Planning du tutorat étudiant à l'université : tuteurs et tutorés

Un tutorat étudiant fonctionne quand on croise trois éléments : les matières où les étudiants de première année décrochent, les tuteurs capables de les aider et des créneaux qui ne tombent ni sur les cours ni sur les partiels. Le planning se construit autour du calendrier universitaire : séances régulières en semestre, séances ciblées avant les examens, pause pendant les vacances. Des groupes stables et un tuteur référent par matière donnent les meilleurs résultats.

Ce qui distingue le tutorat du soutien scolaire

Le tutorat étudiant partage des points communs avec le soutien scolaire associatif, mais présente des particularités :

• Les tuteurs sont aussi des étudiants, avec leurs propres cours, partiels et stages. Leur disponibilité est très variable.
• Les tutorés ont un emploi du temps éclaté, avec des cours en amphi, des TD et parfois un job.
• Les besoins sont très saisonniers : forte demande avant les partiels, faible demande en milieu de semestre.
• La structure est souvent associative ou portée par un service de l'université, avec des budgets et des règles propres.

Étape 1 : identifier les besoins

Avant de recruter, mesurez ce qu'il faut couvrir. Deux sources sont utiles :

• les enseignants responsables de première année, qui savent quelles matières font échouer le plus ;
• les tutorés eux-mêmes, par un formulaire court qui demande la matière, le niveau de difficulté, les créneaux possibles et le format souhaité (individuel, petit groupe).

Concentrez-vous sur quatre ou cinq matières au départ. Un tutorat qui veut couvrir tout le programme se disperse.

Étape 2 : recruter et qualifier les tuteurs

Un bon tuteur est généralement un étudiant de niveau supérieur qui a réussi la matière récemment. Pour chaque tuteur, notez :

• les matières et niveaux qu'il peut couvrir ;
• ses disponibilités réelles par semaine ;
• sa période d'examens, pour éviter de le solliciter à ce moment ;
• son engagement : nombre de séances par semaine et durée de l'engagement dans l'année.

Une courte formation à la pédagogie (écoute, reformulation, gestion d'un petit groupe) améliore la qualité des séances, et rassure des tuteurs qui n'ont jamais enseigné.

Étape 3 : construire la grille des séances

Un tutorat clair repose sur des séances récurrentes par matière. Exemple illustratif pour un premier semestre de licence :

Les pauses méridiennes et les fins de journée fonctionnent souvent bien, car elles tombent entre deux cours. Évitez les créneaux où une partie des tutorés a un TD obligatoire.

Étape 4 : suivre le rythme du semestre

Le tutorat n'a pas la même intensité toute l'année. Découpez :

1. Rentrée : présentation du dispositif, inscriptions, premiers groupes.
2. Milieu de semestre : séances régulières, bilan à mi-parcours.
3. Avant les partiels : séances de révision plus fréquentes, parfois sur des créneaux supplémentaires.
4. Pendant les partiels : pause totale pour les tuteurs concernés.
5. Entre deux semestres : réinscriptions, ajustement des groupes.

Les vacances universitaires ne suivent pas toujours le calendrier des écoles. Vérifiez le calendrier de votre établissement. À titre de repère, les vacances de la Toussaint 2026 pour les établissements scolaires courent du 17 octobre au 2 novembre, selon le calendrier national publié sur education.gouv.fr, mais l'université fixe son propre calendrier.

Étape 5 : écrire quelques règles

Les règles qui reviennent dans les dispositifs de tutorat :

• un tuteur ne prend pas plus de deux ou trois séances par semaine ;
• un tuteur ne tient pas de séance pendant sa propre période d'examens ;
• un tutoré garde le même tuteur référent sur le semestre, sauf demande ;
• deux tuteurs au minimum par séance de plus de six tutorés ;
• les séances sont annulées si moins de deux tutorés sont inscrits (à regrouper alors avec une autre séance).

Formulées en français, ces règles s'intègrent à un outil de planification : « Léa ne tient pas de séance en janvier », « les séances de mathématiques ont toujours deux tuteurs ». Accord applique ce type de règles et propose des remplaçants en cas d'absence : voyez la démo.

Étape 6 : gérer l'assiduité

Le plus grand défi d'un tutorat est l'assiduité des tutorés. Quelques pratiques qui aident :

• un rappel par message la veille ;
• une inscription par séance plutôt qu'à l'année, pour éviter les listes fantômes ;
• un retour rapide aux étudiants absents, sans reproche ;
• des séances qui répondent à des questions précises (exercices, annales), pas à un cours magistral bis.

Gardez aussi une liste de tutorés en attente, ce qui permet de remplir les places libérées au dernier moment.

Étape 7 : suivre les heures et valoriser

Les heures de tutorat sont précieuses pour le bilan du dispositif, les demandes de financement et la reconnaissance des tuteurs. Notez le nombre de séances, de tutorés par séance et d'heures par tuteur. Pour les tuteurs bénévoles, voyez valoriser le bénévolat en heures ; pour ceux qui sont rémunérés, appuyez-vous sur les règles de l'établissement ou de l'association employeuse.

Questions fréquentes

Comment organiser un tutorat étudiant en début d'année ?

Recensez les matières difficiles avec les enseignants, recrutez des tuteurs de niveau supérieur, ouvrez les inscriptions des tutorés, puis construisez une grille de séances récurrentes en évitant les cours et les TD. Lancez dès septembre ou octobre pour profiter de la motivation de rentrée.

Combien de tutorés par tuteur ?

Il n'y a pas de norme générale. Les groupes de quatre à huit tutorés sont courants pour des séances de révision, le binôme ou l'individuel pour des difficultés précises. L'important est qu'aucun tutoré ne reste sans réponse.

Comment éviter que les tuteurs s'épuisent pendant leurs propres examens ?

Demandez leurs périodes d'examens dès le recrutement, prévoyez des tuteurs de réserve et interrompez leurs séances pendant leurs partiels. Un plafond de séances par semaine protège aussi leur propre réussite.

Que faire si trop peu de tutorés viennent ?

Vérifiez le créneau (conflit avec un TD ?), la communication (rappels, affichage) et le contenu (répond-il à des questions concrètes ?). Un regroupement de séances vaut mieux qu'une salle vide.