Modèle de tableau de disponibilités : ce qu'il doit contenir

Un bon tableau de disponibilités contient quatre blocs : l'identité de la personne, une grille de créneaux (jours en colonnes, demi-heures en lignes) avec deux niveaux de réponse, « je peux » et « si nécessaire », ses limites personnelles (maximum d'heures, jours exclus) et une date limite de réponse. Tout le reste est du bruit, et surtout, aucun motif n'est à demander.

Pourquoi le tableau compte plus qu'on ne le croit

Un planning ne vaut que par les disponibilités qui le nourrissent. Si le tableau est ambigu (« mardi soir » : à partir de quelle heure ?), vous obtenez des réponses incomparables, et vous passez votre temps à rappeler les gens. Un modèle bien fait réduit les relances, supprime la ressaisie et rend les réponses directement exploitables, que vous composiez le planning à la main ou avec un outil.

Le modèle, bloc par bloc

Bloc 1 : l'identité

• Prénom et nom (ou prénom seul pour une petite équipe).
• Un moyen de contact (téléphone ou e-mail), uniquement si vous en avez besoin.
• Éventuellement : activités ou compétences que la personne peut assurer (piano, solfège, soutien en maths).

Pas de date de naissance, pas d'adresse, pas de profession : voir planning et RGPD en association.

Bloc 2 : la grille de créneaux

C'est le cœur du tableau. Les jours en colonnes (du lundi au samedi, ou à la semaine d'ouverture de votre structure), les heures en lignes, par demi-heure ou par heure selon la durée de vos séances. Dans chaque case, trois états possibles :

La distinction « je peux » et « si nécessaire » est la plus utile de tout le tableau. Elle donne de la souplesse au planning sans exiger de la personne un oui ou non tranché. Accord utilise précisément deux niveaux de disponibilité, peints au doigt ou à la souris sur une grille.

Limitez la grille aux horaires d'ouverture de la structure. Une grille de 7 h à 23 h, sept jours sur sept, invite à répondre sur des plages qui n'ont aucune chance d'être utilisées.

Bloc 3 : les limites personnelles

Trois à cinq champs au maximum :

• Nombre d'heures maximum par semaine (par exemple 8 heures).
• Nombre maximum de séances de suite.
• Jours à exclure absolument (jamais le mercredi).
• Préférences : matin ou soir, regroupé sur peu de jours.
• Absences connues sur la période : dates de congés, formations, examens.

Le champ « motif » est à proscrire. « Indisponible le 14 octobre » suffit, sans « rendez-vous à l'hôpital ».

Bloc 4 : le cadre de la collecte

En en-tête du tableau, quatre informations : la période concernée (« trimestre de septembre à décembre »), la date limite de réponse, à qui le renvoyer, et ce qu'on fait des réponses (une phrase d'information). Sans date limite, les réponses arrivent au compte-gouttes.

Un exemple rempli

Pour Sophie, intervenante, sur une semaine type.

Limites : 8 heures par semaine au maximum, pas plus de 3 séances de suite. Absence connue : du 2 au 6 novembre.

Ce tableau se lit en dix secondes : le planning sait que Sophie est la plus à l'aise le mardi et le jeudi en fin d'après-midi, qu'on peut la solliciter le samedi, et qu'elle sera absente une semaine précise.

Faire un tableau dans un tableur

1. Créez une feuille par personne, ou un fichier unique avec une ligne par personne et une colonne par créneau.
2. Utilisez une liste déroulante à trois valeurs (« je peux », « si nécessaire », vide) pour éviter les écritures libres.
3. Appliquez une mise en forme conditionnelle : vert, orange, blanc. Une couleur seule ne suffit pas : gardez aussi le texte, pour les personnes daltoniennes et pour l'impression noir et blanc.
4. Protégez les cellules de structure (en-têtes, heures) pour que personne ne les modifie.
5. Envoyez une copie par personne, pas un fichier partagé unique où chacun peut modifier les réponses des autres.

Cette dernière précaution est la plus oubliée : un fichier partagé en modification fait fuiter les disponibilités de tous et provoque des écrasements.

Les erreurs fréquentes

• Des créneaux trop gros (« matin », « après-midi ») qui masquent les vraies contraintes.
• Pas de niveau intermédiaire : tout le monde répond « non » dès que ce n'est pas parfait.
• Aucune période indiquée : la personne répond pour « en général » alors que vous cherchez un trimestre précis.
• Des réponses par SMS et par mail, qu'il faut ensuite ressaisir. Regroupez sur un seul canal.
• Oublier de relancer. Prévoyez deux relances avant la date limite.

Aller plus vite : la grille en ligne

Dans Accord, chacun reçoit un lien personnel sans compte, ouvre une grille à peindre, et enregistre. Le suivi montre qui a répondu, et un message de relance est prêt à copier. La personne qui coordonne peut aussi saisir à la place de quelqu'un. Pour un exemple, regardez la démo. Si vous préférez rester sur tableur, le modèle ci-dessus suffit. Le guide collecter les disponibilités des bénévoles détaille la méthode de collecte et les relances.

Questions fréquentes

Que doit contenir un tableau de disponibilités ?

L'identité de la personne, une grille jours et horaires avec au moins deux niveaux de réponse, ses limites (maximum d'heures, jours exclus, absences connues) et un cadre clair : période, date limite, destinataire.

Faut-il demander la raison d'une indisponibilité ?

Non. Elle n'est pas nécessaire pour composer le planning et peut révéler des informations personnelles. « Indisponible » suffit.

Quelle taille de créneau choisir ?

Celle de vos séances : par heure si vos cours durent une heure, par demi-heure s'ils durent 45 ou 90 minutes. Évitez les blocs « matin » et « après-midi », trop imprécis.

Comment gérer ceux qui ne répondent pas ?

Relancez deux fois, puis fixez une hypothèse par défaut annoncée à l'avance, par exemple « disponible si nécessaire sur les horaires d'ouverture ». Accord applique cette hypothèse avec une petite pénalité pour ne pas bloquer tout le planning.