Modèles de planning gratuits, Excel et CSV
Quatre modèles prêts à remplir : planning de bénévoles, roulement de permanences, planning de cours hebdomadaire et tableau de disponibilités. Chacun existe en fichier Excel (mode d'emploi, modèle vide, exemple rempli, formules), en CSV et en version à imprimer. Gratuits, sans inscription, librement modifiables.
Planning de bénévoles
Une ligne par poste et par créneau : qui tient l'accueil, la buvette ou l'atelier, combien de personnes il faut, et ce qui manque encore.
Fête de quartier, festival, collecte, distribution, tournoi : toute journée où des bénévoles se relaient sur des postes.
Mode d'emploi
- 1Listez d'abord les postes et les créneaux, avant de penser aux personnes : une ligne par poste et par horaire.
- 2Indiquez dans « Besoin » le nombre de bénévoles nécessaires. La colonne « Manque » se calcule seule.
- 3Inscrivez les bénévoles au fil des réponses. Triez sur « Manque » pour voir les trous en un coup d'œil.
- 4Imprimez la feuille la veille et affichez-la au point d'accueil, avec le numéro du responsable.
Méthode détaillée : Planning des bénévoles d'un événement associatif, poste par poste
| Date | Jour | Début | Fin | Durée (h) | Poste | Lieu | Besoin | Bénévole 1 | Bénévole 2 | Bénévole 3 | Manque | Responsable | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/06/2027 | samedi | 08:00 | 10:00 | 2 | Installation des stands | Place du marché | 3 | Karim | Lucie | Théo | 0 | Nadia | Barnums dans le local, clés chez Nadia |
| 12/06/2027 | samedi | 10:00 | 13:00 | 3 | Accueil et inscriptions | Entrée | 2 | Mireille | Anaïs | 0 | Nadia | Prévoir monnaie et liste des inscrits | |
| 12/06/2027 | samedi | 10:00 | 13:00 | 3 | Buvette | Sous la halle | 3 | Paul | Samia | 1 | Bruno | ||
| 12/06/2027 | samedi | 13:00 | 16:00 | 3 | Buvette | Sous la halle | 3 | Jeanne | Omar | Lucie | 0 | Bruno | |
| 12/06/2027 | samedi | 14:00 | 17:00 | 3 | Atelier enfants | Préau de l'école | 2 | Claire | 1 | Nadia | Animateur titulaire du BAFA souhaité | ||
| 12/06/2027 | samedi | 17:00 | 19:00 | 2 | Rangement | Place du marché | 4 | Karim | Théo | Paul | 1 | Bruno | Penser aux poubelles de tri |
| 13/06/2027 | dimanche | 09:00 | 12:00 | 3 | Vide-greniers, placement | Rue des Tilleuls | 2 | Anaïs | Omar | 0 | Nadia | Plan des emplacements imprimé | |
| 13/06/2027 | dimanche | 12:00 | 14:00 | 2 | Buvette | Sous la halle | 2 | 2 | Bruno | À pourvoir |
Roulement de permanences
Une ligne par semaine, une colonne par permanence : chacun voit d'avance ses semaines, et le compteur montre si la charge est équitable.
Permanences d'accueil, distribution alimentaire, ouverture d'un local, astreinte téléphonique, ménage d'un lieu partagé.
Mode d'emploi
- 1Renommez les colonnes de permanence avec le jour et l'heure réels (par exemple « Accueil mardi 17 h à 19 h »).
- 2Saisissez le lundi de la première semaine : la date de fin se calcule. Recopiez vers le bas pour les semaines suivantes.
- 3Faites tourner les noms d'un cran à chaque semaine, puis ajustez à la main selon les absences annoncées.
- 4Le compteur de la feuille d'exemple totalise les permanences de chacun : vérifiez que les écarts restent faibles.
Méthode détaillée : Le planning tournant (roulement) expliqué simplement, avec exemples
| Semaine | Du (lundi) | Au (dimanche) | Accueil mardi 17 h à 19 h | Distribution jeudi 14 h à 17 h | Local samedi 10 h à 12 h | Suppléant de la semaine | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 04/01/2027 | 10/01/2027 | Amina | Chloé | Élise | Bruno | |
| 2 | 11/01/2027 | 17/01/2027 | Bruno | David | Amina | Chloé | |
| 3 | 18/01/2027 | 24/01/2027 | Chloé | Élise | Bruno | David | |
| 4 | 25/01/2027 | 31/01/2027 | David | Amina | Chloé | Élise | |
| 5 | 01/02/2027 | 07/02/2027 | Élise | Bruno | David | Amina | |
| 6 | 08/02/2027 | 14/02/2027 | Amina | Chloé | Élise | Bruno | |
| 7 | 15/02/2027 | 21/02/2027 | Bruno | David | Amina | Chloé | Vacances d'hiver zone A : distribution maintenue |
| 8 | 22/02/2027 | 28/02/2027 | Chloé | Élise | Bruno | David | Vacances d'hiver zone A |
| 9 | 01/03/2027 | 07/03/2027 | David | Amina | Chloé | Élise | |
| 10 | 08/03/2027 | 14/03/2027 | Élise | Bruno | David | Amina |
Permanences par personne dans l'exemple : Amina 6, Bruno 6, Chloé 6, David 6, Élise 6.
Planning de cours hebdomadaire
La semaine type en grille : une ligne par demi-heure de 9 h à 21 h, une colonne par jour du lundi au samedi, un cours par case avec l'intervenant et la salle.
École de musique, de danse ou de langues, soutien scolaire, club sportif, ateliers d'un centre social.
Mode d'emploi
- 1Écrivez chaque cours dans la case de son heure de début, sous la forme « Cours (intervenant, salle) ».
- 2Pour un cours de plus de 30 minutes, fusionnez les cases vers le bas (Accueil, Fusionner) ou écrivez « (suite) ».
- 3Gardez une couleur par intervenant si vous le souhaitez : l'œil repère vite les journées trop chargées.
- 4Vérifiez qu'aucune salle ni aucun intervenant n'apparaît deux fois sur la même ligne : c'est le conflit le plus fréquent.
Méthode détaillée : Modèle de planning hebdomadaire d'association, case par case
| Horaire | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 | Éveil musical 6-7 ans (Léa, salle 1) | |||||
| 09:30 | Éveil musical 4-5 ans (Léa, salle 1) | |||||
| 10:00 | Orchestre des jeunes (Inès, grande salle) | |||||
| 10:30 | Formation musicale 1 (Hugo, salle 2) | |||||
| 11:00 | ||||||
| 11:30 | ||||||
| 12:00 | ||||||
| 12:30 | ||||||
| 13:00 | ||||||
| 13:30 | ||||||
| 14:00 | Piano débutants (Léa, salle 1) | |||||
| 14:30 | ||||||
| 15:00 | Guitare ados (Samir, salle 3) | |||||
| 15:30 | ||||||
| 16:00 | ||||||
| 16:30 | ||||||
| 17:00 | Piano (Léa, salle 1) | Formation musicale 2 (Hugo, salle 2) | ||||
| 17:30 | Violon (Inès, salle 2) | Batterie (Yanis, studio) | ||||
| 18:00 | Chorale adultes (Hugo, grande salle) | Guitare adultes (Samir, salle 3) | ||||
| 18:30 | Atelier jazz (Samir, grande salle) | |||||
| 19:00 | ||||||
| 19:30 | ||||||
| 20:00 | ||||||
| 20:30 |
Tableau de disponibilités
Une ligne par personne, une colonne par demi-journée du lundi au samedi : D pour disponible, S pour « si nécessaire », vide sinon. Les totaux montrent les créneaux faciles et les créneaux fragiles.
Avant de faire un planning : recueillir les disponibilités de bénévoles, d'animateurs, de professeurs ou de familles.
Mode d'emploi
- 1Envoyez le tableau ou recopiez-le dans un formulaire : une ligne par personne, D, S ou rien dans chaque case.
- 2Distinguez bien D (disponible) et S (si nécessaire) : c'est ce qui permet de ménager les gens.
- 3Regardez la ligne « Disponibles » en bas : une colonne à 0 ou 1 est un créneau fragile, à traiter en premier.
- 4Fixez une date limite de réponse et relancez une seule fois, nommément, ceux qui n'ont pas répondu.
Méthode détaillée : Modèle de tableau de disponibilités : ce qu'il doit contenir
| Nom | Lun matin | Lun après-midi | Lun soir | Mar matin | Mar après-midi | Mar soir | Mer matin | Mer après-midi | Mer soir | Jeu matin | Jeu après-midi | Jeu soir | Ven matin | Ven après-midi | Ven soir | Sam matin | Sam après-midi | Sam soir | Total D |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Amina | D | D | D | D | S | D | D | 6 | |||||||||||
| Bruno | D | D | D | D | D | D | 6 | ||||||||||||
| Chloé | S | D | D | D | D | S | 4 | ||||||||||||
| David | D | D | D | D | S | 4 | |||||||||||||
| Élise | S | D | S | D | S | D | 3 | ||||||||||||
| Farid | D | D | D | D | 4 | ||||||||||||||
| Disponibles (D) | 1 | 1 | 3 | 1 | 1 | 3 | 2 | 3 | 2 | 1 | 1 | 3 | 0 | 0 | 1 | 2 | 2 | 0 |
Plutôt que remplir la grille à la main
Le générateur de planning de bénévoles part des mêmes informations (personnes, disponibilités, créneaux) et répartit les places automatiquement, dans votre navigateur. Le résultat s'exporte en CSV et s'ouvre dans le même tableur.
Questions fréquentes
Les modèles fonctionnent-ils avec LibreOffice et Google Sheets ?
Oui. Le fichier XLSX s'ouvre dans Excel, LibreOffice Calc et Google Sheets (Fichier, Importer). Les formules utilisées sont standard : SI, MAX, NBVAL, NB.SI. Le CSV est prévu pour Excel en français : séparateur point-virgule et accents en UTF-8.
Quelle différence entre le fichier XLSX et le CSV ?
Le XLSX contient trois feuilles (mode d'emploi, modèle vide, exemple rempli), les en-têtes figés, les largeurs de colonnes, les formules et la mise en page pour l'impression. Le CSV ne contient que les données de l'exemple : utile pour importer dans un autre outil.
Comment éviter les conflits dans un planning sous Excel ?
Vérifiez qu'une même personne ou une même salle n'apparaît jamais deux fois sur des créneaux qui se chevauchent. Un tableur ne le signale pas tout seul : au-delà d'une dizaine de personnes, un outil qui compose et vérifie le planning fait gagner des heures.
Puis-je utiliser ces modèles pour mon association ?
Oui, librement : modifiez les colonnes, ajoutez votre logo, partagez-les. Les exemples sont fictifs.
Pour aller plus loin
- Guide, 6 minPlanning sur Excel ou logiciel de planification : quand changer ?Excel suffit tant que le planning est petit et stable. Voici les signes concrets qui montrent qu'il est temps de passer à un logiciel de planification.
- Guide, 6 minModèle de planning hebdomadaire d'association, case par caseUn planning hebdomadaire d'association se lit par jour, créneau, activité, lieu et responsable. Modèle commenté colonne par colonne, avec les pièges.
- Guide, 6 minModèle de tableau de disponibilités : ce qu'il doit contenirUn bon tableau de disponibilités liste les créneaux, distingue « je peux » et « si nécessaire » et recueille les limites de chacun. Modèle détaillé.
Le tableur, en mieux.
Accord garde la simplicité d'une grille, mais recueille les disponibilités par lien, vérifie les conflits pendant que vous déplacez une séance et compose la semaine à votre place.