Pour planifier les formateurs d'un CFA, commencez par le calendrier d'alternance de chaque promotion (les semaines ou jours passés en centre, le reste en entreprise), puis affectez les modules aux formateurs, les salles et les plateaux techniques, et enfin les examens. Le calendrier d'alternance est la colonne vertébrale : il est communiqué aux entreprises, il conditionne les contrats et il se modifie très difficilement une fois publié.
Les repères de l'alternance
Selon service-public.fr, la formation en CFA doit durer au moins 25 % de la durée totale du contrat d'apprentissage. L'alternance alterne enseignements théoriques en centre et formation pratique chez l'employeur ; la page cite les exemples de deux jours au CFA et trois en entreprise, ou d'un mois dans chaque lieu. L'apprenti doit commencer en CFA dans les trois mois suivant le début du contrat, et la page renvoie aux articles R. 6232-1 à R. 6232-3 du code du travail pour l'organisation de l'alternance. Ces repères évoluent, vérifiez-les avant de les reprendre dans un document officiel.
Pour le planning, la conséquence pratique est simple : vos formateurs et vos salles sont mobilisés par vagues, quand une promotion est présente. Une promotion absente libère salles et formateurs, qu'une autre promotion peut occuper.
Étape 1 : définir le rythme de chaque promotion
Chaque formation (BTS, titre professionnel, licence professionnelle…) a son rythme d'alternance. Les plus courants :
| Rythme | Exemple de répartition | Particularité |
|---|---|---|
| Hebdomadaire | 2 jours au CFA, 3 en entreprise | Salles occupées les mêmes jours chaque semaine |
| Par blocs | 1 semaine sur 3 au CFA | Plus de souplesse pour les entreprises éloignées |
| Mensuel | 1 mois au CFA, 1 mois en entreprise | Rythme exigeant pour les formateurs |
Ces rythmes illustrent des possibilités. Chaque formation fixe le sien d'après son référentiel et les attentes des entreprises. Une fois fixé, il se publie avant la signature des contrats.
Étape 2 : construire la maquette annuelle
Dressez pour chaque promotion un calendrier de l'année : semaines en centre, semaines en entreprise, vacances, jours fériés, périodes d'examen. À Lyon, tenez compte des vacances de la zone A, même si les apprentis n'en bénéficient pas tous de la même façon selon leur employeur. Superposez les promotions pour repérer les semaines de forte charge : celles où trois promotions sont présentes en même temps cumulent besoins en salles et en formateurs.
Étape 3 : affecter les formateurs aux modules
Pour chaque promotion, listez les modules avec leurs volumes horaires, puis les formateurs possibles. Les CFA ont souvent trois profils : des formateurs permanents, des vacataires professionnels, des intervenants d'entreprise. Tenez compte de leurs contraintes :
- les permanents ont un volume horaire contractuel à respecter ;
- les vacataires donnent des plages précises, souvent en dehors de leur emploi principal ;
- les professionnels en activité ne sont pas toujours disponibles en haute saison de leur métier.
Le guide sur les disponibilités des formateurs vacataires et indépendants précise comment les recueillir sans basculer dans une relation de subordination.
Dans la répartition, placez d'abord les modules à formateur rare (spécialiste d'un logiciel, intervenant externe), puis les modules d'enseignement général, plus flexibles.
Étape 4 : placer salles et plateaux techniques
Un CFA a des salles banalisées, mais aussi des plateaux techniques (atelier de cuisine, laboratoire, atelier mécanique, salle informatique). Ces derniers sont les ressources rares : on les affecte avant les salles ordinaires. Respectez les capacités et les règles de sécurité de chaque plateau. Pour la méthode générale d'inventaire, voyez le planning d'un organisme de formation.
Étape 5 : intégrer les examens
Les examens (épreuves ponctuelles, contrôle en cours de formation, passage devant un jury professionnel) se placent à des dates qui dépendent de l'organisme certificateur. Dès que le calendrier officiel paraît, bloquez les journées d'examen dans la maquette. Prévoyez salles, surveillants, jurys et convocation des apprentis plusieurs semaines à l'avance. Voir le guide sur les oraux et jurys d'admission pour la logique de planification des jurys.
Étape 6 : communiquer avec les entreprises
Les maîtres d'apprentissage ont besoin du calendrier d'alternance en début d'année pour organiser leur activité. Toute modification (déplacement d'une semaine, jour supplémentaire) leur est communiquée par écrit, avec un délai raisonnable. Un message type pour les entreprises, prévu à l'avance, vaut mieux que des appels isolés. Pour les apprentis, rappelez la présence obligatoire en CFA et tenez un suivi des absences.
Étape 7 : gérer l'imprévu
Un formateur malade, une salle indisponible, un plateau en panne : pour chacun, identifiez une réponse. Remplaçant du même domaine, permutation de deux modules, cours à distance si la formation l'autorise (la page de service-public.fr indique que la formation peut être dispensée en tout ou partie à distance, selon les termes de la convention de formation). Tenez un historique des changements, utile en cas de contrôle.
Où un outil aide
Le casse-tête d'un CFA est la superposition de promotions, de formateurs aux statuts variés et de plateaux techniques. Accord recueille les disponibilités par un lien sans compte, vous laisse écrire des règles en français (« jamais plus de 6 heures de cours par jour pour une promotion », « l'atelier réservé aux modules pratiques ») et compose la semaine en expliquant chaque placement. Les scénarios « Et si ? » aident à mesurer l'effet d'un déplacement avant d'écrire aux entreprises. Voyez la démonstration.
Erreurs fréquentes
- Publier le calendrier d'alternance sans le croiser avec les salles et les formateurs.
- Oublier les plateaux techniques dans le calcul des capacités.
- Modifier le calendrier sans prévenir les entreprises.
- Planifier des examens sans réserver jurys et surveillants.
- Négliger les remplaçants pour les modules à formateur rare.
Questions fréquentes
Quelle part de la formation se déroule au CFA ?
Selon service-public.fr, la formation en CFA doit représenter au moins 25 % de la durée totale du contrat d'apprentissage. La répartition exacte dépend de la formation et du rythme d'alternance retenu.
Comment organiser l'alternance entre CFA et entreprise ?
Chaque formation fixe son rythme : par exemple deux jours en CFA et trois en entreprise, ou un mois dans chaque lieu. Le calendrier est publié avant la signature des contrats et communiqué aux entreprises.
Quand l'apprenti doit-il commencer en CFA ?
D'après service-public.fr, l'apprenti doit débuter sa formation en CFA dans les trois mois suivant le début du contrat. Vérifiez la règle applicable à votre situation.
Comment gérer les formateurs vacataires dans un CFA ?
Recueillez leurs disponibilités à échéance régulière, confirmez par écrit les modules retenus et prévoyez des remplaçants. Évitez les contraintes qui ressembleraient à une subordination si l'intervenant est indépendant.