Pour faire un planning partagé dans Google Sheets pour une association, la méthode la plus fiable tient en trois onglets : Personnes (la liste des bénévoles), Affectations (une ligne par créneau et par personne) et Compteurs (heures et alertes). Des listes déroulantes évitent les fautes de frappe, la formule NB.SI.ENS repère les doublons et SOMME.SI.ENS totalise les heures. Le tout est gratuit avec un compte Google, et suffit tant que l'association reste sous une vingtaine de personnes avec un planning stable.
Pourquoi éviter la grande grille colorée
Le réflexe habituel : une grille avec les jours en colonnes, les créneaux en lignes, et les prénoms tapés dans les cases. C'est lisible, mais presque impossible à contrôler : comment savoir que Josiane a trois permanences et Paul aucune, ou qu'elle est inscrite deux fois le samedi à 9 h ? La solution est de séparer les données (qui fait quoi) de l'affichage (la vue par semaine). C'est le principe de tout bon planning sur tableur, détaillé aussi dans notre modèle de planning hebdomadaire.
Étape 1 : créer les trois onglets
Onglet Personnes
Une ligne par bénévole : prénom (colonne A), rôle ou compétence (B), plafond d'heures par mois (C). Pas de téléphone ni d'adresse ici si le fichier est largement partagé : gardez-les dans un fichier séparé, à accès restreint. Voir planning et RGPD en association.
Onglet Affectations
Une ligne par personne et par créneau, avec ces colonnes :
| A | B | C | D | E | F |
|---|---|---|---|---|---|
| Date | Heure de début | Poste | Bénévole | Durée (h) | Alerte |
| 07/11/2026 | 09:00 | Accueil | Josiane | 3 | |
| 07/11/2026 | 09:00 | Tri | Paul | 3 | |
| 07/11/2026 | 09:00 | Tri | Josiane | 3 | DOUBLON |
Ce format en liste paraît moins parlant qu'une grille, mais il permet de tout compter et de tout trier.
Onglet Compteurs
Une ligne par bénévole (reprise de l'onglet Personnes), avec ses heures du mois et un indicateur de dépassement.
Étape 2 : les listes déroulantes
Sélectionnez la colonne D de l'onglet Affectations, puis menu Données > Validation des données (ou clic droit, menu déroulant). Choisissez une liste construite à partir d'une plage, et indiquez la colonne A de l'onglet Personnes. Par défaut, Google Sheets refuse une valeur qui n'est pas dans la liste : « Josianne » avec deux n ne passera pas, et vos comptages resteront justes. Faites de même pour la colonne Poste.
Étape 3 : les formules utiles
Les formules ci-dessous sont écrites pour un fichier en français (noms de fonctions en français, point-virgule comme séparateur).
Détecter un doublon de personne
Dans la colonne F (Alerte), ligne 2, saisissez :
=SI(NB.SI.ENS($A$2:$A$500;A2;$B$2:$B$500;B2;$D$2:$D$500;D2)>1;"DOUBLON";"")
La formule compte les lignes qui ont la même date, la même heure et le même bénévole. S'il y en a plus d'une, la personne est à deux endroits à la fois. Recopiez-la vers le bas.
Totaliser les heures de chacun
Dans l'onglet Compteurs, à côté du prénom en A2 :
=SOMME.SI.ENS(Affectations!$E$2:$E$500;Affectations!$D$2:$D$500;A2)
Pour un mois précis, ajoutez deux conditions sur la date :
=SOMME.SI.ENS(Affectations!$E$2:$E$500;Affectations!$D$2:$D$500;A2;Affectations!$A$2:$A$500;">="&DATE(2026;11;1);Affectations!$A$2:$A$500;"<"&DATE(2026;12;1))
Compter les créneaux d'une personne
=NB.SI(Affectations!$D$2:$D$500;A2)
Placées côte à côte, ces colonnes rendent l'équité visible d'un coup d'œil : si Josiane cumule 18 heures et Paul 3, le déséquilibre est chiffré. Notre guide sur l'équité de charge indique quels écarts sont acceptables.
Signaler un dépassement de plafond
Dans Compteurs, si le plafond est en colonne C (repris de l'onglet Personnes) et les heures du mois en colonne D :
=SI(D2>C2;"AU-DESSUS DU PLAFOND";"")
Étape 4 : la mise en forme conditionnelle
Pour colorer en rouge toute la ligne d'un doublon, sélectionnez A2:F500, puis Format > Mise en forme conditionnelle, choisissez « La formule personnalisée est » et saisissez :
=$F2="DOUBLON"
Le signe dollar fige la colonne F pour que toute la ligne prenne la couleur. Une précision utile de l'aide Google : une formule de mise en forme conditionnelle ne peut faire référence qu'à la feuille courante ; pour une autre feuille, il faut passer par la fonction INDIRECT. C'est pourquoi la colonne Alerte calcule le contrôle dans la même feuille.
Étape 5 : la vue de la semaine
Pour afficher le planning comme une grille, créez un onglet Semaine avec un tableau croisé dynamique (menu Insertion) : dates en colonnes, heures et postes en lignes, bénévoles en valeurs. Un simple filtre sur la colonne Date de l'onglet Affectations convient aussi pour imprimer la semaine. La vue se met à jour quand les affectations changent.
Étape 6 : partager et protéger
- Partage : donnez l'accès en modification aux seuls coordinateurs, et en lecture aux bénévoles.
- Protection : menu Données > Protéger des feuilles et des plages pour verrouiller les onglets Personnes et Compteurs. L'aide Google le précise : cette fonction n'est pas une mesure de sécurité, un utilisateur peut toujours copier ou exporter le fichier. Ne partagez qu'avec des personnes de confiance.
- Historique : le bouton de dernière modification ouvre l'historique des versions. Nommez une version à chaque publication (« Planning novembre publié ») : Google Sheets accepte jusqu'à 15 versions nommées par fichier.
Les limites à connaître
Google Sheets est gratuit, collaboratif et suffisant pour beaucoup d'associations. Ses limites sont structurelles :
- Il ne compose pas. Les formules contrôlent ce que vous avez saisi ; elles ne cherchent pas la meilleure répartition.
- Les disponibilités restent à ressaisir. Si chacun écrit dans le fichier, les erreurs se multiplient ; si vous les recopiez, c'est long. Notre modèle de tableau de disponibilités aide à les structurer.
- Les absences se gèrent à la main. Trouver qui peut remplacer Josiane samedi demande de croiser disponibilités, compétences et heures déjà faites.
- La robustesse dépend d'une personne. Une colonne insérée au mauvais endroit et les formules décalent ; l'historique d'une cellule ne montre pas les insertions de lignes ni les modifications par formule.
Quand ces limites coûtent plus d'une soirée par mois, il est temps de regarder un outil de planification. Notre guide planning sur Excel ou logiciel liste les signes qui ne trompent pas, et le comparatif des outils de planning de bénévoles situe Google Sheets face aux autres options. Accord, par exemple, recueille les disponibilités par lien, compose la semaine et propose des remplaçants en cas d'absence ; le fonctionnement est décrit sur la page produit.
Questions fréquentes
Comment faire un planning partagé gratuit sur Google Sheets ?
Créez un fichier avec un onglet Personnes, un onglet Affectations (une ligne par créneau et par personne) et un onglet Compteurs. Ajoutez des listes déroulantes pour les noms, une formule NB.SI.ENS pour les doublons, SOMME.SI.ENS pour les heures, puis partagez en lecture avec les bénévoles.
Comment repérer un doublon dans un planning Google Sheets ?
Avec NB.SI.ENS sur la date, l'heure et le nom : si le résultat dépasse 1, la personne est placée deux fois au même moment. Une mise en forme conditionnelle avec une formule personnalisée colore ensuite la ligne concernée.
Peut-on empêcher les bénévoles de modifier le planning ?
Oui, en les invitant en lecture seule, ou en protégeant des plages par le menu Données. Google précise que la protection n'est pas une mesure de sécurité : une personne peut toujours copier le fichier.
Google Sheets peut-il faire le planning automatiquement ?
Non, pas au sens d'une répartition sous règles. Il peut compter, alerter et mettre en forme automatiquement, mais c'est vous qui placez les personnes. Pour une composition automatique, il faut un outil de planification dédié.