Pour planifier les animateurs d'un accueil de loisirs, partez du nombre d'enfants attendus par tranche d'âge, appliquez le taux d'encadrement réglementaire (en extrascolaire, un animateur pour 8 mineurs de moins de 6 ans et un pour 12 à partir de 6 ans, selon le guide de la Caf), vérifiez la part d'animateurs qualifiés dans l'équipe, puis répartissez les présences sur la journée, accueils du matin et du soir compris. Le planning doit toujours tenir si un animateur manque.
Les règles d'encadrement : ce qui est publié
Les accueils de loisirs sont des accueils collectifs de mineurs. Les règles sur la qualification des personnes qui encadrent figurent aux articles R. 227-12 à R. 227-22 du code de l'action sociale et des familles, et le décret du 23 juillet 2018 a modifié les définitions et règles applicables aux accueils de loisirs. Les chiffres ci-dessous proviennent du ministère chargé de la jeunesse et du guide des accueils de loisirs de la Caf. Ils évoluent : confirmez-les auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) de votre département avant de bâtir votre planning.
Le taux d'encadrement
Selon le guide de la Caf (accueils de loisirs sans hébergement) :
| Type d'accueil | Moins de 6 ans | 6 ans et plus |
|---|---|---|
| Extrascolaire (mercredis, vacances) | 1 animateur pour 8 | 1 animateur pour 12 |
| Périscolaire | 1 animateur pour 10 | 1 animateur pour 14 |
Des taux plus souples existent pour les accueils déclarés avec un projet éducatif territorial (PEDT), selon la durée d'accueil. Dans tous les cas, le guide indique qu'un effectif d'encadrement ne peut pas être inférieur à deux personnes en périscolaire. Pour les enfants de moins de 6 ans, un avis favorable de la protection maternelle et infantile est nécessaire.
La qualification de l'équipe
D'après le ministère chargé de la jeunesse, au moins la moitié de l'équipe d'animation doit être titulaire d'un diplôme ou d'une qualification requise pour animer (le BAFA, par exemple). Les stagiaires peuvent faire partie de l'équipe (16 ans minimum). Les animateurs non qualifiés peuvent être recrutés, mais dans la limite de 20 % de l'effectif d'animation.
Le directeur
Selon le guide de la Caf, le directeur peut être compté dans l'effectif d'encadrement lorsque l'accueil compte 50 mineurs ou moins. Au-delà, il n'est en principe pas compté. Les conditions de diplôme et les dérogations (accordées au cas par cas par le SDJES, en cas de difficulté de recrutement) sont à vérifier auprès du service.
Étape 1 : prévoir les effectifs par jour
Partez de vos inscriptions, jour par jour. Un accueil du mercredi n'a pas les mêmes effectifs que la deuxième semaine d'août. Pour chaque jour, notez le nombre d'enfants de moins de 6 ans et de 6 ans et plus.
Exemple chiffré (illustratif) : un mercredi, vous attendez 18 enfants de moins de 6 ans et 36 enfants de 6 ans et plus. À un animateur pour 8 et un pour 12 :
- moins de 6 ans : 18 ÷ 8 = 2,25, donc 3 animateurs ;
- 6 ans et plus : 36 ÷ 12 = 3, donc 3 animateurs.
Il vous faut au moins 6 animateurs sur le temps de journée complet. On arrondit toujours à l'entier supérieur.
Étape 2 : couvrir toute l'amplitude
Le taux s'applique pendant tout l'accueil, y compris à l'arrivée et au départ. L'accueil du matin (7 h 30 ou 8 h) et du soir (jusqu'à 18 h 30) se fait avec peu d'enfants, mais il faut au moins deux adultes présents. Répartissez donc les animateurs en trois blocs :
- ouverture : 2 animateurs qui accueillent les premiers enfants ;
- cœur de journée : l'équipe complète, de 9 h à 17 h ;
- fermeture : 2 animateurs qui assurent les départs.
Ouverture et fermeture se font en décalé. Un animateur qui ouvre à 7 h 30 termine à 16 h ; celui qui ferme à 18 h 30 commence à 10 h. Notez ces journées décalées dans vos règles de planning.
Étape 3 : garantir la part de qualifiés à chaque moment
Compter les qualifiés sur l'ensemble de l'équipe ne suffit pas : vérifiez-le aussi pour les créneaux creux. Si l'ouverture est assurée par deux animateurs dont l'un est non qualifié, regardez que l'équipe globale reste dans les proportions. Sur une équipe de 6, au moins 3 animateurs titulaires d'un diplôme ou d'une qualification et au plus 1 animateur non qualifié (20 % de 6 = 1,2).
Étape 4 : intégrer pauses, repas et sorties
- Le repas : encadré par l'équipe, avec la même exigence de taux. Échelonnez les pauses des animateurs.
- Les sorties : une sortie en bus avec 24 enfants de plus de 6 ans suppose 2 animateurs au minimum selon le taux, plus un adulte supplémentaire par prudence si le trajet est long. Les animateurs restants gardent l'accueil.
- La sieste des petits : une partie de l'équipe est mobilisée, le reste fait des préparations.
Étape 5 : prévoir les remplacements
Une équipe composée au minimum légal ne tient plus dès qu'une personne tombe malade. Visez une marge : un animateur de plus que le minimum, ou une liste d'animateurs d'appoint (étudiants BAFA disponibles) joignables à la journée. En cas d'absence au dernier moment, par ordre : un animateur d'appoint, un déplacement d'un renfort depuis un autre site, et seulement ensuite la réduction des inscriptions du jour.
Où un outil aide
La difficulté est de tenir à la fois le taux, la part de qualifiés, les horaires décalés et les remplacements, jour par jour. Accord vous laisse écrire ces règles en français, recueille les disponibilités des animateurs par un lien sans compte, compose la semaine et propose des remplaçants en cas d'absence. Vérifiez toutefois toujours le résultat par rapport aux règles de votre SDJES : l'outil applique ce que vous lui indiquez. Vous pouvez essayer sur la démonstration. Pour les périodes de vacances, voyez aussi le guide sur les stages multi-activités pendant les vacances.
Erreurs fréquentes
- Arrondir à l'entier inférieur : 2,25 animateurs, c'est 3.
- Oublier l'ouverture et la fermeture, où il faut aussi des adultes.
- Compter les qualifiés seulement en moyenne.
- Dépasser 20 % de non-qualifiés un jour de forte affluence.
- Ne pas prévoir de remplaçant pour les jours de sortie.
Questions fréquentes
Combien d'animateurs faut-il pour 12 enfants dans un accueil de loisirs ?
En extrascolaire, selon le guide de la Caf, le taux est d'un animateur pour 12 mineurs de 6 ans et plus, et d'un pour 8 pour les moins de 6 ans. Pour 12 enfants de 6 ans et plus, un animateur suffit sur le papier, mais un binôme est souvent préférable pour les pauses et les imprévus.
Quelle part d'animateurs doit être diplômée ?
D'après le ministère chargé de la jeunesse, au moins la moitié de l'équipe d'animation doit être titulaire d'un diplôme ou d'une qualification requise pour animer. Les non-qualifiés ne peuvent pas dépasser 20 % de l'effectif.
Le directeur compte-t-il dans le taux d'encadrement ?
Selon le guide de la Caf, il peut être compté lorsque l'accueil compte 50 mineurs ou moins. Au-delà, il ne l'est pas en principe. Vérifiez toujours auprès du SDJES de votre département.
À partir de quel âge peut-on être animateur ?
D'après le ministère, la formation au BAFA est accessible dès 16 ans, et un animateur stagiaire doit avoir au moins 16 ans. Pour un animateur non qualifié salarié, l'âge minimum découle du droit du travail.