Réduire les trous dans un emploi du temps : méthode et exemples

Un trou est un temps mort entre deux séances d'une même personne, le même jour : trop court pour rentrer chez soi, trop long pour être utile. Pour le réduire, mesurez-le d'abord (heures d'attente par personne et par semaine), regroupez ensuite les séances de chacun sur moins de jours et en blocs continus, puis fixez une règle chiffrée, par exemple « pas plus d'une heure de trou entre deux séances ».

Pourquoi les trous coûtent cher

Un intervenant qui vient à 14 h pour un cours, puis à 18 h pour un autre, passe quatre heures sur place ou en trajet pour deux heures de travail. C'est de la fatigue, du transport, parfois un salaire payé pour de l'attente, et pour les bénévoles, une raison de ne pas revenir. Du côté des élèves, un emploi du temps troué se traduit par de la présence inutile ou des heures d'étude non encadrées.

Les trous ne sont pas toujours un défaut : une pause déjeuner d'une heure, un temps de préparation ou de transition entre deux salles sont utiles. Il faut distinguer le trou subi du temps de respiration voulu.

Mesurer avant de corriger

Pour chaque personne et chaque jour, relevez l'heure de début de la première séance, l'heure de fin de la dernière, et additionnez les durées réelles de séance. La différence est le temps de présence non travaillé.

Exemple, pour Karim le jeudi :

Présence de 14 h à 20 h : 6 heures. Travail effectif : 3 heures. Trous : 3 heures (2 h entre la première et la deuxième séance, 1 h entre la deuxième et la troisième). Un taux de trou de 50 %.

Refaites ce calcul pour toute l'équipe : vous identifierez rapidement deux ou trois personnes qui concentrent la plupart des heures creuses.

Cinq leviers pour réduire les trous

1. Regrouper les séances d'une personne dans un même bloc

Si Karim enseigne trois heures le jeudi, mieux vaut 17 h, 18 h et 19 h d'affilée que trois séances éparpillées. Les mêmes séances sur un bloc continu libèrent le reste de la journée.

2. Concentrer sur moins de jours

Trois heures sur trois jours donnent trois déplacements. Trois heures sur un jour, un seul. Si la personne est d'accord, regroupez par jour de présence.

3. Fixer un plafond de trou

Une règle comme « pas plus de 1 heure de trou entre deux séances » donne un cadre vérifiable. Elle écarte les plannings qui laissent trois heures d'attente. Voir le guide sur l'écriture des règles de planning.

4. Ajuster les horaires de début

Parfois, décaler un cours d'une demi-heure suffit pour qu'il se colle à un autre. Quand les durées sont flexibles, un créneau de 45 minutes qui passe à une heure peut remplir un trou.

5. Combler plutôt que supprimer

Un trou de deux heures peut accueillir une activité courte (permanence, préparation, aide individuelle). Plutôt que de le subir, transformez-le en temps utile, s'il correspond à un besoin réel.

Les compromis à connaître

Réduire les trous entre souvent en conflit avec d'autres objectifs. Un bon planning se juge à l'ensemble, pas à un indicateur isolé.

• Disponibilités : l'intervenant n'est peut-être libre que le jeudi à 14 h et 18 h.
• Salles : regrouper les cours d'une personne peut engorger une salle à un horaire donné.
• Élèves : un cours collectif ne se déplace pas à volonté, car il dépend des disponibilités des participants.
• Équité : si toujours les mêmes ont des journées compactes et les autres des journées trouées, c'est une inégalité. Voir l'équité de charge entre intervenants.

Règle de pondération : traitez les trous comme une préférence (on les minimise) et non comme une obligation (on les interdit), sauf cas particulier. Interdire tout trou rendrait souvent le planning impossible.

Comment procéder dans un tableur, étape par étape

1. Dressez la liste des séances de chaque personne par jour, triées par heure.
2. Calculez pour chaque jour l'écart entre la fin d'une séance et le début de la suivante.
3. Additionnez ces écarts par personne et par semaine.
4. Repérez les plus gros et testez les déplacements de séances pour les réduire, en vérifiant que rien ne se chevauche.
5. Recalculez. Recommencez jusqu'à ce que le gain ne justifie plus l'effort.

C'est faisable à la main pour dix séances, fastidieux au-delà de trente. Avec quinze activités, quatre salles et une dizaine d'intervenants, le nombre de combinaisons dépasse largement ce qu'on essaie manuellement : c'est le terrain d'un solveur de contraintes.

Avec un moteur de planning

Dans Accord, une règle comme « pas plus de 3 cours de suite » ou une préférence d'horaire s'écrit en français, et le moteur cherche la meilleure combinaison tout en respectant les disponibilités, les salles et les compétences. Le score sur 100 reflète le respect des préférences, et le panneau « Pourquoi ici » explique pourquoi une séance est à tel endroit. Si vous voulez voir ce que donne un jeu de règles réaliste, la démo propose une école de musique avec 9 intervenants et 4 salles.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un trou dans un emploi du temps ?

C'est une période sans séance entre deux séances d'une même personne, le même jour. On parle aussi d'heure creuse, de temps mort ou de « fenêtre ». Il se mesure en minutes ou en heures par jour et par semaine.

Comment éviter les heures creuses dans un planning ?

Regroupez les séances de chaque personne en blocs continus et sur un minimum de jours. Fixez un plafond de trou entre deux séances et traitez-le comme une préférence à minimiser.

Un planning sans aucun trou est-il possible ?

Rarement, dès que les disponibilités sont contraintes ou que les salles sont partagées. Mieux vaut viser un trou limité (par exemple une heure maximum) que l'absence totale.

Les trous sont-ils toujours mauvais ?

Non : une pause déjeuner ou un temps de préparation est utile. Le problème est le trou subi, trop long pour être utilisé et trop court pour rentrer chez soi.