La bonne méthode consiste à construire une semaine type qui décrit le rythme normal, puis à poser par-dessus un calendrier daté qui contient uniquement les exceptions : jours fériés, vacances, absences, événements ponctuels. Vous écrivez la règle générale une fois, et chaque exception à sa date. C'est ce qui évite de recopier trente-six semaines à la main.
Deux outils pour deux questions
| Semaine type | Calendrier daté | |
|---|---|---|
| Question posée | Que se passe-t-il d'habitude ? | Que se passe-t-il à cette date précise ? |
| Contenu | Lundi 17 h : aide aux devoirs, salle 2, Camille | Lundi 11 novembre : fermé (férié) |
| Fréquence de changement | Une ou deux fois par an | Chaque semaine, parfois chaque jour |
| Risque | Devenir obsolète sans qu'on s'en aperçoive | Se multiplier jusqu'à l'illisibilité |
Un planning uniquement en semaine type ne sait pas gérer le réel : le 1er novembre n'existe pas pour lui. Un planning uniquement daté oblige à ressaisir chaque semaine ce qui ne change pas. Il faut les deux, chacun à sa place.
Ce qui va dans la semaine type
- Les séances récurrentes : jour, heure, durée, salle, intervenant.
- Les règles qui durent : « Karim jamais le mercredi », « pas plus de 3 cours de suite ».
- Les disponibilités habituelles de chacun.
- Les compétences et les équipements demandés.
Le critère est simple : si cela se reproduit chaque semaine pendant au moins un trimestre, c'est de la semaine type.
Ce qui va dans le calendrier daté
- Les jours fériés : 11 par an, avec un jour de la semaine différent chaque année.
- Les vacances scolaires de votre zone, si votre activité les suit. Lyon et Villeurbanne sont en zone A : Toussaint du 17 octobre au 2 novembre 2026, par exemple. Le détail est dans le guide sur les vacances scolaires 2026-2027.
- Les absences : congé, formation, maladie, avec date de début et de fin.
- Les événements ponctuels : portes ouvertes, gala, examen, réunion de rentrée.
- Les modifications d'une seule semaine : un cours déplacé, une salle indisponible pour travaux.
Le critère inverse : si cela ne se produit qu'une fois ou à des dates précises, c'est du daté.
Un exemple complet
Une association de soutien scolaire à Villeurbanne, zone A, avec 9 intervenants et 4 salles.
Semaine type : aide aux devoirs lundi, mardi et jeudi de 17 h à 19 h, ateliers le mercredi après-midi, cours de maths le samedi matin.
Calendrier daté sur l'année 2026-2027 (extrait) :
- Du 17 octobre au 2 novembre 2026 : vacances de la Toussaint, activité suspendue (sauf un stage maintenu, marqué comme exception).
- Mercredi 11 novembre 2026 : férié, l'atelier du mercredi n'a pas lieu.
- Du 19 décembre 2026 au 4 janvier 2027 : vacances de Noël.
- Une semaine en février : Camille absente (formation), remplaçant désigné pour deux séances.
Quelques lignes datées suffisent à adapter une semaine type d'une dizaine de lignes tout au long de l'année. Si Camille quitte la structure, vous changez une ligne dans la semaine type, et les semaines futures suivent.
Les pièges à éviter
- Modifier la semaine type pour une exception. Vous déplacez un cours de façon provisoire, puis vous oubliez de le remettre. Utilisez l'exception datée.
- Multiplier les exceptions récurrentes. Si une « exception » revient chaque semaine depuis un mois, c'est devenu la règle : intégrez-la à la semaine type.
- Oublier de dater la fin. Une absence sans date de retour finit par bloquer le planning pendant des mois.
- Ne pas distinguer annulation et déplacement. Un cours annulé libère l'intervenant. Un cours déplacé occupe un autre créneau : le calendrier doit refléter la différence.
- Ne pas informer les personnes concernées. L'exception est prise en compte par le planning, mais tout le monde doit en être averti. Voir bien diffuser un planning.
Comment les outils gèrent cette combinaison
Dans un tableur, il faut gérer à la main : un onglet par semaine, des copies, des couleurs. Les agendas partagés savent gérer des événements récurrents avec des exceptions, mais ne vérifient pas que votre règle est respectée. Un logiciel de planification fait le lien entre les deux.
Dans Accord, le moteur compose la semaine type sous contraintes, puis le calendrier daté intervient pour les absences et les fermetures : les vacances et jours fériés de votre zone sont appliqués au planning publié, une absence déclarée déclenche des propositions de remplaçants, et le flux iCal de chaque personne reprend l'ensemble avec une récurrence hebdomadaire et ses exceptions. Une limite à connaître : le moteur raisonne sur la semaine type, et les exceptions datées couvrent surtout les absences et les fermetures. Les disponibilités ponctuelles d'une personne se traitent donc par une absence datée. Vous pouvez le voir sur la démo.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une semaine type en planning ?
C'est le modèle de la semaine ordinaire : quelles séances, quels jours, à quelle heure, dans quelle salle, avec qui. Elle sert de base répétée sur toute la période, avant d'y appliquer les exceptions datées.
Comment gérer les jours fériés dans un planning récurrent ?
En les enregistrant comme des exceptions datées : à la date du férié, la séance récurrente ne s'applique pas. Il est inutile de modifier la semaine type, puisque le même lundi redevient normal la semaine suivante.
Faut-il refaire le planning à chaque période de vacances ?
Non, sauf si vous passez à une semaine allégée. Dans ce cas, créez une seconde semaine type pour les vacances et basculez de l'une à l'autre selon le calendrier, au lieu de retoucher la première.
Peut-on changer la semaine type en cours d'année ?
Oui, par exemple pour un nouveau trimestre. Datez le changement et conservez l'ancienne version : vous pourrez comparer, et revenir en arrière en cas de problème.