Un planning de cours automatique se génère à partir de quatre listes : les cours (durée, fréquence, niveau), les enseignants (compétences, disponibilités, charge maximale), les salles (capacité, équipements) et les inscriptions (quels élèves ou quelles promotions suivent quels cours). Un moteur de contraintes place ensuite chaque cours en vérifiant qu'aucun élève, enseignant ou salle n'est en double, que chaque cours a l'enseignant compétent et la salle équipée, et que les volumes horaires sont tenus. Ce guide détaille la méthode pour une école associative (musique, langues, danse, soutien) ou un centre de formation.
Ce qui rend les cours plus difficiles que des permanences
Un planning de permanences répartit des personnes interchangeables sur des postes. Un planning de cours ajoute trois difficultés.
- Les inscriptions multiples. Une élève suit le piano, la formation musicale et la chorale. Ses trois cours ne doivent jamais se chevaucher, et sa famille préfère souvent qu'ils tombent le même jour.
- Les compétences. Le cours de FLE niveau B1 exige une formatrice FLE, le cours de piano un professeur de piano. On ne remplace pas n'importe qui par n'importe qui.
- Les volumes horaires. Un module de 35 heures en centre de formation doit être tenu sur la période, quelles que soient les absences et les jours fériés.
Ces trois éléments font exploser le nombre de combinaisons : c'est précisément là qu'un calcul automatique devient plus fiable qu'un placement à la main.
Étape 1 : décrire les cours
Pour chaque cours, notez :
- sa durée (45 min, 1 h, 1 h 30, 3 h 30) ;
- sa fréquence par semaine ;
- la compétence requise ;
- l'équipement nécessaire (piano, ordinateurs, miroirs, tableau) ;
- l'effectif prévu ;
- ses bornes horaires (« pas après 18 h 30 pour les moins de 10 ans »).
Pour un module de formation, partez du volume total. Exemple : un module de 42 heures sur 12 semaines donne 3 h 30 par semaine, soit une demi-journée hebdomadaire.
Étape 2 : décrire les enseignants et les salles
Chaque enseignant a des compétences, des disponibilités (idéalement sur deux niveaux, « disponible » et « si nécessaire ») et une charge maximale. Les vacataires qui interviennent ailleurs ne déclarent que leurs créneaux libres. Chaque salle a une capacité, des équipements et des horaires d'ouverture. Notre guide sur les disponibilités des formateurs vacataires aide à les recueillir sans relances interminables.
Étape 3 : rattacher les élèves ou les promotions
C'est l'étape souvent oubliée. Dans une école associative, inscrivez chaque élève à ses cours : c'est ce qui permet d'éviter les chevauchements individuels. Dans un centre de formation, rattachez chaque promotion à ses modules, en indiquant ses jours de présence (une promotion en alternance n'est en centre que certains jours).
Étape 4 : écrire les règles
Séparez les règles obligatoires des préférences. Exemples typiques dans l'enseignement :
| Règle | Type |
|---|---|
| Aucun cours des moins de 10 ans après 18 h 30 | Obligatoire |
| Les Bachelor 1 uniquement le lundi et le mardi | Obligatoire |
| Pas plus de 7 h de cours par jour pour un formateur | Obligatoire |
| Les cours d'un même enfant le même jour si possible | Préférence |
| La formation musicale de préférence le mercredi | Préférence |
| Limiter les trous dans la journée des professeurs | Préférence |
Le guide pour optimiser un planning sous contraintes explique comment pondérer ces préférences, et celui sur la réduction des trous traite le dernier point en détail.
Étape 5 : générer la semaine type
Le moteur place d'abord les cours les plus contraints : celui qui exige la seule salle avec piano à queue, le professeur qui n'est là que le jeudi, la promotion qui n'est en centre que deux jours. Puis il comble et améliore. Le résultat attendu :
- tous les cours placés, ou une liste claire de ceux qui ne le sont pas, avec la cause ;
- aucun élève, enseignant ou salle en double ;
- un score qui résume les préférences non tenues.
Les logiciels libres comme FET suivent ce principe pour les établissements scolaires, avec des contraintes du type indisponibilités des enseignants, nombre maximal de trous et nombre maximal d'heures par jour.
Étape 6 : passer de la semaine type au calendrier daté
La plupart des écoles associatives raisonnent en semaine type, répétée sur l'année, puis appliquent le calendrier. Lyon et Villeurbanne sont en zone A : selon le calendrier officiel du ministère de l'Éducation nationale, les cours reprennent le lundi 2 novembre 2026 après la Toussaint, et les vacances d'été commencent après la fin des cours le samedi 3 juillet 2027. Entre ces deux dates, en retirant les vacances de Noël, d'hiver et de printemps, on compte 29 semaines de cours. Retirez encore les jours fériés qui tombent sur vos jours d'activité.
Pour un module de 35 heures à 3 h 30 par semaine, il faut 10 semaines de présence effective : vérifiez qu'elles existent avant la date d'examen. Le guide semaine type ou calendrier daté détaille la combinaison des deux méthodes, et celui sur les vacances scolaires 2026-2027 donne les dates de toutes les zones.
Étape 7 : publier et tenir l'année
Publiez par un lien filtrable par élève, enseignant ou salle, et proposez un calendrier abonnable par personne. En cours d'année, verrouillez les cours qui fonctionnent et ne recomposez que ce qui change : un professeur qui part, un nouveau groupe, une salle en travaux. Les familles ne doivent pas voir tous leurs horaires bouger pour un seul changement.
Deux exemples concrets
Une école de musique associative
6 professeurs, 4 salles dont 1 avec piano, 120 élèves, 18 cours collectifs et 40 créneaux individuels. 35 élèves suivent trois activités. À la main, la coordinatrice met deux semaines à la rentrée, en jonglant avec les appels des familles. En automatique, la composition prend quelques secondes ; le travail se concentre sur la saisie des inscriptions et la relecture. Le guide emploi du temps d'une école de musique traite ce cas en profondeur.
Un centre de formation
3 promotions, 8 formateurs vacataires, 4 salles dont une informatique de 20 postes, 12 modules de 21 à 70 heures. Les alternants sont en centre deux jours par semaine. La contrainte qui coince le plus souvent : un vacataire expert, seul à pouvoir assurer un module, qui n'est disponible qu'un jeudi sur deux. Un bon outil le signale tout de suite et propose de répartir le module sur une période plus longue.
Accord a été construit pour ces deux situations : disponibilités des enseignants et des familles recueillies par lien, compétences et équipements vérifiés, règles écrites en français, calendrier par personne. Le cas des écoles et organismes est présenté dans les cas d'usage, et une école fictive complète est consultable sur la démo.
Questions fréquentes
Comment générer automatiquement un planning de cours ?
Listez les cours (durée, fréquence, compétence, équipement), les enseignants (compétences, disponibilités, charge), les salles et les inscriptions, écrivez vos règles en séparant obligations et préférences, puis confiez la composition à un logiciel qui vérifie toutes les contraintes. Relisez, verrouillez ce qui convient, publiez.
Quel logiciel pour faire le planning d'un centre de formation ?
Il faut un outil qui gère les compétences des formateurs, les jours de présence des promotions et les salles équipées. Les logiciels de gestion de la formation couvrent souvent la facturation et les émargements ; le planning hebdomadaire peut être confié à un outil de planification dédié.
Comment tenir un volume horaire annuel dans un planning automatique ?
Divisez le volume par le nombre de semaines de présence réelles (vacances et jours fériés déduits) pour obtenir la charge hebdomadaire, générez la semaine type sur cette base, puis vérifiez le cumul sur le calendrier daté.
Un élève inscrit à plusieurs cours peut-il être géré automatiquement ?
Oui, à condition de l'inscrire à chacun de ses cours dans l'outil. Le moteur évite alors tout chevauchement et peut regrouper ses cours sur un même jour si c'est une préférence déclarée.