, si votre activité les suit. Lyon et Villeurbanne sont en zone A : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, par exemple. Le détail est dans le guide sur les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). - **Les absences** : congé, formation, maladie, avec date de début et de fin. - **Les événements ponctuels** : portes ouvertes, gala, examen, réunion de rentrée. - **Les modifications d'une seule semaine** : un cours déplacé, une salle indisponible pour travaux. Le critère inverse : si cela ne se produit qu'une fois ou à des dates précises, c'est du daté. ## Un exemple complet Une association de soutien scolaire à Villeurbanne, zone A, avec 9 intervenants et 4 salles. **Semaine type** : aide aux devoirs lundi, mardi et jeudi de 17 h à 19 h, ateliers le mercredi après-midi, cours de maths le samedi matin. **Calendrier daté sur l'année 2026-2027 (extrait)** : 1. Du 17 octobre au 2 novembre 2026 : vacances de la Toussaint, activité suspendue (sauf un stage maintenu, marqué comme exception). 2. Mercredi 11 novembre 2026 : férié, l'atelier du mercredi n'a pas lieu. 3. Du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027 : vacances de Noël. 4. Une semaine en février : Camille absente (formation), remplaçant désigné pour deux séances. Quelques lignes datées suffisent à adapter une semaine type d'une dizaine de lignes tout au long de l'année. Si Camille quitte la structure, vous changez une ligne dans la semaine type, et les semaines futures suivent. ## Les pièges à éviter 1. **Modifier la semaine type pour une exception.** Vous déplacez un cours de façon provisoire, puis vous oubliez de le remettre. Utilisez l'exception datée. 2. **Multiplier les exceptions récurrentes.** Si une « exception » revient chaque semaine depuis un mois, c'est devenu la règle : intégrez-la à la semaine type. 3. **Oublier de dater la fin.** Une absence sans date de retour finit par bloquer le planning pendant des mois. 4. **Ne pas distinguer annulation et déplacement.** Un cours annulé libère l'intervenant. Un cours déplacé occupe un autre créneau : le calendrier doit refléter la différence. 5. **Ne pas informer les personnes concernées.** L'exception est prise en compte par le planning, mais tout le monde doit en être averti. Voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). ## Comment les outils gèrent cette combinaison Dans un tableur, il faut gérer à la main : un onglet par semaine, des copies, des couleurs. Les agendas partagés savent gérer des événements récurrents avec des exceptions, mais ne vérifient pas que votre règle est respectée. Un logiciel de planification fait le lien entre les deux. Dans Accord, le moteur compose la semaine type sous contraintes, puis le calendrier daté intervient pour les absences et les fermetures : les vacances et jours fériés de votre zone sont appliqués au planning publié, une absence déclarée déclenche des propositions de remplaçants, et le flux iCal de chaque personne reprend l'ensemble avec une récurrence hebdomadaire et ses exceptions. Une limite à connaître : le moteur raisonne sur la semaine type, et les exceptions datées couvrent surtout les absences et les fermetures. Les disponibilités ponctuelles d'une personne se traitent donc par une absence datée. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Qu'est-ce qu'une semaine type en planning ? C'est le modèle de la semaine ordinaire : quelles séances, quels jours, à quelle heure, dans quelle salle, avec qui. Elle sert de base répétée sur toute la période, avant d'y appliquer les exceptions datées. ### Comment gérer les jours fériés dans un planning récurrent ? En les enregistrant comme des exceptions datées : à la date du férié, la séance récurrente ne s'applique pas. Il est inutile de modifier la semaine type, puisque le même lundi redevient normal la semaine suivante. ### Faut-il refaire le planning à chaque période de vacances ? Non, sauf si vous passez à une semaine allégée. Dans ce cas, créez une seconde semaine type pour les vacances et basculez de l'une à l'autre selon le calendrier, au lieu de retoucher la première. ### Peut-on changer la semaine type en cours d'année ? Oui, par exemple pour un nouveau trimestre. Datez le changement et conservez l'ancienne version : vous pourrez comparer, et revenir en arrière en cas de problème. --- # Un roulement équitable entre bénévoles : 5 méthodes concrètes URL : https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles Thème : Méthodes de planning Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Tour de rôle, compteur de créneaux, points de pénibilité, plafonds : méthodes pour répartir équitablement les créneaux entre bénévoles, avec exemples chiffrés. L'essentiel : - Un roulement équitable entre bénévoles répartit la charge et les créneaux pénibles de façon connue, mesurable et acceptée, sans exiger le même nombre de créneaux pour tous. - Cinq méthodes se combinent : tour de rôle, compteur de créneaux, points de pénibilité, plafonds écrits, et tirage au sort avec échanges pour les créneaux que personne ne choisit. - L'équité se mesure par rapport à l'engagement déclaré de chacun, et les compteurs se remettent à zéro à chaque rentrée ou se lissent sur douze mois. Un roulement équitable ne veut pas dire que chacun fait exactement le même nombre de créneaux, mais que **la charge et les créneaux pénibles sont répartis de façon connue, mesurable et acceptée**. Les méthodes les plus fiables sont un compteur de créneaux par personne, une pondération des créneaux pénibles (soir, week-end, férié), des plafonds écrits et un tour de rôle pour les créneaux que personne ne choisit. Sans comptage, l'équité se juge à l'impression, et les impressions divergent. ## Pourquoi l'équité compte autant Dans une association, l'équité n'est pas un luxe : c'est ce qui retient les bénévoles. Les plus disponibles sont sollicités davantage, s'épuisent, puis partent. Les moins sollicités se sentent inutiles ou, au contraire, soupçonnent que d'autres sont favorisés. Dans les deux cas, la tension monte. L'équité est aussi une question de **transparence**. Une répartition inégale mais expliquée (« tu as fait moins ce mois-ci parce que tu avais des examens ») est mieux acceptée qu'une répartition apparemment égale mais opaque. ## Définir ce qu'on veut équilibrer Avant de choisir une méthode, précisez ce qui doit être équitable. Plusieurs dimensions coexistent : - **Le nombre de créneaux** par personne. - **La durée totale**, car un créneau de 4 heures n'est pas un créneau de 1 heure. - **La pénibilité** : soirs, week-ends, jours fériés, vacances scolaires, postes physiques ou émotionnellement lourds. - **L'attrait** : certains postes sont recherchés (animation), d'autres moins (rangement). - **La régularité** : intervalle entre deux créneaux pour une même personne. Une association peut décider que seule la durée totale compte, une autre que les soirs et week-ends sont à équilibrer en priorité. L'important est de **le dire**. ## Méthode 1 : le tour de rôle Le principe : une liste de noms qui tourne. La première semaine, A et B ; la suivante, C et D ; et ainsi de suite. **Avantages** : simple, compréhensible par tous, quasi sans calcul. **Limites** : ignore les indisponibilités, les compétences et les absences. Dès qu'une personne manque, la mécanique casse. Il faut un système de décalage (on passe à la personne suivante, mais la personne absente reste « due » au prochain tour). Le tour de rôle convient aux petits groupes homogènes et aux tâches ingrates sans compétence requise : ouverture, fermeture, rangement. ## Méthode 2 : le compteur de créneaux On tient, pour chaque personne, le nombre de créneaux effectués sur la période. En composant le planning, on propose en priorité les créneaux à celles et ceux qui en ont fait le moins. Exemple sur un mois : | Bénévole | Créneaux du mois | Total depuis septembre | Priorité pour le mois suivant | | --- | --- | --- | --- | | Amina | 4 | 11 | Basse | | Karim | 2 | 6 | Haute | | Sonia | 3 | 9 | Moyenne | | Louis | 1 | 5 | Haute | Il suffit d'un tableur. La priorité se calcule à la main ou avec une formule simple (écart par rapport à la moyenne). Le compteur a un défaut : il ne distingue pas les créneaux pénibles des créneaux agréables. ## Méthode 3 : la pondération par pénibilité On attribue un nombre de **points** à chaque type de créneau, en fonction de sa difficulté. Par exemple, pour une association qui tient des permanences : | Type de créneau | Points | | --- | --- | | Semaine, journée | 1 | | Semaine, soirée (après 19h) | 2 | | Samedi | 2 | | Dimanche ou jour férié | 3 | | Veille de vacances scolaires | 2 | Chaque personne cumule des points, et l'objectif est un total proche pour tous sur la période. Un bénévole qui prend souvent le dimanche en cumule vite, et son tour de souffler arrive. Cette méthode demande de se mettre d'accord sur les poids. Faites-le en réunion, notez-les dans le règlement interne, et révisez-les si l'expérience montre qu'ils sont faussés. ## Méthode 4 : les plafonds Plus simple encore, on fixe des **limites** : au maximum deux créneaux par semaine, un week-end sur deux, pas plus de trois soirées par mois. Les plafonds protègent des surcharges sans exiger de comptage compliqué. Ils fonctionnent particulièrement bien en complément d'une autre méthode. Un plafond protège les plus généreux d'eux-mêmes : ceux qui disent toujours oui sont souvent ceux qui partent brutalement. ## Méthode 5 : le tirage au sort et les échanges Pour les créneaux que tout le monde fuit (le 24 décembre au soir, par exemple), un tirage au sort transparent évite les procès d'intention. Ajoutez une possibilité d'**échange** : une personne tirée au sort peut trouver un remplaçant volontaire, à charge pour elle de rendre la pareille. Les échanges doivent être visibles du responsable, pour que le compteur reste juste. ## Prendre en compte les contraintes personnelles L'égalité stricte peut être injuste. Une étudiante en période d'examens, un parent seul, un retraité qui aide son petit-fils : chacun a une disponibilité différente. Deux garde-fous : - **Distinguer disponibilité et engagement.** Quelqu'un de très disponible peut vouloir donner beaucoup, d'autres peu. Chacun peut déclarer le niveau d'engagement qu'il souhaite, et l'équité se mesure par rapport à cet engagement. - **Prévoir un rattrapage.** Un bénévole qui a fait moins ce mois-ci pour de bonnes raisons se retrouve légitimement un peu plus sollicité ensuite, mais sans culpabilisation. ## Rendre l'équité visible Une méthode juste mais invisible n'a pas d'effet sur la confiance. Quelques pratiques : - Publier, chaque trimestre, le décompte par personne (créneaux ou points), avec l'accord des intéressés. - Expliquer chaque placement : « Louis est placé le samedi parce qu'il n'a fait aucun samedi ce trimestre ». - Permettre à chacun de contester ou de proposer un échange, de manière simple. Accord applique des règles d'équité écrites en français et justifie chaque placement, ce qui permet de répondre à la question « pourquoi moi ? » sans y passer du temps. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Sans outil, une colonne « raison du placement » dans le tableur remplit le même rôle. ## Éviter les erreurs classiques - **Compter seulement les créneaux, pas leur nature.** Le résultat paraît égal, il ne l'est pas. - **Ne jamais remettre les compteurs à zéro.** Les compteurs sur plusieurs années finissent par pénaliser les anciens. Remettez-les à zéro à chaque rentrée, ou lissez sur 12 mois. - **Appliquer les règles différemment selon les personnes.** Un traitement différencié non expliqué casse la confiance. - **Oublier les remplacements.** Une personne qui dépanne souvent doit voir ses efforts reconnus dans le compteur. Voir [gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Pour la méthode générale de composition, lisez [comment faire le planning des bénévoles d'une association](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-association). Et pour comprendre comment l'équité nourrit l'engagement, [fidéliser ses bénévoles grâce à un planning respectueux de leur temps](https://accord.enys.dev/guides/fideliser-benevoles-planning). ## Questions fréquentes ### Comment répartir équitablement les créneaux entre bénévoles ? Tenez un compteur de créneaux par personne, pondérez les créneaux pénibles (soir, week-end, férié), fixez des plafonds et proposez en priorité les créneaux à ceux qui en ont fait le moins. Rendez ces règles publiques. ### Faut-il donner le même nombre d'heures à chaque bénévole ? Pas nécessairement. L'équité se mesure par rapport à l'engagement déclaré de chacun, à sa disponibilité et à la pénibilité des créneaux. Ce qui compte, c'est que la règle soit connue et appliquée à tous. ### Comment gérer les bénévoles qui refusent les créneaux pénibles ? Instaurez un tour de rôle ou un tirage au sort pour ces créneaux, avec possibilité d'échange. Valorisez ceux qui les prennent (remerciements, points, priorité sur leurs préférences ensuite). ### Un logiciel peut-il gérer l'équité automatiquement ? Oui, un moteur de planification peut tenir les compteurs, appliquer les plafonds et choisir en priorité les personnes les moins sollicitées. Il faut quand même définir les règles de départ : c'est le travail de l'association. --- # 30 exemples de règles de planning prêtes à copier et à adapter URL : https://accord.enys.dev/guides/exemples-regles-de-planning Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > 30 règles de planning classées par thème (disponibilités, charge, salles, élèves, équité), formulées en une phrase vérifiable et faciles à adapter. L'essentiel : - Le guide propose 30 règles de planning prêtes à copier, classées par thème : disponibilités, limites de charge, trous, compétences, salles, élèves et équité. - Chaque règle se classe comme obligatoire ou comme préférence, et une dizaine de règles bien choisies valent mieux que quarante recopiées. - Pour les salariés, le code du travail prévoit un repos quotidien d'au moins 11 heures consécutives (article L3131-1), un repère utile même pour un planning de bénévoles. Voici 30 règles de planning prêtes à copier, classées par thème. Chacune tient en une phrase, ne porte qu'une idée et se vérifie sans interprétation. Remplacez les prénoms, les jours et les chiffres par les vôtres, puis gardez seulement celles qui correspondent à un vrai besoin : une dizaine de règles bien choisies valent mieux que quarante recopiées. Avant de piocher, un repère : classez chaque règle comme **obligatoire** (le planning est faux si elle est violée) ou comme **préférence** (un plus quand c'est possible). La méthode complète est dans le guide [écrire des règles de planning claires](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## Disponibilités et jours 1. Karim ne travaille jamais le mercredi. 2. Sophie est disponible uniquement le mardi et le jeudi. 3. Léa ne peut pas intervenir avant 16 h en semaine (cours le matin et l'après-midi). 4. Aucune séance après 19 h 30 pour les intervenants mineurs ou étudiants. 5. Inès ne travaille jamais le samedi. 6. Paul est disponible le lundi uniquement si le cours finit avant 18 h. Ces règles viennent directement des réponses des intervenants. La plupart des plannings en contiennent plusieurs par personne, et elles se recueillent mieux par un lien de saisie que par SMS : voir [collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). ## Limites de charge 7. Pas plus de 3 cours de suite pour un même intervenant. 8. Pas plus de 4 séances par jour pour un même intervenant. 9. Pas plus de 10 séances par semaine pour un même intervenant. 10. Pas plus de 2 soirées par semaine pour un même intervenant. 11. Pas plus de 6 heures de présence par jour, trous compris. 12. Au moins 11 heures entre la dernière séance du soir et la première du lendemain, pour les salariés. La règle 12 reprend le repos quotidien de 11 heures prévu par le code du travail pour les salariés (article L3131-1). Elle ne s'applique pas aux bénévoles, mais elle reste un bon repère d'hygiène. ## Trous et regroupements 13. Pas plus d'une heure de trou entre deux séances d'un même intervenant. 14. Les séances d'un intervenant sont de préférence regroupées sur 2 jours au maximum. 15. Une pause d'au moins 30 minutes après 3 heures de présence continue. Pour aller plus loin sur ces règles, voir [réduire les trous dans un emploi du temps](https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps). ## Compétences et personnes 16. Les cours de piano sont assurés uniquement par Karim ou Sophie. 17. L'atelier d'écriture exige un intervenant ayant la compétence « écriture ». 18. Une séance avec des enfants mobilise au moins deux adultes. 19. Marc et Inès toujours ensemble (binôme de permanence). 20. Paul et Yanis jamais ensemble (conflit connu, à traiter à part). 21. Un nouveau bénévole est toujours accompagné d'un référent les trois premières séances. La règle 20 est délicate : écrivez la contrainte, pas la raison. Le motif relève de la vie privée, et personne n'a besoin de le lire dans le planning. ## Salles et matériel 22. L'atelier peinture a lieu uniquement en salle 3 (point d'eau). 23. Une salle n'accueille jamais deux séances en même temps. 24. La batterie est utilisée de préférence en salle 1 (isolation phonique). 25. Aucune séance n'est programmée en salle 2 le jeudi (réservée à un autre occupant). Sur la répartition des lieux, voir [répartir les salles dans une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/repartir-salles-ecole-musique). ## Élèves, familles et public 26. Les cours collectifs des 6 à 10 ans ont lieu de préférence le mercredi après-midi ou le samedi matin. 27. Un élève ne suit pas deux cours qui se chevauchent. 28. Les groupes débutants sont programmés uniquement l'après-midi. ## Équité et rotation 29. Les créneaux du samedi sont répartis à tour de rôle, sans que la même personne les assure deux semaines de suite. 30. Aucun intervenant ne dépasse de plus de 20 % la moyenne des heures de l'équipe, à disponibilité égale. La règle 30 est un exemple de seuil à fixer collectivement, pas une norme. Elle s'appuie sur la notion de taux de charge développée dans le guide sur [l'équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ## Comment choisir parmi ces 30 règles 1. **Commencez par les obligations réelles** : disponibilités, salles, compétences. Sans elles, le planning est faux. 2. **Ajoutez ensuite les limites de charge** : elles protègent l'équipe sans négociation au cas par cas. 3. **Terminez par les préférences**, en petit nombre. Chaque préférence en trop réduit la marge de manœuvre. 4. **Testez sur une semaine déjà vécue** : le planning calculé respecte-t-il ce que vous attendiez ? 5. **Datez et expliquez chaque règle** d'une courte note : dans six mois, vous saurez pourquoi elle existe. ## Les pièges quand on copie des règles - **Reprendre une règle sans en mesurer l'effet.** « Pas plus de 2 cours de suite » peut rendre impossible un planning de samedi chargé. - **Empiler obligations et préférences.** Si tout est obligatoire, le planning n'a plus de solution. - **Se contredire.** « Sophie uniquement le mardi » et « Sophie jamais le mardi » ne se voient pas toujours à l'œil nu. - **Oublier de retirer une règle devenue inutile.** ## Les saisir dans Accord Dans Accord, ces phrases s'écrivent telles quelles : jours, plages horaires, avant ou après une heure, matin ou soir, « pas plus de ... de suite / par jour / par semaine », « uniquement », « jamais », « de préférence », « toujours ensemble », « jamais ensemble ». Un aperçu « J'ai compris » reformule la règle avant son activation, ce qui permet de repérer une phrase mal comprise. Les règles qui demandent un calcul plus fin (comme la règle 30) se traduisent par un plafond d'heures plutôt que par une comparaison à la moyenne. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien de règles faut-il pour un planning ? Entre cinq et vingt pour une structure de dix à trente personnes. Au-delà, vérifiez que vous ne dupliquez pas des règles ou que vous ne transformez pas des habitudes en obligations. ### Quelle différence entre une règle obligatoire et une préférence ? Une règle obligatoire doit être respectée dans tous les cas, sinon le planning est rejeté. Une préférence est un souhait satisfait quand c'est possible : elle fait monter ou baisser la qualité du planning sans le rendre faux. ### Peut-on écrire les règles de planning en langage courant ? Oui, à condition de rester simple : une personne, un jour ou une heure, une limite chiffrée. Des phrases comme « jamais le mercredi » ou « pas plus de 3 cours de suite » sont comprises par les outils récents, qui reformulent avant d'appliquer. ### Où trouver d'autres exemples de règles pour mon activité ? Les règles dépendent du terrain. Nos guides par activité (soutien scolaire, danse, chorale, club sportif) en donnent d'adaptées : par exemple [le planning du soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire) ou [celui d'un club sportif](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif). Sources : - [Légifrance : code du travail, article L3131-1](https://www.legifrance.gouv.fr) --- # Annoncer un changement de planning sans froisser : modèles de messages URL : https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un bon message de changement de planning dit quoi, quand, pourquoi en une ligne et ce qu'on attend. Six modèles prêts à copier pour WhatsApp, SMS et e-mail. L'essentiel : - Un bon message de changement de planning donne ce qui change (ancien et nouvel horaire), pour qui, la raison en une ligne et ce qu'on attend du destinataire. - Il part le plus tôt possible, par le canal que la personne lit vraiment et seulement aux personnes concernées ; pour un changement le jour même, un SMS ou un appel individuel vaut mieux qu'un message de groupe. - La raison reste courte et neutre, sans jamais révéler le motif privé de l'absence d'une autre personne. Un bon message de changement de planning tient en quatre éléments : **ce qui change** (ancien et nouvel horaire), **pour qui**, **pourquoi** en une ligne, et **ce que vous attendez** de la personne (confirmer, répondre, rien). Il part le plus tôt possible, par le canal que la personne lit vraiment, et seulement à celles et ceux qui sont concernés. Voici six modèles à copier. ## Les règles qui évitent de froisser 1. **Commencez par l'information**, pas par les excuses. « Votre cours de jeudi passe au vendredi 18 h » avant « désolé du dérangement ». 2. **Donnez l'ancien et le nouvel horaire.** Sans l'ancien, la personne doit chercher ce qui a changé. 3. **Une raison, courte, sans détails privés.** « Absence d'un intervenant » suffit. Ne révélez jamais le motif de l'absence de quelqu'un d'autre (voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association)). 4. **Proposez une alternative** quand le changement dérange : un autre créneau, une séance de rattrapage. 5. **Dites ce que vous attendez**, ou que rien n'est attendu. 6. **Prévenez à temps.** Le moment compte autant que les mots : un changement annoncé la veille au soir reste difficile à accepter, même avec le plus gentil des messages. 7. **Un seul message par personne**, pas cinq relances successives pour la même chose. ## Modèle 1 : changement d'horaire pour un intervenant > Bonjour Karim, une modification pour la semaine du 18 janvier : ton cours de piano du jeudi 17 h passe au vendredi 18 h, salle 1. Raison : la salle est prise jeudi pour un événement. Peux-tu me confirmer que le vendredi te convient, ou me proposer un autre créneau ? Merci d'avance pour ta souplesse. Le ton est direct, la question est fermée (oui ou non), et l'alternative est offerte. ## Modèle 2 : annulation d'une séance, message aux familles > Bonjour, le cours de solfège du mercredi 14 janvier est annulé (intervenant indisponible). Il sera rattrapé le samedi 24 janvier à 10 h, salle 2. Si ce créneau ne vous convient pas, répondez à ce message et nous trouverons une autre solution. Merci de votre compréhension. Ici, l'information centrale (annulation) est dans la première phrase, suivie immédiatement de la solution. ## Modèle 3 : remplacement d'un intervenant > Bonjour, pour la séance de jeudi 17 h, Inès remplace Karim. Rien ne change pour vous : même horaire, même salle. Karim reprend la semaine suivante. Quand le changement n'impacte pas le destinataire, dites-le explicitement. Cela évite de l'inquiéter, et n'ajoute aucun détail sur Karim. ## Modèle 4 : demande de remplacement urgent à l'équipe > Bonjour à toutes et tous. Il me manque quelqu'un pour la permanence de samedi 10 h à 12 h (salle d'accueil). Qui peut me dire oui d'ici jeudi midi ? Si personne ne se manifeste, nous fermerons ce créneau et préviendrons les familles vendredi. Le message donne une échéance et dit ce qui se passe en l'absence de réponse. C'est plus efficace qu'un appel général vague. ## Modèle 5 : annonce d'un nouveau planning à toute l'équipe > Bonjour, le planning du trimestre de janvier est en ligne : [lien]. Trois changements importants : la chorale passe au jeudi 18 h, l'atelier d'écriture est suspendu pendant les vacances de février, et Sophie reprend le samedi matin. Votre planning personnel est en bas de la page. Merci de me signaler avant dimanche toute erreur ou impossibilité. Un message de publication renvoie vers la source et résume les changements. Le détail reste dans le lien, comme conseillé dans [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). ## Modèle 6 : refus d'un échange ou d'une demande > Bonjour Léa, merci pour ta demande. Je ne peux malheureusement pas valider l'échange avec Paul : il serait déjà sur deux séances à cette heure. Je peux te proposer à la place un décalage de 30 minutes, ou une reprise par Inès. Dis-moi ce que tu préfères. Un refus qui s'accompagne de deux solutions reste constructif. Précisez la raison objective (conflit, charge) sans critiquer la personne. ## Choisir le bon canal | Situation | Canal conseillé | | --- | --- | | Changement le jour même | SMS ou appel | | Changement à plus de 48 heures | WhatsApp ou e-mail | | Nouveau planning complet | E-mail avec lien, ou lien dans le groupe | | Message à des familles | E-mail ou SMS, selon ce qu'elles ont donné | | Demande de remplacement à l'équipe | Groupe de messagerie | Pour les changements urgents, un SMS à la personne est préférable à un message dans un groupe où il peut être noyé. ## Ce qui froisse le plus - **Apprendre un changement par un tiers.** - **Un message sans l'ancien horaire**, qui oblige à deviner. - **Un ton de reproche** (« encore une fois, tu n'as pas répondu »). - **Plusieurs messages contradictoires** parce que le planning a été modifié trois fois. - **L'absence de réponse** à une demande légitime de la personne. ## Accord et les messages prêts à envoyer Pour un nouveau planning, des changements entre deux versions ou un imprévu (une absence déclarée), Accord prépare un message personnel par destinataire, à envoyer par WhatsApp, SMS ou e-mail, et vous relisez avant d'envoyer. Ce n'est pas un envoi automatique : vous gardez la main sur le ton et sur les destinataires. Le principe est le même que ces modèles, avec les dates et prénoms déjà remplis. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour la mécanique des échanges, voir [organiser les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). ## Questions fréquentes ### Comment annoncer un changement de planning à son équipe ? Dites d'abord ce qui change (ancien et nouvel horaire), pour qui, la raison en une ligne et ce que vous attendez. Envoyez-le tôt, au canal que la personne consulte, et seulement aux personnes concernées. ### Faut-il donner la raison du changement ? Une raison courte et neutre aide à l'accepter : « salle indisponible », « intervenant absent ». Ne donnez jamais le motif privé de l'absence de quelqu'un. ### Quel délai de prévenance respecter ? Pour des bénévoles ou des familles, il n'y a pas de règle : prévenez le plus tôt possible. Pour des salariés, les délais de prévenance dépendent du contrat, de la convention collective ou des accords d'entreprise : vérifiez-les sur service-public.gouv.fr. ### Que faire si quelqu'un refuse le nouveau créneau ? Proposez deux alternatives (un autre créneau, un remplaçant, un rattrapage) et notez la décision. Un refus ponctuel se traite par la discussion, pas par un nouveau message identique. --- # Calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/calculer-heures-intervenant-trimestre Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pour calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre, comptez les séances réelles, retirez fériés et vacances, puis multipliez par la durée. L'essentiel : - Pour calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre, on compte les dates réelles de chaque créneau hebdomadaire, on retire fériés, vacances et fermetures, puis on multiplie par la durée des séances. - Le calcul « heures par semaine × nombre de semaines » surestime presque toujours le total : dans l'exemple du guide, 50 heures réelles contre 60 heures estimées sur 15 semaines. - Une séance remplacée est attribuée à la personne qui l'a réellement assurée, et les temps annexes (préparation, réunions, trajets) se comptent à part. Pour calculer les heures d'un intervenant sur un trimestre, ne multipliez pas « heures par semaine × 12 ». Comptez, pour chaque créneau hebdomadaire, les dates réelles où la séance a lieu entre le début et la fin de la période, retirez les jours fériés, les vacances et les fermetures, puis multipliez le nombre de séances par la durée. Le résultat est presque toujours inférieur au calcul approximatif. ## Pourquoi le calcul approximatif trompe Un trimestre « de 12 semaines » compte rarement 12 séances par créneau. Selon le jour de la semaine, un férié supprime une séance, les vacances en retirent deux, et la date de début ou de fin peut tomber en milieu de semaine. Pour un intervenant payé ou défrayé à l'heure, ou pour justifier des heures de bénévolat, l'écart se chiffre en dizaines d'heures sur l'année. ## La méthode en cinq étapes 1. **Fixez les bornes** du trimestre : première et dernière date. 2. **Listez les créneaux hebdomadaires** de la personne : jour, durée. 3. **Dressez le calendrier des fermetures** : jours fériés tombant un jour de séance, vacances de votre zone, fermetures propres à la structure. 4. **Comptez, pour chaque créneau, les dates où il a lieu.** 5. **Multipliez par la durée** et additionnez. ## Un exemple complet Karim intervient dans une association de Villeurbanne (zone A). Période : du lundi 2 novembre 2026 au vendredi 12 février 2027, soit 15 semaines, dernier vendredi avant les vacances d'hiver de la zone A. L'association ferme du lundi 21 décembre 2026 au dimanche 3 janvier 2027. Ses créneaux : le jeudi, deux séances d'une heure (17 h et 18 h), et le samedi, une séance de deux heures. **Les jeudis.** Du 5 novembre 2026 au 11 février 2027, il y a 15 jeudis. On retire les jeudis 24 et 31 décembre, pris dans la fermeture. Le 11 novembre 2026 est un mercredi : il n'enlève aucune séance du jeudi. Restent **13 jeudis**, soit 13 × 2 h = **26 heures**. **Les samedis.** Du 7 novembre 2026 au 6 février 2027, il y a 14 samedis. On retire les samedis 26 décembre et 2 janvier. Restent **12 samedis**, soit 12 × 2 h = **24 heures**. **Total pour Karim : 26 + 24 = 50 heures**, au lieu des 4 heures par semaine × 15 semaines = 60 heures du calcul approximatif. L'écart est de 10 heures, soit près d'un cinquième. > Les dates de vacances et de fériés viennent de [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et de [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). Recontrôlez-les avant de calculer. ## Un second exemple : un créneau du lundi Le même calcul pour un intervenant dont le créneau est le lundi, de 17 h à 19 h, sur la même période, montre à quel point le jour de la semaine compte. Du lundi 2 novembre 2026 au lundi 8 février 2027, il y a 15 lundis. Aucun n'est férié dans cette période (le lundi de Pâques 2027 tombe le 29 mars et le 1er novembre 2026 est un dimanche), mais les lundis 21 et 28 décembre 2026 tombent dans la fermeture de Noël : il reste 13 séances de 2 heures, soit 26 heures. Les lundis et les jeudis ne sont pas touchés par les mêmes fermetures : selon l'année, un férié peut enlever une séance à l'un et épargner l'autre. C'est pourquoi un décompte « par personne » doit toujours partir du calendrier des dates, jamais d'un nombre de semaines. ## Un modèle de tableau de décompte | Créneau | Durée | Dates prévues | Fermetures retirées | Séances | Heures | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Jeudi 17 h et 18 h | 2 h | 15 | 2 | 13 | 26 | | Samedi 10 h | 2 h | 14 | 2 | 12 | 24 | | Total | | | | | 50 | Dans un tableur, la colonne « dates prévues » se calcule avec la fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL ou par un comptage manuel de lignes de calendrier. Le plus fiable est de lister une ligne par date : on voit tout, on contrôle tout. ## Les cas qui compliquent le calcul - **Les séances de durée variable** : comptez en minutes, convertissez à la fin. - **Les remplacements** : une séance assurée par un autre doit être retirée de celui qui est absent et ajoutée à celui qui remplace. - **Les séances annulées** : à retirer, sauf si la structure les rémunère quand même. - **Les temps annexes** (préparation, réunions, trajets) : décidez à l'avance s'ils comptent, et séparez-les des heures de séance. - **Le bénévolat** : si vous valorisez les heures, voir [valorisation du bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). > Pour un salarié, la décomposition des heures (heures contractuelles, complémentaires, supplémentaires) relève du contrat et de la convention collective : ne la déduisez pas d'un simple décompte de séances. Vérifiez auprès de votre expert-comptable ou sur service-public.gouv.fr. ## Automatiser le décompte À la main, c'est faisable pour une personne. Pour dix, ça devient lourd, et chaque absence oblige à recompter. Un outil qui connaît les séances, le calendrier français et les absences peut le faire à votre place. Dans Accord, le planning publié tient compte des fermetures du calendrier français et des annulations, ce qui rend le décompte cohérent avec ce que chacun voit dans son agenda. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. L'équilibre de ces heures entre personnes est traité dans [l'équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants). ## Questions fréquentes ### Comment calculer le nombre d'heures d'un intervenant sur un trimestre ? Comptez les dates réelles de chaque créneau hebdomadaire entre le début et la fin de la période, retirez fériés, vacances et annulations, puis multipliez le nombre de séances par la durée de chacune. ### Pourquoi mon calcul « heures par semaine × nombre de semaines » est-il faux ? Parce qu'il ignore les jours fériés qui tombent un jour de séance, les vacances et les fermetures. Selon le jour de la semaine, l'écart peut atteindre plusieurs séances par trimestre. ### Faut-il compter les vacances scolaires ? Seulement si la structure maintient l'activité pendant les vacances. Sinon, elles sont à retirer du décompte. Vérifiez les dates de votre zone. ### Comment compter les remplacements ? Attribuez la séance à la personne qui l'a réellement assurée. Gardez une trace pour pouvoir justifier le décompte en fin de trimestre. --- # Modèle de planning hebdomadaire d'association, case par case URL : https://accord.enys.dev/guides/modele-planning-hebdomadaire-association Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning hebdomadaire d'association se lit par jour, créneau, activité, lieu et responsable. Modèle commenté colonne par colonne, avec les pièges. L'essentiel : - Un planning hebdomadaire d'association répond à cinq questions par ligne : quel jour, à quelle heure, quelle activité, dans quel lieu et avec qui. - Une colonne « public » et une courte colonne « remarque » complètent le modèle, sans téléphones, adresses ni motifs d'absence. - La liste, à raison d'une ligne par séance, sert de source de travail, et la grille jours par heures en est dérivée pour l'affichage. Un planning hebdomadaire d'association répond à cinq questions par ligne : quel jour, à quelle heure, quelle activité, dans quel lieu, avec qui. Ajoutez une colonne « public » (qui vient) et une colonne « remarque » pour les exceptions, et vous avez un modèle complet. Tout ce qui s'y ajoute (couleurs, logos, colonnes de commentaires libres) alourdit sans aider. ## Le modèle de base Voici une semaine type d'une association de soutien scolaire et d'activités, à Villeurbanne. | Jour | Début | Fin | Activité | Lieu | Responsable | Public | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Lundi | 17 h | 19 h | Aide aux devoirs | Salle 1 | Camille | Primaire et collège | | Mardi | 17 h | 18 h | Maths collège | Salle 2 | Karim | Collège | | Mercredi | 14 h | 16 h | Atelier d'écriture | Salle 3 | Sophie | 8 à 12 ans | | Jeudi | 17 h | 19 h | Aide aux devoirs | Salle 1 | Inès | Primaire et collège | | Samedi | 10 h | 12 h | Maths lycée | Salle 2 | Paul | Lycée | Chaque ligne est une séance récurrente. Ce modèle est volontairement sec : on y lit tout en dix secondes, on l'imprime sur une page. ## Les colonnes, une par une ### Jour, début, fin Séparez l'heure de début et l'heure de fin, plutôt que d'écrire « 17 h à 19 h » dans une seule case : vous pourrez trier, calculer les durées et repérer les chevauchements. Utilisez un seul format partout (17 h ou 17:00, pas les deux). ### Activité Un nom court et stable. « Aide aux devoirs » toujours écrit de la même façon, sinon vos filtres comptent deux activités. Évitez d'y glisser des informations (niveau, effectif) : elles ont leur colonne. ### Lieu Le nom exact de la salle ou du site, tel que les gens le disent. Si vous avez plusieurs sites, indiquez-le clairement (voir [planning sur plusieurs lieux](https://accord.enys.dev/guides/planning-plusieurs-sites)). ### Responsable La personne qui assure la séance, ou qui en répond. Pour une séance à plusieurs, ajoutez une colonne « équipe » plutôt que de mettre quatre prénoms dans une case. ### Public Qui est attendu : classe, groupe, tranche d'âge, effectif maximal. Cette colonne sert à ne pas surcharger une salle et à informer les familles. ### Remarque (facultative) Les exceptions connues : « pas pendant les vacances scolaires », « sur inscription », « 1er samedi du mois seulement ». C'est la seule colonne de texte libre qu'il faut garder, et elle doit rester courte. Les exceptions datées vivent dans un calendrier à part (voir [semaine type et calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date)). ## Les colonnes à éviter - **Les téléphones et adresses e-mail** : ils ne servent pas à lire un planning et rendent le document sensible dès qu'il est affiché ou envoyé largement. - **Les motifs d'absence ou de changement.** - **Les colonnes « statut » colorées** que seul l'auteur sait lire. - **Des cellules fusionnées**, qui cassent les tris et les filtres. ## Deux présentations possibles ### La liste (une ligne par séance) C'est le modèle ci-dessus. Il est facile à trier par jour, par personne ou par lieu, simple à mettre à jour et très bon pour le calcul (heures par intervenant). C'est la base de travail. ### La grille (jours en colonnes, heures en lignes) C'est la vue que l'on affiche. Elle montre d'un coup d'œil les trous, les chevauchements et les salles libres. Exemple pour un mardi et un jeudi : | Heure | Mardi | Jeudi | | --- | --- | --- | | 17 h | Maths collège (Karim, salle 2) | Aide aux devoirs (Inès, salle 1) | | 18 h | Aide aux devoirs (Camille, salle 1) | Aide aux devoirs (Inès, salle 1) | Le bon réflexe est de tenir la **liste** comme source, et d'en dériver la grille pour l'affichage, plutôt que de maintenir les deux à la main. ## Adapter le modèle à votre activité Le modèle de base se décline selon le type d'association. - **Soutien scolaire ou cours** : gardez la colonne « public » (niveau, classe) et ajoutez l'effectif maximal. - **Sport** : remplacez « salle » par « terrain » ou « gymnase », ajoutez « encadrant » et « catégorie ». Voir [planning des entraînements d'un club sportif](https://accord.enys.dev/guides/planning-entrainements-club-sportif). - **Chorale ou musique** : ajoutez le pupitre ou l'instrument. Voir [répétitions de chorale et d'orchestre](https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-chorale-orchestre). - **Permanences ou aide alimentaire** : remplacez « public » par « nombre de bénévoles requis ». Voir [planning de distribution alimentaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-distribution-alimentaire). Dans tous les cas, quatre colonnes ne bougent pas : jour, horaires, activité, responsable. ## Vérifier le planning avant de le publier 1. **Aucune salle n'a deux séances en même temps.** Triez par lieu, jour et heure : deux lignes identiques se repèrent immédiatement. 2. **Aucun intervenant n'est à deux endroits à la fois.** Même contrôle, trié par personne. 3. **Chaque séance a un responsable et un lieu.** Une case vide est une erreur. 4. **Les horaires respectent les disponibilités déclarées.** Voir [le modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites). 5. **Les jours fériés et vacances sont signalés** : voir [jours fériés 2026 et 2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning). ## Ce qu'un outil change Dans un tableur, ces vérifications sont manuelles. Un outil de planification les fait à votre place : Accord compose la semaine type sous contraintes, signale ce qu'il n'a pas pu placer, calcule un score sur 100 et dérive les vues (par personne, par salle, par activité), avec impression A4 en affiche. Vous pouvez comparer avec un modèle de tableur en [essayant Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription). Pour les cas où le tableur suffit encore, le guide [Excel ou logiciel de planification](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel) donne les repères. ## Questions fréquentes ### Que doit contenir un planning hebdomadaire d'association ? Le jour, l'heure de début et de fin, l'activité, le lieu, le responsable et le public. Une colonne de remarque courte pour les exceptions complète le modèle. ### Faut-il un planning en liste ou en grille ? Les deux, pour des usages différents. La liste sert de base de travail et de calcul, la grille sert à l'affichage et à la lecture rapide. Dérivez la seconde de la première. ### Comment indiquer les vacances scolaires dans le planning ? Pas dans la semaine type, mais dans un calendrier à part, ou dans la colonne remarque quand c'est une règle permanente (« pas pendant les vacances »). Pour les dates, voir [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning). ### Peut-on afficher un planning avec les noms des intervenants ? Oui, en prénoms ou initiales dans les lieux de passage. Évitez téléphone, adresse et motifs, qui n'ont rien à faire sur une affiche. --- # Modèle de tableau de disponibilités : ce qu'il doit contenir URL : https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un bon tableau de disponibilités liste les créneaux, distingue « je peux » et « si nécessaire » et recueille les limites de chacun. Modèle détaillé. L'essentiel : - Un bon tableau de disponibilités contient quatre blocs : l'identité de la personne, une grille de créneaux, ses limites personnelles et le cadre de la collecte (période, date limite, destinataire). - La grille distingue deux niveaux de réponse, « je peux » et « si nécessaire », ce qui donne de la souplesse au planning sans forcer un oui ou un non. - Le motif d'une indisponibilité ne se demande jamais : « indisponible » suffit pour composer le planning. Un bon tableau de disponibilités contient quatre blocs : l'identité de la personne, une grille de créneaux (jours en colonnes, demi-heures en lignes) avec deux niveaux de réponse, « je peux » et « si nécessaire », ses limites personnelles (maximum d'heures, jours exclus) et une date limite de réponse. Tout le reste est du bruit, et surtout, aucun motif n'est à demander. ## Pourquoi le tableau compte plus qu'on ne le croit Un planning ne vaut que par les disponibilités qui le nourrissent. Si le tableau est ambigu (« mardi soir » : à partir de quelle heure ?), vous obtenez des réponses incomparables, et vous passez votre temps à rappeler les gens. Un modèle bien fait réduit les relances, supprime la ressaisie et rend les réponses directement exploitables, que vous composiez le planning à la main ou avec un outil. ## Le modèle, bloc par bloc ### Bloc 1 : l'identité - Prénom et nom (ou prénom seul pour une petite équipe). - Un moyen de contact (téléphone ou e-mail), uniquement si vous en avez besoin. - Éventuellement : activités ou compétences que la personne peut assurer (piano, solfège, soutien en maths). Pas de date de naissance, pas d'adresse, pas de profession : voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ### Bloc 2 : la grille de créneaux C'est le cœur du tableau. Les jours en colonnes (du lundi au samedi, ou à la semaine d'ouverture de votre structure), les heures en lignes, par demi-heure ou par heure selon la durée de vos séances. Dans chaque case, trois états possibles : | État | Signification | Exemple | | --- | --- | --- | | Vert, « je peux » | Disponible sans difficulté | Mardi 17 h à 19 h | | Orange, « si nécessaire » | Possible, mais je préfère l'éviter | Mardi 19 h à 20 h | | Vide | Indisponible | Mercredi, toute la journée | La distinction « je peux » et « si nécessaire » est la plus utile de tout le tableau. Elle donne de la souplesse au planning sans exiger de la personne un oui ou non tranché. Accord utilise précisément deux niveaux de disponibilité, peints au doigt ou à la souris sur une grille. > Limitez la grille aux horaires d'ouverture de la structure. Une grille de 7 h à 23 h, sept jours sur sept, invite à répondre sur des plages qui n'ont aucune chance d'être utilisées. ### Bloc 3 : les limites personnelles Trois à cinq champs au maximum : - **Nombre d'heures maximum par semaine** (par exemple 8 heures). - **Nombre maximum de séances de suite.** - **Jours à exclure absolument** (jamais le mercredi). - **Préférences** : matin ou soir, regroupé sur peu de jours. - **Absences connues sur la période** : dates de congés, formations, examens. Le champ « motif » est à proscrire. « Indisponible le 14 octobre » suffit, sans « rendez-vous à l'hôpital ». ### Bloc 4 : le cadre de la collecte En en-tête du tableau, quatre informations : la **période concernée** (« trimestre de septembre à décembre »), la **date limite** de réponse, **à qui** le renvoyer, et **ce qu'on fait des réponses** (une phrase d'information). Sans date limite, les réponses arrivent au compte-gouttes. ## Un exemple rempli Pour Sophie, intervenante, sur une semaine type. | | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 9 h à 12 h | | | | | | je peux | | 14 h à 17 h | | | | | | si nécessaire | | 17 h à 19 h | | je peux | | je peux | | | | 19 h à 20 h | | si nécessaire | | si nécessaire | | | Limites : 8 heures par semaine au maximum, pas plus de 3 séances de suite. Absence connue : du 2 au 6 novembre. Ce tableau se lit en dix secondes : le planning sait que Sophie est la plus à l'aise le mardi et le jeudi en fin d'après-midi, qu'on peut la solliciter le samedi, et qu'elle sera absente une semaine précise. ## Faire un tableau dans un tableur 1. Créez une feuille par personne, ou un fichier unique avec une ligne par personne et une colonne par créneau. 2. Utilisez une liste déroulante à trois valeurs (« je peux », « si nécessaire », vide) pour éviter les écritures libres. 3. Appliquez une mise en forme conditionnelle : vert, orange, blanc. Une couleur seule ne suffit pas : gardez aussi le texte, pour les personnes daltoniennes et pour l'impression noir et blanc. 4. Protégez les cellules de structure (en-têtes, heures) pour que personne ne les modifie. 5. Envoyez une copie par personne, pas un fichier partagé unique où chacun peut modifier les réponses des autres. Cette dernière précaution est la plus oubliée : un fichier partagé en modification fait fuiter les disponibilités de tous et provoque des écrasements. ## Les erreurs fréquentes - **Des créneaux trop gros** (« matin », « après-midi ») qui masquent les vraies contraintes. - **Pas de niveau intermédiaire** : tout le monde répond « non » dès que ce n'est pas parfait. - **Aucune période indiquée** : la personne répond pour « en général » alors que vous cherchez un trimestre précis. - **Des réponses par SMS et par mail**, qu'il faut ensuite ressaisir. Regroupez sur un seul canal. - **Oublier de relancer.** Prévoyez deux relances avant la date limite. ## Aller plus vite : la grille en ligne Dans Accord, chacun reçoit un lien personnel sans compte, ouvre une grille à peindre, et enregistre. Le suivi montre qui a répondu, et un message de relance est prêt à copier. La personne qui coordonne peut aussi saisir à la place de quelqu'un. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Si vous préférez rester sur tableur, le modèle ci-dessus suffit. Le guide [collecter les disponibilités des bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) détaille la méthode de collecte et les relances. ## Questions fréquentes ### Que doit contenir un tableau de disponibilités ? L'identité de la personne, une grille jours et horaires avec au moins deux niveaux de réponse, ses limites (maximum d'heures, jours exclus, absences connues) et un cadre clair : période, date limite, destinataire. ### Faut-il demander la raison d'une indisponibilité ? Non. Elle n'est pas nécessaire pour composer le planning et peut révéler des informations personnelles. « Indisponible » suffit. ### Quelle taille de créneau choisir ? Celle de vos séances : par heure si vos cours durent une heure, par demi-heure s'ils durent 45 ou 90 minutes. Évitez les blocs « matin » et « après-midi », trop imprécis. ### Comment gérer ceux qui ne répondent pas ? Relancez deux fois, puis fixez une hypothèse par défaut annoncée à l'avance, par exemple « disponible si nécessaire sur les horaires d'ouverture ». Accord applique cette hypothèse avec une petite pénalité pour ne pas bloquer tout le planning. --- # Planning hebdomadaire : comment le faire clair, avec trois exemples URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-hebdomadaire Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning hebdomadaire clair part des blocs fixes, garde 4 couleurs au plus et tient sur une page. Méthode et exemples : équipe, famille, association. L'essentiel : - Un planning hebdomadaire répartit les activités et les personnes sur les sept jours d'une semaine, en général sous forme de grille avec les jours en colonnes et les heures en lignes. - Pour qu'il reste clair, on pose d'abord les blocs fixes, puis les activités variables, on limite le code couleur à quatre teintes et on le fait tenir sur une page. - Le même principe s'applique à une équipe en horaires décalés, à une famille avec des enfants et à une association, avec des colonnes différentes selon ce que le lecteur doit trouver. Un planning hebdomadaire est une grille qui montre, pour chacun des sept jours de la semaine, qui fait quoi et à quelle heure. Pour le rendre clair, posez d'abord les blocs fixes (travail, école, cours réguliers), ajoutez ensuite les activités variables, limitez-vous à quatre couleurs et faites-le tenir sur une seule page. Le lecteur doit trouver sa ligne en moins de dix secondes : c'est le seul vrai critère de réussite. ## À quoi sert un planning hebdomadaire La semaine est l'unité de temps la plus naturelle : la plupart des activités s'y répètent (cours, entraînements, permanences, courses, ménage). Un planning hebdomadaire sert donc de **semaine type**, qu'on ajuste ensuite pour les exceptions (jours fériés, vacances, absences). Le guide [semaine type ou calendrier daté](https://accord.enys.dev/guides/semaine-type-calendrier-date) explique comment combiner les deux sans doubler le travail. Il répond à trois besoins différents selon le lecteur : | Lecteur | Ce qu'il cherche | Présentation adaptée | | --- | --- | --- | | Une personne planifiée | « Quand est-ce que je viens ? » | Liste filtrée sur son nom | | Le coordinateur | « Est-ce que tout est couvert ? » | Grille jours et heures | | Le public ou les familles | « Quand a lieu l'activité ? » | Grille par activité, sans noms | Un seul planning peut servir les trois, à condition de savoir l'afficher de trois façons. ## La méthode en six étapes 1. **Choisissez l'amplitude.** Du lundi au dimanche, ou seulement les jours ouverts. Fixez l'heure de début et de fin de la grille : inutile de dessiner 7 h à 23 h si rien ne se passe avant 9 h. 2. **Choisissez le pas.** Une ligne par heure convient à la plupart des usages. Passez à la demi-heure seulement si des activités commencent à la demie. 3. **Posez les blocs fixes.** Horaires de travail, école, cours réguliers, fermetures. Ce sont eux qui délimitent l'espace libre. 4. **Ajoutez les activités variables**, en commençant par celles qui ont le moins de créneaux possibles. 5. **Vérifiez la charge** de chaque personne sur la semaine : nombre d'heures, nombre de soirs, temps de trajet. 6. **Relisez avec quelqu'un d'autre.** Demandez-lui de trouver sa ligne et l'heure du mercredi : s'il hésite, simplifiez. > Quatre couleurs au plus, et toujours doublées d'un texte. Au-delà, plus personne ne retient la légende, et les personnes daltoniennes ne distinguent pas certaines teintes. ## Exemple 1 : une petite équipe en horaires décalés Un café associatif ouvre du mardi au samedi, de 10 h à 19 h, avec quatre salariés à temps partiel ou plein. Il faut deux personnes en salle à tout moment, trois le samedi midi. | | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 10 h à 15 h | Inès, Hugo | Inès, Malik | Hugo, Malik | Inès, Hugo | Inès, Hugo, Sarah | | 14 h à 19 h | Malik, Sarah | Hugo, Sarah | Inès, Sarah | Malik, Sarah | Malik, Sarah | Le chevauchement de 14 h à 15 h permet la transmission entre équipes. Chaque personne travaille quatre ou cinq jours. Pour des salariés, vérifiez le cadre légal : au moins 24 heures consécutives de repos par semaine, auxquelles s'ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures d'affilée, et pas plus de six jours travaillés sur la semaine (fiche F2327 de service-public.gouv.fr). Ici, fermer le dimanche et le lundi donne à tous deux jours consécutifs. Ce qu'on vérifie avant d'afficher : Sarah fait cinq jours, dont quatre soirs ; si cela devient pénible, faites tourner le soir sur un cycle de quelques semaines, comme expliqué dans [le planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement). ## Exemple 2 : une famille avec deux enfants Deux parents qui travaillent, une fille de 13 ans au collège, un garçon de 9 ans à l'école élémentaire. Le planning sert surtout à savoir **qui accompagne qui** et **qui fait quoi à la maison**. | | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Matin | Papa dépose | Papa dépose | Maman garde Tom | Papa dépose | Papa dépose | Courses (tous) | | Après l'école | Maman récupère | Maman récupère | Tom, judo 14 h (Maman) | Maman récupère | Papa récupère | Jade, basket 10 h (Papa) | | Soir | Jade : repas | Tom : table | Papa : repas | Jade : lave-vaisselle | Repas simple | Libre | Trois conseils pour une famille : - affichez-le à hauteur des enfants, près de l'entrée ou du réfrigérateur ; - distinguez ce qui est fixe (l'école, le judo) de ce qui tourne (le repas, la table) ; - revoyez-le à chaque période de vacances, quand le rythme change. Pour la répartition des tâches selon l'âge, voir [répartir les tâches ménagères en famille](https://accord.enys.dev/guides/planning-taches-menageres-famille). En cas de garde alternée, le planning se construit sur deux semaines : le guide [garde alternée et activités](https://accord.enys.dev/guides/garde-alternee-planning-activites) traite ce cas. ## Exemple 3 : une association d'activités Une association propose du soutien scolaire et un atelier théâtre. Le planning hebdomadaire est lu par les familles : il donne l'activité, le lieu, l'horaire et le public, sans forcément nommer les intervenants. | Jour | Horaire | Activité | Lieu | Public | | --- | --- | --- | --- | --- | | Lundi | 17 h à 18 h 30 | Aide aux devoirs | Salle 1 | CP à CM2 | | Mardi | 17 h 30 à 19 h | Maths et français | Salle 2 | 4e et 3e | | Mercredi | 14 h à 15 h 30 | Théâtre enfants | Grande salle | 8 à 11 ans | | Jeudi | 17 h à 18 h 30 | Aide aux devoirs | Salle 1 | CP à CM2 | Le modèle commenté colonne par colonne est dans [modèle de planning hebdomadaire d'association](https://accord.enys.dev/guides/modele-planning-hebdomadaire-association). Pensez à indiquer en bas de page les semaines sans activité : pour la zone A (Lyon, Villeurbanne), les vacances de la Toussaint 2026 vont du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre, selon le calendrier scolaire publié par l'éducation nationale. ## Les erreurs qui rendent un planning illisible - **Trop d'informations par case.** Une case contient un nom ou une activité, pas un paragraphe. Les détails vont dans une note en bas. - **Des abréviations maison.** « PM » veut dire « après-midi » pour l'un, « Pierre-Marie » pour l'autre. - **Pas de date de version.** Écrivez « mis à jour le 12 octobre » en haut, sinon personne ne sait si la version affichée est la bonne. - **Oublier les jours fériés.** En 2026, le 11 novembre tombe un mercredi : un planning hebdomadaire affiché sans mention fera venir des gens pour rien. La liste des onze jours fériés est sur la fiche F2405 de service-public.gouv.fr. - **Recopier le même planning en trois tableaux** (affiche, message, tableur). Tenez une seule source et produisez les vues à partir d'elle. - **Changer la semaine type à chaque imprévu.** Une absence se gère dans le planning daté de la semaine concernée, pas en modifiant la grille de référence. ## Quand passer à un outil Pour une famille ou une équipe de cinq, un tableau papier ou un tableur suffit. Le travail devient lourd quand il faut croiser les disponibilités de vingt personnes, plusieurs salles et des règles (« jamais seul à l'accueil », « pas plus de 4 h par semaine »). C'est le cas d'usage d'[Accord](https://accord.enys.dev/produit) : chacun indique ses disponibilités par un lien, sans compte, vous écrivez les règles en français et la semaine se compose, avec une explication pour chaque créneau. Les vues par personne et par activité sont produites à partir de la même source. ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning hebdomadaire sur Excel ? Mettez les jours en colonnes et les heures en lignes, fusionnez les cellules qui couvrent plusieurs heures, et utilisez une mise en forme conditionnelle pour colorer par activité ou par personne. Gardez un second onglet en liste (jour, début, fin, activité, personne) : c'est lui qui se filtre et se vérifie facilement. ### Que mettre dans un planning hebdomadaire ? Les jours, les horaires, l'activité ou la tâche, la personne responsable et, si besoin, le lieu. Ajoutez une date de version et une légende courte. Le reste (consignes, contacts) va en bas de page. ### Comment faire un planning hebdomadaire pour toute la famille ? Partez des horaires fixes (travail, école, activités), notez qui accompagne qui, puis répartissez les tâches de la maison en faisant tourner celles qui sont pénibles. Affichez-le à un endroit où tout le monde passe et revoyez-le à chaque vacances. ### Faut-il un planning hebdomadaire différent pendant les vacances ? Oui, le plus souvent. Les vacances changent le rythme (pas d'école, activités suspendues, absences). Gardez la semaine type de période scolaire, et faites une semaine type « vacances » plus légère plutôt que de modifier la grille principale. Sources : - [Service-public.gouv.fr : repos hebdomadaire du salarié (F2327)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2327) - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning mensuel : quand le préférer et comment le construire URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-mensuel Thème : Modèles et exemples Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Le planning mensuel convient aux roulements, permanences et activités non hebdomadaires. Méthode en 6 étapes, piège des 5 semaines et exemple de novembre 2026. L'essentiel : - Un planning mensuel affiche un mois entier, en général sous forme de calendrier avec les semaines en lignes et les jours en colonnes. - Il se préfère au planning hebdomadaire quand les tâches tournent d'une semaine à l'autre : permanences de bénévoles, astreintes, distributions, réunions ou événements ponctuels. - Un mois compte quatre ou cinq occurrences de chaque jour de la semaine, ce qui change le nombre de créneaux à pourvoir : on construit donc le planning mensuel à partir du calendrier réel du mois, jours fériés compris. Un planning mensuel présente un mois entier d'un seul coup d'œil, le plus souvent sous forme de calendrier : une ligne par semaine, une colonne par jour. On le préfère au planning hebdomadaire quand les personnes ou les tâches **changent d'une semaine à l'autre** (permanences tournantes, astreintes, distributions, réunions mensuelles). Pour le construire, partez du calendrier réel du mois, avec ses jours fériés et ses cinq semaines éventuelles, puis répartissez les créneaux en comptant ce que chacun fait sur le mois. ## Hebdomadaire, mensuel ou annuel : lequel choisir ? | Type | Ce qu'il montre | À choisir quand | | --- | --- | --- | | Hebdomadaire | Une semaine type, heure par heure | Les mêmes activités reviennent chaque semaine avec les mêmes personnes | | Mensuel | Un mois daté, jour par jour | Les personnes tournent, les activités ne sont pas toutes hebdomadaires | | Annuel | Une saison entière, semaine par semaine | Vous placez des temps forts, des vacances, des fermetures | Les trois se complètent souvent. Un club de sport a une semaine type d'entraînements, un planning mensuel des matchs et des arbitrages, et un calendrier de saison. Le guide [planning hebdomadaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-hebdomadaire) traite la semaine type ; ici, on s'intéresse au mois. ## Les cas où le mensuel s'impose - **Les permanences de bénévoles en roulement** : chacun prend une ou deux permanences par mois, jamais les mêmes jours. - **Les astreintes et gardes du week-end**, qui tournent par nature. - **Les activités mensuelles ou bimensuelles** : un repair café le premier samedi, une réunion de bureau le troisième jeudi. - **Les distributions et collectes** d'une épicerie ou d'une banque alimentaire. - **Les plannings partagés avec des personnes très occupées**, qui préfèrent s'engager un mois à l'avance plutôt que chaque semaine. À l'inverse, pour des cours ou des entraînements qui se répètent à l'identique, un planning mensuel recopie quatre fois la même semaine : gardez la semaine type et notez seulement les exceptions. ## Le piège des mois à cinq semaines Un mois ne compte pas toujours quatre semaines. Chaque jour de la semaine y revient **quatre ou cinq fois**. En novembre 2026, il y a cinq dimanches et cinq lundis ; en décembre 2026, cinq mardis, cinq mercredis et cinq jeudis ; en mars 2027, cinq lundis, cinq mardis et cinq mercredis. Conséquences pratiques : - une permanence du mardi demande 4 bénévoles en novembre 2026 mais 5 en décembre ; - si vous dites « une permanence par semaine chacun », certains en feront cinq dans le mois ; - un roulement sur quatre personnes se décale d'un cran les mois à cinq occurrences. Comptez donc toujours les **dates réelles** du mois avant de répartir, et raisonnez en nombre de créneaux sur le mois plutôt qu'en « une fois par semaine ». ## Construire un planning mensuel en six étapes 1. **Ouvrez le calendrier du mois.** Notez chaque date où une activité a lieu. Rayez les jours fériés et les fermetures. Pour une activité qui suit l'école, rayez les vacances scolaires de votre zone. 2. **Comptez les places à pourvoir.** Nombre de dates multiplié par le nombre de personnes nécessaires par date. 3. **Recueillez les disponibilités datées.** Pour un mois, demandez des dates précises plutôt que des jours de la semaine : « disponible le 7, le 14 et le 28 » vaut mieux que « disponible le samedi », car les week-ends de chacun varient. 4. **Fixez une cible par personne.** Divisez le nombre de places par le nombre de personnes, puis ajustez selon ce que chacun a proposé. Plafonnez toujours au maximum annoncé. 5. **Placez les dates les plus difficiles d'abord** : veilles de fêtes, lendemains de jours fériés, ponts. Puis les autres. 6. **Publiez au moins deux semaines avant le début du mois**, avec une date de version et le nom de la personne à prévenir en cas d'empêchement. ## Exemple : novembre 2026 dans une épicerie solidaire Une épicerie solidaire de Villeurbanne distribue le mardi de 16 h à 19 h et le samedi de 9 h à 12 h, avec trois bénévoles par distribution. Dix bénévoles se partagent le mois. Le 1er novembre 2026 (Toussaint) tombe un dimanche et le 11 novembre un mercredi : aucun jour de distribution n'est touché. Le mois compte quatre mardis (3, 10, 17, 24) et quatre samedis (7, 14, 21, 28), soit **8 distributions et 24 places**. Avec dix bénévoles, la cible est de 2 ou 3 permanences chacun. | Semaine | Mardi | Samedi | | --- | --- | --- | | 2 au 8 nov. | Anne, Bilal, Chantal | Denis, Élodie, Farid | | 9 au 15 nov. | Gaëlle, Hamid, Anne | Inès, Jean, Bilal | | 16 au 22 nov. | Chantal, Denis, Gaëlle | Élodie, Farid, Hamid | | 23 au 29 nov. | Inès, Jean, Chantal | Anne, Denis, Gaëlle | Décompte : Anne, Chantal, Denis et Gaëlle font 3 permanences, les six autres en font 2. Personne n'enchaîne mardi et samedi de la même semaine. Le mois suivant, ce sont d'autres bénévoles qui feront la troisième permanence, pour que l'écart se compense sur l'année. Les méthodes de compensation sont détaillées dans [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). En décembre 2026, en revanche, le mardi revient cinq fois (1er, 8, 15, 22 et 29) et le 25 décembre tombe un vendredi : le planning sera différent, et la permanence du 29, entre Noël et le jour de l'An, sera la plus difficile à pourvoir. ## Calendrier ou liste : la présentation Le **calendrier mensuel** (une case par jour) est parfait pour l'affichage mural et la vue d'ensemble. Il devient illisible dès qu'il y a plus de deux ou trois noms par case. La **liste datée** (une ligne par date et par créneau) se lit mieux sur téléphone, se filtre par personne et se recopie facilement dans un agenda. Beaucoup de structures publient les deux : le calendrier au mur, la liste dans le message envoyé aux bénévoles. > Mettez toujours le jour de la semaine à côté de la date. « Mardi 17 » évite les erreurs que « le 17 » provoque. ## Ajuster en cours de mois Un planning mensuel vit : une personne tombe malade, une autre échange avec un collègue. Trois règles simples évitent le désordre : - **une seule version de référence**, mise à jour à chaque changement, avec la date ; - **les échanges se font à deux puis se signalent** au coordinateur, qui les reporte ; - **une liste de réserve** de deux ou trois personnes prêtes à dépanner sur le mois. Pour la marche à suivre quand quelqu'un se désiste la veille, voir [que faire quand un bénévole se désiste](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute), et pour prévenir tout le monde d'un changement, [annoncer un changement de planning](https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning). ## Avec un outil Un tableur suffit pour un mois de dix personnes. Quand il faut tenir compte des dates de chacun, d'un plafond par personne et d'un écart à compenser d'un mois sur l'autre, le calcul devient long. [Accord](https://accord.enys.dev/produit) recueille les disponibilités par lien, applique les plafonds et montre l'écart de charge entre le plus et le moins sollicité, et propose des remplaçants quand une absence est déclarée. La méthode ci-dessus reste la même, outil ou pas. ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning mensuel ? Partez du calendrier réel du mois, rayez les jours fériés et les fermetures, comptez les places à pourvoir, recueillez des disponibilités datées, puis répartissez en commençant par les dates les plus difficiles. Publiez au moins deux semaines à l'avance. ### Quelle différence entre un planning mensuel et un planning hebdomadaire ? Le planning hebdomadaire décrit une semaine type qui se répète ; le planning mensuel est daté et change chaque semaine. Le mensuel convient aux roulements, aux permanences et aux activités qui ne reviennent pas toutes les semaines. ### Combien de semaines compte un mois pour un planning ? Un mois compte quatre semaines complètes et quelques jours : chaque jour de la semaine y revient quatre ou cinq fois. Comptez les dates réelles plutôt que de supposer quatre semaines. ### Quand envoyer le planning du mois suivant ? Au moins deux semaines avant le début du mois, pour que chacun puisse signaler un empêchement et que vous ayez le temps de remplacer. Pour décembre et les périodes de fêtes, prévoyez plutôt trois à quatre semaines. Sources : - [Service-public.gouv.fr : jours fériés et ponts dans le secteur privé (F2405)](https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2405) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Ajouter un planning à Google Agenda ou à l'iPhone avec un lien iCal URL : https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Pas à pas pour s'abonner à un planning par lien iCal (.ics) dans Google Agenda ou sur iPhone, avec les délais de mise à jour et les erreurs à éviter. L'essentiel : - Pour suivre un planning dans son agenda, il faut s'abonner à son lien iCal (.ics) plutôt qu'importer un fichier, car seul l'abonnement se met à jour automatiquement. - Dans Google Agenda, l'ajout par URL se fait uniquement sur ordinateur, via « Autres agendas » puis « À partir de l'URL », et l'actualisation peut prendre plusieurs heures. - Sur iPhone, on s'abonne en touchant directement le lien .ics ou en ajoutant un calendrier avec abonnement dans les réglages. Pour ajouter un planning à votre agenda, **abonnez-vous** à son lien iCal (une adresse qui se termine par .ics) plutôt que d'importer un fichier : l'agenda se met alors à jour tout seul quand le planning change. Dans Google Agenda, l'abonnement se fait depuis un ordinateur, via « Autres agendas » puis « À partir de l'URL ». Sur iPhone, il se fait dans les réglages du compte, ou en touchant directement le lien. ## Abonnement ou import : la différence qui compte - **S'abonner** : l'agenda va relire le lien régulièrement. Si le planning change, vos séances changent aussi. Vous ne pouvez pas modifier les événements, ce qui est voulu. - **Importer un fichier** : l'agenda copie les événements une fois. Plus rien ne se met à jour ensuite. À réserver aux plannings figés. Pour un planning vivant, c'est presque toujours l'abonnement qu'il faut. Un lien iCal décrit des événements (date, heure, lieu, titre), souvent récurrents, que n'importe quel agenda compatible sait lire. > Traitez le lien comme un mot de passe : toute personne qui le possède peut lire le planning qu'il contient. Ne le postez pas dans un groupe ouvert et ne le partagez pas publiquement. ## Dans Google Agenda (ordinateur) D'après la page d'aide officielle de Google Agenda, l'ajout d'un agenda par adresse se fait uniquement dans un navigateur sur ordinateur, pas depuis l'application mobile. Les étapes : 1. Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur (calendar.google.com). 2. À gauche, à côté de « Autres agendas », cliquez sur l'icône d'ajout (le signe plus). 3. Choisissez « À partir de l'URL ». 4. Collez l'adresse du planning (le lien iCal). 5. Cliquez sur « Ajouter l'agenda ». Le planning apparaît alors à gauche, sous « Autres agendas ». Il se synchronise ensuite avec l'application Google Agenda de votre téléphone, Android ou iPhone, tant que le même compte Google y est connecté. Si l'agenda n'apparaît pas sur le mobile, vérifiez dans les paramètres de l'application que ce calendrier est bien coché pour être affiché. Deux précisions utiles. Le lien doit pouvoir être lu sans connexion : un lien qui demande un mot de passe ne fonctionnera pas. Et Google actualise les agendas importés par adresse à son propre rythme : ne vous attendez pas à un changement instantané, il peut se passer plusieurs heures, voire jusqu'à une journée selon les retours d'usage, sans bouton pour forcer l'actualisation. ## Sur iPhone (app Calendrier d'Apple) Deux façons de faire. ### Méthode directe Si vous recevez le lien par message ou par e-mail, touchez-le. Apple indique qu'on peut s'abonner à un calendrier iCalendar (.ics) en touchant directement le lien correspondant. Le téléphone vous propose de vous abonner : validez. ### Méthode par les réglages Selon la page d'aide d'Apple, les étapes sont les suivantes : 1. Ouvrez l'app **Réglages**. 2. Allez dans **Mots de passe et comptes**, puis **Ajouter un compte**, puis **Autre**. Sur les versions récentes d'iOS, ces menus se trouvent dans **Calendrier** (parfois sous **Apps**), rubrique **Comptes**. 3. Touchez **Ajouter un cal. avec abonnement** (le libellé exact varie légèrement selon la version). 4. Saisissez l'adresse du fichier .ics, puis touchez Suivant et Enregistrer. Le planning apparaît dans l'app Calendrier, dans la liste des calendriers, où vous pouvez choisir une couleur et l'activer ou le masquer. ## Sur Android sans compte Google Si votre téléphone Android utilise Google Agenda, le plus simple est de faire l'abonnement sur ordinateur comme décrit plus haut : il se propage ensuite au téléphone. Les autres agendas (Outlook, Thunderbird, agenda de votre messagerie) proposent presque tous un équivalent, souvent nommé « S'abonner à un agenda Internet » ou « Ajouter à partir d'Internet ». Le nom du menu change, le principe reste le même : coller l'adresse. ## Ce qui apparaît dans votre agenda Un bon lien personnel contient uniquement vos séances : titre, jour, heure, lieu. Avec Accord, le flux iCal est généré par personne, avec une récurrence hebdomadaire, des exceptions pour les séances annulées, et les fermetures du calendrier français (jours fériés, vacances de la zone si la structure les suit) : une séance du lundi n'apparaît donc pas un lundi férié. L'intervenant n'a rien à faire d'autre qu'un abonnement unique. Voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Les erreurs fréquentes 1. **Importer au lieu de s'abonner.** Le planning ne se met plus à jour, et vous croyez avoir la dernière version. Vérifiez que le calendrier apparaît bien sous « Autres agendas » dans Google, ou dans la liste des abonnements sur iPhone. 2. **Essayer d'ajouter l'URL depuis l'application Google Agenda.** Ce n'est pas possible : passez par un ordinateur. 3. **Copier une adresse incomplète.** Le lien doit être collé entier, souvent avec .ics à la fin. 4. **Partager son lien personnel.** Il donne accès à vos horaires. Donnez à chacun le sien. 5. **Attendre une mise à jour immédiate.** Pour une modification de dernière minute, prévenez la personne directement. L'agenda est un rappel, pas un canal d'alerte. Voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). ## Questions fréquentes ### Comment ajouter un lien iCal à Google Agenda ? Sur ordinateur, dans Google Agenda, cliquez sur le plus à côté de « Autres agendas », choisissez « À partir de l'URL », collez le lien et cliquez sur « Ajouter l'agenda ». L'ajout par adresse n'est pas possible depuis l'application mobile. ### Pourquoi mon planning ne se met pas à jour dans Google Agenda ? Google relit les agendas par adresse à son propre rythme, ce qui peut prendre plusieurs heures. Si rien ne change au bout d'une journée, vérifiez que vous êtes bien abonné (et non en import ponctuel) et que le lien est toujours valide. ### Comment s'abonner à un calendrier .ics sur iPhone ? Touchez le lien .ics reçu pour vous abonner directement, ou passez par les Réglages (comptes, Autre, ajouter un calendrier avec abonnement) et saisissez l'adresse. Le chemin exact des menus varie un peu selon la version d'iOS. ### Peut-on modifier un planning ajouté par un lien iCal ? Non. L'abonnement est en lecture seule : les modifications se font dans l'outil de planning, et elles se répercutent dans votre agenda. ### Le lien iCal est-il sécurisé ? C'est un lien secret : seul celui qui le possède peut lire le planning. Il ne demande pas de mot de passe, donc ne le diffusez pas et traitez-le avec la même prudence qu'un identifiant. Sources : - [Aide Google Agenda : s'abonner à l'agenda d'une autre personne](https://support.google.com/calendar/answer/37100?hl=fr) - [Assistance Apple : configurer plusieurs calendriers sur l'iPhone](https://support.apple.com/fr-fr/guide/iphone/iph3d1110d4/ios) --- # Choisir un logiciel de planning pour une association : la méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/logiciel-planning-association Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Choisir un logiciel de planning d'association : nommer le besoin, comparer les familles d'outils sur 8 critères, poser 10 questions à l'éditeur, tester. L'essentiel : - Pour choisir un logiciel de planning d'association, commencez par nommer le problème : trouver une date, afficher un planning, ou composer une semaine entière sous règles ne relèvent pas des mêmes outils. - Comparez ensuite les familles d'outils sur huit critères : composition automatique, recueil des disponibilités sans compte, règles, absences, diffusion, prise en main, RGPD et coût. - Avant de payer, testez l'outil sur une semaine réelle de votre association et posez à l'éditeur les questions sur l'hébergement des données, l'export et la résiliation. Pour choisir un **logiciel de planning pour une association**, il faut d'abord nommer le problème à résoudre, puis comparer les familles d'outils sur quelques critères concrets, et enfin tester le candidat sur une vraie semaine de l'association. Un sondage de dates, un tableur partagé et un planificateur sous contraintes ne répondent pas au même besoin : la plupart des déceptions viennent d'un outil bien conçu, mais choisi pour un autre problème. ## Étape 1 : nommer votre problème Trois questions suffisent à trier. 1. **Cherchez-vous une date ou une semaine ?** Fixer la date de l'assemblée générale est un problème de sondage. Répartir 25 bénévoles sur 12 permanences récurrentes est un problème de composition. 2. **Qui place les séances ?** Si vous voulez rester maître de chaque case, un outil d'affichage suffit. Si vous voulez qu'on vous propose une semaine complète, il faut un moteur de planification. 3. **Qu'est-ce qui change chaque semaine ?** Un planning figé pour l'année n'a pas les mêmes besoins qu'un planning bouleversé par les absences tous les jeudis. Notre guide sur les [types d'outils de planning partagé](https://accord.enys.dev/guides/types-outils-planning-partage) décrit chaque famille en détail. Ici, l'objectif est de vous aider à trancher. ## Étape 2 : comparer les familles d'outils Le tableau ci-dessous compare les grandes familles sur les critères qui comptent pour une association. Les appréciations sont générales : à l'intérieur d'une famille, les outils diffèrent. | Critère | Sondage de dates (Doodle, Framadate) | Tableur partagé (Google Sheets, Excel) | Prise de rendez-vous (Calendly, Google Agenda) | Planificateur sous contraintes | | --- | --- | --- | --- | --- | | Composer une semaine entière | Non | Non, à la main | Non | Oui | | Recueillir les disponibilités | Oui, pour une date | Chacun écrit dans le fichier | Le public réserve un créneau | Oui, par lien personnel le plus souvent | | Règles (plafond, binômes, compétences) | Non | Formules à construire | Non | Oui | | Détection des conflits | Non | Si vous l'avez programmée | Pour un seul agenda | Automatique | | Absences et remplacements | Non | À la main | Annulation du rendez-vous | Remplaçants proposés, selon l'outil | | Prise en main | Immédiate | Immédiate | Rapide | Une soirée environ | | Coût de départ | Offres gratuites | Gratuit (comptes Google ou Microsoft) | Offres gratuites limitées | Gratuit pour petits groupes ou abonnement | Les faits outil par outil (limites des offres gratuites, durée de conservation, prix vérifiés) sont détaillés dans notre [comparatif des outils de planning de bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/comparatif-outils-planning-benevoles). ## Étape 3 : les huit critères de choix Notez chaque candidat de 0 à 2 sur ces huit critères. Un total sous 10 sur 16 signale en général un outil mal adapté. ### 1. Composition automatique L'outil propose-t-il une semaine entière, ou faut-il tout placer soi-même ? Pour plus d'une dizaine de personnes avec des disponibilités variables, c'est le critère qui fait gagner le plus de temps. ### 2. Recueil des disponibilités sans compte Vos bénévoles retraités ou vos familles ne créeront pas de compte. Un lien personnel qui s'ouvre sur téléphone change le taux de réponse. Voir [collecter les disponibilités de 40 bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). ### 3. Expression des règles Pouvez-vous dire « pas plus de 4 h par semaine », « Bernard et Josiane toujours ensemble », « un titulaire du permis par distribution » ? Distingue-t-il règle stricte et préférence ? ### 4. Gestion des absences Quand quelqu'un se désiste, l'outil propose-t-il qui peut le remplacer, ou vous laisse-t-il relancer tout le monde ? ### 5. Diffusion Lien public en lecture, calendrier par personne (iCal), impression : le planning doit arriver là où les gens regardent déjà. ### 6. Prise en main Le coordinateur change souvent dans une association. Un outil qui exige une formation de deux jours ne survivra pas au prochain renouvellement du bureau. ### 7. Données personnelles Hébergement, sous-traitants, durée de conservation, suppression. L'éditeur traite les données pour votre compte : l'article 28 du RGPD impose alors un contrat ou un acte juridique qui prévoit notamment qu'il agit sur instruction documentée, assure la sécurité et supprime ou restitue les données en fin de prestation. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ### 8. Coût réel Prix affiché, mais aussi nombre de personnes inclus, nombre de coordinateurs, frais de mise en place. Rapportez-le au temps gagné : deux soirées par mois de coordination bénévole ont une valeur, même si elle ne figure pas au budget. ## Étape 4 : les dix questions à poser à l'éditeur 1. Combien de personnes et de plannings sont inclus dans chaque offre ? 2. Les personnes doivent-elles créer un compte pour donner leurs disponibilités ? 3. L'outil compose-t-il le planning, ou aide-t-il seulement à l'afficher ? 4. Comment écrit-on une règle, et comment sait-on qu'elle a été comprise ? 5. Que se passe-t-il quand aucune solution ne respecte toutes les règles ? 6. Comment est traitée une absence de dernière minute ? 7. Où sont hébergées les données, et qui sont les sous-traitants ? 8. Peut-on exporter ses données, dans quel format, et les supprimer ? 9. Y a-t-il un engagement de durée, et comment résilier ? 10. Existe-t-il une démonstration ou une offre gratuite pour tester sur un cas réel ? Un éditeur sérieux répond par écrit à toutes ces questions. Une réponse floue sur les points 7 et 8 doit vous alerter. ## Étape 5 : tester sur une vraie semaine Ne jugez pas un logiciel de planning sur sa vidéo de présentation. Prenez une semaine réelle de votre association, celle qui vous a coûté le plus de temps, et reproduisez-la. 1. Saisissez les séances, les salles et une quinzaine de personnes. 2. Ajoutez cinq règles réelles, dont une difficile. 3. Lancez la composition ou construisez le planning. 4. Vérifiez à la main : doublons, règles, séances non placées. 5. Simulez une absence le jour le plus chargé. 6. Envoyez le lien de disponibilités à deux bénévoles volontaires et observez leur réaction. Le guide [mesurer la qualité d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/mesurer-qualite-planning) donne une grille pour comparer les résultats de deux outils. ## Trois profils, trois choix raisonnables - **Petite association, une réunion mensuelle et deux permanences fixes** : un sondage gratuit pour les dates et un tableur partagé pour les permanences suffisent. Ne payez rien. - **Banque alimentaire de 40 bénévoles, distributions deux fois par semaine** : le tableur atteint ses limites (toujours les mêmes inscrits, trous le vendredi). Un outil qui recueille les disponibilités et répartit la charge se justifie. - **École de musique associative, 15 professeurs, 6 salles, 200 élèves** : seule la composition sous contraintes tient la route, car les combinaisons dépassent ce qu'on gère à la main. Pour les deux derniers profils, Accord a été conçu dans ce but : liens de disponibilités sans compte, règles écrites en français, composition et remplacements proposés. Il s'essaie 7 jours gratuitement, sans carte bancaire, puis l'offre Association coûte 12 € par mois jusqu'à 80 personnes (détail sur la page [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs)). Il ne gère ni la comptabilité ni les adhésions : pour cela, un logiciel de gestion associative reste nécessaire. ## Questions fréquentes ### Quel est le meilleur logiciel de planning pour une association ? Il n'y en a pas un seul : le bon outil dépend du problème. Pour fixer une date, un sondage gratuit suffit ; pour afficher un planning simple, un tableur partagé ; pour composer une semaine récurrente avec des règles et des absences, un planificateur sous contraintes. ### Existe-t-il un logiciel de planning gratuit pour association ? Oui. Framadate et l'offre gratuite de Doodle pour les sondages, Google Sheets et Excel pour le web pour les tableaux partagés, et certains planificateurs proposent une offre gratuite pour les petits groupes. Vérifiez les limites de chaque offre gratuite avant de vous engager. ### Faut-il un logiciel de gestion associative ou un logiciel de planning ? Ce sont deux besoins distincts. Un logiciel de gestion associative traite adhésions, cotisations et comptabilité ; un logiciel de planning organise qui fait quoi, où et quand. Certaines associations ont besoin des deux. ### Un logiciel de planning est-il compatible avec le RGPD ? Il peut l'être si l'éditeur offre des garanties suffisantes et signe un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. Demandez où sont hébergées les données, qui y accède, et comment les supprimer. Sources : - [CNIL : RGPD, article 28 (sous-traitant)](https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4) - [Doodle : combien coûte Doodle ?](https://help.doodle.com/en/articles/9457366-how-much-does-doodle-cost) - [Microsoft : Microsoft 365 pour le web gratuit](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/free-office-online-for-the-web) --- # Faire son planning avec ChatGPT : ce qui marche, ce qui casse URL : https://accord.enys.dev/guides/creer-planning-avec-chatgpt Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > ChatGPT peut proposer un brouillon de planning, mais oublie des règles et crée des conflits sans prévenir. Méthode, exemple de prompt et quand passer à un solveur. L'essentiel : - On peut faire un brouillon de planning avec ChatGPT ou une autre IA générative, à condition de lui donner des données structurées, des règles numérotées et de tout vérifier soi-même. - Les défauts typiques sont les règles oubliées, les doublons de salle ou de personne, une charge mal répartie et des résultats qui changent à chaque demande. - Au-delà d'une dizaine de personnes ou de règles qui se croisent, un solveur de contraintes est plus fiable, car il vérifie chaque règle et explique ce qu'il n'a pas pu placer. Oui, on peut **faire un planning avec ChatGPT** (ou Claude, Gemini, Le Chat) : en lui donnant la liste des personnes, leurs disponibilités et vos règles, il propose en quelques secondes un tableau convaincant. Mais ce tableau est un **brouillon** : une IA générative oublie régulièrement une règle, place deux séances dans la même salle ou répartit mal la charge, sans le signaler. La méthode ci-dessous limite ces erreurs, et indique à quel moment un solveur de contraintes devient plus sûr. ## Ce que ChatGPT fait bien pour un planning Un modèle de langage est remarquable sur tout ce qui touche au texte autour du planning. - **Mettre en forme** des disponibilités reçues en vrac (« dispo mardi après 17 h sauf le 14 ») dans un tableau propre. - **Proposer un premier jet** pour un petit cas : cinq bénévoles, trois permanences, deux règles. - **Reformuler des règles** floues en phrases précises (« pas trop tard pour les petits » devient « aucune séance des 6-8 ans après 18 h 30 »). - **Rédiger** l'annonce du planning, la relance de ceux qui n'ont pas répondu, le message de remplacement. Pour ces usages, il fait gagner un temps réel. ## Ce qui casse, et pourquoi Un modèle de langage produit le texte le plus plausible, pas une solution vérifiée. Sur un planning, cela donne quatre défauts récurrents. ### Les contraintes oubliées Avec dix règles, le modèle en respecte souvent huit ou neuf. La dixième (« Karim jamais le mercredi ») disparaît sans avertissement, surtout si elle figurait au milieu d'un long message. Plus la liste est longue, plus le risque augmente. ### Les conflits invisibles Une salle utilisée deux fois le jeudi à 17 h, une bénévole placée sur deux permanences simultanées : le tableau a l'air parfait, la collision se découvre le jour J. Le modèle ne fait pas de contrôle systématique, case par case, comme le ferait un programme. ### L'équité approximative Demandez « répartis équitablement » : le résultat paraît équilibré, mais un recomptage montre souvent qu'une personne a deux heures de plus que les autres. Le modèle ne calcule pas la charge, il l'estime. Voir [l'équité de charge entre intervenants](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants) pour la mesurer. ### L'instabilité Redemandez le même planning : il change. Demandez de déplacer une seule séance : trois autres bougent. Pour une équipe qui a déjà noté ses créneaux, c'est vite ingérable. > Le piège n'est pas que l'IA se trompe, c'est qu'elle se trompe avec assurance. Si vous lui demandez « as-tu respecté toutes les règles ? », elle peut répondre oui alors qu'une règle est violée. ## La méthode en six étapes pour limiter les erreurs ### 1. Anonymiser avant de coller N'envoyez ni noms de famille, ni téléphones, ni motifs d'absence. Des prénoms ou des initiales suffisent. La CNIL conseille, dans son affiche « IA générative et vie privée » publiée en mai 2026, d'éviter de partager des informations personnelles, de vérifier les paramètres qui limitent l'utilisation des données pour l'entraînement et d'utiliser si possible le mode temporaire. Chez OpenAI, le réglage d'amélioration du modèle (« Improve the model for everyone » dans la FAQ de l'éditeur) se désactive dans les paramètres de contrôle des données ; les conversations temporaires peuvent néanmoins être conservées jusqu'à 30 jours pour des raisons de sécurité, selon la FAQ de l'éditeur. Plus largement, voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ### 2. Donner des données structurées Une ligne par personne, une ligne par séance, des horaires au même format. Le modèle se trompe beaucoup moins sur une liste nette que sur un paragraphe. ### 3. Numéroter les règles et séparer obligatoire et souhaitable « R1 obligatoire », « R2 souhaitable ». Cela permet ensuite de vérifier règle par règle. Notre guide pour [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) aide à les formuler sans ambiguïté. ### 4. Exiger un tableau et une liste de contrôle Demandez le planning sous forme de tableau (jour, heure, séance, personne, salle), puis, pour chaque règle, la ligne qui prouve qu'elle est respectée. Cela ne garantit rien, mais rend les erreurs plus faciles à repérer. ### 5. Vérifier vous-même Copiez le tableau dans un tableur. Triez par personne puis par heure : un doublon saute aux yeux. Triez par salle : même contrôle. Comptez les heures par personne. Relisez chaque règle obligatoire. ### 6. Corriger une chose à la fois Pour une modification, demandez explicitement de ne rien changer d'autre, puis revérifiez la totalité. Gardez la version précédente sous la main. ## Un exemple de prompt Voici un exemple de demande, à adapter. Il concerne une petite association de soutien scolaire. > Tu es coordinateur d'une association de soutien scolaire. Propose le planning de la semaine sous forme de tableau avec les colonnes : jour, heure de début, heure de fin, séance, professeur, salle. > Séances à placer : S1 maths 4e, 1 h 30, deux fois par semaine. S2 français 3e, 1 h, deux fois par semaine. S3 aide aux devoirs primaire, 1 h, deux fois par semaine. > Professeurs : Inès (maths, physique) disponible lundi et jeudi de 17 h à 19 h 30. Karim (maths, français) disponible lundi, mardi et vendredi de 16 h 30 à 19 h. Léa (primaire, français) disponible mardi et jeudi de 16 h 30 à 18 h 30. > Salles : A (8 places), B (6 places), ouvertes du lundi au vendredi de 16 h 30 à 19 h 30. > Règles obligatoires : R1, personne n'est à deux endroits en même temps. R2, une salle n'accueille qu'une séance à la fois. R3, les deux séances d'une même matière ne sont pas le même jour. R4, aucune séance de primaire après 18 h. > Règle souhaitable : R5, éviter plus de 3 h par semaine pour un même professeur. > Après le tableau, liste chaque règle de R1 à R5 et indique les lignes qui la concernent. Si une séance ne peut pas être placée, dis-le au lieu d'inventer un créneau. La dernière phrase compte : sans elle, le modèle préfère souvent inventer un créneau impossible plutôt que d'avouer un échec. ## Quand passer à un solveur Un assistant conversationnel reste raisonnable tant que le problème tient sur une page. Les signaux qui doivent vous faire changer d'outil : | Situation | ChatGPT suffit | Un solveur devient préférable | | --- | --- | --- | | Nombre de personnes | Moins de 10 | Au-delà de 10 à 15 | | Règles | Moins de 5, indépendantes | Nombreuses et croisées | | Salles ou équipements | Une seule ressource | Plusieurs salles, équipements spécifiques | | Mise à jour | Planning fixe pour l'année | Absences et changements chaque semaine | | Conséquence d'une erreur | Faible | Familles qui se déplacent pour rien | Un solveur de contraintes ne « devine » pas : il vérifie chaque règle, dit ce qu'il n'a pas pu placer et pourquoi, et conserve les séances verrouillées d'une version à l'autre. Notre guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique) explique la différence, et celui sur les façons de [générer un planning automatiquement](https://accord.enys.dev/guides/generer-planning-automatiquement) compare toutes les approches. Certains outils combinent les deux : le langage pour comprendre, le calcul pour décider. C'est le choix fait dans Accord, où les règles s'écrivent en français mais où le placement est confié à un moteur de contraintes qui note le résultat sur 100. Vous pouvez comparer avec votre essai ChatGPT pendant [l'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription). ## Questions fréquentes ### ChatGPT peut-il faire un planning de travail ? Il peut proposer un brouillon de planning de travail pour une petite équipe, à vérifier entièrement. Il ne contrôle pas de façon fiable les règles du Code du travail (repos, durées maximales) ni les doublons : la vérification reste à votre charge. ### Quel est le meilleur prompt pour faire un planning avec une IA ? Un bon prompt donne des données structurées (une ligne par personne et par séance), numérote les règles en séparant obligatoire et souhaitable, exige un tableau, puis demande une vérification règle par règle et l'aveu explicite des séances impossibles. ### Pourquoi ChatGPT fait-il des erreurs dans mon planning ? Parce qu'un modèle de langage génère le texte le plus probable, sans vérifier mécaniquement chaque contrainte. Plus il y a de règles et de combinaisons, plus il en oublie. C'est une limite de conception, pas un défaut de formulation. ### Peut-on donner les noms des bénévoles à ChatGPT ? Mieux vaut l'éviter : utilisez des prénoms ou des initiales, sans coordonnées ni motif d'absence, et désactivez l'utilisation des conversations pour l'entraînement. C'est le conseil de minimisation que donne la CNIL pour les services d'IA générative. Sources : - [CNIL : affiche « IA générative et vie privée » (2026)](https://www.cnil.fr/sites/default/files/2026-05/affiche_ia_generative_et_vie_privee_fr.pdf) - [OpenAI : Data Controls FAQ](https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-faq) - [CNIL : IA, comment être en conformité avec le RGPD ?](https://www.cnil.fr/fr/intelligence-artificielle/ia-comment-etre-en-conformite-avec-le-rgpd) --- # IA et planning : ce qu'elle fait vraiment, et ce qu'elle ne fait pas URL : https://accord.enys.dev/guides/ia-et-planning Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > L'IA comprend un message libre, rédige et explique, mais seul un moteur de contraintes garantit un planning sans conflit. Où elle aide, où elle échoue. L'essentiel : - L'IA générative est utile autour d'un planning pour comprendre un message libre, reformuler une règle, rédiger une annonce ou expliquer un choix. - Un modèle de langage ne garantit pas à lui seul un planning sans conflit : il faut un moteur de contraintes, qui vérifie chaque règle, pour placer de nombreuses séances. - Pour évaluer un outil de planning présenté comme « avec IA », on vérifie sur une semaine connue l'absence de chevauchements, le respect des règles, la stabilité du résultat et le maintien des séances verrouillées. L'intelligence artificielle est très utile **autour** d'un planning (comprendre un message, reformuler une règle, rédiger une annonce, expliquer un choix), mais elle ne garantit pas, seule, un planning sans conflit. Pour placer des dizaines de séances en respectant toutes les règles, il faut un moteur de contraintes, qui calcule et vérifie. Les meilleurs outils associent les deux : le langage pour comprendre, le calcul pour décider. ## De quelle IA parle-t-on ? Le mot recouvre deux familles très différentes. | | Modèle de langage | Moteur de contraintes | | --- | --- | --- | | Exemples | Les assistants conversationnels (Claude, ChatGPT, Gemini) | Les solveurs, la recherche opérationnelle | | Fonctionnement | Prédit un texte plausible à partir d'un énorme corpus | Explore des combinaisons et vérifie des règles exactes | | Force | Comprendre et produire du langage | Garantir le respect de règles | | Faiblesse | Peut affirmer une erreur avec aplomb | Ne comprend que ce qu'on lui formalise | | Vérifiable | Pas toujours | Oui, règle par règle | Un planning est un problème de combinaisons sous règles : c'est le terrain du second. Notre guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique) détaille son fonctionnement. ## Ce que l'IA fait bien ### Comprendre une demande en langage libre Un intervenant écrit : « Je suis dispo le mardi après 17 h et le samedi matin, mais pas le 14 si possible. » Un modèle de langage sait en extraire les plages. Saisir ce genre de message à la main est fastidieux, et c'est un vrai gain de temps. Accord propose la saisie de disponibilités depuis un message libre pour cet usage. ### Traduire une règle écrite en français en contrainte précise « Pas plus de trois cours de suite pour Karim » se transforme en règle formelle. L'IA sert d'interprète, et l'important est de **montrer la règle comprise** avant de l'appliquer : si la reformulation est fausse, vous corrigez à temps. Dans Accord, un aperçu « J'ai compris » le fait en direct. Voir [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ### Rédiger des messages Annonce de planning, relance, message de remplacement, mail aux familles : l'IA excelle dans les textes courts adaptés à un canal (WhatsApp, SMS, e-mail). ### Expliquer Reformuler en une phrase pourquoi une séance est à ce créneau, résumer les changements d'une version à l'autre, rendre un diagnostic lisible. ## Ce que l'IA fait mal, ou pas du tout ### Garantir l'absence de conflit C'est le point central. Un modèle de langage produit un texte plausible, pas une preuve. Sur un planning de quinze séances, il peut arriver qu'une salle soit utilisée deux fois ou qu'une règle soit oubliée. L'erreur est discrète : le tableau semble parfait, et la collision se découvre le lundi matin. Seul un calcul qui vérifie systématiquement chaque contrainte peut l'exclure. ### Tenir ses promesses d'une conversation à l'autre Demandez au même assistant le même planning deux fois : les résultats peuvent différer. Demandez-lui de modifier un détail : il peut défaire autre chose. Un moteur de contraintes, lui, conserve les séances que vous verrouillez et ne recompose que le reste. ### Connaître vos règles non dites L'IA ne sait pas qu'une salle sert de réserve le jeudi, ni que deux intervenants ne s'entendent pas. Tout ce qui n'est pas écrit n'existe pas, pour elle comme pour un solveur. ### Protéger vos données Coller dans un assistant grand public une liste de noms, de téléphones et d'absences pose une question de confidentialité. Vérifiez où partent les données, et si l'outil les réutilise. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Un test simple pour évaluer un outil « IA » Sur une semaine que vous connaissez, posez-lui cinq exigences : une indisponibilité, une limite de cours de suite, deux personnes à ne jamais mettre ensemble, une salle fermée un jour précis, un cours qui exige une compétence. Puis contrôlez à la main. 1. Y a-t-il un chevauchement de salle ou de personne ? 2. Chaque règle est-elle respectée ? 3. L'outil sait-il dire ce qu'il n'a pas pu placer, et pourquoi ? 4. Redemandez-le : le résultat est-il stable ? 5. Verrouillez une séance et recomposez : reste-t-elle en place ? Un outil qui échoue à l'un de ces tests n'est pas prêt à gérer votre planning sans supervision. ## Comment ça se passe dans Accord Le placement est fait par un moteur de contraintes : il compose la semaine, attribue un score sur 100, explique chaque placement et propose des remplaçants en cas d'absence. Le langage intervient pour rendre cela accessible : les règles s'écrivent en français, la saisie des disponibilités peut partir d'un message libre, et des messages prêts à envoyer sont proposés. Quand la structure active la compréhension avancée des règles, la phrase de la règle et les prénoms concernés sont transmis à un modèle de langage pour être convertis en contrainte, comme le détaille la [politique de confidentialité](https://accord.enys.dev/confidentialite). Les résultats restent donc vérifiables, séance par séance. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Les bons usages, en résumé | Tâche | Qui est le plus fiable | | --- | --- | | Lire un message de disponibilités | IA (avec relecture) | | Reformuler une règle | IA, puis validation humaine | | Placer 15 séances sans conflit | Moteur de contraintes | | Vérifier qu'aucune règle n'est violée | Moteur de contraintes | | Expliquer un placement | Les deux, à partir des faits du moteur | | Rédiger l'annonce | IA | | Arbitrer entre deux préférences | L'humain | ## Questions fréquentes ### Peut-on faire un planning avec ChatGPT ou Claude ? Pour un petit planning (quelques personnes, peu de règles), un assistant peut proposer une base utile, à vérifier ligne par ligne. Dès que les règles se croisent, il ne garantit pas l'absence de conflit : un moteur de contraintes est plus fiable. ### L'IA remplace-t-elle la personne qui fait le planning ? Non. Elle supprime la saisie et les calculs répétitifs, mais les arbitrages (équité, priorités, exceptions) restent humains. Le rôle évolue : moins de placement manuel, plus de décisions. ### Un logiciel de planning « avec IA » est-il forcément meilleur ? Pas forcément. Regardez ce que l'IA y fait précisément (comprendre, rédiger, placer ?) et comment le résultat est vérifié. Le test en cinq points ci-dessus permet de trancher. ### Quels risques pour la confidentialité ? Ils dépendent de l'outil : quelles données partent vers un modèle, sont-elles conservées, qui est le sous-traitant. Demandez-le au fournisseur et minimisez ce que vous transmettez (prénoms plutôt que noms complets, pas de motifs d'absence). --- # Logiciel d'emploi du temps gratuit : les options et leurs limites URL : https://accord.enys.dev/guides/logiciel-emploi-du-temps-gratuit Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Faire un emploi du temps de cours gratuitement : FET (logiciel libre), tableurs en ligne, offres gratuites de logiciels de planning. Avantages, limites et choix. L'essentiel : - Il existe trois familles de solutions gratuites pour un emploi du temps de cours : le logiciel libre FET, qui génère automatiquement des emplois du temps scolaires, les tableurs en ligne gratuits, et les offres gratuites de logiciels de planning en ligne. - FET est le plus puissant des outils gratuits, mais il demande un apprentissage réel et vise des établissements organisés en classes ; un tableur est immédiat mais ne compose rien. - Le vrai coût d'une solution gratuite est le temps passé : pour une petite structure, une offre gratuite limitée d'un outil en ligne est souvent le meilleur compromis. Pour faire un **emploi du temps de cours gratuitement**, trois familles d'outils existent : le **logiciel libre FET**, qui génère automatiquement des emplois du temps scolaires ; les **tableurs gratuits** (Google Sheets, Excel pour le web, LibreOffice Calc), où vous placez chaque cours vous-même ; et les **offres gratuites de logiciels de planning en ligne**, limitées en taille. FET est le plus puissant mais demande un vrai apprentissage ; un tableur est immédiat mais ne vérifie rien seul. Le bon choix dépend surtout du temps que vous pouvez y consacrer. ## Les options gratuites en un tableau | Option | Gratuit comment | Compose seul ? | Pour qui | Limite principale | | --- | --- | --- | --- | --- | | FET | Logiciel libre, à installer | Oui | Écoles, collèges, centres de formation organisés en classes | Prise en main longue | | Google Sheets | Avec un compte Google | Non | Petites structures, emploi du temps stable | Tout à la main | | Excel pour le web | Avec un compte Microsoft | Non | Structures déjà sur Excel | Tout à la main | | LibreOffice Calc | Logiciel libre, à installer | Non | Usage hors ligne | Pas de partage en temps réel natif | | Offre gratuite d'un logiciel en ligne | Jusqu'à un certain nombre de personnes | Selon l'outil | Associations, petites écoles | Plafond de taille | | Bibliothèque de programmation (OR-Tools) | Code libre | Oui, si vous programmez | Développeurs | Aucune interface | ## FET : le logiciel libre de référence FET (*Free Timetabling Software*) est un logiciel libre, publié sous licence GNU Affero GPL version 3, qui génère automatiquement des emplois du temps pour les écoles, lycées et universités. Il fonctionne sous Windows, macOS et GNU/Linux, et une traduction française figure parmi ses langues d'interface. Il est activement maintenu : la version 7.12.0 a été publiée le 14 octobre 2026, selon son site. ### Ce qu'il fait bien - **Il compose vraiment.** Vous décrivez enseignants, classes, matières, salles et contraintes ; il cherche une solution. Son site indique que des emplois du temps compliqués se résolvent en 5 à 20 minutes, et que les cas très difficiles peuvent prendre des heures. - **Il connaît les contraintes classiques** : périodes d'indisponibilité des enseignants, nombre maximal de trous par jour ou par semaine, nombre maximal d'heures par jour, salles indisponibles ou préférées. - **Il exporte** les emplois du temps en HTML, XML et CSV, ce qui permet de les publier ou de les retravailler dans un tableur. ### Ses limites - **La courbe d'apprentissage.** Le modèle de données (activités, sous-groupes, contraintes de temps et d'espace) demande plusieurs soirées avant le premier résultat utile. - **Un modèle pensé pour l'école.** Il raisonne en classes et en heures de cours. Une association où chaque élève compose son propre parcours (piano individuel plus chorale plus formation musicale) s'y décrit moins naturellement. - **Pas de recueil des disponibilités.** Il faut saisir soi-même les indisponibilités de chacun. - **Pas de gestion des absences au quotidien.** FET produit un emploi du temps ; il ne vous aide pas à remplacer un professeur malade jeudi. FET est un excellent choix pour un établissement scolaire ou un centre de formation qui a une personne prête à s'y former, et qui refait son emploi du temps une ou deux fois par an. ## Les tableurs gratuits Google Sheets (avec un compte Google) et Excel pour le web (avec un compte Microsoft, partage en temps réel si le fichier est dans OneDrive) sont gratuits. LibreOffice Calc l'est aussi, en version à installer. **Avantages** : aucune formation, partage simple, mise en forme libre, impression facile. Pour un petit centre de cinq professeurs dont l'emploi du temps change peu, c'est souvent suffisant. **Limites** : le tableur ne cherche aucune solution. Il affiche ce que vous placez et, au mieux, signale les doublons si vous avez écrit les formules. Notre guide sur le [planning partagé dans Google Sheets](https://accord.enys.dev/guides/planning-google-sheets-association) montre comment construire ces contrôles, et celui sur [la réduction des trous dans un emploi du temps](https://accord.enys.dev/guides/reduire-trous-emploi-du-temps) donne des méthodes manuelles efficaces. ## Les offres gratuites des logiciels en ligne Plusieurs logiciels de planification proposent une offre gratuite plafonnée, d'autres un essai gratuit limité dans le temps. Accord a fait le second choix : 7 jours d'essai avec toutes les fonctions, sans carte bancaire, puis l'offre Association à 12 € par mois (voir [tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs)). L'essai suffit à composer une vraie semaine et à juger sur pièce. **Avantages** : prise en main rapide, disponibilités recueillies directement auprès des personnes, composition et vérification automatiques, partage par lien. **Limites** : le plafond de l'offre gratuite, et une dépendance à un service en ligne. Vérifiez toujours où sont hébergées les données et comment les récupérer. ## Pour ceux qui programment Des bibliothèques libres comme Google OR-Tools (solveur CP-SAT) permettent d'écrire son propre générateur d'emploi du temps. La documentation présente la programmation par contraintes comme la recherche de solutions réalisables parmi un très grand nombre de candidats. C'est puissant et gratuit, mais il faut coder la saisie, les règles et l'affichage : à réserver à une structure qui a un développeur bénévole motivé et le temps de maintenir l'outil. ## Un exemple : une école de langues associative Prenons une école de langues associative à Lyon : 9 professeurs, 14 groupes (anglais, espagnol, arabe, FLE, de A1 à B2), 5 salles, cours le soir et le samedi matin. - **Avec un tableur** : la coordinatrice place les 14 groupes en une soirée, vérifie à l'œil les conflits de salle. Chaque changement de professeur en cours d'année se répercute à la main. - **Avec FET** : comptez deux à trois soirées pour décrire professeurs, groupes et contraintes, puis la génération est rapide. Le résultat est solide, mais personne d'autre au bureau ne sait le refaire si la coordinatrice part. - **Avec une offre gratuite en ligne** : si l'effectif à planifier tient sous le plafond, la mise en place prend une soirée ; sinon, il faut passer à une offre payante. Le cas complet est traité dans notre guide sur le [planning d'une école de langues](https://accord.enys.dev/guides/planning-ecole-de-langues). ## Le coût caché du gratuit Un outil gratuit n'est jamais tout à fait gratuit : il se paie en temps. Posez-vous trois questions. 1. **Combien d'heures par an** passerez-vous à faire et refaire l'emploi du temps ? 2. **Qui saura le refaire** si la personne qui s'en occupe s'en va ? 3. **Que se passe-t-il en cours d'année**, quand un professeur change de disponibilités ? Si les réponses sont « peu », « n'importe qui » et « rien de grave », un tableur suffit. Sinon, un outil qui compose et explique ses choix fait gagner bien plus que son prix. Pour bien distinguer les deux notions, voir aussi [emploi du temps ou planning](https://accord.enys.dev/guides/difference-emploi-du-temps-planning), et pour les approches automatiques en général, [générer un planning automatiquement](https://accord.enys.dev/guides/generer-planning-automatiquement). ## Questions fréquentes ### Quel est le meilleur logiciel d'emploi du temps gratuit ? Pour générer automatiquement un emploi du temps scolaire, FET, logiciel libre, est la référence gratuite. Pour une petite structure qui veut une prise en main immédiate, un tableur gratuit ou l'offre gratuite d'un logiciel de planning en ligne sont plus simples. ### FET est-il en français ? Oui, une traduction française fait partie des langues proposées par FET. Son site précise toutefois que certaines traductions sont incomplètes : vérifiez l'interface avant de vous lancer. ### Peut-on faire un emploi du temps automatiquement avec Excel ? Excel peut contrôler un emploi du temps par des formules et colorer les conflits, mais il ne compose pas seul un emploi du temps complet sous de nombreuses contraintes. Pour une génération automatique, il faut un logiciel dédié comme FET ou un outil de planification en ligne. ### Existe-t-il un logiciel d'emploi du temps gratuit pour une école de musique ? Les outils scolaires gratuits sont pensés pour des classes, moins pour des parcours individuels. Une école de musique s'en sort avec un tableur bien construit tant qu'elle est petite ; au-delà, un outil qui gère salles équipées et inscriptions multiples est plus adapté. Voir notre guide sur l'[emploi du temps d'une école de musique](https://accord.enys.dev/guides/emploi-du-temps-ecole-de-musique). Sources : - [FET, Free Timetabling Software](https://lalescu.ro/liviu/fet/) - [FET : fonctionnalités](https://lalescu.ro/liviu/fet/features.html) - [Microsoft 365 pour le web gratuit](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/free-office-online-for-the-web) - [Google OR-Tools : optimisation des contraintes](https://developers.google.com/optimization/cp?hl=fr) --- # Partager un planning en ligne avec une équipe : options et réglages URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-equipe-partage-en-ligne Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Lien en lecture seule, calendrier iCal, impression ou groupe de messagerie : comparer les façons de partager un planning d'équipe en ligne et bien les régler. L'essentiel : - Pour partager un planning en ligne avec une équipe, on dispose de quatre options : un lien en lecture seule, un abonnement de calendrier au format iCal, une version imprimée et un message dans un groupe de messagerie. - Le lien en lecture seule et l'abonnement iCal restent à jour sans renvoyer de fichier ; l'impression et le message se figent dès qu'ils sont envoyés et doivent toujours renvoyer vers la version en ligne. - La règle qui évite la plupart des problèmes : une seule source modifiable par une ou deux personnes, toutes les autres vues en lecture seule, datées, et limitées aux informations utiles. Pour partager un planning en ligne avec une équipe, vous avez quatre options : un **lien en lecture seule** vers une page ou un tableur, un **abonnement de calendrier** au format iCal que chacun ajoute à son agenda, une **version imprimée** et un **message dans un groupe** (WhatsApp, Signal, e-mail). Les deux premières restent à jour toutes seules ; les deux autres se figent au moment de l'envoi. La bonne pratique est de garder une seule source modifiable par une ou deux personnes, et de n'en diffuser que des vues en lecture seule, datées. ## Les quatre options comparées | Option | Reste à jour | Lecture sur téléphone | Qui peut modifier | Point de vigilance | | --- | --- | --- | --- | --- | | Lien en lecture seule | Oui, à chaque ouverture | Bonne si la page est pensée pour | Le coordinateur seul | Le lien circule : n'y mettez que le nécessaire | | Abonnement iCal | Oui, avec un délai de synchronisation | Excellente, dans l'agenda habituel | Personne côté lecteur | Le délai de mise à jour dépend de l'application | | Impression | Non | Sans objet | Sans objet | Toujours dater et renvoyer vers la version en ligne | | Groupe de messagerie | Non | Excellente | Sans objet | Une capture d'écran devient vite une version périmée | Ces options ne s'excluent pas : la plupart des équipes en combinent deux ou trois. Le choix des canaux eux-mêmes (qui reçoit quoi, à quelle fréquence) est traité dans [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). Ici, on s'attache à la façon de les mettre en place correctement. ## Option 1 : le lien en lecture seule C'est la base de tout partage en ligne : une adresse unique, toujours la même, qui affiche la dernière version. **Avec un tableur partagé** (Google Sheets, LibreOffice en ligne, Excel en ligne), partagez le fichier avec le droit « lecteur » et non « éditeur ». Un tableur où vingt personnes peuvent écrire finit toujours par une case effacée par erreur, sans que personne sache qui l'a fait. **Avec un outil de planification**, utilisez la page publique qu'il génère. Vérifiez trois points avant de diffuser le lien : 1. **la page s'affiche correctement sur un téléphone**, en mode portrait ; 2. **elle se filtre par personne** ou par activité, pour que chacun trouve sa ligne sans faire défiler tout le planning ; 3. **le lien peut être révoqué** et remplacé si jamais il circule hors de l'équipe. > Un lien « secret » n'est pas un mot de passe : il suffit qu'il soit transféré une fois pour être lisible par n'importe qui. N'y mettez ni numéros de téléphone ni adresses personnelles. ## Option 2 : l'abonnement de calendrier (iCal) iCalendar est un format standard d'échange de données d'agenda, défini par la RFC 5545 publiée par l'IETF en 2009. Les fichiers portent souvent l'extension .ics. La plupart des agendas (Google Agenda, Calendrier d'Apple, Outlook) savent **s'abonner** à une adresse iCal : les créneaux apparaissent alors dans l'agenda personnel de chacun, à côté de ses autres rendez-vous. Deux points pratiques, vérifiés sur la documentation des éditeurs : - **dans Google Agenda**, l'ajout d'un agenda à partir d'une URL se fait depuis la version web sur ordinateur (Autres agendas, puis « À partir de l'URL »), et non depuis l'application mobile ; l'agenda apparaît ensuite sur le téléphone ; - **sur iPhone**, le chemin passe par Réglages, Calendrier, Comptes, Ajouter un compte, Autre, puis « Ajouter un calendrier avec abonnement ». Ne confondez pas **abonnement** et **import** : un fichier .ics importé une fois est une copie figée, qui ne recevra jamais les modifications. Le pas à pas complet, avec les délais de mise à jour et les erreurs fréquentes, est dans [ajouter un planning à Google Agenda ou à l'iPhone](https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda). Idéalement, chaque personne s'abonne à **son propre flux** (ses créneaux seulement), plutôt qu'au planning de toute l'équipe qui noierait son agenda. ## Option 3 : l'impression Le papier reste utile pour l'affichage dans un local, une salle des professeurs, un vestiaire, ou pour les membres peu à l'aise avec le numérique. Il se périme dès le premier changement. Trois réflexes : - écrivez en haut **« version du 12 octobre, à jour sur [adresse] »** ; - imprimez une période courte (la semaine ou le mois), pas la saison entière ; - désignez une personne qui remplace l'affiche à chaque nouvelle version, et jetez l'ancienne. ## Option 4 : le groupe de messagerie C'est là que l'équipe lit vraiment. C'est aussi là que naissent les versions concurrentes : une capture d'écran du lundi, une correction du mercredi en réponse à un autre message, et chacun suit la sienne. Pour éviter cela : - **envoyez un lien, pas une capture**, ou alors la capture accompagnée du lien et de la date ; - **épinglez** le message qui contient le lien de référence ; - **annoncez chaque changement par un message court** qui nomme la date, le créneau et les personnes concernées, puis renvoie au lien. Le guide [annoncer un changement de planning](https://accord.enys.dev/guides/annoncer-changement-de-planning) propose des formulations. ## Les bonnes pratiques communes 1. **Une seule source modifiable.** Tout part d'elle : le lien, le flux iCal, l'impression, le message. On ne corrige jamais une copie. 2. **Peu de personnes en écriture.** Un ou deux coordinateurs ; les autres proposent des échanges, qui sont reportés dans la source. 3. **Une date de version visible** sur chaque vue. 4. **Le minimum de données personnelles.** Prénoms et initiales suffisent le plus souvent ; les coordonnées restent dans un fichier interne. Le guide [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) détaille ce point. 5. **Un test avant diffusion** : ouvrez le lien depuis un téléphone qui n'est pas connecté à votre compte, comme le ferait un membre de l'équipe. ## Quel outil pour quel besoin Un tableur partagé en lecture seule couvre les besoins d'une petite équipe stable. Un agenda partagé convient aux rendez-vous ponctuels. Quand il faut à la fois composer le planning à partir des disponibilités et le diffuser sous plusieurs formes, un outil de planification fait les deux à partir de la même source. C'est ce que fait [Accord](https://accord.enys.dev/produit) : un lien public en lecture seule filtrable par personne, un flux de calendrier par personne compatible avec Google Agenda, Apple Calendrier et Outlook, et une version A4 à imprimer, mis à jour à chaque publication. Le panorama complet des familles d'outils est dans [planning partagé : les types d'outils](https://accord.enys.dev/guides/types-outils-planning-partage). ## Questions fréquentes ### Comment partager un planning avec son équipe ? Gardez une seule source modifiable par le coordinateur, puis partagez-la en lecture seule par un lien, et proposez à chacun de s'abonner à son flux de calendrier. Pour le groupe de messagerie, envoyez le lien plutôt qu'une capture d'écran, et épinglez-le. ### Comment créer un planning partagé en ligne gratuit ? Un tableur en ligne gratuit partagé avec le droit « lecteur » suffit pour commencer. Si vous avez besoin que chacun le retrouve dans son agenda, choisissez un outil qui génère un lien iCal ; certains logiciels de planification ont une formule gratuite pour les petits groupes. ### Pourquoi mon planning partagé ne se met-il pas à jour dans l'agenda ? Soit le fichier a été importé au lieu d'être ajouté par abonnement, et c'est alors une copie figée ; soit l'application n'a pas encore synchronisé l'abonnement, ce qui peut prendre un certain temps selon l'agenda utilisé. Supprimez l'import et ajoutez le calendrier par son URL. ### Faut-il laisser toute l'équipe modifier le planning ? Non, dans la plupart des cas. Laissez une ou deux personnes en écriture et organisez les échanges par demande. Un planning modifiable par tous perd vite sa fiabilité, parce que personne ne sait plus qui a changé quoi. Sources : - [IETF, RFC 5545 : Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar)](https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5545) - [Aide Google Agenda : s'abonner à l'agenda d'une autre personne](https://support.google.com/calendar/answer/37100?hl=fr) - [Assistance Apple : configurer plusieurs calendriers sur l'iPhone](https://support.apple.com/fr-fr/guide/iphone/iph3d1110d4/ios) --- # Planning de bénévoles : comparatif Doodle, Framadate, Sheets, Excel URL : https://accord.enys.dev/guides/comparatif-outils-planning-benevoles Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Doodle, Framadate, Google Sheets, Excel, Calendly et solveur comparés pour un planning de bénévoles : offres gratuites, limites et usages, vérifiés en octobre 2026. L'essentiel : - Pour un planning de bénévoles, Doodle et Framadate servent à trouver une date ou à faire s'inscrire des volontaires, Google Sheets et Excel à afficher et tenir un tableau partagé, et un solveur de contraintes à composer une semaine récurrente sous règles. - Les offres gratuites ont des limites précises : l'offre gratuite de Doodle plafonne un sondage de groupe à 10 créneaux et affiche des publicités, un sondage Framadate a une durée de vie de 180 jours par défaut. - Aucun de ces outils n'est mauvais : chacun répond à une question différente, et la plupart des associations en combinent deux. Pour un **planning de bénévoles**, les outils les plus utilisés ne répondent pas à la même question. **Doodle** et **Framadate** trouvent une date ou recueillent des inscriptions ; **Google Sheets** et **Excel** affichent un tableau partagé que vous remplissez ; les **outils de prise de rendez-vous** (Calendly, Google Agenda) laissent le public réserver un créneau ; un **solveur de contraintes** compose une semaine récurrente sous règles. Ce comparatif s'appuie sur les sites des éditeurs, consultés le 16 octobre 2026 : les offres évoluent, vérifiez-les avant de choisir. ## Le comparatif en un tableau | Outil | Ce qu'il fait le mieux | Offre gratuite | Limite pour un planning de bénévoles | | --- | --- | --- | --- | | Doodle | Sondage de date, feuille d'inscription | Oui, avec publicités et plafonds | Ne répartit pas : chacun choisit, sans règle | | Framadate | Sondage de date ou d'options, sans publicité | Oui, service associatif | Pas de répartition, sondage limité dans le temps | | Google Sheets | Tableau partagé en temps réel | Oui, avec un compte Google | Tout se fait à la main ou par formules | | Excel pour le web | Tableau partagé, familier | Oui, avec un compte Microsoft | Mêmes limites qu'un tableur | | Calendly, Google Agenda | Réservation d'un créneau par le public | Oui, limitée | Pensé pour un hôte et des invités, pas pour une équipe | | Solveur (ex. Accord) | Composer une semaine entière sous règles | Selon l'éditeur | Demande de décrire séances et règles | ## Doodle Doodle est le plus connu des outils de sondage de dates. D'après son centre d'aide, l'offre gratuite donne accès à ses quatre outils (sondage de groupe, feuille d'inscription « Sign-up Sheet », rendez-vous individuel, page de réservation), avec des plafonds : **10 créneaux** par sondage de groupe, **20 sessions** par feuille d'inscription, un seul rendez-vous individuel et une seule page de réservation. Les comptes gratuits affichent des **publicités** aux organisateurs comme aux participants. La connexion d'un agenda reste gratuite. L'offre payante Professional est affichée à **15 € par mois ou 132 € par an** pour une licence individuelle en zone euro. Elle retire les publicités et ajoute notamment les rappels et le suivi des personnes qui n'ont pas répondu. **Pour les bénévoles** : la feuille d'inscription est utile pour un événement ponctuel (« inscrivez-vous sur un poste de la kermesse »). En revanche, Doodle ne répartit pas : chacun se positionne, et les plus disponibles prennent tout. Notre guide [Doodle ou vrai planning](https://accord.enys.dev/guides/doodle-ou-planning-association) détaille où passe la frontière. ## Framadate Framadate est proposé par **Framasoft**, une association française à but non lucratif, gratuitement, sans publicité. Il permet deux types de sondage : « dates », pour déterminer la meilleure date parmi plusieurs propositions, et « classique », pour choisir entre plusieurs options libres. Un sondage a une **durée de vie de 180 jours par défaut** ; après l'échéance, il reste deux mois pour le prolonger avant suppression définitive. Le logiciel est libre (licence CeCILL-B) et peut être installé sur son propre serveur. **Pour les bénévoles** : excellent pour fixer la date d'une réunion ou d'une assemblée générale dans un esprit associatif et respectueux des données. Comme Doodle, il recueille des choix, il ne compose pas de planning. ## Google Sheets Google Sheets est gratuit avec un compte Google. Un fichier peut contenir jusqu'à **10 millions de cellules**, largement assez pour un planning. Il permet de partager le fichier, de créer des listes déroulantes, de colorer automatiquement les doublons par mise en forme conditionnelle, de protéger des plages et de consulter l'historique des versions. Deux limites, que Google indique lui-même : la protection de plages **n'est pas une mesure de sécurité** (un utilisateur peut toujours copier le fichier), et l'historique des modifications d'une cellule ne montre pas tout (insertion de lignes, mise en forme, modifications par formule). Notre guide pour [faire un planning partagé dans Google Sheets](https://accord.enys.dev/guides/planning-google-sheets-association) donne la méthode et les formules utiles. **Pour les bénévoles** : le bon compromis jusqu'à une vingtaine de personnes et un planning stable. Au-delà, la répartition manuelle devient longue et les inégalités de charge s'installent. ## Excel pour le web Microsoft propose gratuitement Word, Excel et PowerPoint dans le navigateur avec un compte Microsoft, ainsi que **5 Go** de stockage OneDrive. La collaboration en temps réel fonctionne si le fichier est enregistré dans OneDrive et partagé depuis le service. **Pour les bénévoles** : intéressant si l'association a déjà ses fichiers Excel et des bénévoles habitués. Les limites sont celles de tout tableur : vous placez chaque case. Voir [planning sur Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel). ## Les outils de prise de rendez-vous **Calendly** propose une offre gratuite limitée à un type d'événement, une connexion d'agenda et des rendez-vous individuels, avec une page de réservation personnalisable. Les offres payantes sont affichées à partir de 10 dollars par siège et par mois sur sa page tarifs. **Google Agenda** permet aussi de créer un planning de rendez-vous avec page de réservation, avec un compte personnel ; certaines fonctions demandent un abonnement Google Workspace ou Google One éligible. **Pour les bénévoles** : utile quand le public réserve un créneau auprès d'un bénévole (permanence d'écrivain public, accès au droit). Ces outils gèrent l'agenda d'un hôte face à des invités, pas la répartition d'une équipe sur des postes. ## Un solveur de contraintes : l'exemple d'Accord Un solveur répond à une autre question : « qui fait quoi, quand, en respectant toutes nos règles ? ». Accord, que nous éditons, en est un exemple. Chaque bénévole reçoit un lien personnel, sans compte, et peint ses disponibilités sur deux niveaux (« disponible », « si nécessaire »). Les règles s'écrivent en français (« pas plus de 4 h par semaine », « Bernard et Josiane toujours ensemble »). Le moteur compose la semaine, note le résultat sur 100 et propose des remplaçants en cas d'absence. Il s'essaie 7 jours gratuitement, sans carte bancaire, puis l'offre Association coûte 12 € par mois jusqu'à 80 personnes ([tarifs](https://accord.enys.dev/tarifs)). Ses limites, honnêtement : il raisonne en semaine type et ne fait ni sondage de date ponctuel, ni prise de rendez-vous par le public, ni gestion des adhésions. Il demande aussi de décrire proprement vos séances et vos règles, ce qui prend une soirée la première fois. ## Quel outil pour quel besoin | Votre besoin | Outil adapté | | --- | --- | | Fixer la date de l'assemblée générale | Framadate ou Doodle | | Faire s'inscrire des volontaires sur les postes d'un événement | Feuille d'inscription Doodle, ou tableur partagé | | Afficher un planning de permanences stable | Google Sheets ou Excel pour le web | | Laisser le public réserver un rendez-vous avec un bénévole | Calendly ou planning de rendez-vous Google Agenda | | Répartir 30 bénévoles sur des permanences récurrentes, équitablement | Solveur de contraintes | | Remplacer un bénévole absent sans relancer tout le monde | Solveur avec gestion des absences | ## Les combinaisons qui fonctionnent Beaucoup d'associations combinent deux outils : Framadate pour les dates de réunion et Google Sheets pour les permanences ; ou un solveur pour la semaine type et un sondage pour l'événement annuel. L'erreur fréquente est d'étirer un outil au-delà de sa question : un sondage Doodle à 40 lignes pour gérer des permanences hebdomadaires produit toujours les mêmes inscrits et des trous le vendredi. Le guide sur le [roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) montre comment éviter ce déséquilibre, quel que soit l'outil. ## Questions fréquentes ### Quelle est la meilleure alternative gratuite à Doodle pour une association ? Framadate, proposé par l'association Framasoft, est gratuit, sans publicité et libre. Il couvre les sondages de dates et d'options. Pour un planning récurrent plutôt qu'une date, un tableur partagé ou un planificateur sous contraintes répond mieux au besoin. ### Doodle gratuit est-il limité ? Oui. Selon le centre d'aide de Doodle, l'offre gratuite plafonne un sondage de groupe à 10 créneaux et une feuille d'inscription à 20 sessions, limite à un seul rendez-vous individuel et une seule page de réservation, et affiche des publicités. ### Combien de temps un sondage Framadate reste-t-il en ligne ? Par défaut 180 jours. Après cette date, l'organisateur dispose de deux mois pour le prolonger, faute de quoi il est supprimé définitivement. ### Google Sheets suffit-il pour un planning de bénévoles ? Pour une vingtaine de bénévoles et des permanences stables, oui, avec des listes déroulantes et une mise en forme conditionnelle qui signale les doublons. Au-delà, ou si les absences sont fréquentes, la répartition manuelle devient lourde. Sources : - [Doodle : bien démarrer avec un compte gratuit](https://help.doodle.com/en/articles/9987290-get-started-with-your-new-doodle-free-account) - [Framadate (Framasoft)](https://framadate.org/abc/fr/) - [Aide Google Drive : fichiers que vous pouvez stocker](https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=fr) - [Microsoft 365 pour le web gratuit](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/free-office-online-for-the-web) - [Calendly : tarifs](https://calendly.com/pricing) --- # Planning et RGPD dans une association : les bonnes pratiques URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un planning contient des données personnelles. Ce que la CNIL attend d'une association : registre, information, durée de conservation, sécurité et droits. L'essentiel : - Un planning d'association contient des données personnelles dès qu'il mentionne un nom, un téléphone ou des disponibilités : le RGPD s'applique, même à une petite structure de bénévoles. - Les bonnes pratiques consistent à collecter le minimum, informer les personnes, fixer une durée de conservation, protéger l'accès, tenir un registre et ne jamais demander le motif d'une absence. - Selon la CNIL, le registre des activités de traitement concerne tous les organismes, et une violation de données présentant un risque se notifie en principe à la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD). Un planning d'association contient des données personnelles dès qu'il mentionne un nom, un numéro de téléphone ou des disponibilités : le RGPD s'applique donc, même pour une petite structure de bénévoles. Concrètement, il s'agit de ne collecter que le nécessaire, d'informer les personnes, de limiter la durée de conservation, de protéger l'accès et de tenir un registre simple des traitements. Ce guide donne des repères pratiques, sans valeur de conseil juridique. Pour toute situation sensible, appuyez-vous sur les ressources de la CNIL (cnil.fr), notamment son guide de sensibilisation au RGPD pour les associations. ## Quelles données un planning contient-il ? | Donnée | Exemple | Sensibilité | | --- | --- | --- | | Identité | Nom, prénom | Donnée personnelle ordinaire | | Coordonnées | Téléphone, e-mail | Donnée personnelle ordinaire | | Disponibilités | « libre le mardi et le jeudi soir » | Ordinaire, mais peut révéler la vie privée | | Motifs d'absence | « rendez-vous médical », « enterrement » | Peut révéler des informations de santé ou familiales | | Élèves ou publics accueillis | Prénom, âge, groupe | Données de mineurs : vigilance accrue | Les motifs d'absence sont le point de vigilance. Un message libre du type « je ne peux pas, je suis à l'hôpital » contient une donnée de santé, que le RGPD (article 9) encadre strictement. La règle pratique : **ne demandez jamais le motif**, et n'inscrivez dans le planning que « indisponible ». ## Les sept bonnes pratiques ### 1. Collecter le minimum Le RGPD pose le principe de minimisation (article 5) : seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire. Pour un planning, il faut un prénom ou un nom, un moyen de contact, des disponibilités. Pas de date de naissance, pas d'adresse personnelle, pas de motif. ### 2. Savoir pourquoi vous collectez (la finalité et la base légale) Chaque traitement a une finalité claire : « organiser les séances et prévenir les intervenants ». Pour une association qui planifie ses bénévoles ou ses salariés, la base légale est le plus souvent l'intérêt légitime de la structure ou l'exécution du contrat, plutôt que le consentement. À noter par écrit. ### 3. Informer les personnes L'article 13 du RGPD demande d'informer les personnes concernées : qui collecte, pour quoi, combien de temps, à qui sont transmises les données, quels sont leurs droits. En pratique, une mention de quelques lignes sur le formulaire de disponibilités ou dans le message d'invitation suffit : une phrase simple vaut mieux qu'un texte juridique que personne ne lit. ### 4. Fixer une durée de conservation Le RGPD interdit de conserver les données indéfiniment (limitation de la conservation, article 5). La CNIL rappelle que les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment. Il n'existe pas de durée unique : c'est à vous de la définir et de la justifier. Un repère raisonnable est de supprimer ou d'anonymiser les plannings nominatifs de la saison écoulée à la rentrée suivante, sauf obligation de conservation (obligations comptables ou sociales pour un salarié, par exemple). Vérifiez ce qui s'applique à votre cas. ### 5. Protéger l'accès L'article 32 impose des mesures de sécurité adaptées. Pour un planning : accès limité aux personnes qui en ont besoin, mots de passe distincts, pas de partage de fichier par lien ouvert à tout internet, pas de capture d'écran envoyée à un groupe large. Distinguez la consultation (tout le monde voit les horaires) de la gestion (quelques personnes seulement modifient). ### 6. Tenir un registre Selon la CNIL, l'obligation de tenir un registre des activités de traitement concerne tous les organismes, publics comme privés, quelle que soit leur taille. Une exception existe pour les structures de moins de 250 personnes, mais la CNIL la décrit comme très limitée : elle ne s'applique pas aux traitements non occasionnels, comme la gestion des salariés ou des adhérents. En cas de doute, la CNIL recommande de tout inscrire. Le registre est écrit (papier ou fichier) et la CNIL propose un modèle simplifié adapté aux associations et petites structures. Pour un planning, une ligne suffit : finalité, personnes concernées, données, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité. ### 7. Répondre aux demandes de droits Toute personne peut demander l'accès à ses données, leur rectification ou leur effacement (articles 15 à 17). Le délai de réponse est en principe d'un mois (article 12). Désignez qui reçoit ces demandes : souvent la présidence, ou un référent. ## Le cas du groupe WhatsApp C'est la pratique la plus courante, et celle qui soulève le plus de questions. Dans un groupe, tous les membres voient en général les numéros de téléphone des autres. Quelques précautions : - N'ajoutez une personne qu'avec son accord. - Réservez le groupe aux annonces utiles à tous, pas à des informations individuelles (absences, motifs, évaluations). - Ne publiez pas de documents contenant des données sensibles. - Prévoyez une alternative pour qui ne souhaite pas donner son numéro (e-mail, lien personnel). - Gardez à l'esprit que WhatsApp est un service tiers, dont vous ne maîtrisez pas la conservation. Voir aussi le guide sur la [diffusion d'un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning) pour d'autres canaux. ## Que regarder dans un outil de planning Avant d'adopter un logiciel, posez quatre questions au fournisseur : où sont hébergées les données, qui y a accès, comment supprimer une personne ou une saison, et quel contrat encadre le traitement (le fournisseur est alors un sous-traitant au sens de l'article 28). Chez Accord, chacun donne ses disponibilités par un lien sans compte, ce qui évite de créer un compte et un mot de passe pour chaque bénévole ; les conditions de traitement sont décrites dans la [politique de confidentialité](https://accord.enys.dev/confidentialite). Un outil ne vous dispense pas de vos propres obligations de responsable du traitement. ## Que faire en cas de fuite Un fichier de planning envoyé à la mauvaise liste, un lien transmis à un tiers : c'est une violation de données. Le RGPD (article 33) prévoit en principe une notification à la CNIL dans les 72 heures lorsque la violation présente un risque pour les personnes. Même sans notification, documentez l'incident et corrigez. ## Questions fréquentes ### Une petite association doit-elle respecter le RGPD ? Oui. Le RGPD s'applique à tout organisme qui traite des données personnelles, quelle que soit sa taille. Un planning avec des noms et des numéros de téléphone en est un exemple. Les obligations restent proportionnées : un registre simple, une information claire, une conservation limitée. ### Faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ? Pas systématiquement. L'article 37 du RGPD ne l'impose que dans certains cas (autorité publique, suivi régulier à grande échelle, traitement à grande échelle de données sensibles). Une petite association n'y est généralement pas tenue, mais il est utile de nommer un référent. ### Peut-on utiliser WhatsApp pour le planning des bénévoles ? Rien ne l'interdit, mais il faut en connaître les limites : numéros visibles des membres, service tiers, absence de maîtrise de la conservation. Évitez d'y faire circuler des données sensibles et laissez une alternative aux personnes réticentes. ### Combien de temps conserver un ancien planning ? Le RGPD n'impose pas de durée unique : vous devez la fixer en fonction de votre besoin et la justifier. Beaucoup de structures suppriment les plannings nominatifs à la fin de la saison suivante, sauf obligation légale de conservation. Notez votre choix dans le registre. ### Peut-on demander le motif d'une absence ? Mieux vaut ne pas le demander. Un motif peut révéler des informations de santé ou de vie privée, sans nécessité pour organiser le planning. « Indisponible » suffit. Sources : - [CNIL : guide de sensibilisation au RGPD pour les associations](https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-publie-un-nouveau-guide-pour-accompagner-les-associations) - [CNIL : le registre des activités de traitement](https://www.cnil.fr/fr/RGPD-le-registre-des-activites-de-traitement) - [EUR-Lex : règlement (UE) 2016/679 (RGPD)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) --- # Planning partagé : les types d'outils et pour qui ils sont faits URL : https://accord.enys.dev/guides/types-outils-planning-partage Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Tableur, agenda partagé, sondage de dates, logiciel d'horaires du personnel, emploi du temps scolaire, planificateur sous contraintes : lequel pour quel besoin. L'essentiel : - Les outils de planning partagé se rangent en six familles : tableur, agenda partagé, sondage de disponibilités, logiciel d'horaires du personnel, logiciel d'emploi du temps scolaire et planificateur sous contraintes. - Le bon choix dépend de la question posée : trouver un moment où tout le monde est libre, ou décider qui fait quoi chaque semaine en respectant des règles. - Les outils se combinent, à condition qu'un seul porte la version de référence du planning et que les autres n'en soient que des vues. Les outils de planning partagé se rangent en six familles, qui répondent à des besoins différents : le tableur, l'agenda partagé, le sondage de disponibilités, le logiciel d'horaires du personnel, le logiciel d'emploi du temps scolaire et le planificateur sous contraintes. Le bon choix dépend moins de la marque que de la question que vous vous posez : *quand sommes-nous tous libres ?* ou *qui travaille quand, en respectant nos règles ?* Ce guide décrit les familles de façon factuelle. Les noms d'outils sont cités à titre d'exemples pour repérer chaque catégorie, sans classement ni recommandation. Vérifiez les fonctions et les tarifs actuels sur les sites des éditeurs. ## Les six familles en un coup d'œil | Famille | Exemples | Question à laquelle elle répond | | --- | --- | --- | | Tableur | Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc | Je dessine mon planning moi-même | | Agenda partagé | Google Agenda, Outlook, agenda Apple | Qui est où à quelle date ? | | Sondage de disponibilités | Doodle, Framadate | Quel moment convient à tout le monde ? | | Horaires du personnel | Skello, Combo, Planday, Deputy | Quels horaires pour mes salariés ? | | Emploi du temps scolaire | EDT (Index Éducation), logiciels d'établissement | Comment répartir classes, profs, salles ? | | Planificateur sous contraintes | Accord (que nous éditons) | Composer toute une semaine sous règles | ## 1. Le tableur **Pour qui** : les petites équipes à planning stable. **Forces** : gratuit ou déjà acquis, souple, familier, mise en forme libre. **Limites** : aucune vérification automatique des conflits, plusieurs versions qui circulent, dépendance à une personne, difficile à partager sans écraser le travail d'autrui (surtout hors version en ligne). Détails dans le guide [Excel ou logiciel : à quel moment changer](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel). ## 2. L'agenda partagé **Pour qui** : toute équipe qui veut que chacun voie les événements, rendez-vous ou réunions. **Forces** : déjà installé sur les téléphones, notifications, événements récurrents, partage de calendriers. **Limites** : il affiche un planning, il ne le *construit* pas. Il ne vérifie pas que les règles sont respectées, ne recueille pas les disponibilités et ne propose pas de remplaçant. C'est un excellent point d'arrivée pour un planning produit ailleurs : voir le guide pour [ajouter un planning à Google Agenda ou à l'iPhone](https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda). ## 3. Le sondage de disponibilités **Pour qui** : trouver *une date* pour une réunion, un événement, un rendez-vous de groupe. **Forces** : très simple, sans compte pour les participants dans la plupart des cas, résultat lisible en un coup d'œil. **Limites** : il répond à « quel jour ? », pas à « qui fait quoi toute la semaine ? ». Il ne gère ni les salles, ni les compétences, ni les séances récurrentes, ni les règles entre personnes. C'est l'outil d'un moment ponctuel, pas d'une organisation hebdomadaire. ## 4. Le logiciel d'horaires du personnel **Pour qui** : commerces, restauration, services, structures avec des équipes en roulement, où l'on gère des plages horaires, des contrats, des congés et de la paie associée. **Forces** : pensé pour les salariés (temps de travail, repos, absences, parfois pointage et export vers la paie), interfaces mobiles pour les équipes. **Limites** : logique de postes et de plages à couvrir, plus que de séances à placer avec des salles, des compétences et des élèves ou usagers. À examiner selon votre activité : pour des cours, des ateliers ou des rendez-vous, la logique peut être différente de celle du roulement. ## 5. Le logiciel d'emploi du temps scolaire **Pour qui** : établissements scolaires et de formation avec classes, professeurs, salles et programmes. **Forces** : modélisation riche des contraintes pédagogiques (classes, matières, groupes, salles spécialisées), souvent intégré à la vie scolaire de l'établissement. **Limites** : outils conçus pour la complexité d'un établissement, avec une prise en main et un paramétrage qui peuvent être lourds pour une association de quelques dizaines de personnes. ## 6. Le planificateur sous contraintes **Pour qui** : les structures de taille intermédiaire (quelques dizaines de personnes) qui doivent composer chaque semaine un planning complet avec des salles, des intervenants et des règles : écoles de musique, soutien scolaire, centres de formation, cabinets, associations. **Forces** : composition automatique, score, explication des placements, gestion des absences, diffusion par personne. **Limites** : demande de formuler ses règles (un travail utile en soi), et sa valeur est moindre pour un planning très simple. Le principe est expliqué dans le guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique). Accord appartient à cette dernière famille : chacun donne ses disponibilités par un lien sans compte, les règles s'écrivent en français et le moteur compose la semaine. Pour un aperçu, voir la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Comment choisir : cinq questions 1. **Combien de personnes et de lieux ?** Moins de dix personnes et peu de lieux : tableur et agenda partagé suffisent souvent. 2. **Le planning est-il stable ?** S'il change chaque semaine ou à chaque absence, la composition automatique prend de l'intérêt. 3. **Y a-t-il des règles croisées ?** Plus elles sont nombreuses, plus un outil qui les vérifie évite les erreurs. Voir [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). 4. **Qui consulte, et comment ?** Si les intervenants doivent retrouver leurs séances sur leur téléphone, regardez la diffusion (lien personnel, agenda). Voir [bien diffuser un planning](https://accord.enys.dev/guides/diffuser-un-planning). 5. **Que deviennent les données ?** Hébergement, accès, suppression : voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Les combinaisons qui marchent Les outils ne s'excluent pas. Combinaisons courantes : un sondage pour fixer la réunion de rentrée, un planificateur pour composer la semaine, un agenda partagé pour la diffuser, un tableur pour le suivi budgétaire. Le point à fixer est de savoir lequel fait foi : un seul outil porte la version de référence du planning, les autres en sont des vues. ## Questions fréquentes ### Quelle différence entre un agenda partagé et un logiciel de planning ? Un agenda partagé affiche des événements saisis à la main. Un logiciel de planning les construit à partir de contraintes, détecte les conflits et recompose quand quelque chose change. Les deux sont complémentaires : le second peut alimenter le premier. ### Doodle ou Framadate peuvent-ils servir de planning d'équipe ? Ils servent à choisir un moment commun, pas à répartir le travail d'une semaine. Pour un planning récurrent avec salles et règles, ce n'est pas leur fonction. ### Quel outil de planning pour une petite association ? Souvent, un tableur et un agenda partagé suffisent tant que l'équipe est réduite et stable. Quand les disponibilités à croiser et les remplacements prennent du temps, un planificateur dédié devient utile. ### Un planning partagé en ligne est-il compatible avec le RGPD ? Cela dépend de l'outil et de l'usage : données collectées, hébergement, durée de conservation, sous-traitance. Un outil en ligne n'est pas interdit, mais vous restez responsable du traitement. Vérifiez les conditions du fournisseur. --- # Planning partagé Google Sheets pour une association : la méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-google-sheets-association Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning partagé dans Google Sheets : trois onglets, listes déroulantes, formules NB.SI.ENS et SOMME.SI.ENS, alerte de doublon, protection et limites. L'essentiel : - Un planning partagé Google Sheets fiable repose sur trois onglets : Personnes, Affectations (une ligne par créneau et par personne) et Compteurs, plutôt que sur une grille colorée à la main. - Des listes déroulantes évitent les fautes de frappe, NB.SI.ENS détecte les doublons et SOMME.SI.ENS totalise les heures de chacun, ce qui rend l'équité visible. - Google Sheets reste un outil d'affichage et de contrôle : il ne compose pas le planning, sa protection de plages n'est pas une mesure de sécurité, et il devient lourd au-delà d'une vingtaine de personnes. Pour faire un **planning partagé dans Google Sheets** pour une association, la méthode la plus fiable tient en trois onglets : **Personnes** (la liste des bénévoles), **Affectations** (une ligne par créneau et par personne) et **Compteurs** (heures et alertes). Des listes déroulantes évitent les fautes de frappe, la formule NB.SI.ENS repère les doublons et SOMME.SI.ENS totalise les heures. Le tout est gratuit avec un compte Google, et suffit tant que l'association reste sous une vingtaine de personnes avec un planning stable. ## Pourquoi éviter la grande grille colorée Le réflexe habituel : une grille avec les jours en colonnes, les créneaux en lignes, et les prénoms tapés dans les cases. C'est lisible, mais presque impossible à contrôler : comment savoir que Josiane a trois permanences et Paul aucune, ou qu'elle est inscrite deux fois le samedi à 9 h ? La solution est de séparer **les données** (qui fait quoi) de **l'affichage** (la vue par semaine). C'est le principe de tout bon planning sur tableur, détaillé aussi dans notre [modèle de planning hebdomadaire](https://accord.enys.dev/guides/modele-planning-hebdomadaire-association). ## Étape 1 : créer les trois onglets ### Onglet Personnes Une ligne par bénévole : prénom (colonne A), rôle ou compétence (B), plafond d'heures par mois (C). Pas de téléphone ni d'adresse ici si le fichier est largement partagé : gardez-les dans un fichier séparé, à accès restreint. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ### Onglet Affectations Une ligne par personne et par créneau, avec ces colonnes : | A | B | C | D | E | F | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Date | Heure de début | Poste | Bénévole | Durée (h) | Alerte | | 07/11/2026 | 09:00 | Accueil | Josiane | 3 | | | 07/11/2026 | 09:00 | Tri | Paul | 3 | | | 07/11/2026 | 09:00 | Tri | Josiane | 3 | DOUBLON | Ce format en liste paraît moins parlant qu'une grille, mais il permet de tout compter et de tout trier. ### Onglet Compteurs Une ligne par bénévole (reprise de l'onglet Personnes), avec ses heures du mois et un indicateur de dépassement. ## Étape 2 : les listes déroulantes Sélectionnez la colonne D de l'onglet Affectations, puis menu **Données > Validation des données** (ou clic droit, menu déroulant). Choisissez une liste construite à partir d'une plage, et indiquez la colonne A de l'onglet Personnes. Par défaut, Google Sheets refuse une valeur qui n'est pas dans la liste : « Josianne » avec deux n ne passera pas, et vos comptages resteront justes. Faites de même pour la colonne Poste. ## Étape 3 : les formules utiles Les formules ci-dessous sont écrites pour un fichier en français (noms de fonctions en français, point-virgule comme séparateur). ### Détecter un doublon de personne Dans la colonne F (Alerte), ligne 2, saisissez : =SI(NB.SI.ENS($A$2:$A$500;A2;$B$2:$B$500;B2;$D$2:$D$500;D2)>1;"DOUBLON";"") La formule compte les lignes qui ont la même date, la même heure et le même bénévole. S'il y en a plus d'une, la personne est à deux endroits à la fois. Recopiez-la vers le bas. ### Totaliser les heures de chacun Dans l'onglet Compteurs, à côté du prénom en A2 : =SOMME.SI.ENS(Affectations!$E$2:$E$500;Affectations!$D$2:$D$500;A2) Pour un mois précis, ajoutez deux conditions sur la date : =SOMME.SI.ENS(Affectations!$E$2:$E$500;Affectations!$D$2:$D$500;A2;Affectations!$A$2:$A$500;">="&DATE(2026;11;1);Affectations!$A$2:$A$500;"<"&DATE(2026;12;1)) ### Compter les créneaux d'une personne =NB.SI(Affectations!$D$2:$D$500;A2) Placées côte à côte, ces colonnes rendent l'équité visible d'un coup d'œil : si Josiane cumule 18 heures et Paul 3, le déséquilibre est chiffré. Notre guide sur l'[équité de charge](https://accord.enys.dev/guides/equite-de-charge-intervenants) indique quels écarts sont acceptables. ### Signaler un dépassement de plafond Dans Compteurs, si le plafond est en colonne C (repris de l'onglet Personnes) et les heures du mois en colonne D : =SI(D2>C2;"AU-DESSUS DU PLAFOND";"") ## Étape 4 : la mise en forme conditionnelle Pour colorer en rouge toute la ligne d'un doublon, sélectionnez A2:F500, puis **Format > Mise en forme conditionnelle**, choisissez « La formule personnalisée est » et saisissez : =$F2="DOUBLON" Le signe dollar fige la colonne F pour que toute la ligne prenne la couleur. Une précision utile de l'aide Google : une formule de mise en forme conditionnelle ne peut faire référence qu'à la feuille courante ; pour une autre feuille, il faut passer par la fonction INDIRECT. C'est pourquoi la colonne Alerte calcule le contrôle dans la même feuille. ## Étape 5 : la vue de la semaine Pour afficher le planning comme une grille, créez un onglet Semaine avec un **tableau croisé dynamique** (menu Insertion) : dates en colonnes, heures et postes en lignes, bénévoles en valeurs. Un simple **filtre** sur la colonne Date de l'onglet Affectations convient aussi pour imprimer la semaine. La vue se met à jour quand les affectations changent. ## Étape 6 : partager et protéger - **Partage** : donnez l'accès en modification aux seuls coordinateurs, et en lecture aux bénévoles. - **Protection** : menu **Données > Protéger des feuilles et des plages** pour verrouiller les onglets Personnes et Compteurs. L'aide Google le précise : cette fonction n'est pas une mesure de sécurité, un utilisateur peut toujours copier ou exporter le fichier. Ne partagez qu'avec des personnes de confiance. - **Historique** : le bouton de dernière modification ouvre l'historique des versions. Nommez une version à chaque publication (« Planning novembre publié ») : Google Sheets accepte jusqu'à 15 versions nommées par fichier. ## Les limites à connaître Google Sheets est gratuit, collaboratif et suffisant pour beaucoup d'associations. Ses limites sont structurelles : - **Il ne compose pas.** Les formules contrôlent ce que vous avez saisi ; elles ne cherchent pas la meilleure répartition. - **Les disponibilités restent à ressaisir.** Si chacun écrit dans le fichier, les erreurs se multiplient ; si vous les recopiez, c'est long. Notre [modèle de tableau de disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/modele-tableau-disponibilites) aide à les structurer. - **Les absences se gèrent à la main.** Trouver qui peut remplacer Josiane samedi demande de croiser disponibilités, compétences et heures déjà faites. - **La robustesse dépend d'une personne.** Une colonne insérée au mauvais endroit et les formules décalent ; l'historique d'une cellule ne montre pas les insertions de lignes ni les modifications par formule. Quand ces limites coûtent plus d'une soirée par mois, il est temps de regarder un outil de planification. Notre guide [planning sur Excel ou logiciel](https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel) liste les signes qui ne trompent pas, et le [comparatif des outils de planning de bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/comparatif-outils-planning-benevoles) situe Google Sheets face aux autres options. Accord, par exemple, recueille les disponibilités par lien, compose la semaine et propose des remplaçants en cas d'absence ; le fonctionnement est décrit sur la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning partagé gratuit sur Google Sheets ? Créez un fichier avec un onglet Personnes, un onglet Affectations (une ligne par créneau et par personne) et un onglet Compteurs. Ajoutez des listes déroulantes pour les noms, une formule NB.SI.ENS pour les doublons, SOMME.SI.ENS pour les heures, puis partagez en lecture avec les bénévoles. ### Comment repérer un doublon dans un planning Google Sheets ? Avec NB.SI.ENS sur la date, l'heure et le nom : si le résultat dépasse 1, la personne est placée deux fois au même moment. Une mise en forme conditionnelle avec une formule personnalisée colore ensuite la ligne concernée. ### Peut-on empêcher les bénévoles de modifier le planning ? Oui, en les invitant en lecture seule, ou en protégeant des plages par le menu Données. Google précise que la protection n'est pas une mesure de sécurité : une personne peut toujours copier le fichier. ### Google Sheets peut-il faire le planning automatiquement ? Non, pas au sens d'une répartition sous règles. Il peut compter, alerter et mettre en forme automatiquement, mais c'est vous qui placez les personnes. Pour une composition automatique, il faut un outil de planification dédié. Sources : - [Aide Google : mise en forme conditionnelle](https://support.google.com/docs/answer/78413?hl=fr) - [Aide Google : NB.SI.ENS](https://support.google.com/docs/answer/3256550?hl=fr) - [Aide Google : listes déroulantes](https://support.google.com/docs/answer/186103?hl=fr) - [Aide Google : protéger des feuilles et des plages](https://support.google.com/docs/answer/1218656?hl=fr) - [Aide Google : historique des versions](https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=fr) --- # Planning sur Excel ou logiciel de planification : quand changer ? URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-excel-ou-logiciel Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Excel suffit tant que le planning est petit et stable. Voici les signes concrets qui montrent qu'il est temps de passer à un logiciel de planification. L'essentiel : - Un planning peut rester sur Excel tant qu'il tient sur une page, change rarement et dépend d'une seule personne qui le comprend. - Il est temps de passer à un logiciel quand on recompose plus d'une fois par mois, que plusieurs personnes consultent ou modifient le planning, ou que chaque absence déclenche une chaîne de messages. - Le guide propose sept signes concrets, comme plus de deux heures de recomposition par semaine ou des conflits qui passent inaperçus : à partir de trois signes, un outil mérite d'être essayé. Restez sur Excel tant que votre planning tient sur une page, change rarement et dépend d'une seule personne qui le comprend. Passez à un logiciel quand vous recomposez le planning plus d'une fois par mois, que plusieurs personnes doivent le consulter ou le modifier, ou que chaque absence déclenche une chaîne de messages. La bascule se fait sur le temps perdu et les erreurs, pas sur la taille de l'équipe seule. ## Ce qu'Excel fait très bien Un tableur est gratuit (ou déjà payé), tout le monde sait l'ouvrir, et il donne une liberté totale de mise en forme. Pour une équipe de cinq à huit personnes, avec des horaires qui se répètent d'une semaine à l'autre, une feuille propre avec un onglet par période est une solution honorable. Beaucoup d'associations n'ont jamais eu besoin d'autre chose, et c'est très bien ainsi. Ses limites apparaissent quand le planning cesse d'être une *mise en forme* pour devenir un *calcul*. ## Les sept signes qu'il est temps de changer 1. **Vous passez plus de deux heures par semaine à recomposer.** Sur une année scolaire d'environ 36 semaines, deux heures hebdomadaires représentent 72 heures, soit neuf journées de huit heures pour une seule personne. 2. **Un conflit passe inaperçu de temps en temps.** Une salle réservée deux fois, un intervenant à deux endroits : le tableur ne vérifie rien tant que vous ne construisez pas vous-même les formules. 3. **Les disponibilités arrivent par SMS, WhatsApp et e-mail.** Vous ressaisissez tout à la main, et une réponse se perd. 4. **Chaque absence entraîne une demi-heure de messages** pour trouver qui peut remplacer. 5. **Une seule personne comprend le fichier.** Si elle part en vacances, le planning s'arrête. 6. **Vous gérez des règles croisées** : « pas plus de trois cours de suite », « jamais ces deux-là ensemble », « uniquement le mardi et le jeudi ». Dans un tableur, ces règles vivent dans la tête de la personne qui construit. 7. **Les gens contestent le planning** et vous ne pouvez pas expliquer pourquoi tel créneau a été attribué. > Repère pratique : trois signes sur sept, c'est le moment d'essayer un outil. Un ou deux, un tableur mieux organisé suffit peut-être. Ces repères sont indicatifs, pas une norme. ## Les erreurs classiques dans un fichier Excel de planning - **Plusieurs versions en circulation** : « planning_v3_final_VRAI.xlsx » côté coordination, une version imprimée côté accueil. - **Des couleurs qui portent le sens** : le vert veut dire « confirmé » pour vous, rien pour votre collègue. - **Des cellules fusionnées** qui cassent les tris et les formules. - **Aucune trace des changements** : on ne sait plus qui a déplacé quoi. - **Un fichier partagé en modification simultanée** qui écrase le travail d'autrui. La plupart se corrigent par la discipline (une seule version, une légende, un historique daté), et c'est la première chose à essayer avant de dépenser quoi que ce soit. ## Ce qu'un logiciel de planification apporte vraiment | Besoin | Tableur | Logiciel de planification | | --- | --- | --- | | Voir la semaine | Oui | Oui | | Détecter un conflit de salle ou de personne | Si vous construisez la formule | Automatique | | Recueillir les disponibilités | Ressaisie manuelle | Lien envoyé à chacun | | Composer la semaine | Manuel | Calcul sous contraintes | | Expliquer un placement | Impossible | Parfois (selon l'outil) | | Gérer une absence | Messages à la main | Remplaçants proposés | | Diffuser à chacun son planning | Copier-coller | Lien ou agenda personnel | | Coût | Quasi nul | Abonnement | Le vrai gain n'est pas de dessiner un joli tableau (Excel le fait). C'est de **calculer** : trouver un placement valide, signaler ce qui ne tient pas, recalculer en quelques secondes quand une contrainte change. Le principe est détaillé dans notre guide sur le [solveur de contraintes](https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique). ## Comment faire la transition sans tout casser 1. **Listez vos règles réelles**, celles qui existent en vrac dans les têtes. Elles seront reprises telles quelles. Le guide [écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) vous aide à les formuler. 2. **Exportez vos personnes, salles et activités** en une seule feuille. Beaucoup d'outils acceptent un copier-coller depuis un tableur. 3. **Testez sur une semaine déjà vécue**, dont vous connaissez le résultat. Comparez le planning calculé avec celui que vous aviez fait à la main. 4. **Gardez le tableur en parallèle** pendant un mois, puis arrêtez-le franchement. 5. **Annoncez le changement** aux intervenants avec le nouveau mode de consultation (lien, agenda). Accord vise précisément ce stade : des structures de 10 à 150 personnes, où le tableur craque mais où un logiciel scolaire serait trop lourd. Chacun donne ses disponibilités par un lien sans compte, les règles s'écrivent en français, et vous pouvez importer vos personnes par copier-coller depuis un tableur. Le plus simple pour juger est d'[essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription) avec une semaine de votre structure. ## Quand rester sur Excel, sans culpabiliser - Moins de dix personnes et peu de salles. - Un planning identique d'une semaine à l'autre. - Aucune règle croisée, ou une seule. - Une personne disponible et à l'aise pour le tenir à jour. Si ces quatre points sont vrais, un logiciel ne vous apportera presque rien. ## Questions fréquentes ### Excel peut-il faire un planning automatique ? Partiellement. Avec des macros ou le complément Solveur de Microsoft, on peut automatiser certains cas, mais cela demande des compétences que peu d'équipes ont en interne, et le résultat est fragile dès que les règles évoluent. Un logiciel dédié intègre ce calcul prêt à l'emploi. ### À partir de combien de personnes passer à un logiciel de planning ? Il n'y a pas de seuil officiel. En pratique, la difficulté monte vers une dizaine de personnes, parce que les combinaisons de disponibilités explosent. Mais une équipe de huit qui change de planning chaque semaine aura plus d'intérêt à changer qu'une équipe de vingt à horaires fixes. ### Google Sheets est-il mieux qu'Excel pour un planning partagé ? Il règle la question des versions multiples, car le fichier est unique et à jour pour tous. Il ne règle ni la détection de conflits, ni la composition automatique, ni la collecte des disponibilités. ### Un logiciel de planning est-il forcément cher ? Pas nécessairement : certains outils proposent une formule gratuite ou un essai, à vérifier au cas par cas. Comparez le prix à vos heures actuelles : si une personne passe six heures par mois sur le planning, le coût de ce temps (même bénévole) peut dépasser l'abonnement d'un outil adapté. --- # Un solveur de contraintes, expliqué simplement aux non-informaticiens URL : https://accord.enys.dev/guides/solveur-de-contraintes-explique Thème : Outils Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un solveur de contraintes cherche un planning qui respecte toutes vos règles. Voici comment il raisonne, pourquoi il bat l'humain et où sont ses limites. L'essentiel : - Un solveur de contraintes cherche, parmi un nombre gigantesque de plannings possibles, ceux qui respectent toutes les règles obligatoires, puis retient le meilleur selon les préférences. - Il distingue les contraintes dures, qui font rejeter un planning, des souhaits, qui lui font perdre des points, ce qui permet d'attribuer un score. - Il construit d'abord un premier planning en plaçant les séances les plus difficiles, puis l'améliore par petits changements, par exemple par recuit simulé, et signale ce qu'il n'a pas pu placer. Un solveur de contraintes est un programme qui cherche, parmi un nombre gigantesque de plannings possibles, ceux qui respectent toutes vos règles obligatoires, puis qui retient le meilleur selon vos préférences. Il ne devine pas et n'improvise pas : il teste, élimine, compare et explique. C'est le même principe qu'un joueur de sudoku, à une échelle qu'aucun humain ne peut parcourir. ## Le principe : trois ingrédients Tout problème de planning se décrit avec trois éléments, que vous manipulez déjà sans le savoir. 1. **Ce qu'il faut placer** : les séances, les cours, les gardes, les rendez-vous. Le solveur les appelle des variables. 2. **Où on peut les placer** : l'ensemble des créneaux, des salles et des personnes possibles pour chaque séance. C'est son domaine de choix. 3. **Les règles** : ce qui est interdit ou souhaité. Ce sont les contraintes. Exemple dans une école de musique : le cours de piano de Léa doit durer 45 minutes (ce qu'il faut placer), avec Karim ou Sophie, dans la salle 1 ou 2, du lundi au samedi (les choix possibles), sans jamais chevaucher un autre cours dans la même salle, et sans que Karim enchaîne plus de trois cours de suite (les règles). ## Pourquoi un humain n'y arrive plus passé une certaine taille Prenons un cas modeste : 15 séances à placer, 30 créneaux dans la semaine, 4 salles. Chaque séance a donc 30 × 4 = 120 emplacements possibles. Le nombre total de plannings imaginables est 120 puissance 15, soit environ 1,5 suivi de 31 zéros. Même en n'essayant qu'un milliard de combinaisons par seconde, il faudrait bien plus longtemps que l'âge de l'univers pour les passer toutes en revue. Un humain s'en sort par intuition : il place d'abord les cours les plus contraints, puis comble. C'est exactement ce que fait un bon solveur, mais il le recommence des centaines de milliers de fois. ## Contraintes obligatoires et contraintes souples La distinction la plus utile à retenir : | Type | Exemple | Si elle est violée | | --- | --- | --- | | Obligatoire (dure) | Karim ne travaille jamais le mercredi | Le planning est rejeté | | Obligatoire (dure) | Une salle ne peut pas accueillir deux cours à la fois | Le planning est rejeté | | Souhait (souple) | Sophie préfère enseigner le matin | Le planning perd des points | | Souhait (souple) | Limiter les trous entre deux cours | Le planning perd des points | Les contraintes obligatoires définissent ce qui est *possible*. Les souhaits servent à choisir *le meilleur* parmi les possibles. C'est ce qui permet d'attribuer un **score** : plus le planning respecte les souhaits, plus il monte. Sur l'école de musique fictive qui sert d'exemple à Accord, le planning publié atteint 94 sur 100, le brouillon 85, et la différence s'explique ligne par ligne. ## Comment il cherche : construire, puis améliorer Il n'y a pas une méthode unique. Les solveurs combinent généralement deux étapes. ### Étape 1 : construire un premier planning On place les séances les plus difficiles d'abord (celles qui ont le moins de créneaux possibles), puis les plus faciles. C'est la méthode dite gloutonne : rapide, mais pas forcément optimale, car un choix précoce peut bloquer un choix tardif. ### Étape 2 : améliorer par petits changements Le solveur déplace une séance, échange deux intervenants, essaie un autre créneau, et compare le score avant et après. S'il progresse, il garde. S'il régresse légèrement, il l'accepte parfois, volontairement, pour sortir d'une impasse : c'est le principe du **recuit simulé**, inspiré du refroidissement lent d'un métal. Sur cette même école fictive, le moteur examine de l'ordre de 300 000 à 500 000 variantes en deux secondes et demie environ. > À retenir : un solveur ne garantit pas toujours « le » meilleur planning mathématique, mais un planning très bon, valide, trouvé en secondes. Pour une association ou une école de musique, la différence avec l'optimum théorique est invisible, alors que la différence avec un placement manuel se voit tout de suite. ## Quand il n'y a pas de solution Un cas courant : vos règles se contredisent. Karim ne peut que le lundi, le cours de percussions exige Karim et la salle 3, qui est fermée le lundi. Aucun planning ne satisfait tout. Un bon solveur ne renvoie pas une page blanche : il indique quelles séances n'ont pas pu être placées, quelle règle les bloque, et ce qu'il faudrait assouplir. Ce **diagnostic** est parfois plus précieux que le planning lui-même, car il révèle des règles que personne n'avait vues entrer en conflit. Notre guide sur la [rédaction de règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning) montre comment les formuler pour que cela soit lisible. ## Ce que le solveur ne fait pas - **Il ne connaît que ce que vous lui dites.** Une règle jamais écrite (« Sophie déteste enchaîner deux élèves débutants ») n'existe pas pour lui. - **Il ne tranche pas les arbitrages humains.** Entre l'équité de charge et la préférence de chacun, c'est vous qui réglez les curseurs. - **Il n'est pas une intelligence artificielle au sens des modèles de langage.** Il applique des règles de façon exacte et vérifiable. C'est justement sa force. La frontière est expliquée dans notre guide sur l'[IA et le planning](https://accord.enys.dev/guides/ia-et-planning). ## Pourquoi c'est utile même sans expertise Un solveur apporte trois bénéfices concrets à une équipe qui n'a rien d'informaticien : le **gain de temps** (la semaine entière en quelques secondes plutôt qu'une soirée), la **vérification** (aucun conflit de salle ou de personne ne passe entre les mailles) et l'**explication** (chaque placement se justifie, ce qui désamorce bien des discussions). Dans Accord, le panneau « Pourquoi ici » indique la raison de chaque séance, et propose des remplaçants quand quelqu'un est absent. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Un solveur de contraintes, c'est de l'intelligence artificielle ? C'est une branche de l'informatique plus ancienne que les modèles de langage actuels, rattachée à la recherche opérationnelle et à l'IA dite symbolique. Il suit des règles exactes, donne le même type de résultat à chaque calcul et peut justifier ses choix, ce qui n'est pas le cas d'un modèle de langage. ### Quelle différence entre un solveur et un tableur avec des formules ? Un tableur calcule ce que vous lui avez demandé, cellule par cellule, mais il ne cherche pas. Un solveur explore des milliers de combinaisons pour en trouver une qui respecte vos règles. Le tableur vérifie, le solveur construit. ### Le planning produit sera-t-il toujours le même ? Pas forcément. Quand plusieurs plannings sont aussi bons, le solveur peut en proposer un parmi eux. C'est pourquoi on peut verrouiller certaines séances : en recalculant, elles ne bougent plus. ### À partir de quelle taille un solveur devient-il utile ? Dès que le nombre de combinaisons dépasse ce qu'on tient dans sa tête, c'est-à-dire en pratique à partir d'une dizaine de personnes et de quelques salles, surtout si les disponibilités et les règles se croisent. En dessous, un tableur bien tenu suffit souvent. --- # Aide aux devoirs pendant les vacances : organiser les créneaux URL : https://accord.enys.dev/guides/aide-aux-devoirs-vacances Thème : Soutien scolaire Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Fermer, réduire ou proposer un stage : comment organiser l'aide aux devoirs en vacances selon le calendrier des zones A, B et C et vos bénévoles disponibles. L'essentiel : - Pendant les vacances scolaires, une association d'aide aux devoirs peut fermer, maintenir des séances réduites ou proposer un format spécial comme un stage de révision. - La décision se prend dès la rentrée pour toute l'année, afin que familles et bénévoles puissent s'organiser. - Les vacances de la Toussaint et de Noël sont communes aux trois zones, alors que celles d'hiver et de printemps diffèrent entre les zones A, B et C ; Lyon et Villeurbanne sont en zone A. Pendant les vacances scolaires, une association d'aide aux devoirs a trois options : fermer, maintenir des séances réduites, ou proposer un format spécial (stage de révision, atelier de lecture, aide à la remise à niveau). La bonne décision dépend du public, des bénévoles disponibles et du calendrier de la zone. Le plus important est de la prendre **dès la rentrée** pour toute l'année, de sorte que familles et bénévoles puissent s'organiser. ## Pourquoi les vacances bouleversent tout Pendant l'année, le planning repose sur une régularité : même jour, même heure, mêmes bénévoles. Les vacances cassent ces trois piliers. - Les **familles** partent, ou au contraire cherchent une solution de garde et de soutien. - Les **bénévoles** étudiants rentrent chez leurs parents, les actifs posent des congés, les retraités voyagent. - Les **locaux** peuvent fermer (mairie, centre social, école). - Le **calendrier** varie selon les zones pour l'hiver et le printemps. ## Connaître le calendrier de votre zone Lyon, Villeurbanne et le Rhône font partie de la zone A. À titre d'illustration, voici les périodes de l'année 2026-2027 telles que publiées par le calendrier national (à confirmer sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr), qui fait foi) : | Période | Dates (zone A) | | --- | --- | | Toussaint 2026 | du samedi 17 octobre au dimanche 1er novembre, reprise le lundi 2 novembre | | Noël 2026 | du samedi 19 décembre 2026 au dimanche 3 janvier 2027, reprise le lundi 4 janvier | | Hiver 2027 | du samedi 13 février au lundi 1er mars | | Printemps 2027 | du samedi 10 avril au lundi 26 avril | Les vacances de la Toussaint et de Noël sont communes aux trois zones, alors que l'hiver et le printemps diffèrent entre A, B et C. Si vous avez des bénévoles ou des familles réparties entre plusieurs zones, par exemple une famille en zone B, regardez aussi leur calendrier. ## Les trois options, avec leurs avantages et leurs limites | Option | Pour qui | Avantages | Limites | | --- | --- | --- | --- | | Fermeture | Associations avec peu de bénévoles en vacances | Repos pour tous, pas de planning à refaire | Perte de rythme pour certains élèves | | Séances réduites | Associations dont les bénévoles restent en partie | Maintien du lien | Planning à refaire, effectifs fragiles | | Stage ou format spécial | Public en difficulté, lycéens avant examens | Travail en profondeur, motivation | Préparation plus lourde, bénévoles supplémentaires | La fermeture n'est pas un échec. Annoncée et expliquée, elle protège les bénévoles et donne un rythme à l'année. Elle devient problématique quand elle est décidée au dernier moment. ## Organiser des séances réduites Si vous maintenez une activité réduite, quelques règles : 1. **Gardez les mêmes jours et les mêmes heures**, même si le nombre de séances diminue. Les enfants repèrent mieux un « mardi » qu'un nouveau créneau. 2. **Regroupez les niveaux** : un groupe CM2-6e plutôt que deux séances séparées, si vos bénévoles sont moins nombreux. 3. **Demandez des disponibilités spécifiques à la période**. Un bénévole qui dit « toujours libre le jeudi » peut ne pas l'être pendant les congés. Ne reconduisez pas automatiquement la grille de l'année. 4. **Prévoyez une liste de remplaçants plus large**, car les absences sont plus fréquentes en vacances. ## Monter un stage de révision ou un atelier Un stage ponctuel est un autre projet, avec ses propres besoins. Le plus fréquent concerne les lycéens ou les élèves de troisième avant des échéances d'examen, ou les élèves qui ont besoin d'une remise à niveau avant la rentrée. ### Définir le format - **Durée** : trois ou cinq demi-journées consécutives fonctionnent mieux qu'une séance isolée. - **Taille des groupes** : petits groupes de quatre à six élèves, selon le niveau et le nombre de bénévoles. - **Contenu** : méthodologie, révisions ciblées, lecture à voix haute, jeux de calcul, sorties pédagogiques. ### Constituer l'équipe Faites appel à des bénévoles occasionnels : étudiants en vacances, enseignants retraités, parents d'anciens élèves. Un stage permet de recruter des personnes qui n'auraient pas pris un engagement à l'année. Placez toujours au moins un bénévole expérimenté comme référent. ### Gérer les inscriptions Plafonnez les inscriptions en fonction de vos effectifs de bénévoles : quatre élèves par bénévole sur un stage dense, par exemple. Prévoyez une liste d'attente. ## Collecter les disponibilités pendant les congés La difficulté est de recueillir les disponibilités à une période où les gens sont moins joignables. Quelques astuces : - Demandez les disponibilités de vacances **un mois avant**, en même temps que le rappel de rentrée de période. - Utilisez un lien unique, sans compte à créer, qui s'ouvre sur téléphone. - Posez la question par période (« Toussaint », « Noël ») plutôt que par date, pour simplifier les réponses. Une saisie depuis un message libre peut aussi aider : un bénévole répond « je suis là la première semaine puis absent » et l'outil transforme ce message en disponibilités. C'est ce que permet Accord, qui connaît par ailleurs les vacances des zones A, B et C. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Communiquer à temps Une fois la décision prise, annoncez-la : - aux **familles**, avec les dates de fermeture ou de séances spéciales, et la date de reprise ; - aux **bénévoles**, avec la manière de s'inscrire sur les séances proposées ; - aux **partenaires** (établissements, mairie, centre social) si vous utilisez leurs locaux. Un message simple, en deux ou trois phrases, par le canal que les familles lisent vraiment (SMS ou WhatsApp en général) suffit. ## Les erreurs à éviter - Maintenir la grille normale en espérant que « ça ira ». - Annoncer la fermeture à la dernière minute. - Mobiliser les mêmes bénévoles sans pause pendant toutes les vacances. - Oublier de relever les heures : les stages représentent des volumes importants pour la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). Pour l'organisation générale de l'année, consultez aussi [le planning de soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire). ## Questions fréquentes ### Faut-il maintenir l'aide aux devoirs pendant les vacances scolaires ? Non, ce n'est pas une obligation. Beaucoup d'associations ferment pendant certaines vacances pour préserver leurs bénévoles. Le point clé est d'annoncer la décision à l'avance. Un format spécial (stage, atelier) peut répondre à des besoins précis, notamment avant des examens. ### Comment savoir à quelles dates tombent les vacances scolaires ? Consultez le calendrier officiel sur le site du ministère de l'Éducation nationale (education.gouv.fr). Lyon et la métropole sont en zone A. Vérifiez les dates chaque année, car elles évoluent. ### Comment trouver des bénévoles pour un stage pendant les vacances ? Sollicitez les étudiants, les enseignants retraités et les anciens bénévoles, pour une mission courte et clairement bornée. Les engagements ponctuels séduisent des personnes qui hésitent à s'engager à l'année. ### Peut-on regrouper des élèves de niveaux différents pendant les vacances ? Oui, quand le nombre de bénévoles baisse. Prévoyez alors un temps de travail commun et des temps individualisés, avec un bénévole référent par sous-groupe. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Organiser un CLAS : planning des séances et des intervenants URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-clas-accompagnement-scolarite Thème : Soutien scolaire Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Un CLAS réunit des groupes d'enfants, des bénévoles et des salariés. Comment composer groupes, séances, intervenants et remplacements, étape par étape. L'essentiel : - Le contrat local d'accompagnement à la scolarité (CLAS) est un dispositif soutenu par les Caf pour les enfants du CP à la terminale et leurs parents ; il ne se résume pas à l'aide aux devoirs. - Le projet couvre quatre axes : les enfants et les jeunes, les parents, la concertation avec l'école et la concertation avec les acteurs du territoire. - Le planning repose sur des groupes stables, souvent de 8 à 12 enfants selon la Caf, un créneau régulier après la classe, un intervenant référent par groupe et une liste de remplaçants. Un contrat local d'accompagnement à la scolarité (CLAS) est un dispositif soutenu par les Caf, qui s'adresse aux enfants scolarisés du CP à la terminale et à leurs parents. Pour en organiser le planning, fixez des **groupes stables**, un créneau régulier après la classe, un intervenant référent par groupe et une liste de remplaçants. Le CLAS ne se résume pas à l'aide aux devoirs : le travail avec les parents et avec l'école fait partie du cadre. ## Ce que dit le dispositif, et ce que vous devez en retenir pour le planning Selon la page de la Caf consacrée au dispositif, le CLAS vise à accompagner les parents dans le suivi et la compréhension de la scolarité de leurs enfants, et il s'adresse à des enfants qui n'ont pas, dans leur environnement, toutes les conditions pour réussir à l'école. Les actions doivent être laïques et mixtes. La même page indique que le CLAS ne remplace pas l'école et que le soutien scolaire disciplinaire, les études surveillées, les activités de loisirs exclusives et les actions purement individuelles ne sont pas finançables à ce titre. Le projet doit respecter le référentiel national et couvrir quatre axes : les enfants et les jeunes, les parents, la concertation avec l'école, la concertation avec les acteurs du territoire. Côté financement, la Caf verse une prestation de service qui couvre une partie des dépenses, attribuée après un appel à projets annuel. Les montants et conditions évoluent : vérifiez-les auprès de votre Caf et de la circulaire en vigueur avant de bâtir votre budget. > Point de vigilance : les règles précises (nombre d'heures, taille des groupes, structures éligibles) varient selon les territoires et les campagnes. Ce guide traite de l'organisation. Pour l'éligibilité et le financement, la référence reste votre Caf. Pour un planning, cela se traduit par quatre catégories de créneaux à prévoir, pas seulement les séances avec les enfants : - les **séances de groupe** (en général après la classe) ; - les **temps avec les parents** : réunions de début d'année, rencontres, sorties ; - les **temps de concertation avec l'école** : échanges avec les enseignants ; - les **temps de préparation et de bilan** de l'équipe. ## Étape 1 : constituer les groupes La Caf évoque dans sa FAQ des groupes de 8 à 12 enfants, avec un minimum de 5 en milieu rural. Dans la pratique, composez les groupes par niveau scolaire proche (CP-CE1, CE2-CM2, collège, lycée), puis par école d'origine, car les familles aiment que les enfants du même établissement se retrouvent. Gardez les groupes **stables toute l'année**. C'est ce qui permet à un intervenant de connaître chaque enfant et de repérer les difficultés. Réorganiser en cours d'année doit rester l'exception. ## Étape 2 : choisir les créneaux Les jours dépendent des écoles : mardi et jeudi sont fréquents, mais les rythmes scolaires varient d'une commune à l'autre (Lyon, Villeurbanne et les communes du Rhône n'ont pas tous les mêmes horaires). Partez des horaires de sortie de classe, ajoutez le trajet, et prévoyez un temps de goûter avant de commencer. | Public | Créneau courant | Remarque | | --- | --- | --- | | Élémentaire | Après la classe, 1 h à 1 h 30 | Goûter, puis devoirs, puis activité | | Collège | Fin d'après-midi | Les élèves arrivent à des heures différentes selon leur emploi du temps | | Lycée | Soirée ou mercredi | Moins de monde, plus de demandes ciblées | ## Étape 3 : composer l'équipe d'intervenants Un CLAS réunit généralement un **coordinateur** (souvent salarié) et des intervenants bénévoles ou vacataires : étudiants, retraités, enseignants. Dimensionnez en visant au moins deux adultes par séance, et un adulte pour quatre à six enfants selon l'âge, ce qui reste une règle de bon sens à adapter à votre projet plutôt qu'une norme. Le planning doit répondre à trois questions : 1. **Qui est référent de quel groupe ?** Le référent est présent à chaque séance sauf absence. 2. **Qui peut remplacer ?** Une liste de suppléants par niveau, avec leurs jours de disponibilité. 3. **Qui est qualifié pour quoi ?** Un étudiant en maths pour le collège, un bénévole à l'aise avec la lecture pour les CP. Si votre équipe est surtout composée d'étudiants, leurs emplois du temps changent à chaque semestre : recueillez les disponibilités en début de période. Pour la répartition entre élèves et accompagnants, voir [répartir élèves, professeurs et bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-eleves-professeurs-benevoles) et [le planning du soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire). ### Exemple chiffré Une association accueille 4 groupes (CE2-CM2 deux fois, 6e-5e, 4e-3e) deux soirs par semaine, soit 8 séances. Avec 2 adultes par séance, il faut 16 présences par semaine. Si 14 bénévoles peuvent venir une fois par semaine et 3 deux fois, on atteint 20 places pour 16 à pourvoir : la marge de 4 couvre les absences. Si seulement 10 bénévoles sont disponibles, le planning ne tient pas, et il vaut mieux ouvrir un seul soir que d'annuler des séances au fil de l'eau. ## Étape 4 : intégrer le calendrier scolaire Les séances suivent le calendrier de l'école : pas de CLAS pendant les vacances scolaires sauf projet spécifique, et attention aux ponts, aux jours fériés et aux sorties de classe. Consultez les [vacances scolaires 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/vacances-scolaires-2026-2027-planning) et les [jours fériés 2026-2027](https://accord.enys.dev/guides/jours-feries-2026-2027-planning) pour poser l'année entière en septembre. Les sessions de reprise à la rentrée sont détaillées dans le [rétroplanning de la rentrée](https://accord.enys.dev/guides/retroplanning-rentree-septembre). ## Étape 5 : planifier le lien avec les parents et l'école C'est la partie que l'on oublie. Placez dans le calendrier, dès septembre, une réunion d'information des parents, un point à mi-année et un bilan en juin. Prévoyez aussi un temps d'échange avec les enseignants de chaque école partenaire. Ces rendez-vous ne passent pas par les mêmes personnes que les séances du soir : ils engagent surtout le coordinateur. ## Outiller le planning Quand les groupes, les référents, les suppléants et les calendriers de plusieurs écoles se croisent, le tableur atteint vite ses limites. Avec Accord, vous écrivez vos règles en français (« un référent par groupe », « deux adultes minimum par séance », « pas de séance pendant les vacances »), les intervenants donnent leurs disponibilités par un lien sans compte, et le moteur compose la semaine puis propose des remplaçants en cas d'absence. [L'essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) permet de tester avec vos propres cas. ## Questions fréquentes ### Quelle est la différence entre un CLAS et de l'aide aux devoirs ? L'aide aux devoirs est une activité parmi d'autres. D'après la Caf, le CLAS doit en plus comporter un travail avec les parents, une concertation avec l'école et une articulation avec les acteurs du territoire. ### Qui peut porter un CLAS ? Selon la Caf, des associations, des collectivités territoriales et des établissements publics ou privés à caractère social, ainsi que des acteurs du secteur privé lucratif à condition d'une gestion désintéressée. Renseignez-vous auprès de votre Caf pour votre situation. ### Comment obtenir un financement pour un CLAS ? La sélection se fait par appel à projets, via la plateforme que la Caf indique. Contactez votre Caf pour connaître les dates de la campagne, le formulaire et les pièces demandées. ### Que faire quand un intervenant est absent ? Appelez d'abord le suppléant du même niveau, puis regroupez deux petits groupes si l'effectif adulte le permet. Voir [gérer un désistement de dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). Sources : - [Caf : contrat local d'accompagnement à la scolarité (CLAS)](https://www.caf.fr) --- # Planning de soutien scolaire : élèves et professeurs bénévoles URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire Thème : Soutien scolaire Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Composer un planning de soutien scolaire associatif : besoins des familles, bénévoles, niveaux, matières et vacances et grille de séances stable. L'essentiel : - Un planning de soutien scolaire associatif croise les créneaux où des élèves ont besoin d'aide, par niveau et par matière, avec les créneaux où des bénévoles compétents sont disponibles. - La méthode la plus fiable fixe des séances récurrentes par niveau, y affecte des binômes ou petits groupes stables et garde une marge de bénévoles pour les absences. - Le calendrier scolaire s'intègre dès la rentrée, avec une décision prise pour chaque période de vacances : fermeture, séances réduites ou stage. Un planning de soutien scolaire associatif consiste à croiser deux listes : les créneaux où des élèves ont besoin d'aide (par niveau et par matière) et les créneaux où des bénévoles sont disponibles. La méthode la plus fiable est de fixer d'abord des **séances récurrentes** par niveau, d'y affecter des binômes ou des petits groupes, puis de garder une marge pour les absences. Le calendrier scolaire doit être intégré dès le départ, sinon le planning explose à chaque vacance. ## Ce qui rend le soutien scolaire plus délicat qu'un planning ordinaire Dans un planning classique de bénévoles, un créneau demande « deux personnes ». Ici, chaque créneau demande une adéquation : un professeur capable d'aider en mathématiques de troisième, un autre à l'aise avec l'anglais de sixième, et des élèves qui doivent être là à l'heure où l'école finit. Trois contraintes se superposent : - **Les élèves** : horaires de sortie de classe, trajets, fratries qui doivent venir ensemble, parfois un seul créneau possible par semaine. - **Les bénévoles** : étudiants, retraités, actifs, avec des emplois du temps très différents (partiels, déplacements, jours de télétravail). - **L'année scolaire** : vacances, jours fériés, semaines d'examens, ponts. ## Étape 1 : partir des besoins des familles Collectez, pour chaque élève, un petit nombre d'informations utiles et rien de plus : - le niveau (classe) et les matières à renforcer ; - les créneaux possibles dans la semaine ; - les contraintes particulières (frère ou sœur, trajet, accompagnement adulte nécessaire). Un formulaire court, rempli en deux minutes par le parent ou l'élève, vaut mieux qu'un entretien long. Limitez les données personnelles à ce qui sert à organiser les séances. ## Étape 2 : recenser les compétences et disponibilités des bénévoles Demandez à chaque bénévole : 1. les niveaux qu'il se sent capable d'accompagner (primaire, collège, lycée) ; 2. les matières qu'il maîtrise vraiment, pas celles qu'il pourrait improviser ; 3. ses créneaux réguliers, avec une indication de solidité (« toujours libre » ou « si possible »). Un étudiant en master de chimie peut être excellent en physique-chimie de lycée mais pas à l'aise pour la grammaire de CM2 : il vaut mieux le savoir avant de composer. ## Étape 3 : construire une grille de séances récurrentes Plutôt que de recomposer chaque semaine, définissez une **grille type**. Par exemple pour une association de quartier à Villeurbanne : | Créneau | Public | Format | Bénévoles | | --- | --- | --- | --- | | Lundi 17h à 18h30 | CP à CM2 | 1 pour 3 élèves | 3 | | Mardi 17h30 à 19h | 6e et 5e | 1 pour 3 élèves | 3 | | Jeudi 17h30 à 19h | 4e et 3e | 1 pour 2 élèves | 4 | | Samedi 10h à 12h | Lycée | Binômes | 4 | Les familles apprécient la régularité : « c'est toujours le mardi ». Les bénévoles aussi. Seules les affectations nominatives changent quand c'est nécessaire. Sur le fond, la répartition par niveau est traitée plus en détail dans [répartir les élèves par niveau entre professeurs bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-eleves-professeurs-benevoles). ## Étape 4 : poser quelques règles claires Les règles qui reviennent le plus souvent dans les associations de soutien scolaire : - Un élève retrouve, autant que possible, le **même bénévole** d'une semaine à l'autre. - Un bénévole qui accompagne les lycéens est un bénévole qui maîtrise le programme concerné. - Pas plus d'un certain nombre d'élèves par bénévole selon le niveau. - Un mineur n'est jamais seul dans le local avec un seul adulte si l'association a choisi de l'interdire (c'est une règle de prudence que beaucoup d'associations se donnent). - Karim ne travaille pas le mercredi, Sonia n'intervient qu'en mathématiques. Ces règles s'écrivent facilement sous forme de phrases. Dans Accord, elles se rédigent en français, puis le moteur les respecte à chaque composition. ## Étape 5 : intégrer le calendrier scolaire C'est le point qui fait le plus de dégâts quand on l'oublie. À la date de rédaction de ce guide (octobre 2026), les vacances de la Toussaint 2026 s'étendent, d'après le calendrier publié par l'Éducation nationale, du samedi 17 octobre au dimanche 1er novembre pour toutes les zones, avec reprise des cours le lundi 2 novembre. Vérifiez toujours les dates sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) avant de planifier. Lyon et Villeurbanne dépendent de la zone A pour les vacances d'hiver et de printemps, qui ne tombent pas aux mêmes dates que celles de la zone B ou de la zone C. Le bon réflexe : décider à l'avance, pour chaque période de vacances, entre trois options. - **Fermeture** : pas de séances, les bénévoles et les familles le savent depuis la rentrée. - **Stage ou séances intensives** : voir [l'aide aux devoirs pendant les vacances](https://accord.enys.dev/guides/aide-aux-devoirs-vacances). - **Séances réduites** : un créneau sur deux, par exemple. Un outil qui connaît les fériés et les zones scolaires évite de découvrir un lundi de Pentecôte au dernier moment. Accord intègre ce calendrier français et applique les périodes de vacances à la composition. ## Étape 6 : suivre les présences et les heures Même si le soutien scolaire est bénévole, notez : - la présence des élèves (utile pour relancer les absents et pour vos bilans) ; - les heures de chaque bénévole (utiles pour les remerciements, les rapports d'activité et, plus tard, la [valorisation du bénévolat](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures)). Un simple tableau suffit : date, bénévole, nombre d'élèves, durée. ## Erreurs fréquentes - **Tout fixer en septembre sans marge.** Prévoyez quelques bénévoles de plus que le strict nécessaire : ils compensent les absences. - **Changer l'affectation chaque semaine.** Les élèves, surtout les plus jeunes, perdent leurs repères. - **Oublier les périodes d'examens.** Les étudiants bénévoles sont souvent indisponibles en décembre-janvier et en mai. - **Ne pas écrire qui remplace qui.** Le jour où quelqu'un est absent, le responsable gère par messages dans la panique. ## Questions fréquentes ### Comment organiser du soutien scolaire avec des bénévoles ? Définissez une grille hebdomadaire de séances par niveau, recensez les compétences et les créneaux des bénévoles, puis affectez-les de façon stable. Gardez une liste de remplaçants et un calendrier des vacances pour savoir quand les séances sont maintenues ou suspendues. ### Combien d'élèves par bénévole en soutien scolaire ? Il n'existe pas de règle légale unique pour les associations. En pratique, beaucoup choisissent un bénévole pour deux à quatre élèves en primaire et au collège, et des binômes ou du un-pour-un au lycée. L'important est de fixer un ratio dans votre projet associatif et de le tenir. ### Comment gérer les absences de professeurs bénévoles ? Prévenez dès que possible, puis proposez le remplacement à un bénévole de la liste de renfort ayant le bon niveau et la bonne matière. Si personne n'est disponible, regroupez deux petits groupes plutôt que d'annuler. Voir [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ### Faut-il un planning différent pendant les vacances scolaires ? Oui, au moins une décision explicite : fermer, réduire ou proposer un format spécial. Annoncez-la à la rentrée pour toute l'année, afin que familles et bénévoles puissent s'organiser. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Répartir les élèves par niveau entre professeurs bénévoles : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/repartir-eleves-professeurs-benevoles Thème : Soutien scolaire Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Comment répartir élèves et professeurs bénévoles par niveau et par matière : critères, groupes, ratios, affectations stables et cas des profils mixtes. L'essentiel : - Pour répartir des élèves entre professeurs bénévoles, on regroupe d'abord les élèves par niveau et par besoin, puis on affecte le bénévole compétent dont le créneau correspond. - La compétence se traite avant la disponibilité, sinon un bénévole peut se retrouver face à des élèves dans une matière qu'il ne maîtrise pas. - Les repères courants sont d'un bénévole pour trois à cinq élèves en primaire, deux à quatre au collège et un ou deux au lycée, avec une affectation stable pendant au moins un trimestre. Pour répartir des élèves entre professeurs bénévoles, regroupez d'abord les élèves par **niveau de classe et par besoin** (matière à renforcer), puis affectez à chaque groupe le bénévole dont la compétence correspond, en tenant compte de son créneau. Gardez ensuite l'affectation stable d'une semaine à l'autre : un élève progresse mieux avec un interlocuteur qu'il connaît. Les cas particuliers (élève entre deux niveaux, bénévole polyvalent) se traitent par règles écrites plutôt qu'au cas par cas. ## Les deux questions à ne pas confondre On mélange souvent deux problèmes différents : 1. **Qui peut aider qui ?** C'est une question de compétence : niveau, matière, aisance pédagogique. 2. **Qui est libre quand ?** C'est une question de disponibilité : créneaux de l'élève, créneaux du bénévole. Une répartition solide traite la première question avant la seconde. Si vous commencez par les créneaux, vous finissez avec un bénévole de lettres en face de trois élèves de terminale en physique, simplement parce qu'ils étaient libres en même temps. ## Étape 1 : décrire chaque élève en quatre champs Pas besoin d'un dossier complet. Quatre informations suffisent pour répartir : - la classe (par exemple 5e, 2nde, terminale) ; - la ou les matières à renforcer ; - les créneaux possibles dans la semaine ; - les contraintes (fratrie, trajet, accompagnement adulte). Si le niveau réel diffère de la classe (un élève de 4e qui a des lacunes de 6e en calcul), notez-le. C'est le besoin qui commande le groupe, pas toujours l'âge. ## Étape 2 : décrire chaque bénévole en quatre champs - les niveaux accompagnés (primaire, collège, lycée, post-bac) ; - les matières maîtrisées, avec une nuance « à l'aise » ou « en dépannage » ; - les créneaux disponibles et leur régularité ; - le format préféré (un-pour-un, petit groupe, atelier). Cette fiche doit être mise à jour à chaque rentrée et à chaque changement de situation, notamment pour les étudiants dont l'emploi du temps bouge à chaque semestre. ## Étape 3 : choisir un mode de regroupement Trois modes sont courants. Le bon dépend de votre effectif et de l'hétérogénéité des besoins. | Mode | Principe | Avantage | Limite | | --- | --- | --- | --- | | Par niveau de classe | Tous les 6e ensemble, etc. | Simple à lire, séances homogènes | Ignore les besoins individuels | | Par matière | Une séance maths, une séance français | Bénévole spécialiste | Un élève qui a deux besoins vient deux fois | | Par besoin croisé | Niveau et matière | Précis | Plus de groupes, plus de complexité | En association de quartier, le regroupement par niveau avec un bénévole « référent » par groupe fonctionne le plus souvent, complété par des binômes en lycée où les besoins sont plus spécialisés. ## Étape 4 : fixer des ratios réalistes Il n'existe pas de norme imposée aux associations. Les ratios ci-dessous sont des repères de bon sens que l'on retrouve dans beaucoup de structures, à adapter à vos locaux et à votre public : - primaire : un bénévole pour trois à cinq élèves, avec une séance rythmée en deux ou trois temps ; - collège : un bénévole pour deux à quatre élèves ; - lycée : un bénévole pour un ou deux élèves, voire un-pour-un en terminale. Écrivez le ratio dans votre fonctionnement interne. Quand une séance déborde, vous saurez ce que vous acceptez et ce que vous refusez. ## Étape 5 : affecter de façon stable Une fois les groupes formés, évitez de redistribuer chaque semaine. Une règle simple : **un élève garde son bénévole référent**, sauf absence. Les remplaçants interviennent comme dépanneurs, avec une fiche de suivi laissée par le référent (ce qui a été fait, ce qu'il reste à voir). Voici un exemple chiffré, purement illustratif, pour un jeudi soir : - 14 élèves inscrits, du CM2 à la 3e ; - 5 bénévoles disponibles ; - trois groupes constitués : CM2-6e (5 élèves, 1 bénévole polyvalent), 5e-4e (5 élèves, 2 bénévoles dont un spécialiste de maths), 3e (4 élèves, 2 bénévoles dont un spécialiste de français) ; - un bénévole supplémentaire sur liste de renfort. Ce schéma est lisible, il est facile à expliquer aux familles, et il tient si un bénévole manque. ## Les cas particuliers ### L'élève entre deux niveaux Affectez-le au groupe où son besoin principal est traité. Précisez par écrit que le groupe peut changer après un bilan à six ou huit semaines. ### Le bénévole polyvalent C'est une ressource précieuse mais aussi un risque : on lui confie tout. Posez une règle de plafond (maximum deux groupes différents par séance, par exemple) pour qu'il ne s'épuise pas. ### L'élève qui ne s'entend pas avec son bénévole Cela arrive. Prévoyez un changement possible sans drame, après échange avec le responsable pédagogique. Changer de binôme est une adaptation, pas un échec. ### Les fratries Placez-les, si possible, sur le même créneau. Les familles qui n'ont qu'une heure disponible par semaine ne viendront pas deux fois. ## Mettre les règles par écrit Des règles comme « un bénévole de lycée ne prend jamais plus de deux élèves », « les débutants sont toujours en binôme avec un ancien » ou « Sonia n'intervient qu'en mathématiques » se formulent bien en phrases. Un outil de planification qui lit les règles en français, comme Accord, peut ensuite composer la semaine en les respectant et expliquer chaque placement. Mais la discipline reste la même avec un tableur : écrire les règles, c'est déjà se mettre d'accord. Pour l'organisation générale d'un dispositif, voyez [le planning de soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire) et, pour les remplacements, [les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Questions fréquentes ### Comment répartir des élèves de niveaux différents dans une même séance ? Organisez la séance en sous-groupes par niveau, avec un bénévole par sous-groupe, ou alternez des temps de travail autonome et d'aide ciblée. Si l'écart est trop important, mieux vaut créer deux séances que de pénaliser tout le monde. ### Un bénévole peut-il aider sur une matière qu'il ne maîtrise pas parfaitement ? Oui pour une aide à la méthode (organiser son travail, apprendre une leçon, relire), non pour expliquer un point de programme qu'il ne maîtrise pas. Notez la nuance « à l'aise » ou « en dépannage » dans la fiche du bénévole, et affectez en conséquence. ### Combien de temps un élève doit-il garder le même bénévole ? Au moins un trimestre, si possible l'année. La stabilité crée la confiance, qui compte beaucoup chez les élèves en difficulté. Prévoyez un point d'étape à six ou huit semaines pour ajuster. ### Comment équilibrer la charge entre les bénévoles ? Comptez les séances de chacun sur le mois et appliquez un plafond. Les méthodes concrètes sont dans le guide [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). --- # Soutien scolaire en visio : comment organiser les séances en ligne URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire-en-ligne Thème : Soutien scolaire Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser du soutien scolaire en visio : créneaux fixes, durée des séances, présence des parents et plan B en cas de panne. Méthode pas à pas. L'essentiel : - Pour organiser du soutien scolaire en visio, on attribue à chaque élève un créneau fixe et un lien de réunion permanent, avec des séances plus courtes qu'en présentiel, souvent 45 minutes à une heure. - Un battement de cinq à dix minutes entre deux élèves et une règle écrite en cas de panne (téléphone ou lien de secours, report) évitent la plupart des litiges. - Pour des mineurs, on fixe à l'inscription la présence d'un adulte dans le logement et l'on n'enregistre aucune séance sans l'accord explicite des familles. Pour organiser du soutien scolaire en visio, attribuez à chaque élève un créneau fixe et un lien de réunion permanent, adoptez des séances plus courtes qu'en présentiel (souvent 45 minutes à une heure), prévoyez cinq à dix minutes de battement entre deux élèves et décidez à l'avance ce qui se passe en cas de panne de connexion. Le gain de temps de trajet permet de proposer davantage de créneaux le soir, mais il demande des règles plus nettes : plus de couloir où se prévenir, tout passe par l'écrit. ## Ce que la visio change dans le planning La disparition du trajet est le premier avantage : un bénévole ou un étudiant peut assurer deux séances d'affilée sans courir d'un quartier à l'autre, et une association de la métropole lyonnaise peut recruter hors de Villeurbanne, voire hors du Rhône. Trois contraintes apparaissent en échange. - **Le matériel de l'élève.** Il faut un ordinateur ou une tablette, une connexion correcte et un endroit calme. Certaines familles partagent un seul écran entre plusieurs enfants : le créneau doit en tenir compte. - **L'attention.** Un enfant de collège décroche plus vite devant un écran. Des séances courtes et rythmées valent mieux qu'une heure monotone. - **La responsabilité.** Un mineur seul derrière une caméra suppose des règles claires sur la présence d'un adulte et sur l'enregistrement éventuel (voyez plus bas). ## Définir le format des séances | Niveau | Durée courante | Remarque | | --- | --- | --- | | Primaire | 30 à 45 minutes | Beaucoup de manipulation, supports partagés à l'écran | | Collège | 45 minutes | Alterner explication et exercices | | Lycée | 60 minutes | Préparation de contrôles, bac, orientation | | Supérieur | 60 minutes ou plus | Séances à la demande | Ce sont des repères d'usage et non une obligation. Ajustez selon vos élèves, et gardez une durée identique pour tous les créneaux d'une même plage : cela simplifie beaucoup l'emploi du temps. ## Construire le planning en cinq étapes 1. **Recensez les disponibilités des intervenants** (bénévoles, étudiants, enseignants retraités), avec leurs contraintes de semaine et de période d'examens. [Collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles) sans fil WhatsApp interminable est la partie la plus fastidieuse. 2. **Recueillez celles des familles**, de préférence par un lien sans compte : beaucoup de parents ne créeront pas un énième identifiant. 3. **Fixez des créneaux récurrents.** Même jour, même heure, même lien : l'élève sait où il en est sans consulter un message. 4. **Associez élève et intervenant** par matière, niveau et disponibilité. Si vous gérez beaucoup de binômes, voyez [la répartition des élèves entre professeurs et bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/repartir-eleves-professeurs-benevoles). 5. **Prévoyez des créneaux tampons** pour les rattrapages et les imprévus, par exemple deux plages libres en fin de semaine. ### Exemple chiffré Une association propose du soutien en maths et en français à une vingtaine d'élèves de collège. Elle dispose de huit étudiants bénévoles disponibles chacun deux soirs par semaine, de 17 h 30 à 20 h. Avec des séances de 45 minutes et 10 minutes de battement, chaque soir permet trois séances par bénévole. Seize soirées-bénévoles donnent donc 48 séances possibles par semaine, soit largement de quoi couvrir vingt élèves à raison d'une séance chacun, avec une marge pour les rattrapages. ## Les règles à écrire pour éviter les litiges > Des règles courtes, envoyées aux familles dès l'inscription, évitent la plupart des malentendus. - **Retard et absence** : au bout de combien de minutes sans connexion la séance est-elle considérée comme annulée ? Qui prévient qui, et par quel canal ? - **Panne technique** : le plan B habituel est un appel téléphonique ou un lien de secours. Précisez si la séance est reportée ou raccourcie. - **Présence d'un adulte** : pour des enfants, il est raisonnable de demander qu'un adulte du foyer soit présent dans le logement au début de la séance. Fixez cette règle selon l'âge de vos élèves. - **Enregistrement** : n'enregistrez pas sans l'accord explicite des familles et sans en préciser l'usage. - **Outils** : un seul outil de visio pour tous (lien permanent, tableau blanc partagé), afin que les familles ne jonglent pas entre plusieurs applications. ## Données personnelles des élèves Le soutien en ligne manipule des noms, des niveaux scolaires et des coordonnées de mineurs. Collectez le strict nécessaire, informez les familles de l'usage de ces données et limitez la conservation. Le guide sur [le RGPD pour un planning d'association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association) détaille les réflexes à adopter. ## Faire le lien avec le présentiel Beaucoup de structures mélangent les deux : séances en salle le mercredi, visio en soirée ou en période d'examens. Si c'est votre cas, gardez un seul planning pour éviter les doublons de salle ou de bénévole, et lisez aussi le guide général sur [le planning du soutien scolaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-soutien-scolaire). Quand le nombre d'élèves dépasse la quinzaine, un outil comme [Accord](https://accord.enys.dev/cas-usage) permet d'écrire les règles en français (« un bénévole ne fait pas plus de trois séances par soir », « les élèves de terminale passent avant »), de collecter les disponibilités par lien et de proposer un remplaçant lorsqu'un bénévole se désiste. Un [essai gratuit de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est possible, sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Quelle durée choisir pour une séance de soutien en visio ? Entre 30 et 60 minutes selon l'âge : 30 à 45 minutes en primaire et au collège, jusqu'à une heure au lycée. La concentration devant un écran baisse plus vite qu'en face à face, donc mieux vaut deux séances courtes par semaine qu'une longue. ### Faut-il un adulte présent pendant la séance d'un enfant ? La réglementation ne répond pas de la même manière selon le cadre (association, particulier, structure agréée). Dans la pratique, il est prudent de demander qu'un adulte soit présent dans le logement et joignable. Écrivez votre règle dans les conditions d'inscription. ### Que faire quand la connexion coupe en pleine séance ? Prévoyez un canal de secours (téléphone ou lien alternatif) et une règle simple : si la connexion n'est pas rétablie au bout de quelques minutes, la séance est reportée sur un créneau de rattrapage. L'important est que la famille le sache avant. ### Peut-on enregistrer les séances de soutien scolaire ? Seulement avec l'accord clair des familles et des intervenants, pour un usage précis et une durée limitée. Dans le doute, ne pas enregistrer. Pour les mineurs, les précautions sont plus fortes. ### Comment retrouver ses élèves et ses créneaux sans se tromper ? Un seul planning partagé, avec des créneaux récurrents et un rappel automatique, évite les oublis. Chaque intervenant peut aussi ajouter son planning à son agenda : voyez [comment ajouter un planning iCal à Google Agenda](https://accord.enys.dev/guides/ajouter-planning-ical-google-agenda). --- # Covoiturage des parents pour les activités des enfants : l'organiser URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-covoiturage-parents Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser un roulement de covoiturage entre parents pour les activités des enfants : règles, sécurité, assurance, planning équitable et remplacements. L'essentiel : - Pour organiser un covoiturage entre parents, on liste les trajets récurrents, on recueille les places et les contraintes de chaque famille, puis on établit un tour de rôle écrit. - Le code de la route impose un dispositif de retenue adapté à l'enfant jusqu'à 10 ans, et l'on ne transporte jamais plus d'enfants que de places équipées de ceinture. - Avant de lancer le dispositif, chaque famille vérifie auprès de son assureur la couverture du covoiturage occasionnel d'enfants, et les familles sans voiture contribuent autrement. Pour organiser un covoiturage entre parents, listez les trajets récurrents (aller et retour), recueillez les places disponibles et les contraintes de chaque famille, puis établissez un **tour de rôle écrit** où chaque famille conduit à son tour selon le nombre de places qu'elle offre. Sans règles claires sur la sécurité des enfants, l'assurance et les retards, le dispositif repose sur la bonne volonté de quelques-uns et finit par s'essouffler. ## Pourquoi un roulement écrit Dans beaucoup de clubs, d'écoles de musique ou de troupes, des parents s'arrangent « au fil de l'eau » : un message dans le groupe, une réponse de quelqu'un. Cela fonctionne tant que la bonne volonté est là. Puis certains conduisent dix fois plus que d'autres, des enfants restent sur le trottoir, des parents oublient. Un roulement écrit apporte trois choses : - **De l'équité** : chacun conduit à son tour. - **De la prévisibilité** : les familles savent qui prend leur enfant, et quand. - **De la sécurité** : les règles sont posées avant l'incident. ## Étape 1 : cartographier les trajets Notez, pour l'activité concernée : | Information | Exemple | | --- | --- | | Lieu de l'activité | Gymnase à 8 km | | Jours et horaires | Mardi 17h30 et samedi 14h | | Aller / retour | Deux trajets à couvrir | | Points de ramassage | Devant l'école, rond-point du quartier | | Enfants à transporter | 9 | Le but est de visualiser le volume : neuf enfants, deux séances par semaine, deux trajets chacune, cela représente quatre trajets hebdomadaires à répartir. ## Étape 2 : recenser les places et les contraintes Chaque famille indique : - le **nombre de places** disponibles dans son véhicule, sièges enfants compris ; - les **jours** où elle peut conduire (horaires de travail, autres enfants) ; - ses **contraintes** : ne peut faire que les allers, ne conduit pas à la tombée de la nuit, etc. ; - si elle peut proposer un **point de ramassage** pratique. Certaines familles ne peuvent pas conduire (pas de voiture, contraintes de santé). Prévoyez une contrepartie autre que la conduite : tenir le tableau, accompagner à pied, préparer les goûters. L'équité n'est pas que la conduite. ## Étape 3 : poser les règles de sécurité La sécurité des enfants est non négociable. Quelques points à acter par écrit : - **Dispositif de retenue adapté** : le code de la route impose un dispositif de retenue adapté à l'enfant jusqu'à 10 ans, et chaque enfant doit être attaché. Le conducteur doit avoir à disposition les rehausseurs nécessaires, ou chaque famille fournit le sien pour son enfant. - **Nombre de places** : jamais plus d'enfants que de places équipées de ceinture. - **Conducteur** : permis valide, véhicule en règle (contrôle technique, assurance). - **Ponctualité** : un retard est annoncé par message, jamais « on verra ». - **Remise de l'enfant** : l'enfant est déposé à un adulte désigné ou à l'entrée du lieu, jamais laissé seul à une porte fermée. ## Étape 4 : vérifier l'assurance Avant de lancer le dispositif, interrogez votre assureur sur la couverture du covoiturage occasionnel d'enfants des autres familles (assurance automobile, responsabilité civile, protection des occupants). Les contrats diffèrent. Si un club ou une association est impliqué, informez-vous aussi sur ses propres garanties. Ces questions relèvent de votre contrat : ce guide ne les tranche pas. ## Étape 5 : composer le tour de rôle Calculez la charge, puis répartissez. Exemple illustratif : 9 enfants, 6 familles dont 4 conducteurs, 4 trajets par semaine (2 séances, aller et retour). Chaque famille conductrice assure un trajet par semaine. Si une famille ne conduit que les samedis, on lui affecte uniquement les samedis. On croise donc les disponibilités avec les places pour couvrir tous les trajets. Quelques règles de composition : - éviter de faire conduire la même famille deux soirs de suite ; - placer les familles ayant le plus de places sur les créneaux où il y a le plus d'enfants ; - faire tourner les allers et les retours, car le retour (après l'effort, tard le soir) est souvent le plus pénible ; - garder au moins une famille « volante » pour les imprévus. Pour les méthodes d'équité, voyez [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles), transposable aux parents. ## Étape 6 : tenir compte du calendrier Pendant les vacances scolaires, les séances sont souvent suspendues ou modifiées. Alignez le tour de rôle sur le calendrier du club : par exemple, les vacances de la Toussaint 2026 vont du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre d'après le calendrier national sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Les compétitions du week-end, les stages et les tournois ajoutent des déplacements exceptionnels, à planifier à part. ## Étape 7 : gérer les absences et les changements - **Un conducteur indisponible** prévient dès que possible et cherche un échange avec une autre famille. - **Un enfant malade** : la famille le signale pour éviter une attente inutile. - **Un changement d'horaire de l'activité** : le coordinateur informe aussitôt toutes les familles. Un message court, du type « Karim ne peut pas conduire mardi, qui peut échanger ? », suffit si le tableau est partagé. Voir [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). ## Étape 8 : choisir un outil simple Un groupe de messagerie est pratique pour prévenir, mais mauvais pour tenir un planning : les informations se perdent. Préférez un tableau partagé, ou un outil qui collecte les disponibilités et compose le roulement. Accord le fait avec des règles écrites en français (« la famille Martin ne conduit que le samedi », « pas deux soirs de suite ») et prépare les messages de rappel. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. Pensez aussi aux données personnelles des familles (adresses, numéros) : partagez-les uniquement avec les parents concernés. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Questions fréquentes ### Comment organiser un covoiturage entre parents pour le foot ou la danse ? Listez les trajets, recensez les places et contraintes de chaque famille, puis établissez un tour de rôle écrit avec des règles de sécurité et de ponctualité. ### Quel siège faut-il pour un enfant en covoiturage ? Le code de la route impose un dispositif de retenue adapté à l'enfant jusqu'à 10 ans. Vérifiez les règles à jour sur le site officiel de la Sécurité routière et prévoyez le matériel (rehausseur ou siège) avant chaque trajet. ### Faut-il une assurance particulière pour covoiturer des enfants ? Demandez à votre assureur automobile si le covoiturage occasionnel d'enfants est couvert, et dans quelles conditions. Les contrats varient. ### Que faire si une famille ne peut pas conduire ? Proposez-lui une autre contribution (accompagnement à pied, tenue du tableau, goûters). L'équité ne passe pas que par le volant. Sources : - [Sécurité routière : site officiel](https://www.securite-routiere.gouv.fr) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Crèche parentale : organiser les permanences des parents sans conflit URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-creche-parentale Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les permanences des parents d'une crèche parentale : calcul de la charge par famille, rotation, échanges, remplacements et règles d'encadrement. L'essentiel : - Dans une crèche parentale, on calcule la charge totale de permanences, on la répartit entre les familles selon leur nombre d'enfants et leurs jours de présence, puis on compose une rotation équitable. - Dans l'exemple du guide, 10 demi-journées de permanence par semaine pour 20 familles donnent une permanence par famille toutes les deux semaines. - Les ajustements (deux enfants, temps partiel, parent seul) sont votés et écrits dans le règlement, et les règles d'encadrement de l'autorisation de fonctionnement priment toujours. Dans une crèche parentale, les parents assurent des **permanences** aux côtés des professionnels de la petite enfance. Pour les organiser, calculez d'abord la charge totale à couvrir, divisez-la entre les familles selon leur nombre d'enfants et leurs jours de présence, puis composez une rotation équitable qui respecte à tout moment les règles d'encadrement fixées par le projet de la crèche et par l'autorisation de fonctionnement. Un système d'échange et de remplacement rend l'ensemble supportable pour des parents qui travaillent. ## Un cadre particulier Une crèche parentale est le plus souvent gérée par une association de parents, avec des professionnels qui accueillent les enfants et des parents qui participent à la vie quotidienne. L'accueil des jeunes enfants est un domaine encadré : l'établissement fonctionne dans le cadre d'une autorisation, avec des règles d'encadrement et un projet d'établissement qui précisent le rôle des parents. Ce guide traite de l'organisation du planning, pas des règles de fonctionnement de votre structure. Pour tout ce qui touche à l'autorisation, à l'encadrement et aux responsabilités, appuyez-vous sur votre règlement de fonctionnement, votre projet d'établissement et les services de protection maternelle et infantile (PMI) du département. ## Étape 1 : écrire ce que couvre une permanence Avant de répartir, précisez ce que fait un parent en permanence. Selon les crèches, il peut s'agir de : - accompagner l'équipe pendant les temps d'accueil ou de repas ; - participer à des moments d'éveil ; - tenir un rôle d'appoint (préparer, ranger, accueillir les familles) ; - assurer des temps d'ouverture ou de fermeture avec un professionnel. Écrivez-le dans un document connu de tous. Les parents qui savent ce qu'on attend d'eux le font mieux et sont plus sereins. Précisez aussi qui est formé, ce qui est interdit aux parents seuls, et qui est présent en permanence. ## Étape 2 : calculer la charge Le calcul est la clé. Exemple illustratif, à remplacer par vos propres données : la crèche ouvre 5 jours par semaine et demande un parent présent par demi-journée, soit 10 demi-journées de permanence par semaine. Avec 20 familles, cela fait une demi-journée de permanence toutes les deux semaines par famille (10 permanences par semaine, 2 semaines par cycle, donc 20 permanences par cycle, une par famille). Selon les crèches, la règle est modulée : | Situation | Ajustement possible | | --- | --- | | Famille avec deux enfants accueillis | Charge supérieure | | Enfant accueilli à temps partiel | Charge proportionnelle | | Parent unique | Aménagement discuté en assemblée | | Parent en difficulté ponctuelle | Dispense temporaire ou échange | Ces ajustements doivent être votés par l'association et écrits dans le règlement pour éviter les accusations d'inégalité. ## Étape 3 : recueillir les contraintes des familles Chaque famille a ses propres contraintes : horaires de travail, déplacements, autre enfant à récupérer. Demandez : - les **jours impossibles** (contraintes durables) ; - les **périodes d'absence** (vacances, déplacements) ; - les **préférences** (matin, après-midi) ; - les **parents qui peuvent assurer la permanence** (père, mère, autre adulte autorisé selon votre règlement). Un lien unique à remplir en une minute évite les relances. Voir [collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). ## Étape 4 : composer la rotation Quelques règles qui fonctionnent bien : - une même famille n'a pas deux permanences à moins de quelques jours d'intervalle ; - on répartit les demi-journées pénibles (début de matinée, fin de journée, vendredi) ; - les nouvelles familles commencent avec un binôme expérimenté ; - on évite que la même personne soit seule sur un créneau sensible. L'équité est un sujet de tension fréquent dans les structures parentales. Les méthodes décrites dans [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) s'appliquent bien ici : compteur, pondération des créneaux pénibles, plafonds. ## Étape 5 : prévoir les échanges et les remplacements Un enfant malade, un déplacement professionnel, une grève de transports : les imprévus sont constants. Prévoyez : - un **tableau d'échange** où une famille propose son créneau et en demande un autre ; - une **liste de parents volontaires** pour dépanner, avec un système de compensation (crédit d'heures) ; - une **règle de dernier recours** si la permanence ne peut pas être couverte : qui prévient la direction, et que décide-t-on selon les règles d'encadrement. Un défaut de couverture doit toujours être traité avec la personne responsable de la crèche, car il peut modifier les conditions d'accueil. Les échanges sont détaillés dans [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux). ## Étape 6 : tenir compte du calendrier La crèche a ses fermetures annuelles (été, fin d'année, ponts), qui ne coïncident pas toujours avec le calendrier scolaire, mais qui s'en rapprochent. Les parents qui ont des enfants plus âgés suivent aussi le calendrier de l'école. Les dates officielles des vacances sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). D'après le calendrier national, les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027 : beaucoup de familles s'absentent et les permanences deviennent difficiles à couvrir. Publiez le planning par trimestre ou par semestre, en intégrant les fermetures et les ponts. ## Étape 7 : communiquer et rappeler Une permanence oubliée est un problème immédiat. Un message de rappel la veille, avec l'horaire, le lieu et le nom du professionnel référent, réduit les oublis. Accord produit des messages prêts à envoyer, et peut composer la rotation en tenant compte des contraintes écrites en français (« la famille Durand ne peut pas le mercredi », « pas deux permanences à moins de dix jours »). Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Les données des familles (enfants, horaires, coordonnées) sont sensibles : restreignez l'accès au planning aux personnes concernées. Voir [planning et RGPD en association](https://accord.enys.dev/guides/planning-rgpd-association). ## Étape 8 : faire vivre la solidarité Les crèches parentales reposent sur un équilibre fragile : celui d'une charge partagée. Pour le maintenir : - tenez une réunion de bilan chaque trimestre ; - remerciez les parents qui prennent des permanences supplémentaires ; - prévoyez un cadre pour les familles en difficulté, voté en assemblée ; - notez les heures : elles servent aussi aux bilans de l'association, voir [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures). ## Questions fréquentes ### Combien de permanences par famille dans une crèche parentale ? Cela dépend du nombre de familles, des jours d'ouverture et des règles de la crèche. Le calcul consiste à diviser le nombre de demi-journées à couvrir par le nombre de familles, avec des ajustements votés en assemblée. ### Que faire quand un parent ne peut pas assurer sa permanence ? Il cherche un échange avec une autre famille, prévient le coordinateur, et en dernier recours le responsable de la crèche. Il ne faut pas laisser un créneau sans couverture. ### Les parents remplacent-ils les professionnels ? Non : leur rôle est complémentaire et défini par le projet d'établissement et le règlement de fonctionnement. En cas de doute, contactez la PMI de votre département. ### Comment répartir équitablement les permanences ? Calculez la charge, tenez un compteur par famille, pondérez les créneaux pénibles, et appliquez des règles écrites et votées. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Habitat partagé et colocation : répartir les tâches équitablement URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-taches-habitat-partage Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Répartir ménage, courses, poubelles et tâches communes en colocation ou habitat partagé : liste, pondération, rotation, règles écrites et désaccords. L'essentiel : - Pour répartir équitablement les tâches en colocation ou en habitat partagé, on liste toutes les tâches, y compris les invisibles, on leur donne un poids selon leur durée et leur pénibilité, puis on fait tourner la répartition. - Le total des points hebdomadaires divisé par le nombre d'habitants donne la charge cible de chacun, ajustée en cas d'absence. - Une règle écrite d'une page, acceptée par tous, et une courte réunion mensuelle font davantage tenir le dispositif que la rotation elle-même. Pour répartir équitablement les tâches dans une colocation ou un habitat partagé, listez **toutes** les tâches (y compris les invisibles), donnez-leur un poids selon leur durée et leur pénibilité, puis faites tourner la répartition toutes les une à deux semaines en tenant compte des absences. Ce qui fait tenir le dispositif, ce n'est pas la rotation elle-même mais une règle écrite, acceptée par tous, avec un rendez-vous régulier pour l'ajuster. ## Pourquoi les tensions naissent des tâches invisibles Dans la plupart des colocations, le ménage des parties communes ne pose pas de problème tant que chacun le fait « quand il voit que c'est sale ». Les tensions commencent quand certains voient et d'autres pas. Le seuil de propreté varie d'une personne à l'autre. Et certaines tâches ne se voient pas : racheter le papier toilette, vider le frigo, régler les factures, sortir les poubelles de tri, répondre au propriétaire. La première étape est donc de **rendre visible** tout ce qui doit être fait. ## Étape 1 : lister les tâches Faites l'inventaire en commun, en y incluant : | Catégorie | Exemples | | --- | --- | | Ménage régulier | Cuisine, salle de bain, toilettes, sols, poussière | | Sorties | Poubelles, tri sélectif, verre, compost | | Courses communes | Produits ménagers, consommables, épicerie de base | | Gestion | Factures, courriers, relation avec le propriétaire ou le bailleur | | Entretien | Petites réparations, ampoules, désinfection du frigo | | Espaces extérieurs | Jardin, balcon, local vélo, cave | | Charge mentale | Penser à l'inventaire, relancer ceux qui oublient | La dernière ligne est la plus négligée. Mentionnez-la, même si elle ne se range pas dans un calendrier. ## Étape 2 : donner un poids à chaque tâche Toutes les tâches ne se valent pas. Nettoyer les toilettes n'est pas équivalent à sortir une poubelle. Attribuez des points selon un barème simple, discuté et accepté par tous. Exemple illustratif : | Tâche | Durée estimée | Pénibilité | Points | | --- | --- | --- | --- | | Sortir les poubelles | 5 min | Faible | 1 | | Nettoyer la cuisine | 30 min | Moyenne | 3 | | Nettoyer la salle de bain | 30 min | Élevée | 4 | | Nettoyer les toilettes | 15 min | Élevée | 3 | | Courses communes | 45 min | Moyenne | 3 | | Sols et poussière | 40 min | Moyenne | 3 | Le total des points hebdomadaires, divisé par le nombre de personnes, donne la charge cible de chacun. Avec ce tableau, le total est de 17 points ; à quatre colocataires, cela fait environ quatre points par personne et par semaine. Vous ajusterez bien sûr à votre situation. ## Étape 3 : choisir un mode de rotation Trois options courantes : 1. **Rotation fixe** : chaque semaine, une personne prend un ensemble de tâches (cuisine plus poubelles), la suivante un autre. Simple, lisible, mais rigide. 2. **Rotation à points** : chacun cumule des points sur la période et choisit ses tâches pour atteindre sa cible. Plus souple, demande un suivi. 3. **Spécialisation** : chacun se charge de ce qu'il préfère. Efficace, mais attention à l'équité si les tâches préférées sont les légères. Pour une colocation de quatre étudiants, la rotation fixe suffit souvent. Pour un habitat partagé de dix personnes, un système à points se justifie. ## Étape 4 : gérer les absences Chacun part en week-end, en stage ou en vacances. Plusieurs règles possibles : - **Absence prévenue** : la personne échange ses tâches avant de partir. - **Absence longue** : la charge est recalculée pour les autres, et la personne reprend son tour au retour. - **Absence de l'un des colocataires les jours de ménage** : on échange contre une autre tâche faisable à distance (gérer les courses en ligne, par exemple). Le calendrier, pour les étudiants et les familles, suit les vacances scolaires et universitaires. Les dates officielles des vacances scolaires sont publiées sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027, d'après le calendrier national, et la plupart des colocataires s'absentent à ce moment-là. ## Étape 5 : écrire les règles Un petit règlement oral ne tient pas. Écrivez-le en une page et affichez-le. Quelques règles utiles : - le tour de rôle est affiché et mis à jour toutes les deux semaines ; - une tâche non faite est signalée sans reproche, rattrapée sous 48 heures ; - on peut échanger une tâche avec quelqu'un, après accord ; - les courses communes se paient d'une cagnotte commune ou sont remboursées sur justificatifs ; - une réunion de dix minutes par mois permet d'ajuster le système. Si des invités ou des visiteurs réguliers occupent les lieux, précisez leur impact sur le ménage. Pour une colocation en location, le bail et le règlement de la copropriété peuvent contenir des règles sur l'usage des parties communes et sur les nuisances : consultez-les. Pour tout point de droit du logement, appuyez-vous sur les informations officielles (service-public.fr, ANIL). ## Étape 6 : rendre le tableau vivant Un tableau papier sur le frigo fonctionne bien dans une petite colocation. Pour un habitat plus grand, un outil partagé qui envoie les rappels est précieux. Accord permet d'écrire les règles en français (« Karim ne fait pas les toilettes deux semaines de suite », « Léa est absente du 20 au 31 décembre »), de composer la rotation, d'expliquer chaque attribution et d'envoyer des rappels. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Pour la méthode générale d'équité, lisez [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles) : la logique est la même. ## Étape 7 : prévenir et régler les désaccords Quelques réflexes évitent l'escalade. - **Parler des faits, pas des personnes** : « la cuisine n'a pas été nettoyée mardi » plutôt que « tu ne fais jamais rien ». - **Revenir à la règle écrite** : elle est le tiers neutre. - **Réviser le barème** si la même tâche cause toujours un conflit. - **Recourir à un tiers** en cas de blocage persistant (médiateur, personne de confiance). ## Questions fréquentes ### Comment répartir le ménage dans une colocation de façon équitable ? Listez toutes les tâches, pondérez-les par durée et pénibilité, puis divisez le total de points entre les colocataires. Faites tourner les tâches toutes les une à deux semaines et prévoyez des échanges. ### Que faire si un colocataire ne fait pas sa part ? Rappelez la règle écrite, parlez des faits sans accuser, proposez un rattrapage sous 48 heures et, si cela se répète, discutez de la répartition en réunion. Cela relève d'un accord entre habitants, que le bail ne règle pas toujours. ### Faut-il une application pour gérer les tâches ménagères ? Pas obligatoirement : un tableau sur le frigo suffit pour trois ou quatre personnes. Au-delà, ou si les absences sont fréquentes, un outil avec rappels et rotation automatique aide. ### Comment gérer les courses communes ? Avec une cagnotte commune alimentée par chacun, ou une personne qui avance les frais et se fait rembourser sur justificatifs. Décidez de la règle en début de colocation. Sources : - [ANIL : information sur le logement](https://www.anil.org) - [Service-public.gouv.fr](https://www.service-public.gouv.fr) - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning d'arrosage et d'entretien d'un jardin partagé : méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-jardin-partage Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser l'arrosage et l'entretien d'un jardin partagé : tours de rôle, binômes, saisons, absences d'été, règles écrites. Méthode et exemple de rotation. L'essentiel : - Dans un jardin partagé, l'arrosage et l'entretien se répartissent par tours de rôle hebdomadaires, avec un binôme par semaine et des tâches écrites sur une fiche affichée. - Dans l'exemple du guide, 24 jardiniers en binômes sont chacun de garde une semaine toutes les douze semaines, soit une ou deux fois sur une saison d'arrosage de seize semaines. - Les absences d'été se collectent dès mai pour renforcer les semaines creuses, et une règle écrite prévoit la conduite à tenir en cas de canicule ou de restriction d'eau. Dans un jardin partagé, l'arrosage et l'entretien se répartissent par **tours de rôle hebdomadaires**, avec un binôme par semaine et des tâches clairement écrites sur une fiche. Le planning doit surtout s'adapter aux saisons : l'arrosage devient quotidien en été, alors que beaucoup de jardiniers sont en vacances. Il faut donc prévoir des équipes d'été renforcées, des remplaçants et une règle simple en cas de canicule ou de restriction d'eau. ## Un planning qui suit la météo et les saisons Un jardin partagé a une particularité : ses besoins varient énormément selon la période. | Période | Besoins principaux | Rythme | | --- | --- | --- | | Hiver | Taille, compost, préparation des sols | Quelques chantiers collectifs | | Printemps | Semis, plantations, désherbage | Séances hebdomadaires | | Été | Arrosage, récolte, désherbage | Passages quotidiens ou presque | | Automne | Récoltes, nettoyage, paillage | Chantiers collectifs | Le plan d'une saison ne ressemble pas à celui de la suivante. Les arrosages d'été sont le sujet de tension numéro un. ## Étape 1 : écrire les tâches Avant toute rotation, listez ce qu'il faut faire, avec une description assez précise pour que n'importe quel jardinier puisse s'y mettre : - **Arrosage** : quelles parcelles communes, à quelle heure (tôt le matin ou en soirée), avec quel matériel, combien d'eau. - **Compost** : retourner, arroser, évacuer. - **Parties communes** : allées, bordures, aire de pique-nique. - **Outils et local** : rangement, nettoyage, fermeture. - **Récoltes collectives** : qui récolte, qui partage. Une fiche d'une page affichée dans la cabane évite les « je ne savais pas ». ## Étape 2 : choisir le rythme de rotation Deux fonctionnements courants : 1. **Rotation hebdomadaire par binôme** : chaque semaine, deux jardiniers sont « de garde ». Facile à retenir, et les binômes peuvent se répartir les jours. 2. **Rotation par jour** : une personne par jour d'été. Plus exigeante, plus précise. Exemple illustratif : un jardin de 24 jardiniers. Avec un binôme par semaine, chaque personne est de garde une semaine toutes les douze semaines. Sur une saison d'arrosage de seize semaines, chacun est donc de garde une ou deux fois. Ce calcul rend l'effort visible et acceptable. ## Étape 3 : collecter les absences d'été La clé est de demander les périodes d'absence en mai, avant de composer l'été. Beaucoup de jardiniers partent en juillet ou en août. Un lien unique pour indiquer ses dates évite les échanges de messages. Les dates des vacances scolaires, pour les familles, sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Pour les semaines où peu de personnes sont présentes, regroupez des équipes d'été renforcées : trois ou quatre personnes disponibles sur les semaines les plus creuses. Prévoyez aussi une liste de personnes extérieures de confiance (voisins, associations amies) qui peuvent passer arroser en cas de besoin. ## Étape 4 : composer la rotation avec des règles Quelques règles simples rendent la rotation juste : - une même personne n'est pas de garde deux semaines de suite ; - un nouveau jardinier est toujours avec un ancien ; - les personnes à mobilité réduite ou sans accès facile au jardin ont des tâches adaptées ; - les couples ou familles qui partagent une parcelle comptent comme une personne pour la rotation (ou deux, selon la règle du jardin). Un outil comme Accord permet d'écrire ces règles en français (« Sonia est absente du 10 au 24 juillet », « les nouveaux sont toujours en binôme avec un ancien ») et compose ensuite la rotation. [Essayez Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. Sans outil, un tableur avec une colonne par semaine fait l'affaire. ## Étape 5 : prévoir les imprévus - **Absence d'un jardinier de garde** : il cherche un remplaçant ou prévient le coordinateur, qui fait appel à la liste de renfort. - **Canicule** : fixez à l'avance ce qui change (arrosage doublé, ombrage, arrêts de travaux en pleine chaleur). - **Restriction d'eau** : la commune ou le gestionnaire peut limiter l'usage de l'eau. Informez-vous sur les arrêtés préfectoraux en vigueur et adaptez les consignes d'arrosage en conséquence. Le plan doit pouvoir basculer vers des pratiques économes (paillage, arrosage ciblé, récupération d'eau de pluie). - **Fin de semaine** : le week-end est souvent le moment où personne n'est responsable. Désignez explicitement qui s'en charge. Pour les mécanismes d'un remplacement efficace, voyez [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Étape 6 : organiser les chantiers collectifs Au-delà de l'arrosage, quelques demi-journées par an réunissent tout le monde : taille d'hiver, plantations de printemps, nettoyage d'automne, récolte festive. Calez-les à l'avance sur un calendrier annuel, avec une date de repli en cas de pluie. Un chantier annoncé deux mois avant attire plus de monde qu'un chantier annoncé la veille. Placez-les en dehors des vacances scolaires et des ponts autant que possible. Le calendrier national situe, par exemple, les vacances de la Toussaint 2026 du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre : une journée de nettoyage d'automne programmée le 24 octobre risque de manquer de familles. ## Étape 7 : suivre et ajuster Tenez un cahier ou un document partagé où chaque binôme note ce qu'il a fait, ce qu'il a observé (maladies, ravageurs, besoin en eau) et ce qu'il reste à faire. Il sert aussi de trace pour l'association et facilite la passation entre binômes. Les heures données pourront aussi alimenter vos bilans : voyez [valoriser le bénévolat en heures](https://accord.enys.dev/guides/valorisation-benevolat-heures) si votre jardin est porté par une association. ## Erreurs fréquentes - **Ne pas prévoir l'été.** Beaucoup de jardins se découvrent à sec fin juillet. - **Compter sur la bonne volonté.** Sans rotation écrite, quelques personnes arrosent pour tout le monde. - **Négliger les semaines creuses.** Elles se préparent en mai, pas en juillet. - **Oublier les clés et l'accès.** Qui peut entrer le week-end ? ## Questions fréquentes ### Comment organiser l'arrosage d'un jardin partagé en été ? Faites une rotation hebdomadaire par binôme, collectez les absences en mai, renforcez les semaines creuses et prévoyez une liste de renfort. Écrivez les consignes d'arrosage sur une fiche affichée. ### Combien de jardiniers faut-il pour arroser un jardin collectif ? Cela dépend de la surface et du nombre de points d'eau. Un binôme par semaine suffit pour beaucoup de petits jardins ; pour un grand jardin, répartissez par zones, avec un responsable par zone. ### Que faire si des jardiniers ne respectent pas le tour de rôle ? Rappelez la règle sans agressivité, vérifiez que la charge est raisonnable, et si le problème persiste, discutez-en en assemblée. Une règle claire et acceptée par tous aide à régler ces tensions. ### Peut-on arroser pendant une restriction d'eau ? Cela dépend de l'arrêté en vigueur. Renseignez-vous auprès de la mairie ou de la préfecture : certaines restrictions limitent l'arrosage à certaines heures ou à certains usages. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning de ménage en colocation : roulements prêts à l'emploi URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-menage-colocation Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Planning de ménage en colocation : lots de tâches, fréquences, roulements tout faits pour 2, 3, 4 ou 5 colocataires, absences et ménage du départ. L'essentiel : - Un planning de ménage en colocation regroupe les tâches en lots de charge comparable, puis fait tourner ces lots chaque semaine entre les colocataires selon un cycle fixe. - Avec autant de lots que de colocataires, le cycle dure autant de semaines qu'il y a de personnes ; avec un colocataire de plus que de lots, chacun bénéficie d'une semaine de repos par cycle. - Le planning tient s'il est affiché, si les échanges sont permis et notés, et si une réunion courte, une fois par mois, permet d'ajuster les lots. Un bon planning de ménage en colocation regroupe les tâches en **lots de charge comparable** (cuisine, salle de bain et toilettes, sols, poubelles et courses), puis fait tourner ces lots chaque semaine entre les colocataires selon un cycle fixe. Avec quatre lots et quatre colocataires, chacun retrouve le même lot toutes les quatre semaines. Ce guide donne des roulements prêts à copier pour deux à cinq colocataires, avec les fréquences de chaque tâche et la façon de gérer absences et départs. Pour la réflexion de fond (lister les tâches invisibles, pondérer, régler les désaccords), lisez d'abord [répartir les tâches en habitat partagé](https://accord.enys.dev/guides/planning-taches-habitat-partage). Ici, on passe au tableau. ## Lots ou tâches : pourquoi regrouper Faire tourner huit tâches séparées entre quatre personnes produit un tableau illisible. Regrouper en lots simplifie tout : chaque semaine, chacun a **une ligne**, et la question « qui fait quoi ? » se règle en un regard. Un lot doit représenter à peu près le même temps qu'un autre. Exemple pour un appartement de quatre : | Lot | Contenu | Temps par semaine (estimation) | | --- | --- | --- | | A. Cuisine | Plan de travail, plaques, évier, sol de la cuisine | 45 min | | B. Salle d'eau | Douche, lavabo, toilettes, miroir | 45 min | | C. Sols et salon | Aspirateur et serpillière des pièces communes, table | 40 min | | D. Sorties et stock | Poubelles et tri, verre, produits d'entretien, papier | 30 min | Le lot D est plus léger : compensez en y ajoutant une tâche mensuelle (nettoyer le réfrigérateur, par exemple), ou acceptez l'écart, puisque chacun le prendra à son tour. ## Les fréquences de base | Fréquence | Tâches | | --- | --- | | Chaque jour, par chacun | Sa vaisselle, ses affaires dans les pièces communes | | Chaque semaine, par le lot du moment | Cuisine, salle d'eau, toilettes, sols, poubelles | | Chaque mois | Réfrigérateur, four, micro-ondes, hotte, poussière en hauteur | | Chaque saison | Vitres, bouches d'aération, tri des placards communs | | Au départ d'un colocataire | Grand ménage de sa chambre et des parties communes avant l'état des lieux | La règle « chacun sa vaisselle, tout de suite » résout à elle seule une bonne partie des conflits : elle sort la tâche la plus fréquente du roulement. ## Roulements prêts à l'emploi ### Deux colocataires Deux lots, alternés chaque semaine : lot 1 (cuisine et sols), lot 2 (salle d'eau, poubelles, stock). | Semaine | 1 | 2 | 3 | 4 | | --- | --- | --- | --- | --- | | Léa | Lot 1 | Lot 2 | Lot 1 | Lot 2 | | Yanis | Lot 2 | Lot 1 | Lot 2 | Lot 1 | ### Trois colocataires Trois lots : cuisine, salle d'eau et toilettes, sols et poubelles. Cycle de trois semaines. | Semaine | 1 | 2 | 3 | | --- | --- | --- | --- | | Camille | Cuisine | Salle d'eau | Sols et poubelles | | Mehdi | Salle d'eau | Sols et poubelles | Cuisine | | Tom | Sols et poubelles | Cuisine | Salle d'eau | ### Quatre colocataires Les quatre lots A, B, C, D du tableau plus haut. Cycle de quatre semaines : chacun fait chaque lot une fois par mois environ. | Semaine | 1 | 2 | 3 | 4 | | --- | --- | --- | --- | --- | | Anaïs | A | B | C | D | | Bastien | B | C | D | A | | Chloé | C | D | A | B | | Driss | D | A | B | C | ### Cinq colocataires : la semaine de repos Avec cinq personnes et quatre lots, une personne est au repos chaque semaine. Cycle de cinq semaines : chacun a une semaine libre toutes les cinq semaines, à placer de préférence quand il sait qu'il sera absent. | Semaine | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Personne 1 | A | B | C | D | Repos | | Personne 2 | B | C | D | Repos | A | | Personne 3 | C | D | Repos | A | B | | Personne 4 | D | Repos | A | B | C | | Personne 5 | Repos | A | B | C | D | Ce principe se généralise : un colocataire de plus que de lots donne une semaine de repos à chacun par cycle. Le mécanisme des cycles est expliqué plus en détail dans [le planning tournant](https://accord.enys.dev/guides/planning-tournant-roulement). ## Gérer les absences sans tout casser - **Absence prévue d'une semaine** : la personne échange sa semaine avec quelqu'un avant de partir, et l'échange est noté sur le tableau. Le guide [organiser les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) donne une méthode simple. - **Absence longue** (stage, Erasmus) : retirez la personne du cycle et recalculez. À quatre, on passe au roulement à trois. - **Vacances de tous** : suspendez le roulement et reprenez là où il s'était arrêté, sans le remettre à zéro, sinon les mêmes refont la cuisine au retour. - **Tâche oubliée** : elle se rattrape dans les 48 heures, sans débat. Si elle est oubliée deux fois de suite, on en parle à la réunion mensuelle. ## Le ménage du départ Le départ d'un colocataire concentre souvent les tensions. Juridiquement, la colocation peut reposer sur un bail unique ou sur plusieurs baux, et avec un bail unique le dépôt de garantie n'est en principe restitué qu'au départ du dernier colocataire, comme le rappelle l'Institut national de la consommation. L'état du logement concerne donc tout le monde. Prévoyez une règle simple : la personne qui part nettoie à fond sa chambre et fait une **semaine de lot supplémentaire** sur les parties communes, choisie par les autres. Quand c'est le bail entier qui se termine, planifiez un grand ménage collectif sur un week-end, avec un lot par personne et une liste de contrôle calquée sur l'état des lieux d'entrée. ## Afficher et ajuster Un tableau imprimé sur le réfrigérateur ou la porte d'entrée reste le support le plus efficace pour trois ou quatre personnes. On y coche son lot une fois fait. Prévoyez : - le cycle sur deux mois, pour éviter de le refaire chaque semaine ; - une case « échanges » où l'on note qui a remplacé qui ; - une réunion de dix minutes par mois pour revoir les lots s'ils sont mal équilibrés. Les ordres de grandeur aident à ajuster. D'après l'enquête Emploi du temps 2010 de l'Insee, analysée dans *Économie et Statistique* (2015), les femmes consacraient en moyenne 183 minutes par jour au travail domestique et les hommes 105 minutes. Ces chiffres couvrent l'ensemble des tâches d'un ménage, cuisine et linge compris ; ils rappellent surtout qu'un écart de répartition s'installe vite quand rien n'est écrit. Pour un habitat partagé de dix ou quinze personnes, avec des absences fréquentes et des règles (« jamais deux semaines de suite la salle d'eau »), le calcul à la main devient fastidieux ; un outil de planification comme [Accord](https://accord.enys.dev/produit) peut composer la rotation et l'expliquer. Pour une colocation classique, le papier fait très bien l'affaire. ## Questions fréquentes ### Comment faire un planning de ménage en colocation ? Regroupez les tâches en autant de lots qu'il y a de colocataires, de charge comparable, puis faites-les tourner chaque semaine selon un cycle fixe. Affichez le tableau sur deux mois, autorisez les échanges notés et faites un point mensuel. ### Comment répartir le ménage à trois colocataires ? Trois lots (cuisine ; salle d'eau et toilettes ; sols et poubelles) qui tournent chaque semaine : chacun retrouve le même lot toutes les trois semaines. Chacun lave sa vaisselle au fil de l'eau, en dehors du roulement. ### Que faire quand il y a plus de colocataires que de tâches ? Ajoutez une semaine de repos dans le cycle. Avec cinq colocataires et quatre lots, chacun a une semaine libre toutes les cinq semaines, qu'il peut placer sur une période d'absence. ### Le ménage des parties communes est-il prévu dans le bail ? Le bail règle le loyer, les charges, le dépôt de garantie et parfois la solidarité entre colocataires, mais en général pas la répartition du ménage entre eux. C'est un accord entre habitants, d'où l'intérêt de l'écrire dès l'arrivée. Sources : - [Institut national de la consommation : colocation, sous-location, hébergement, cession de bail](https://www.inc-conso.fr/content/colocation-sous-location-hebergement-cession-de-bail-deces-du-locataire-et-abandon-de) - [Insee, Économie et Statistique n° 478-479-480 : le temps domestique et parental des hommes et des femmes](https://www.insee.fr/fr/statistiques/fichier/1303232/es478h.pdf) --- # Planning des cours d'un club d'échecs ou de jeux de société : guide URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-club-echecs Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les cours et ateliers d'un club d'échecs ou de jeux : groupes de niveau, animateurs bénévoles, salles, tournois, vacances et remplacements. L'essentiel : - Pour planifier un club d'échecs ou de jeux de société, on constitue des groupes par niveau et par âge, on affecte à chacun un animateur référent et on fixe des créneaux hebdomadaires stables. - Pour de jeunes débutants, un animateur pour huit à douze enfants est un repère courant, à vérifier avec la fédération et le lieu d'accueil. - Les tournois se calent en début de saison avec leur propre planning, et une séance de secours ainsi qu'un animateur de réserve couvrent les absences. Pour planifier les cours d'un club d'échecs ou de jeux de société, constituez des **groupes par niveau et par âge**, affectez à chacun un animateur référent, fixez des créneaux hebdomadaires stables et réservez quelques dates dans l'année pour les tournois et les événements. Le point critique est la disponibilité des animateurs, souvent bénévoles : écrivez des règles de rotation, prévoyez des remplaçants et alignez le calendrier sur celui de l'école. ## Un public varié, une équipe réduite Un club réunit en général des jeunes débutants, des enfants qui progressent vite, des adultes du dimanche et quelques joueurs expérimentés. Les animateurs, eux, sont souvent peu nombreux : un ou deux joueurs classés, quelques parents, quelques anciens. La grille doit donc articuler des besoins variés avec peu de ressources. ## Étape 1 : segmenter les publics Commencez par segmenter les adhérents. | Groupe | Public | Format | Durée | | --- | --- | --- | --- | | Découverte | 6 à 8 ans, débutants | Jeux, mini-parties, règles de base | 1 h | | Initiation | 8 à 12 ans | Ouvertures simples, tactique | 1 h 15 | | Perfectionnement | Jeunes et adultes joueurs | Analyse, parties commentées | 1 h 30 | | Compétition | Joueurs de tournois | Préparation, parties longues | 2 h | | Jeux de société | Tous publics | Soirées découverte | 2 h | Votre structure peut différer. L'important est que chaque groupe ait un niveau homogène, une taille adaptée (huit à douze élèves par animateur chez les plus jeunes, davantage pour des adultes autonomes) et un rythme réaliste. ## Étape 2 : recenser les animateurs Pour chaque animateur, notez : - son **niveau** et sa capacité à enseigner à un public donné (un bon joueur n'est pas toujours un bon pédagogue) ; - ses **disponibilités** ; - son **engagement** : régulier, ponctuel, uniquement pour les tournois ; - sa **formation** : certains animateurs sont diplômés auprès de la fédération, d'autres autodidactes ; - les **règles d'encadrement des mineurs** applicables à votre club, notamment si vous êtes affilié à une fédération ou si vous accueillez des enfants dans des locaux scolaires ou municipaux. La fédération française des échecs et les réseaux de jeux proposent des formations d'animateurs. Renseignez-vous auprès d'elles pour les conditions d'encadrement et d'assurance. ## Étape 3 : construire la grille hebdomadaire Placez les groupes selon les contraintes de chacun : - **Jeunes** : mercredi après-midi, fin d'après-midi après l'école, samedi matin. - **Adultes** : soirées de semaine, dimanche après-midi. - **Compétition** : créneaux plus longs, de préférence en soirée ou le week-end. Exemple illustratif pour un club de quartier : | Créneau | Groupe | Animateurs | | --- | --- | --- | | Mercredi 14h à 15h | Découverte | 2 | | Mercredi 15h15 à 16h30 | Initiation | 2 | | Mercredi 17h à 18h30 | Perfectionnement jeunes | 1 | | Vendredi 20h à 22h | Adultes, parties libres et cours | 1 | | Samedi 10h à 12h | Compétition | 1 | Des créneaux fixes permettent aux familles de s'organiser et aux animateurs de s'engager. ## Étape 4 : gérer la salle La salle est un sujet récurrent : une salle municipale, un local associatif, une salle de classe. Vérifiez : - les **disponibilités** à l'année (vacances, élections, manifestations) ; - le **matériel** disponible (échiquiers, pendules, jeux) et qui le range ; - l'**accessibilité** pour les jeunes et les personnes à mobilité réduite. Si vous partagez la salle avec d'autres associations, anticipez les demandes de créneaux en début de saison. Voyez [les créneaux de salles municipales](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) pour la démarche. ## Étape 5 : planifier les tournois et les événements Un club vit aussi de ses rendez-vous annuels : tournoi interne, championnats par équipes, tournoi des jeunes, soirée jeux. Calez-les en début de saison, et construisez leur propre planning : - **Avant** : inscriptions, appariements, location de salle, matériel. - **Pendant** : arbitre, accueil, buvette, saisie des résultats. - **Après** : classements, remerciements, rangement. Pour un tournoi, la logique d'équipes par poste est la même que dans [le planning des bénévoles d'un événement associatif](https://accord.enys.dev/guides/planning-benevoles-evenement). ## Étape 6 : tenir compte du calendrier Les enfants suivent le calendrier scolaire, qui conditionne la fréquentation. Les vacances sont publiées sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : d'après le calendrier national, la Toussaint 2026 va du samedi 17 octobre au lundi 2 novembre, Noël 2026 du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027. Décidez à la rentrée : cours maintenus pour les adultes seulement, stages d'échecs pendant les vacances, fermeture totale ? Les stages de vacances peuvent attirer de nouveaux jeunes : voir [planning des stages de vacances](https://accord.enys.dev/guides/planning-stages-vacances). ## Étape 7 : organiser les remplacements Un animateur absent met souvent un groupe de jeunes en difficulté. Prévoyez : - un **animateur de réserve** capable de tenir un groupe d'enfants ; - une **séance de secours** toute prête : jeux de tactique, mini-tournoi, problèmes d'échecs imprimés ; - une **règle de regroupement** : si un animateur manque, deux petits groupes fusionnent ; - une **information rapide** aux parents en cas d'annulation. Voir [gérer les désistements à la dernière minute](https://accord.enys.dev/guides/desistement-benevole-derniere-minute). ## Étape 8 : répartir la charge entre animateurs Les animateurs les plus compétents sont toujours les plus sollicités. Fixez des plafonds, faites tourner les créneaux les moins attractifs (jeunes débutants le mercredi) et reconnaissez le temps donné. La méthode figure dans [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). Un outil de planification peut tenir la grille : Accord accepte des règles écrites en français (« Karim n'anime que le groupe compétition », « deux animateurs minimum avec les moins de huit ans »), propose des remplaçants et connaît le calendrier scolaire. [L'essai de 7 jours](https://accord.enys.dev/inscription) est gratuit et sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Comment organiser les cours dans un club d'échecs avec peu d'animateurs ? Regroupez les publics par niveau, concentrez les cours sur quelques créneaux (un mercredi après-midi, une soirée), faites travailler les animateurs en binôme sur les plus jeunes, et prévoyez une séance de secours. ### Combien d'enfants par animateur en cours d'échecs ? Il n'existe pas de norme unique. Pour des débutants jeunes, un animateur pour huit à douze enfants est courant ; moins si l'activité demande de l'accompagnement individuel. Vérifiez les règles de votre fédération et du lieu d'accueil. ### Comment planifier un tournoi de club ? Choisissez la date en début de saison, constituez l'équipe (arbitre, accueil, buvette, saisie), calculez la durée selon le nombre de joueurs et de rondes, et prévoyez des bénévoles de réserve. ### Faut-il fermer le club pendant les vacances scolaires ? Pas obligatoirement. Beaucoup de clubs maintiennent les créneaux adultes et proposent des stages pour les jeunes. Annoncez le calendrier à la rentrée. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des permanences d'une AMAP : répartir la distribution URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-permanences-amap Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les permanences de distribution d'une AMAP : rôles, rotation entre adhérents, remplacements et calendrier du paysan. Méthode et exemple chiffré. L'essentiel : - Dans une AMAP, les permanences sont les tâches que les amapiens assurent à tour de rôle pendant la distribution : installation, accueil et émargement, répartition des paniers, rangement et lien avec le paysan. - La charge se calcule en divisant le nombre de places de permanence de la saison par le nombre de foyers : dans l'exemple du guide, 105 places pour 60 adhérents font un peu moins de deux permanences chacun. - La rotation se publie en début de saison à partir des indisponibilités de chacun, avec un système d'échange entre adhérents et une liste de recours pour les absences. Dans une AMAP, les **permanences** sont les tâches que les amapiens assurent à tour de rôle pendant la distribution : accueillir, pointer les paniers, installer et ranger, parfois tenir le lien avec le paysan. Le plan le plus solide fixe d'abord le nombre de postes par distribution, puis répartit les adhérents en **rotation équitable** sur la saison, avec un système d'échange simple et une liste de recours pour les absences. Il se publie en début de saison, pas semaine après semaine. ## À quoi servent les permanences Une AMAP (association pour le maintien d'une agriculture paysanne) repose sur un partenariat entre des consommateurs et un producteur : les adhérents s'engagent par contrat à acheter à l'avance une part de la production. Comme l'explique la charte des AMAP, les amapiens participent aussi, en plus du paiement, au fonctionnement de l'association et aux livraisons. Les permanences matérialisent cette participation. Elles évitent de faire reposer toute l'organisation sur quelques bénévoles et elles permettent au paysan de livrer sans devoir gérer l'accueil. ## Étape 1 : lister les postes de chaque distribution Chaque AMAP a ses habitudes. Une distribution type comporte souvent : | Poste | Rôle | Effectif | | --- | --- | --- | | Installation | Monter les tables, afficher les listes | 2 | | Accueil / émargement | Pointer les amapiens, répondre aux questions | 1 ou 2 | | Répartition | Aider à composer ou à vérifier les paniers | 2 | | Rangement | Ranger, nettoyer, remettre les clés | 2 | | Référent producteur | Lien avec le paysan, retours | 1 (tournant ou fixe) | Adaptez à votre taille. Une petite AMAP de trente adhérents peut se contenter de deux personnes par distribution, une grande en aura cinq ou six. ## Étape 2 : calculer la fréquence par adhérent Un calcul simple fixe l'effort. Exemple illustratif : 60 adhérents, 35 distributions sur la saison, 3 permanents par distribution. Cela fait 105 places de permanence à pourvoir, soit un peu moins de deux permanences par adhérent sur la saison (105 ÷ 60 = 1,75). Dans la pratique, on demande une ou deux permanences par foyer et par saison. Faites ce calcul avec vos propres chiffres. Il rend visible l'engagement demandé, et évite les débats sur « qui fait trop ». ## Étape 3 : composer la rotation La méthode la plus répandue est la **rotation sur la saison**, établie en début de saison. Plusieurs façons de la construire : 1. **Par liste alphabétique tournante** : simple, mais ignore les contraintes personnelles. 2. **Par inscription volontaire** : chacun choisit ses dates sur un tableau partagé, avec un plafond. Plus souple, mais risque d'avoir des distributions vides. 3. **Par rotation avec contraintes** : on recueille les indisponibilités (vacances, déplacements), puis on compose en équilibrant. La troisième est la plus juste. Pour les méthodes d'équité, voyez [un roulement équitable entre bénévoles](https://accord.enys.dev/guides/roulement-equitable-benevoles). Quelques règles courantes : - deux permanences ne sont pas placées à moins d'un mois d'intervalle pour la même personne ; - on évite de mettre ensemble deux nouveaux amapiens ; - les foyers qui partagent un panier se répartissent la charge. ## Étape 4 : collecter les indisponibilités Avant de composer, demandez à chaque foyer ses périodes d'absence sur la saison. Un lien unique, simple, sans compte, évite d'envoyer des messages individuels. Pour la méthode, lisez [collecter les disponibilités](https://accord.enys.dev/guides/collecter-disponibilites-benevoles). Pensez au calendrier : les vacances scolaires, les ponts et les fêtes de fin d'année changent la présence des familles. Les dates officielles sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr) : d'après le calendrier national, les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027. Une distribution tombant dans cette période demande souvent plus de souplesse. ## Étape 5 : organiser les échanges Quelle que soit la rotation, des imprévus arrivent. Mettez en place un **système d'échange** clair : - l'adhérent qui ne peut pas venir **trouve lui-même un remplaçant** parmi les autres adhérents, en proposant un échange de date ; - il prévient le coordinateur pour que le tableau reste à jour ; - si personne n'est trouvé, il le signale au moins 48 heures avant pour que le coordinateur active la liste de recours. Voir aussi [les échanges de créneaux](https://accord.enys.dev/guides/echanges-de-creneaux) pour formaliser la pratique. ## Étape 6 : prévoir les imprévus de la distribution - **Retard ou absence du paysan** : prévenir les adhérents par message, avec une nouvelle heure. - **Livraison incomplète** : le référent producteur note les écarts et les transmet. - **Fermeture de la salle** : prévoir un lieu de repli. - **Pic de monde** : un volant de permanents supplémentaires, appelés selon les besoins. ## Étape 7 : relier permanences et vacances du paysan Le calendrier de la distribution suit celui de l'exploitation : certains paniers ne sont pas livrés pendant les vacances du paysan, ou pendant les creux de production. Le plan de permanences doit s'aligner sur le calendrier de livraisons du contrat. Publiez donc **le calendrier des distributions réelles** d'abord, puis celui des permanences. ## Étape 8 : afficher et rappeler Un planning que personne ne regarde ne sert à rien. Prévoyez : - l'affichage sur le lieu de distribution et sur le site ou l'outil partagé ; - un **rappel par message** à chaque permanent la veille ; - un message d'accueil pour les nouveaux : où se trouve le matériel, quelles consignes, qui contacter. Accord peut composer la rotation des permanences en respectant les indisponibilités, expliquer chaque placement et préparer les messages de rappel. Vous pouvez [essayer Accord 7 jours gratuitement](https://accord.enys.dev/inscription), sans carte bancaire. ## Questions fréquentes ### Combien de permanences par an et par adhérent dans une AMAP ? Cela dépend de la taille de l'AMAP et du nombre de postes par distribution. Un calcul simple (nombre de places à pourvoir divisé par le nombre de foyers) donne l'ordre de grandeur, souvent une à deux par saison. ### Que faire quand un amapien oublie sa permanence ? Prévenez-le par message le jour même, activez la liste de recours, et rappelez la règle sans reproche. Si l'oubli se répète, discutez-en en réunion pour savoir si le rythme est adapté. ### Comment organiser des permanences équitables dans une AMAP ? Calculez la charge totale, recueillez les indisponibilités, composez une rotation qui évite deux permanences rapprochées et offrez un système d'échange visible. ### Faut-il un référent par distribution ? C'est souvent utile : une personne identifiée dans l'équipe qui connaît le déroulement, accueille les nouveaux et fait le lien avec le paysan. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Planning des répétitions d'une troupe de théâtre amateur : la méthode URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-repetitions-theatre-amateur Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Organiser les répétitions d'une troupe amateur : convoquer par scène, éviter les soirées vides, gérer salle, absences et calendrier jusqu'à la générale. L'essentiel : - Pour organiser les répétitions d'une troupe amateur, on découpe la pièce en scènes, on note qui joue dans chacune et on ne convoque que les comédiens nécessaires. - Le rythme combine une soirée fixe d'ensemble et des soirées complémentaires pour les petites scènes, avec un calendrier à rebours depuis la première représentation. - Une doublure ou un lecteur pour les rôles principaux, des marges de deux ou trois soirées et une règle d'absence écrite limitent les répétitions perdues. Pour organiser les répétitions d'une troupe amateur, ne convoquez pas tout le monde à chaque séance : établissez un **découpage de la pièce en scènes**, repérez qui joue dans lesquelles, puis appelez uniquement les comédiens nécessaires. Fixez un rythme régulier, une salle réservée à l'année, des séances de travail ciblées puis des raccords en ensemble, et un calendrier à rebours depuis la date de la première représentation. Les soirées à moitié vides sont le principal facteur de découragement. ## Pourquoi les répétitions amateurs sont difficiles à planifier Une troupe amateur réunit des personnes qui ont toutes un métier, une famille et d'autres engagements. Le temps de répétition est limité, souvent une ou deux soirées par semaine, et la disponibilité varie d'un comédien à l'autre. Sans organisation, trois problèmes reviennent : - des **soirées où la moitié des comédiens attend** parce que la scène travaillée ne les concerne pas ; - des **scènes jamais répétées au complet** parce qu'il manque toujours quelqu'un ; - des **calendriers qui glissent** jusqu'à ce que la générale arrive sans que tout le monde se soit vu. ## Étape 1 : construire la matrice scènes et comédiens Découpez la pièce en scènes ou en séquences, puis notez qui y apparaît. Un tableau suffit. | Scène | Comédiens appelés | Durée de travail estimée | | --- | --- | --- | | Acte 1, scène 1 | Léa, Karim, Sonia | 45 min | | Acte 1, scène 2 | Karim, Louis | 30 min | | Acte 2, scène 1 | Léa, Louis, Amina, Sonia | 1 h | | Acte 2, scène 3 | Tous | 1 h 15 | Ce tableau est le point de départ de tout : il permet de composer des soirées où chacun a quelque chose à faire, et de repérer les comédiens très sollicités, ceux qui sont dans presque toutes les scènes et qu'il faut protéger de l'épuisement. ## Étape 2 : recueillir les disponibilités Avant de planifier, demandez à chaque membre : - ses soirées ou après-midi récurrents possibles ; - ses périodes d'absence connues (vacances, déplacements) ; - les créneaux à éviter absolument. Le plus simple est un lien unique, sans compte à créer, que chacun remplit en une minute. Les rôles principaux imposent souvent le jour de répétition : si le rôle principal ne peut venir que le mardi, c'est le mardi que le noyau dur se retrouve. Les autres soirées servent aux scènes secondaires. ## Étape 3 : fixer le rythme Un rythme régulier vaut mieux qu'un calendrier fluctuant. Beaucoup de troupes optent pour : - **une soirée fixe par semaine** (la soirée de tous) pour les raccords et les scènes d'ensemble ; - **une ou deux soirées complémentaires** par semaine pour les scènes à deux ou trois comédiens, avec un metteur en scène ou un assistant ; - **des week-ends de travail** plus rares, avant les étapes importantes. La régularité permet à chacun d'organiser sa vie. Les comédiens qui savent que « le jeudi, c'est le théâtre » le gardent libre. ## Étape 4 : planifier à rebours depuis la première représentation Partez de la date de la première représentation et remontez : 1. **Dernières semaines** : répétitions techniques (lumière, son, accessoires), générales, raccords costumes. 2. **Un à deux mois avant** : pièce entière enchaînée, hors texte si possible. 3. **Mi-parcours** : travail scène par scène, apprentissage du texte, mise en place. 4. **Début** : lecture, distribution, travail de table. Prévoyez des **marges** : deux ou trois soirées libres que l'on peut utiliser en cas de retard, de maladie ou d'événement imprévu. ## Étape 5 : gérer la salle La salle est souvent le premier problème. Une salle municipale ou associative peut être occupée certains soirs, fermée pendant les vacances, ou indisponible lors d'élections. Réservez à l'année quand c'est possible, et confirmez les dates à chaque trimestre. Si la salle est partagée avec d'autres associations, les [créneaux de gymnase et de salles municipales](https://accord.enys.dev/guides/creneaux-gymnase-municipal) décrivent la logique de demande. Pensez aussi à la salle de représentation : les répétitions sur le plateau final, avec lumière et décor, sont rares et doivent être calées longtemps à l'avance. ## Étape 6 : tenir compte du calendrier Les vacances scolaires et les jours fériés font chuter la présence : parents, enseignants et étudiants partent par vagues. Les dates des vacances 2026-2027 sont sur [education.gouv.fr](https://www.education.gouv.fr). Par exemple, les vacances de Noël 2026 vont du samedi 19 décembre au lundi 4 janvier 2027 selon le calendrier national : une troupe qui joue en février fera bien de ne pas compter sur ces semaines. Les ponts de mai et la période des examens pèsent aussi sur les troupes qui jouent en juin. ## Étape 7 : gérer les absences Il y aura des absents. Quelques règles écrites aident : - **Prévenir au moins 24 heures avant**, par un canal unique. - **Une doublure** (ou lecteur) pour les rôles majeurs, qui lit le texte pendant la répétition. - **Un changement de programme** : si un comédien clé manque, on travaille une scène sans lui. - **Un seuil** : en dessous d'un certain nombre de personnes, la soirée est reportée ou transformée (lecture, travail du texte). Un message court et clair envoyé la veille, rappelant la salle, l'heure et les scènes travaillées, réduit les oublis. Accord produit des messages prêts à envoyer pour WhatsApp, SMS ou e-mail, et sait proposer des remplaçants quand une personne est absente : voyez la page [produit](https://accord.enys.dev/produit). ## Étape 8 : préparer l'enchaînement final Les dernières répétitions doivent mettre ensemble tout le monde. Annoncez-les tôt, comme obligatoires, avec une date limite de disponibilité à donner dès le début de la saison. Les comédiens engagés dans la troupe acceptent mieux ces dates quand ils les connaissent en septembre. ## Les erreurs fréquentes - **Convoquer tout le monde à toutes les séances.** Le temps perdu use la motivation. - **Ne pas écrire le calendrier.** Les reports successifs finissent par éroder la troupe. - **Concentrer toute l'organisation sur une seule personne.** Un assistant ou un régisseur partage la charge. - **Oublier les accessoiristes et techniciens.** Ils ont aussi un planning de répétition. Pour comprendre comment formuler vos contraintes, lisez aussi [comment écrire des règles de planning](https://accord.enys.dev/guides/ecrire-regles-de-planning). ## Questions fréquentes ### Combien de répétitions faut-il pour monter une pièce de théâtre amateur ? Cela dépend de la pièce, de la troupe et de l'ambition. Beaucoup de troupes y consacrent plusieurs mois, à raison d'une ou deux répétitions par semaine, avec une montée en intensité avant les représentations. Calculez à rebours depuis la première date. ### Comment éviter que des comédiens attendent toute la soirée ? Découpez la pièce en scènes, notez qui joue dans quelles scènes, et convoquez uniquement les personnes concernées par le travail du soir. Annoncez l'ordre de passage à l'avance. ### Que faire si un comédien manque régulièrement ? Parlez-lui pour comprendre la cause : charge de travail, créneau inadapté, perte de motivation. Selon la réponse, adaptez le rôle, le rythme ou la distribution avant la phase finale. ### Faut-il une doublure pour chaque rôle ? Pas pour tous, mais pour les rôles principaux ou les rôles présents dans presque toutes les scènes, une doublure ou un lecteur évite de bloquer toute une soirée. Sources : - [Éducation nationale : calendrier scolaire](https://www.education.gouv.fr/calendrier-scolaire-100148) --- # Répartir les tâches ménagères en famille : planning selon l'âge URL : https://accord.enys.dev/guides/planning-taches-menageres-famille Thème : Vie collective Auteur : Enys Publié le : 2026-10-16 Mis à jour le : 2026-10-16 > Répartir les tâches à la maison : équilibre entre adultes, charge mentale, tâches adaptées à chaque âge de 3 à 17 ans, exemple de planning familial hebdomadaire. L'essentiel : - Pour répartir les tâches ménagères en famille, on liste toutes les tâches, y compris celles qui consistent à y penser, on équilibre d'abord la part des adultes, puis on confie aux enfants des tâches adaptées à leur âge. - Dès 3 ans, un enfant peut ranger ses jouets ; vers 6 à 8 ans, mettre la table ou trier le linge ; vers 12 ans, préparer un repas simple ; ces repères restent indicatifs. - Le planning hebdomadaire affiché fonctionne s'il distingue les tâches fixes des tâches qui tournent et s'il est revu à chaque période de vacances. Pour répartir les tâches ménagères en famille, listez tout ce qui doit être fait (y compris penser aux courses, aux rendez-vous et aux papiers), équilibrez d'abord la part des adultes, puis confiez aux enfants des tâches adaptées à leur âge et faites tourner celles que personne n'aime. Un planning hebdomadaire affiché, qui distingue les tâches fixes des tâches tournantes, suffit dans la plupart des foyers. Les repères d'âge de ce guide sont indicatifs : chaque enfant avance à son rythme. ## Commencer par les adultes Un planning qui confie la table aux enfants mais laisse l'essentiel à un seul parent ne règle rien. Les données publiques montrent pourquoi il faut regarder ce point en premier. D'après l'enquête Emploi du temps 2010 de l'Insee, analysée par Clara Champagne, Ariane Pailhé et Anne Solaz dans *Économie et Statistique* (2015), les femmes consacraient en moyenne **183 minutes par jour** au travail domestique, contre **105 minutes** pour les hommes, et assuraient environ 71 % des tâches ménagères. L'écart s'est réduit depuis 1985 (il était de 138 minutes), mais surtout parce que le temps des femmes a baissé. Des données européennes plus récentes, citées par l'Observatoire des inégalités, vont dans le même sens : en 2022, 68 % des femmes faisaient la cuisine ou le ménage tous les jours, contre 43 % des hommes. Concrètement, avant de dessiner le tableau : 1. **Listez toutes les tâches de la semaine** pendant quelques jours, au fil de l'eau. 2. **Ajoutez une colonne « qui y pense »** à côté de « qui le fait ». Penser au rendez-vous chez le dentiste, au goûter de la sortie scolaire ou au renouvellement de la carte de cantine est une tâche, même si elle ne prend que deux minutes. 3. **Répartissez par blocs entiers** plutôt que par morceaux : celui qui gère le linge s'occupe de laver, étendre, plier et racheter la lessive. Un bloc entier évite la charge mentale de surveillance. ## Ce qu'un enfant peut faire selon son âge Les tâches ci-dessous sont des repères courants, à adapter à l'enfant, au logement et au temps disponible. La sécurité prime : les produits ménagers restent hors de portée des plus jeunes, et les plaques, le four et les couteaux s'apprennent avec un adulte. | Âge | Tâches possibles | | --- | --- | | 3 à 5 ans | Ranger ses jouets, mettre son linge sale dans le panier, apporter ses couverts à la table, arroser une plante | | 6 à 8 ans | Mettre et débarrasser la table, faire son lit, trier le linge par couleur, nourrir un animal, ranger les courses non fragiles | | 9 à 11 ans | Vider le lave-vaisselle, passer l'aspirateur dans sa chambre, plier le linge, préparer son sac et son goûter, sortir une poubelle | | 12 à 14 ans | Préparer un repas simple, nettoyer le lavabo, étendre une machine, faire une petite course seul | | 15 à 17 ans | Faire un repas complet, lancer et gérer une machine du début à la fin, nettoyer la salle de bain, tenir une liste de courses | Deux principes valent à tous les âges : **une tâche apprise se fait d'abord ensemble**, puis seul, et **elle se fait à la mesure de l'enfant**, pas à celle de l'adulte. Un lit fait à 7 ans n'est pas un lit d'hôtel. Si vous refaites derrière, l'enfant apprend surtout que sa tâche ne compte pas. > Donnez les mêmes tâches aux filles et aux garçons du même âge. Les habitudes prises enfant se retrouvent ensuite à l'âge adulte. ## Un exemple de planning familial Deux parents qui travaillent, Jade (13 ans) et Tom (9 ans). Les tâches fixes ne bougent pas ; les tâches tournantes changent de main chaque semaine entre les enfants. | Tâche | Fréquence | Semaine 1 | Semaine 2 | | --- | --- | --- | --- | | Courses et menus | Hebdomadaire | Parent A | Parent A | | Linge (laver, étendre, ranger) | 3 fois par semaine | Parent B | Parent B | | Repas du soir | Chaque jour | Parents en alternance, Jade le mercredi | Parents en alternance, Jade le mercredi | | Mettre et débarrasser la table | Chaque jour | Tom | Jade | | Vider le lave-vaisselle | Chaque jour | Jade | Tom | | Poubelles et tri | 2 fois par semaine | Jade | Jade | | Aspirateur des pièces communes | Hebdomadaire | Parent B | Parent A | | Ranger sa chambre | Hebdomadaire | Chacun | Chacun | | Rendez-vous, papiers, école | Au fil de l'eau | Parent A | Parent A | Chaque adulte porte un bloc complet (courses et menus, linge, papiers) plutôt qu'une liste de petites tâches. Les blocs peuvent tourner chaque trimestre si l'un d'eux pèse plus que les autres. Le format d'affichage lui-même (grille par jour, couleurs, emplacement) est détaillé dans le guide [planning hebdomadaire](https://accord.enys.dev/guides/planning-hebdomadaire), qui contient un exemple de semaine familiale avec les trajets. ## Faire tourner sans se disputer Entre frères et sœurs, la rotation hebdomadaire est la plus simple à suivre : la semaine 1, l'un met la table et l'autre vide le lave-vaisselle, la semaine 2, on inverse. Pour trois enfants ou plus, utilisez un cycle de trois semaines, sur le même principe que les roulements de [ménage en colocation](https://accord.enys.dev/guides/planning-menage-colocation). Quelques règles qui évitent la plupart des disputes : - **la règle est écrite et affichée**, pour qu'on discute du tableau et pas de la personne ; - **un échange est permis**, à condition d'être noté ; - **une tâche oubliée se rattrape le jour même**, sans sermon ; - **un point de cinq minutes le dimanche** pour regarder la semaine à venir. La question de la récompense (argent de poche, temps d'écran, rien du tout) relève des choix de chaque famille. Ce qui compte pour le planning, c'est que la règle soit la même pour tous les enfants et connue à l'avance. ## Vacances, garde alternée, semaines chargées Le rythme change pendant les vacances scolaires : plus de temps à la maison, donc plus de repas et de rangement, mais aussi plus de disponibilité des enfants. Prévoyez un tableau « vacances » plutôt que d'étirer celui de l'année. En garde alternée, chaque foyer peut avoir son propre tableau, mais les attentes devraient être proches pour que l'enfant ne change pas de règles à chaque passage. Le guide [garde alternée et activités](https://accord.enys.dev/guides/garde-alternee-planning-activites) traite l'organisation sur deux semaines. Pour les trajets vers les activités, une organisation entre parents d'un même club est décrite dans [le planning de covoiturage entre parents](https://accord.enys.dev/guides/planning-covoiturage-parents). Les outils de planification comme [Accord](https://accord.enys.dev/produit) sont conçus pour des associations, clubs et écoles qui croisent des dizaines de disponibilités ; pour une famille, une feuille sur le réfrigérateur reste le meilleur support. ## Les erreurs fréquentes - **Oublier la charge mentale.** Le tableau montre qui sort la poubelle, pas qui pense à racheter les sacs. - **Donner aux enfants des tâches trop dures, trop tôt**, puis abandonner. Commencez petit et ajoutez une tâche par trimestre. - **Changer le tableau chaque semaine.** La rotation doit être prévisible pour devenir une habitude. - **Récompenser certaines tâches et pas d'autres**, ce qui crée des tâches « nobles » et des tâches « ingrates ». ## Questions fréquentes ### À partir de quel âge un enfant peut-il aider à la maison ? Dès 3 ans, un enfant peut ranger ses jouets et mettre son linge sale au panier. Vers 6 à 8 ans, il peut mettre la table ou faire son lit. Ces repères sont indicatifs : adaptez-les à l'enfant et apprenez chaque tâche ensemble avant de la lui confier seul. ### Comment répartir les tâches ménagères dans un couple ? Listez toutes les tâches de la semaine, y compris celles qui consistent à y penser, puis répartissez-les par blocs entiers (le linge, les courses, les papiers) plutôt que par petites tâches. Faites le point au bout d'un mois et rééquilibrez si un bloc pèse plus que les autres. ### Comment faire un tableau des tâches pour les enfants ? Une ligne par tâche, une colonne par semaine, le prénom de l'enfant dans chaque case, et une case à cocher. Distinguez les tâches fixes de celles qui tournent, et affichez-le à hauteur des enfants. ### Faut-il payer les enfants pour les tâches ménagères ? C'est un choix éducatif propre à chaque famille. Si vous le faites, appliquez la même règle à tous les enfants et à toutes les tâches, pour éviter que certaines deviennent négociables. Sources : - [Insee, Économie et Statistique n° 478-479-480 (2015) : le temps domestique et parental des hommes et des femmes](https://www.insee.fr/fr/statistiques/fichier/1303232/es478h.pdf) - [Observatoire des inégalités : les inégalités dans les tâches domestiques entre femmes et hommes](https://www.inegalites.fr/inegalites-taches-domestiques-femmes-hommes)