Pour faire un planning, fixez d'abord la période et ce qu'il faut couvrir, recueillez les disponibilités de chacun, écrivez les règles en phrases simples, puis placez les créneaux en commençant par les plus difficiles à pourvoir. Vérifiez ensuite les doublons, la charge de chacun et les jours fériés, et partagez une seule version, toujours à jour. La méthode vaut pour une équipe de bénévoles, un club ou une famille.
Ce qu'est un planning, en une phrase
Un planning est un tableau qui dit qui fait quoi, quand et où, sur une période donnée. Il se distingue de l'emploi du temps, qui décrit une semaine répétée (le cours de piano du mercredi à 14 h), alors que le planning se rattache à des dates précises (le samedi 21 novembre, Lina tient l'accueil). La nuance est détaillée dans emploi du temps ou planning : quelle différence.
Avant de commencer : trois questions
Répondez-y par écrit, en une ligne chacune.
- Sur quelle période ? Une semaine, un mois, une saison de septembre à juin. Plus la période est longue, plus il faut prévoir les absences. Voir les guides du planning hebdomadaire, du planning mensuel et du planning annuel d'une association.
- À quel pas de temps ? L'heure, la demi-journée, la journée. Une permanence d'accueil se planifie au créneau de deux ou trois heures, une astreinte à la semaine.
- Qui va le lire ? Les personnes planifiées, les familles, le bureau, le public. Cela décide de ce qu'on y écrit (prénoms seuls ou noms complets) et du support.
La méthode en sept étapes
1. Fixer la période et le cadre
Notez les dates de début et de fin, les jours et horaires d'ouverture, et les jours de fermeture connus. Reportez tout de suite les jours fériés : il y en a onze en France, et pour les salariés du privé seul le 1er mai est obligatoirement chômé, les autres dépendant de la convention collective ou de l'employeur (fiche F2405 de service-public.gouv.fr). Pour une activité qui suit l'école, ajoutez les vacances scolaires de votre zone. Lyon et Villeurbanne sont en zone A ; les dates sont dans notre guide des vacances scolaires 2026-2027.
2. Lister ce qu'il faut couvrir
Faites la liste des besoins, pas des personnes : chaque créneau, sa durée, le nombre de personnes nécessaires et les compétences requises. Exemple : « accueil du mardi, 14 h à 17 h, 2 personnes dont une qui connaît la caisse ».
Multipliez ensuite pour obtenir le besoin total. Trois permanences par semaine à deux personnes, cela fait 6 places par semaine, soit 24 à 26 places sur un mois.
3. Recueillir les disponibilités
Demandez à chacun ses disponibilités sur une grille identique pour tous, avec trois réponses possibles : disponible, disponible si nécessaire, pas disponible. Le « si nécessaire » change tout : il donne de la marge sans forcer personne. Fixez une date limite de réponse et relancez une fois. La méthode complète est dans collecter les disponibilités des bénévoles.
Comparez alors le besoin à la capacité : la somme de ce que chacun accepte de donner. Si huit personnes acceptent chacune une permanence par semaine, la capacité est de 8 places pour un besoin de 6. Si la capacité est à peine supérieure au besoin, le planning cassera à la première absence. Dans ce cas, réduisez les créneaux ou recrutez avant de planifier.
4. Écrire les règles
Notez en phrases courtes ce qui doit toujours être vrai, puis ce que vous préférez :
- règles strictes : « jamais une personne seule à l'accueil », « Karim ne vient pas le mercredi », « pas plus de 4 h par semaine pour un bénévole » ;
- préférences : « les nouveaux de préférence avec un ancien », « Claire plutôt le matin ».
Séparer les deux évite les débats sans fin au moment de placer. Pour des exemples rédigés, voir écrire les règles de planning. Si vous planifiez des salariés, ajoutez le cadre légal : au moins 35 heures consécutives de repos par semaine (24 heures plus les 11 heures de repos quotidien) et pas plus de six jours travaillés par semaine, sauf dérogation (fiche F2327).
5. Placer d'abord le plus difficile
C'est l'étape que presque tout le monde fait à l'envers. On remplit spontanément le mardi après-midi, où dix personnes sont disponibles, et on se retrouve le vendredi soir avec un seul nom possible, déjà placé ailleurs.
Faites l'inverse : comptez, pour chaque créneau, combien de personnes peuvent le prendre, et commencez par celui qui en a le moins. Puis le suivant. Les créneaux faciles se remplissent toujours à la fin.
6. Vérifier
Relisez le planning avec une liste de contrôle :
- personne n'est à deux endroits en même temps ;
- aucun créneau n'est vide ou en sous-effectif ;
- personne ne dépasse ce qu'il a proposé ;
- l'écart entre la personne la plus chargée et la moins chargée est acceptable ;
- aucun créneau ne tombe un jour férié ou une fermeture.
Le guide mesurer la qualité d'un planning détaille ces critères.
7. Partager une seule version
Publiez à un seul endroit, donnez-lui une date de version, et renvoyez toujours vers lui. Chaque modification se fait là, jamais dans une capture d'écran qui circule. Les canaux possibles et leurs limites sont décrits dans bien diffuser un planning, et les réglages du partage en ligne dans partager un planning en ligne avec une équipe.
Un exemple complet
Une association de quartier tient un accueil trois fois par semaine, à deux bénévoles. Huit bénévoles ont répondu.
| Créneau | Personnes possibles | Ordre de placement |
|---|---|---|
| Mardi 14 h à 17 h | 6 | 3e |
| Jeudi 17 h à 20 h | 3 | 1er |
| Samedi 9 h à 12 h | 4 | 2e |
On place d'abord le jeudi soir (trois personnes possibles pour deux places), puis le samedi, puis le mardi. Sur quatre semaines, cela fait 24 places pour 8 bénévoles, soit 3 permanences chacun en moyenne. Si deux personnes en font 5 et deux autres 1, le planning est déséquilibré même si tous les créneaux sont pleins : redistribuez avant de publier.
Quel support selon votre situation
| Situation | Support adapté | Limite |
|---|---|---|
| Famille, colocation, 2 à 5 personnes | Papier ou tableau blanc | Pas de mise à jour à distance |
| Équipe de 5 à 15 personnes, peu de règles | Tableur partagé | Les conflits se vérifient à la main |
| Rendez-vous ponctuels | Agenda partagé ou sondage de dates | Ne répartit pas une semaine entière |
| 15 personnes et plus, nombreuses règles | Logiciel de planification | Demande une prise en main |
Le comparatif détaillé est dans planning Excel ou logiciel. Quand le croisement des disponibilités et des règles devient le vrai problème, un outil comme Accord recueille les disponibilités par lien, sans compte, applique des règles écrites en français, compose la semaine en commençant par les créneaux les plus contraints et explique chacun de ses choix. Pour une famille ou une petite équipe stable, une feuille suffit largement.
Les erreurs fréquentes
- Oublier un jour férié ou une semaine de vacances. Le lundi de Pâques 2027 tombe le 29 mars, le lundi de Pentecôte le 17 mai.
- Remplir les créneaux faciles en premier. Voir l'étape 5.
- Confondre « disponible » et « d'accord pour venir ». Quelqu'un de disponible tous les soirs n'a pas forcément envie de venir tous les soirs : demandez aussi un maximum.
- Laisser circuler plusieurs versions. La version imprimée du lundi contredit le message du mercredi, et chacun suit la sienne.
- Ne rien prévoir pour les absences. Désignez à l'avance une ou deux personnes de réserve par semaine.
- Compter les week-ends sans les pondérer. Un week-end de trois jours pèse plus qu'un autre : voir le roulement des week-ends.
Questions fréquentes
Comment faire un planning simple ?
Listez les créneaux à couvrir, demandez à chacun ses disponibilités sur la même grille, placez d'abord les créneaux où peu de personnes sont disponibles, puis vérifiez que personne n'est en double. Partagez une seule version, datée.
Comment faire un planning équitable ?
Comptez les créneaux de chacun sur la période, plafonnez la charge de chaque personne à ce qu'elle a proposé et répartissez les créneaux pénibles (soirs, samedis) à tour de rôle. Rendez le décompte visible pour que l'équité se vérifie.
Quel logiciel gratuit pour faire un planning ?
Un tableur (LibreOffice Calc, Google Sheets) suffit pour une petite équipe. Les sondages de dates servent à trouver une réunion, pas à répartir une semaine. Au-delà d'une quinzaine de personnes avec des règles, un logiciel de planification fait gagner du temps ; certains ont une formule gratuite pour les petits groupes.
Combien de temps à l'avance faire un planning ?
Pour une semaine type de rentrée, commencez en juin. Pour un planning mensuel, publiez-le au moins deux semaines avant le début du mois. Pour des salariés d'astreinte, la règle par défaut est de prévenir 15 jours à l'avance (fiche F20873).