Pour planifier des maraudes ou des permanences, fonctionnez par équipes de taille fixe (au minimum deux personnes), mélangez anciens et nouveaux, limitez la fréquence de chacun pour éviter l'épuisement, et prévoyez un temps de retour après chaque sortie. Le planning n'est pas qu'une grille de noms : c'est ce qui garantit que la personne qui sort un soir d'hiver n'est jamais seule, ni sans relais.
Ce qui distingue ces activités d'un planning classique
Maraudes et permanences ont trois points communs qui pèsent sur l'organisation :
- Un horaire contraignant : en soirée, le week-end ou tôt le matin, des plages que peu de bénévoles tiennent toute l'année.
- Une charge émotionnelle : on rencontre des personnes en difficulté, parfois en détresse. Chacun n'y réagit pas de la même manière.
- Une exigence de continuité : les personnes rencontrées comptent sur le passage régulier, et les partenaires (mairie, centre d'hébergement, structures de santé) aussi.
D'où des règles de planification plus strictes que pour d'autres activités bénévoles.
Étape 1 : définir le format de chaque sortie ou permanence
Écrivez pour chaque activité :
| Élément | Exemple maraude | Exemple permanence |
|---|---|---|
| Durée | 2 h 30 de tournée plus 30 min de préparation et de retour | 3 h d'ouverture |
| Taille d'équipe | 3 personnes, dont 1 référent | 2 personnes |
| Parcours / lieu | Circuit fixe validé avec les partenaires | Local, salle partagée |
| Matériel | Boissons chaudes, kit d'hygiène, fiches d'orientation | Documents, ordinateur, téléphone |
| Retour | 20 min en fin de tournée | Notes dans un cahier ou un outil partagé |
La taille d'équipe minimale est la décision la plus importante. Pour une maraude, ne descendez pas sous deux personnes. Pour une permanence, deux est un bon plancher dès que le local reçoit du public ou ferme tard.
Étape 2 : composer des équipes équilibrées
Un bon équilibre se construit sur plusieurs critères :
- L'expérience : toujours au moins une personne expérimentée dans l'équipe.
- Les compétences : écoute, connaissance des dispositifs d'orientation, premiers secours si votre association le demande.
- La mixité : selon le public accueilli, il peut être utile d'avoir des équipes mixtes, ce qui se décide dans votre projet associatif.
- La stabilité : des équipes qui se retrouvent régulièrement développent une confiance qui se ressent sur le terrain.
Concernant les nouveaux bénévoles, adoptez une règle écrite : les trois premières sorties se font en doublon, avec un ancien. Cette règle protège le nouveau et rassure l'équipe.
Étape 3 : régler la fréquence de chacun
Il n'existe pas de chiffre universel, mais une règle de bon sens : la charge doit rester soutenable sur la durée. Beaucoup de structures limitent à un créneau de soirée par semaine, parfois moins en hiver quand la demande monte. Quelques repères pratiques :
- Un plafond hebdomadaire et mensuel par personne.
- Un repos obligatoire après un créneau tardif.
- Une alternance entre soirées, week-ends et créneaux de semaine, pour que les mêmes personnes ne portent pas toujours le plus pénible.
Sur ce dernier point, le guide un roulement équitable entre bénévoles présente plusieurs méthodes de rotation.
Étape 4 : intégrer le calendrier
Les besoins varient avec l'année :
- Hiver : plus de demandes, plus de sorties, parfois des créneaux en journée en cas de grand froid ; mais aussi des bénévoles moins disponibles.
- Jours fériés et fêtes de fin d'année : les personnes isolées en ont souvent le plus besoin, alors que les bénévoles partent en famille.
- Vacances scolaires : parents et étudiants disparaissent par vagues. À titre d'exemple, les vacances de Noël 2026 courent, selon le calendrier national, du samedi 19 décembre 2026 au lundi 4 janvier 2027 : prévoyez le planning de cette période dès octobre.
Un outil qui connaît les fériés et les zones de vacances scolaires (A, B et C) évite de découvrir au dernier moment qu'un soir de réveillon n'est couvert par personne.
Étape 5 : prévoir le temps de retour
Le retour (ou débriefing) fait partie de la mission, pas d'un bonus facultatif. Vingt minutes après la sortie permettent :
- de transmettre les informations utiles à l'équipe suivante ;
- de repérer les situations à signaler ;
- de permettre à chacun de déposer ce qu'il a vu ou entendu.
Si un bénévole a vécu une situation difficile, prévoyez un moyen de lui parler (responsable, référent, groupe de parole). Un bénévole écouté reste plus longtemps.
Comptez ce temps de retour dans la durée du créneau : il compte aussi pour la valorisation du bénévolat.
Étape 6 : organiser les remplacements
Une maraude annulée à la dernière minute laisse des personnes sans visite et fragilise la relation de confiance. À l'inverse, une équipe réduite à une seule personne n'est pas une solution : ni pour la sécurité, ni pour la qualité de l'accueil.
Mettez en place :
- une liste de remplaçants formés, qui ont déjà fait au moins quelques sorties ;
- une règle claire : si l'équipe tombe sous le minimum et qu'aucun remplaçant n'est trouvé, la sortie est reportée ou raccourcie, selon ce que prévoit votre protocole ;
- un message prêt à envoyer, avec le créneau, le point de rendez-vous et la durée.
Le guide gérer les désistements de bénévoles à la dernière minute détaille cette mécanique.
Un exemple de semaine pour une association lyonnaise
Voici un exemple fictif pour une association qui fait deux maraudes et une permanence par semaine, avec 18 bénévoles :
| Jour | Activité | Équipe | Règles appliquées |
|---|---|---|---|
| Mardi 19h à 22h | Maraude | 3 (1 référent, 1 ancien, 1 nouveau en doublon) | Pas plus d'une sortie par personne et par semaine |
| Jeudi 14h à 17h | Permanence | 2 | Au moins une personne qui connaît les dossiers |
| Samedi 19h à 22h | Maraude | 3 | Pas le même référent que mardi |
Avec ces trois activités, le besoin hebdomadaire est de huit places. Sur 18 bénévoles, chacun passe en moyenne un créneau toutes les deux ou trois semaines, ce qui laisse de la marge pour absences et vacances.
Mettre le planning au service des personnes
Un outil de planification peut aider quand les règles se multiplient (binômes, doublons de nouveaux, repos, vacances). Accord applique des règles écrites en français, explique chaque placement, propose des remplaçants en cas d'absence et prépare les messages d'envoi : voyez le principe sur la démo. Mais la base reste humaine : un référent attentif, des règles connues, des équipes qui se connaissent.
Questions fréquentes
Combien de bénévoles faut-il par maraude ?
Il n'existe pas de nombre imposé pour toutes les associations, mais une maraude se fait en règle générale à deux personnes minimum, souvent trois, avec au moins une personne expérimentée. Fixez le minimum dans votre protocole interne et respectez-le.
À quelle fréquence un bénévole peut-il faire des maraudes ou des permanences ?
Cela dépend de la charge et de la durée. Beaucoup d'associations visent un créneau par semaine au maximum, avec des périodes de repos. Ce qui compte, c'est que le rythme reste soutenable sur plusieurs mois.
Comment intégrer un nouveau bénévole sans le mettre en difficulté ?
Placez-le en doublon avec un ancien pendant ses premières sorties, expliquez le protocole, puis confiez-lui progressivement plus d'autonomie. Prévoyez un échange après chaque sortie.
Que faire si personne ne peut tenir une permanence ?
Regardez si le créneau peut être décalé, réduit ou regroupé avec un autre, et prévenez les usagers rapidement. Si le problème revient, il faut revoir la plage horaire ou élargir l'équipe plutôt que de s'appuyer sur quelques personnes toujours sollicitées.